Crésus Banking

6La réconciliation bancaire

L’utilisation de la réconciliation dans Crésus Banking nécessite un abonnement Crésus. Consultez cette page de notre site pour plus d’informations.
Par ailleurs, la facturation concernée doit être attachée à un mandat Crésus Synchro. Consultez le manuel Crésus Synchro pour les informations nécessaires.

Le pointage manuel d’un relevé de compte bancaire pour identifier les mouvements liés aux encaissements de factures BVR ou aux paiements de factures reçues, repérer les frais de gestion ou intérêts, mettre en évidence d’éventuelles différences et préparer les écritures comptables à saisir est un travail fastidieux. La réconciliation bancaire proposée dans Crésus Banking permet d’automatiser une grande partie de ce travail.

Dans le cadre du trafic de paiements sous ISO 20022, les banques fournissent des fichiers camt.053 avec le relevé du compte bancaire. La réconciliation bancaire permet d’importer et d’analyser le contenu des fichiers camt téléchargés depuis le portail bancaire. Le mécanisme considère alors tous les mouvements enregistrés dans le relevé de compte, identifie la plupart des mouvements et propose des écritures comptables à importer dans Crésus Comptabilité.

Habituellement, on traite les encaissements BVR directement dans Crésus Facturation. Dans ce cas, ils peuvent être ignorés par la réconciliation bancaire. Toutefois, le relevé bancaire ne fournit parfois qu’un montant groupé de tous les encaissements du jour. Dans ce cas, il est utile de passer par un compte de regroupement permettant de vérifier la concordance des mouvements individuels et du total.

Les autres mouvements analysés sont

1. Les encaissements arrivés sur le compte :

  • Factures sans BVR (BVRouge, compte à compte)
  • Encaissements par LSV / Débit Direct
  • Versements au bancomat
  • Intérêts reçus
  • Remboursements
  • Paiements refusés

2. Les paiements effectués par le compte :

  • Ordres de paiement DTA
  • Ordres permanents
  • Retraits au bancomat
  • Prélèvements par LSV / Débit Direct
  • Intérêts prélevés
  • Frais bancaires

Crésus Banking analyse chaque mouvement :

  • S’il parvient à le rattacher à un type de mouvement connu, il propose une écriture comptable selon les définitions enregistrées.
  • Si le type de mouvement n’est pas reconnu, il est affecté au groupe des mouvements non identifiés.

Les types de mouvement reconnus sont :

  • Salaires
  • Intérêts et frais bancaires
  • Paiement identifié
  • Paiement non identifié
  • Encaissement identifié
  • Encaissement non identifié
  • Retrait bancomat.

Les mouvements sont listés à l’écran, des filtres permettant d’en restreindre, classer et rechercher le contenu.

Comptabilisation

Les mouvements sont analysés et rattachés au type de mouvement reconnu. Les écritures comptables sont générées en fonction des comptes définis dans les réglages pour chaque type de mouvement.

Les mouvements peuvent être édités avant de générer des écritures comptables qui seront reprises dans Crésus Comptabilité.

Un mouvement peut être ignoré, il ne génère alors pas d’écriture comptable.

Un mouvement peut être gardé en attente. Dans ce cas, il ne sera pas traité et pourra être traité lors d’une prochaine session.

Les paiements liés aux factures reçues traités dans Crésus Facturation sont repérés par leur n° d’identification généré par Crésus Facturation. Ce n° est passé dans le groupe de l’écriture lors de la comptabilisation, ce qui permet d’utiliser le mécanisme de pointage dans Crésus Comptabilité.

Les mouvements enregistrés dans le fichier camt.053 sont fournis avec le commentaire saisi par le payeur et l’indication fournie par la banque. Pour chaque type de paiement, Crésus Banking propose un libellé automatique standard. Vous pouvez composer votre propre libellé automatique en y incluant des éléments comme le nom du payeur, la date de l’écriture ou la date valeur. Le libellé proposé peut être lui aussi édité et remplacé pour chaque écriture.

Schéma comptable

Les comptes proposés ci-dessous ne figurent par défaut que dans les plans comptables récents fournis avec Crésus Comptabilité. Il faut les ajouter manuellement dans votre comptabilité avant de pouvoir les utiliser dans le cadre de Crésus Banking.

Paiements

On distingue les paiements liés à des factures reçues traitées dans Crésus Facturation des paiements effectués directement sur le compte bancaire.

Les paiements qui ne sont pas issus d’un ordre de paiement généré par Crésus Facturation pourront être imputés directement au compte de charges concerné ou à un compte de regroupement ‘Paiements à ventiler’, habituellement le 9908, qui devra être balancé manuellement dans la comptabilité.

Le traitement d’un ordre de paiement généré par Crésus Facturation peut parfois être différent de l’original : il peut ne pas traité par la banque à la date demandée, des frais de traitement sont parfois ajoutés au montant initial. Nous vous proposons d’enregistrer les ordres de paiement dans un compte d’attente au bilan ‘Paiements en attente’, habituellement le 2003, qui sera balancé lors du traitement du relevé bancaire.

Encaissements

Les encaissements BVR figurent à la fois dans le fichier camt.054 (relevé périodique des encaissements BVR)  et le fichier camt.053 (relevé de compte). Si le relevé de compte fournit une liste détaillée des encaissements BVR, il n’est pas nécessaire de traiter les BVR dans Crésus Banking, ils peuvent être imputés directement au débit du compte par Crésus Facturation. Si les encaissements BVR sont groupés dans le fichier camt.053 – on a donc un montant total pour tous les encaissements BVR de la période – nous vous recommandons d’utiliser un compte de passage ‘Encaissements BVR’, par exemple le 9909.
Les encaissements individuels enregistrés au débit de ce compte de passage sont balancés par l’encaissement groupé enregistré au crédit de ce compte de passage.

L’utilisation d’un compte de passage à la place du compte bancaire pour les encaissements BVR nécessite de paramétrer le compte dans la définition des BVR dans Crésus Facturation :

  • Passez en mode complet
  • Utilisez la commande Options > Définitions > Définitions pour BVR
  • Sélectionnez la définition à modifier et cliquez sur Modifier
  • Remplacez le compte défini sous Compte par le compte de passage adéquat.

Seuls les encaissements enregistrés après cette modification seront imputés au compte de passage. Les encaissements traités précédemment ne seront pas impactés.

6.1Utilisation de la réconciliation bancaire en bref

Télécharger les fichiers camt

Nous vous recommandons de n’enregistrer que des fichiers camt dans ce répertoire.

Importer les mouvements
  • Cliquez sur le bouton IMPORTER.

Un message s’affiche pour donner l’état de l’importation :

Les mouvements importés sont affichés dans la vue Mouvements en attente (§6.2 Traiter la réconciliation bancaire).

Vérifier / Editer / Supprimer les mouvements en attente


Nous vous recommandons dans la mesure du possible de traiter en particulier les mouvements non identifiés afin de limiter les extournes à faire manuellement dans les comptes de passage à ventiler dans la comptabilité.


Certains mouvements ne doivent pas passer en comptabilité. Vous pouvez les exclure de la comptabilisation en utilisant l’action Ne pas comptabiliser.

Comptabiliser les mouvements en attente
  • Utilisez la Vue compacte pour afficher les mouvements tels qu’ils seront comptabilisés dans Crésus Comptabilité (§ Crésus Banking).

  • Cliquez sur le bouton Tout comptabiliser ou sélectionnez les mouvements individuels et cliquez sur le bouton Comptabiliserpour générer les écritures comptables (§6.2.3 Comptabiliser les mouvements).

Intégrer les écritures dans la comptabilité
  • Utilisez le mécanisme de comptabilisation dans Crésus Comptabilité pour importer les écritures générées par Crésus Banking.

 

 

6.1.1Activer la réconciliation bancaire

L’utilisation de Crésus Banking nécessite d’avoir défini un mandat Crésus Synchro.
Consultez le manuel Crésus Synchro pour les détails.

La configuration et les réglages de Crésus Banking nécessitent d’avoir activé la réconciliation bancaire.

Dans l’écran d’accueil de Crésus Banking, cliquez sur le commutateur pour le mettre en position Activé :

  • La réconciliation bancaire est disponible si la licence de vos logiciels Crésus vous donne droit aux mises à jour : vous devez être au bénéfice d’un abonnement Crésus.
  • La réconciliation ne peut être activée que si la facturation est attachée à un mandat Crésus Synchro.

Si les conditions ne sont pas remplies, un message d’erreur s’affiche au bas de la fenêtre.

Il faut activer la réconciliation dans chaque mandat.

Désactiver la réconciliation bancaire
  • Passez en mode complet.
  • Cliquez sur le commutateur pour le mettre en position Désactivé.

Réglages globaux de la réconciliation bancaire

Ce dialogue affiche l’état de la réconciliation et la date de la mise en service.

En mode complet, vous pouvez désactiver la réconciliation ou modifier la date de mise en service.

6.1.2Les réglages pour la réconciliation bancaire

La réconciliation bancaire nécessite d’avoir ajouté le compte bancaire dans Crésus Banking, comme décrit au §3 Ajouter un compte bancaire.

  • Passez dans le compte bancaire concerné depuis l’écran d’accueil.
  • Passez dans les Réglages du compte bancaire.

Chemins et liens
  • Dossier pour les fichiers importés : c’est le dossier dans lequel Crésus Banking ira lire les fichiers camt à traiter. Lorsque vous téléchargez les données sur le portail bancaire, il faut impérativement les enregistrer dans ce dossier. Il est recommandé que ce dossier ne contienne que des fichiers camt.
  • Adresse Internet du portail bancaire : elle permettra d’accéder au portail directement depuis l’écran d’accueil de Crésus Banking, par exemple pour procéder au téléchargement des fichiers à traiter.
  • Cliquez sur Enregistrer.
Comptes à imputer

Les comptes proposés dans les listes déroulantes sont ceux du plan comptable de la comptabilité du mandat. Si vous modifiez le plan comptable, il faut enregistrer le fichier Crésus Comptabilité puis, pour que la modification soit perçue par Crésus Banking, cliquez sur l’icône Rafraîchir en regard de Comptes à imputer dans le dialogue des réglages du compte bancaire :

Ces comptes seront utilisés lors des propositions automatiques. Ils peuvent être différents d’une période comptable à l’autre, mais seront reconduits automatiquement lors du changement d’exercice.

  • Compte banque : compte de liquidité au bilan  lié au compte bancaire. Tous les mouvements seront imputés à ce compte, qui ne pourra pas être modifié.
    Habituellement le compte 1010 Postfinance ou 1020 Banque.

Les comptes ci-dessous pourront être modifiés lors de l’édition des mouvements.

  • Compte caisse : compte pour les retraits au bancomat.
    Habituellement le compte 1000 Caisse.
  • Encaissements à ventiler : compte de passage pour les encaissements non identifiés. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
    Habituellement le compte 9907 Encaissements à ventiler.
  • Paiements à ventiler : compte de passage pour les paiements non identifiés. Les mouvements enregistrés ici devront être extournés dans la comptabilité.
    Habituellement le compte 9908 Paiements à ventiler.
  • Paiements en attente : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement préparés par Crésus Facturation ou saisis en ligne dans le portail e-banking.
    Habituellement le compte 2003 Ordres de paiement en attente.
    Ce compte doit également être paramétré dans la Définition pour OPAE/DTA dans Crésus Facturation.
  • Salaires à payer : compte d’attente au bilan pour les ordres de paiement des salaires.
    Habituellement le compte 2002 Salaires à payer ou Dettes résultant de charges de personnel.
    Ce compte est celui associé à la rubrique @Brut:Montant à verser dans Crésus Salaires.
  • Frais bancaires : compte de charges pour les frais de gestion du compte bancaire.
    Habituellement le compte 6940 Frais bancaires.
  • Intérêts positifs : compte de charges négatif pour l’encaissement des intérêts du compte bancaire.
    Habituellement le compte 6950 Produits financiers de la trésorerie et des titres.
  • Intérêts négatifs : compte de charges pour le paiement des intérêts du compte bancaire.
    Habituellement le compte 6900 Charges d’intérêts pour engagements rémunérés.

Si vous avez plusieurs comptes bancaires à traiter, nous vous proposons de créer des comptes dont la racine du numéro est comme ci-dessus, avec une extension .01 pour le 1er compte bancaire, .02 pour le deuxième, etc…
Par exemple :
2003.01 Ordres de paiement en attente (Postfinance)
2003.02 Ordres de paiement en attente (Banque)
9907.01 Encaissements à ventiler (Postfinance)
9907.02 Encaissements à ventiler (Banque)

Réglages avancés

Pour chaque compte, plusieurs éléments de détail peuvent être définis.

Cliquez sur l’icône en regard du type concerné

Code TVA

La liste déroulante propose tous les codes TVA actifs de la comptabilité du mandat.

Le code TVA par défaut lié au compte dans le plan comptable de Crésus Comptabilité est repris automatiquement par Crésus Banking.

Pour forcer le mécanisme à proposer un autre code TVA lors de la reconnaissance des mouvements, sélectionnez le code désiré dans la liste. Le taux par défaut peut aussi être sélectionné.

Ce code TVA pourra être modifié lors de l’édition des mouvements.

Code analytique

La liste déroulante propose tous les codes analytiques de la comptabilité du mandat.

Le code analytique par défaut lié au compte dans le plan comptable de Crésus Comptabilité est repris automatiquement par Crésus Banking.

Pour forcer le mécanisme à proposer un autre code analytique lors de la reconnaissance des mouvements, sélectionnez le code dans la liste.

Ce code analytique pourra être modifié lors de l’édition des mouvements.

Exclure de la comptabilisation

Dans certains cas, il est préférable que Crésus Banking ne génère pas d’écriture comptable pour un mouvement traité. Pour que le mode par défaut ignore l’écriture, activez l’option Exclure de la comptabilisation :

Libellé comptable

Les mouvements enregistrés dans le fichier camt.053 sont fournis avec le commentaire saisi par le payeur et l’indication fournie par la banque.

Pour chaque type de paiement, Crésus Banking propose un libellé automatique standard.

Vous pouvez composer votre propre libellé automatique en y incluant des éléments comme le nom du payeur, la date de l’écriture ou la date valeur :

  • Saisissez le texte qui doit être proposé automatiquement. Vous pouvez utiliser les chaînes de substitution pour ajouter des informations complémentaires dans le libellé (§6.5 Chaînes de substitution).
    Dans cet exemple, on inclut la date de l’écriture dans le texte :

6.2Traiter la réconciliation bancaire

Connectez-vous au portail de votre banque et téléchargez les fichiers camt à votre disposition. Si vous avez saisi le lien vers le portail dans les réglages du compte bancaire > Chemins et liens, vous pouvez cliquer sur l’icône dans l’écran d’accueil.

Il est indispensable que les fichiers téléchargés soient enregistrés dans le dossier paramétré sous Chemins et liens dans les réglages du compte bancaire (§6.1.2 Les réglages pour la réconciliation bancaire.

  • Cliquez sur le bouton IMPORTER

Un message s’affiche au bas de la fenêtre donnant une indication sur l’état de l’importation.

Les nouveaux mouvements sont inclus dans la liste des Mouvements en attente, la pastille indique le nombre de mouvements à traiter.

Les mouvements sont analysés par Crésus Banking et automatiquement associés aux comptes et libellés définis en fonction du type de mouvement reconnu.

  • Les mouvements identifiés s’affichent en clair
  • Les mouvements non identifiés s’affichent sur fond orange
  • Les mouvements dont la date d’écriture est antérieure à la date de mise en service de la réconciliation bancaire sont grisés et portent la mention Exclu (avant mise en service)
  • Les mouvements dont l’option Exclure de la comptabilisation a été activé dans la définition du type sont affichés en grisé et portent la mention Exclu de la comptabilisation
  • Les mouvements dont l’option Garder en attente a été choisie sont affichés en bleu
  • Les mouvements en erreur s’affichent sur fond rouge. Un survol de la souris sur la zone rouge affiche un message d’erreur

La liste déroulante de gauche permet de limiter les mouvements affichés aux mouvements à compléter (mouvements non identifiés, mouvements en erreur).

La seconde liste déroulante sert à montrer les divers types de mouvements :

Chaque mouvement peut être édité comme décrit plus loin. Il est en particulier recommandé de modifier les écritures non identifiées afin de limiter les écritures manuelles à faire dans la comptabilité.

Le menu dans la barre en haut de la fenêtre permet de passer de la Vue étendue à la Vue compacte afin d’afficher plus de mouvements.

En outre, la vue compacte montre les mouvements tels qu’ils seront enregistrés dans la comptabilité.

6.2.1Editer un mouvement

Chaque mouvement proposé dans la liste peut être édité avant d’être comptabilisé.

  • Double-cliquez la ligne concernée.

    • Type : si le paiement n’a pas été identifié, vous pouvez l’affecter à un type connu, ce qui modifie le compte et le libellé en fonction de la définition du type sélectionné.
    • Action à effectuer : spécifie ce qui se passe lorsque vous cliquez sur le bouton Comptabiliser.
      • Comptabiliser : le mouvement sera pris en compte lors de la comptabilisation et sera déplacé dans les mouvements traités.
      • Ne pas comptabiliser : le mouvement ne génèrera pas d’écriture comptable mais sera déplacé dans les mouvements traités.
      • Garder en attente : le mouvement ne sera pas traité lors de la comptabilisation et sera maintenu dans les mouvements en attente.
      • Exclu (ignoré) : l’option Exclure de la comptabilisation a été activée pour ce type de mouvement.
      • Forcer la comptabilisation : le mouvement sera comptabilisé bien que la date d’écriture soit antérieure à la date de mise en service de la réconciliation ou qu’on ait opté pour exclure ce type de mouvement de la comptabilisation.
    • Compte débit/crédit : affiche les comptes tels que définis pour le type sélectionné.
      • Le compte banque ne pourra pas être modifié.
      • Le compte de contre-partie peut être sélectionné dans la liste.
    • N° de pièce : le processus génère un numéro par lot de comptabilisation sous la forme B-1, B-2, …
    • N° de groupe : ce numéro permet d’utiliser le rapprochement des écritures proposé par la fonction Aide au pointage dans Crésus Comptabilité. Par défaut, Crésus Banking propose le numéro fourni par Crésus Facturation.
    • Code TVA / taux TVA : le cas échéant, les codes affichés sont ceux définis pour le type de mouvement sélectionné. Les listes proposent les codes de la comptabilité du mandat. Le taux TVA dépend de la date de la prestation, c’est pourquoi il est aussi éditable.
    • Code analytique : affiche les codes analytiques tels que définis dans Crésus Comptabilité (§21 Centres d’analyse). Il est aussi possible de ventiler la même écriture sur différents codes analytiques.
    • Période d’imputation : il est possible de saisir une Période (§22 Périodes d’imputation ou §8.5 Résumés périodiques).
    • Libellé : s’ils existent, le mécanisme propose à choix plusieurs libellés et sélectionne par défaut le libellé prédéfini. Vous pouvez saisir un libellé libre dans la case éditable. Un survol de la souris sur l’icône i affiche la provenance du libellé.
      Les libellés proposés peuvent être :

      • la communication saisie par le payeur au moment d’enregistrer le paiement
      • le libellé fourni par la banque
      • le libellé prédéfini pour le type de mouvement

Les mouvements qui ont été modifiés sont marqués de la lettre M dans la colonne de droite.

6.2.2Supprimer un mouvement

Les mouvements sont traités lors de la comptabilisation selon le mode sélectionné, puis sont déplacés dans les mouvements traités.

Les mouvements qui ne doivent pas être traités du tout peuvent être supprimés :

  • Passez en mode complet :

  • Affichez la liste des Mouvements en attente.
  • Cochez les mouvements à supprimer.
  • Cliquez sur le bouton Supprimer et confirmez la commande.

Les mouvements supprimés peuvent être remis en traitement comme décrit plus loin.

6.2.3Comptabiliser les mouvements

Lors que tous les mouvements ont été vérifiés et édités, un clic sur le bouton Tout comptabiliser propose la génération des écritures pour le fichier Crésus Comptabilité correspondant à la période comptable.

Cette opération génère les écritures pour tous les mouvements en attente, selon le filtre sur le compte bancaire.

Le traitement se limite au nombre de lignes défini pour la vue. S’il y a plus de mouvements que de lignes, il faut répéter les opérations.

Il est aussi possible de sélectionner individuellement les mouvements à traiter en cochant la case dans la colonne de gauche. Pour ne comptabiliser que les mouvements cochés, cliquez sur le bouton Comptabiliser.

Cette opération ne traite que les mouvements sélectionnés.

Les mouvements sont déplacés dans les mouvements traités – y compris les mouvements avec l’action Ne pas comptabiliser – et l’écran affiche les mouvements en attente suivants.

Les écritures sont enregistrées dans le fichier d’échange dont l’intégration sera proposée dans la comptabilité.

6.2.4Remettre un mouvement en attente

Il arrive qu’un mouvement traité ou supprimé doive être traité à nouveau :

  • Passez dans la liste des Mouvements traités ou des Mouvements supprimés.
  • Cochez l’encaissement concerné.
  • Cliquez sur le bouton Remettre en attente et confirmez l’opération.

L’encaissement passe dans la liste des Mouvements en attente et pourra être traité lors du prochain traitement des mouvements.

Si le mouvement remis en attente a déjà été comptabilisé dans Crésus Comptabilité, il sera décomptabilisé et recomptabilisé selon les nouvelles données, lors de la prochaine comptabilisation.

6.2.5Décomptabiliser / recomptabiliser les mouvements

S’il s’agit de décomptabiliser des mouvements isolés, il faut les remettre en attente comme décrit au §6.2.4 Remettre un mouvement en attente.

Ces mouvements seront recomptabilisés avec le prochain lot d’écritures.

Si ces mouvements ne doivent pas figurer dans la comptabilité, il faut les remettre en attente, puis les supprimer comme décrit au §6.2.2 Supprimer un mouvement.

En mode complet (§2 Ouvrir Crésus Banking), la vue des mouvements traités propose les boutons Tout décomptabiliser et Tout recomptabiliser :

  • Tout décomptabiliser : retire toutes les écritures des mouvements traités du fichier d’échange. La prochaine comptabilisation dans Crésus Comptabilité signalera que les écritures doivent être enlevées.
  • Tout recomptabiliser : force la régénération de toutes les écritures des mouvements traités et des mouvements en attente. La prochaine comptabilisation dans Crésus Comptabilité signalera que les écritures doivent être enlevées, puis que de nouvelles écritures ont été importées. Cette opération peut s’avérer nécessaire par exemple si le fichier d’échange a été supprimé, déplacé ou renommé par un utilisateur.

6.3Mise en oeuvre de la réconciliation bancaire pas-à-pas

Avant toute chose, nous vous recommandons de faire une sauvegarde de votre fichier Crésus Facturation.

Partez d’une situation comptable propre

Assurez-vous de partir d’une situation où vous avez traité tous les encaissements et paiements et où vos comptes bancaires ont été contrôlés dans votre comptabilité.

Crésus Synchro

La réconciliation bancaire n’est possible que si vous avez créé un mandat Crésus Synchro liant la facturation et la comptabilité. Consultez le manuel Crésus Synchro pour les informations nécessaires.

Adaptation du plan comptable

Votre plan comptable dans Crésus Comptabilité doit comprendre les comptes d’attente et de passage décrits dans le schéma comptable au §6 La réconciliation bancaire :

  • 2003 Paiements en attente : enregistrement des ordres de paiements générés par Crésus Facturation. Ce compte sera balancé lors de la réconciliation.
  • 9907 Encaissements à ventiler / 9908 Paiements à ventiler : enregistrement des mouvements non identifiés par Crésus Banking. Ces comptes devront être balancés manuellement dans la comptabilité.
  • 9909 Encaissements BVR à ventiler : permet de vérifier les BVR groupés dans le relevé de compte.

En fin d’année, les comptes 9907, 9908 et 9909 doivent être à zéro.

Si vous effectuez des paiements depuis plusieurs comptes bancaires, ajoutez un compte par banque par exemple

  • 2003.01 Paiements en attente Banque ABC
  • 2003.02 Paiements en attente Banque XYZ
  • 9907.01 Encaissements à ventiler Banque ABC
  • 9907.02 Encaissements à ventiler Banque XYZ
Adaptation des comptes dans Crésus Facturation

Pour utiliser les comptes d’attente indiqués ci-dessus, il faut adapter le paramétrage dans votre fichier Crésus Facturation.

  • Passez en mode complet
  • Utilisez la commande Options > Définitions > Définitions pour BVR
  • Sélectionnez la définition à modifier et cliquez sur Modifier
  • Remplacez le compte défini sous ‘Compte’ par le compte de passage adéquat.

Seuls les paiements et encaissements enregistrés après cette modification seront imputés au compte de passage. Les mouvements traités précédemment ne seront pas impactés.

NB. La définition de la comptabilisation par un compte de paiements en attente se fait lors de la définition des comptes dans Crésus Banking.

Activer la réconciliation bancaire dans Crésus Banking

Dans votre facturation, utilisez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking pour afficher l’interface.

Activez la réconciliation bancaire (détails au §6.1.1 Activer la réconciliation bancaire) :

Ajouter les comptes bancaires

La réconciliation peut se faire pour plusieurs comptes bancaires. Chaque compte doit être ajouté et configuré individuellement (détails au §3 Ajouter un compte bancaire)

6.4Règles pour la réconciliation bancaire

Lorsque vous utilisez la réconciliation bancaire, il est possible que vous rencontriez des mouvements que Crésus Banking n’arrive pas à identifier.

Ceci est tout à fait normal, car il n’y a qu’un certain nombre de mouvements que Crésus Banking peut détecter entièrement (voir §6.1.2 Les réglages pour la réconciliation bancaire pour la liste complète). Tout autre mouvement sera marqué comme Paiement non identifié ou Encaissement non identifié.

En principe, tous ces mouvements doivent être traités manuellement (voir §6.2.1 Editer un mouvement). Or ceci peut être fastidieux si certains d’entre eux se répètent souvent. Dans ce cas, une règle peut être introduite.

Une règle de réconciliation permet de grouper certains mouvements ensemble selon un critère et de leur appliquer les mêmes réglages.

Dans l’exemple ci-dessous, plusieurs achats chez un fleuriste ont été effectués durant le cours de l’année, et ceux-ci doivent être tous imputés au même compte. Il est donc intéressant de créer une règle pour ce type de mouvement.
Pour cela, faites clic droit sur le mouvement en question, puis Créer une règle:

Le dialogue de création s’ouvre. Ici vous définissez les critères de la règle:

Il y a plusieurs champs à renseigner:

  • Titre de la règle: cela indique le type du mouvement. Dans ce cas, mettez par exemple Achat fleurs
  • Le mouvement contient: dans ce champ il faut indiquer quelque chose qui soit commun à tous ces mouvements. A noter qu’il est déjà prérempli avec des informations du mouvement à partir duquel vous créez la règle.

Dans ce cas, pour le champ Le mouvement contient il y a 2 libellés qui pourraient fonctionner: ACHAT SHOPPING EN LIGNE ou Achat fleurs. Le premier est cependant un peu générique, d’autres mouvements pourraient contenir cette même information. Choisissez donc le deuxième.

Un mode avancé qui permet d’être plus fin au niveau du filtrage est également disponible.

Cliquez sur Suivant. Une fois les critères pour regrouper les mouvements choisis, il faut maintenant indiquer quels sont les réglages à appliquer:

Ici vous pouvez choisir:

  • Comptes débit/crédit: cela permet d’indiquer la contrepartie. Le compte choisi est automatiquement mis au débit ou au crédit en fonction si le mouvement est un encaissement ou un paiement.
  • Code/taux TVA: cela permet d’indiquer le code et taux TVA à appliquer, si besoin.
  • Code analytique: cela permet d’indiquer le code analytique à appliquer, si besoin.
  • Libellé comptable: cela permet d’indiquer le texte comptable qui sera affiché pour ces mouvements. Vous pouvez ajouter des informations complémentaires en utilisant les chaînes de substitution (§6.5 Chaînes de substitution).

Une fois la règle créée, elle sera automatiquement appliquée à tous les mouvements. Dans ce cas, le mouvement original devient:

La liste des règles peut être consultée et modifiée en cliquant sur un compte bancaire->Réglages du compte bancaire (voir §3.1 Les réglages du compte bancaire)->Règles pour la réconciliation bancaire:

Ici vous pouvez ajouter, éditer ou supprimer une règle.

L’ordre des règles est important. Pour un mouvement qui pourrait être associé à plusieurs règles, celle qui est définie en premier s’applique.

Il est également important de noter qu’une règle est associée à un compte bancaire et une période comptable.

  • Si vous utilisez plusieurs comptes bancaires, il faudra définir autant de règles que nécessaire.
  • Cependant, lorsque vous ouvrez une nouvelle période comptable toutes les règles définies pour la période précédente seront automatiquement copiées dans la nouvelle.

6.5Chaînes de substitution

Dans Crésus Banking, une chaîne de substitution est un élément qui permet d’extraire dynamiquement une information d’un mouvement afin de la réutiliser ailleurs. Une utilisation courante est celle pour le libellé autogénéré lors du processus de réconciliation bancaire (voir §6.1.2 Les réglages pour la réconciliation bancaire et §6.4 Règles pour la réconciliation bancaire).

Dans le cas ci-dessous, pour tout mouvement de type salaire vous indiquez dans le libellé comptable le mois courant, et ceci de façon entièrement automatique :

Un exemple de mouvement où ce réglage s’applique est donné ici:

6.5.1Chaînes de substitution prédéfinies

Crésus Banking offre une série de chaînes de substitution déjà prédéfinies:

  • Communication du payeur.
  • Information fournie par la banque: celle-ci correspond souvent au libellé comptable que l’on voit dans l’extrait de compte.
  • Mois courant / précédent / suivant: pour cette information, vous pouvez choisir le format d’affichage.
  • Nom du payeur / bénéficiaire.
  • Adresse du payeur / bénéficiaire.
  • No IBAN du payeur / bénéficiaire.
  • No IBAN (propre compte).
  • Adhérent BVR/QR IBAN.
  • Numéro de référence.

D’autres chaînes moins importantes sont également disponibles.

6.5.2Chaînes de substitution personnelles

Crésus Banking offre également la possibilité de pouvoir créer ses propres chaînes de substitution.
Dans l’image ci-dessous un paiement a été importé et reconnu, grâce à une règle de réconciliation, comme de type Achat fleurs :

Le libellé comptable indique bien Achat fleurs, mais comment faire pour introduire quelques informations supplémentaires, par exemple le numéro de commande de l’achat? Dans ce cas, le numéro est bien fourni par la banque et se trouve dans les détails du mouvement :

Éditez la règle associée:

Dans les Réglages à appliquer, cliquez sur Définir une nouvelle chaîne de substitution:

Le gestionnaire de création s’ouvre. Il affiche les détails du mouvement sous forme brute ainsi qu’un petit texte indiquant la démarche à suivre.

Comme première étape, sélectionnez avec la souris le texte que vous voulez extraire. Dans ce cas, il s’agit du numéro de commande 6766385264 :

On constate que ce même numéro apparaît plusieurs fois dans les détails. Ceci est tout à fait normal, car les données brutes d’un mouvement contiennent souvent des informations à double.
Cliquez sur Continuer.

Dans la seconde étape, vous devez entourer le texte que vous avez sélectionné auparavant par un texte qui montre de façon explicite l’endroit où l’on cherche à extraire l’information :

Dans ce cas les mots PAIEMENT avant, et NUMERO DE COMMANDE après, permettent à Crésus Banking de savoir de façon sûre l’endroit où vous voulez extraire l’information.
Il y a plusieurs conditions à respecter lorsque vous entourez l’information à extraire:

  • Vous devez sélectionner du texte qui se trouve avant et après l’information à extraire. Ceci n’est cependant pas requis si l’information se trouve tout au début ou à la fin des détails du mouvement.
  • Le texte que vous sélectionnez ne doit pas changer d’un mouvement à un autre, sauf bien évidemment l’information à extraire. En général, les textes en majuscule sont souvent identiques.
  • Si le texte que vous sélectionnez contient des numéros, Crésus Banking part du principe que ceux-ci changent d’un mouvement à un autre et s’adapte en conséquence.

Une fois votre sélection faite, cliquez sur Tester. Crésus Banking effectue un dernier test et vous indique s’il a réussi à extraire l’information. Ce test n’est pas sûr à 100%, il est tout à fait possible que Crésus Banking n’arrive pas à extraire la même information dans un mouvement semblable. Dans ce cas, vérifiez votre sélection.

Une fois la chaîne créée, elle est disponible dans la règle de réconciliation:

Une fois la règle appliquée, le libellé du mouvement contient le numéro de commande :

Il est également important de noter qu’une chaîne de substitution est associée à un compte bancaire et une période comptable.

  • Si vous utilisez plusieurs comptes bancaires, il faudra définir autant de chaînes de substitution que nécessaire. Le format brut des détails d’un mouvement souvent change d’une banque à une autre, il est donc conseillé de créer une chaîne de substitution adaptée à chaque banque.
  • Cependant, lorsque vous ouvrez une nouvelle période comptable toutes les chaînes de substitution définies pour la période précédente seront automatiquement copiées dans la nouvelle.

6.6Ecritures multiples

Avec la réconciliation bancaire, Crésus Banking permet de gérer et comptabiliser des écritures multiples (voir §4.5 Écritures multiples).

6.6.1Comptabilisation d'un mouvement en tant qu'écriture multiple

Cette section sera disponible prochainement.

6.6.2Ecritures multiples et règles pour la réconciliation

Transformer un mouvement en écriture multiple est très pratique, mais peut être fastidieux si le nombre de mouvements à traiter est considérable. Pour pallier ce problème, Crésus Banking offre des outils pour automatiser le plus possible cette tâche.
Bien que la plupart du temps il est difficile d’automatiser cette transformation puisque la ventilation dans les divers comptes dépend du mouvement en question, d’autres situations existent où cela est néanmoins possible.

Regardez le mouvement suivant:

Il s’agit d’un encaissement lié à une carte de crédit, sur lequel des commissions ont déjà été déduites. Il serait donc intéressant de comptabiliser ce mouvement en tant qu’écriture multiple, par exemple ainsi:

1010 … Montant net
3293 … Commission
…. 1304 Montant brut

Avec les comptes suivants:

  • 1010: compte poste
  • 3293: commissions carte de crédit
  • 1304: transit cartes de crédit

Dans l’exemple ci-dessus, le montant en haut à droite correspond au montant net que l’on a reçu de la banque.
Mais comment savoir quel est le montant brut ainsi que les commissions qui s’y appliquent? Ces informations sont en réalité indiquées dans les détails du mouvement, mais sont présentes de façon non structurée. Crésus Banking est capable néanmoins de les extraire via une chaîne de substitution (§6.5 Chaînes de substitution).
Afin d’automatiser ce processus, il faut donc créer une règle associée à ces mouvements de cartes de crédit, puis utiliser les chaînes de substitution pour déterminer les montants de chaque ligne de l’écriture multiple.

Créez une règle de réconcilation (§6.4 Règles pour la réconciliation bancaire) associée au mouvement, mais indiquez que l’écriture finale doit être de type Ecriture multiple:

Créez une première ligne avec le montant net:

Vous remarquerez que le montant ne peut pas être indiqué directement. Ceci est normal puisqu’il change d’un mouvement à l’autre et doit être déterminé automatiquement.
Pour cette première ligne, le Montant total du mouvement est utilisé. Il correspond au montant réellement appliqué par la banque, dans cet exemple 19.74 CHF.

Créez une deuxième ligne pour les commissions:

Ici, comme le montant est indiqué dans les détails du mouvement, vous pouvez y avoir accès via une chaîne de substitution ((§6.5 Chaînes de substitution)).
Cliquez sur Définir une nouvelle chaîne de substitution et définissez la chaîne suivante:

Dans l’exemple ci-dessus, vous remarquerez que le montant capturé est négatif. Crésus Banking ne génère que des montants positifs, le signe sera donc ignoré.

Une fois la chaîne de substitution créée, elle est disponible en tant que montant pour l’écriture multiple:

Créez la dernière ligne pour le montant brut avec une chaîne de substitution appropriée:

L’écriture multiple finale est donc:

Une fois la règle enregistrée, le mouvement sera comptabilisé de la façon suivante:

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