7.5Écritures multiples
Avec la réconciliation bancaire, Crésus Banking permet de traiter et de comptabiliser des écritures multiples (voir, dans le manuel Crésus Comptabilité, le chapitre §3.4.4 Écritures multiples).
7.5.1Transformation manuelle d’un mouvement en écriture multiple Prenant l’exemple de l’écriture suivante (à noter qu’il s’agit là d’un mouvement identifié, mais que le processus décrit fonctionne de la même manière avec un mouvement non identifié) :
Ce mouvement, dont le type « Essence » a été identifié par Crésus Banking, correspond à un achat effectué auprès d’une station service.
Le montant total est de CHF 49.96, mais en réalité, il y a eu que CHF 34.96 d’essence, et CHF 15 d’alimentation.
Pour éviter que seul le compte Essence ou Carburant soit imputer, alors qu’une partie de cet achat concerne l’alimentation, il faut ventiler ces deux montants distincts dans les comptes appropriés.
- Faites un clic droit sur le mouvement, et sélectionnez Transformer en écriture multiple :
Le dialogue suivant s’affiche :
Vous pouvez alors définir les montants à ventiler, leurs libellés comptables (troisième colonne), ainsi que les comptes associés :
L’icône 
, à droite de chaque ligne, vous permet d’éditer chaque écriture individuellement et d’y ajouter des informations spécifiques (par exemple : un code TVA ou analytique).
Une fois les différentes données saisies, cliquez sur Enregistrer. Le mouvement apparaît désormais tel qu’il sera comptabilisé (ici en Vue compacte) :
Enfin, si vous souhaitez annuler cette transformation en écriture multiple et en refaire une écriture normale, faite un clic droit sur le mouvement en question et sélectionnez Transformer en écriture normale.
Prenant l’exemple de l’écriture suivante (à noter qu’il s’agit là d’un mouvement identifié, mais que le processus décrit fonctionne de la même manière avec un mouvement non identifié) :
Ce mouvement, dont le type « Essence » a été identifié par Crésus Banking, correspond à un achat effectué auprès d’une station service.
Le montant total est de CHF 49.96, mais en réalité, il y a eu que CHF 34.96 d’essence, et CHF 15 d’alimentation.
Pour éviter que seul le compte Essence ou Carburant soit imputer, alors qu’une partie de cet achat concerne l’alimentation, il faut ventiler ces deux montants distincts dans les comptes appropriés.
- Faites un clic droit sur le mouvement, et sélectionnez Transformer en écriture multiple :
Le dialogue suivant s’affiche :
Vous pouvez alors définir les montants à ventiler, leurs libellés comptables (troisième colonne), ainsi que les comptes associés :
L’icône , à droite de chaque ligne, vous permet d’éditer chaque écriture individuellement et d’y ajouter des informations spécifiques (par exemple : un code TVA ou analytique).
Une fois les différentes données saisies, cliquez sur Enregistrer. Le mouvement apparaît désormais tel qu’il sera comptabilisé (ici en Vue compacte) :
Enfin, si vous souhaitez annuler cette transformation en écriture multiple et en refaire une écriture normale, faite un clic droit sur le mouvement en question et sélectionnez Transformer en écriture normale.
7.5.2Transformation d'un mouvement en écriture multiple via une chaîne de substitution Dans la plupart des cas, il n’est bien sûr pas possible d’automatiser la transformation d’un mouvement en écriture multiple, puisque la ventilation du montant ainsi que les différents comptes à imputer varient d’un mouvement à l’autre.
Cependant, il existe certaines situations où cette automatisation est possible, comme par exemple dans le mouvement suivant :
Il s’agit d’un encaissement non identifié, lié à un achat que le client a régler par carte de crédit.
La Communication du payeur nous informe qu’une commission de CHF 2.50 a déjà été déduite :
Le montant de CHF 197.00 correspond ici au montant net, celui que l’on a effectivement encaissé.
Cependant, le montant payé par l’acheteur (le montant brut) a été de CHF 197.00 + CHF 2.50 = CHF 199.50, comme indiqué également dans le champ Communication du payeur.
Afin de ventiler correctement ces différents montants, il faut que Crésus Salaires puisse les identifier au sein des Détails du mouvement. Mais ceux-ci étant présentés de manière non structurée, il va falloir créer et insérer une chaîne de substitution associée à ces encaissements par carte de crédit, afin d’automatiser l’imputation de ces montants aux comptes correspondants.
Pour ce faire :
Commencez par créer une règle de réconciliation. Sur le premier dialogue, procédez comme pour n’importe quel cas, tel que nous l’avons vu à la section §7.3.1 Créer une règle de réconciliation :
Dans le dialogue suivant, indiquez que le Type d’écriture est une Écriture multiple :
Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle ligne :
Création de la ligne « Montant net » du mouvement (ici : CHF 197) :
Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- indiquez le Compte débit concerné;
- dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
- dans le champ suivant, sélectionnez Montant du mouvement;
- enfin, dans le champ Modèle pour le libellé comptable autogénéré, saisissez « Montant net » :
- cliquez sur le bouton Créer la ligne.
La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer. Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle ligne :
Création de la ligne « Commission » du mouvement (ici : CHF 2.50) :
Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- indiquez le compte débit concerné pour ce type de frais bancaires (varie en fonction du plan comptable);
- dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
- dans le champ suivant, sélectionnez Définir une nouvelle chaîne de substitution :
- cliquez sur Suivant.
Le dialogue de Création de la chaîne de substitution… s’ouvre.
Créez une chaine de substitution pour les commissions lors d’encaissements par carte de crédit (pour ce faire, référez-vous à la section §7.4.2 Insérer une chaîne de substitution personnelle de ce manuel) :
- cliquez sur Enregistrer.
Une fois cette chaîne de substitution créée, elle devient disponible dans la liste déroulante du dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- sélectionnez cette chaîne, et saisissez « Commission » dans le Modèle pour le libellé comptable autogénéré :
- cliquez sur le bouton Créer la ligne.
La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer. Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle ligne :
Création de la ligne « Montant brut » du mouvement (ici : CHF 199.50) :
Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- indiquez le compte crédit concerné;
- dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
- dans le champ suivant, sélectionnez Définir une nouvelle chaîne de substitution :
- cliquez sur Suivant.
Le dialogue de Création de la chaîne de substitution… s’ouvre.
Créez une chaine de substitution pour les Montant brut lors d’encaissements par carte de crédit :
- cliquez sur Enregistrer.
Une fois cette chaîne de substitution créée, elle devient disponible dans la liste déroulante du dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- sélectionnez cette chaîne, et saisissez « Montant brut » dans le Modèle pour le libellé comptable autogénéré :
- cliquez sur le bouton Créer la ligne.
La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer :
- cliquez sur Enregistrer.
Le mouvement apparaît désormais tel qu’il sera comptabilisé (ici en Vue compacte) :
Dans la plupart des cas, il n’est bien sûr pas possible d’automatiser la transformation d’un mouvement en écriture multiple, puisque la ventilation du montant ainsi que les différents comptes à imputer varient d’un mouvement à l’autre.
Cependant, il existe certaines situations où cette automatisation est possible, comme par exemple dans le mouvement suivant :
Il s’agit d’un encaissement non identifié, lié à un achat que le client a régler par carte de crédit.
La Communication du payeur nous informe qu’une commission de CHF 2.50 a déjà été déduite :
Le montant de CHF 197.00 correspond ici au montant net, celui que l’on a effectivement encaissé.
Cependant, le montant payé par l’acheteur (le montant brut) a été de CHF 197.00 + CHF 2.50 = CHF 199.50, comme indiqué également dans le champ Communication du payeur.
Afin de ventiler correctement ces différents montants, il faut que Crésus Salaires puisse les identifier au sein des Détails du mouvement. Mais ceux-ci étant présentés de manière non structurée, il va falloir créer et insérer une chaîne de substitution associée à ces encaissements par carte de crédit, afin d’automatiser l’imputation de ces montants aux comptes correspondants.
Pour ce faire :
Commencez par créer une règle de réconciliation. Sur le premier dialogue, procédez comme pour n’importe quel cas, tel que nous l’avons vu à la section §7.3.1 Créer une règle de réconciliation :
Dans le dialogue suivant, indiquez que le Type d’écriture est une Écriture multiple :
Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle ligne :
Création de la ligne « Montant net » du mouvement (ici : CHF 197) :
Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- indiquez le Compte débit concerné;
- dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
- dans le champ suivant, sélectionnez Montant du mouvement;
- enfin, dans le champ Modèle pour le libellé comptable autogénéré, saisissez « Montant net » :
- cliquez sur le bouton Créer la ligne.
La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer. Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle ligne :
Création de la ligne « Commission » du mouvement (ici : CHF 2.50) :
Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- indiquez le compte débit concerné pour ce type de frais bancaires (varie en fonction du plan comptable);
- dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
- dans le champ suivant, sélectionnez Définir une nouvelle chaîne de substitution :
- cliquez sur Suivant.
Le dialogue de Création de la chaîne de substitution… s’ouvre.
Créez une chaine de substitution pour les commissions lors d’encaissements par carte de crédit (pour ce faire, référez-vous à la section §7.4.2 Insérer une chaîne de substitution personnelle de ce manuel) :
- cliquez sur Enregistrer.
Une fois cette chaîne de substitution créée, elle devient disponible dans la liste déroulante du dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- sélectionnez cette chaîne, et saisissez « Commission » dans le Modèle pour le libellé comptable autogénéré :
- cliquez sur le bouton Créer la ligne.
La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer. Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle ligne :
Création de la ligne « Montant brut » du mouvement (ici : CHF 199.50) :
Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- indiquez le compte crédit concerné;
- dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
- dans le champ suivant, sélectionnez Définir une nouvelle chaîne de substitution :
- cliquez sur Suivant.
Le dialogue de Création de la chaîne de substitution… s’ouvre.
Créez une chaine de substitution pour les Montant brut lors d’encaissements par carte de crédit :
- cliquez sur Enregistrer.
Une fois cette chaîne de substitution créée, elle devient disponible dans la liste déroulante du dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :
- sélectionnez cette chaîne, et saisissez « Montant brut » dans le Modèle pour le libellé comptable autogénéré :
- cliquez sur le bouton Créer la ligne.
La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer :
- cliquez sur Enregistrer.
Le mouvement apparaît désormais tel qu’il sera comptabilisé (ici en Vue compacte) :