Crésus Salaires

Pour saisir les différentes informations relatives à un employé, utilisez la commande Employés > Nouvel employé ou appuyer sur les touches Ctrl+n.

Cet onglet regroupe toutes les informations personnelles relatives à l’employé.

Les rubriques Date de changement du lieu de travail et Date de changement d’adresse ne doivent pas être prises en compte lors de la création d’une nouvelle fiche d’employé : elles permettront d’indiquer ce type de modification dans les données d’un employé déjà enregistré

Adresse : Si l’employé est domicilié à l’étranger, alors, dans le dialogue de saisie de l’adresse, il faut indiquer « EX » comme canton de résidence :

Mot de passe pour les PDF par mail : Vous pouvez saisir ici un mot de passe qui sera demandé à votre employé à l’ouverture des PDF que vous lui transmettrez. Cette option est facultative.

Dossier associé à l’employé : Utilisez le bouton Parcourir pour sélectionnez, s’il existe, le dossier dans lequel sont stockés les différents documents relatifs à cet employé. Vous pourrez ensuite accéder directement au dossier en question en cliquant, depuis la fiche des données de l’employé, sur Ouvrir.

Numéro de sécurité sociale (AVS) inconnu : Si vous ne connaissez pas le numéro AVS de l’employé, il est impératif de cocher cette case pour valider la fiche de l’employé.

Date d’entrée : Saisissez la date à laquelle l’employé a été engagé.

Numéro d’employé : Crésus utilise un numéro unique pour identifier chaque employé. Ce numéro est automatiquement généré pour chaque nouvelle fiche d’employé créée, et n’y a en général pas lieu de le modifier. Cependant, il vous est possible d’en choisir un autre (par exemple : 1000), et chaque prochaine fiche prendra, par défaut, le numéro suivant (ici : 1001).

Fonction : Ce champ facultatif ne vous propose pas de texte pré-saisi, il vous permet d’indiquer manuellement la fonction de l’employé au sein de l’entreprise. Cette information pourra apparaître sur le bulletin de salaire de l’employé en utilisant la commande Entreprise > Coefficients > Réglages 2 > Imprime la fonction sur le bulletin de salaire.

Groupe : Chaque employé peut être attaché à un groupe, ce qui vous permettra par la suite d’afficher tous les employés d’un groupe défini ou d’effectuer des opérations ciblées. Ce point sera traité ultérieurement.

Cet onglet n’apparaît pas si vous avez sélectionné Célibataire comme État civil de l’employé.

Cet onglet concerne les données relatives au conjoint ou à la conjointe de l’employé concerné. Ces informations sont obligatoires pour un employé soumis à l’impôt à la source : lors de la transmission Swissdec, ces données sont contrôlées par l’administration fiscale cantonale et, si elles sont manquantes ou erronées, la transmission peut être refusée.

Cet onglet regroupe les principales données relatives au calcul du salaire de l’employé concerné.

• Si le salaire est inférieur au seuil AVS : Cette rubrique reprend ce qui a été défini par défaut lors la saisie des coefficients de l’entreprise. Vous pouvez ici adapter cette sélection au cas par cas.

• Si l’employé a un taux d’occupation irrégulier, laissez vide le champ Taux d’occupation contractuel et saisissez le Salaire à 100% pour salaire mensuel variable (ou simplement le Salaire horaire de base si l’employé est payé à l’heure).

Veillez à n’entrer qu’un type de salaire. Par exemple, n’indiquez pas un salaire mensuel et un salaire horaire.

• Salaire heure en sus à 100%, Salaire heure supplémentaire 125% / 150% (ces éventuels pourcentages sont définis par la commande Entreprise > Coefficients > Employé par défaut > Taux pour heure supplémentaire A et B) : le montant à verser pour les heures supplémentaires est calculé à partir du salaire horaire de base ou du salaire mensuel fixe.

• Report 13e salaire de l’année précédente : Si le 13^e salaire de l’année précédente n’a pas été entièrement versé à l’employé, indiquez ici le solde dû. Ce montant sera ajouté au prochain 13^e salaire calculé. En fin d’année, le logiciel reportera automatiquement l’éventuel solde impayé sur l’année suivante.

• Vacances payées à la journée : Cochez cette case si vous souhaitez payer chaque jour de vacances selon un pourcentage du salaire journalier.

• Taux pour indemnités vacances : En Suisse, l’indemnité de vacances est généralement calculée sur la base d’un pourcentage du salaire brut. Pour 4 semaines de vacances, le taux est de 8,33% du salaire brut; pour 5 semaines, le taux est de 10,64%; et pour 6 semaines, il est de 13,04%.

• Paie les vacances chaque mois : En cochant cette case, le montant des indemnités vacances sera versé chaque mois à l’employé avec le salaire mensuel. Sinon, ce montant sera provisionné et pourra être libéré à l’attention de l’employé quand celui-ci prendra ses vacances.

• Report indemnités vacances de l’année précédente : voir Report 13e salaire de l’année précédente ci-dessus.

• Taux pour indemnités jours fériés et Jours fériés payés à la journée : S’utilisent comme les rubriques indemnités vacances ci-dessus.

• Employé soumis à l’AVS / à l’AC : Ces cases ne doivent être désactivées que dans de très rares cas où l’employé ne paie effectivement pas de cotisations retenues sur le salaire.

• Employé soumis à l’assurance maternité (ne concerne que les employés d’une entreprise genevoise) : détermine si la cotisation à l’assurance maternité dont le taux est spécifié dans les coefficients de l’entreprise doit être retenue.

• Employé soumis la LPCFam (ne concerne que les employés d’une entreprise vaudoise) : détermine si la cotisation à la LPCFam dont le taux est spécifié dans les coefficients de l’entreprise doit être retenue.

• Employé assujetti aux cotisations sociales étrangères : dans certaines situations, l’employé ne paie pas les charges sociales en Suisse, mais est soumis aux conditions de son pays de résidence. Plus d’informations disponibles dans cet article de notre base de connaissance.

Dans cet onglet, si vous avez enregistré deux comptes lors de la saisie des données de l’entreprise, sélectionnez d’abord celui depuis lequel les salaires seront versés à cet employé.

Saisissez ensuite les coordonnées bancaires de l’employé.

Si l’employé est soumis à l’impôt à la source (IS), cochez la case correspondante.

Si vous souhaitez que cet employé ne figure pas dans les décomptes Swissdec relatifs aux IS, mais que ces informations soient transmises manuellement, par exemple via le portail de l’administration fiscale, cochez la case Ignorer l’employé pour Swissdec. Dans ce cas, saisissez également le taux d’imposition dans la rubrique Taux IS hors Swissdec.

Remplissez ensuite les différentes rubriques affichées, dont voici le détail de quelques-unes :

• Conjoint suisse / Conjoint permis C : Si le conjoint de l’employé est suisse ou au bénéfice d’un permis de séjour C, l’employé ne sera pas soumis à l’impôt à la source.
• Réfugié : Si l’employé a un statut de réfugié, il ne sera pas soumis à l’impôt à la source.
• Commune de résidence / perception : Il s’agit de la commune fiscale, à ne pas confondre avec la localité.
• Taux d’occupation contractuel (%) : Dans le cas d’un employé exerçant une seule activité lucrative (qui n’a pas d’autre employeur), le taux d’occupation n’est pas pris en considération, et l’IS sera calculé au moyen du salaire effectif. Si un employé a un salaire fixe, il faut indiquer le taux d’occupation contractuel. Si un employé est payé à l’heure ou à la journée, le taux d’occupation sera calculé chaque mois en fonction du nombre d’heures ou de jours effectués.
• Taux d’occupation auprès d’autres employeurs : Si un employé travaille pour plusieurs employeurs, le taux d’imposition sera calculé sur la base du taux d’occupation total chez tous les employeurs.
• Code barème d’impôt à la source : Sélectionnez le barème d’imposition. Ce code est uniforme pour toute la Suisse, c’est au canton de perception de déterminer la méthode de calcul et le taux d’imposition. Crésus ne fait pas de proposition de code barème, il vous incombe d’appliquer le code correct. En cas de doute, contactez l’administration fiscale du canton concerné. Les informations sur le choix du barème d’imposition seront traitée ultérieurement.
  
• Code spécial convenu avec l’ACI : Dans certaines situations, l’Administration cantonale des impôts peut attribuer à un employé un code d’imposition particulier. C’est le cas, par exemple, d’un célibataire qui n’habite pas avec ses enfants mais en assume la charge, ou encore d’un employé soumis au barème C dont le taux doit être adapté (canton de Genève).
• IS : Confession : Dans le cas où le code barème inclut la taxe ecclésiastique (code se terminant par Y), il faut spécifier l’Église concernée.
• IS : Famille monoparentale (concubinage) : Dans le cas d’un employé célibataire avec enfant, précisez s’il vit en union libre.

Crésus procède à certaines vérifications et affiche parfois un message. Il peut par exemple demander une Catégorie de permis de séjour si l’employé est de nationalité étrangère et que cette information n’a pas été saisie ici. Il peut aussi vous proposer de sélectionner l’option L’employé(e) est soumis à l’impôt à la source le cas échéant. Toutefois, ces messages ne sont en général que des avertissements et ne vous empêchent pas d’enregistrer les données de l’employé en l’état. Ce sont les données enregistrées qui feront foi. Néanmoins, il est important que les données introduites correspondent à la situation réelle de l’employé.

Un collaborateur de nationalité suisse domicilié à l’étranger peut également être soumis à l’impôt à la source. Dans ce cas, la Catégorie de permis de séjour est « Suisse« .

Dans cet onglet, il vous faut attacher l’employé aux différentes assurances définies lors de la saisie des données de l’entreprise.

Au cas où l’employé ne cotise pas à l’une des assurances, il est souhaitable de le rattacher la Cat. 0 correspondante, ainsi il figure dans la liste concernée comme non cotisant.

• LPP montant fixe et LPP complémentaire montant fixe : si votre caisse ne vous a pas communiqué pas les taux mais les montants des primes, saisissez ici la cotisation mensuelle à retenir. Dans la première colonne, entrez la part à charge de l’employé ; dans la colonne E.Valeur, celle à charge de l’employeur.

Si vous avez introduit un montant fixe, cette cotisation sera calculée au prorata de la période salariale concernée (ainsi, si l’employé rejoint ou quitte l’entreprise en cours de mois, la cotisation sera adaptée en conséquence).

Ce point sera traité ultérieurement.

En cas d’absence, le salaire versé à l’employé se compose généralement d’une part versée par l’employeur et d’une autre versée par une assurance. Le calcul de ces montants dépend du fonctionnement de l’entreprise et de l’assurance en question.

Les valeurs affichées dans ce onglet se réfèrent à celles qui ont été saisies dans les données de l’entreprise > Coefficients > Indemnités journalières.

Déterminant pour corrections de salaire à la journée : La valeur proposée ici résulte de la division du salaire annuel de l’employé par le nombre de jours dans l’année (généralement 365, sauf indication contraire lors de la saisie des Coefficients > Réglages 1).

Saisie par heures pour les indemnités maladie et accident : Cette option permet de saisir les indemnités de l’employé en nombre d’heures plutôt que de jours. Elle concerne donc les employés avec un salaire horaire.

Référence prioritaire mal / acc à la journée ou à l’heure : Si vous laissez ce champ vide, Crésus se basera sur le Déterminant pour corrections de salaire à la journée. Cette rubrique vous permet de forcer un montant spécifique différent, en quel cas c’est celui-ci qui fera foi lors du calcul des indemnités.

C’est à partir de ce montant de référence que Crésus calcule les indemnités accident et maladie proposées dans les rubriques suivantes.

• Perte de salaire couverte (accidents) ou maladie : Cochez cette case pour que soit appliqué le taux que vous avez saisi sous Coefficients > Indemnités journalières > Taux de couverture perte de salaire accident / maladie. Ainsi, la part non couverte par l’assurance (et par l’éventuelle assurance complémentaire) sera prise en charge par l’employeur, selon le pourcentage indiqué.

La section concernant les allocations de maternité vous permet de forcer un montant journalier. Si vous laissez ces champs vides, Crésus se basera sur les différents coefficients saisis afin de déterminer le montant de ces allocations.

Le droit à l’allocation familiale (AF) est acquis d’office dès le mois de la naissance de l’enfant et jusqu’à son 16^ème anniversaire. Cependant, il est possible que ce droit soit prolongé (cette information a dû être précisée lors de la saisie des données de l’entreprise > Assurances > CAF > Allocations). Si vous avez déterminer que le droit à l’AF est valable, par exemple, jusqu’à 25 ans, il vous faut modifier la Date de fin du droit AF en conséquence.

La rubrique Allocation pour [nom de l’enfant] vous propose par défaut le montant résultant des informations saisies lors de la définition de l’assurance (en fonction des tranches d’âge indiquées et du montant correspondant).

S’il y a plusieurs enfants à enregistrer, saisissez les données de l’enfant 1 pour que les rubriques relatives à l’enfant 2 s’affichent, etc.

Saisissez, dans cet onglet, les éventuelles déductions supplémentaires relatives à cet employé (logement, frais de repas, contributions diverses, etc.).

Cet onglet reprend les informations enregistrées lors de la saisie des données de l’entreprise > Coefficients > Certificat. Si, comme nous le conseillons, vous n’avez pas saisi de valeurs lors de ces paramétrages (puisqu’ils varient souvent d’un employé à un autre), c’est ici qu’il vous faut renseigner les différents éléments relatifs à l’employé concerné.

Remarques concernant le véhicule de service : (les rubriques ci-dessous s’affichent si vous cochez la case L’employé dispose d’un véhicule de service) :

Valeur du véhicule de service :  Prix d’achat, équipements spéciaux compris (hors TVA).

Taux utilisation privée véhicule de service (%) : Depuis le 1er janvier 2022, la part privée du véhicule s’élève mensuellement à 0.9% du prix d’achat du véhicule, ce qui correspond à 10.8% par an. Ainsi les frais de déplacement domicile-lieu de travail sont déjà intégrés au forfait relatif à l’utilisation privée du véhicule et l’employeur n’a plus besoin de déclarer la part de l’activité externe sur le certificat de salaire de l’employé.

Part de l’employeur au véhicule de service (%) : Si l’autorité fiscale l’accepte, une part calculée en % de la valeur du véhicule peut être à la charge de l’entreprise et le montant soumis aux charges sociales pour l’employé sera diminué d’autant.

Retenue pour participation véhicule de service (%) : Cette rubrique permet d’indiquer si l’employé verse une contribution mensuelle à son employeur pour l’usage privé du véhicule.

Part considérable frais véhicule à charge de l’employé : Si l’employé paie une grande part des frais, cette option permet d’afficher une mention correspondante au point 15 du certificat de salaire, à la place des retenues liées au véhicule de service.

Vous trouverez plus de renseignements sur le site de la confédération, notamment dans le Guide d’établissement du certificat de salaire ou dans la FAQ sur le même sujet.

Certains cantons, notamment Genève, ajustent ces calculs pour les véhicules dont la valeur hors TVA dépasse CHF 100’000 (« véhicules de luxe »). La part au-delà de ce seuil fait alors l’objet d’un calcul supplémentaire pendant les 5 premières années. Plus d’informations dans cet article de notre base de connaissances.

Les informations saisies dans cet onglet seront nécessaires lors de la transmission de vos données à l’Office fédéral de la statistique via Swissdec (plus d’information dans cet article de notre base de connaissance).

Nous vous recommandons de remplir ces différentes rubriques, et cela même si vous n’avez pas encore été approché par l’OFS.

Profession exercée : La désignation exacte de la profession exercée au sein de l’entreprise doit être saisie manuellement (texte libre). La profession exercée peut être différente de la formation initiale ou de l’activité précédente (avant l’arrivée dans l’entreprise). Il faut entrer les désignations exactes des professions, sans chiffres ni codes internes.

Exemples:

• Employé de bureau (pas employé)
• Meuleur sur métaux (pas meuleur)
• Greffier de tribunal (pas licence en droit)
• Enseignant primaire (pas enseignant)
• Artiste peintre (pas peintre)
• Directrice financière (pas directrice)

À titre d’aide pour la saisie correcte de la profession exercée, l’OFS met à disposition la nomenclature suisse des professions CH-ISCO-19.

Droit annuel aux vacances : L’OFS s’intéresse au droit pour un poste à 100%. Même si l’employé a un emploi à temps partiel ou un travail irrégulier, il faut saisir le nombre de jours pour un poste à temps complet.

Les informations saisies dans cet onglet seront nécessaires lors de l’exportation des données à Logib, un outil d’analyse de l’égalité salariale fourni par la Confédération (voir §35 Analyse de l’égalité salariale avec Crésus et Logib).

Divers1, Divers2, Divers3 et Notes : Ces rubriques vous permettent de rédiger un texte libre que vous pourrez faire apparaître sur divers documents ou reprendre dans les différents calculs de salaire.

• Comptabilisation : Vous pouvez saisir dans ce champ des numéros de comptes particuliers à cet employé. Les écritures comptables seront générées en utilisant ces numéros particuliers, qui auront la priorité sur ceux définis pour le groupe d’employés.

Les différents numéros de comptes doivent être séparés par un seul espace.

• Analytique : Ce champ permet de spécifier des codes analytiques particuliers à cet employé (pour la comptabilisation avec Crésus Comptabilité). Les écritures comptables seront générées en utilisant ces codes analytiques particuliers, qui auront la priorité sur ceux définis pour le groupe d’employés.
• Jours de vacances par an pour traitement des vacances prises : Lors de la saisie du salaire, vous pourrez indiquer le nombre de jours de vacances pris dans la période traitée, ce qui permettra d’afficher un tableau récapitulatif au bas du bulletin de salaire. Ce tableau ne s’affichera que si vous avez complété cette rubrique.
• Solde jours vacances en début d’année : Crésus remplit cette case automatiquement lors du passage à une nouvelle année. Vous pouvez bien entendu corriger cette valeur manuellement.

Dans cet onglet, les rubriques qui n’ont qu’un Déterminant (comme les Frais forfaitaire de téléphone) seront reportés dans chaque salaire de l’employé et seront considérés comme des montants forfaitaires.

Le montant des rubriques qui font intervenir un Déterminant et un Coefficient (comme les Frais de repas) sera le résultat d’une formule, en général la multiplication du Déterminant par le Coefficient. Les déterminants et coefficients peuvent être introduits individuellement dans les données de chaque employé, ou dans les données de chaque groupe d’employés. Il est également possible de les introduire manuellement lors de la saisie de chaque salaire.

Les rubriques de cet onglet sont à remplir selon le même principe que pour l’onglet Indemnités spéciales.