Réglages - Crésus Facturation

17.3Réglages

Cette section présente les réglages spécifiques à Crésus Facturation pour associations et clubs. Les réglages standard de Crésus Facturation sont présentés dans la section ad hoc du présent manuel.

17.3.1Réglages pour cotisations annuelles

Un clic sur le bouton Cotisations annuelles vous permet de déterminer si vous souhaitez gérer les cotisations annuelles de vos membres :

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML264bf1c6.PNG$

Cochez Gérer les cotisations annuelles pour faire apparaître des boutons de réglages supplémentaires.

Va aux articles

Le bouton $C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG$ passe dans la base des articles.

Crésus Facturation utilise des fiches d’articles pour stocker divers éléments : textes, codes des membres cotisants, montants des cotisations, etc.

Vous devrez donc configurer ces articles (ou corriger les articles existants si vous travailler avec des fiches d’exemple).

Créer un article

Pour créer un article, il faut :

Créer une nouvelle fiche dans la base des articles.
Introduire une désignation. Celle-ci est notamment utilisée comme texte lors de la préparation d’un courrier rattaché à une facture de cotisation.

Exemple de désignation pour un article de cotisation :

Cher membre, %TITRE% %PRENOM% %NOM%,

Vous recevez ci-joint votre cotisation annuelle pour l’année %ANNEE%. Selon nos statuts, cette cotisation se monte à %COTISATION% CHF pour les membres. Mais bien entendu il vous est possible de verser un montant plus élevé.

Nous vous remercions de bien vouloir honorer cette cotisation dans les meilleurs délais.

Avec nos meilleures salutations.

Pour le comité : Yves Raboud

Il est possible de forcer un retour à la ligne avec le raccourci CTRL+ENTREE.

Les textes %TITRE%, %PRENOM% etc. seront automatiquement remplacés par les éléments de la fiche de la personne concernée. Voir le §17.4.14 Textes de remplacement pour la liste des éléments disponibles.

Compléter l’article pour les cotisations

Cliquez sur Réglages ou passez à l’onglet Divers de la fiche article.

Pour que l’article soit pris en compte dans la gestion des cotisations, cliquez sur Ajouter cet article :

Puis indiquez qu’il doit être utilisé pour générer une cotisation :

Associez un code pour le statut du membre cotisant :

Le code permet d’indiquer le statut du membre cotisant : par exemple MEMBRE, HONORAIRE, PASSIF ou ACTIF. C’est vous qui décidez des codes que vous souhaitez utiliser et de la manière dont vous les nommez.

Il est possible de définir jusqu’à 10 statuts différents. Vous pouvez donc créer et configurer jusqu’à 10 fiches différentes (une par code ou statut de membre).

Il est important de nommer clairement ces statuts et de ne plus les corriger par la suite, car Crésus Facturation utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus Facturation ne pourront plus être assurées.

Saisissez le montant de la cotisation pour ce statut de membre. Il est possible de mettre un montant à zéro (0), par exemple pour des membres honoraires.

Spécifiez aussi le Compte de vente à utiliser pour cet article, cette prestation. Il sera imputé lors de la facturation de la cotisation. Ceci est utile si vous avez lié la facturation à une comptabilité.

En cas d’erreur, il est possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Article pour les attestations de dons

Définissez un article supplémentaire, utilisé pour produire les attestations de dons annuelles pour les membres qui auraient payé plus que la cotisation demandée. Cochez alors :

Sélectionner les articles pour cotisation

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles utilisés par le modèle « association/club ».

Le bouton Cotisations permet quant à lui de ne voir dans la liste de gauche que les articles liés aux cotisations.

Retourner aux réglages pour Association/club

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNG$

Le bouton Va aux réglages permet de retourner aux réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour continuer la configuration.

Dans les réglages généraux, si vous avez validé les cotisations annuelles, de nouveaux boutons apparaissent.

Régler la gestion des cotisations

Le premier dialogue permet de saisir le nom du document imprimé, le texte du concerne éventuel ainsi que le compte BVR à utiliser :

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML26822989.PNG$

Toutes les cotisations sont liées au même contrat BVR, mais chaque article définissant une cotisation peut être lié à un compte de « vente » différent. Ceci permet de comptabiliser les diverses cotisations émises de manière séparée. Référez-vous aux réglages des articles (voir §17.4 Utilisation).

Décidez si vous souhaitez que le BVR comporte un montant imprimé (ce qui permet uniquement le versement du montant exact) ou si vous souhaitez au contraire un BVR sans impression du montant (nommé BVR+).

Dans ce dernier cas, cela permet au cotisant de verser un montant libre et l’excédent est alors considéré comme un don.

Régler les articles à utiliser

Une seule cotisation

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML449eabd1.PNG$

Si vous ne souhaitez émettre qu’une seule et même cotisation pour tous les cotisants (par ex. une cotisation annuelle unique de 50.–), indiquez un nombre de cotisations différentes égal à 1.

Sélectionnez dans la liste l’article à utiliser pour construire les textes pour la facturation des cotisations annuelles. Seuls les articles associés aux cotisations sont présentés, selon les réglages effectués dans les fiches articles (voir §17.4 Utilisation). Si cette liste reste vide, c’est qu’aucun article n’a été configuré.

Les articles qui ne sont pas encore utilisés pour d’autres cotisations apparaissent avec la mention « LIBRE ».

Indiquez enfin le montant de la cotisation annuelle habituelle.

Plusieurs cotisations

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2683c126.PNG$

Si vous souhaitez émettre plusieurs cotisations différentes, indiquez le nombre de cotisations souhaité (vous devez créer autant d’articles qu’il y a de genres de cotisations, voir §17.4 Utilisation).

Dans le dialogue, sélectionnez un article pour chaque cotisation.

Utilisation des articles pour les cotisations

Les informations indispensables au fonctionnement de Crésus sont stockées dans les divers champs de chaque article utilisé :

(1)	Le numéro d’article	C’est au moyen de ce numéro que les articles sont identifiés dans les divers réglages. Chaque cotisation est liée à un article au travers de son numéro.
(2)	La désignation de l’article	Elle sera utilisée pour produire le texte des factures des cotisations.
(3)	Le code personnel	Il permet d’indiquer le statut de membre lié à la cotisation. Exemples : Membre, Membre honoraire, Couple, Famille, Sympathisant
(4)	Le prix de vente	Il correspond au montant de la cotisation.
(5)	Numéro de compte de vente	Il correspond au compte utilisé lors de la comptabilisation de cette prestation.

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b294cb7.PNG$

Pour que l’article soit disponible dans les réglages des cotisations, il faut avoir défini celui-ci au préalable.

Un clic sur le bouton Ajouter cet article dans l’onglet Divers rend l’article disponible pour le modèle « association/club ».

Consultez aussi le §17.4 Utilisation.

Régler les dons sur cotisations

En laissant blanc le montant sur le BVR imprimé, vos cotisants pourront verser plus que le montant de la cotisation, ce qui est considéré par le logiciel comme un don.

Dans ce cas, il est possible de produire une attestation annuelle de dons qui tienne compte des dons reçus par ce biais. Le réglage du texte de la lettre produite se fait une fois encore au travers d’un article spécifique et du dialogue de réglage suivant :

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML2684f198.PNG$

Saisissez le titre du document qui apparaîtra sur l’attestation.

Là encore, indiquez quel compte utiliser pour comptabiliser les dons reçus sur les factures des cotisations.

N° de série

Ce dialogue permet, via le bouton $C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b2cb336.PNG$ d’indiquer le numéro de série de chaque création en série. Ce numéro permet, par exemple, de détruite toutes la factures d’une série, si celle-ci contient des erreurs.

Les numéros de série ne peuvent que croître (on ne peut pas revenir en arrière).

Régler l’emplacement

Le bouton $C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1b2d4e6c.PNG$ permet d’indiquer où Crésus doit enregistrer les fichiers exportés.

Le bouton Information $C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML701067a.PNG$

Un clic sur ce bouton affiche un résumé des choix et rappelle les textes de remplacement possibles (voir §17.4.14 Textes de remplacement Textes de remplacement).

Une fois ces réglages effectués, vous pouvez passer à l’utilisation des cotisations (voir §17.4 Utilisation).

17.3.2Réglages pour facturations

Un clic sur le bouton Facturation périodique permet d’activer les fonctionnalités liées aux facturations périodiques.

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44a7dcef.PNG$

La coche Gère les factures périodiques fait apparaître plusieurs boutons de réglages.

Va aux articles

Le bouton $C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG$ passe dans la base des articles.

Crésus utilises des fiches articles pour décrire divers éléments liés aux facturations périodiques : textes, codes pour les diverses facturations périodiques, montants à facturer, etc.

Il faut donc préparer ces articles (ou corriger les articles existants si vous avez ouvert le fichier avec des fiches d’exemple).

Il est possible de préparer au maximum 10 facturations périodiques distinctes ; chaque facturation périodique peut donner lieu à plusieurs facturations au cours d’année.

Exemples de facturations périodiques :

Facturation d’une participation « JUNIOR » mensuelle de 20. –
Facturation d’une participation « ACTIF »trimestrielle de 50. –
Facturation d’un abonnement annuel de 53.50

Référez-vous au §17.4 Utilisation pour la préparation des articles.

Compléter l’article pour les facturations périodiques

Cliquez sur le bouton Réglages ou passez à l’onglet Divers de la fiche article. Un clic sur le bouton Ajouter cet article dans l’onglet Divers rend l’article disponible pour le modèle « association/club ».

Indiquez que l’article sera utilisé pour les facturations périodiques :

Le code permet de classifier les facturations périodiques et peut être choisi librement (par ex. ABONNEMENT, JUNIOR, SENIOR). Comme il est possible d’utiliser jusqu’à 10 facturations périodiques différentes, vous pouvez jusqu’à 10 articles différents.

Il est important de nommer clairement ces genres de facturations périodiques et de ne plus les corriger par la suite. Crésus Facturation utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus Facturation ne pourront plus être assurées.

Indiquez le montant pour ce type de facturations périodiques. Ce montant est utilisé pour toutes les factures émises lors de la facturation périodique.

Indiquez encore le compte de vente qui sera imputé lors de la facturation.

En cas d’erreur il est toujours possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Voir, sélectionner les articles pour les facturations périodiques

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles utilisés par le modèle « association/club ».

Le bouton Factures périodiques permet de sélectionner les articles liés aux factures périodiques.

Retourner aux réglages pour association/club

Le bouton $C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNG$ permet d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour procéder à la suite de la

Régler la gestion de la facturation périodique

Le nom du document

Saisissez le nom du document, tel qu’il apparaîtra sur le document facture (avec BVR). Ce texte remplacera le mot Facture.

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1c0b980d.PNG$

Le texte du « Concerne »

Ce texte apparaît à l’emplacement du Concerne des factures produites. Ce texte peut aussi être vide si aucun concerne ne doit être imprimé.

Si ce texte contient %ANNEE%, il sera automatiquement remplacé par l’année touchée par la facturation périodique.

Le compte BVR

Pour plus de détails concernant les réglages BVR, consultez le manuel de l’utilisateur de Crésus Facturation.

Sélectionnez quel compte BVR vous souhaitez utiliser pour l’émission des factures périodiques. Celui-ci peut être soit le même que pour la facturation standard soit celui pour les cotisations.

Pour la comptabilisation, l’encaissement se fera avec le même compte, quel que soit la facturation périodique utilisée, par contre le compte de vente peut être différent.

Impression du BVR

Vous pouvez forcer l’impression du montant sur le BVR afin de simplifier le paiement des abonnés.

Régler les articles à utiliser

S’il y a plusieurs facturations périodiques, il faut créer autant d’articles qu’il y a de codes de facturation (mais au plus 10). Chaque facturation périodique sera liée à son article.

Ici, pour exemple, il y a 2 genres de factures et donc 2 articles à sélectionner.

Les listes proposées dépendent des divers réglages effectués dans les fiches articles. Il faut avoir préparé les divers articles avant ce réglage.

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4342ba7.PNG$

Chaque article va alors être utilisé pour 5 informations indispensables :

(1)	Le numéro d’article	Il établit le lien avec l’article définissant les paramètres de la facturation périodique. Il doit être différent pour chaque facturation périodique.
(2)	La désignation de l’article	Elle sera utilisée pour alimenter les textes des factures.
(3)	Le code personnel	Il décrit le genre de facturation périodique (utilisez-le pour classifier vos factures comme décrit plus haut).
(4)	Le prix de vente	Il correspond au montant facturé.
(5)	Le compte de vente	Il correspond au compte utilisé lors de la comptabilisation de cette prestation.

N° de série, emplacement, information Réglages pour demandes de dons

Un clic sur le bouton Demandes de dons permet d’activer les fonctionnalités liées aux demandes de dons.

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44eb071b.PNG$

Va aux articles

Le bouton $C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG$ passe dans la base des articles.

Tout comme pour les cotisations et les facturations périodiques, Crésus utilise les fiches articles pour configurer les demandes de dons.

Jusqu’à 10 demandes de dons différentes peuvent être définies (chaque fois avec un texte spécifique correspondant à une campagne différente, par exemple).

Pour l’utilisation des divers articles, référez-vous au §17.4 Utilisation.

Une demande de don n’imprime jamais de montant sur le BVR, dans la mesure où le don est un acte volontaire ; vous pouvez toutefois suggérer un montant dans le texte lié à la demande de don.

Après avoir configuré l’article, indiquez qu’il sera utilisé pour les demandes de dons.

Attribuez à chaque demande de don un code qui vous permettra de l’identifier ultérieurement.

Il est important d’identifier clairement les demandes de dons et de ne plus les corriger par la suite, car Crésus utilise ces codes pour gérer son historique. Si vous modifiez ces codes après-coup, certaines fonctions de Crésus ne pourront plus être assurées.

En cas d’erreur il est toujours possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Prévoyez aussi un article à utiliser pour les attestations de dons annuelles, ce qui vous permettra de produire ces documents pour les donateurs qui le souhaitent :

Sélectionner les articles pour les demandes de dons

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles réglés pour une utilisation par le modèle « association/club ».

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML45798eb4.PNG$

Le bouton Demandes de dons permet de sélectionner les articles liés aux demandes de dons.

Retourner aux réglages pour association/club

Le bouton $C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML447f81a5.PNG$ permet d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour procéder à la suite de la configuration.

17.3.3Réglages pour demandes de dons

Un clic sur le bouton Demandes de dons permet d’activer les fonctionnalités liées aux demandes de dons.

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44eb071b.PNG$

Va aux articles

Le bouton $C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML44881913.PNG$ passe dans la base des articles.

Tout comme pour les cotisations et les facturations périodiques, Crésus utilise les fiches articles pour configurer les demandes de dons.

Jusqu’à 10 demandes de dons différentes peuvent être définies (chaque fois avec un texte spécifique correspondant à une campagne différente, par exemple).

Pour l’utilisation des divers articles, référez-vous au §17.4 Utilisation.

Une demande de don n’imprime jamais de montant sur le bulletin QR, dans la mesure où le don est un acte volontaire ; vous pouvez toutefois suggérer un montant dans le texte lié à la demande de don.

Après avoir configuré l’article, indiquez qu’il sera utilisé pour les demandes de dons.

Attribuez à chaque demande de don un code qui vous permettra de l’identifier ultérieurement.

En cas d’erreur il est toujours possible d’Enlever cet article, puis d’Ajouter cet article à nouveau.

Prévoyez aussi un article à utiliser pour les attestations de dons annuelles, ce qui vous permettra de produire ces documents pour les donateurs qui le souhaitent :

Voir, sélectionner les articles pour les demandes de dons

L’entonnoir permet de sélectionner dans la liste de gauche l’ensemble des articles réglés pour une utilisation par le modèle « association/club ».

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML45798eb4.PNG$

Le bouton Demandes de dons permet de sélectionner les articles liés aux demandes de dons.

Une fois les articles créés, revenez aux réglages pour procéder à la suite de la configuration.

L’onglet puis le bouton permettent d’atteindre les réglages spécifiques au modèle « association/club ».

Régler la gestion des demandes de dons

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML43cd5cb.PNG$

Le nom du document

Le nom du document s’imprimera sur la demande de don.

Le texte du « Concerne »

Ce texte apparaît à l’emplacement du Concerne des factures produites. Ce texte peut aussi être vide si aucun concerne ne doit être imprimé.

Si ce texte contient %ANNEE%, il sera automatiquement remplacé par l’année touchée par la demande de don.

Le compte QR

Les réglages QR sont décrits dans le manuel de Crésus Facturation.

Les demandes de dons doivent être liées à leur propre compte QR. Ceci est nécessaire pour permettre à Crésus d’identifier correctement les dons versés ; le compte QR ne peut pas être utilisé pour émettre des factures standard, des cotisations ou des facturations périodiques.

Demandez à votre institut financier un compte QR séparé pour vos demandes de dons.

Le compte à utiliser pour les encaissements de dons

Indiquez le compte de la comptabilité qu’il faut imputer au moment des encaissements QR liés à la demande de don (compte d’encaissement).

Le compte de vente doit aussi être configuré. Contrairement à une facture normale, le compte de vente ne sera imputé qu’au moment où un donateur aura versé de l’argent, car le montant n’est pas dû.

Attestations annuelles de dons

Lorsque les demandes de dons sont honorées, vous pouvez émettre des attestations de dons. Pour les réglages voir ci-dessous.

Régler les articles à utiliser

Créez autant d’articles qu’il y a de types de demandes de dons.

Ici, pour exemple, il y a 2 textes différents pour les demandes de dons.

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML4585077c.PNG$

Préparez les divers articles, comme décrit pour les cotisations (§17.4 Utilisation).

Régler les noms des groupes

Il est possible de créer jusqu’à cinq groupes de personnes à lier aux demandes de dons. Il sera ensuite possible d’adresser une demande de don qu’à un groupe spécifique, ou à une combinaison de groupes.

Détails techniques

Lors de la création d’une demande de don, Crésus ne produit pas des factures au sens habituel. En effet si les demandes de dons étaient traitées comme des factures standard, à échéance, elles passeraient automatiquement dans les rappels. Si ce comportement est souhaité pour une facture standard, une facture de cotisation ou une facture périodique, il n’est pas adapté à la demande de don.

Pour cette raison, Crésus crée directement les demandes de dons à partir des fiches des personnes. L’impression du document inclut, comme pour une facture, une ligne de codage QR. Ceci permet d’automatiser le suivi des encaissements des dons.

Le code QR contient un numéro qui identifie la personne à qui la demande de don a été adressée. La lecture du fichier des encaissements (fichier CAMT.054 que l’institut financier fournit) lance une procédure spéciale qui :

Crée une facture avec le montant du don reçu.
Marque la facture comme étant imprimée.
Enregistre le montant reçu et la date de réception.
Acquitte la facture.

Elle peut ainsi passer dans la comptabilité.

Une demande de don non honorée ne chargera pas inutilement le programme : seule une information d’historique de création de demandes de dons est enregistrée dans la fiche de la personne.

Réglages spéciaux pour compte QR

Pour fonctionner correctement, la gestion des dons a besoin de réglages particuliers qu’il faut impérativement entreprendre avant l’impression des premières demandes de dons :

Dans les réglages généraux, onglet BVR/QR, cliquez sur le bouton Régler les définitions BVR/QR.
Sélectionnez le compte prévu pour les demandes de dons.
Cliquez sur Modifier… puis sur le bouton Avancé >>.
Enlevez la coche Permettre des numéros de facture de plus de 7 chiffres.
Indiquez BVR 0 dans le champ Si le numéro de facture est 0…

$C:\Users\Yves\AppData\Local\Temp\SNAGHTML1d9bf8ea.PNG$