Crésus Banking

Pour utiliser la réconciliation bancaire avec Crésus Banking, il faut que votre fichier de facturation (si ou utilisez Crésus Facturation) ou votre fichier Banking soit attaché à un mandat Crésus Synchro. Consultez le manuel Crésus Synchro pour les informations nécessaires.

La réconciliation bancaire est une fonctionnalité permettant d’automatiser l’intégration des écritures bancaires dans son fichier de comptabilité. En important les différents mouvements des comptes bancaires enregistrés (fichiers camt.053), Crésus Banking les analyse et vous propose, sur la base de votre plan comptable, les écritures et comptes à imputer correspondants.

Ouvrez les Réglages du compte bancaire. Après avoir complété les Informations de base et les Chemins et liens, comme décrit au chapitre §3.1 Réglages du compte bancaire, cliquez sur Comptes à imputer.

Les comptes proposés dans les listes déroulantes Compte banque et Caisse sont ceux du plan comptable de votre fichier Comptabilité.

Ces comptes vous seront automatiquement proposés lors de l’importation des mouvements bancaires.

• Compte banque : compte de liquidité au bilan lié au compte bancaire. Tous les mouvements seront imputés à ce compte, qui ne pourra pas être modifié lors de l’édition des mouvements.
  Habituellement, il s’agit du compte 1020 Banque ou 1010 Postfinance.

Les comptes ci-dessous pourront, quant à eux, être modifiés lors de l’édition des mouvements :

• Compte caisse : compte pour les retraits ou dépôts au bancomat.
  Habituellement : le compte 1000 Caisse.
• Encaissements à ventiler : compte de passage pour les encaissements non identifiés (encaissement ailleurs que sur l’IBAN QR enregistré) et dont vous n’avez pas édité le compte à imputer. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
  Habituellement : le compte 9907 Encaissements à ventiler.
• Paiements à ventiler : compte de passage pour les paiements non identifiés (paiements non effectué depuis votre fichier Facturation) et dont vous n’avez pas édité le compte à imputer. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
  Habituellement : le compte 9908 Paiements à ventiler.

Dans Crésus Facturation, vous devez également saisir ce même compte 9908 dans les Réglages généraux > Comptes et TVA > Comptes de liquidité > Compte de paiement par défaut.

• Paiements en attente : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement préparés par Crésus Facturation ou saisis en ligne dans votre portail e-banking.
  Habituellement : le compte 2003 Ordres de paiement en attente.
• Salaires à payer : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement des salaires.
  Habituellement : le compte 2002 Salaires à payer ou Dettes résultant de charges de personnel.
• Frais bancaires : compte de charges pour les frais de gestion du compte bancaire.
  Habituellement : le compte 6940 Frais bancaires.
• Intérêts positifs : compte de charges négatif pour l’encaissement des intérêts du compte bancaire.
  Habituellement : le compte 6950 Produits financiers de la trésorerie et des titres.
• Intérêts négatifs : compte de charges pour le paiement des intérêts du compte bancaire.
  Habituellement : le compte 6900 Charges d’intérêts pour engagements rémunérés.

Si vous avez plusieurs comptes bancaires à traiter, nous vous proposons de créer des comptes dont la racine du numéro est comme ci-dessus, avec une extension .01 pour le 1er compte bancaire; .02 pour le deuxième; etc.

Par exemple :

2003.01 Ordres de paiement en attente (Banque)
2003.02 Ordres de paiement en attente (Postfinance)

9907.01 Encaissements à ventiler (Banque)
9907.02 Encaissements à ventiler (Postfinance)

L’icône en regard de chacun des comptes vous permet d’accéder à différents réglages avancés, comme l’exclusion de tels mouvements de la comptabilisation ou la modification du libellé comptable proposé par défaut.

Voici un aperçu des différentes étapes de la réconciliation bancaire, présentées dans l’ordre.

Connectez-vous à votre portail bancaire et suivez la procédure (propre à chaque banque) permettant de télécharger les fichiers camt 0.53 et camt 0.54. Ceux-ci se retrouveront enregistrés dans le dossier indiqué lors du Réglage du compte bancaire > Chemins et liens.

Cliquez sur le bouton Importer (en bas à gauche de l’écran) :

Les mouvements importés s’affichent alors dans la vue Mouvements en attente :

Parmi les mouvements importés par Crésus Banking, certains sont « identifiés » et d’autres « non identifiés » (ces derniers apparaissent sur fond coloré) :

• Un encaissement identifié est un encaissement que vous avez reçu sur l’IBAN QR enregistré dans votre fichier Banking.
• Un paiement identifié est un paiement que vous avez créé et ordonné via Banking depuis Crésus Facturation.

Une liste déroulante vous permet de n’afficher que les mouvements identifiés (Mouvements complets) ou les non identifiés – ainsi que les éventuelles anomalies repérées (Mouvements à compléter) :

Une seconde liste déroulante vous permet de filtrer plus précisément encore les mouvements que vous souhaitez voir afficher :

En haut de la fenêtre, vous pouvez choisir d’afficher les mouvements selon une vue étendue ou une vue compacte (c’est sous cette dernière que les écritures apparaîtront dans votre fichier Comptabilité) :

Les mouvements de compte présents sur le ou les fichiers camt.053 téléchargés apparaissent en ligne. Différentes colonnes affichent les informations reconnues par Crésus Banking.

Parmi celles-ci se trouve la colonne N° Groupe, qui affiche le n° d’identification des paiements créés et ordonnés depuis Crésus Facturation. Ce numéro est automatiquement généré lors de l’enregistrement d’une facture dans la base des factures reçues et peut être lisible sous l’onglet Paramètres de la fiche en question (cet onglet n’est accessible qu’en mode complet) :

C’est donc ce numéro qui se retrouve dans la colonne N° Groupe des différents mouvements importés dans Crésus Banking :

Lors de la comptabilisation de ce mouvement, ce n° de groupe sera importé dans Crésus Comptabilité et permettra d’utiliser la fonctionnalité d’aide au pointage.

Nous vous recommandons d’éditer en particulier les mouvements non identifiés afin de limiter les extournes qu’il faudra faire manuellement depuis les comptes de passage (paiements et encaissements à ventiler) dans Crésus Comptabilité.

Chaque mouvement (identifié ou non) peut être édité manuellement en double-cliquant dessus :

Dans ce dialogue, vous pouvez par exemple modifier le Type de mouvement proposé par Crésus Banking, ou choisir de ne pas comptabiliser le mouvement en question, ou de le garder en attente (il sera alors traité lors de la prochaine importation) :

Vous pouvez également modifier le compte à imputer dans votre comptabilité ou encore personnaliser le libellé de l’écriture proposé par Crésus Banking :

Comme nous venons de le voir, il est possible, depuis le dialogue d’édition, de choisir de ne pas comptabiliser un mouvement. Cependant, si vous souhaitez le supprimer totalement de la liste des mouvements à traiter, il vous faut procéder comme suit :

• passez en Mode complet;
• sélectionnez le ou les mouvements que vous souhaitez supprimer;
• cliquez sur l’icône Supprimer, apparue en clair sur le ruban bleu en haut de la fenêtre.

Le ou les mouvements sélectionnés se retrouvent alors dans la section Mouvements supprimés. Si vous souhaitez les réintégrer à la liste des mouvements en attente, ouvrez simplement cette section, sélectionnez le ou les mouvements concernés, et cliquez sur Remettre en attente.

Lorsque tous les mouvements ont été vérifiés et édités, un clic sur le bouton Tout comptabiliser propose la génération des écritures pour le fichier Crésus Comptabilité :

Cette opération génère les écritures pour tous les mouvements en attente. Le traitement se limite toutefois au nombre de lignes défini pour la vue. S’il y a plus de mouvements que de lignes, répétez simplement l’opération.

Il est aussi possible de ne comptabiliser qu’une partie des mouvements en attente. Pour ce faire, cochez simplement les cases correspondant aux écritures souhaitées dans la colonne de gauche, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser :

Les mouvements en question sont alors déplacés dans la section Mouvements traités – y compris les mouvements que vous avez choisi de Ne pas comptabiliser dans le dialogue d’édition.

Les mouvements traités se trouvent automatiquement enregistrés dans un fichier d’échange, et son intégration vous sera proposée par un bandeau bleu dans votre fichier Crésus Comptabilité :

Cliquez sur Comptabiliser pour procéder à l’importation et à la comptabilisation de tous ces mouvements.

Si un mouvement comptabilisé doit être traité à nouveau, sélectionnez-le dans la section Mouvements traités du fichier Banking et cliquez sur Remettre en attente.

Le mouvement concerné sera automatiquement décomptabilisé puis recomptabilisé (selon les éventuelles nouvelles données apportées) lors de la prochaine comptabilisation.

Si vous souhaitez supprimer ce mouvement de votre comptabilité, alors supprimez-le (mode complet > Supprimer) après l’avoir remis en attente. Il sera décomptabilisé lors de la prochaine comptabilisation.

Comme nous l’avons vu, il arrive que des mouvements importés depuis un fichier camt.053 ne soient pas identifiés par Crésus Banking (par exemple, un encaissement que vous auriez reçu sur votre IBAN et non sur votre IBAN QR, ou encore un paiement que vous auriez effectué directement par virement bancaire sans passer par Crésus Facturation).

Comme expliqué précédemment, nous vous recommandons d’éditer ces mouvement non identifiés et d’indiquer, notamment, les comptes qui doivent être imputés dans Crésus Comptabilité, faute de quoi ces mouvements devront être extournés manuellement depuis les comptes de passage (paiements et encaissements à ventiler) de votre fichier de comptabilité.

Cependant, cette opération peut s’avérer fastidieuse si certains mouvements identiques se répètent. Dans ce cas, il convient d’introduire une règle de réconciliation.

Une règle de réconciliation permet de grouper certains mouvements en fonction de critères définis et de leur appliquer automatiquement les mêmes réglages.

Dans l’exemple ci-dessous, plusieurs achats chez un fleuriste ont été effectués, et ceux-ci doivent tous être imputés au même compte. Il est donc intéressant de créer une règle pour ce type de mouvement.

Pour cela, faites un clic droit sur le mouvement en question, puis sélectionnez Créer une règle :
Le dialogue de création de la règle s’ouvre. Il s’agit maintenant de définir les critères à appliquer.

Il y a deux champs à remplir :

• Titre de la règle : c’est le nom que vous souhaitez donner désormais à ce type de mouvement. Dans ce cas, nous choisissons : Achats fleurs.
• Le mouvement contient : dans ce champ, déjà pré-rempli des différentes informations identifiées par Crésus Banking, il vous faut choisir le mot ou le segment, dans ce texte, qui sera commun à tous les mouvements concernés.

Dans cet exemple, vous pourriez par exemple choisir de conserver le libellé ACHAT/SHOPPING EN LIGNE, ou le libellé Achat fleurs :

ACHAT/SHOPPING EN LIGNE étant cependant un peu trop générique (d’autres mouvements pouvant contenir cette même information), nous vous recommandons en l’occurrence de garder Achat fleurs. Supprimez donc simplement le reste des informations afin de ne garder que ce libellé :

Le bouton Avancé vous permet, selon le même principe, d’introduire d’autres critères afin d’affiner la règle en question :

La case Ne pas appliquer cette règle aux mouvements connus vous permet de limiter l’application de cette règle aux mouvements non identifiés (voir détail en déplaçant le curseur de la souri sur le point :

Une fois ces différents critères établis, cliquez sur Suivant. Dans ce dialogue, il vous faut définir les différents réglages à appliquer aux mouvements réunis par cette règle. Par exemple, dans le cas de l’achat de fleurs :

Le compte sélectionné dans la rubrique Comptes débit/crédit sera automatiquement mis au débit ou au crédit (selon qu’il s’agisse d’un encaissement ou d’un paiement) lors de la comptabilisation.

Le Modèle pour le libellé comptable autogénéré permet de saisir le texte comptable qui sera affiché pour ces mouvements.

Une fois la règle enregistrée, tous les mouvements répondant aux critères établis deviennent identifiés et affichent le compte à imputer sélectionné, ainsi que le titre de la règle dans la colonne Type (ou dans la colonne Libellé de l’écriture en Vue compacte) :

La liste des règles de réconciliation bancaire créées peut être consultée et modifiée en ouvrant les Réglages du compte bancaire > Règles pour la réconciliation bancaire :

Si vous avez enregistré plusieurs règles, notez que l’ordre dans lequel elles apparaissent ici est important : en effet, pour un mouvement qui pourrait être associé à plusieurs règles, c’est la première de cette liste qui s’appliquera. Pour modifier l’ordre des règles, cliquez sur l’icône puis utilisez les deux petites flèches (vers le haut et vers le bas) apparue à droite de chaque ligne.

À droite de chaque ligne également, les deux icônes vous permettent d’éditer la règle concernée ou d’en créer une nouvelle à partir de ce modèle.

Le bouton Nouvelle règle vous permet bien sûr de créer une nouvelle règle sans informations pré-saisies.

La case à gauche de chaque ligne vous permet de sélectionner la ou les règles que vous souhaitez exporter ou supprimer :

Il est important de noter qu’une règle de réconciliation n’est associée qu’au compte bancaire concerné lors de sa création. Si vous utilisez plusieurs comptes bancaires et souhaitez y appliquer ces mêmes règles (ou une partie d’entre elles), il vous faut les exporter depuis le compte associé puis les importer depuis le compte visé.

Il en va de même si vous  souhaitez dupliquer une ou plusieurs règles dans un autre fichier Banking.

Pour exporter et/ou importer une ou plusieurs règles, procédez comme suit :

pour exporter des règles :

• sélectionnez la ou les règles en question puis cliquez sur l’icône Exporter les règles sélectionnées ;
• renommez le fichier au besoin, et enregistrez-le.

pour importer des règles :

• ouvrez les Réglages du compte bancaire correspondant au compte bancaire où vous souhaitez importer ces règles > Règles pour la réconciliation bancaire;
• cliquez sur l’icône Importer des règles pour cette période comptable et sélectionnez le fichier de règles concerné.

Dans Crésus Banking, une chaîne de substitution est une fonctionnalité permettant d’automatiser l’intégration, dans le libellé comptable, d’une information présente dans le détail d’un mouvement mais pouvant varier d’une écriture à l’autre.

Crésus Banking vous propose un certain nombre de chaînes de substitution prédéfinies (Nom/Adresse du payeur/bénéficiaire, Date d’écriture, Numéro de référence, N° IBAN, etc.)

Par exemple, si vous souhaitez que chaque libellé de tel type de mouvements inclue le mois courant où celui-ci a eu lieu, ou encore le nom du payeur ou du bénéficiaire, ces données variant d’une écriture à l’autre, il vous faut procéder comme suit :

Pour un type de mouvement proposé parmi les comptes à imputer (par exemple, les salaires à payer) :

Ouvrez les Réglages du compte bancaire > Comptes à imputer (2) et cliquez sur la flèche à droite de la rubrique Salaires à payer :

La rubrique Modèle pour le libellé comptable autogénéré apparaît. À droite de ce champ, faites dérouler la liste des chaînes de substitution proposées et sélectionnez Mois courant :

Notez que le Mois courant correspondra à celui de la date d’écriture du mouvement.

Cliquez sur Suivant > Suivant > Enregistrer. Ainsi, le libellé comptable de tous les mouvements identifiés comme des salaires inclura désormais le mois correspondant (ici en Vue compacte) :

Pour un type de mouvement défini par une règle de réconciliation :

Prenons l’exemple de la règle « Achat fleurs » créée précédemment.

Si vous souhaitez, là aussi, que le mois où cet achat a eu lieu apparaisse sur le libellé autogénéré par Crésus (« Achat fleurs Janvier 2024 », « Achat fleurs Février 2024 », etc.), ouvrez le dialogue d’édition du mouvement (en double-cliquant sur l’écriture concerné) > Éditer la règle > Suivant > Insérer chaîne de substitution > faites dérouler jusqu’à Mois courant :

Cliquez sur Enregistrer. Ainsi, le libellé comptable de tous les mouvements identifiés comme « Achat fleurs » inclura désormais le mois correspondant (ici en Vue compacte) :

Si vous souhaitez créer une chaîne de substitution autre que celles prédéfinies par Crésus Banking (par exemple : « Numéro de commande », « Commune », « Commerce », etc.), il vous faut procéder comme suit :

• dans la liste des mouvements en attente, double-cliquez sur le mouvement pour lequel vous souhaitez créer une chaîne > Éditer la règle > Suivant;
• cliquez sur l’icône :

Cliquez sur Suivant : le dialogue de Création de la chaîne de substitution s’ouvre.

Prenons l’exemple de la règle de réconciliation « Achat fleurs » créée précédemment. Si vous souhaitez, par exemple, inclure au libellé comptable le « Numéro de commande  » de chacun de ces achats :

• donnez un titre à la chaîne que vous souhaitez créer (en l’occurrence : « No de commande fleurs »);
• dans le champ Détails du mouvement, sélectionnez l’élément que vous voulez voir apparaître dans le libellé (ici : le numéro de commande) :

Celui-ci apparaît alors en vert dans les Détails du mouvement, et se trouve affiché dans le champ Information à extraire :

• Cliquez sur Continuer;
• dans le dialogue suivant, il vous faut sélectionner un segment plus long, comprenant les termes précédant et/ou suivant l’information à extraire :

Le segment apparaît en vert dans les Détails du mouvement.

• Cliquez sur Tester et assurez-vous que la rubrique Texte trouvé vous propose effectivement l’information que vous souhaitez extraire :

• Cliquez sur Enregistrer.

Dans le dialogue d’édition de la règle, à droite du champ Modèle pour le libellé comptable autogénéré, cliquez sur Insérer une chaîne de substitution. La chaîne que vous venez de créer apparaît alors au bas de la liste déroulante, sélectionnez-là et cliquez sur Enregistrer.

Dans la liste des mouvements en attente, le libellé de l’écriture inclura désormais cette information (ici en Vue compacte) :

Pour éditer, supprimer, exporter ou importer une chaîne de substitution personnelle, ouvrez les Réglages du compte bancaire > Chaînes de substitution, puis procédez comme pour les règles de réconciliation : chapitres §7.3.2 Consulter ou modifier la liste des règles pour la réconciliation bancaire et §7.3.3 Exporter ou importer des règles de réconciliation.

Avec la réconciliation bancaire, Crésus Banking permet de traiter et de comptabiliser des écritures multiples (voir, dans le manuel Crésus Comptabilité, le chapitre §3.4.4 Écritures multiples).

Prenant l’exemple de l’écriture suivante (à noter qu’il s’agit là d’un mouvement identifié, mais que le processus décrit fonctionne de la même manière avec un mouvement non identifié) :

Ce mouvement, dont le type « Essence » a été identifié par Crésus Banking, correspond à un achat effectué auprès d’une station service.

Le montant total est de CHF 49.96, mais en réalité, il y a eu que CHF 34.96 d’essence, et CHF 15 d’alimentation.

Pour éviter que seul le compte Essence ou Carburant soit imputer, alors qu’une partie de cet achat concerne l’alimentation, il faut ventiler ces deux montants distincts dans les comptes appropriés.

• Faites un clic droit sur le mouvement, et sélectionnez Transformer en écriture multiple :

Le dialogue suivant s’affiche :

Vous pouvez alors définir les montants à ventiler, leurs libellés comptables (troisième colonne), ainsi que les comptes associés :

L’icône , à droite de chaque ligne, vous permet d’éditer chaque écriture individuellement et d’y ajouter des informations spécifiques (par exemple : un code TVA ou analytique).

Une fois les différentes données saisies, cliquez sur Enregistrer. Le mouvement apparaît désormais tel qu’il sera comptabilisé (ici en Vue compacte) :

Enfin, si vous souhaitez annuler cette transformation en écriture multiple et en refaire une écriture normale, faite un clic droit sur le mouvement en question et sélectionnez Transformer en écriture normale.

Dans la plupart des cas, il n’est bien sûr pas possible d’automatiser la transformation d’un mouvement en écriture multiple, puisque la ventilation du montant ainsi que les différents comptes à imputer varient d’un mouvement à l’autre.

Cependant, il existe certaines situations où cette automatisation est possible, comme par exemple dans le mouvement suivant :

Il s’agit d’un encaissement non identifié, lié à un achat que le client a régler par carte de crédit.

La Communication du payeur nous informe qu’une commission de CHF 2.50 a déjà été déduite :

Le montant de CHF 197.00 correspond ici au montant net, celui que l’on a effectivement encaissé.

Cependant, le montant payé par l’acheteur (le montant brut) a été de CHF 197.00 + CHF 2.50 = CHF 199.50, comme indiqué également dans le champ Communication du payeur.

Afin de ventiler correctement ces différents montants, il faut que Crésus Salaires puisse les identifier au sein des Détails du mouvement. Mais ceux-ci étant présentés de manière non structurée, il va falloir créer et insérer une chaîne de substitution associée à ces encaissements par carte de crédit, afin d’automatiser l’imputation de ces montants aux comptes correspondants.

Pour ce faire :

Commencez par créer une règle de réconciliation. Sur le premier dialogue, procédez comme pour n’importe quel cas, tel que nous l’avons vu à la section §7.3.1 Créer une règle de réconciliation :

Dans le dialogue suivant, indiquez que le Type d’écriture est une Écriture multiple :

Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle ligne :

Création de la ligne « Montant net » du mouvement (ici : CHF 197) :

Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• indiquez le Compte débit concerné;
• dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
• dans le champ suivant, sélectionnez Montant du mouvement;
• enfin, dans le champ Modèle pour le libellé comptable autogénéré, saisissez « Montant net » :

• cliquez sur le bouton Créer la ligne.

La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer. Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle ligne :

Création de la ligne « Commission » du mouvement (ici : CHF 2.50) :

Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• indiquez le compte débit concerné pour ce type de frais bancaires (varie en fonction du plan comptable);
• dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
• dans le champ suivant, sélectionnez Définir une nouvelle chaîne de substitution :

• cliquez sur Suivant.

Le dialogue de Création de la chaîne de substitution… s’ouvre.

Créez une chaine de substitution pour les commissions lors d’encaissements par carte de crédit (pour ce faire, référez-vous à la section §7.4.2 Insérer une chaîne de substitution personnelle de ce manuel) :

• cliquez sur Enregistrer.

Une fois cette chaîne de substitution créée, elle devient disponible dans la liste déroulante du dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• sélectionnez cette chaîne, et saisissez « Commission » dans le Modèle pour le libellé comptable autogénéré :

• cliquez sur le bouton Créer la ligne.

La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer. Cliquez à nouveau sur le bouton Nouvelle ligne :

Création de la ligne « Montant brut » du mouvement (ici : CHF 199.50) :

Dans le dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• indiquez le compte crédit concerné;
• dans la rubrique Montant, sélectionnez En fonction d’une chaîne de substitution;
• dans le champ suivant, sélectionnez Définir une nouvelle chaîne de substitution :

• cliquez sur Suivant.

Le dialogue de Création de la chaîne de substitution… s’ouvre.

Créez une chaine de substitution pour les Montant brut lors d’encaissements par carte de crédit :

• cliquez sur Enregistrer.

Une fois cette chaîne de substitution créée, elle devient disponible dans la liste déroulante du dialogue de Création de la ligne de l’écriture multiple :

• sélectionnez cette chaîne, et saisissez « Montant brut » dans le Modèle pour le libellé comptable autogénéré :

• cliquez sur le bouton Créer la ligne.

La ligne créée apparaît dans le dialogue Réglages à appliquer :

• cliquez sur Enregistrer.

Le mouvement apparaît désormais tel qu’il sera comptabilisé (ici en Vue compacte) :