Crésus Salaires

3Création de votre fichier Salaires

Dans ce chapitre, nous allons vous accompagner dans la création de votre propre fichier Crésus Salaires.

3.1Ouverture de votre fichier Salaires

De façon générale, ce manuel d’utilisation postule que vous bénéficiez d’un abonnement à Crésus +. Si ce n’est pas le cas, un certain nombre d’options et de fonctionnalités décrites ne seront pas accessibles.

  • Depuis l’écran d’accueil Crésus, ouvrez Crésus Salaires;
  • cliquez sur Ouvrir sans fichier;
  • exécutez la commande Fichier > Nouveau;
  • donnez un nom à votre fichier (nous vous conseillons d’y inclure l’année concernée);
  • Définissez le nombre de périodes de salaire : la liste déroulante permet de choisir le nombre de périodes dans l’année : 12 mois pour un paiement mensuel des salaires (avec gratification ou 13e salaire optionnels en décembre), 13 mois pour séparer le 13e salaire sur une feuille de paie indépendante, 15 jours pour travailler par demi-mois, 10 jours pour 3 salaires chaque mois, 1 semaine pour faire les salaires tous les 7 jours;
  • choisissez le dossier où vous souhaitez qu’il soit enregistré;

De manière générale, les services de stockage et de partage de fichiers type Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud, ownCloud, etc. ne sont pas compatibles avec la synchronisation des bases de données Crésus. Nous vous déconseillons donc d’enregistrer votre fichier dans un dossier de ce type.

  • cliquez sur OK;
  • nous vous recommandons d’accepter les trois dialogues suivants relatifs aux transmissions Swissdec. Au cas où vous deviez, finalement, ne jamais en faire usage, nous verrons plus bas comment modifier ces options.
  • L’écran d’accueil s’affiche alors.
Saisir différents lieux de travail

La commande Entreprise > Lieux de travail vous permet, en cliquant sur le signe , d’ajouter un ou plusieurs lieux de travail en plus du siège principal de votre entreprise (saisi dans le dialogue Identité). C’est également dans ce dialogue qu’il vous faut renseigner la Durée hebdomadaire de travail convenue.

3.4Saisie des définitions d'assurances

La commande Entreprise > Assurances vous permet de définir les différents assureurs auxquels est affiliée votre entreprise.

Le mode complet (Ctrl+y) affichera un bouton Supprimer dans les différents écrans de saisie évoqués ci-dessous, vous permettant, en cas d’erreur, de supprimer une caisse créée.

AVS/AC et caf

Sous les onglets AVS/AC et CAF, cliquez d’abord sur A propos :

La page qui s’ouvre vous permet de trouver le numéro Swissdec de l’assureur concerné (dans la colonne de gauche). Entrez ce numéro dans le champ Numéro Swissdec de l’assureur, puis saisissez le nom et l’adresse de l’assureur en question. Saisissez enfin votre Numéro de membre auprès de votre assurance. Si vous avez plusieurs caisses AVS, cliquez sur Nouvel assureur et procédez de la même manière.

Habituellement, la caisse AVS et la CAF sont la même. Lorsque ces deux caisses portent le même numéro Swissdec, Crésus les associe automatiquement. Tant que la caisse correspondante n’a pas été créée, un message le signale :

S’il s’agit de deux caisses distinctes, vous pouvez ignorer ce message.

Une fois la caisse créée, cliquez sur le bouton Réglages, saisissez le nom du groupe dont la caisse en question a la charge (par exemple : « Tous« , ou « Toute l’entreprise« ), et indiquez, en pourcentage, les frais administratifs de l’employeur :

Votre taux de frais administratif vous est transmis par votre caisse.

Note : Ce taux s’applique à la masse salariale globale soumise à l’AVS (total des salaires déclarés). Il se peut que votre caisse vous ait communiqué un taux relatif aux cotisations AVS, il faut alors procéder au calcul suivant :

Frais administratifs employeur = (taux communiqué × taux de cotisation AVS) ÷ 100

Pour la CAF, une fois la caisse créée, cliquez sur le bouton Groupe. Là, il faut entrer l’abréviation cantonale officielle (deux lettres, par exemple : « VD« ) et nommer le groupe d’employés concernés (par exemple : « Tous les employés sur Vaud« ). Sélectionnez également le mode de versement des Allocations familiales (directement par la CAF à l’employé ou par l’employeur avec le salaire) et celui de prélèvement de l’impôt à la source (« IS ») :

Cliquez ensuite sur Allocations :

Dans la majorité des cantons, on ne modifie le montant des allocations familiales que lorsqu’un enfant atteint l’âge d’être en formation secondaire supérieure. Cependant, une troisième tranche d’âge vous est proposée, notamment pour le canton de Soleure.

Note : l’enfant sera automatiquement affecté à la bonne catégorie en fonction de la date de naissance que vous entrerez sous l’onglet Allocations lors de la saisie des données de l’employé, comme nous le verrons plus bas. De même, ce sera lors de la saisie de ces données qu’il vous sera possible de spécifier s’il s’agit d’allocations partielles (au prorata du temps de travail).

Plusieurs cantons prévoient une allocation supplémentaire pour les familles nombreuses. Dans l’exemple ci-dessus, un supplément de CHF 80 est versé dès le troisième enfant.

La contribution à la CAF est généralement uniquement à la charge de l’employeur. Toutefois, il peut arriver (notamment dans le canton du Valais) qu’une partie de cette contribution soit imputée à l’employé. Dans ce cas, la Contribution employés est calculée en pourcentage sur le salaire AVS.

Pour les Contributions employeur, la contribution au Fonds pour la formation professionnelle (FFP) est généralement comprise dans la la contribution à la CAF : dans ce cas, vous pouvez laisser vide la rubrique Taux FFP. Si, en revanche, cette contribution FFP est facturée séparément, saisissez les deux taux demandés.

laa

Comme pour l’AVS et la CAF, commencez par saisir le nom de votre assureur, son numéro Swissdec et ses coordonnées.

Note : si vous êtes enregistré auprès de la SUVA, entrez simplement son numéro Swissdec (S999) : son nom et son adresse ne vous seront pas demandés car ce cas est traité de manière particulière par Swissdec.

Entrez ensuite votre numéro de client ainsi que votre numéro de contrat : il s’agit de vos numéros d’identification auprès de la caisse en question. Si vous n’avez qu’un numéro, saisissez-le à la fois comme numéro de client et numéro de contrat.

Cliquez ensuite sur Groupe : Crésus génère automatiquement les quatre catégorie suivante :

  • 0Pas assuré LAA (la personne n’est pas soumise à l’assurance-accidents)
  • 1Assuré AAP et AANP, avec déduction AANP (la part non professionnelle est prélevée sur le salaire de l’employé)
  • 2Assuré AAP et AANP, sans déduction AANP (la part non professionnelle n’est pas prélevée sur le salaire de l’employé)
  • 3Seulement assuré AAP, pas de déduction AANP (il n’y a pas de part non professionnelle)

Dans la rubrique Code, entrez la lettre correspondant au secteur d’exploitation ou à la classe de risque de votre contrat d’assurance-accidents (généralement spécifiée sur votre contrat – si ce n’est pas le cas, n’hésitez pas à demander à votre assureur votre profil ELM). Remplissez également la rubrique Nom du groupe en fonction des collaborateurs concernés (par exemple :  « Tous« , « Administration« , « Chauffeurs« , etc.)

Puis complétez les autres champs en fonction des informations et conditions inscrites sur votre contrat :

Note : la rubrique Taux AANP employeur ne concerne que la catégorie 1 ci-dessus. Si vous n’utilisez pas cette catégorie, inscrivez « 0 » dans ce champ et saisissez votre taux de prime AANP dans la rubrique Taux AANP employé.

Si votre contrat présente plusieurs groupes distincts (avec un code différent), cliquez sur Nouveau groupe, saisissez la lettre du nouveau groupe – toujours dans la rubrique Code – et complétez les autres champs.

laac et ijm

Ces deux assurances sont facultatives. Si vous n’y avez pas souscrit, il n’est pas nécessaire de traiter ces deux onglets.

Comme précédemment, commencez par saisir le nom de votre assureur, son numéro Swissdec et ses coordonnées.

Là encore, entrez ensuite votre numéro de client ainsi que votre numéro de contrat : il s’agit de vos numéros d’identification auprès de la caisse en question. Si vous n’avez qu’un numéro, saisissez-le à la fois comme numéro de client et numéro de contrat.

Cliquez ensuite sur Groupe et, comme pour la LAA, entrez, dans la rubrique Code, la lettre correspondant au secteur d’exploitation ou à la classe de risque de votre contrat d’assurance-accidents complémentaire. Enfin, remplissez la rubrique Nom du groupe.

Il existe quatre catégories de primes LAAC :

  • Cat. 0 : Non assurés ou primes fixes.
  • Cat. 1 : Primes calculées sur la part de salaire comprise entre CHF 0 et le plafond LAA (CHF 148’200 en 2024).
  • Cat. 2 : Primes de l’assurance sur-complémentaire, généralement calculées entre le plafond LAA et le plafond de votre choix (s’il vous ne souhaitez pas de plafond, il vous faudra saisir « 0 »).
  • Cat. 3 : Primes calculées sur la base du salaire AVS, généralement entre CHF 0 et un plafond donné.

Lors de la création d’un groupe, Crésus l’affecte automatiquement à la catégorie 0. Si les employés concernés ne cotisent effectivement pas auprès d’une caisse d’assurance-accident complémentaire, vous pouvez laissez la définition de cette assurance ainsi : les employés figureront dans ce groupe mais dans la catégorie « non soumis ».

Il est bien sûr possible d’ajouter une ou plusieurs catégories au sein d’un même groupe. Pour ce faire, cliquez sur Nouveau code :

Définissez tout d’abord le Code de ce sous-groupe en ajoutant une lettre ou un chiffre à côté de la lettre du groupe principal.

Ensuite, dans la liste défilante, choisissez la catégorie que vous souhaitez configurer et remplissez les différents rubriques en fonction des informations et conditions inscrites sur votre contrat.

Si votre contrat présente plusieurs groupes distincts (avec un code différent), cliquez sur Nouveau groupe, saisissez la lettre du nouveau groupe – toujours dans la rubrique Code – et complétez les autres champs.

lpp

Comme précédemment, commencez par saisir le nom de votre assureur, son numéro Swissdec et ses coordonnées.

Là encore, entrez ensuite votre numéro de client ainsi que votre numéro de contrat : il s’agit de vos numéros d’identification auprès de la caisse en question. Si vous n’avez qu’un numéro, saisissez-le à la fois comme numéro de client et numéro de contrat.

Cliquez ensuite sur Tranche 1, et saisissez l’âge à partir duquel la prime LPP sera prélevée chez vos collaborateurs (habituellement « 18 ans« ) ainsi que les taux correspondant respectivement à la part de l’employé et à celle de l’employeur (la part de prime supportée par l’employeur doit être au moins égale à celle de l’employé).

Pour ajouter une ou plusieurs tranches d’âge, cliquez simplement sur Nouvelle tranche d’âge et saisissez l’âge à partir duquel un collaborateur entrera dans cette nouvelle tranche (par exemple : « 25 ans » ; puis « 35 » dans une nouvelle tranche ; puis « 45« , et enfin « 55« ). L’employé sera automatiquement rattaché à la tranche d’âge correspondante en début d’année.

Le second pilier étant destiné à compléter la rente AVS touchée à la retraite, il n’est pas calculé sur la base du salaire AVS mais sur un montant communément appelé salaire coordonné.

En général, votre caisse vous communique les taux de cotisation. Il faut alors définir les montants qui permettront à Crésus de calculer ce salaire coordonné.

Pour ce faire, cliquez sur Nouveau code :

Saisissez le Code transmis par votre assureur et définissez un nom au groupe d’employés concernés.

Puis saisissez, dans les champs correspondants, les différentes informations demandées. Celles-ci se trouvent également dans votre contrat d’assurance.

Les valeurs affichées dans la capture ci-dessus sont données à titre d’exemples.

Si votre caisse ne vous transmet pas ces valeurs mais vous communique uniquement le montant des primes à prélever (calculé sur la base d’un salaire annuel approximatif), vous pouvez ignorer les informations ci-dessus. Le montant en question sera à indiquer directement lors de la saisie des données de l’employé.

Onglet FT et Spécial

L’onglet FT peut être ignoré.

L’onglet Spécial vous permettra d’importer des définitions d’assurance, de les assigner à vos employés ou de les répartir entre eux. Ces fonctionnalités seront traitées plus bas.

3.5Saisie des coefficients

La commande Entreprise > Coefficients vous permet de définir différentes données nécessaires au calcul des salaires.

Lorsque des rubriques apparaissent en bleu, vous pouvez cliquez dessus et modifier, dans le dialogue qui s’ouvre, les données saisies pour chacun des mois de l’année.

Les taux de la part employé sont à saisir dans la colonne Valeur ; ceux de la part employeur dans la colonne E.Valeur.

Onglets Réglages 1 et 2

Réglages 1 (rubriques principales)

  • Nombre de jours travaillés par mois : Par défaut, Crésus se base sur des mois de 30 jours et des années de 365 jours. Si le quota utilisé par votre entreprise est différent, modifiez ces valeur en conséquence.
  • Nombre d’heures de travail par jour : Cette information permettra de convertir les jours d’indemnité accident, maladie, maternité, etc. ainsi que les jours fériés ou de vacances en heures.
  • Nombre moyen de jours travaillé par mois : Cette information (habituellement : 21,7) permettra de déterminer la valeur d’un jour de vacances non payé.

Réglages 2 (rubriques principales)

  • Saisissez le ou les taux de majoration des heures supplémentaire (A et B).
  • Montant correctif maximum : Il peut arriver qu’un salaire varie de quelques centimes d’un mois à l’autre en raison des arrondis cumulés. Crésus vous propose ici de compenser ces différences afin que le montant versé soit toujours identique. Saisissez dans ce champ l’écart maximum à compenser. Au delà de ce montant, le salaire sera versé avec variation. Vous pouvez bien sûr indiquer « 0« , si vous le souhaitez.
  • Enregistre toujours le fichier : en activant cette option, Crésus Salaires enregistreras systématiquement votre fichier à chaque fermeture de votre module, sans vous demander confirmation.
  • Bulletin de salaire avec tableau IS rétroactif : Le calcul de l’impôt à la source (IS) implique souvent de procéder à des corrections rétroactives. Cette option vous permet d’inclure sur les bulletins de salaire concernés un tableau récapitulatif des retenues et corrections et question.
  • Convention salariale : Il vous faut ici définir le type de convention salariale qui vous lie à vos employés.
  • Durée hebdomadaire de travail convenue : Nombre d’heures de travail à effectuer pour un engagement à 100 %. Vous pouvez entrer des nombres avec point, par exemple « 40.5 » ou pour signifier 40 heures et 30 minutes.
  • Commentaire global : Le texte que vous pouvez saisir ici apparaîtra au bas de tous les bulletins de salaire.
  • Choisissez enfin les différents dossiers où seront enregistrés les documents concernés pour chacune des rubriques.
avs /ac

Les coefficients pour l’AVS et l’Assurance chômage sont réunis sous ce même onglet.

Les différentes données pré-saisies sont déterminées par les normes fédérales en vigueur. Ces normes peuvent varier d’une année à l’autre, en quel cas Crésus adapte ces informations pour les maintenir à jour. Vous pouvez bien sûr modifier manuellement ces données au besoin. Plus d’informations sur le site de l’OFAS.

Note : La Déduction AVS retraité (Franchise AVS) correspond à la somme qui sera soustraite du salaire AVS d’un employé ayant atteint l’âge de la retraite. Depuis 2024 et la réforme AVS 21, il est possible de renoncer à l’utilisation de cette franchise : cette option sera abordée lors des informations relatives à la saisie des données de l’employé.

Note : Si le salaire annuel d’un employé est inférieur au Seuil d’exonération AVS (sauf exception : CHF 2300), Crésus vous propose trois options (qui pourront être définie individuellement lors de la saisie des données de l’employé) :

  • Cotisations retenues même si le seuil n’est pas atteint : Crésus prélève la cotisation tous les mois sans restriction.
  • Cotisations retenues mais remboursées si le seuil n’est pas atteint : Crésus prélève la cotisation tous les mois et rembourse ces montants aux employés concernés en cas de départ ou en fin d’année.
  • Cotisations retenues seulement après que le seuil est atteint : Crésus ne prélève les cotisations que lorsque le salaire de l’employé dépasse le seuil. Le prélèvement de la cotisation se fait alors rétroactivement sur le total soumis. Ce rattrapage peut présenter une charge financière importante pour l’entreprise.

Note : en cochant une ou l’autre des trois dernières cases relatives à la Contribution petite enfance (CPE) et l’Accueil de jour des enfants (LAJE) ; à l’Assurance maternité ; et aux prestations complémentaires pour famille (LPCFam), vous déterminez ce que Crésus vous proposera par défaut lors de la saisie des données de l’employé. Ces option pourront bien sûr être cochées ou décochées pour chaque cas individuel, comme nous le verrons plus bas.

Note : Le Taux assurance maternité ne concerne que les entreprises genevoises ; et le Taux de contribution LPCFam que les entreprises vaudoises.

Assureurs

Sous cet onglet sont pré-saisis les données relatives à votre LAA et votre LPP. Il vous reste à inscrire leur numéro IDE respectifs ainsi que la date à partir de laquelle sont valides ces assurances. Le site http://www.uid.admin.ch/ (dont le lien vous est proposé sous ce même onglet) vous permet de trouver ces numéros IDE (format : CHE-123.456.789).

Déductions

Saisissez, sous cet onglet, les éventuelles retenues supplémentaires associées aux Frais de gestion (ou « frais administratifs« ) de votre contrat d’assurance LPP ; à la contribution professionnelle (en taux ou en montant fixe) en cas, par exemple, de contribution syndicale ; à la retraite anticipée (en cas de profession à risque, etc.).

Là encore, les informations saisies et les cases sélectionnées seront reprises par défaut lors de la saisie des données de l’employé, mais elles pourront être modifiées manuellement pour chaque cas individuel.

Indemnités RHT

L’onglet Indemnités RHT (Réduction de l’horaire de travail) ne nécessite pas de paramétrage de votre part.

Indemnités journalières

Sous cet onglet, il vous faut saisir les différents paramètres qui détermineront la manière dont Crésus calculera les indemnités de vos employés en cas de maladie ou d’accident. Ces informations vous seront proposées par défaut lors de la saisie des données de l’employé mais pourront être modifiées ou ajustées au cas par cas.

  • Votre assurance de base ne couvrant pas la totalité du salaire, certaines entreprises choisissent de verser une part de salaire supplémentaire, d’autres contractent une assurance complémentaire pour couvrir entièrement ou partiellement la part non prise en charge par l’assurance de base.
  • Calcule les indemnités maladie et accident et les corrections de salaire sur 365 jours : si ces cases sont cochées, alors Crésus estimera le montant de l’indemnité en divisant le salaire annuel par 365 ; sinon, la division se fera par 360.
  • Nombre de premiers jours accident : nombre de jours à la charge de l’employeur avant que l’assurance ne verse les indemnités. On parle également de jours de carence.
  • Taux salaire accident premiers jours (%) : saisissez, en pourcent, la part de salaire que l’employeur versera à l’employé durant les premiers jours indiqués ci-dessus. Si l’employé a droit à la totalité de son salaire journalier, indiquez « 100 %« .
  • Nombre maximum de premiers jours accidents dans l’année : saisissez le nombre maximum de « premiers jours accident » cumulés dans une année. S’il n’y a pas de limite définie, laissez la case vide.
  • Taux indemnités accident jours suivants % : saisissez, en pourcent, la part du salaire indemnisée par votre assurance.
  • Nombre maximum de jours accident suivants sur l’année : saisissez le nombre maximum de jours payés par votre assurance : au-delà de cette période, aucune indemnité ne sera calculé. S’il n’y a pas de limite définie, laissez la case vide.
  • Taux indemnités accident complémentaires : si vous avez contracté une assurance-accidents complémentaire, saisissez, en pourcent, la part du salaire indemnisée par cette assurance (part qui doit correspondre, entièrement ou partiellement, à celle non couverte par votre assurance de base).
  • Taux salaire accident complémentaire % : saisissez, en pourcent, l’éventuelle part d’indemnités prise en charge par l’employeur pour combler la part non couverte par les assurances de base et complémentaire.
  • Taux de couverture perte de salaire (accident) % : XXX
  • Inclut le droit au 13e / aux vacances dans le déterminant du salaire maladie des 1ers jours : ces deux options vous proposent d’inclure, dans le montant à partir duquel est calculé la part de salaire perçue par l’employé durant les premiers jours accident, la part relative au 13e salaire ou aux indemnités vacances. Généralement, ce n’est pas le cas.
  • Inclut le droit au 13e / aux vacances dans le déterminant des indemnités maladie des jours suivants : ces deux options vous proposent d’inclure, dans le montant à partir duquel est calculé la part d’indemnités perçue par l’employé durant les jours suivants, la part relative au 13e salaire ou aux indemnités vacances. Généralement, c’est le cas.
  • Allocation de maternité, nombre maximal de jours : nombre de jours durant lesquels, en cas de maternité, des indemnités sont versées. En général, ce nombre de jours est 98 (soit 14 semaines).
  • Allocation maternité, indemnité journalière maximale : le montant de l’indemnité journalière, en cas de maternité, sera à saisir dans les données de l’employée. Si le montant que vous introduirez est supérieur au plafond indiqué ici, Crésus vous le signalera. En 2024, ce plafond est fixé à CHF 220 par les normes fédérales. Si ce montant venait à être modifié, Crésus le corrigera et vous proposera le nouveau montant officiel.
  • Allocation maternité complémentaire, indemnité par jour : saisissez ici le montant de l’éventuel versement forfaitaire d’une indemnité complémentaire en cas de maternité. Généralement, cette indemnité est introduite lors de la saisie des données de l’employée.

De la même manière que ci-dessus, saisissez enfin les données relatives au service militaire.

Certificat

Les différentes options de cet onglet pourront être sélectionnées au cas par cas lors de l’élaboration de chaque certificat de salaire. Nous vous recommandons de ne pas les traiter ici, à moins que vous ne souhaitiez les voir proposées par défaut lorsque vous remplirez ces certificats.

Par exemple, la Personne de contact pré-saisie sous cet onglet est celle ayant été enregistrée dans la commande Identité, et c’est ce nom qui sera imprimé par défaut au bas de chaque certificat de salaire. Si vous souhaitez inscrire le nom d’un autre collaborateur (par exemple : responsable RH), vous pouvez le saisir ici dans la rubrique correspondante.

Vous pouvez également cocher la case Règlement de frais approuvé si votre entreprise a établi un règlement de frais approuvé par l’administration fiscale cantonale.

Pour les autres options proposées, nous vous recommandons de vous référer au Guide officiel d’établissement du certificat de salaire.

Employé par défaut

Sous cet onglet également se trouvent des informations qui pourront être saisies dans les données de l’employé. Nous vous recommandons de ne pas les traiter ici. Si vous sélectionnez telle ou telle option sous cet onglet, celle-ci sera proposée par défaut pour chaque employé.

statistiques par défaut

Sous cet onglet également se trouvent des informations qui pourront être saisies dans les données de l’employé. Nous vous recommandons de ne pas les traiter ici. Les données saisies ici seront proposées par défaut pour chaque employé.

3.6Contrôle des données

La commande Entreprise > Contrôle des données génère un résumé des éventuelles erreurs et des points à vérifier parmi les informations préalablement saisies.

Crésus distingue les points Obligatoires – qu’il vous faut impérativement corriger ou compléter avant toute impression ou transmission de document – des points Facultatifs – qu’il vous est cependant recommandé de corriger ou de compléter, si possible.

3.7Impôt à la source

La commande Entreprise > Impôt à la source vous présente les différentes données utilisées par Crésus dans le calcul de l’impôt à la source. Crésus adapte automatiquement ces barèmes à chaque changement d’année.

Le canton de perception sera toujours le canton de domicile de l’employé.

Si l’employé n’est pas domicilié en Suisse, le canton de perception sera le canton de domicile de l’entreprise.

Dans ce dialogue, saisissez simplement votre numéro de contribuable (DPI) (par exemple : 123.456).

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