Crésus Faktura

eBill ist eine Dienstleistung der SIX GROUP. Diese sichere Dienstleistung wurde speziell für den direkten Versand von elektronischen Rechnungen (eBill-Rechnungen, bisher E-Rechnungen) konzipiert.

Ziel des Systems eBill ist es, den Versand Ihrer Rechnungen vollumfänglich zu digitalisieren. Das Ganze funktioniert als Netzwerk mehrerer teilnehmender Partner: Jeder Partner muss dabei die Erstellung von eBill-Rechnungen mit einer kompatiblen Businesssoftware zulassen.

Die Epsitec SA gehört zu den Netzwerkpartnern, die bei der SIX GROUP registriert sind. Sie können daher Crésus Faktura nutzen, um Ihre eBill-Rechnungen direkt an das Netzwerk zu übermitteln, ohne die Dienste eines Drittanbieters wie PostFinance in Anspruch zu nehmen.

Sie profitieren so von einem Zugang zum Selbstkostenpreis und einem möglichst einfachen Ablauf.

Um eBills über das Modul Crésus Faktura zu übermitteln, müssen Sie:

• Über eine aktive QR-IBAN bei einem Finanzinstitut verfügen
• Im Handelsregister mit einer UID eingetragen sein
• Die Erstellung und den Versand von QR-Rechnungen in Crésus Faktura aktiviert haben
  
• Die Überwachung der Zahlungseingänge über camt.054-Dateien nutzen
• Einen Vertrag abgeschlossen haben für die Erstellung von eBills

Um eBills zu erstellen, müssen Sie einen entsprechenden Vertrag abgeschlossen haben. Falls Sie noch keinen solchen Vertrag haben, können Sie diesen direkt über die Plattform der Epsitec SA abschliessen. Das Vorgehen wird nachfolgend beschrieben. In dem Fall sind wir Ihr «Hauptpartner» für den eBill-Versand. Daher sind allfällige Änderungen Ihrer Post- und Bankangaben uns zu melden.

Sollten Sie bereits einen Vertrag mit einer anderen Organisation abgeschlossen haben (z. B. PostFinance), müssen Sie sich trotzdem auf der Plattform der Epsitec SA registrieren, damit Sie eBills via Crésus versenden können. Dann wären wir Ihr «sekundärer» Partner, und allfällige Mutationen müssten Sie Ihrem Hauptpartner melden.

In beiden Fällen gelten unsere Tarife (siehe unten) für die Übermittlung von eBills.

Der Einfachheit halber können Sie Ihren bestehenden Vertrag mit Ihrem bisherigen Hauptpartner kündigen und verlangen, dass wir Ihr Hauptpartner werden.

Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, müssten Sie sich auf jeden Fall auf unserer Plattform registrieren, damit Sie eBills über Crésus versenden können.

Um die Verknüpfung zwischen dem Modul Crésus Faktura und dem eBill-Netzwerk herzustellen, müssen Sie sich vorgängig auf der Plattform der Epsitec SA registrieren. Besuchen Sie dazu diese Adresse und füllen Sie die entsprechenden Formulare aus. Nachdem Ihr Konto erstellt wurde, erhalten Sie:

• Ein Bestätigungs-E-Mail
• Eine Rechnung über CHF 20, die Sie von einem auf den Namen Ihres Unternehmens lautenden Bankkonto bezahlen müssen (dieser von der SIX GROUP geforderte Schritt erlaubt es, die Verknüpfung zwischen der verwendeten IBAN und Ihrem Unternehmen zu bestätigen).

Sobald Ihre Zahlung eingegangen ist, wird Ihre Registrierung bei der Epsitec SA aktiviert. Anschliessend erhalten Sie Ihren Sicherheitsschlüssel direkt in Ihrem Kundenbereich auf unserer Plattform https://cresus-ebill.ch.

Dieser Schlüssel stellt die Verknüpfung zwischen Ihrem Modul Crésus Faktura und dem eBill-Netzwerk sicher.

Diesen Sicherheitsschlüssel geben Sie in Ihre Fakturadatei ein, um die Option eBill zu konfigurieren (siehe unten).

Der eBill-Versand funktioniert auf Vorauszahlungsbasis. Auf unserer Plattform können Sie Guthaben kaufen.

Die Erstellung einer eBill-Rechnung unterliegt unseren allgemeinen Geschäftsbedingungen. Die geltenden Tarife werden Ihnen bei der Registrierung auf der Plattform der Epsitec SA mitgeteilt. Momentan beträgt der Preis 20 Rappen pro Versand.

Da die Rechnung von CHF 20, die Sie zur Validierung Ihrer Registrierung begleichen mussten, angerechnet wird, gewähren wir Ihnen ein Guthaben für 100 eBills.

Die Konfiguration der Option eBill in Ihrem Modul Crésus Faktura ist über die Allgemeinen Einstellungen > Optionen, Sonstiges > eBill / LSV+ / Debit Direct / … > eBill benutzen zugänglich:

• geben Sie den Schlüssel ein, den wir Ihnen per E-Mail zugestellt haben, indem Sie auf die Schaltfläche Sicherheitsschlüssel eingeben klicken;
• erfassen Sie zudem Ihre IDE-Nummer, indem Sie auf die dafür vorgesehene Schaltfläche klicken:

Speicherort der Dateien

Eine PDF-Datei der Rechnung wird über das eBill-Netzwerk versendet. Sie zeigt das Bild der Rechnung, so wie sie dem Kunden angezeigt wird.

Mit diesem Versand sind zudem zusätzliche Daten verknüpft; diese werden in einer XML-Datei übermittelt und enthalten insbesondere die Identität des Rechnungsstellers, die Identität des Empfängers, den geschuldeten Betrag und die MWST, das Fälligkeitsdatum, die Details der Rechnungspositionen sowie die für das Inkasso nützlichen Angaben (Referenznummer und QR-IBAN).

Um zusätzliche Kosten zu vermeiden, ist es wichtig, dass diese PDF-Datei nicht zu gross wird. Sorgen Sie deshalb dafür, dass weder ein Foto noch ein hoch aufgelöstes Logo in Ihren eBills enthalten ist.

Der Speicherort dieser beiden Dateien ist über die Schaltfläche Speicherort der Dateien anzugeben:

Bei einer Sicherung über das Menü Datei > Sichern werden diese beiden Dateien nicht mit den anderen Daten Ihrer Fakturierungsdatei gesichert, sondern im Sinne eines Übermittlungsprotokolls auf der Plattform eBill abgelegt – jedoch nur für eine beschränkte Zeit.

Einstellungen im Kundendatensatz

eBills können nur an einen Kunden versandt werden, wenn dieser als eBill-Empfänger registriert ist. Ihr Kunde muss Sie also in seinem E-Banking in der Liste der eBill-Rechnungssteller suchen und zustimmen, dass Sie ihm elektronische Rechnungen schicken dürfen.

Sie werden anschliessend per E-Mail benachrichtigt, dass Ihr Kunde einen betreffenden Antrag gestellt hat – das E-Mail enthält die eBill-ID des Kunden.

Öffnen Sie in der Datenbank der Kunden den betreffenden Datensatz und geben Sie diese ID in der Registerkarte Verwaltung im entsprechenden Feld ein (es handelt sich dabei um eine 17-stellige Nummer, die z. B. mit 4110 beginnt):

Mithilfe des Symbols können Sie in der Zusammenfassung am linken Bildschirmrand die Kunden anzeigen, die sich als eBill-Empfänger registriert haben.

Im Modul Crésus Faktura wird eine eBill genauso wie eine Standardrechnung mit QR-Zahlteil vorbereitet.

Um die Rechnung via eBill zu übermitteln, klicken Sie in der Datenbank der Ausgestellte Rechnungen in der rechten Klappe auf die Schaltfläche Elektronische Übermittlung. Crésus zeigt folgende Maske an:

Nachdem Sie die Verarbeitung der Rechnung via eBill bestätigt haben, erzeugt Crésus die entsprechenden Dateien (XML und PDF) und übermittelt sie umgehend an das eBill-Netzwerk.

Ihre eBill wird automatisch überprüft:

• Falls die XML-Datei technische Fehler aufweist, wird eine Fehlermeldung angezeigt und Crésus bricht die Verarbeitung ab.
• Ist die XML-Datei fehlerfrei, gilt die Rechnung als verarbeitet und gedruckt – wie bei einer Standardrechnung.

Die Überwachung der Zahlungseingänge erfolgt anschliessend über die üblichen QR-Funktionen.

Mit der Lösung Vereine und Verbände von Crésus Faktura können Sie Spendenaufrufe in Form von eBill-Rechnungen versenden.
Dazu muss Ihre Organisation steuerbefreit oder ZEWO-zertifiziert sein.

Wenn Ihre Organisation gemeinnützig ist, senden Sie die entsprechende Bescheinigung bitte an info@cresus.ch.

Wenn Sie einen Spendenaufruf via eBill versenden möchten, erstellen Sie diesen zunächst wie gewohnt, wie im Kapitel link im Aufbau beschrieben.

Sobald der Spendenaufruf erstellt ist, wählen Sie anstelle des Drucks die Option Spendenaufruf an die X bei eBill angemeldeten Empfänger senden:

Die angezeigte Anzahl Empfänger berücksichtigt die Anzahl Spender in der zuvor ausgewählten Gruppe, allfällige bereits mit diesem Code erstellte Spendenaufrufe sowie die im Kundendatensatz vorhandene eBill-ID.

Nachdem Sie den Versand via eBill gewählt haben, müssen Sie einen Verwendungszweck angeben, der auf dem E-Banking-Portal Ihrer Spender übermittelt und angezeigt wird. Zudem müssen Sie mindestens einen Betrag (von maximal 5) angeben, der den Spendern bei der Zahlung über ihr E-Banking vorgeschlagen wird.

Nach der Bestätigung des Dialogs erzeugt das Modul Faktura das PDF und sendet es an unsere eBill-Plattform, die es an das SIX-Netzwerk übermittelt. Dieses leitet es seinerseits direkt an das E-Banking Ihrer Spender weiter.

Die Identifikation einer eBill im SIX-Netzwerk erfolgt anhand der 27-stelligen Referenznummer im QR-Zahlteil. Bei Spenden enthält diese Referenznummer lediglich eine Kundennummer und sieht beispielsweise so aus: 00 00000 00000 00000 00001 23404.

Um beispielsweise im folgenden Jahr erneut einen Spendenaufruf an denselben Spender versenden zu können, müssen Sie den Aufbau der Referenznummer anpassen. Wechseln Sie dazu im Verwaltermodus in das Menü Optionen > Definitionen > Definitionen für ESR und wählen Sie die für Spenden verwendete Definition, oder verwenden Sie eine neue Definition, falls mit dieser Nummer noch offene Rechnungen bestehen. Passen Sie dort den festen Teil an:

Wenn die Aktion Spendenaufruf erstellen erneut ausgeführt wird, prüft das Programm, ob noch ein Bestand an zu druckenden Spendenaufrufen vorhanden ist:

Dieser Dialog ermöglicht es zudem, die vorherige Sitzung sowie den Druck des Bestands an Spendenaufrufen endgültig abzubrechen, um einen neuen Aufruf starten zu können.

Rechnungen, die mit der Option Ratenzahlungen erstellt werden, können nicht über eBill übermittelt werden.

Mit Crésus Faktura können keine zu zahlenden eBills empfangen werden.