Crésus Facturation

2Environnement de travail

Le chapitre §3 Prise en main avec le fichier exemple vous guidera pas à pas dans la création d’un fichier et dans son exploitation quotidienne. Avant de commencer, prenez quelques instants pour vous familiariser avec les concepts de base liés à Crésus Facturation et les conventions utilisées dans ce manuel, qui font l’objet de ce chapitre.

2.1La fenêtre

Crésus Facturation présente une interface conventionnelle. Les différences entre la version Windows et la version Mac ou Linux sont minimes, c’est pourquoi toutes les copies d’écran présentées dans ce manuel ont été prises sous Windows.

La fenêtre principale de Crésus Facturation se compose des éléments suivants, selon le mode de travail et la personnalisation de l’application :

  • Barre de titre
  • Barre de menus
  • Barre d’icônes
  • Onglet
  • Liste de gauche (toutes les fiches)
  • Présentation courante (détail d’une fiche)
  • Rubrique (champ de saisie)
  • Barre d’accès A…Z
  • Barre d’état

2.2La barre de menus

Barre de menus.jpg

La barre de menus contient l’ensemble des commandes du programme.

  • Dans le mode simplifié, un nombre réduit de fonctionnalités sont proposées.
  • Dans le mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet, des commandes avancées sont aussi accessibles.

Les fonctions disponibles dépendent de la personnalisation de l’application.

2.3Les barres d’icônes

Les barres d’icônes regroupent des commandes pour les données, pour les accès et pour les fiches, ainsi que les fonctions les plus courantes des menus.

Les icônes visibles dépendent du paramétrage de l’application.

2.4La saisie de dates

Vous pouvez saisir une date au clavier ou en utilisant le calendrier :

  • Cliquez sur la flèche dans le champ Date pour ouvrir le calendrier.
  • Cliquez sur le mois et passez au mode Choix du mois.
  • Dans ce mode, en cliquant sur l’année, vous passez au mode Choix de l’année.
  • Double-cliquez sur la date voulue pour la sélectionner.

2.5Le clavier

Dans ce manuel, les combinaisons de touches apparaissent ainsi :

Touche 1+Touche 2

Le signe + signifie qu’il faut appuyer sur la première touche, la maintenir enfoncée, puis appuyer sur la deuxième touche et enfin relâcher les deux touches.

Ainsi, Alt+Tab signifie qu’il faut appuyer sur la touche Alt, la maintenir enfoncée, puis appuyer sur la touche Tab, puis relâcher les deux touches.

Certaines touches du clavier n’ont pas d’inscription en toutes lettres, mais seulement des représentations symboliques :

Dénomination Aspect Touche
Tab Touche de tabulation. Cette touche est placée à gauche de la touche Q sur les claviers suisses.
Maj Touche majuscules. Cette touche comporte parfois l’inscription Shift.
Enter Touche d’entrée, également disponible sur le pavé numérique. Cette touche comporte parfois l’inscription Return.

 

2.6Les raccourcis clavier

Lorsqu’une commande peut être activée en cliquant sur une icône ou en appuyant sur une touche – ou une combinaison de touches – du clavier, le raccourci sera indiqué dans le texte et l’icône dans la marge.

Par exemple F12 signifie que l’opération « valider une modification de fiche » peut se faire en cliquant l’icône  représentée dans la marge ou en appuyant sur la touche F12.

Vous trouverez la liste des raccourcis clavier au §20.2 Raccourcis clavier.

2.7Le zoom écran

Crésus Facturation a été optimisé pour des écrans usuels, avec une résolution de 1280×800 points, en plein écran. Si votre écran présente une taille suffisante, vous pouvez utiliser le redimensionnement habituel de la fenêtre pour agrandir la zone de travail.

Afin d’améliorer la lisibilité, vous pouvez effectuer un zoom en avant ou en arrière. Utilisez la combinaison de touches Ctrl+Plus (agrandir), Ctrl+Moins (réduire) et Ctrl+zéro pour rétablir le zoom par défaut.

Il faut utiliser les touches + et – du pavé numérique de votre clavier. Si votre ordinateur n’a pas de pavé numérique, utilisez les commandes correspondantes du menu Options, accessibles en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet).

2.8Les bases (de données)

Crésus Facturation gère en standard 3 bases de données en version PRO ou Mac S (articles, clients et factures émises) et 5 bases de données en version LARGO ou Mac (factures reçues, fournisseurs, articles, clients et factures émises).

Pour passer d’une base à l’autre, vous disposez de plusieurs possibilités :

  • la commande Données de la barre de menus :

 

  • la barre d’icônes : cliquez sur l’icône correspondante pour changer directement de base,
  • un raccourci clavier.

Pour passer rapidement d’une base à l’autre, utilisez un raccourci clavier. Le raccourci clavier est indiqué dans le menu : par exemple, (F7) qui figure sur la droite dans le menu Données > Articles est la touche à utiliser pour passer à la base des articles.

Voici les 5 raccourcis essentiels (liste complète au §20.2 Raccourcis clavier) :

  • F5 pour passer dans la base des factures reçues (commandes et créances), si disponible.
  • F6 pour passer dans la base des créanciers (fournisseurs), si disponible.
  • F7 pour passer dans la base des articles (produits et services).
  • F8 pour passer dans la base des clients.
  • F9 pour passer dans la base des factures émises.

2.9Les données

Les données sont enregistrées dans chaque base de données sous la forme de fiches, chaque fiche se composant elle-même de rubriques ou champs.

Dans les explications qui suivent, les noms des rubriques sont présentés en italique : Date de facture.

Les fiches peuvent être liées les unes aux autres. Pour permettre de telles relations, chaque fiche possède un numéro d’identification qui lui est propre. Ce numéro, obligatoire et unique, est compris entre 1 et 1’999’999’999. En se basant sur ce numéro unique depuis une autre base de données, il est possible de relier deux fiches et ainsi d’avoir accès à toutes les informations de la fiche référencée sans avoir à copier les données.

 

2.10Liste de gauche et écran de saisie

Dans toutes les bases, l’écran se divise en 2 parties distinctes. La liste de gauche donne une vision de l’ensemble des fiches de la base de données et la partie de droite affiche l’écran de saisie, avec le détail de la fiche sélectionnée.

La liste de gauche peut aussi être restreinte à un sous-ensemble des fiches disponibles au travers d’un accès (§2.12 Les accès). Par exemple, il est judicieux de n’afficher que les factures ouvertes lorsqu’on passe les versements que l’on vient de recevoir.

Voici l’illustration de la liste de gauche et une partie de l’écran de saisie de la base des clients :

La séparation entre la liste de gauche et l’écran de saisie peut être déplacée pour afficher plus de l’une ou de l’autre partie.

  • Placez votre souris sur la séparation, elle se transforme en double-flèche :

  • Pressez sur le bouton de gauche et déplacez la souris vers la gauche ou la droite.
  • Relâchez le bouton de la souris.

2.11Les onglets de l’écran de saisie

Tous les éléments constituant une fiche ne pouvant être affichés sur un seul écran pour des raisons de place, ils ont été regroupés par types dans différents onglets.

Pour naviguer entre ces onglets, cliquez les boutons correspondants :

En changeant d’onglet, vous restez toujours sur la même fiche, mais vous avez accès à d’autres informations. Vous pouvez aussi utiliser les raccourcis clavier Alt+1, Alt+2, … pour passer d’un onglet à l’autre.

Le bouton clair indique l’onglet actif.

2.12Les accès

Les fiches présentées dans la liste de gauche sont classées selon l’ordre déterminé dans l’accès courant. Par exemple, dans la base des clients, l’accès Par numéro classe les fiches selon l’ordre croissant des numéros de référence, Par nom référence les classe par ordre alphabétique, etc.

Les accès peuvent également filtrer les données selon un critère d’extraction. Par exemple, dans la base des factures, l’accès Factures ouvertes ne présente que les factures non acquittées, classées dans l’ordre inverse des dates de facture (de la plus récente à la plus ancienne).

Le compteur au bas de la fenêtre affiche le rang de la fiche sélectionnée dans l’accès courant, le nombre de fiches de l’accès courant et le nombre total de fiches de la base.

Dans cet exemple, la fiche sélectionnée est la 5e des 9 fiches de l’accès dans la base qui en compte 45.

Chaque accès est associé à une liste de gauche (§3.4.1 La liste de gauche)

Certains accès peuvent n’être disponibles qu’en mode complet (§2.16 Mode simplifié / mode complet). Par exemple, l’accès Clients actifs qui permet d’afficher les clients pour lesquels des factures ont été établies :

Dans chaque base, il existe une méthode pour créer un accès temporaire rassemblant diverses fiches qui n’ont pas de critère commun facilement définissable. Il s’agit de cocher les fiches voulues, puis d’extraire uniquement les fiches cochées.

Cliquez sur l’icône   dans le coin supérieur gauche de la fiche pour cocher ou décocher la fiche courante. Le bouton Traiter les fiches cochées du volet latéral propose différentes actions liées aux fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

2.13Le volet latéral de la base des articles

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques d’achats et ventes des articles (voir ci-dessus).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§7.2.4 Cocher / décocher).

Cliquez sur le bouton Afficher des documents ou cliquez sur l’icône  pour accéder au choix pour l’impression d’étiquettes ou une liste d’articles. Dans les deux cas, soyez sûr d’imprimer la bonne sélection de fiches en réglant correctement l’option Selon l’accès.

Le bouton Extraire les fiches avec cet article affiche tous les documents touchant l’article courant, dans la base des factures émises ou celle des factures reçues.

2.14L’écran d’ouverture

L’écran d’ouverture affiche plusieurs messages importants concernant l’état des réglages obligatoires.

Cet écran s’affiche tant que vous n’avez pas validé les réglages de base ou que le fichier contient encore des fiches d’exemple.

L’écran ne s’affiche plus dès que vous passez en mode de travail définitif.

2.15L’écran d’accueil

Cet écran sert de tableau de bord général. Il vous permet de naviguer d’une base à l’autre et vous propose plusieurs outils de gestion générale : accès aux réglages, informations concernant l’état des bases, statistiques globales, outil de comptabilisation, etc.

Ecran d'accueil

Vous pouvez revenir en tout temps à cet écran d’accueil en cliquant sur les chevrons dans le volet latéral (§7.2 Le volet latéral).

Cet écran ne s’affiche de cette manière que si vous avez modifié le nom de l’entreprise dans les Réglages généraux. Tant que vous ne l’aurez pas fait, plusieurs boutons (notamment l’accès aux bases) restent cachés.

2.16Mode simplifié / mode complet

Crésus propose 2 modes de travail :

  • Le mode simplifié est le mode d’utilisation normal. Beaucoup d’éléments sont cachés ou protégés, afin d’éviter des modifications intempestives.
  • Le mode complet donne accès aux réglages, au paramétrage, aux retouches et à la création des écrans de saisie, des documents à imprimer, etc.

Bien qu’il soit tentant de travailler en permanence dans le mode complet, nous le déconseillons vivement pour un travail quotidien, car il enlève certaines protections utiles. Il est donc préférable de travailler en mode simplifié.

Pour passer en mode complet, utilisez le menu Options > Mode complet.

Le mot de passe (epsitec si vous ne l’avez pas modifié ou désactivé) n’est demandé qu’une fois par session de travail.

Si le menu Options propose la commande Mode simplifié, c’est que vous êtes déjà en mode complet.

Le mode de travail par défaut peut être réglé dans l’onglet Divers des Réglages généraux (§4.1.4 Conserver le mode complet) où grâce à l’icône .

2.17Enregistrer vos données

La commande Fichier–Enregistrer sert à enregistrer vos modifications sur le disque de votre ordinateur. Le fichier est enregistré à l’emplacement spécifié au moment de sa création (§3.1 Créer une application exemple).

Enregistrez régulièrement votre fichier en cliquant sur l’icône  ou sur Ctrl+S. Sinon, en cas d’arrêt inopiné, à la suite d’une coupure de courant ou d’une panne par exemple, les données non enregistrées seraient perdues. Voyez aussi le §17 La sécurité.

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