Crésus Comptabilité

17Pièces jointes et commentaires

Crésus comptabilité permet de joindre des fichiers quelconques en tant que pièces jointes à votre comptabilité. Le concept est très semblable aux pièces jointes utilisées avec le courrier électronique. Les commentaires vont de pair avec les pièces jointes. Chaque fois que vous pouvez mettre des pièces jointes, vous pouvez également écrire un texte quelconque en tant que commentaire.

Vous pouvez mettre des pièces jointes ou des commentaires à :

  • Une écriture.
  • Un compte.
  • La comptabilité en général.

Un élément avec des pièces jointes et/ou des commentaires (ici une écriture) est signalé par un trombone  dans la marge de gauche.

Les pièces jointes sont des copies des documents originaux, enregistrées dans le dossier .creatt associé à la comptabilité.

La modification de la pièce originale ne modifie pas la pièce liée à la comptabilité, tout comme la modification ou la suppression de la pièce liée à la comptabilité ne modifie pas et ne supprime pas l’original.

Il y a 2 façons d’afficher le dialogue Pièces jointes et commentaires :

  • Cliquez avec le bouton de droite sur l’écriture ou le compte puis choisissez la commande Pièces jointes et commentaires ou
  • Cliquez dans la marge à gauche de l’écriture ou du compte.

Le même dialogue vous permet d’ajouter, ouvrir, enregistrer ou supprimer des pièces jointes.

Vous pouvez saisir un texte quelconque dans le champ Commentaire.

17.1Ajouter une pièce jointe

Après avoir ouvert le dialogue comme décrit ci-dessus, il y a 2 méthodes pour ajouter une pièce jointe à une écriture ou un compte :

  • Utilisez le glisser-déposer (ou drag and drop) pour tirer le document depuis son emplacement d’origine dans la liste des pièces jointes.
  • Utilisez le bouton Joindre.

17.2Ouvrir une pièce jointe

Après avoir ouvert le dialogue comme décrit ci-dessus, il y a 2 méthodes pour ouvrir une pièce jointe:

  • Sélectionnez l’objet et cliquez sur le bouton Ouvrir.
  • Double-cliquez sur la pièce jointe à ouvrir. Dans ce cas, Crésus propose d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier (§17.1 Ajouter une pièce jointe).

La pièce jointe peut alors être modifiée et mise à jour.

Le document ouvert n’est pas l’original, mais la copie qui a été associée à la comptabilité. Les modifications apportées à la pièce ne sont pas répercutées dans le document original.

17.3Enregistrer une pièce jointe

L’enregistrement d’une pièce jointe sert à en créer une copie dans l’emplacement de votre choix. La copie est un nouveau fichier indépendant de la pièce jointe.

Après avoir ouvert le dialogue comme décrit ci-dessus, il y a 2 méthodes pour enregistrer une pièce jointe:

  • Sélectionnez l’objet et cliquez sur le bouton Enregistrer.
  • Double-cliquez sur la pièce jointe. Dans ce cas, Crésus propose d’ouvrir le fichier (§17.2 Ouvrir une pièce jointe) ou de l’enregistrer.

17.4Supprimer une pièce jointe

Après avoir ouvert le dialogue comme décrit dans les paragraphes précédents, il y a 2 méthodes pour supprimer une pièce jointe :

  • Sélectionnez l’objet dans la liste et cliquez sur le bouton Supprimer.
  • Sélectionnez l’objet dans la liste et appuyer sur la touche Del

Il est possible de sélectionner plusieurs pièces jointes en cliquant en même temps que vous maintenez la touche Ctrl ou en les entourant avec la souris.

Un clic-droit de la souris dans la liste des pièces jointes affiche un menu permettant également d’ouvrir ou de supprimer des pièces jointes.

17.5Pièces jointes à une écriture

Les pièces jointes aux écritures peuvent être exploitées dans toutes les présentations affichant des écritures, soit en cliquant sur l’icône dans la marge, soit en faisant un clic-droit sur l’écriture.

17.6Pièces jointes à un compte

Les pièces jointes aux comptes peuvent être exploitées dans toutes les présentations montrant des comptes, soit en cliquant sur l’icône dans la marge, soit en faisant un clic-droit sur le compte.

Dans les extraits de compte vous pouvez cliquer sur cette icône  ou appuyer sur Ctrl+Y pour accéder aux pièces jointes du compte affiché.

17.7Pièces jointes générales

Pour ajouter des pièces jointes à votre comptabilité en général (et non pas à une écriture ou à un compte spécifique), exécutez la commande Options – Définitions, onglet Général.

La case éditable Commentaire peut être complétée directement dans ce dialogue. Pour joindre des pièces, cliquez sur le bouton Pièces jointes générales.

17.8Gestion des pièces jointes

L’onglet Pièces jointes du dialogue OptionsDéfinitions propose des informations concernant le nombre et la taille des pièces jointes.

Lorsque le lien vers une pièce jointe a été supprimé, Crésus n’efface pas la pièce jointe copiée dans le dossier .creatt (§17 Pièces jointes et commentaires). Il signale le Nombre de pièces orphelines et indique la Taille totale de ces fichiers. Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer complètement le fichier attaché et libérer la place sur le disque. Ceci n’efface pas le document original, mais uniquement la copie générée par Crésus.

Lorsque Crésus ne trouve plus une pièce jointe dont il a encore le lien, il le signale sous Pièces jointes manquantes. Cliquez sur le bouton Supprimer pour effacer ces liens erronés.

17.9Exporter les pièces jointes

Si vous devez fournir votre comptabilité à un tiers qui n’utilise pas Crésus Comptabilité, il est possible de générer un fichier compressé contenant toutes les pièces liés :

  • Affichez l’onglet Pièces jointes du dialogue OptionsDéfinitions.
  • Cliquez sur le bouton Exporter toutes les pièces jointes.
  • Enregistrez le fichier .zip

Dans le fichier zippé, les noms des documents sont complétés d’un préfixe pour les différencier.

  • Le préfixe des pièces jointes générales est Général.
  • Le préfixe des pièces jointes à un compte est Compte suivi du n° du compte.
  • Le préfixe des pièces jointes à une écriture est la date de l’écriture.
Suggest Edit

Recherche