Crésus Faktura

Bei einer Warenrücksendung, einer Änderung eines in Rechnung gestellten Betrags nach dem Versand einer Rechnung oder wenn Sie einen Betrag an Ihren Kunden zurückerstatten müssen, kann es notwendig sein, eine Gutschrift auszustellen.

Crésus betrachtet eine Rechnung mit negativem Gesamtbetrag als Gutschrift; es reicht daher aus, eine negative Rechnung zu erstellen.

Eine Gutschrift kann :

• Den von Ihrem Kunden geschuldeten Betrag reduzieren.
• Eine unbezahlte Rechnung vollständig annullieren.

Die Verbuchung der Gutschriften erfordert :
ein Bilanzkonto für die ausgestellten Gutschriften, das ein negativ verwendetes Aktivkonto sein kann, in der Regel das 1105 Ausgestellte Gutschriften, oder ein Passivkonto.
ein Durchlaufkonto, in der Regel das 9900 Sammelbuchungen. Dieses Durchlaufkonto muss in der Registerkarte Konten und MWST der Einstellungen der Fakturierungsdatei festgelegt werden

Den von einem Kunden geschuldeten Betrag reduzieren

Wenn Sie eine Gutschrift nur für einen Teil einer Rechnung oder einen beliebigen Betrag erstellen möchten, klicken Sie in der Klappe auf Neues Dokument erstellen und erstellen Sie eine Rechnung auf die gewohnte Weise, wobei Sie darauf achten, dass der in Rechnung gestellte Gesamtbetrag negativ ist : die betreffenden Leistungen oder Artikel müssen mit negativen Mengen erfasst werden; auf diese Weise werden die Artikel dem Lager zugeführt. Sobald der Gesamtbetrag Ihres Dokuments negativ ist, wird es als Gutschrift betrachtet.

Es kann sich als nützlich erweisen, für die Erstellung von Gutschriften über einen speziellen Artikeldatensatz zu verfügen, der einem Ertragskonto zugewiesen ist.

Eine Rechnung vollständig annullieren

• Wählen Sie die zu annullierende Rechnung aus.
• Klicken Sie in der Klappe auf die Schaltfläche Neues Dokument erstellen und wählen Sie die Option Auf dieser Rechnung basierende Gutschrift.

• Der Dialog fragt Sie nach dem Grund und dem Ausstellungsdatum der Gutschrift :

• Bestätigen Sie den Dialog.
• Crésus erstellt für diesen Kunden ein neues Dokument, das dieselben Artikel wie die Originalrechnung übernimmt, wobei jedoch alle Mengen negativ sind. Auf diese Weise werden bei der Lagerverwaltung der Artikel auch die Lagermengen entsprechend korrigiert.
• Achten Sie in der Registerkarte Finanzen der Gutschrift darauf, dass als zu belastendes Konto das Konto Ausgestellte Gutschriften Ihres Kontenplans angegeben wird.

In der Registerkarte Zusammenfassung der Gutschrift zeigt das Feld Betrifft an, dass sie mit einer Rechnung verknüpft ist :

In der Registerkarte Zusammenfassung der verknüpften Rechnung erwähnt das Feld Betrifft die Verbindung mit der Gutschrift :

Sie können mit der Schaltfläche Gehe zu von einem Dokument zum anderen wechseln. In diesem Stadium behalten beide Dokumente weiterhin den Status unbezahlt.

Wurde die Gutschrift versehentlich erstellt, können Sie sie nicht ohne weiteres löschen, da sie mit einer Rechnung verknüpft ist.

Um sie zu löschen, müssen Sie zunächst diese Verknüpfung auflösen, indem Sie auf das Symbol klicken. Erst danach können Sie sie löschen.

In der Rechnung, die zur Erstellung der Gutschrift geführt hat, bleibt der Text der Rubrik Betrifft «Annulliert durch Gutschrift Nr. x», obwohl diese Gutschrift nicht mehr existiert! Sie müssen daher die Rechnung entsperren, um diesen Text zu löschen (link im Aufbau)

Eine Gutschrift zur Begleichung einer Rechnung verwenden

Eine Gutschrift kann als Zahlungsmittel bei einer ausgestellten Rechnung verwendet werden :

• Wechseln Sie in die Registerkarte Finanzen der Rechnung.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorgang manuell ausführen.

• Wählen Sie die Option Gutschrift verwenden aus und geben Sie das Datum des Vorgangs an. Prüfen Sie, ob das zu verwendende Debitorenkonto dasselbe ist wie das weiter oben angegebene (in der Regel das Konto 1105), und klicken Sie auf OK.

• Der Dialog liefert Ihnen verschiedene Angaben und zeigt die Liste der für diesen Kunden noch offenen Gutschriften an. In unserem Beispiel gibt es nur eine.
• Geben Sie an, über welches Debitorenkonto diese Zahlung verbucht werden soll, und klicken Sie auf OK. Das System zeigt an, ob die Rechnung und/oder die Gutschrift noch einen Saldo aufweist oder beglichen wurde :
• Ist der Saldo der Gutschrift identisch mit dem Saldo der Rechnung, werden beide Dokumente beglichen

• Ist der geschuldete Saldo der zu begleichenden Rechnung höher als der Saldo der Gutschrift, bleibt die Rechnung für den geschuldeten Restbetrag offen, und die Gutschrift ist beglichen

• Ist der geschuldete Saldo der Rechnung niedriger als der Betrag der Gutschrift, wird die Rechnung beglichen, und die Gutschrift bleibt mit dem verfügbaren Saldo offen

Eine Rückerstattung an einen Kunden erfassen

Wenn Sie einen bereits eingegangenen Betrag zurückerstatten müssen, gehen Sie wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben vor, um eine Rechnung mit negativem Gesamtbetrag zu erstellen. Sie können diese Gutschrift bei den offenen Rechnungen aufbewahren und sie später, gemäss der zuvor beschriebenen Methode, als Zahlung für eine neue Rechnung verwenden.

Wird der Betrag der Gutschrift tatsächlich an den Kunden zurückerstattet, verarbeiten Sie die Zahlung mit der unter link im Aufbau beschriebenen Schaltfläche Vorgang manuell ausführen.

Wenn Sie in der Klappe der Kundendatenbank das Symbol Neues Dokument für den Kunden erstellen verwenden, weist Crésus darauf hin, wenn für den Kunden eine offene Gutschrift besteht.