Crésus Banking

Dans sa première version, Crésus Banking était uniquement associé à Crésus Facturation, permettant d’automatiser le traitement des factures reçues (en envoyant des ordres de paiement) et des factures émises (en enregistrant les encaissements).

Depuis 2024, Crésus Banking fonctionne comme un module indépendant. Il peut être exécuté directement depuis l’écran d’accueil Crésus et utilise son propre format de fichier (.crbank), que vous pouvez bien sûr enregistrer, modifier, sauvegarder, attacher à un mandat Crésus Synchro, etc. comme n’importe quel fichier Crésus.

Ainsi, les utilisateurs de Crésus Comptabilité qui n’ont pas de licence Facturation peuvent eux aussi bénéficier de la Réconciliation bancaire proposée par Crésus Banking , facilitant ainsi, grâce à l’importation des mouvements de comptes bancaires (fichiers camt.053), la saisie des écritures dans leur fichier de comptabilité.

Dans le cadre du trafic des paiements opéré selon la norme ISO 20022, les ordres de paiement sont traités dans des fichiers pain (acronyme de payment initiation). On distingue deux groupes de fichiers pain :

• pain.001 pour les ordres de paiement transmis à la banque
• pain.002 pour les rapports et statuts d’erreur retournés par la banque

Par ailleurs, les banques transmettent des fichiers camt (destinés au cash management) qui détaillent les mouvements financiers liés à un compte bancaire. On distingue divers types de fichiers camt :

• camt.052 pour les relevés en cours de journée (en général réservés aux grandes entreprises)
• camt.053 pour les mouvements sur un compte (avec ou sans détails)
• camt.054 pour les encaissements de factures QR traités avec Crésus Facturation

Crésus Banking est utilisé pour :

• émettre les fichiers pain.001 pour les ordres de paiement générés par Crésus Facturation
• traiter les informations renvoyées par la banque (fichiers pain.002)
• enregistrer les mouvements de compte communiqués par la banque (fichiers camt.053)
• enregistrer les encaissements de factures QR communiqués par la banque (fichiers camt.054)
• générer les écritures comptables de ces mouvements (réconciliation bancaire)

Crésus Banking permet trois fonctionnalités principales :

1. Il permet d’automatiser le paiement des factures reçues et enregistrées dans Crésus Facturation. Ces paiements sont préparés dans la base des factures reçues et transmis en un clic à Crésus Banking, qui génère les ordres de paiement correspondants et les transmet à la banque de l’utilisateur.
2. Il permet d’enregistrer l’encaissement des factures émises depuis Crésus Facturation. Ces encaissements figurent sur les fichiers camt.054 que la banque de l’utilisateur envoie à Crésus Banking, qui les reconnaît et les impute aux factures émises correspondantes.
3. Il permet d’automatiser, dans Crésus Comptabilité, la saisie des différents mouvements opérés sur le compte bancaire de l’utilisateur, tels que les encaissements IBAN, les différents paiements, les opérations effectuées au bancomat, les paiements par carte bancaire, les prélèvements automatiques, etc. Crésus Banking analyse ces mouvements, les classe et en propose une répartition selon le plan comptable du fichier de comptabilité. Cette fonctionnalité se nomme la réconciliation bancaire.

Bien sûr, les deux premières fonctionnalités ne concernent que les utilisateurs de Crésus Facturation.

Pour que la banque mette à votre disposition les fichiers camt.053/054, il faut lui en faire directement la demande (généralement via son portail en ligne). Consultez cet article si vous êtes clients de PostFinance.

Si vous utilisez Crésus Facturation, ouvrez Crésus Banking depuis votre fichier de facturation en utilisant la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking ou en cliquant sur l’icône .

Crésus Banking sera alors automatiquement lié à votre fichier de facturation, dont le nom s’affiche dans le coin supérieur gauche de l’interface Banking :

Si vous n’utilisez pas Crésus Facturation, ouvrez Crésus Banking depuis l’écran d’accueil Crésus :

Puis cliquez sur Ouvrir sans fichier > Créer un nouveau fichier. Saisissez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer ce fichier ainsi que le nom que vous voulez lui donner.

Une fois Crésus Banking ouvert, commencez par ajouter le ou les comptes bancaires avec lesquels vous souhaitez travailler. Pour ce faire, cliquez simplement sur Ajouter un nouveau compte bancaire ou sur le signe .

• Titre : nom sous lequel le compte sera identifié dans les dialogues
• Description : texte complémentaire facultatif
• IBAN : n° IBAN de votre compte
• Devise : code ISO de la monnaie du compte, p. ex CHF, EUR, USD

Cliquez sur Suivant, saisissez les informations demandées (les champs précédés d’un astérisque sont obligatoires), cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer. Le compte bancaire est désormais disponible :

Cliquez ensuite sur Réglages du compte bancaire. Si vous avez fermé le dialogue, vous pouvez y accéder depuis la page d’accueil en cliquant sur l’icône en regard du compte concerné puis sur le bouton Réglages du compte bancaire :

La rubrique Chemins et liens vous permet de définir les emplacements où seront automatiquement enregistrés les différents fichiers transmis par votre institut financier. De plus, vous pouvez indiquer le site du portail bancaire de l’institut en question.

Les rubriques Comptes à imputer, Règles pour la réconciliation bancaire et Chaînes de substitution concernent la réconciliation bancaire, nous y reviendrons ultérieurement.

Enfin, la rubrique Fichiers de paiement vous permet de paramétrer les options de générations de fichiers de paiement : de façon générale, les réglages par défaut conviennent à la majorité des cas de figure. Cependant, si vous souhaitez en apprendre plus sur ces différents paramétrages, référez-vous à cet article de notre site support.

Note : la rubrique Fichiers de paiement ne s’affiche que si vous utilisez Crésus Banking en lien avec un fichier Facturation.

Une fois les Chemins et liens enregistrés, cliquez sur Précédent.

Ajout d’un IBAN QR

Pour ajouter un IBAN QR, cliquez sur l’icône correspondante :

Si vous utilisez Crésus Banking uniquement avec Crésus Comptabilité, il suffit alors de saisir le Titre et le numéro IBAN QR.

Pour les utilisateurs de Crésus Facturation, l’ajout d’un IBAN QR est décrit à ce chapitre du manuel.

Enfin, les Canaux de communication seront eux aussi traités plus bas.

Si vous souhaitez supprimer un compte bancaire enregistré dans Crésus Banking, il vous faut d’abord passer en Mode complet (§4.2 Modes et réglages généraux).

Ouvrez ensuite les Réglages du compte bancaire en question, l’icône Supprimer apparaît dans le coin supérieur droit du dialogue :

Enfin, confirmez la suppression du compte :

Si vous avez ouvert Crésus Banking depuis votre fichier de facturation, alors les trois fonctionnalités principales (Ordres de paiement ; Encaissements QR ; Réconciliation bancaire) vous sont proposées :

Si vous utilisez Crésus Banking sans licence Facturation, seule la Réconciliation bancaire est disponible.

Dans chacun de ces trois blocs, il vous suffit de cliquer sur l’élément souhaité pour en afficher le détail (vous pouvez également y accéder par la liste de gauche).

Vous pouvez ensuite paramétrer l’affichage de la vue sélectionnée en utilisant les boutons proposés dans la ligne supérieure bleue :

Pour revenir à l’écran d’accueil, cliquez sur le logo Crésus Banking en haut à gauche de la fenêtre :

Crésus Banking vous propose deux modes de travail :

Le mode simplifié vous permet d’accéder à toutes les opérations du fonctionnement de base.

Le mode complet vous permet d’accéder aux fonctions avancées, telle que la suppression des mouvements.

De façon générale, et pour éviter des manipulations malencontreuses, nous vous recommandons vivement de ne travailler qu’en mode simplifié.

Le bouton Réglages, quant à lui, ouvre les réglages généraux de Crésus Banking :

L’onglet Fichier vous permet de sélectionner différents paramètres généraux relatifs au fichier utilisé (note : les rubriques concernant la sauvegarde ne s’affichent que si vous utilisez Crésus Banking indépendamment du module Facturation – qui, autrement, assure les sauvegardes automatiques).

L’onglet Comptes bancaires vous permet d’afficher les Soldes bancaires, de déterminer quels fichiers ISO doivent être traités lors de l’importation, ou encore, à la rubrique Historique d’activité, d’afficher l’historique des partages des fichiers ISO (voir ci-dessous) : en sélectionnant cette option, une section Historique d’activité apparaît dans la colonne de gauche de l’interface principale.

Partage des fichiers ISO

La dernière rubrique que vous trouvez sous Réglages > Comptes bancaires vous permet de partager des fichiers ISO entre différents fichiers Banking :

Si vous utilisez un même accès EBICS depuis plusieurs fichiers Facturation ou Banking, et que cet accès est lié à différents comptes bancaires, une seule importation vous permettra d’obtenir tous les fichiers camt.053/054 concernés – pour autant que les fichiers Facturation ou Banking en question soient attachés au même mandat Crésus Synchro.

L’envoi d’un ordre de paiement via Crésus Banking n’est possible que pour les utilisateurs de Crésus Facturation.

Pour ce faire, référez-vous à ce chapitre du manuel Facturation.

L’enregistrement de l’encaissement d’une facture QR émise via Crésus Banking n’est possible que pour les utilisateurs de Crésus Facturation.

Pour ce faire, référez-vous à ce chapitre du manuel Facturation.

Pour utiliser la réconciliation bancaire avec Crésus Banking, il faut que votre fichier de facturation (si ou utilisez Crésus Facturation) ou votre fichier Banking soit attaché à un mandat Crésus Synchro. Consultez le manuel Crésus Synchro pour les informations nécessaires.

La réconciliation bancaire est une fonctionnalité permettant d’automatiser l’intégration des écritures bancaires dans son fichier de comptabilité. En important les différents mouvements des comptes bancaires enregistrés (fichiers camt.053), Crésus Banking les analyse et vous propose, sur la base de votre plan comptable, les écritures et comptes à imputer correspondants.

Ouvrez les Réglages du compte bancaire. Après avoir complété les Informations de base et les Chemins et liens, comme décrit au chapitre §3.1 Réglages du compte bancaire, cliquez sur Comptes à imputer.

Les comptes proposés dans les listes déroulantes Compte banque et Caisse sont ceux du plan comptable de votre fichier Comptabilité.

Ces comptes vous seront automatiquement proposés lors de l’importation des mouvements bancaires.

• Compte banque : compte de liquidité au bilan lié au compte bancaire. Tous les mouvements seront imputés à ce compte, qui ne pourra pas être modifié lors de l’édition des mouvements.
  Habituellement, il s’agit du compte 1020 Banque ou 1010 Postfinance.

Les comptes ci-dessous pourront, quant à eux, être modifiés lors de l’édition des mouvements :

• Compte caisse : compte pour les retraits ou dépôts au bancomat.
  Habituellement : le compte 1000 Caisse.
• Encaissements à ventiler : compte de passage pour les encaissements non identifiés (encaissement ailleurs que sur l’IBAN QR enregistré) et dont vous n’avez pas édité le compte à imputer. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
  Habituellement : le compte 9907 Encaissements à ventiler.
• Paiements à ventiler : compte de passage pour les paiements non identifiés (paiements non effectué depuis votre fichier Facturation) et dont vous n’avez pas édité le compte à imputer. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
  Habituellement : le compte 9908 Paiements à ventiler.

Dans Crésus Facturation, vous devez également saisir ce même compte 9908 dans les Réglages généraux > Comptes et TVA > Comptes de liquidité > Compte de paiement par défaut.

• Paiements en attente : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement préparés par Crésus Facturation ou saisis en ligne dans votre portail e-banking.
  Habituellement : le compte 2003 Ordres de paiement en attente.
• Salaires à payer : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement des salaires.
  Habituellement : le compte 2002 Salaires à payer ou Dettes résultant de charges de personnel.
• Frais bancaires : compte de charges pour les frais de gestion du compte bancaire.
  Habituellement : le compte 6940 Frais bancaires.
• Intérêts positifs : compte de charges négatif pour l’encaissement des intérêts du compte bancaire.
  Habituellement : le compte 6950 Produits financiers de la trésorerie et des titres.
• Intérêts négatifs : compte de charges pour le paiement des intérêts du compte bancaire.
  Habituellement : le compte 6900 Charges d’intérêts pour engagements rémunérés.

Si vous avez plusieurs comptes bancaires à traiter, nous vous proposons de créer des comptes dont la racine du numéro est comme ci-dessus, avec une extension .01 pour le 1er compte bancaire; .02 pour le deuxième; etc.

Par exemple :

2003.01 Ordres de paiement en attente (Banque)
2003.02 Ordres de paiement en attente (Postfinance)

9907.01 Encaissements à ventiler (Banque)
9907.02 Encaissements à ventiler (Postfinance)

L’icône en regard de chacun des comptes vous permet d’accéder à différents réglages avancés, comme l’exclusion de tels mouvements de la comptabilisation ou la modification du libellé comptable proposé par défaut.

Voici un aperçu des différentes étapes de la réconciliation bancaire, présentées dans l’ordre.

Connectez-vous à votre portail bancaire et suivez la procédure (propre à chaque banque) permettant de télécharger les fichiers camt 0.53 et camt 0.54. Ceux-ci se retrouveront enregistrés dans le dossier indiqué lors du Réglage du compte bancaire > Chemins et liens.

Cliquez sur le bouton Importer (en bas à gauche de l’écran) :

Les mouvements importés s’affichent alors dans la vue Mouvements en attente :

Parmi les mouvements importés par Crésus Banking, certains sont « identifiés » et d’autres « non identifiés » (ces derniers apparaissent sur fond coloré) :

• Un encaissement identifié est un encaissement que vous avez reçu sur l’IBAN QR enregistré dans votre fichier Banking.
• Un paiement identifié est un paiement que vous avez créé et ordonné via Banking depuis Crésus Facturation.

Une liste déroulante vous permet de n’afficher que les mouvements identifiés (Mouvements complets) ou les non identifiés – ainsi que les éventuelles anomalies repérées (Mouvements à compléter) :

Une seconde liste déroulante vous permet de filtrer plus précisément encore les mouvements que vous souhaitez voir afficher :

En haut de la fenêtre, vous pouvez choisir d’afficher les mouvements selon une vue étendue ou une vue compacte (c’est sous cette dernière que les écritures apparaîtront dans votre fichier Comptabilité) :

Les mouvements de compte présents sur le ou les fichiers camt.053 téléchargés apparaissent en ligne. Différentes colonnes affichent les informations reconnues par Crésus Banking.

Parmi celles-ci se trouve la colonne N° Groupe, qui affiche le n° d’identification des paiements créés et ordonnés depuis Crésus Facturation. Ce numéro est automatiquement généré lors de l’enregistrement d’une facture dans la base des factures reçues et peut être lisible sous l’onglet Paramètres de la fiche en question (cet onglet n’est accessible qu’en mode complet) :

C’est donc ce numéro qui se retrouve dans la colonne N° Groupe des différents mouvements importés dans Crésus Banking :

Lors de la comptabilisation de ce mouvement, ce n° de groupe sera importé dans Crésus Comptabilité et permettra d’utiliser la fonctionnalité d’aide au pointage.

Nous vous recommandons d’éditer en particulier les mouvements non identifiés afin de limiter les extournes qu’il faudra faire manuellement depuis les comptes de passage (paiements et encaissements à ventiler) dans Crésus Comptabilité.

Chaque mouvement (identifié ou non) peut être édité manuellement en double-cliquant dessus :

Dans ce dialogue, vous pouvez par exemple modifier le Type de mouvement proposé par Crésus Banking, ou choisir de ne pas comptabiliser le mouvement en question, ou de le garder en attente (il sera alors traité lors de la prochaine importation) :

Vous pouvez également modifier le compte à imputer dans votre comptabilité ou encore personnaliser le libellé de l’écriture proposé par Crésus Banking :

Comme nous venons de le voir, il est possible, depuis le dialogue d’édition, de choisir de ne pas comptabiliser un mouvement. Cependant, si vous souhaitez le supprimer totalement de la liste des mouvements à traiter, il vous faut procéder comme suit :

• passez en Mode complet;
• sélectionnez le ou les mouvements que vous souhaitez supprimer;
• cliquez sur l’icône Supprimer, apparue en clair sur le ruban bleu en haut de la fenêtre.

Le ou les mouvements sélectionnés se retrouvent alors dans la section Mouvements supprimés. Si vous souhaitez les réintégrer à la liste des mouvements en attente, ouvrez simplement cette section, sélectionnez le ou les mouvements concernés, et cliquez sur Remettre en attente.

Lorsque tous les mouvements ont été vérifiés et édités, un clic sur le bouton Tout comptabiliser propose la génération des écritures pour le fichier Crésus Comptabilité :

Cette opération génère les écritures pour tous les mouvements en attente. Le traitement se limite toutefois au nombre de lignes défini pour la vue. S’il y a plus de mouvements que de lignes, répétez simplement l’opération.

Il est aussi possible de ne comptabiliser qu’une partie des mouvements en attente. Pour ce faire, cochez simplement les cases correspondant aux écritures souhaitées dans la colonne de gauche, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser :

Les mouvements en question sont alors déplacés dans la section Mouvements traités – y compris les mouvements que vous avez choisi de Ne pas comptabiliser dans le dialogue d’édition.

Les mouvements traités se trouvent automatiquement enregistrés dans un fichier d’échange, et son intégration vous sera proposée par un bandeau bleu dans votre fichier Crésus Comptabilité :

Cliquez sur Comptabiliser pour procéder à l’importation et à la comptabilisation de tous ces mouvements.

Si un mouvement comptabilisé doit être traité à nouveau, sélectionnez-le dans la section Mouvements traités du fichier Banking et cliquez sur Remettre en attente.

Le mouvement concerné sera automatiquement décomptabilisé puis recomptabilisé (selon les éventuelles nouvelles données apportées) lors de la prochaine comptabilisation.

Si vous souhaitez supprimer ce mouvement de votre comptabilité, alors supprimez-le (mode complet > Supprimer) après l’avoir remis en attente. Il sera décomptabilisé lors de la prochaine comptabilisation.

Comme nous l’avons vu, il arrive que des mouvements importés depuis un fichier camt.053 ne soient pas identifiés par Crésus Banking (par exemple, un encaissement que vous auriez reçu sur votre IBAN et non sur votre IBAN QR, ou encore un paiement que vous auriez effectué directement par virement bancaire sans passer par Crésus Facturation).

Comme expliqué précédemment, nous vous recommandons d’éditer ces mouvement non identifiés et d’indiquer, notamment, les comptes qui doivent être imputés dans Crésus Comptabilité, faute de quoi ces mouvements devront être extournés manuellement depuis les comptes de passage (paiements et encaissements à ventiler) de votre fichier de comptabilité.

Cependant, cette opération peut s’avérer fastidieuse si certains mouvements identiques se répètent. Dans ce cas, il convient d’introduire une règle de réconciliation.

Une règle de réconciliation permet de grouper certains mouvements en fonction de critères définis et de leur appliquer automatiquement les mêmes réglages.

Dans l’exemple ci-dessous, plusieurs achats chez un fleuriste ont été effectués, et ceux-ci doivent tous être imputés au même compte. Il est donc intéressant de créer une règle pour ce type de mouvement.

Pour cela, faites un clic droit sur le mouvement en question, puis sélectionnez Créer une règle :
Le dialogue de création de la règle s’ouvre. Il s’agit maintenant de définir les critères à appliquer.

Il y a deux champs à remplir :

• Titre de la règle : c’est le nom que vous souhaitez donner désormais à ce type de mouvement. Dans ce cas, nous choisissons : Achats fleurs.
• Le mouvement contient : dans ce champ, déjà pré-rempli des différentes informations identifiées par Crésus Banking, il vous faut choisir le mot ou le segment, dans ce texte, qui sera commun à tous les mouvements concernés.

Dans cet exemple, vous pourriez par exemple choisir de conserver le libellé ACHAT/SHOPPING EN LIGNE, ou le libellé Achat fleurs :

ACHAT/SHOPPING EN LIGNE étant cependant un peu trop générique (d’autres mouvements pouvant contenir cette même information), nous vous recommandons en l’occurrence de garder Achat fleurs. Supprimez donc simplement le reste des informations afin de ne garder que ce libellé :

Le bouton Avancé vous permet, selon le même principe, d’introduire d’autres critères afin d’affiner la règle en question :

La case Ne pas appliquer cette règle aux mouvements connus vous permet de limiter l’application de cette règle aux mouvements non identifiés (voir détail en déplaçant le curseur de la souri sur le point :

Une fois ces différents critères établis, cliquez sur Suivant. Dans ce dialogue, il vous faut définir les différents réglages à appliquer aux mouvements réunis par cette règle. Par exemple, dans le cas de l’achat de fleurs :

Le compte sélectionné dans la rubrique Comptes débit/crédit sera automatiquement mis au débit ou au crédit (selon qu’il s’agisse d’un encaissement ou d’un paiement) lors de la comptabilisation.

Le Modèle pour le libellé comptable autogénéré permet de saisir le texte comptable qui sera affiché pour ces mouvements.

Une fois la règle enregistrée, tous les mouvements répondant aux critères établis deviennent identifiés et affichent le compte à imputer sélectionné, ainsi que le titre de la règle dans la colonne Type (ou dans la colonne Libellé de l’écriture en Vue compacte) :

La liste des règles de réconciliation bancaire créées peut être consultée et modifiée en ouvrant les Réglages du compte bancaire > Règles pour la réconciliation bancaire :

Si vous avez enregistré plusieurs règles, notez que l’ordre dans lequel elles apparaissent ici est important : en effet, pour un mouvement qui pourrait être associé à plusieurs règles, c’est la première de cette liste qui s’appliquera. Pour modifier l’ordre des règles, cliquez sur l’icône puis utilisez les deux petites flèches (vers le haut et vers le bas) apparue à droite de chaque ligne.

À droite de chaque ligne également, les deux icônes vous permettent d’éditer la règle concernée ou d’en créer une nouvelle à partir de ce modèle.

Le bouton Nouvelle règle vous permet bien sûr de créer une nouvelle règle sans informations pré-saisies.

La case à gauche de chaque ligne vous permet de sélectionner la ou les règles que vous souhaitez exporter ou supprimer :

Il est important de noter qu’une règle de réconciliation n’est associée qu’au compte bancaire concerné lors de sa création. Si vous utilisez plusieurs comptes bancaires et souhaitez y appliquer ces mêmes règles (ou une partie d’entre elles), il vous faut les exporter depuis le compte associé puis les importer depuis le compte visé.

Il en va de même si vous  souhaitez dupliquer une ou plusieurs règles dans un autre fichier Banking.

Pour exporter et/ou importer une ou plusieurs règles, procédez comme suit :

pour exporter des règles :

• sélectionnez la ou les règles en question puis cliquez sur l’icône Exporter les règles sélectionnées ;
• renommez le fichier au besoin, et enregistrez-le.

pour importer des règles :

• ouvrez les Réglages du compte bancaire correspondant au compte bancaire où vous souhaitez importer ces règles > Règles pour la réconciliation bancaire;
• cliquez sur l’icône Importer des règles pour cette période comptable et sélectionnez le fichier de règles concerné.

Dans Crésus Banking, une chaîne de substitution est une fonctionnalité permettant d’automatiser l’intégration, dans le libellé comptable, d’une information présente dans le détail d’un mouvement mais pouvant varier d’une écriture à l’autre.

Crésus Banking vous propose un certain nombre de chaînes de substitution prédéfinies (Nom/Adresse du payeur/bénéficiaire, Date d’écriture, Numéro de référence, N° IBAN, etc.)

Par exemple, si vous souhaitez que chaque libellé de tel type de mouvements inclue le mois courant où celui-ci a eu lieu, ou encore le nom du payeur ou du bénéficiaire, ces données variant d’une écriture à l’autre, il vous faut procéder comme suit :

Pour un type de mouvement proposé parmi les comptes à imputer (par exemple, les salaires à payer) :

Ouvrez les Réglages du compte bancaire > Comptes à imputer (2) et cliquez sur la flèche à droite de la rubrique Salaires à payer :

La rubrique Modèle pour le libellé comptable autogénéré apparaît. À droite de ce champ, faites dérouler la liste des chaînes de substitution proposées et sélectionnez Mois courant :

Notez que le Mois courant correspondra à celui de la date d’écriture du mouvement.

Cliquez sur Suivant > Suivant > Enregistrer. Ainsi, le libellé comptable de tous les mouvements identifiés comme des salaires inclura désormais le mois correspondant (ici en Vue compacte) :

Pour un type de mouvement défini par une règle de réconciliation :

Prenons l’exemple de la règle « Achat fleurs » créée précédemment.

Si vous souhaitez, là aussi, que le mois où cet achat a eu lieu apparaisse sur le libellé autogénéré par Crésus (« Achat fleurs Janvier 2024 », « Achat fleurs Février 2024 », etc.), ouvrez le dialogue d’édition du mouvement (en double-cliquant sur l’écriture concerné) > Éditer la règle > Suivant > Insérer chaîne de substitution > faites dérouler jusqu’à Mois courant :

Cliquez sur Enregistrer. Ainsi, le libellé comptable de tous les mouvements identifiés comme « Achat fleurs » inclura désormais le mois correspondant (ici en Vue compacte) :

Si vous souhaitez créer une chaîne de substitution autre que celles prédéfinies par Crésus Banking (par exemple : « Numéro de commande », « Commune », « Commerce », etc.), il vous faut procéder comme suit :

• dans la liste des mouvements en attente, double-cliquez sur le mouvement pour lequel vous souhaitez créer une chaîne > Éditer la règle > Suivant;
• cliquez sur l’icône :

Cliquez sur Suivant : le dialogue de Création de la chaîne de substitution s’ouvre.

Prenons l’exemple de la règle de réconciliation « Achat fleurs » créée précédemment. Si vous souhaitez, par exemple, inclure au libellé comptable le « Numéro de commande  » de chacun de ces achats :

• donnez un titre à la chaîne que vous souhaitez créer (en l’occurrence : « No de commande fleurs »);
• dans le champ Détails du mouvement, sélectionnez l’élément que vous voulez voir apparaître dans le libellé (ici : le numéro de commande) :

Celui-ci apparaît alors en vert dans les Détails du mouvement, et se trouve affiché dans le champ Information à extraire :

• Cliquez sur Continuer;
• dans le dialogue suivant, il vous faut sélectionner un segment plus long, comprenant les termes précédant et/ou suivant l’information à extraire :

Le segment apparaît en vert dans les Détails du mouvement.

• Cliquez sur Tester et assurez-vous que la rubrique Texte trouvé vous propose effectivement l’information que vous souhaitez extraire :

• Cliquez sur Enregistrer.

Dans le dialogue d’édition de la règle, à droite du champ Modèle pour le libellé comptable autogénéré, cliquez sur Insérer une chaîne de substitution. La chaîne que vous venez de créer apparaît alors au bas de la liste déroulante, sélectionnez-là et cliquez sur Enregistrer.

Dans la liste des mouvements en attente, le libellé de l’écriture inclura désormais cette information (ici en Vue compacte) :

Pour éditer, supprimer, exporter ou importer une chaîne de substitution personnelle, ouvrez les Réglages du compte bancaire > Chaînes de substitution, puis procédez comme pour les règles de réconciliation : chapitres §7.3.2 Consulter ou modifier la liste des règles pour la réconciliation bancaire et §7.3.3 Exporter ou importer des règles de réconciliation.

Avec la réconciliation bancaire, Crésus Banking permet de traiter et de comptabiliser des écritures multiples (voir, dans le manuel Crésus Comptabilité, le chapitre §3.4.4 Écritures multiples).

Prenant l’exemple de l’écriture suivante (à noter qu’il s’agit là d’un mouvement identifié, mais que le processus décrit fonctionne de la même manière avec un mouvement non identifié) :

Ce mouvement, dont le type « Essence » a été identifié par Crésus Banking, correspond à un achat effectué auprès d’une station service.

Le montant total est de CHF 49.96, mais en réalité, il y a eu que CHF 34.96 d’essence, et CHF 15 d’alimentation.

Pour éviter que seul le compte Essence ou Carburant soit imputer, alors qu’une partie de cet achat concerne l’alimentation, il faut ventiler ces deux montants distincts dans les comptes appropriés.

• Faites un clic droit sur le mouvement, et sélectionnez Transformer en écriture multiple :

Le dialogue suivant s’affiche :

Vous pouvez alors définir les montants à ventiler, leurs libellés comptables (troisième colonne), ainsi que les comptes associés :

L’icône , à droite de chaque ligne, vous permet d’éditer chaque écriture individuellement et d’y ajouter des informations spécifiques (par exemple : un code TVA ou analytique).

Une fois les différentes données saisies, cliquez sur Enregistrer. Le mouvement apparaît désormais tel qu’il sera comptabilisé (ici en Vue compacte) :

Enfin, si vous souhaitez annuler cette transformation en écriture multiple et en refaire une écriture normale, faite un clic droit sur le mouvement en question et sélectionnez Transformer en écriture normale.

Dans la plupart des cas, il n’est bien sûr pas possible d’automatiser la transformation d’un mouvement en écriture multiple, puisque la ventilation du montant ainsi que les différents comptes à imputer varient d’un mouvement à l’autre.

Cependant, il existe certaines situations où cette automatisation est possible, comme par exemple dans le mouvement suivant :

Il s’agit d’un encaissement non identifié, lié à un achat que le client a régler par carte de crédit.

La Communication du payeur nous informe qu’une commission de CHF 2.50 a déjà été déduite :

Le montant de CHF 197.00 correspond ici au montant net, celui que l’on a effectivement encaissé.

Cependant, le montant payé par l’acheteur (le montant brut) a été de CHF 197.00 + CHF 2.50 = CHF 199.50, comme indiqué également dans le champ Communication du payeur.

Afin de ventiler correctement ces différents montants, il faut que Crésus Salaires puisse les identifier au sein des Détails du mouvement. Mais ceux-ci étant présentés de manière non structurée, il va falloir créer et insérer une chaîne de substitution associée à ces encaissements par carte de crédit, afin d’automatiser l’imputation de ces montants aux comptes correspondants.

Pour ce faire :

Commencez par créer une règle de réconciliation. Sur le premier dialogue, procédez comme pour n’importe quel cas, tel que nous l’avons vu à la section §7.3.1 Créer une règle de réconciliation :

Dans le dialogue suivant, indiquez que le Type d’écriture est une Écriture multiple :

Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle ligne :

Création de la ligne « Montant net » du mouvement (ici : CHF 197) :

Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• indiquez le Compte débit concerné;
• dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
• dans le champ suivant, sélectionnez Montant du mouvement;
• enfin, dans le champ Modèle pour le libellé comptable autogénéré, saisissez « Montant net » :

• cliquez sur le bouton Créer la ligne.

La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer. Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle ligne :

Création de la ligne « Commission » du mouvement (ici : CHF 2.50) :

Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• indiquez le compte débit concerné pour ce type de frais bancaires (varie en fonction du plan comptable);
• dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
• dans le champ suivant, sélectionnez Définir une nouvelle chaîne de substitution :

• cliquez sur Suivant.

Le dialogue de Création de la chaîne de substitution… s’ouvre.

Créez une chaine de substitution pour les commissions lors d’encaissements par carte de crédit (pour ce faire, référez-vous à la section §7.4.2 Insérer une chaîne de substitution personnelle de ce manuel) :

• cliquez sur Enregistrer.

Une fois cette chaîne de substitution créée, elle devient disponible dans la liste déroulante du dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• sélectionnez cette chaîne, et saisissez « Commission » dans le Modèle pour le libellé comptable autogénéré :

• cliquez sur le bouton Créer la ligne.

La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer. Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle ligne :

Création de la ligne « Montant brut » du mouvement (ici : CHF 199.50) :

Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• indiquez le compte crédit concerné;
• dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
• dans le champ suivant, sélectionnez Définir une nouvelle chaîne de substitution :

• cliquez sur Suivant.

Le dialogue de Création de la chaîne de substitution… s’ouvre.

Créez une chaine de substitution pour les Montant brut lors d’encaissements par carte de crédit :

• cliquez sur Enregistrer.

Une fois cette chaîne de substitution créée, elle devient disponible dans la liste déroulante du dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• sélectionnez cette chaîne, et saisissez « Montant brut » dans le Modèle pour le libellé comptable autogénéré :

• cliquez sur le bouton Créer la ligne.

La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer :

• cliquez sur Enregistrer.

Le mouvement apparaît désormais tel qu’il sera comptabilisé (ici en Vue compacte) :

Par défaut, les fichiers pain et camt échangés entre l’utilisateur de Crésus et son institut financier doivent être transmis manuellement via le portail bancaire. Cela implique de se connecter à son e-banking pour télécharger les fichiers camt mis à disposition ou pour téléverser les fichiers pain générés par Crésus Facturation.

Ces manipulations répétitives peuvent s’avérer fastidieuses.

Pour simplifier ces échanges et automatiser les transferts, Crésus Banking permet d’ajouter un Canal de communication.

Grâce à cette fonctionnalité, le logiciel récupère et dépose directement les fichiers concernés, sans intervention manuelle.

Crésus prend en charge deux types de canaux de communication :

• EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard),
• API (Application Programming Interface), principalement pour PostFinance.

Ces canaux sont disponibles auprès de nombreux instituts financiers suisses. Retrouvez-en la liste régulièrement mise à jour ici.

Pour obtenir un accès EBICS, vous devez contacter directement votre banque, qui vous fournira un contrat à signer et à lui retourner.

Une fois cette étape complétée, la banque vous enverra vos identifiants d’accès :

• ID client (ou numéro de contrat)
• ID utilisateur (User ID)

Ce n’est qu’après avoir reçu ces informations que vous pourrez ajouter votre canal de communication EBICS dans Crésus Banking.

Pour ce faire :

• cliquez sur l’icône en regard du compte bancaire concerné;
• cliquez sur l’icône à droite de la ligne Canaux de communication;
• dans le dialogue Type de canal, cliquez sur le bouton EBICS :

• saisissez vos identifiants ID client et ID utilisateur transmis par votre banque et sélectionnez Production dans la rubrique Plateforme :

• cliquez sur Suivant;
• saisissez les différentes Informations du titulaire demandées, puis cliquez sur Suivant;
• saisissez un mot de passe (note : si vous oubliez ce mot de passe, toute la procédure devra être recommencée), puis cliquez sur Envoyer la demande à la banque;
• un dialogue s’ouvre, vous proposant de générer les lettres d’initialisation (INI) : cliquez sur le bouton Créer les lettres :

• choisissez un emplacement dans votre ordinateur et cliquez sur Enregistrer;
• cliquez sur Suivant;
• votre canal de communication EBICS s’affiche alors dans Crésus Banking, il est indiqué qu’il se trouve En attente d’activation :

• pour poursuivre le processus d’activation, il vous faut imprimer, signer et transmettre à votre banque le PDF de trois pages enregistré précédemment :

• après avoir reçu ces documents, la banque activera votre canal EBICS (cela prend en général quelques jours) : une fois le canal activé, l’icône et le texte En attente d’activation disparaissent :

Votre canal EBICS est désormais prêt à être utilisé.

Si vous utilisez un compte PostFinance :

• cliquez sur l’icône en regard du compte PostFinance enregistré;
• cliquez sur l’icône à droite de la ligne Canaux de communication;
• dans le dialogue Type de canal, cliquez sur le bouton E-FINANCE :

• ensuite, saisissez simplement vos identifiants e-finance habituels, les mêmes que vous utilisez en vous connectant au portail en ligne :

• cliquez sur Créer.

Le canal API est immédiatement créé, et votre mot de passe e-transfert vous sera demandé lors du transfert de fichiers.

Cliquez sur l’icône Réglages à droite de la ligne du canal enregistré :

Là, sélectionnez l’option qui vous convient dans la rubrique À la fin du transfert :

Par défaut, si vous enchaînez plusieurs opérations, par exemple 1) envoyer un ordre de paiement; 2) récupérer les mouvements de compte, puis; 3) télécharger les confirmations d’exécution, Crésus vous demandera de saisir vos identifiants EBICS (ou API) pour chacune d’elle.

Afin d’éviter d’avoir à entrer vos données de connexion à chaque étape, vous pouvez choisir de garder le canal de communication actif pendant 20 minutes à la suite d’un transfert.

Les quatre icônes proposées permettent les actions suivantes (note : les deux dernières icônes ne sont accessibles qu’en mode complet) :

• Éditer : le dialogue qui s’ouvre vous permet de modifier le Statut de votre canal entre les modes Actif et Non actif :

Le mode Non actif empêche simplement l’utilisation de ce canal de façon temporaire et sans conséquence, il suffira de remettre le Statut en mode Actif pour le réactiver sans autre procédure.

• Exporter : ce bouton permet d’enregistrer votre accès EBICS sur votre ordinateur afin de pouvoir l’importer depuis un autre fichier Banking. Pour ce faire, il vous suffira, au moment où s’ouvrira le dialogue de Création d’un nouveau canal de communication, de sélectionner l’option Reprendre accès EBICS existant et de sélectionner le fichier EBICS en question :

• Désactiver l’accès auprès de la banque : en désactivant l’accès EBICS auprès de votre banque, vous rendez ce canal inutilisable pour tous les comptes et pour tous les fichiers. Cet accès sera entièrement supprimé et toute la procédure sera à recommencer pour le réactiver :

• Supprimer : cette action supprime le certificat EBICS associé au fichier Facturation/Banking en question, mais pas celui lié à la banque. Dès lors, un autre fichier Crésus utilisant ce même accès pourra continuer à s’en servir.

Une fois votre canal EBICS ou API activé, il vous faut encore le sélectionner comme moyen de transmission de fichiers par défaut.

Rendez-vous dans les Réglages du compte bancaire > Transfert de fichiers.

Dans le dialogue qui s’ouvre :

• À la rubrique Transmission des ordres de paiement (fichiers pain.001), sélectionnez Transmettre via le Canal [XXX] :

• Aux trois rubriques suivantes, sélectionnez Télécharger via la Canal [XXX].
• De façon générale, nous vous recommandons de laisser la rubrique Réception des PDFs sur Non défini (ne pas télécharger), la plupart des canaux de communication n’étant pas configurés pour la réception de ce format de fichier.

Si vous utilisez un fichier Banking indépendant de Crésus Facturation, seule la rubrique Réception des extraits de compte est proposée (camt.053) : sélectionnez Télécharger via la Canal [XXX].

• Cliquez sur Enregistrer.

Enfin, une fois le canal de communication activé et les transferts des différents fichiers paramétrés, les échanges de fichiers pain/camt se feront automatiquement :

• les fichiers pain.001 seront envoyés directement à votre institut bancaire lorsque vous cliquerez sur Transmettre (il n’y aura pas de fichiers à enregistrer puis à transmettre manuellement);
• les fichiers camt.053/054 seront directement intégrés à votre fichier Banking lorsque vous cliquerez sur Importer.

Ce chapitre présente différents cas de figure particuliers impliquant des réglages supplémentaires.

Par défaut, l’encaissement d’une facture sur l’IBAN QR saisi dans Crésus Banking ne sera pas transmis au fichier de comptabilité lors de la Réconciliation bancaire (le mouvement apparaitra en gris clair dans la liste des mouvements importés, avec comme libellé « Encaissement QR identifié / Exclu de la comptabilisation ») :

En effet, l’écriture de cet encaissement aura généralement déjà été comptabilisée depuis Crésus Facturation après traitement du fichier camt.054 correspondant.

Cependant, il peut arriver que vous ayez saisi un n°IBAN QR dans Crésus Banking sans pour autant utiliser Crésus Facturation. En quel cas, il faut que ces Encaissements QR identifiés soient comptabilisés de la même manière que tout autre mouvement. Pour ce faire, il suffit de modifier le réglage par défaut suivant :

• Cliquez sur le bouton Exclu de la comptabilisation;
• décochez la case Exclure de la comptabilisation;
• sélectionnez, à la rubrique Encaissements QR identifiés le compte à imputer par défaut pour ce type d’encaissement :

Les encaissements QR figurent à la fois dans le fichier camt.054 (traité directement depuis Crésus Facturation) et dans le fichier camt.053 (relevé de compte dont les mouvements sont importés dans Crésus Banking pour la réconciliation bancaire).

Il existe deux types de fichiers camt.053 :

• le camt.053 avec détails,
• le camt.053 sans détails.

Si les fichiers camt.053 que vous transmet votre banque sont avec détails, cela signifie qu’ils présentent une liste détaillée de tous les mouvements, y compris de chaque encaissement QR. Dans ce cas, ces encaissements QR ayant déjà été comptabilisés depuis le fichier de Facturation, Crésus Banking reconnaîtra ces différents encaissements et les exclura de la comptabilisation (ils s’afficheront en gris clair dans la liste des mouvements importés).

En revanche, si les fichiers camt.053 que vous transmet votre banque sont sans détails, cela signifie que les encaissements QR y sont regroupés en un seul mouvement, présentant un montant total pour tous les encaissements QR de la période traitée. Dans ce cas, il vous faut utiliser un compte de passage « Encaissements QR à ventiler« , par exemple le 9909.

Ainsi, les encaissements individuels enregistrés au débit de ce compte de passage depuis Crésus Facturation seront compensés par l’encaissement groupé enregistré au crédit de ce même compte par Crésus Banking.

Cette opération assure la correspondance entre les mouvements bancaires et la comptabilité, même lorsque les relevés de compte (camt.053) ne présentent pas le détail des encaissements QR.

Réglages dans le fichier Facturation

L’utilisation de ce compte de passage doit être paramétrée dans Crésus Facturation :

• • passez en mode complet;
  • utilisez la commande Options > Définitions > Définitions pour BVR;
  • Sélectionnez la définition à modifier (le compte bancaire ou postal associé à l’IBAN QR) et cliquez sur Modifier;
  • Sélectionnez le compte de passage en question dans la liste déroulante de la rubrique Compte :

Réglages dans le fichier Banking

Dans Crésus Banking, ouvrez les Réglages du comptes bancaire > Comptes à imputer > quatrième dialogue.

• Cliquez sur le bouton Exclu de la comptabilisation;
• décochez la case Exclure de la comptabilisation;
• sélectionnez, à la rubrique Encaissements QR identifiés le compte à imputer par défaut pour ce type d’encaissement :