17.6Véhicule de remplacement
Lorsqu’un client dépose son véhicule (ou lors de la prise de rendez-vous), vous pouvez gérer la mise à sa disposition d’un véhicule de remplacement.
Sous l’onglet Résumé, le bouton 
ouvre l’écran correspondant.
La saisie des données
Cliquez sur le bouton 
pour saisir les données nécessaires.
Cette application ne gère pas les dates d’utilisation des véhicules de remplacement et vous permet d’attribuer un même véhicule à deux clients le même jour. Soyez donc attentif à votre agenda.
Vous sélectionnez le véhicule que vous souhaitez mettre à disposition parmi les véhicules attribués au garage.
Si vous facturez les kilomètres parcourus, indiquez le kilométrage de départ.
Optionnellement, vous pouvez indiquer un texte libre ou des conditions particulières sur le contrat de mise à disposition du véhicule.
La date et l’heure de remise du véhicule sont remplies par défaut avec le jour et l’heure actuels, mais vous pouvez bien sûr les modifier à votre guise.
Indiquez également la date et l’heure où il est prévu que le client restitue le véhicule.
Vous pouvez indiquer si la personne qui prend en charge le véhicule est le propriétaire du véhicule déposé ou s’il s’agit d’un tiers. Dans le premier cas, le contrat est automatiquement rempli avec les données du client.
Dans le cas contraire, s’il s’agit par exemple du conjoint du client, ou de l’employé d’une entreprise, vous devez indiquer que l’utilisateur n’est pas le client. Vous devrez alors saisir les données de l’utilisateur réel :
Ces données doivent être remplies avec soin, car elles ont une valeur juridique en cas de problème avec le véhicule confié.
D’ailleurs, si le client est une entreprise, un petit rappel apparaît
et vous amène à l’écran de saisie de l’utilisateur.
La remise du véhicule de remplacement
Au moment de la remise du véhicule de remplacement, il vous suffit de cliquer sur le bouton correspondant :
Un rappel est alors affiché :
Ce point est très important, car l’article 95 LCR précise :
Est puni d’une peine privative de liberté de trois ans au plus ou d’une peine pécuniaire quiconque : […] met un véhicule automobile à la disposition d’un conducteur dont il sait ou devrait savoir s’il avait prêté toute l’attention commandée par les circonstances qu’il n’est pas titulaire du permis requis.
Ce rappel validé, la fiche de remise du véhicule de remplacement est affichée.
Vous pouvez y reporter des dommages éventuellement déjà existants. Les textes sont ceux que vous aurez saisis dans les réglages de base.
Vous devez imprimer ce document en deux exemplaires, celui que vous conservez étant signé par le client. L’autre exemplaire est remis au client afin de justifier, en cas de contrôle de police, l’usage d’un véhicule dont il n’est pas le propriétaire.
Le retour du véhicule
Il est aussi important de noter le retour du véhicule que son départ.
En cliquant sur le bouton 
,vous allez enregistrer le moment où le véhicule a été rendu :
Par défaut, c’est la date et l’heure actuelles qui sont enregistrées. Vous pouvez toutefois les modifier.
En fonction des réglages de base, c’est ici que vous allez pouvoir indiquer si la mise à disposition du véhicule doit être reportée sur la facture – ainsi que les kilomètres à facturer, pour autant que vous ayez choisi cette option.
En décochant l’une ou l’autre de ces cases, vous pouvez décider de ne pas facturer les jours ou les kilomètres, même si vous avez sélectionné ces options dans les réglages.
Recherche d’un utilisateur
Il peut malheureusement arriver, en tant que propriétaire du véhicule, que vous receviez une amende ou une poursuite pénale pour une infraction commise par un client avec le véhicule de remplacement. Vous devez donc être en mesure de retrouver l’utilisateur responsable. Vous pouvez indiquer la date de l’infraction avec ce bouton :
La fiche de l’utilisateur concerné sera extraite et ses données affichées sur l’écran.
Vider les données
Si vous avez sélectionné la mauvaise facture, ou que vous avez saisi des informations erronées, vous pouvez bien sûr effacer les données du véhicule de remplacement.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton :
Par sécurité juridique, il est impossible de faire disparaître les données d’un véhicule de remplacement ou d’un utilisateur après le moment où le véhicule a été remis au client. Ce bouton, ainsi que celui permettant de saisir/modifier les données, deviennent inactifs.