Crésus Faktura

Nachdem Sie Crésus gestartet haben, können Sie auf der Startseite in der Registerkarte Ausprobieren eine bereits konfigurierte Beispieldatei («Simply SA») öffnen. So können Sie sich mit der Benutzeroberfläche von Crésus Faktura vertraut machen und diverse Funktionen ausprobieren.

In diesem Kapitel werden Sie das Wichtigste über die Arbeitsumgebung des Moduls erfahren. Das nächste Kapitel befasst sich u. a. mit den allgemeinen Einstellungen, der Erstellung von Datensätzen und der Verbuchung.

Da sich die Benutzeroberfläche von Crésus Faktura unter Windows, macOS oder Linux nur minim unterscheidet, stammen alle Bildschirmkopien in diesem Handbuch aus Windows, sofern nicht anders angegeben.

Der Startbildschirm dient Ihnen als allgemeines Dashboard: Sie können von dort aus auf die verschiedenen Datenbanken zugreifen und einige allgemeine Verwaltungsfunktionen aufrufen – Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen, auf allgemeine Statistiken, auf die Verbuchungstools, auf Crésus Horizon usw.

Mit einem Klick auf das Symbol in der Klappe am rechten Bildschirmrand können Sie jederzeit zum Startbildschirm zurückkehren (§2.7 Die Klappe am rechten Bildschirmrand).

Die Menüleiste umfasst sämtliche verfügbaren Befehle. Diese variieren, je nachdem ob Sie im Benutzermodus oder im Verwaltermodus arbeiten.

Crésus bietet zwei Arbeitsmodi an:

• Der normale Arbeitsmodus ist der Benutzermodus: In diesem Modus sind viele Elemente ausgeblendet oder geschützt, um unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern.
• Über den Verwaltermodus können Sie auf erweiterte Funktionen zugreifen: Einstellungen, Definitionen, Erstellung neuer Eingabemasken und Änderungen bestehender Eingabemasken, auszudruckende Dokumente usw.

Um zwischen den Arbeitsmodi zu wechseln, verwenden Sie den Befehl Optionen > Verwaltermodus (oder Optionen > Benutzermodus).

Crésus verlangt beim ersten Wechsel zwischen den beiden Modi Ihr Passwort (« epsitec », falls Sie es nicht geändert oder deaktiviert haben).

Sie können Ihren standardmässigen Arbeitsmodus in den allgemeinen Einstellungen (link im Aufbau) über > Optionen, Sonstiges > Arbeitsmodus ändern. Wählen Sie den Modus Verwaltermodus (alle Funktionen) oder Benutzermodus (normal = vereinfacht).

Es mag zwar praktisch erscheinen, ständig im Verwaltermodus zu arbeiten, bei der täglichen Arbeit raten wir aber davon ab. Denn im Verwaltermodus werden gewisse sinnvolle Schutzeinrichtungen ausgehebelt, weshalb es aus unserer Sicht besser ist, im Benutzermodus zu arbeiten.

Auf den Symbolleisten finden Sie die häufigsten Befehle, damit Sie sie nicht über die Menüleiste aufrufen müssen (Wechsel zwischen Datenbanken, Erstellung eines neuen Datensatzes, Datenimport oder -export usw.). 

Welche Symbolleisten angezeigt werden, können Sie im Menü Optionen > Symbolleisten festlegen.

Standardmässig verwaltet Crésus Faktura fünf Datenbanken:

• Bestellungen
• Kreditoren
• Artikel
• Kunden
• Rechnungen

Sie haben mehrere Möglichkeiten, um zwischen den verschiedenen Datenbanken zu wechseln:

Befehl Daten in der Menüleiste:

• Symbolleiste: Mit einem Klick auf das entsprechende Symbol in der Symbolleiste wechseln Sie direkt zur betreffenden Datenbank (wenn Sie mit der Maus über ein Symbol fahren, wird in einem Pop-up-Text der Name der entsprechenden Datenbank angezeigt).

Die Daten werden in jeder Datenbank (Kreditoren, Artikel, Kunden, Rechnungen oder Bestellungen) in Datensätzen gespeichert.

Crésus Faktura verwaltet höchstens 100 000 Datensätze pro Datenbank.

Jeder Datensatz enthält Rubriken (Firma, Anrede, Vorname, Name usw.) und Felder (weisse Kästchen), in denen sämtliche Angaben zu einem Kreditor, Artikel, Kunden usw. erfasst werden.

Beispiel eines Kundendatensatzes:

In jeder Datenbank (Kreditoren, Artikel, Kunden, Rechnungen oder Bestellungen) ist der Bildschirm vertikal unterteilt zwischen der Liste auf der linken Seite und der Eingabemaske.

Die Liste auf der linken Seite bietet Ihnen einen Überblick über die Datensätze der Datenbank, in der Sie sich gerade befinden, und Sie können dort einen Datensatz auswählen.

Dieser Datensatz wird anschliessend in der Eingabemaske angezeigt.

Hier ein Beispiel für die Liste auf der linken Seite und einen Teil der Eingabemaske in der Datenbank Kreditoren:

Sie können die Bereiche für die Liste auf der linken Seite oder die Eingabemaske auch vergrössern, indem Sie mit der Maus die Trennlinie verschieben:

Ausserdem können Sie die Reihenfolge der Daten in der Liste auf der linken Seite ändern oder die Anzeige auf eine Teilmenge der verfügbaren Datensätze beschränken, indem Sie die gewünschten Zugriffe festlegen, wie im folgenden Abschnitt erläutert: §2.6.1 Die Zugriffe der Liste auf der linken Seite.

Die in der Liste auf der linken Seite angezeigten Datensätze werden in der Reihenfolge sortiert, die in der Liste der Zugriffe definiert ist (Sie können diese Liste am oberen Bildschirmrand aufklappen).

So zeigt in der Datenbank Kreditoren beispielsweise der Zugriff Nach Name Referenz die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge an, der Zugriff Nach Nummer sortiert sie nach der Datensatznummer usw.:

Mithilfe der Zugriffe können die Daten in der Liste auf der linken Seite auch nach einem ausgewählten Kriterium gefiltert werden.

In der Datenbank Rechnungen zeigt der Zugriff Rechnungen, offen in der Liste der Zugriffe zum Beispiel nur die unbezahlten Rechnungen an, sortiert in umgekehrter Reihenfolge der Rechnungsdaten (vom neusten zum ältesten Datensatz).

Hinweis: Einige Zugriffe stehen nur im Verwaltermodus zur Verfügung.

Der Zähler unten rechts im Fenster zeigt an, wo sich der markierte Datensatz im ausgewählten Zugriff befindet, wie viele Datensätze dieser Zugriff umfasst und wie viele Datensätze die Datenbank insgesamt aufweist.

In jeder Datenbank können Sie manuell einen Zugriff erstellen, der die Datensätze Ihrer Wahl umfasst.

Dazu öffnen Sie alle gewünschten Datensätze und markieren Sie sie, indem Sie oben links ein Häkchen setzen:

In der Liste der Zugriffe wählen Sie anschliessend den Zugriff Markiert aus, um die markierten Datensätze in der Liste auf der linken Seite anzuzeigen (Sie können auch die Schaltfläche Markierte Datensätze bearbeiten in der Klappe am rechten Bildschirmrand verwenden).

In den Datenbanken Bestellungen und Ausgestellte Rechnungen zeigt die Spalte Status der Liste auf der linken Seite den aktuellen Stand jedes Datensatzes anhand der folgenden Abkürzungen an:

• F : Rechnung
• C : Bestellung
• L : Lieferschein
• O : Angebot, Kostenvoranschlag
• Cc : Bestellbestätigung
• N : Gutschrift
• Fa : Anzahlungsrechnung
• X : begleichte Rechnung
• _ : gedrucktes Dokument
• C : Buchung vollständig ausgeführt
• c : Buchung teilweise ausgeführt
• >B : Zahlung an Crésus Banking übermittelt
• >BA : Zahlung an Crésus Banking übermittelt und Ausführung ausstehend
• >BE : Zahlung in Crésus Banking ausgeführt
• R[n] : Mahnung 1, 2 oder 3 gedruckt

Da sich aus Platzgründen nicht alle Elemente eines Datensatzes in einer einzigen Maske anzeigen lassen, sind sie nach Kategorien auf verschiedene Registerkarten verteilt. Hier ein Beispiel (für einen Kundendatensatz):

Klicken Sie einfach auf die gewünschte Registerkarte oder verwenden Sie die Tastaturkürzel Alt+1, Alt+2 usw., um zwischen den Registerkarten zu wechseln.

Abgesehen von der Liste auf der linken Seite und der Eingabemaske erscheint in jeder Datenbank zusätzlich eine Klappe am rechten Bildschirmrand.

Falls diese nicht angezeigt wird, liegt es daran, dass die Grösse der anderen beiden Elemente dies verhindert: Sie können sie einblenden, indem Sie die Maus zum rechten Bildschirmrand führen.

Hier beispielsweise die Klappe der Datenbank Kunden (in Ihrer zukünftigen Datei können die angebotenen Schaltflächen je nach den allgemeinen Einstellungen variieren).

Diese Klappe ist in vier Abschnitte unterteilt:

Die wichtigsten Symbole

Der erste Abschnitt, ganz oben, enthält die nützlichsten Symbole:

• Das Symbol öffnet den Startbildschirm.
• Das Symbol öffnet Crésus Banking.
• Das Symbol öffnet einen Rechner.
• Das Symbol öffnet die allgemeinen Einstellungen.

Der Abschnitt Suchen

Der Abschnitt Suchen ermöglicht es Ihnen, schnell einen Datensatz in Ihren Datenbanken zu finden:

• Das Symbol ermöglicht es, einen Kunden oder einen Kreditor anhand seines Namens, des Namens seiner Firma, seiner Adresse oder seines Orts zu suchen.
• Das Symbol ermöglicht es, einen Kunden oder einen Kreditor anhand einer Telefonnummer oder einer E-Mail-Adresse zu suchen.
• Das Symbol ermöglicht es, eine Bestellung oder eine Rechnung anhand der Datensatznummer zu suchen.

Ebenfalls in diesem Abschnitt öffnet das Symbol den Ordner mit den PDF-Kopien Ihrer Rechnungen (unter anderem) – eine Option, die Sie bei den allgemeinen Einstellungen aktivieren können.

Der Abschnitt Datenbank (Bestellungen, Kreditoren, Artikel, Kunden, Rechnungen)

Der Abschnitt Datenbank umfasst diverse Funktionen für die momentan geöffnete Datenbank.

Mit der Schaltfläche Berichte können Sie automatisch auf eine Auswahl von Statistiken zur aktuellen Datenbank und zum in der Liste auf der linken Seite ausgewählten Datensatz zugreifen.

Über die Schaltfläche Markierte Datensätze behandeln können Sie beispielsweise in der Liste auf der linken Seite nur die markierten (oder die nicht markierten) Datensätze der aktuellen Datenbank anzeigen lassen. Ausserdem können Sie damit gleichzeitig alle Datensätze in der Liste auf der linken Seite markieren, nachdem Sie in der Liste der Zugriffe das gewünschte Extraktionskriterium ausgewählt haben.

Mit Klick auf die Schaltfläche Druckvorschau Dokumente wird die Druckvorschau geöffnet.

Über die Schaltfläche Exportieren können Sie eine Textdatei (.txt oder .csv) erzeugen, die die Angaben der gewünschten Datensätze enthält.

Mit den folgenden beiden Schaltflächen können Sie den Zugriff Nach Nummer oder Nach Name Referenz auswählen und so alle Datensätze der aktuellen Datenbank in der Liste auf der linken Seite gemäss dem gewünschten Zugriff anzeigen lassen:

Der Abschnitt Aktueller Datensatz

Der Abschnitt Aktueller Datensatz, der je nach Datenbank variiert, bietet Ihnen eine Reihe nützlicher Funktionen. So können Sie über die Schaltfläche Neues Dokument erstellen eine Rechnung, ein Angebot oder einen Lieferschein für den Kunden oder den Kreditor, den Sie in der Liste auf der linken Seite ausgewählt haben, erstellen.

Die Schaltfläche Seine Dokuments auswählen zeigt in der Liste auf der linken Seite der Datenbank Bestellungen (wenn es sich um einen Kreditor handelt) oder Rechnungen (wenn es sich um einen Kunden handelt) alle entsprechenden Dokumente an (Rechnungen, Angebote/Kostenvoranschläge, Lieferscheine). Sie können die Dokumente filtern, indem Sie auf das Trichtersymbol neben der betreffenden Schaltfläche klicken:

In der Datenbank Kunden können Sie ausserdem mit der Schaltfläche Diesen Kunden anonymisieren die Felder mit den persönlichen Daten des Kunden (Name, Adresse usw.) für eine oder mehrere Rechnungen, die von dem in der Liste auf der linken Seite ausgewählten Kunden beglichen wurden, unlesbar machen. Der Betrag, das Datum und die Detailangaben zu den fakturierten Artikeln bleiben im betreffenden Datensatz ersichtlich, aber die kundenspezifischen Daten werden durch zufällige Zeichenfolgen ersetzt. Diese Rechnung wird dann automatisch archiviert: Sie können sie einsehen, indem Sie den Zugriff _Archive in der Liste der Zugriffe auswählen. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Weitere Schaltflächen in der Klappe

Je nach Ihren allgemeinen Einstellungen und der Datenbank, in der Sie sich befinden, werden weitere Schaltflächen in der Klappe angezeigt. Alle anderen Funktionen (neue Zahlungen für einen Kreditor vorbereiten, PDF-Dateien per E-Mail versenden, eine gedruckte Rechnung entsperren, eine Gutschrift einlösen usw.) werden weiter unten beschrieben.

Man spricht von einem Tastaturkürzel oder einer Tastenkombination, wenn ein Vorgang ausgeführt werden kann, indem Sie eine Taste (oder eine Tastenkombination) auf Ihrer Tastatur verwenden.

So können Sie einen neuen Datensatz (oder eine Änderung eines Datensatzes) mit der Taste F12 bestätigen, statt auf das Symbol zu klicken.

Beachten Sie, dass die zu verwendenden Tastaturkürzel automatisch unterhalb des betreffenden Symbols angezeigt werden, wenn Sie den Mauszeiger darauf platzieren.

Nachfolgend finden Sie eine Liste der wichtigsten Tastaturkürzel, die Crésus Faktura anbietet:

Unter macOS ist die Cmd-Taste (Befehlstaste) anstelle der Alt-Taste unter Windows zu verwenden. Wenn Sie also Alt+8 unter macOS verwenden wollen, drücken Sie Cmd+8.

Übliche Tastenkürzel für Crésus Faktura

Tastenkürzel zum Öffnen eines Menüs

Der Buchstabe, der im Tastaturkürzel verwendet wird, ist im Namen jedes Menüs unterstrichen.

Registerkarte wechseln

Wenn Sie die Alt-Taste in Kombination mit der Ziffer drücken, die der gewünschten Registerkarte entspricht, können Sie in einem Datensatz rasch zwischen den Registerkarten wechseln (so können Sie z. B. mit Alt+6 die Registerkarte Verwaltung eines Kundendatensatzes öffnen).

Wichtigste Tastaturkürzel nach Funktionstaste

In der Liste der üblichen Tastaturkürzel wurden weiter oben in Klammern bereits einige Tastaturkürzel mit Funktionstasten (F-Tasten) erwähnt.

Der Bildschirm-Zoom (Ziffernblock)

Crésus Faktura ist für Bildschirme mit einer Auflösung von 1280 × 800 Pixeln im Vollbildmodus optimiert. Ist Ihr Bildschirm gross genug, können Sie die Fenstergrösse natürlich anpassen, um Ihren Arbeitsbereich zu vergrössern.

Zur besseren Lesbarkeit können Sie die Anzeige mit dem Zoom vergrössern oder verkleinern. Verwenden Sie dazu auf dem Ziffernblock Ihrer Tastatur die Tastenkombinationen Ctrl++ (vergrössern), Ctrl+– (verkleinern) und Ctrl+0 für die Rückkehr zur Standardeinstellung.

Verfügt Ihre Tastatur nicht über einen Ziffernblock, können Sie die Zoom-Befehle im Menü Optionen verwenden.