Crésus Faktura

Um Ihre reale Fakturierung zu erstellen (mit der Sie produktiv arbeiten können), gibt es zwei Möglichkeiten:

• Eine neue leere Datei erstellen
• Wie in den bisherigen Kapiteln beschrieben, in einer Testdatei arbeiten und die Beispiele löschen

Um eine leere Datei zu erstellen, starten Sie Crésus Faktura, schliessen Sie gegebenenfalls eine offene Datei (Datei – Schliessen) und verwenden Sie den Befehl Datei –Neu, um den Assistenten zu starten. Befolgen Sie die Angaben in den verschiedenen Dialogen.

Wählen Sie die Option Eine leere Datei erstellen, wenn dies von der Software vorgeschlagen wird.

Im Gegensatz zu einer Buchhaltung oder einer Lohnverwaltung wird eine Fakturierung nicht in Rechnungsjahre unterteilt. Wir empfehlen Ihnen deshalb nicht, das Jahr in den Dateinamen aufzunehmen.

Wenn Sie bereits brauchbare Daten in eine Testdatei eingegeben haben, können Sie die fiktiven Daten in den Allgemeinen Einstellungen löschen: Klicken Sie im Bereich Vorgänge der Klappe auf Datensätze löschen (§ 3.1.1).

In beiden Fällen müssen Sie unbedingt die Basiseinstellungen vornehmen, bevor Sie reale Rechnungen ausstellen und verbuchen. Ergänzen Sie in den Allgemeinen Einstellungen die Angaben in den verschiedenen Registerkarten, namentlich die folgenden wichtigen Einstellungen:

• Ist das Unternehmen MWST-pflichtig?
• Erfolgt die Verbuchung nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten?
• Bei der Verbuchung nach vereinbarten Entgelten werden die ausgestellten oder erhaltenen Rechnungen am Rechnungsdatum in die Buchhaltung übertragen und anschliessend werden die Zahlungsein- und -ausgänge bei Bewegungen jeweils vom Debitoren- oder Kreditorenkonto abgebucht. Bei Teilzahlung einer Rechnung kann ein Skonto erstellt werden (siehe nachstehende Anmerkung zur MWST).
• In der Verbuchung nach vereinnahmten Entgelten werden statt der ausgestellten oder erhaltenen Rechnungen nur die realen Bewegungen im Zeitpunkt der effektiven Zahlungsein- und -ausgänge in die Buchhaltung übertragen. Im Jahresverlauf gibt es weder Debitoren und Kreditoren noch Skonti.
• Bei einem MWST-pflichtigen Unternehmen ist anzugeben, ob die MWST-Erklärung nach effektiver Abrechnung oder nach der Saldosteuersatz- (SSS) oder Pauschal-Methode erfolgt.
• Diese Einstellungen müssen mit den MWST-Einstellungen in der Crésus Finanzbuchhaltung übereinstimmen.

Die meisten MWST-pflichtigen Unternehmen arbeiten nach vereinbarten Entgelten. Die MWST ist geschuldet oder rückforderbar, sobald die Rechnung verbucht wird und allfällige Skonti führen zu einer Korrektur der MWST. Dies ist die übliche MWST-Berechnungsweise.Um die MWST nach vereinnahmten Entgelten abrechnen zu können, ist eine Bewilligung der ESTV erforderlich. In diesem Fall wird die MWST bei jeder Bewegung verarbeitet und es gibt keine Korrekturen als Folge von Skonti.Ausserdem kann ein Unternehmen unter gewissen Umständen die MWST nach der Saldosteuersatz-Methode (SSS) abrechnen.

• Wenn Sie die Rechnungen nach vereinbarten Entgelten bearbeiten, ist zu bestimmen, ob die Mahnspesen beim Versand der Mahnung oder erst bei der Begleichung der Rechnung verbucht werden sollen.

Solange diese Einstellungen nicht bestätigt sind, erinnert die Software bei jedem Neustart daran, dass Sie noch nicht in einer endgültigen Datei arbeiten.

Diese Einstellungen haben tief greifende Auswirkungen auf die Buchhaltung, weshalb sie nach der Bestätigung ohne Beizug einer Fachperson nicht geändert werden können. Deshalb ist es wichtig, sie nur zu bestätigen, wenn man sich der Auswirkungen bewusst ist.

Um diese Einstellungen zu bestätigen, verwenden Sie den Befehl in der Klappe der Allgemeinen Einstellungen oder die Schaltfläche des Eröffnungsbildschirms.

Sind die obligatorischen Einstellungen vorgenommen und enthält die Datei keine Beispiele mehr, erscheinen die Warnhinweise des Eröffnungsbildschirms nicht mehr.

Andere Einstellungen können noch während der Arbeit verändert werden.

Es gibt auch besondere Einstellungen für die einzelnen Datenbanken. Um sie aufzurufen, klicken Sie auf das Symbol im allgemeinen Bereich der Klappe oder gelangen Sie mit Alt+8 in die Allgemeinen Einstellungen und klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Klappe.

Um die Umgebung an Ihre Arbeitsweise anzupassen, müssen die oben beschriebenen unerlässlichen Einstellungen vorgenommen werden. Klicken Sie auf das Symbol oder verwenden Sie den Tastaturkürzel Alt+8.

Die Software verlangt von Ihnen ein Passwort, um in den Verwaltermodus zu wechseln (§ 2.16). Das Standard-Passwort lautet epsitec in Kleinbuchstaben. Tippen Sie es ein und klicken Sie auf OK. Dieses Passwort kann später geändert werden (§ 13.6).

Nun gelangen Sie auf den Hauptbildschirm der Allgemeinen Einstellungen.

Die meisten hier eingegebenen Informationen können jederzeit geändert werden.

Es muss zwar nicht unbedingt in dieser Reihenfolge vorgegangen werden, aber wir befassen uns hier zuerst mit den unerlässlichen Einstellungen, die nach der Bestätigung nicht mehr geändert werden können, und dann mit den wichtigsten übrigen Einstellungen. Weitere Einstellungen werden in den Kapiteln zu den einzelnen Datenbanken später in diesem Handbuch beschrieben.

Um die Umgebung an Ihre Arbeitsweise anzupassen, müssen die oben beschriebenen unerlässlichen Einstellungen vorgenommen werden. Klicken Sie auf das Symbol oder verwenden Sie den Tastaturkürzel Alt+8.

Die Software verlangt von Ihnen ein Passwort, um in den Verwaltermodus zu wechseln (§ 2.16). Das Standard-Passwort lautet epsitec in Kleinbuchstaben. Tippen Sie es ein und klicken Sie auf OK. Dieses Passwort kann später geändert werden (§ 13.6).

Nun gelangen Sie auf den Hauptbildschirm der Allgemeinen Einstellungen.

Die meisten hier eingegebenen Informationen können jederzeit geändert werden.

Es muss zwar nicht unbedingt in dieser Reihenfolge vorgegangen werden, aber wir befassen uns hier zuerst mit den unerlässlichen Einstellungen, die nach der Bestätigung nicht mehr geändert werden können, und dann mit den wichtigsten übrigen Einstellungen. Weitere Einstellungen werden in den Kapiteln zu den einzelnen Datenbanken später in diesem Handbuch beschrieben.

Konten und MWST

Hier legen Sie fest ob das Unternehmen MWST-pflichtig ist oder nicht.

Verbuchung

Rechnet Ihr Unternehmen nach vereinbarten Entgelten (bei der Ausstellung oder beim Empfang von Rechnungen – Normalfall) oder nach vereinnahmten Entgelten (bei Bezahlung der Rechnungen – Bewilligung der ESTV erforderlich) ab?

Wenn Sie MWST-pflichtig sind, bestimmen Sie, ob Sie die MWST normal abrechnen oder ob Sie der MWST-Saldobesteuerung unterstellt sind.

Wenn Sie nach vereinbarten Entgelten abrechnen, müssen Sie entscheiden, ob die Mahnspesen bei der Erstellung der Mahnung oder erst bei der Begleichung der Rechnung verbucht werden sollen.

Wenn Sie nach vereinnahmten Entgelten abrechnen, können Sie bestimmen, ob die Mahnspesen zusammen mit dem Umsatz – sie werden dann auf die Artikelkonten der Rechnung verteilt – oder auf einem besonderen Konto zu verbuchen sind, das unter Andere Konten der Registerkarte Konten und MWST dieser Einstellungen bestimmt wird.

Sobald Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, müssen Sie sie mit der Schaltfläche Basiseinstellungen jetzt bestätigen auf diesem Bildschirm oder auf dem Eröffnungsbildschirm bestätigen. Der Dialog bittet Sie, Ihre Einstellungen zu bestätigen, da sie nicht mehr geändert werden können.

Im Zweifelsfall ist es vorzuziehen, vorläufig im Testmodus weiterzuarbeiten.

Solange Sie diese Einstellungen nicht bestätigt haben, druckt die Software auf allen Dokumenten ein Wasserzeichen mit. Schicken Sie solche Dokumente nicht an Ihre Kunden!

Geben Sie in der Registerkarte Firmenname, Adresse die Daten Ihres Unternehmens ein:

Die verschiedenen Elemente können auf Wunsch auf den erstellten Dokumenten ausgedruckt werden. Wenn Sie Papier mit vorgedruckter Kopfzeile verwenden, ergänzen Sie die Informationen, wählen aber die Option Kein Ausdruck.

Der Firmenname kann auf den Dokumenten ganz oben …

… oder in der Adresse des Unternehmens links gedruckt werden:

Standarddokumente werden mit einem Logo ganz oben auf der Seite gedruckt. Sie können zwischen zwei Formaten (flach oder gross) wählen, wobei Sie auf dem Bildschirm jeweils eine Vorschau sehen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Logo einstellen oder Zweites Logo einstellen, um festzulegen, ob Sie ein Logo wollen oder nicht.

Wenn Sie Ja antworten, werden Sie gefragt, ob Sie das Basislogo übernehmen wollen. Wenn ja, können Sie das Basislogo mit einem Klick auf den Bleistift ändern. Andernfalls wird ein Dialog angezeigt, der die Auswahl eines bestehenden Logos ermöglicht.

Die mit der Vorlage gelieferten Logos dienen der Hervorhebung der belegten Fläche und geben die einzuhaltenden Abmessungen vor:

• Die Abmessungen des ersten Logos müssen ein ganzes Vielfaches von 160 × 1440 Pixel sein.
• Die Abmessungen des zweiten Logos müssen ein Vielfaches von 600 × 1440 Pixel sein.

Um diese Logos zu bearbeiten, klicken Sie auf das Symbol.

Wenn Sie kein Logo wünschen, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Logo einstellen oder Zweites Logo einstellen und antworten Sie Nein.

Konten und MWST

Wenn das Unternehmen MWST-pflichtig ist, geben Sie seine MWST-Nummer im Format CHE-nnn.nnn.nnn MWST ein. Die Software prüft, ob das Format der eingegebenen Nummer korrekt ist.

Mit der Schaltfläche MwSt-Nr. gelangen Sie auf die Website des BFS, wo Sie die MWST-Nummer Ihres Unternehmens suchen können.

Die angezeigten MWST-Codes entsprechen den Standardcodes der Crésus Finanzbuchhaltung und sollten grundsätzlich nicht geändert werden.

Standardkonten einstellen

Die hier vorgegebenen Standardkonten werden folgendermassen verwendet:

• Bei der Erstellung der Datensätze.
• Das Konto für den Verkauf von Artikeln beispielsweise wird bei der Erstellung des Datensatzes übernommen und stammt von der Einstellung unter Artikel, Leistungen / Verkauf.
• Bei der Verbuchung, sofern bei der Erfassung der Rechnungen kein anderes Konto vorgegeben wurde.
• Wenn beispielsweise das Konto für einen gewährten Skonto in der Registerkarte Finanzen einer ausgestellten Rechnung leer bleibt, wird das unter Andere Konten / Verkauf angegebene Konto verwendet.

Verbuchung

Damit Erfassungsfehler vermieden werden, schlägt die Software vor, eine zu grosse Differenz zwischen dem aktuellen Datum und gewissen anderen Daten (Rechnungsdatum, Zahlungsdatum usw.) zu unterbinden.

Geben Sie hier die maximale Differenz in Tagen ein.

Kontrollassistent

Um die Kontrolle zu vereinfachen, ermöglicht der Kontrollassistent der Crésus Finanzbuchhaltung die Zusammenfassung der Buchungen nach Gruppe oder Referenz.

Geben Sie hier den Inhalt dieser zwei Spalten für die bei der Verbuchung von Crésus Faktura generierten Buchungen ein. Standardmässig verwendet Crésus Faktura die Belegnummer für die Gruppe und den Namen des Debitors oder Kreditors in der Referenz.

Skonto

Die Begleichung einer Rechnung kann einen erhaltenen oder gewährten Skonto generieren.

Diese Skonti werden auf einem einzigen, in der Registerkarte Verbuchung vorgegebenen Konto zusammengeführt oder im Verhältnis zu den in Rechnung gestellten Beträgen auf die Einkaufs- oder Verkaufskonten verteilt.

Das Datum für Skonti kann dem Verarbeitungsdatum oder dem Datum der letzten Zahlung entsprechen. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Datum für Skonto und Begleichung einstellen.

Zur Ergänzung der Standardfunktionen von Crésus Faktura können mehrere Erweiterungen erworben werden. Genauere Angaben zu diesen Erweiterungen finden Sie auf www.cresus.ch.

Die Registerkarte Erweiterungen, Sonstiges gibt Zugang zu den Einstellungen entsprechend den zu jeder Erweiterung gelieferten Unterlagen.

Wie oben beschrieben bietet die Software zwei Arbeitsmodi an:

• Der Benutzermodus ist der empfohlene Arbeitsmodus; er gibt Zugriff auf alle Funktionen, die bei der normalen Nutzung der Anwendung benötigt werden.
• Der Verwaltermodus gibt Zugriff auf zahlreiche Einstell-, Anpassungs- und fortgeschrittene Nutzungsfunktionen; in diesem Modus sind gewisse Schutzvorkehrungen zur Verhinderung ungewollter Änderungen deaktiviert.

Standardmässig kehrt die Software immer wieder in den Benutzermodus zurück. Möchten Sie trotz der Risiken ständig im Verwaltermodus arbeiten, können Sie diesen Arbeitsmodus speichern.

• Klicken Sie in der Registrierkarte Erweiterungen, Sonstiges der Allgemeinen Einstellungen auf die Schaltfläche Arbeitsmodus und wählen Sie den Verwaltermodus:

Um einen einzelnen Datensatz zu löschen, wählen Sie den Datensatz aus und klicken Sie auf dieses Symbol. Die Software verlangt eine Bestätigung der Löschung, denn sie ist definitiv.

Ein in einem anderen Datensatz referenzierter Datensatz kann nicht gelöscht werden. Beispielsweise können Sie den Datensatz eines Kunden nicht löschen, wenn Rechnungen dieses Kunden existieren.

Die Software bietet auch die Möglichkeit der gebündelten Löschung von Datensätzen.

Mit der Schaltfläche Datensätze löschen in der Klappe der Allgemeinen Einstellungen können alle Datensätze oder nur die Beispiele (wenn vorhanden) gelöscht werden:

Da dieser Vorgang irreversibel ist, müssen Sie das Kontrollkästchen für die Bestätigung aktivieren, um die verlangte Löschung zu starten.

Solange es in Ihrer Datei Beispiele hat, können Sie nicht definitiv arbeiten und die ausgedruckten Dokumente weisen das Test-Wasserzeichen auf.

Enthält Ihre Datenbank viele Datensätze, leidet darunter möglicherweise die Performance der Software. Die Löschung nutzlos gewordener Datensätze ermöglicht eine Beschleunigung der Vorgänge, insbesondere wenn die ganze Datenbank in die Berechnungen und Vorgänge einbezogen ist, beispielsweise bei Statistiken

Mit der Schaltfläche Alte Datensätze löschen in der Klappe der Allgemeinen Einstellungen können nicht archivierte Datensätze gelöscht werden.