Crésus Facturation

Crésus Facturation est votre logiciel de comptabilité auxiliaire débiteurs (et créanciers à partir de la version LARGO).

L’impression de factures QR ou d’anciens bulletins de versement référencés (BVR) vous permet d’automatiser la concordance entre les entrées de paiement et votre comptabilité des débiteurs. Le numéro de référence sert à établir le lien entre la facture émise et le paiement reçu.

Pour pouvoir imprimer des factures QR ou d’anciens BVR, vous devez au préalable établir un contrat avec votre institut financier. Ce dernier vous fournira un IBAN QR (ou, le cas échéant, un numéro d’adhérent BVR), ainsi qu’un éventuel préfixe à 6 chiffres (nommé ID-BVRB / BESR-ID par certaines banques).

Structure d’une facture QR

Une factures QR se composent d’un Récépissé (A) et d’une Section de paiement (B).

En cas d’impression, celle-ci doit en principe se faire sur papier perforé (que vous pouvez commander en ligne sur papier-qr.ch).

Lorsque la facture QR est transmise électroniquement (PDF), celle-ci contient des marques de découpe. En cas de paiement au guichet, le destinataire devra découper lui-même le récépissé et la section de paiement. Les marques de découpe sont identifiées par de petits ciseaux (C).

Une facture QR contient les informations suivantes :

1. Les coordonnées de l’émetteur de la facture avec son IBAN QR. Notez que ce dernier diffère d’un IBAN standard; il a en position 5 le chiffre 3.
2. Les coordonnées du débiteur final (typiquement le client à qui la facture est adressée).
3. Le numéro de référence. Ce numéro permet de faire automatiquement le lien entre la facture émise et l’encaissement du paiement électronique.
4. Le montant de la facture. Il est également possible d’émettre des factures sans montant.
5. Des informations complémentaires utiles à l’importation automatique d’informations de la facture dans un logiciel de gestion débiteurs.
6. Le code QR qui contient toutes ces informations dans un format lisible par l’ordinateur.

Notez que toutes les informations contenues dans le code QR sont imprimées en clair sur la facture QR.

Tout comme les factures QR, les factures émises avec les BVR seront automatiquement associées au compte financier saisi dans les définitions BVR/QR.

Les réglages des BVR/QR se font dans l’onglet BVR des Réglages généraux sous l’onglet BVR/QR.

Depuis cet onglet, on :

• Règle des définitions BVR/QR
• Définit le BVR/QR par défaut
• Définit les liens avec les portails bancaires pour un accès rapide au e-banking / e-finance
• Et complète les définitions BVR/QR, notamment pour indiquer que l’on imprime des factures QR.

Les réglages des BVR se font dans l’onglet BVR des Réglages généraux .

Déterminez si vous utilisez l’un ou l’autre – ou les deux types de bulletins de versement.

Si vous avez plusieurs contrats BVR ou si vous utilisez simultanément des BV rouges et des BVR, lorsque vous émettez une facture, vous pouvez choisir le bulletin de versement à imprimer.

Cliquez le bouton Régler les définitions BVR/QR.

Lisez le message et cliquez OK pour ouvrir le dialogue de définitions :

• Sélectionnez le réglage à adapter et cliquez Modifier.
• Entrez les données selon les indications fournies par votre établissement bancaire:

• Le Nom sera affiché dans les divers dialogues et listes de l’application. Si vous souhaitez encore transmettre des factures avec BVR sans QR, nous recommandons de mettre explicitement lors de la définition du système d’encaissement s’il est avec ou sans QR.
• Le Compte détermine le numéro du compte de liquidité dans votre plan comptable. C’est dans ce compte que seront passées les écritures comptables générées par la facturation (§3.9 La comptabilisation). Les comptes listés ici sont ceux de la comptabilité Crésus liée à votre facturation. Si la liste ne correspond pas, c’est que le lien n’a pas été établi (voir §3.9 La comptabilisation pour le lien avec la comptabilité).
• Le Numéro d’adhérent vous est fourni par votre institut bancaire. Si vous n’avez reçu qu’un IBAN QR de la part de votre institut bancaire, Crésus Banking génère pour vous un numéro d’adhérent fictif à saisir dans cette définition (Pour mémoire : il est composé de 3 parties séparées par un tiret et commence par 01- pour des BVR en CHF. Crésus vérifie la plausibilité du numéro et signale les erreurs de format. Ce numéro est le même pour tous les clients d’une même banque. C’est la partie fixe (généralement 6 chiffres) qui est différente pour chaque client.)
• Si votre institut bancaire n’est pas PostFinance, entrez la partie fixe, et cochez l’option 27 positions.
• Si votre prestataire vous a fourni un numéro d’adhérent qui vous est propre (par exemple PostFinance), il n’y a pas de partie fixe, et vous devez sélectionner l’option 16 positions.

• Vous pouvez également formater le numéro BVR que Crésus va générer en cochant la case Formatage spécial. Dans ce cas, utilisez les listes pour définir la position du N° de facture, N° de client et degré de rappel dans la chaîne de codage.

Si vous modifiez ce format, les BVR envoyés avec l’ancien codage ne pourront pas être relus !

• Utilisez le bouton Parcourir pour compléter Dossier, qui doit contenir le chemin complet où Crésus ira vérifier s’il y a des fichiers à traiter. Par défaut, Crésus Facturation crée un sous dossier qui comprend le nom de votre mandat Crésus Facturation (p.ex. TechnoPME) suivi de « -ISO-camt ». c’est en effet dans ce dossier que devront être enregistrés tous les fichiers camt.

• C’est dans ce dossier que vous devrez enregistrer le fichier téléchargé sur Internet ou fourni par le prestataire.
• Dans Fichier, indiquez l’extension des fichiers à traiter.
• Le fichier peut avoir différentes extensions suivant votre établissement bancaire (*.v11, *.esr, *.bvr), mais tous sont désormais normalisé ISO 20022 et sont de type xml.
• Nous vous recommandons de ne pas mettre un nom de fichier complet, mais bien un astérisque suivi de l’extension. Ainsi, vous pourrez nommer les fichiers à votre guise, par exemple 2019-07-12.v11 pour le fichier des encaissements du 12 juillet 2019. Il faut toutefois que l’extension des fichiers enregistrés corresponde à l’extension prévue ici.

Pour récupérer les fichiers camt.054 (Encaissements BVR) en provenance de la banque ou de la poste, vous devez suivre la procédure que votre institut bancaire vous indique.

• Si l’on doit retraiter un fichier, il faut alors passer par Crésus Banking. Consultez le manuel Crésus Banking.

La relecture d’un fichier déjà traité met toutes les lignes en rouge et enlève toutes les coches pour éviter un marquage à double des versements.

• Les conditions pour régler la facture sont des réglages par défaut qu’il sera possible de corriger pour chaque versement reçu. Indiquez-les selon vos préférences. Si le montant reçu se trouve à l’intérieur de ces limites, la facture sera considérée comme réglée, même s’il y a une différence quelques francs par rapport au montant attendu.

• Les éléments accessibles en cliquant Avancé sont déjà réglés correctement et ne doivent être modifiés que par un spécialiste.
• Relevons tout de même qu’il est possible de traiter le n° de compte de liquidité par le biais d’un calcul plutôt que par un choix manuel dans la liste des comptes. Dans ce cas, le champ Compte affiche la mention <Compte par calcul> :

Pour régler le compte BVR/QR par défaut, il faut cliquer sur le bouton Régler le compte BVR/QR par défaut et sélectionner le compte à régler et cliquer OK.

• Sélectionnez le compte à régler et cliquez OK.
• Complétez les informations qui doivent figurer sur le bulletin de versement.
• Si les bulletins que vous utilisez sont pré-imprimés, il suffit de laisser le champ correspondant vide dans ce dialogue.
• Le choix sans ou avec le montant détermine si le montant de la facture est imprimé sur le BV ou non. Dans le cas des BVR, le montant fait partie de la ligne de codage. Si votre client saisit cette ligne dans son logiciel de paiement, le montant sera décodé, mais il lui est quand même possible de le modifier.

Cette section ne concerne que l’impression des anciens bulletins de versement (BVR) où le positionnement des éléments doit être réglé de façon très précise. Pour l’impression des factures QR, ces réglages sont inutiles.

Le positionnement des éléments du BVR, en particulier de la ligne de codage, doit correspondre au gabarit remis par votre banque.

Pour caler correctement le BVR, passez dans les Réglages généraux et utilisez la commande Déplacer des objets du volet latéral.

Cliquez sur les branches de la rose des vents pour déplacer les éléments.

L’ampleur du déplacement est de 0.25mm si vous cliquez la flèche simple et de 2mm si vous cliquez la flèche double.

Le déplacement total est affiché en regard de la direction.

• BVR : tout déplace tout le contenu du BVR.
• BVR : ligne de codage déplace uniquement le code au bas du BVR.
• BV Rouge : tout déplace tout le contenu du BV Rouge.

Si vous n’avez pas de gabarit, mesurez l’emplacement de la pointe du dernier signe > de la ligne de codage. Elle doit être à 19 mm du bas et à 8mm du bord droit du bulletin :

L’impression des BVR nécessite d’utiliser une fonte OCR-B livrée et installée avec Crésus. Elle doit être imprimée en gras et en taille 15. Les BVR fournis avec le modèle sont paramétrés ainsi.

Il est vivement recommandé de transmettre quelques factures de test à votre institut bancaire pour valider que le positionnement de la ligne de codage est correct.

Un problème d’impression avec les lignes de codages OCRB ?

Il se peut qu’il y ait des problèmes avec l’impression des lignes de codage OCRB avec les bulletins oranges. Cela arrive selon la version de Windows, selon la configuration de l’ordinateur, selon les polices utilisées, selon l’imprimante que vous utilisez et les pilotes de cette imprimante.

En cas de mauvais résultats (police pas correcte, espacement, taille, etc.), on peut intervenir par les action suivantes :

• Supprimer la police « OCR-B » (fichier OCR-B.TTF) du dossier Polices du panneau de configuration en ne laissant que « OCR-B Bold » (fichier OCR-BB.TTF).
• Mettre explicitement la police OCR-B Gras (taille 12) dans le dessin de la présentation. Normalement, c’est celle qui est utilisée et paramétrée, en tout cas dans les nouveaux fichiers.
• Eventuellement chercher les fichiers OCR-B.TTF sur tout le disque et les supprimer.

EPSITEC distribue une version de la police OCRB nommée OCR-BB.TTF qui est la police OCRB gras qu’il faut utiliser en taille 12. Il se peut qu’il soit nécessaire de redémarrer la machine pour que cela fonctionne.

Une autre série de problèmes peuvent provenir de l’imprimante et de son pilote.

• Il se peut que l’imprimante zoome un peu la page (selon ses réglages) et qu’elle imprime la page à 98% par exemple. La taille de la police ne sera alors plus correcte.
• Il se peut aussi que le pilote de l’imprimante remplace les polices fournies par des polices internes (ce qui permet d’accélérer la construction des pages). Ceci, plutôt sur de « grosses » imprimantes », mais cela peut être correct ou non selon la police interne de remplacement.

Pour régler ce problème, il faut entrer dans les propriétés de l’imprimante et contrôler ces éléments dans les paramètres du périphérique, ou dans les paramètres avancés du périphérique ou dans les options d’impression. Comme chaque imprimante et chaque pilote possède ses propres particularités, il faut chercher et faire quelques essais.

Utilisez les boutons dans le volet latéral pour afficher ou imprimer le document sélectionné.

Par défaut, le mécanisme demande quelle imprimante utiliser à chaque impression. Il est possible de faire en sorte que les documents soient automatiquement dirigés vers une imprimante prédéfinie.

Si vous avez plusieurs bacs ou plusieurs imprimantes, les documents peuvent être acheminés vers un bac ou une imprimante spécifique.

Lorsque l’on veut imprimer une série de fiches, par exemple toutes les factures à imprimer que l’on a préparées, il se peut que la quantité à imprimer soit trop importante. Le logiciel offre maintenant la possibilité de n’imprimer qu’une partie des fiches. Par exemple vous avez lancé la création des factures de cotisation annuelle: 500 factures préparées. Vous avez la possibilité de n’imprimer que les 10, les 20 ou les 100 premières pour commencer.

Lors de l’impression, vous pouvez sélectionner :

• la présentation (Facture par exemple)
• l’accès (Factures à imprimer par exemple)
• et en plus le nombre de fiches dans l’accès.

Le nombre proposé correspond au total. Vous pouvez le corriger et introduire comme ici 100 à la place des 500 proposés.

Si vous répondez Oui à la question de savoir si c’est bien imprimé, le logiciel marquera ces 100 fiches comme étant imprimées. Votre accès « Factures à imprimer » ne contiendra plus que 400 factures.

Lors de la prochaine impression de ces factures, le logiciel proposera les 400 factures restantes, et vous pourrez à nouveau n’imprimer que les 10, 20, 50 premières.