Crésus Banking

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  1. 0 - Table des matières
  2. 1 - Introduction
  3. 2 - Ouvrir et utiliser l'interface de Crésus Banking
  4. 3 - Ajouter un compte bancaire
    1. 3.1 - Les réglages du compte bancaire
      1. 3.1.1 - Chemins et liens
      2. 3.1.2 - Comptes à imputer
      3. 3.1.3 - Transfert de fichiers
      4. 3.1.4 - Fichiers de paiement
    2. 3.2 - Ajouter un adhérent BVR
    3. 3.3 - Ajouter un canal de communication
      1. 3.3.1 - Canal de communication EBICS
      2. 3.3.2 - Canal de communication par l’API PostFinance
      3. 3.3.3 - Utiliser un canal de communication
  5. 4 - Traiter les paiements avec Crésus Banking
    1. 4.1 - Migrer les informations de paiement de Crésus Facturation dans Crésus Banking
    2. 4.2 - Créer un ordre de paiement en bref
    3. 4.3 - Mise en oeuvre des paiements bancaires pas-à-pas
    4. 4.4 - Utiliser Crésus Banking pour les paiements
      1. 4.4.1 - Création d’un nouveau paiement
      2. 4.4.5 - Annulation d’un ordre de paiement
  6. 5 - Traiter les encaissement BVR
    1. 5.1 - Remettre un encaissement BVR en traitement
    2. 5.2 - Traiter un encaissement lorsque le BVR n’a pas été utilisé pour le paiement
  7. 6 - La réconciliation bancaire
    1. 6.1 - Utilisation de la réconciliation bancaire en bref
      1. 6.1.1 - Activer la réconciliation bancaire
      2. 6.1.2 - Les réglages pour la réconciliation bancaire
    2. 6.2 - Traiter la réconciliation bancaire
      1. 6.2.1 - Editer un mouvement
      2. 6.2.2 - Supprimer un mouvement
      3. 6.2.3 - Comptabiliser les mouvements
      4. 6.2.4 - Remettre un mouvement en attente
      5. 6.2.5 - Décomptabiliser / recomptabiliser les mouvements
    3. 6.3 - Mise en oeuvre de la réconciliation bancaire pas-à-pas
    4. 6.4 - Règles pour la réconciliation bancaire
    5. 6.5 - Chaînes de substitution
      1. 6.5.1 - Chaînes de substitution prédéfinies
      2. 6.5.2 - Chaînes de substitution personnelles
    6. 6.6 - Ecritures multiples
      1. 6.6.1 - Transformation manuelle d'un mouvement en écriture multiple
      2. 6.6.2 - Ecritures multiples et règles pour la réconciliation

1Introduction

Dans le cadre du trafic des paiements opéré selon la norme ISO 20022, les ordres de paiement – anciennement appelés DTA ou OPAE – sont traités dans des fichiers pain (acronyme de payment initiation). On distingue deux groupes de fichiers pain :

  • pain.001 pour les ordres de paiement transmis à la banque
  • pain.002 pour les rapports et statuts d’erreur

Par ailleurs, les banques fournissent des fichiers camt (destinés au cash management) qui détaillent les mouvements financiers liés à un compte bancaire. On distingue divers types de fichiers camt :

  • camt.052 pour les relevés en cours de journée (en général réservés aux grandes entreprises)
  • camt.053 pour les mouvements sur un compte (avec ou sans détails)
  • camt.054 sous diverses formes pour des informations diverses tels que : détail des mouvements de compte, détail des encaissements BVR, confirmations d’exécution d’ordres de paiement électroniques, de débit direct, etc.

Crésus Banking est utilisé pour

  • émettre les fichiers pain.001 avec les ordres de paiement générés par Crésus Facturation
  • traiter les informations renvoyées par la banque dans les fichiers pain.002
  • traiter les encaissements fournis dans les fichiers camt.054
  • enregistrer les mouvements communiqués dans les fichiers camt.053
  • générer les écritures comptables de ces mouvements

Il sert à gérer dans une interface commune :

  • Les paiements des factures reçues enregistrées dans Crésus Facturation.
    • Les paiements préparés dans Crésus Facturation sont transmis à Crésus Banking. Crésus Banking génère l’ordre de paiement correspondant et le transmet à la banque.
      Crésus Banking
      obtient de la banque des informations concernant les ordres de paiement et les envoie à Crésus Facturation. C’est donc la facturation qui génère les écritures correspondantes pour Crésus Comptabilité.
  • Les encaissements BVR des factures émises par Crésus Facturation.
    • Les encaissements BVR sont remis à Crésus Facturation où ils sont imputés aux factures émises concernées, et c’est la facturation qui génère les écritures correspondantes pour Crésus Comptabilité.
  • Les mouvements enregistrés sur le compte tels que les encaissements IBAN, le paiement des salaires (souvent généré par Crésus Salaires), les paiements saisis sur le compte, les opérations effectuées au bancomat, les paiements par carte bancaire, le prélèvement de frais de gestion.
    • Crésus Banking analyse les mouvements et les classe. Il offre un outil d’édition des mouvements et génère sur cette base des écritures pour Crésus Comptabilité.

L’utilisation de Crésus Banking pour la réconciliation bancaire nécessite d’avoir défini un mandat Crésus Synchro.
Consultez le manuel Crésus Synchro pour les détails.

Pour traiter les mouvements de compte, demandez à votre banque une livraison quotidienne au format camt.053 avec le détail des encaissements et avec l’image du titre. Consultez cet article si vous êtes client de PostFinance.

2Ouvrir et utiliser l'interface de Crésus Banking

Crésus Banking s’ouvre depuis Crésus Facturation :

  • Ouvrez le module Crésus Facturation
  • Utilisez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking ou cliquez sur l’icône

Le nom du fichier de facturation qui a servi au lancement de Crésus Banking est affiché au sommet de la fenêtre :

L’interface

L’écran d’accueil distingue les trois vues Ordres de paiement, Encaissements BVR et Réconciliation bancaire. Pour changer de vue, cliquez sur les éléments dans la colonne de gauche ou dans les panneaux.

Dans les vues

Dans les différentes vues, double-cliquez sur un élément ou cliquez sur le crayon pour afficher le détail ou pour accéder à l’édition.

Dans les vues qui affichent des listes d’éléments, vous pouvez choisir le nombre d’objets à afficher par page :

Les opérations en masse s’appliquent à tous les objets de la page et pas seulement à ceux qui sont visibles dans la portion de page affichée.

Le cas échéant, vous pouvez limiter les objets affichés à un compte bancaire :

Ou par devise :

Utilisez la série de filtres disponibles sur le haut des vues pour ne voir que les éléments qui correspondent aux critères que vous aurez saisis :

Pour revenir à l’écran d’accueil, cliquez sur le logo Crésus Banking :

Navigation

Pour naviguer, utilisez les entêtes des pages : en cliquant sur un des termes du chemin, vous accédez à la page en question (dans cet exemple, la page Comptes à imputer (1)):

Utilisez les boutons < Retour et Suivant > pour naviguer de la vue dans laquelle vous vous trouvez à la précédente ou à la suivante comme dans un explorateur Internet.

Mode simplifié et mode complet

Tout comme Crésus Facturation, Crésus Banking vous propose deux modes de travail.

En mode simplifié, vous accédez à toutes les opérations du fonctionnement de base.

En mode complet, vous accédez aux fonctions plus avancées, telles que la suppression des mouvements.

Zoom

Utilisez le zoom pour agrandir ou diminuer la taille de l’affichage des caractères au moyen de la combinaison Ctrl + roulette de la souris.

Le facteur de zoom est affiché dans la barre de titre.

Réglages

Cliquez sur ce bouton pour afficher les paramètres généraux.

Dans l’onglet Généraux, vous pouvez changer la langue de votre environnement. Vous y trouvez également des informations concernant l’emplacement du fichier Crésus Facturation lié ainsi que votre abonnement Crésus.

Le dialogue affiche le nom et l’emplacement du fichier de facturation actuellement traité dans Crésus Banking.

Si vous utilisez Crésus Banking pour la réconciliation bancaire, vous avez besoin d’un abonnement Crésus : l’état de votre abonnement et sa date d’expiration sont affichés ici.

L’onglet Réconciliation bancaire affiche la date de mise en service. En cas de nécessité, cette date peut être modifiée en mode complet.

L’onglet Canaux de communication affiche le résumé des canaux définis pour les transmissions de fichiers automatiques des comptes bancaires.

Fermer un dialogue

Cliquez sur la croix pour fermer le dialogue ouvert.

Lors de la saisie

Les champs précédés d’un astérisque doivent obligatoirement être remplis.

Le contenu de certains champs est vérifié : un message d’erreur s’affiche le cas échéant.

Si vous passez avec votre souris au-dessus d’une pastille, vous faites apparaître de l’information concernant le champ en question.

Plusieurs champs proposent une liste déroulante.

Utilisez l’ascenseur ou les flèches haut/bas pour vous déplacer dans la liste ou tapez une partie du texte cherché.

Pour le valider, double-cliquez sur l’objet sélectionné ou appuyez sur la touche Tab.

Certains champs proposent des options : cliquez sur l’icône en regard du champ

Cliquez sur l’icône en regard du champ pour fermer les options.

Modifier un élément

Pour entrer dans l’édition d’un objet existant, double-cliquez sur l’objet ou cliquez sur le crayon.

Avertissements

Lorsqu’un ou plusieurs champs contiennent des erreurs ou des lacunes, Crésus Banking affiche un panneau d’avertissement jaune.

Double-cliquez sur le panneau ou sur la ligne concernée.

Les éléments à corriger sont mis en évidence dans le dialogue correspondant.

Quitter Crésus Banking

Pour quitter Crésus Banking, cliquez sur Quitter dans la barre de titre ou cliquez sur la croix de la fenêtre.

Vous fermez alors l’interface de Crésus Banking, mais le logiciel Crésus Banking continue à fonctionner en arrière-plan.

Pour arrêter complètement Crésus Banking, vous devez quitter le logiciel Crésus Facturation.

3Ajouter un compte bancaire

Vous pouvez utiliser le traitement des ordres de paiement, des encaissements BVR et la réconciliation bancaire pour un ou plusieurs comptes bancaires liés à votre facturation.

Ajouter un compte bancaire

Pour saisir les données relatives au compte, vous avez besoin d’une connexion internet.

  • Cliquez sur le en regard de Comptes bancaires.

  • Complétez les informations de base :

  • Titre : nom sous lequel le compte sera identifié dans les dialogues
  • Description : texte complémentaire facultatif
  • IBAN : n° IBAN de votre compte
  • Devise : code ISO de la monnaie du compte, p. ex CHF, GBP, SEK

Cliquez sur Suivant pour saisir les coordonnées du titulaire du compte.

Il est important que vous saisissiez ces données telles qu’elles sont enregistrées auprès de la banque.

  • Cliquez sur Enregistrer

Une banque de données est interrogée pour renseigner l’établissement bancaire auquel le compte est associé. Si l’établissement n’est pas trouvé, vous pouvez compléter les champs manuellement.

Cliquez sur Enregistrer, le compte bancaire est désormais disponible.

Il faut encore définir le (ou les) adhérent(s) BVR associé(s) à ce compte (§3.2 Ajouter un adhérent BVR), spécifier les canaux de communication (§3.3 Ajouter un canal de communication), saisir les données relatives aux ordres de paiement (§3.1 Les réglages du compte bancaire), activer la réconciliation bancaire (§6.1.1 Activer la réconciliation bancaire) et procéder aux réglages du compte.

3.1Les réglages du compte bancaire

Les réglages du compte bancaire permettent de paramétrer :

  • les informations du titulaire du compte,
  • les différents chemins utilisés pour la gestion des fichiers,
  • les comptes comptables à imputer selon les opérations,
  • le cas échéant les préférences d’utilisation du canal de transmission,
  • les paramètres des ordres de paiements transmis à l’institut financier.

Pour accéder au aux réglages des comptes bancaires, sur la page d’accueil de Crésus Banking, choisissez le compte bancaire souhaité.

Puis cliquez sur Réglages du compte bancaire.

Informations de base et titulaire du compte

Cette section vous permet de modifier les informations de base du compte bancaire comme le nom ou la description ou même les informations liées au titulaire du compte.

3.1.1Chemins et liens

En cliquant sur la ligne Chemins et liens, Si vous n’avez pas encore configuré Crésus Banking, une fenêtre similaire à celle ci-dessous apparaît :

Dans les échanges de fichiers avec la Banque, on peut avoir :

  • Des fichiers pdf (relevés bancaires)
  • Les ordres de paiements (pain.001)
  • Les encaissements BVR (camt.054)
  • Les relevés bancaires électroniques (camt.053)

Cet écran permet de définir dans quel dossier vont être sauvegardés ces fichiers. Si vous gérez plusieurs mandats de facturation, nous vous conseillons de créer des dossiers avec le nom du mandat concerné.

Pour les paiements, peut-être avez-vous un dossier DTA ou OPAE de définit. Le champ Dossier pour les fichiers de paiements générés doit contenir le chemin vers le dossier où Crésus déposera les fichiers générés. C’est là que vous les trouverez lorsque vous vous connectez au site de votre prestataire pour envoyer les ordres de paiement. Utilisez si nécessaire le bouton Parcourir pour naviguer jusqu’à l’emplacement voulu.

Nous vous recommandons de créer les trois sous dossiers à l’emplacement où vous avez votre mandat de facturation suivants :

Si vous avez déjà utilisé Crésus Facturation pour vos paiements ou vos encaissements, vous disposez déjà de dossiers où vous déposez vos fichiers de paiements (pain.001) ou d’encaissement BVR (camt.053). Le plus simple est alors de mettre dans les champs de l’écran ci-dessus les chemins de ces dossiers.

L’Adresse Internet du portail bancaires (url) est l’adresse internet qui vous permet d’accéder à votre login bancaire.

 

 

 

3.1.2Comptes à imputer

Crésus Banking permet de générer des écritures comptables. Les comptes impactés sont ceux de l’exercice comptable associé. Le plan comptable pouvant changer d’une année à l’autre, les comptes à imputer sont donc liés à un exercice comptable donné.

Les comptes proposés dans les listes déroulantes sont ceux du plan comptable de la comptabilité du mandat. Si vous modifiez le plan comptable, il faut enregistrer le fichier Crésus Comptabilité avant que les modifications soient disponibles dans Crésus Banking.

Ces comptes seront utilisés lors des propositions automatiques. Ils peuvent être différents d’une période comptable à l’autre, mais seront reconduits automatiquement lors du changement d’exercice.

  • Compte banque : compte de liquidité au bilan lié au compte bancaire. Tous les mouvements seront imputés à ce compte, qui ne pourra pas être modifié.
    Habituellement le compte 1010 Postfinance ou 1020 Banque.

Lorsque la réconciliation bancaire n’est pas activée, le seul compte qui doit être défini est le compte banque.

Lorsque la réconciliation bancaire est activée, il faut alors paramétrer les autres comptes à imputer.

Les comptes ci-dessous pourront être modifiés lors de l’édition des mouvements.

  • Compte caisse : compte pour les retraits au bancomat.
    Habituellement le compte 1000 Caisse.
  • Encaissements à ventiler : compte de passage pour les encaissements non identifiés. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
    Habituellement le compte 9907 Encaissements à ventiler.
  • Paiements à ventiler : compte de passage pour les paiements non identifiés. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
    Habituellement le compte 9908 Paiements à ventiler.
  • Paiements en attente : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement préparés par Crésus Facturation ou saisis en ligne dans le portail e-banking.
    Habituellement le compte 2003 Ordres de paiement en attente.
  • Salaires à payer : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement des salaires.
    Habituellement le compte 2002 Salaires à payer ou Dettes résultant de charges de personnel.
    Ce compte est celui associé à la rubrique @Brut:Montant à verser dans Crésus Salaires.
  • Frais bancaires : compte de charges pour les frais de gestion du compte bancaire.
    Habituellement le compte 6940 Frais bancaires.
  • Intérêts positifs : compte de charges négatif pour l’encaissement des intérêts du compte bancaire.
    Habituellement le compte 6950 Produits financiers de la trésorerie et des titres.
  • Intérêts négatifs : compte de charges pour le paiement des intérêts du compte bancaire.
    Habituellement le compte 6900 Charges d’intérêts pour engagements rémunérés.

Si vous avez plusieurs comptes bancaires à traiter, nous vous proposons de créer des comptes dont la racine du numéro est comme ci-dessus, avec une extension .01 pour le 1er compte bancaire, .02 pour le deuxième, etc…
Par exemple :
2003.01 Ordres de paiement en attente (Postfinance)
2003.02 Ordres de paiement en attente (Banque)
9907.01 Encaissements à ventiler (Postfinance)
9907.02 Encaissements à ventiler (Banque)

Réglages avancés

Pour chaque compte, plusieurs éléments de détail peuvent être définis.

Cliquez sur l’icône en regard du type concerné

Code TVA

La liste déroulante propose tous les codes TVA actifs de la comptabilité du mandat.

Le code TVA par défaut lié au compte dans le plan comptable de Crésus Comptabilité est repris automatiquement par Crésus Banking.

Pour forcer le mécanisme à proposer un autre code TVA lors de la reconnaissance des mouvements, sélectionnez le code désiré dans la liste. Le taux par défaut peut aussi être sélectionné.

Ce code TVA pourra être modifié lors de l’édition des mouvements.

Code analytique

La liste déroulante propose tous les codes analytiques de la comptabilité du mandat.

Le code analytique par défaut lié au compte dans le plan comptable de Crésus Comptabilité est repris automatiquement par Crésus Banking.

Pour forcer le mécanisme à proposer un autre code analytique lors de la reconnaissance des mouvements, sélectionnez le code dans la liste.

Ce code analytique pourra être modifié lors de l’édition des mouvements.

Exclure de la comptabilisation

Dans certains cas, il est préférable que Crésus Banking ne génère pas d’écriture comptable pour un mouvement traité. Pour que le mode par défaut ignore l’écriture, activez l’option Exclure de la comptabilisation :

Libellé comptable

Les mouvements enregistrés dans le fichier camt.053 sont fournis avec le commentaire saisi par le payeur et l’indication fournie par la banque.

Pour chaque type de paiement, Crésus Banking propose un libellé automatique standard.

Vous pouvez composer votre propre libellé automatique en y incluant des éléments comme le nom du payeur, la date de l’écriture ou la date valeur :

  • Saisissez le texte qui doit être proposé automatiquement. Vous pouvez utiliser les chaînes de substitution pour ajouter des informations complémentaires dans le libellé.
    Dans cet exemple, on inclut la date de l’écriture dans le texte :

3.1.3Transfert de fichiers

Si un canal de communication (API ou EBICS) a été défini, vous pouvez définir comment transférer les divers types de fichiers.

Le moyen de transfert des fichiers peut être défini séparément pour :

  • La transmission des ordres de paiement : fichiers pain.001.
  • La réception des statuts des paiements : fichiers pain.002.
  • La réception des encaissements : encaissements BVR camt.054.
  • La réception des extraits de compte : camt.053.

Par défaut, le transfert de fichiers est sur Non défini et donc importe ou exporte les fichiers depuis l’ordinateur où se trouve Crésus.

Si une API ou EBIC ont été configurés comme canaux de communication, il faut alors indiquer à quels transferts de fichier on souhaite utiliser ledit canal de communication. En règle générale, on définira ce canal pour tous les échanges de fichiers.

3.1.4Fichiers de paiement

Des réglages spécifiques des fichiers de paiements peuvent parfois s’avérer nécessaire. Les options de génération des fichiers de paiement sont :

Batch booking – permet de définir si on souhaite un avis de la banque pour chaque paiement ou un avis groupé

  • Non : pas de regroupement, un avis distinct pour chaque paiement
  • Oui : les paiements sont regroupés dans un seul avis

Détails de l’avis – permet de définir le contenu attendu de l’avis:

  • Individuel : avis individuels
  • Groupé avec détails : les détails sont livrés séparément
  • Groupé sans détails : les détails ne sont pas livrés
  • Pas de détails : aucun avis n’est livré (non recommandé)

Variante norme ISO 20022 – les banques n’ont pas toutes la même interprétation de la norme ISO

  • Suisse : Pour toutes les banques suisses et la plupart des banques européennes
  • Européenne : pour certaines banques il est nécessaire d’utiliser un standard particulier.

Frais supportés par – permet de définir, lorsqu’il y a des frais associés à un paiement, qui les supporte :

  • En fonction du paiement (automatique) : Crésus
  • Débiteur / bénéficiaire : pour faire supporter au débiteur ou au bénéficiaire l’entier des frais
  • Partagés : pour les partager entre le débiteur et le bénéficiaire
  • SEPA : lors de paiements en EUR en zone EUR ceux-ci n’engendrent (en principe) pas de frais.

Il est donc recommandé de passer un ordre en EUR et non en CHF pour éviter des frais tant pour l’émetteur du paiement que pour le bénéficiaire.

3.2Ajouter un adhérent BVR

La définition de l’adhérent BVR associé au compte bancaire permet à Crésus Banking de déterminer le compte sur lequel l’encaissement est arrivé, et de déterminer si le type d’encaissement est identifié ou non.

Il peut y avoir plusieurs adhérents associés au même compte bancaire.

  • Cliquez sur le en regard de la ligne Adhérents BVR

Informations de base de l’adhérent

  • Titre : nom sous lequel l’adhérent sera identifié dans les dialogues.
  • Description : texte complémentaire facultatif.
  • Adhérent BVR : numéro d’adhérent qui vous a été communiqué par la banque.
  • QR-Iban : il est possible que la banque ne fournisse pas de numéro d’adhérent, mais uniquement un numéro QR-Iban (dès juillet 2020). Il faut alors cliquer sur adhérent fictif. Ce numéro fictif doit également être saisi dans Crésus Facturation dans le Système d’encaissement BVR (Réglages généraux > BVR/QR > Régler les définitions BVR/QR > Numéro d’adhérent). Il en est de même de la partie fixe du numéro de référence.
Titulaire du compte
  • Les données sont proposées telles qu’elles ont été introduites pour le titulaire du compte bancaire, mais il est possible que les données du titulaire du contrat BVR ne soient pas identiques à celles du titulaire du compte bancaire.
  • Cliquez sur Suivant
Format du numéro de référence

  • Longueur : 27 ou 16
    Les banques utilisent des numéros à 27 positions.
    Postfinance peut utiliser des numéros à 16 positions.
    Ce réglage doit impérativement correspondre au réglage fait dans votre fichier Crésus Facturation, sous Options > Définitions > Réglages BVR
  • Partie fixe du numéro de référence : numéro à 6 chiffres qui vous a été attribué par la banque (uniquement si le n° de référence comporte 27 positions).
  • Format spécial (uniquement si la longueur de la référence est de 27) : Habituellement, on utilise les réglages standards tels qu’ils sont proposés. Mais il est possible de modifier la structure du numéro de référence. Référez-vous impérativement à la structure définie dans votre fichier Crésus Facturation, sous Options > Définitions > Réglages BVR.
  • Cliquez sur Enregistrer

L’adhérent figure dans la liste associée au compte bancaire.

Réglages de l’adhérent

Votre banque vous fournit des fichiers camt.054 avec le détail périodique des encaissements BVR. Ceux-ci sont traités directement par Crésus Facturation et imputés au compte banque de votre comptabilité selon le réglage dans la facturation.

Si votre banque vous fournit des relevés de compte camt.053 avec le détail des encaissements BVR, ceux-ci peuvent être ignorés par la réconciliation bancaire. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de procéder aux réglages ci-dessous : par défaut, Crésus Banking exclut la comptabilisation des BVR lors de la réconciliation bancaire.

Si les relevés de compte camt.053 fournissent des mouvements BVR groupés – soit un montant total pour tous les BVR par jour – nous vous recommandons de comptabiliser ces encaissements dans un compte de passage qui permettra de vérifier que le montant total est bien justifié par les montants détaillés. Dans ce cas, il faut faire les réglages décrits ci-dessous et en particulier désactiver le mode Exclure de la comptabilisation.

  • Si le détail du compte bancaire n’est pas affiché, dans l’écran d’accueil de Crésus Banking, double-cliquez le compte bancaire concerné.
  • Cliquez sur l’icône réglages de l’adhérent

  • Cliquez sur la ligne pour passer dans l’édition des Comptes à imputer.

  • Préfixe : doit correspondre au préfixe défini dans votre facturation. Par défaut, le préfixe de factures émises est D
  • Plan comptable : s’il y a plusieurs périodes comptables dans le mandat, vous pourrez modifier les définitions en fonction de la période sélectionnée
  • Encaissements BVR identifiés : sélectionnez le compte de passage adéquat de votre plan comptable
  • Désactivez le mode Exclure de la comptabilisation

  • Si vous n’avez pas accès à cette option, cliquez sur l’icône pour étendre les réglages :

  • Cliquez sur Enregistrer.

 

Modifier l’adhérent

Vous pouvez à tout moment modifier les données et réglages de l’adhérent ou supprimer la définition.

  • Dans l’écran d’accueil de Crésus Banking, double-cliquez le compte bancaire concerné
  • Cliquez sur l’icône en regard de l’adhérent à modifier :

3.3Ajouter un canal de communication

Les échanges de fichiers entre Crésus Banking et un portail bancaire portent sur 4 types de fichiers :

  • Les fichiers de paiements (pain.001 et leurs confirmations pain.002)
  • Les fichiers d’encaissements BVR QR (camt.054)
  • Les fichiers de relevés bancaires électroniques (camt.053)
  • Les fichiers pdf que peut produire la banque.

L’utilisateur Crésus doit aller chercher sur son e-banking les fichiers à télécharger au bon endroit et doit téléverser sur son e-banking les fichiers de paiement de Crésus. Cela peut induire des manipulations fastidieuses pour l’utilisateur.

La place financière suisse cherche à simplifier cela. Depuis le début des années 2000, pour les grands comptes et au nivaux international, la norme EBICS a vu le jour. Certaines banques ont développé d’autres canaux, notamment via des API. Ainsi, les clients bancaires peuvent solliciter auprès de nombreuses banques, un accès EBICS et pour quelques banques nous avons développé une API (tableau des canaux de communication disponibles entre Crésus Banking et les instituts financiers)

En mettant en place un tel canal de communication, l’utilisateur doit certes toujours s’identifier pour accéder à ses données bancaires, mais laisse au système de soin d’aller chercher ou déposer les fichiers nécessaires. Ce mode de faire simplifie le travail de l’utilisateur.

3.3.1Canal de communication EBICS

Les banques donnent souvent leur propre nom à leur canal de communication EBICS (UBS Keyport, CS Direct link, BCGE Business link, ZKB Datalink, Raiffeisen e-connect, …).

Il faut contacter son conseiller bancaire pour obtenir le contrat EBICS, contrat qu’il faut signer et retourner à sa banque. Par retour du courrier, la banque transmet des données d’accès EBICS, en particulier :

  • ID client ou numéro de contrat
  • ID utilisateur ou User ID

Une fois ce document reçu, vous pouvez commencer à paramétrer le canal de communication en cliquant sur EBICS.

Vous pouvez alors saisir les ID transmis par la banque

Puis saisir les informations du titulaire du compte.

Puis indiquer un mot de passe si possible complexe.

Faites attention à ne pas le perdre, auquel cas il faudra recommencer la procédure à nouveau.

Puis cliquez sur Envoyer demande à la banque pour de fait produire trois pages qui contiennent les éléments de chiffrement des échanges entre Crésus Banking et votre compte bancaire.

Ces trois lettres doivent être signées et renvoyées à votre banque. Votre banque va saisir ces informations dans son système bancaire. C’est n’est qu’au terme de ce processus que vous pourrez utiliser ce canal de communication.

A l’issue du processus de mise en route d’EBICS, il faut en sauvegarder la configuration en allant sur ses réglages

Et en cliquant sur l’icone d’export.

Notez qu’en sauvegardant votre mandat Crésus Facturation, vous pouvez sauvegarder également vos données Crésus Banking, y compris la configuration de votre accès EBICS.

Une fois le canal de communication (EBICS) défini, vous pouvez choisir comment transférer les divers types de fichiers selon la procédure décrite sous §3.1.3 Transfert de fichiers.

3.3.2Canal de communication par l’API PostFinance

PostFinance met à la disposition de sa clientèle divers raccordements permettant de se connecter aisément avec Crésus à leur solutions de trafic des paiements. Pour configurer l’API, (dénommée File Delivery Services (FDS) par PostFinance), cliquez, dans Crésus Banking, sur l’icône E-Finance.

Il faut alors saisir le N° e-finance et l’ID utilisateur usuel pour vos accès à votre e-finance et indiquer si vous utilisez le lecteur de carte, la solution Mobile ID ou la PostFinance App pour vous identifier.

Une fois le canal de communication (API) défini, vous pouvez choisir comment transférer les divers types de fichiers selon la procédure décrite sous §3.1.3 Transfert de fichiers.

3.3.3Utiliser un canal de communication

Pour importer les fichiers d’encaissements BVR ou les relevés bancaires électroniques, il suffit de cliquer sur Importer

Si on a plusieurs compte bancaires, Crésus Banking va demander les accès à la suite. Pour le premier compte, ici EBICS, on va saisir son mot de passe.

Pour le compte PostFinance, le mot de passe est également requis.

Si on a défini l’usage du Mobile ID, la confirmation sur le smartphone est alors demandée.

Les fichiers sont alors reçus par Crésus Banking.

4Traiter les paiements avec Crésus Banking

Le paiement des factures fournisseurs se fait (dès la version 13 de Crésus Facturation) à partir de Crésus Banking. Cela induit quelques changements de pratique et permet de suivre encore mieux la norme ISO 20022.

4.1Migrer les informations de paiement de Crésus Facturation dans Crésus Banking

Lorsque vous ouvrez un fichier de facturation existant avec une version 13 ou plus récente de Crésus Facturation, il vous signale que des adaptations ont dû être apportées pour satisfaire à la norme ISO 20022 et en particulier au standard de paiement suisse (SPS).

Vous êtes ensuite dirigés vers la page de notre site décrivant ces standards.

Si vous avez déjà paramétré les paiements électroniques dans Crésus Facturation, vous êtes amené à reporter les données dans Crésus Banking.

Un bandeau rouge apparaîtra en dessous de la barre d’outils pour vous indiquer quel compte il vous reste à intégrer dans Crésus Banking.

Vous êtes ainsi invité à Configurer Crésus Banking en cliquant sur le lien.

S’ouvre alors la fenêtre :

Vous permettant de reprendre la définition du compte que vous aviez déjà configuré dans Crésus Facturation. En cliquant sur Oui, puis sur Importer,

vous pouvez importer dans Crésus Banking les informations disponibles dans Crésus Facturation.

Vous pouvez compléter les informations de base du compte bancaire.

Puis, pour répondre aux exigences de la norme ISO 20022, vous saisissez les coordonnées du titulaire du compte :

Une fois ces données saisies, Crésus Banking vous confirme la création du compte :

Cliquez sur Terminer et l’écran ci-dessous apparaît. Cet écran vous présente le numéro du compte, la monnaie du compte et le titulaire du compte ainsi que l’adresse de la banque.

Le symbole vous signale qu’il vous reste des réglages du compte bancaire à effectuer.

Cliquez sur la ligne Réglages du compte bancaire et la fenêtre ci-dessous apparaît : elle indique que les Chemins et liens sont incomplets.

Cliquez sur la ligne Chemins et liens et une fenêtre similaire à celle ci-dessous apparaît :

Dans cet exemple, nuovo est le nom du mandat Crésus. C’est le nom de votre mandat Crésus Facturation qui apparaîtra ici par défaut.

Les explications sur ces Chemins et liens se trouvent ici : §3.1.1 Chemins et liens

Vous devez procéder à ces mêmes réglages pour tous vos comptes bancaires.

Si vous souhaitez supprimer un ancien compte de paiement, accédez aux réglages de Crésus Facturation (Alt+8), puis passez dans l’onglet Paiements électroniques et utilisez le bouton Supprimer une définition DTA inutilisée.

Finalement, si vous avez défini plusieurs comptes bancaires, déterminez votre compte de paiement par défaut, c’est-à-dire celui que vous utilisez le plus souvent pour vos paiements.

Crésus Facturation vous le demande dans le bandeau jaune.

Cliquez sur Configurer le compte par défaut pour sélectionner votre compte par défaut :

Pour mémoire, vous pouvez définir dans Crésus Facturation un compte de paiement par défaut pour chaque créancier.

Les paiements en attente (anciennement préparés pour DTA/OPAE) sont ensuite annulés et vous devrez les remettre en attente. Pour les retrouver facilement, les factures concernées sont extraites dans la liste de gauche et une liste est exportée dans le dossier à côté de votre fichier de facturation au format PDF.

Vous ne pourrez effectuer aucun paiement ni scan avec Crésus Pay tant que toutes les définitions DTA auront été traitées et que le compte de paiement par défaut n’est pas défini.

4.2Créer un ordre de paiement en bref

Dans Crésus Facturation
  • Saisissez un nouveau paiement ou complétez l’onglet Paiements d’une facture reçue
  • Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter à la liste des paiements, le paiement préparé est automatiquement transmis à Crésus Banking
Dans Crésus Banking
  • Affichez les Paiements en attente

  • Vérifiez les paiements et apportez-y les modifications nécessaires, par exemple modifier la Date d’exécution ou le Compte bancaire.
  • Sélectionnez les paiements à inclure dans l’ordre de paiement
  • Cliquez sur le bouton  Transmettre
  • Vous avez alors un résumé des paiements qui se trouveront dans cet ordre

  • Cliquez sur le bouton Enregistrer le fichier pour générer l’ordre de paiement au format xml (pain.001)
  • Le statut des paiements de l’ordre change et passe à Exécuté
  • Vous devez alors transmettre le fichier d’ordre de paiement à votre institut financier
  • Dans Crésus Facturation un bandeau bleu apparaît pour demander de mettre à jour les données les paiements
  • Les statuts des paiements concernés sont automatiquement mis à jour

Pour transmettre automatiquement vos ordres de paiement à votre institut financier et récupérer les statuts de paiements transmis, ajoutez un canal de transmission dans les réglages de votre compte IBAN §3.3 Ajouter un canal de communication.

4.3Mise en oeuvre des paiements bancaires pas-à-pas

Si vous avez déjà généré des ordres de paiement depuis votre facturation avant la migration à la version 13, Crésus Facturation affiche des avertissements concernant la nécessité d’enregistrer les comptes de paiement dans Crésus Banking. Consultez le §4.1 Migrer les informations de paiement de Crésus Facturation dans Crésus Banking.

Si vous n’avez jamais émis d’ordres de paiement, suivez les indications ci-dessous :

  • Cliquez sur l’icône ou utilisez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking
  • Ajoutez un compte bancaire et paramétrez-le comme décrit au §3 Ajouter un compte bancaire.
    Les paiements peuvent être exécutés depuis plusieurs comptes bancaires. Chaque compte doit être ajouté et configuré individuellement.

  • Chemins et liens : emplacements dans vote arborescence pour les fichiers téléchargés et transmis
  • Comptes à imputer : définition comptable pour les écritures des mouvements traités
  • Fichiers de paiement : type d’avis et de relevés

4.4Utiliser Crésus Banking pour les paiements

Création d’un nouveau paiement

La création d’un nouveau paiement ne change pas. Elle s’effectue comme d’habitude dans Crésus Facturation. Que la facture comporte un BVR ou une section de paiement avec code QR, privilégiez l’utilisation de l’application Crésus Pay. Dans les autres cas, sélectionnez Créer un nouveau paiement, saisissez le montant, la date de la facture et la date prévue pour le paiement :

Une fois ces éléments saisis, on peut l’Ajouter à la liste des paiements

Le bas de cet écran montre le statut du paiement.

Dans l’exemple ci-dessous, l’ordre de paiement n’a pas encore été transmis à la banque. Son statut est identifié par le texte Paiement en attente (PostFinance) qui contient le nom de la banque qui sera utilisée pour exécuter le paiement.

Crésus Facturation présume que le paiement sera exécuté. Il indique le solde présumé dû sur la facture après ce paiement. Techniquement, à ce stade du processus, le solde de la facture est cependant toujours dû (le créancier n’a pas encore été payé).

L’ordre de paiement transmis à Crésus Banking est identifié dans Crésus Facturation pour l’état F>BA dans la liste de gauche.

 

Pour un paiement, les statuts possibles sont les suivants :

B : paiement envoyé à Crésus Banking
A : paiement en attente
T : paiement transmis
E : paiement exécuté
R : paiement refusé

Ces statuts peuvent se combiner du fait qu’une facture peut avoir plusieurs paiements, chacun avec un statut différent.

Traitement des paiements dans Crésus Banking

Cliquez sur l’icône Crésus Banking   ou utilisez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking pour accéder à Crésus Banking.

Le logiciel affiche directement la liste des paiements à transmettre à la banque :

Dans cet écran, vous pouvez cocher les paiements à transmettre. Le compte bancaire par défaut peut être modifié individuellement, paiement par paiement, directement au moyen du menu déroulant.

Un ordre de paiement regroupe les paiements exécutés à partir d’un compte bancaire donné. De plus, tous les paiements d’un ordre doivent utiliser la même devise.

Les paiements via deux compte bancaires distinctes ou avec des devises différentes devront donc être traités séparément, au moyen d’ordres de paiement distincts.

Le menu supérieur permet de filtrer les paiements par compte bancaire et/ou par devise, ce qui simplifie la préparation des ordres :

Pour supprimer un paiement de la liste, cochez le paiement et cliquez sur Supprimer.

Une fois les paiements à exécuter cochés, vous pouvez les Transmettre :

Crésus affiche un récapitulatif présentant les paiements à transmettre :

Vous pouvez donner un descriptif particulier à la liste des paiements. Crésus Banking assigne automatiquement un numéro d’ordre et une date à chaque ordre de paiement.

Pour forcer une même date de paiement pour tous les paiements de l’ordre (par exemple au 1er juin), cochez la case correspondante et indiquez la date de paiement souhaitée :

Une fois le ou les paiements transmis, un bandeau s’affiche dans Crésus Facturation indiquant qu’il faut Mettre à jour les paiements.

 

 

En cliquant sur le lien, on met à jour le statut du paiement dans Crésus Facturation.

Avant la mise à jour, le statut du paiement est « Paiement en attente » avec le nom de la banque.

Après la mise à jour, le statut du paiement est « Paiement exécuté »

Mettre des ordres en attente

Pour diverses raisons, on peut souhaiter ne pas transmettre immédiatement l’ordre de paiement à la banque. On peut alors Mettre l’ordre en attente.

L’ordre apparaît alors dans les Ordres en attente.

De même une ordre de paiement qui devait être transmis à la banque, mais qui ne l’aurait pas été, peut être remis dans les ordres en attente. Il faut alors cocher l’ordre à transmettre à nouveau et cliquer sur Remettre en attente. Cela ne peut se faire qu’en mode complet.

Avant de remettre en attente, Crésus Banking demande la confirmation que c’est bien ce que l’on souhaite faire.

Une fois dans les Ordres en attente, l’ordre peut à nouveau être transmis.

Archiver les ordres de paiements

Après une certaine activité, on se retrouve avec de nombreux ordres de paiements dans les paiements transmis. Il est alors possible d’archiver ces ordres de paiements. Il faut sélectionner le ou les ordres que l’on souhaite archiver et cliquer sur Archiver.

Annulation d’un paiement

Il peut arriver qu’un ordre passé à la banque ne soit finalement pas souhaité et supprimé dans le e-banking / e-finance. Il faut alors également le supprimer dans Crésus Banking pour assurer la cohérence des données. En Mode complet, il faut afficher les détails de l’ordre qui contient le paiement à supprimer

Puis sélectionner le paiement à supprimer en le cochant.

Puis en changer le statut

Et indiquer manuellement qu’il a été refusé

Au moment de la Mise à jour des paiements dans Crésus Facturation, une écriture d’extourne est générée automatiquement annulant le paiement de la facture en question.

Enregistrer le fichier – Transmettre l’ordre

Si un canal de communication automatisé a été configuré, un clic sur Transmettre l’ordre transmet l’ordre à la banque. La saisie des identifiants bancaires peut être nécessaire, en fonction des réglages et du canal utilisé pour communiquer avec la banque :

Si aucun canal de communication n’a été configuré, Crésus Banking enregistre un fichier contenant l’ordre de paiement et affiche un message qui permet de copier le chemin dans le presse-papier ou d’ouvrir le dossier où le fichier a été enregistré :

Vous devez alors transmettre manuellement via votre e-banking l’ordre de paiement à votre banque.

 

4.4.1Création d’un nouveau paiement

La création d’un nouveau paiement ne change pas. Elle s’effectue comme d’habitude dans Crésus Facturation. Que la facture comporte un BVR ou une section de paiement avec code QR, privilégiez l’utilisation de l’application Crésus Pay. Dans les autres cas, sélectionnez Créer un nouveau paiement, saisissez le montant, la date de la facture et la date prévue pour le paiement :

Une fois ces éléments saisis, on peut l’Ajouter à la liste des paiements

Le bas de cet écran montre le statut du paiement.

Dans l’exemple ci-dessous, l’ordre de paiement n’a pas encore été transmis à la banque. Son statut est identifié par le texte Paiement en attente (PostFinance) qui contient le nom de la banque qui sera utilisée pour exécuter le paiement.

Crésus Facturation présume que le paiement sera exécuté. Il indique le solde présumé dû sur la facture après ce paiement. Techniquement, à ce stade du processus, le solde de la facture est cependant toujours dû (le créancier n’a pas encore été payé).

L’ordre de paiement transmis à Crésus Banking est identifié dans Crésus Facturation pour l’état F>BA dans la liste de gauche.

Pour un paiement, les statuts possibles sont les suivants :

B : paiement envoyé à Crésus Banking
A : paiement en attente
T : paiement transmis
E : paiement exécuté
R : paiement refusé

Ces statuts peuvent se combiner du fait qu’une facture peut avoir plusieurs paiements, chacun avec un statut différent.

Traitement des paiements dans Crésus Banking

Cliquez sur l’icône Crésus Banking   ou utilisez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking pour accéder à Crésus Banking.

Le logiciel affiche directement la liste des paiements à transmettre à la banque :

Dans cet écran, vous pouvez cocher les paiements à transmettre. Le compte bancaire par défaut peut être modifié individuellement, paiement par paiement, directement au moyen du menu déroulant.

Un ordre de paiement regroupe les paiements exécutés à partir d’un compte bancaire donné. De plus, tous les paiements d’un ordre doivent utiliser la même devise.

Les paiements via deux compte bancaires distinctes ou avec des devises différentes devront donc être traités séparément, au moyen d’ordres de paiement distincts.

Le menu supérieur permet de filtrer les paiements par compte bancaire et/ou par devise, ce qui simplifie la préparation des ordres :

Pour supprimer un paiement de la liste, cochez le paiement et cliquez sur Supprimer.

Une fois les paiements à exécuter cochés, vous pouvez les Transmettre :

Crésus affiche un récapitulatif présentant les paiements à transmettre :

Vous pouvez donner un descriptif particulier à la liste des paiements. Crésus Banking assigne automatiquement un numéro d’ordre et une date à chaque ordre de paiement.

Pour forcer une même date de paiement pour tous les paiements de l’ordre (par exemple au 1er juin), cochez la case correspondante et indiquez la date de paiement souhaitée :

Une fois le ou les paiements transmis, un bandeau s’affiche dans Crésus Facturation indiquant qu’il faut Mettre à jour les paiements.

En cliquant sur le lien, on met à jour le statut du paiement dans Crésus Facturation.

Avant la mise à jour, le statut du paiement est « Paiement en attente » avec le nom de la banque.

Après la mise à jour, le statut du paiement est « Paiement exécuté »

4.4.5Annulation d’un ordre de paiement

Il peut arriver de souhaiter annuler l’entier d’un ordre de paiement. En Mode complet, après avoir coché l’ordre de paiement que l’on souhaiter annuler, il faut cliquer sur Remettre en attente.

L’ordre passe alors dans les Ordres en attente.

On peut alors cocher cet ordre et cliquer sur Supprimer.

Après avoir cliqué sur Supprimer, dans Crésus Facturation, le bandeau bleu apparaît proposant de Mettre à jour les paiements.

Notez qu’avant avoir mis à jour les paiements, ceux-ci sont considérés comme étant « en attente ».

Après avoir mis à jour les paiements, ceux-ci doivent à nouveau être ajouté à la liste des paiements, celle-ci étant alors vide.

5Traiter les encaissement BVR

Lorsqu’un client vous paie une facture en utilisant la ligne de référence imprimée sur le bulletin de versement référencé – ou BVR – le montant encaissé est accompagné de cette référence. La banque met à disposition des fichiers camt.054 contenant tous ces encaissements accompagnés de leur référence. Il est donc possible de faire le rapprochement entre la facture émise et l’encaissement.

Le traitement du fichier camt.054 se fait directement depuis Crésus Facturation, en cliquant sur l’icône  ou en utilisant la commande Fichier > Lecture BVR dans la base des factures émises.

L’opération Action traite les données reçues et impute les encaissements aux factures concernées. L’encaissement est déplacé dans la liste des encaissements traités de Crésus Banking.

L’opération Eliminer traite l’encaissement sans imputer de montant à une facture. L’encaissement est déplacé dans la liste des encaissements supprimés de Crésus Banking.

Consultez la documentation de Crésus Facturation au §3.6.13 Les encaissements par BVR.

Vous trouverez la liste des encaissements en attente, encaissements traités et encaissements supprimés dans Crésus Banking.

Cliquez sur les boutons dans la colonne de gauche pour afficher les listes.

5.1Remettre un encaissement BVR en traitement

Il arrive qu’un encaissement traité ou éliminé doive être retraité dans Crésus Facturation. Utilisez Crésus Banking pour remettre l’encaissement dans les encaissements en attente :

  • Passez dans la liste des Encaissements traités ou des Encaissements supprimés.
  • Cochez l’encaissement concerné.
  • Cliquez sur le bouton Remettre en attente et confirmez l’opération.

L’encaissement passe dans la liste des Encaissements en attente et sera proposé lors du prochain traitement des encaissements par BVR dans Crésus Facturation (§3.6.13 Les encaissements par BVR).

5.2Traiter un encaissement lorsque le BVR n’a pas été utilisé pour le paiement

L’avantage d’utiliser des BVR est de pouvoir assurer un lettrage quasi immédiat entre un encaissement et une facture émise. Toutefois, il arrive que le client honore la facture autrement, par exemple, par un transfert sur le compte bancaire.

Si la réconciliation bancaire n’a pas été activée

Dans ce cas, il faut simplement traiter l’encaissement dans Crésus Facturation

  • Sélectionnez la facture
  • Passez dans l’onglet Finances
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer une opération
  • Saisissez la date, le montant
  • Sélectionnez le compte banque qui a été crédité.

Une image contenant texte, capture d’écran, intérieur Description générée automatiquement

Si la réconciliation bancaire a été activée

La transaction nécessite d’utiliser un compte de passage, défini dans Crésus Banking sous Compte d’encaissement par défaut, habituellement 9907 Encaissements à ventiler.

Lors de l’émission de la facture, l’écriture comptable a été du type (sans considérer la TVA) :

1100    3200 Vente de marchandises 100.-

Si le client a payé, par exemple au moyen d’un IBAN, au moment où Crésus Banking dispose de l’encaissement, le compte d’encaissement par défaut sera proposé. Si on valide l’écriture dans Crésus Banking, cela se reflétera dans Crésus Comptabilité comme suit :

1020    9907 Crédit donneur d’ordre ABC 100.-

En acceptant cette écriture, on enregistre bien l’encaissement sur le compte bancaire, mais pas encore l’acquittement de la facture.

Il convient donc, en sus, d’enregistrer manuellement l’encaissement dans Crésus Facturation comme suit :

  • Sélectionnez la facture
  • Passez dans l’onglet Finances
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer une opération
  • Saisissez la date et le montant
  • Sélectionnez le compte de passage (9907 Encaissements à ventiler).

Une image contenant texte, capture d’écran, intérieur Description générée automatiquement

Cela générera l’écriture suivante

9907    1100 Encaissement ventilé 100.-

Ainsi les écritures sont toutes passées et la facture dument acquittée.

Notez que si le client paie une facture en utilisant un ancien BVR, l’encaissement sera bien reconnu par Crésus Banking, mais l’acquittement de la facture dans Crésus Facturation ne peut être réalisé que par la saisie manuelle sur le même mode que ci-dessus.

Pour plus d’informations concernant l’enregistrement de l’opération dans Crésus Facturation, consultez ce chapitre du manuel d’utilisation.

6La réconciliation bancaire

L’utilisation de la réconciliation dans Crésus Banking nécessite un abonnement Crésus. Consultez cette page de notre site pour plus d’informations.
Par ailleurs, la facturation concernée doit être attachée à un mandat Crésus Synchro. Consultez le manuel Crésus Synchro pour les informations nécessaires.

Le pointage manuel d’un relevé de compte bancaire pour identifier les mouvements liés aux encaissements de factures BVR ou aux paiements de factures reçues, repérer les frais de gestion ou intérêts, mettre en évidence d’éventuelles différences et préparer les écritures comptables à saisir est un travail fastidieux. La réconciliation bancaire proposée dans Crésus Banking permet d’automatiser une grande partie de ce travail.

Dans le cadre du trafic de paiements sous ISO 20022, les banques fournissent des fichiers camt.053 avec le relevé du compte bancaire. La réconciliation bancaire permet d’importer et d’analyser le contenu des fichiers camt téléchargés depuis le portail bancaire. Le mécanisme considère alors tous les mouvements enregistrés dans le relevé de compte, identifie la plupart des mouvements et propose des écritures comptables à importer dans Crésus Comptabilité.

Habituellement, on traite les encaissements BVR directement dans Crésus Facturation. Dans ce cas, ils peuvent être ignorés par la réconciliation bancaire. Toutefois, le relevé bancaire ne fournit parfois qu’un montant groupé de tous les encaissements du jour. Dans ce cas, il est utile de passer par un compte de regroupement permettant de vérifier la concordance des mouvements individuels et du total.

Les autres mouvements analysés sont

1. Les encaissements arrivés sur le compte :

  • Factures sans BVR (BVRouge, compte à compte)
  • Encaissements par LSV / Débit Direct
  • Versements au bancomat
  • Intérêts reçus
  • Remboursements
  • Paiements refusés

2. Les paiements effectués par le compte :

  • Ordres de paiement DTA
  • Ordres permanents
  • Retraits au bancomat
  • Prélèvements par LSV / Débit Direct
  • Intérêts prélevés
  • Frais bancaires

Crésus Banking analyse chaque mouvement :

  • S’il parvient à le rattacher à un type de mouvement connu, il propose une écriture comptable selon les définitions enregistrées.
  • Si le type de mouvement n’est pas reconnu, il est affecté au groupe des mouvements non identifiés.

Les types de mouvement reconnus sont :

  • Salaires
  • Intérêts et frais bancaires
  • Paiement identifié
  • Paiement non identifié
  • Encaissement identifié
  • Encaissement non identifié
  • Retrait bancomat.

Les mouvements sont listés à l’écran, des filtres permettant d’en restreindre, classer et rechercher le contenu.

Comptabilisation

Les mouvements sont analysés et rattachés au type de mouvement reconnu. Les écritures comptables sont générées en fonction des comptes définis dans les réglages pour chaque type de mouvement.

Les mouvements peuvent être édités avant de générer des écritures comptables qui seront reprises dans Crésus Comptabilité.

Un mouvement peut être ignoré, il ne génère alors pas d’écriture comptable.

Un mouvement peut être gardé en attente. Dans ce cas, il ne sera pas traité et pourra être traité lors d’une prochaine session.

Les paiements liés aux factures reçues traités dans Crésus Facturation sont repérés par leur n° d’identification généré par Crésus Facturation. Ce n° est passé dans le groupe de l’écriture lors de la comptabilisation, ce qui permet d’utiliser le mécanisme de pointage dans Crésus Comptabilité.

Les mouvements enregistrés dans le fichier camt.053 sont fournis avec le commentaire saisi par le payeur et l’indication fournie par la banque. Pour chaque type de paiement, Crésus Banking propose un libellé automatique standard. Vous pouvez composer votre propre libellé automatique en y incluant des éléments comme le nom du payeur, la date de l’écriture ou la date valeur. Le libellé proposé peut être lui aussi édité et remplacé pour chaque écriture.

Schéma comptable

Les comptes proposés ci-dessous ne figurent par défaut que dans les plans comptables récents fournis avec Crésus Comptabilité. Il faut les ajouter manuellement dans votre comptabilité avant de pouvoir les utiliser dans le cadre de Crésus Banking.

Paiements

On distingue les paiements liés à des factures reçues traitées dans Crésus Facturation des paiements effectués directement sur le compte bancaire.

Les paiements qui ne sont pas issus d’un ordre de paiement généré par Crésus Facturation pourront être imputés directement au compte de charges concerné ou à un compte de regroupement ‘Paiements à ventiler’, habituellement le 9908, qui devra être balancé manuellement dans la comptabilité.

Le traitement d’un ordre de paiement généré par Crésus Facturation peut parfois être différent de l’original : il peut ne pas traité par la banque à la date demandée, des frais de traitement sont parfois ajoutés au montant initial. Nous vous proposons d’enregistrer les ordres de paiement dans un compte d’attente au bilan ‘Paiements en attente’, habituellement le 2003, qui sera balancé lors du traitement du relevé bancaire.

Encaissements

Les encaissements BVR figurent à la fois dans le fichier camt.054 (relevé périodique des encaissements BVR)  et le fichier camt.053 (relevé de compte). Si le relevé de compte fournit une liste détaillée des encaissements BVR, il n’est pas nécessaire de traiter les BVR dans Crésus Banking, ils peuvent être imputés directement au débit du compte par Crésus Facturation. Si les encaissements BVR sont groupés dans le fichier camt.053 – on a donc un montant total pour tous les encaissements BVR de la période – nous vous recommandons d’utiliser un compte de passage ‘Encaissements BVR’, par exemple le 9909.
Les encaissements individuels enregistrés au débit de ce compte de passage sont balancés par l’encaissement groupé enregistré au crédit de ce compte de passage.

L’utilisation d’un compte de passage à la place du compte bancaire pour les encaissements BVR nécessite de paramétrer le compte dans la définition des BVR dans Crésus Facturation :

  • Passez en mode complet
  • Utilisez la commande Options > Définitions > Définitions pour BVR
  • Sélectionnez la définition à modifier et cliquez sur Modifier
  • Remplacez le compte défini sous Compte par le compte de passage adéquat.

Seuls les encaissements enregistrés après cette modification seront imputés au compte de passage. Les encaissements traités précédemment ne seront pas impactés.

6.1Utilisation de la réconciliation bancaire en bref

Télécharger les fichiers camt

Nous vous recommandons de n’enregistrer que des fichiers camt dans ce répertoire.

Importer les mouvements
  • Cliquez sur le bouton IMPORTER.

Un message s’affiche pour donner l’état de l’importation :

Les mouvements importés sont affichés dans la vue Mouvements en attente (§6.2 Traiter la réconciliation bancaire).

Vérifier / Editer / Supprimer les mouvements en attente


Nous vous recommandons dans la mesure du possible de traiter en particulier les mouvements non identifiés afin de limiter les extournes à faire manuellement dans les comptes de passage à ventiler dans la comptabilité.


Certains mouvements ne doivent pas passer en comptabilité. Vous pouvez les exclure de la comptabilisation en utilisant l’action Ne pas comptabiliser.

Comptabiliser les mouvements en attente
  • Utilisez la Vue compacte pour afficher les mouvements tels qu’ils seront comptabilisés dans Crésus Comptabilité (§ Crésus Banking).

  • Cliquez sur le bouton Tout comptabiliser ou sélectionnez les mouvements individuels et cliquez sur le bouton Comptabiliserpour générer les écritures comptables (§6.2.3 Comptabiliser les mouvements).

Intégrer les écritures dans la comptabilité
  • Utilisez le mécanisme de comptabilisation dans Crésus Comptabilité pour importer les écritures générées par Crésus Banking.

 

 

6.1.1Activer la réconciliation bancaire

L’utilisation de Crésus Banking nécessite d’avoir défini un mandat Crésus Synchro.
Consultez le manuel Crésus Synchro pour les détails.

La configuration et les réglages de Crésus Banking nécessitent d’avoir activé la réconciliation bancaire.

Dans l’écran d’accueil de Crésus Banking, cliquez sur le commutateur pour le mettre en position Activé :

  • La réconciliation bancaire est disponible si la licence de vos logiciels Crésus vous donne droit aux mises à jour : vous devez être au bénéfice d’un abonnement Crésus.
  • La réconciliation ne peut être activée que si la facturation est attachée à un mandat Crésus Synchro.

Si les conditions ne sont pas remplies, un message d’erreur s’affiche au bas de la fenêtre.

Il faut activer la réconciliation dans chaque mandat.

Désactiver la réconciliation bancaire
  • Passez en mode complet.
  • Cliquez sur le commutateur pour le mettre en position Désactivé.

Réglages globaux de la réconciliation bancaire

Ce dialogue affiche l’état de la réconciliation et la date de la mise en service.

En mode complet, vous pouvez désactiver la réconciliation ou modifier la date de mise en service.

6.1.2Les réglages pour la réconciliation bancaire

La réconciliation bancaire nécessite d’avoir ajouté le compte bancaire dans Crésus Banking, comme décrit au §3 Ajouter un compte bancaire.

  • Passez dans le compte bancaire concerné depuis l’écran d’accueil.
  • Passez dans les Réglages du compte bancaire.

Chemins et liens
  • Dossier pour les fichiers importés : c’est le dossier dans lequel Crésus Banking ira lire les fichiers camt à traiter. Lorsque vous téléchargez les données sur le portail bancaire, il faut impérativement les enregistrer dans ce dossier. Il est recommandé que ce dossier ne contienne que des fichiers camt.
  • Adresse Internet du portail bancaire : elle permettra d’accéder au portail directement depuis l’écran d’accueil de Crésus Banking, par exemple pour procéder au téléchargement des fichiers à traiter.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Comptes à imputer

Les comptes proposés dans les listes déroulantes sont ceux du plan comptable de la comptabilité du mandat. Si vous modifiez le plan comptable, il faut enregistrer le fichier Crésus Comptabilité puis, pour que la modification soit perçue par Crésus Banking, cliquez sur l’icône Rafraîchir en regard de Comptes à imputer dans le dialogue des réglages du compte bancaire :

Ces comptes seront utilisés lors des propositions automatiques. Ils peuvent être différents d’une période comptable à l’autre, mais seront reconduits automatiquement lors du changement d’exercice.

  • Compte banque : compte de liquidité au bilan  lié au compte bancaire. Tous les mouvements seront imputés à ce compte, qui ne pourra pas être modifié.
    Habituellement le compte 1010 Postfinance ou 1020 Banque.

Les comptes ci-dessous pourront être modifiés lors de l’édition des mouvements.

  • Compte caisse : compte pour les retraits au bancomat.
    Habituellement le compte 1000 Caisse.
  • Encaissements à ventiler : compte de passage pour les encaissements non identifiés. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
    Habituellement le compte 9907 Encaissements à ventiler.
  • Paiements à ventiler : compte de passage pour les paiements non identifiés. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
    Habituellement le compte 9908 Paiements à ventiler.
  • Paiements en attente : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement préparés par Crésus Facturation ou saisis en ligne dans le portail e-banking.
    Habituellement le compte 2003 Ordres de paiement en attente.
    Ce compte doit également être paramétré dans la Définition pour OPAE/DTA dans Crésus Facturation.
  • Salaires à payer : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement des salaires.
    Habituellement le compte 2002 Salaires à payer ou Dettes résultant de charges de personnel.
    Ce compte est celui associé à la rubrique @Brut:Montant à verser dans Crésus Salaires.
  • Frais bancaires : compte de charges pour les frais de gestion du compte bancaire.
    Habituellement le compte 6940 Frais bancaires.
  • Intérêts positifs : compte de charges négatif pour l’encaissement des intérêts du compte bancaire.
    Habituellement le compte 6950 Produits financiers de la trésorerie et des titres.
  • Intérêts négatifs : compte de charges pour le paiement des intérêts du compte bancaire.
    Habituellement le compte 6900 Charges d’intérêts pour engagements rémunérés.

Si vous avez plusieurs comptes bancaires à traiter, nous vous proposons de créer des comptes dont la racine du numéro est comme ci-dessus, avec une extension .01 pour le 1er compte bancaire, .02 pour le deuxième, etc…
Par exemple :
2003.01 Ordres de paiement en attente (Postfinance)
2003.02 Ordres de paiement en attente (Banque)
9907.01 Encaissements à ventiler (Postfinance)
9907.02 Encaissements à ventiler (Banque)

Réglages avancés

Pour chaque compte, plusieurs éléments de détail peuvent être définis.

Cliquez sur l’icône en regard du type concerné

Code TVA

La liste déroulante propose tous les codes TVA actifs de la comptabilité du mandat.

Le code TVA par défaut lié au compte dans le plan comptable de Crésus Comptabilité est repris automatiquement par Crésus Banking.

Pour forcer le mécanisme à proposer un autre code TVA lors de la reconnaissance des mouvements, sélectionnez le code désiré dans la liste. Le taux par défaut peut aussi être sélectionné.

Ce code TVA pourra être modifié lors de l’édition des mouvements.

Code analytique

La liste déroulante propose tous les codes analytiques de la comptabilité du mandat.

Le code analytique par défaut lié au compte dans le plan comptable de Crésus Comptabilité est repris automatiquement par Crésus Banking.

Pour forcer le mécanisme à proposer un autre code analytique lors de la reconnaissance des mouvements, sélectionnez le code dans la liste.

Ce code analytique pourra être modifié lors de l’édition des mouvements.

Exclure de la comptabilisation

Dans certains cas, il est préférable que Crésus Banking ne génère pas d’écriture comptable pour un mouvement traité. Pour que le mode par défaut ignore l’écriture, activez l’option Exclure de la comptabilisation :

Libellé comptable

Les mouvements enregistrés dans le fichier camt.053 sont fournis avec le commentaire saisi par le payeur et l’indication fournie par la banque.

Pour chaque type de paiement, Crésus Banking propose un libellé automatique standard.

Vous pouvez composer votre propre libellé automatique en y incluant des éléments comme le nom du payeur, la date de l’écriture ou la date valeur :

  • Saisissez le texte qui doit être proposé automatiquement. Vous pouvez utiliser les chaînes de substitution pour ajouter des informations complémentaires dans le libellé (§6.5 Chaînes de substitution).
    Dans cet exemple, on inclut la date de l’écriture dans le texte :

6.2Traiter la réconciliation bancaire

Connectez-vous au portail de votre banque et téléchargez les fichiers camt à votre disposition. Si vous avez saisi le lien vers le portail dans les réglages du compte bancaire > Chemins et liens, vous pouvez cliquer sur l’icône dans l’écran d’accueil.

Il est indispensable que les fichiers téléchargés soient enregistrés dans le dossier paramétré sous Chemins et liens dans les réglages du compte bancaire (§6.1.2 Les réglages pour la réconciliation bancaire.

  • Cliquez sur le bouton IMPORTER

Un message s’affiche au bas de la fenêtre donnant une indication sur l’état de l’importation.

Les nouveaux mouvements sont inclus dans la liste des Mouvements en attente, la pastille indique le nombre de mouvements à traiter.

Les mouvements sont analysés par Crésus Banking et automatiquement associés aux comptes et libellés définis en fonction du type de mouvement reconnu.

  • Les mouvements identifiés s’affichent en clair
  • Les mouvements non identifiés s’affichent sur fond orange
  • Les mouvements dont la date d’écriture est antérieure à la date de mise en service de la réconciliation bancaire sont grisés et portent la mention Exclu (avant mise en service)
  • Les mouvements dont l’option Exclure de la comptabilisation a été activé dans la définition du type sont affichés en grisé et portent la mention Exclu de la comptabilisation
  • Les mouvements dont l’option Garder en attente a été choisie sont affichés en bleu
  • Les mouvements en erreur s’affichent sur fond rouge. Un survol de la souris sur la zone rouge affiche un message d’erreur

La liste déroulante de gauche permet de limiter les mouvements affichés aux mouvements à compléter (mouvements non identifiés, mouvements en erreur).

La seconde liste déroulante sert à montrer les divers types de mouvements :

Chaque mouvement peut être édité comme décrit plus loin. Il est en particulier recommandé de modifier les écritures non identifiées afin de limiter les écritures manuelles à faire dans la comptabilité.

Le menu dans la barre en haut de la fenêtre permet de passer de la Vue étendue à la Vue compacte afin d’afficher plus de mouvements.

En outre, la vue compacte montre les mouvements tels qu’ils seront enregistrés dans la comptabilité.

6.2.1Editer un mouvement

Chaque mouvement proposé dans la liste peut être édité avant d’être comptabilisé.

  • Double-cliquez la ligne concernée.

    • Type : si le paiement n’a pas été identifié, vous pouvez l’affecter à un type connu, ce qui modifie le compte et le libellé en fonction de la définition du type sélectionné.
    • Action à effectuer : spécifie ce qui se passe lorsque vous cliquez sur le bouton Comptabiliser.
      • Comptabiliser : le mouvement sera pris en compte lors de la comptabilisation et sera déplacé dans les mouvements traités.
      • Ne pas comptabiliser : le mouvement ne génèrera pas d’écriture comptable mais sera déplacé dans les mouvements traités.
      • Garder en attente : le mouvement ne sera pas traité lors de la comptabilisation et sera maintenu dans les mouvements en attente.
      • Exclu (ignoré) : l’option Exclure de la comptabilisation a été activée pour ce type de mouvement.
      • Forcer la comptabilisation : le mouvement sera comptabilisé bien que la date d’écriture soit antérieure à la date de mise en service de la réconciliation ou qu’on ait opté pour exclure ce type de mouvement de la comptabilisation.
    • Compte débit/crédit : affiche les comptes tels que définis pour le type sélectionné.
      • Le compte banque ne pourra pas être modifié.
      • Le compte de contre-partie peut être sélectionné dans la liste.
    • N° de pièce : le processus génère un numéro par lot de comptabilisation sous la forme B-1, B-2, …
    • N° de groupe : ce numéro permet d’utiliser le rapprochement des écritures proposé par la fonction Aide au pointage dans Crésus Comptabilité. Par défaut, Crésus Banking propose le numéro fourni par Crésus Facturation.
    • Code TVA / taux TVA : le cas échéant, les codes affichés sont ceux définis pour le type de mouvement sélectionné. Les listes proposent les codes de la comptabilité du mandat. Le taux TVA dépend de la date de la prestation, c’est pourquoi il est aussi éditable.
    • Code analytique : affiche les codes analytiques tels que définis dans Crésus Comptabilité (§21 Centres d’analyse). Il est aussi possible de ventiler la même écriture sur différents codes analytiques.
    • Période d’imputation : il est possible de saisir une Période (§22 Périodes d’imputation ou §8.5 Résumés périodiques).
    • Libellé : s’ils existent, le mécanisme propose à choix plusieurs libellés et sélectionne par défaut le libellé prédéfini. Vous pouvez saisir un libellé libre dans la case éditable. Un survol de la souris sur l’icône i affiche la provenance du libellé.
      Les libellés proposés peuvent être :

      • la communication saisie par le payeur au moment d’enregistrer le paiement
      • le libellé fourni par la banque
      • le libellé prédéfini pour le type de mouvement

Les mouvements qui ont été modifiés sont marqués de la lettre M dans la colonne de droite.

6.2.2Supprimer un mouvement

Les mouvements sont traités lors de la comptabilisation selon le mode sélectionné, puis sont déplacés dans les mouvements traités.

Les mouvements qui ne doivent pas être traités du tout peuvent être supprimés :

  • Passez en mode complet :

  • Affichez la liste des Mouvements en attente.
  • Cochez les mouvements à supprimer.
  • Cliquez sur le bouton Supprimer et confirmez la commande.

Les mouvements supprimés peuvent être remis en traitement comme décrit plus loin.

6.2.3Comptabiliser les mouvements

Lors que tous les mouvements ont été vérifiés et édités, un clic sur le bouton Tout comptabiliser propose la génération des écritures pour le fichier Crésus Comptabilité correspondant à la période comptable.

Cette opération génère les écritures pour tous les mouvements en attente, selon le filtre sur le compte bancaire.

Le traitement se limite au nombre de lignes défini pour la vue. S’il y a plus de mouvements que de lignes, il faut répéter les opérations.

Il est aussi possible de sélectionner individuellement les mouvements à traiter en cochant la case dans la colonne de gauche. Pour ne comptabiliser que les mouvements cochés, cliquez sur le bouton Comptabiliser.

Cette opération ne traite que les mouvements sélectionnés.

Les mouvements sont déplacés dans les mouvements traités – y compris les mouvements avec l’action Ne pas comptabiliser – et l’écran affiche les mouvements en attente suivants.

Les écritures sont enregistrées dans le fichier d’échange dont l’intégration sera proposée dans la comptabilité.

6.2.4Remettre un mouvement en attente

Il arrive qu’un mouvement traité ou supprimé doive être traité à nouveau :

  • Passez dans la liste des Mouvements traités ou des Mouvements supprimés.
  • Cochez l’encaissement concerné.
  • Cliquez sur le bouton Remettre en attente et confirmez l’opération.

L’encaissement passe dans la liste des Mouvements en attente et pourra être traité lors du prochain traitement des mouvements.

Si le mouvement remis en attente a déjà été comptabilisé dans Crésus Comptabilité, il sera décomptabilisé et recomptabilisé selon les nouvelles données, lors de la prochaine comptabilisation.

6.2.5Décomptabiliser / recomptabiliser les mouvements

S’il s’agit de décomptabiliser des mouvements isolés, il faut les remettre en attente comme décrit au §6.2.4 Remettre un mouvement en attente.

Ces mouvements seront recomptabilisés avec le prochain lot d’écritures.

Si ces mouvements ne doivent pas figurer dans la comptabilité, il faut les remettre en attente, puis les supprimer comme décrit au §6.2.2 Supprimer un mouvement.

En mode complet (§2 Ouvrir Crésus Banking), la vue des mouvements traités propose les boutons Tout décomptabiliser et Tout recomptabiliser :

  • Tout décomptabiliser : retire toutes les écritures des mouvements traités du fichier d’échange. La prochaine comptabilisation dans Crésus Comptabilité signalera que les écritures doivent être enlevées.
  • Tout recomptabiliser : force la régénération de toutes les écritures des mouvements traités et des mouvements en attente. La prochaine comptabilisation dans Crésus Comptabilité signalera que les écritures doivent être enlevées, puis que de nouvelles écritures ont été importées. Cette opération peut s’avérer nécessaire par exemple si le fichier d’échange a été supprimé, déplacé ou renommé par un utilisateur.

6.3Mise en oeuvre de la réconciliation bancaire pas-à-pas

Avant toute chose, nous vous recommandons de faire une sauvegarde de votre fichier Crésus Facturation.

Partez d’une situation comptable propre

Assurez-vous de partir d’une situation où vous avez traité tous les encaissements et paiements et où vos comptes bancaires ont été contrôlés dans votre comptabilité.

Crésus Synchro

La réconciliation bancaire n’est possible que si vous avez créé un mandat Crésus Synchro liant la facturation et la comptabilité. Consultez le manuel Crésus Synchro pour les informations nécessaires.

Adaptation du plan comptable

Votre plan comptable dans Crésus Comptabilité doit comprendre les comptes d’attente et de passage décrits dans le schéma comptable au §6 La réconciliation bancaire :

  • 2003 Paiements en attente : enregistrement des ordres de paiements générés par Crésus Facturation. Ce compte sera balancé lors de la réconciliation.
  • 9907 Encaissements à ventiler / 9908 Paiements à ventiler : enregistrement des mouvements non identifiés par Crésus Banking. Ces comptes devront être balancés manuellement dans la comptabilité.
  • 9909 Encaissements BVR à ventiler : permet de vérifier les BVR groupés dans le relevé de compte.

En fin d’année, les comptes 9907, 9908 et 9909 doivent être à zéro.

Si vous effectuez des paiements depuis plusieurs comptes bancaires, ajoutez un compte par banque par exemple

  • 2003.01 Paiements en attente Banque ABC
  • 2003.02 Paiements en attente Banque XYZ
  • 9907.01 Encaissements à ventiler Banque ABC
  • 9907.02 Encaissements à ventiler Banque XYZ
Adaptation des comptes dans Crésus Facturation

Pour utiliser les comptes d’attente indiqués ci-dessus, il faut adapter le paramétrage dans votre fichier Crésus Facturation.

  • Passez en mode complet
  • Utilisez la commande Options > Définitions > Définitions pour BVR
  • Sélectionnez la définition à modifier et cliquez sur Modifier
  • Remplacez le compte défini sous ‘Compte’ par le compte de passage adéquat.

Seuls les paiements et encaissements enregistrés après cette modification seront imputés au compte de passage. Les mouvements traités précédemment ne seront pas impactés.

NB. La définition de la comptabilisation par un compte de paiements en attente se fait lors de la définition des comptes dans Crésus Banking.

Activer la réconciliation bancaire dans Crésus Banking

Dans votre facturation, utilisez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking pour afficher l’interface.

Activez la réconciliation bancaire (détails au §6.1.1 Activer la réconciliation bancaire) :

Ajouter les comptes bancaires

La réconciliation peut se faire pour plusieurs comptes bancaires. Chaque compte doit être ajouté et configuré individuellement (détails au §3 Ajouter un compte bancaire)

6.4Règles pour la réconciliation bancaire

Lorsque vous utilisez la réconciliation bancaire, il est possible que vous rencontriez des mouvements que Crésus Banking n’arrive pas à identifier.

Ceci est tout à fait normal, car il n’y a qu’un certain nombre de mouvements que Crésus Banking peut détecter entièrement (voir §6.1.2 Les réglages pour la réconciliation bancaire pour la liste complète). Tout autre mouvement sera marqué comme Paiement non identifié ou Encaissement non identifié.

En principe, tous ces mouvements doivent être traités manuellement (voir §6.2.1 Editer un mouvement). Or ceci peut être fastidieux si certains d’entre eux se répètent souvent. Dans ce cas, une règle peut être introduite.

Une règle de réconciliation permet de grouper certains mouvements ensemble selon un critère et de leur appliquer les mêmes réglages.

Dans l’exemple ci-dessous, plusieurs achats chez un fleuriste ont été effectués durant le cours de l’année, et ceux-ci doivent être tous imputés au même compte. Il est donc intéressant de créer une règle pour ce type de mouvement.
Pour cela, faites clic droit sur le mouvement en question, puis Créer une règle:

Le dialogue de création s’ouvre. Ici vous définissez les critères de la règle:

Il y a plusieurs champs à renseigner:

  • Titre de la règle: cela indique le type du mouvement. Dans ce cas, mettez par exemple Achat fleurs
  • Le mouvement contient: dans ce champ il faut indiquer quelque chose qui soit commun à tous ces mouvements. A noter qu’il est déjà prérempli avec des informations du mouvement à partir duquel vous créez la règle.

Dans ce cas, pour le champ Le mouvement contient il y a 2 libellés qui pourraient fonctionner: ACHAT SHOPPING EN LIGNE ou Achat fleurs. Le premier est cependant un peu générique, d’autres mouvements pourraient contenir cette même information. Choisissez donc le deuxième.

Un mode avancé qui permet d’être plus fin au niveau du filtrage est également disponible.

Cliquez sur Suivant. Une fois les critères pour regrouper les mouvements choisis, il faut maintenant indiquer quels sont les réglages à appliquer:

Ici vous pouvez choisir:

  • Comptes débit/crédit: cela permet d’indiquer la contrepartie. Le compte choisi est automatiquement mis au débit ou au crédit en fonction si le mouvement est un encaissement ou un paiement.
  • Code/taux TVA: cela permet d’indiquer le code et taux TVA à appliquer, si besoin.
  • Code analytique: cela permet d’indiquer le code analytique à appliquer, si besoin.
  • Libellé comptable: cela permet d’indiquer le texte comptable qui sera affiché pour ces mouvements. Vous pouvez ajouter des informations complémentaires en utilisant les chaînes de substitution (§6.5 Chaînes de substitution).

Une fois la règle créée, elle sera automatiquement appliquée à tous les mouvements. Dans ce cas, le mouvement original devient:

La liste des règles peut être consultée et modifiée en cliquant sur un compte bancaire->Réglages du compte bancaire (voir §3.1 Les réglages du compte bancaire)->Règles pour la réconciliation bancaire:

Ici vous pouvez ajouter, éditer ou supprimer une règle.

L’ordre des règles est important. Pour un mouvement qui pourrait être associé à plusieurs règles, celle qui est définie en premier s’applique.

Il est également important de noter qu’une règle est associée à un compte bancaire et une période comptable.

  • Si vous utilisez plusieurs comptes bancaires, il faudra définir autant de règles que nécessaire.
  • Cependant, lorsque vous ouvrez une nouvelle période comptable toutes les règles définies pour la période précédente seront automatiquement copiées dans la nouvelle.

6.5Chaînes de substitution

Dans Crésus Banking, une chaîne de substitution est un élément qui permet d’extraire dynamiquement une information d’un mouvement afin de la réutiliser ailleurs. Une utilisation courante est celle pour le libellé autogénéré lors du processus de réconciliation bancaire (voir §6.1.2 Les réglages pour la réconciliation bancaire et §6.4 Règles pour la réconciliation bancaire).

Dans le cas ci-dessous, pour tout mouvement de type salaire vous indiquez dans le libellé comptable le mois courant, et ceci de façon entièrement automatique :

Un exemple de mouvement où ce réglage s’applique est donné ici:

6.5.1Chaînes de substitution prédéfinies

Crésus Banking offre une série de chaînes de substitution déjà prédéfinies:

  • Communication du payeur.
  • Information fournie par la banque: celle-ci correspond souvent au libellé comptable que l’on voit dans l’extrait de compte.
  • Mois courant / précédent / suivant: pour cette information, vous pouvez choisir le format d’affichage.
  • Nom du payeur / bénéficiaire.
  • Adresse du payeur / bénéficiaire.
  • No IBAN du payeur / bénéficiaire.
  • No IBAN (propre compte).
  • Adhérent BVR/QR IBAN.
  • Numéro de référence.

D’autres chaînes moins importantes sont également disponibles.

6.5.2Chaînes de substitution personnelles

Crésus Banking offre également la possibilité de pouvoir créer ses propres chaînes de substitution.
Dans l’image ci-dessous un paiement a été importé et reconnu, grâce à une règle de réconciliation, comme de type Achat fleurs :

Le libellé comptable indique bien Achat fleurs, mais comment faire pour introduire quelques informations supplémentaires, par exemple le numéro de commande de l’achat? Dans ce cas, le numéro est bien fourni par la banque et se trouve dans les détails du mouvement :

Éditez la règle associée:

Dans les Réglages à appliquer, cliquez sur Définir une nouvelle chaîne de substitution:

Le gestionnaire de création s’ouvre. Il affiche les détails du mouvement sous forme brute ainsi qu’un petit texte indiquant la démarche à suivre.

Comme première étape, sélectionnez avec la souris le texte que vous voulez extraire. Dans ce cas, il s’agit du numéro de commande 6766385264 :

On constate que ce même numéro apparaît plusieurs fois dans les détails. Ceci est tout à fait normal, car les données brutes d’un mouvement contiennent souvent des informations à double.
Cliquez sur Continuer.

Dans la seconde étape, vous devez entourer le texte que vous avez sélectionné auparavant par un texte qui montre de façon explicite l’endroit où l’on cherche à extraire l’information :

Dans ce cas les mots PAIEMENT avant, et NUMERO DE COMMANDE après, permettent à Crésus Banking de savoir de façon sûre l’endroit où vous voulez extraire l’information.
Il y a plusieurs conditions à respecter lorsque vous entourez l’information à extraire:

  • Vous devez sélectionner du texte qui se trouve avant et après l’information à extraire. Ceci n’est cependant pas requis si l’information se trouve tout au début ou à la fin des détails du mouvement.
  • Le texte que vous sélectionnez ne doit pas changer d’un mouvement à un autre, sauf bien évidemment l’information à extraire. En général, les textes en majuscule sont souvent identiques.
  • Si le texte que vous sélectionnez contient des numéros, Crésus Banking part du principe que ceux-ci changent d’un mouvement à un autre et s’adapte en conséquence.

Une fois votre sélection faite, cliquez sur Tester. Crésus Banking effectue un dernier test et vous indique s’il a réussi à extraire l’information. Ce test n’est pas sûr à 100%, il est tout à fait possible que Crésus Banking n’arrive pas à extraire la même information dans un mouvement semblable. Dans ce cas, vérifiez votre sélection.

Une fois la chaîne créée, elle est disponible dans la règle de réconciliation:

Une fois la règle appliquée, le libellé du mouvement contient le numéro de commande :

Il est également important de noter qu’une chaîne de substitution est associée à un compte bancaire et une période comptable.

  • Si vous utilisez plusieurs comptes bancaires, il faudra définir autant de chaînes de substitution que nécessaire. Le format brut des détails d’un mouvement souvent change d’une banque à une autre, il est donc conseillé de créer une chaîne de substitution adaptée à chaque banque.
  • Cependant, lorsque vous ouvrez une nouvelle période comptable toutes les chaînes de substitution définies pour la période précédente seront automatiquement copiées dans la nouvelle.

6.6Ecritures multiples

Avec la réconciliation bancaire, Crésus Banking permet de gérer et comptabiliser des écritures multiples (voir §4.5 Écritures multiples).

6.6.1Comptabilisation d'un mouvement en tant qu'écriture multiple

Cette section sera disponible prochainement.

6.6.2Ecritures multiples et règles pour la réconciliation

Transformer un mouvement en écriture multiple est très pratique, mais peut être fastidieux si le nombre de mouvements à traiter est considérable. Pour pallier ce problème, Crésus Banking offre des outils pour automatiser le plus possible cette tâche.
Bien que la plupart du temps il est difficile d’automatiser cette transformation puisque la ventilation dans les divers comptes dépend du mouvement en question, d’autres situations existent où cela est néanmoins possible.

Regardez le mouvement suivant:

Il s’agit d’un encaissement lié à une carte de crédit, sur lequel des commissions ont déjà été déduites. Il serait donc intéressant de comptabiliser ce mouvement en tant qu’écriture multiple, par exemple ainsi:

1010 … Montant net
3293 … Commission
…. 1304 Montant brut

Avec les comptes suivants:

  • 1010: compte poste
  • 3293: commissions carte de crédit
  • 1304: transit cartes de crédit

Dans l’exemple ci-dessus, le montant en haut à droite correspond au montant net que l’on a reçu de la banque.
Mais comment savoir quel est le montant brut ainsi que les commissions qui s’y appliquent? Ces informations sont en réalité indiquées dans les détails du mouvement, mais sont présentes de façon non structurée. Crésus Banking est capable néanmoins de les extraire via une chaîne de substitution (§6.5 Chaînes de substitution).
Afin d’automatiser ce processus, il faut donc créer une règle associée à ces mouvements de cartes de crédit, puis utiliser les chaînes de substitution pour déterminer les montants de chaque ligne de l’écriture multiple.

Créez une règle de réconcilation (§6.4 Règles pour la réconciliation bancaire) associée au mouvement, mais indiquez que l’écriture finale doit être de type Ecriture multiple:

Créez une première ligne avec le montant net:

Vous remarquerez que le montant ne peut pas être indiqué directement. Ceci est normal puisqu’il change d’un mouvement à l’autre et doit être déterminé automatiquement.
Pour cette première ligne, le Montant total du mouvement est utilisé. Il correspond au montant réellement appliqué par la banque, dans cet exemple 19.74 CHF.

Créez une deuxième ligne pour les commissions:

Ici, comme le montant est indiqué dans les détails du mouvement, vous pouvez y avoir accès via une chaîne de substitution ((§6.5 Chaînes de substitution)).
Cliquez sur Définir une nouvelle chaîne de substitution et définissez la chaîne suivante:

Dans l’exemple ci-dessus, vous remarquerez que le montant capturé est négatif. Crésus Banking ne génère que des montants positifs, le signe sera donc ignoré.

Une fois la chaîne de substitution créée, elle est disponible en tant que montant pour l’écriture multiple:

Créez la dernière ligne pour le montant brut avec une chaîne de substitution appropriée:

L’écriture multiple finale est donc:

Une fois la règle enregistrée, le mouvement sera comptabilisé de la façon suivante:

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