Crésus Comptabilité

Lorsque l’on tient une comptabilité, on passe une bonne partie de son temps à saisir des écritures. Crésus Comptabilité propose un certain nombre de fonctionnalités facilitant la saisie des différents éléments d’une écriture ou la saisie d’écritures entières qui reviennent périodiquement.

Lors de la saisie des numéros de comptes et du libellé d’une écriture, une fenêtre d’aide à la saisie apparaît en dessus du champ de saisie concerné.

Cette fenêtre contient une liste de suggestions qui vous permet de trouver facilement un numéro de compte du plan comptable ou un libellé déjà utilisé. Au fur et à mesure que vous tapez le numéro de compte ou le libellé, la liste des suggestions s’adapte automatiquement.

Pour les numéros de compte vous pouvez également taper une partie du titre du compte, la fenêtre d’aide à la saisie ne montre alors plus que les comptes dont un des mots du titre commence par les lettres que vous avez tapé, par exemple :

Ici la fenêtre d’aide à la saisie ne contient plus que les comptes dont le titre contient le mot frais.

Lorsque la fenêtre d’aide à la saisie est affichée, les touches suivantes ont une signification particulière :

Vous pouvez déclencher l’aide à la saisie en utilisant la commande Options – Définitions puis en choisissant l’onglet Saisie et en déclenchant les options correspondantes sous Utilise l’aide à la saisie dans le journal pour.

Vous pouvez entrer la date d’une écriture sous sa forme complète (par exemple 31.03.2016), ou de manière partielle (31.3). Dans ce dernier cas, Crésus Comptabilité se chargera de compléter les éléments manquants avec les éléments correspondants de la dernière date entrée, ou de la date du jour tant que rien d’autre n’a été tapé.

Par exemple (dans cet ordre) :

Les années à 2 chiffres de 00 à 49 sont converties en 2000 à 2049, les années de 50 à 99 sont converties en 1950 à 1999.

Lors de la saisie d’une date vous pouvez également utiliser des espaces pour séparer les éléments de la date à la place des points. Pour faciliter la saisie des dates, utilisez les différentes options dans l’onglet Saisie de la commande Options – Définitions. Pour déterminer l’affichage des années à 2 ou à 4 chiffres, utilisez l’onglet Dates de la commande Options – Définitions.

Si l’aide à la saisie est déclenchée (§5.1.1 L’aide à la saisie), vous pouvez taper tout ou partie de son titre, puis appuyer sur la touche Tab. S’il n’y a qu’un compte correspondant au critère, son numéro est repris dans le champ. Si plusieurs comptes commencent par les mêmes caractères, un dialogue vous demande de choisir le bon. Sélectionnez le compte désiré. Vous pouvez alors consulter les soldes et budgets du compte pour vérifier. Cliquez sur OK, et Crésus Comptabilité insère le numéro du compte dans le champ à remplir.

Lorsque le curseur se trouve dans le champ Débit ou Crédit, un clic sur l’icône ou la touche F2 affiche le même dialogue, mais avec tous les comptes du plan comptable au choix. Vous pouvez limiter les comptes affichés à une certaine catégorie avec les options correspondantes.

Pour faciliter la saisie utilisez les différentes options dans l’onglet Saisie de la commande Options – Définitions.

Le numéro de pièce est facultatif. Si les écritures ne contiennent jamais de numéros de pièces, la colonne correspondante peut être réduite à une largeur nulle en glissant le bord de la colonne avec la souris (§10.3 Modifier la largeur des colonnes). Dans ce cas, la touche Tab passe directement de la colonne Crédit à la colonne Libellé.

A moins que la numérotation automatique des pièces ait été désactivée dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, Crésus Comptabilité vous propose un numéro de pièce lors de la saisie. Si nécessaire, modifiez le numéro proposé, puis appuyez sur Tab ou Shift+Tab pour passer au champ suivant ou précédent.

Le numéro de pièce peut contenir des caractères non numériques (par exemple 12a, 12b, 154-1, etc.).

Un clic sur l’ampoule  ou la touche F2 affiche un dialogue à l’aide duquel vous pouvez changer le numéro de pièce en cours ainsi que divers paramètres définissant la manière dont Crésus calcule le numéro de pièce proposé automatiquement :

Propose automatiquement un numéro de pièce

Si cette case est cochée, Crésus Comptabilité propose automatiquement un numéro de pièce pour chaque nouvelle écriture.

Numéro de la prochaine pièce

Le prochain numéro de pièce qui sera proposé automatiquement. Crésus Comptabilité part depuis ce numéro pour les écritures suivantes.

Incrément automatique

Chaque fois que vous entrez une écriture dans le journal, le numéro de pièce proposé sera automatiquement incrémenté de cette valeur (voir aussi l’option ci-dessous).

Toujours incrémenter

Si cette case est cochée, le numéro de pièce sera incrémenté automatiquement chaque fois que vous entrez une écriture.

Si cette case n’est pas cochée, le numéro de pièce ne sera incrémenté automatiquement que si vous ne modifiez pas le numéro de pièce qui est proposé lorsque vous saisissez l’écriture.

Toujours repartir du no. de pièce effectivement introduit

Si cette case est cochée et vous changez manuellement le numéro de pièce proposé lors de l’entrée d’une écriture, Crésus Comptabilité se basera sur le numéro que vous avez entré pour calculer le numéro de pièce proposé à la prochaine écriture.

Exemple

Lors de l’entrée d’une écriture Crésus Comptabilité vous propose le numéro 123.

Toujours incrémenter coché :

• Le prochain numéro de pièce proposé sera de toute façon 124.

Toujours incrémenter non coché :

• Si vous acceptez 123, le prochain numéro de pièce proposé par Crésus Comptabilité sera 124.
• Si vous modifiez le 123 par exemple en 150, le prochain numéro de pièce proposé restera 123.

Ces options sont identiques à celles dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, qui propose en plus d’incrémenter le numéro de pièce même si la largeur de la colonne est nulle.

Le libellé de l’écriture peut contenir jusqu’à 120 caractères quelconques.

A moins que l’option ait été désactivée dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, il n’est pas nécessaire de frapper la première lettre du libellé en majuscule, Crésus Comptabilité le fait pour vous.

Lorsque l’aide à la saisie est enclenchée (§5.1.1 L’aide à la saisie), la fenêtre d’aide à la saisie contient tous les libellés de l’ensemble des écritures. Au fur et à mesure qu’on tape le libellé, cette liste s’adapte afin de ne montrer que les libellés contenant le mot frappé.

En dehors de la fenêtre d’aide à la saisie vous avez le choix entre 2 modes pour vous permettre de saisir plus rapidement des libellés qui reviennent fréquemment. Dans l’onglet Ecritures de la commande Options – Définitions, vous pouvez choisir si vous désirez travailler avec l’ancien système des libellés standards (voir ci-dessous), ou si vous préférez le nouveau système des écritures modèles (§5.1.8 Les écritures modèles).

Si vous avez activé l’option utiliser les anciennes listes de libellés standards, un clic sur l’ampoule  ou la touche F2 affiche un dialogue avec une liste de libellés que vous utilisez régulièrement :

Choisissez un libellé, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez modifier la liste à volonté en remplissant les champs en haut du dialogue, puis en cliquant sur Ajouter ou Modifier pour ajouter un nouveau libellé standard, ou pour modifier celui qui est sélectionné.

Le symbole @ désigne l’endroit où le curseur doit se trouver après l’insertion du libellé : dans l’exemple sélectionné ci-dessus, le curseur se trouvera juste après le mot Loyer pour vous permettre de taper le mois.

Il est clair que le gain de temps est limité si pour chaque libellé standard qu’on souhaite insérer, il faut appeler ce dialogue, choisir le bon libellé et cliquer sur OK. Pour cette raison, tous les libellés ont un code (colonne de gauche). Pour utiliser un libellé standard lors de la saisie d’une écriture, vous pouvez simplement taper le code dans le champ Libellé (en minuscules ou majuscules), puis appuyer sur Tab.

Dans l’exemple ci-dessus, lorsque le curseur se trouve dans le champ Libellé, si vous tapez vcr Tab, le libellé contient Vente au comptant et le curseur passe directement dans le champ Somme et il ne vous reste qu’à entrer le montant de l’écriture. Si vous tapez tel puis Tab, le texte Téléphone est inséré dans le champ Libellé et le curseur se positionne à la fin du mot pour vous permettre de compléter le libellé.

Pour les 10 libellés standards les plus utilisés, vous pouvez aussi définir un raccourci clavier de Ctrl+0 à Ctrl+9. Lorsque le curseur se trouve dans le libellé, appuyez sur Ctrl+0 pour insérer le libellé correspondant.

La liste des libellés standards est enregistrée avec la comptabilité dans le fichier correspondant.

Les libellés standards ne permettent que d’insérer des libellés, sans affecter les autres colonnes du journal. Pour définir des écritures entières que vous utilisez de manière répétitive, vous devez désactiver l’option utiliser les anciennes listes de libellés standards pour pouvoir utiliser les écritures modèles (§5.1.8 Les écritures modèles).

Lors de la saisie du montant, on est parfois obligé de faire des calculs. Pour cette raison, un clic sur l’icône ou la touche F2 affiche une calculatrice.

Vous pouvez frapper une expression mathématique au clavier, ou cliquer sur les boutons.

L’expression peut contenir plusieurs niveaux de parenthèses.

La multiplication *   et la division  /  sont prioritaires sur l’addition et la soustraction :

La touche = ou un clic sur le bouton évalue l’expression. Si nécessaire, l’expression est également évaluée lors d’un clic sur OK.

La touche pour-cent  %  permet différents calculs pratiques :

La calculatrice dispose de 10 mémoires permanentes, dont le contenu est enregistré avec le fichier contenant la comptabilité. Un clic sur MC , MR , etc. propose un menu pour choisir la mémoire concernée. Les différentes options sont :

Pendant la saisie de la somme une pression sur Ctrl+0 à Ctrl+9 insère directement le contenu d’une des mémoires permanentes de la calculatrice.

Il est également possible de faire intervenir le solde des comptes dans les calculs. Par exemple, C[1000]+50 veut dire le solde du compte 1000 additionné de 50 francs. Vous pouvez appeler la liste des comptes avec le bouton Comptes.

Le bouton Intérêts permet de calculer des intérêts courus sur un compte.

Dans l’onglet Saisie de la commande Options – Définitions, vous pouvez définir un certain nombre d’options pour la saisie d’écritures dans le journal, entre autres :

• Passe automatiquement au débit après la saisie de la date : dès que la date est complète, le curseur passe dans le champ Débit. Pour cela il faut saisir chaque élément de la date avec 2 chiffres, par exemple 01.05.18.
• Insertion automatique des points lors de la saisie de la date : il suffit de taper par exemple 010518 et Crésus Comptabilité met automatiquement 01.05.18
• Passe automatiquement au crédit après la saisie du débit : lorsque le numéro de compte tapé dans le champ Débit est univoque, le curseur passe automatiquement dans le champ Crédit.
• Passe automatiquement au crédit après la saisie du débit : lorsque le numéro de compte tapé dans le champ Crédit est univoque, le curseur passe automatiquement dans le champ Numéro de pièce ou Libellé.
• La touche d’entrée passe au champ suivant dans le journal : une pression sur Enter passe au champ suivant comme la touche Tab, et une fois que le dernier champ a été atteint, l’écriture est validée.
• La touche d’entrée passe à la ligne suivante après une modification : lorsque vous validez une modification en appuyant sur Enter, la ligne suivante est automatiquement sélectionnée pour modification, comme si vous aviez cliqué sur la ligne.
• Les touches  /  et  *  du pavé numérique passent respectivement au champ précédent ou suivant.
• Activation ou désactivation de l’aide à la saisie (§5.1.1 L’aide à la saisie).

Les écritures modèles fonctionnent d’une manière analogue aux libellés standards, mais peuvent contenir tous les champs d’une écriture.

Lorsque le curseur se trouve dans n’importe quel champ appuyez sur Ctrl+M, ou quand le curseur se trouve dans le libellé, cliquez sur l’ampoule  ou appuyez sur F2. Un dialogue présente alors la liste des écritures modèles :

Comme vous pouvez le constater, les écritures modèles utilisent le même système de code (première colonne) et de raccourci clavier (deuxième colonne) que les libellés standards. Elles peuvent cependant contenir d’autres éléments : le compte au crédit et au débit, le numéro de pièce et même la somme.

Dans l’exemple ci-dessus, l’écriture modèle mise en évidence complète les comptes à débiter 6000 et à créditer 1010, le libellé Loyer mensuel et le montant 890.–

Pour appeler une écriture modèle, vous pouvez afficher la liste comme décrit ci-dessus, sélectionner l’écriture et cliquer sur OK.

Il est aussi possible d’utiliser les raccourcis clavier Ctrl+0 à Ctrl+9 affectés aux écritures.

Une solution alternative consiste à taper le code directement dans le champ Libellé et appuyer sur Tab.

Pour créer une nouvelle écriture modèle, exécutez la commande Options – Ecritures modèles et cliquez sur Ajouter. Dans le dialogue qui s’affiche, complétez les différents éléments. Voici l’exemple d’une écriture modèle LOY pour enregistrer le paiement du loyer mensuel :

Les écritures modèles sont classées dans la liste d’après l’ordre alphabétique des codes.

Le Code et le Raccourci servent à saisir l’écriture modèle depuis le journal des écritures comme décrit ci-dessus sans passer par la liste.

À l’aide des options, vous pouvez choisir si Crésus Comptabilité doit proposer la dernière date introduite (si vous comptabilisez souvent toutes les écritures concernant un jour donné), la date du jour (si vous avez l’habitude de comptabiliser les paiements faits le jour-même) ou aucune date.

Les autres éléments correspondent à la saisie d’une écriture normale, mais vous pouvez laisser des champs vides, qui seront complétés après l’insertion de l’écriture modèle. Vous pouvez même spécifier un code TVA ou d’autres informations concernant les écritures avec TVA.

À l’aide des cases à cocher se trouvant sous les champs, vous pouvez en outre spécifier dans quel champ le curseur doit se trouver après l’insertion de l’écriture. Ici, le curseur se positionnera à la fin du libellé Loyer mensuel pour introduire le mois.

Pour modifier une écriture modèle existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur le bouton Modifier.

La commande Options – Écritures modèles accède également au dialogue de gestion des écritures modèles.

Les écritures présaisies ne sont pas actives, elles ne sont pas comptabilisées dans les comptes concernés.

L’idée consiste à préparer des écritures à l’avance et de les utiliser, une ou plusieurs fois, le moment venu. Vous pouvez par exemple saisir à l’avance toutes les écritures relatives aux frais fixes et les transférer dans le journal des écritures en temps voulu.

Exécutez la commande Présentation – Ecritures présaisies pour accéder au journal des écritures présaisies. Ce journal ressemble au journal des écritures normal, mis à part la bande bleue dans la marge de gauche. On y saisit des écritures normales ou multiples exactement comme dans un journal ordinaire.

Pour activer une écriture présaisie :

• Cliquez sur l’écriture à transférer avec le bouton de droite de la souris
• Exécutez la commande Transférer du menu.
• Dans le dialogue qui s’affiche, sélectionnez le journal de destination et cliquez sur OK.
• L’écriture est déplacée du journal des présaisies dans le journal de destination, à la date de l’écriture.

Si vous avez plusieurs écritures à transférer, utilisez l’outil Transfert  du menu Outils, cliquez sur l’écriture à transférer.

Une écriture présaisie peut être utilisée à plusieurs reprises :

• Cliquez sur l’écriture avec le bouton de droite de la souris.
• Exécutez la commande Copier du menu.
• Dans le dialogue qui s’affiche, sélectionnez le journal de destination et précisez la date de l’écriture à générer.
• Cliquez sur OK.
• L’écriture est copiée du journal des présaisies dans le journal de destination, à la date spécifiée. Elle reste à disposition dans le journal des présaisies pour être utilisée à d’autres occasions.
• L’écriture copiée est marquée d’un signe + dans la marge de gauche pour mettre en évidence qu’elle a été copiée / générée pendant cette session de travail. Ce symbole disparaît à la prochaine ouverture du fichier.

Si le libellé de l’écriture présaisie inclut le symbole @, le dialogue de copie affiche un champ Texte supplémentaire. Le texte saisi ici remplace le symbole dans l’écriture générée.

La copie de cette écriture présaisie :

produit cette écriture dans le journal de destination :

Le symbole @ a été remplacé par avril.

Crésus Comptabilité vous permet de générer automatiquement les écritures de régularisation :

• Cliquez avec le bouton de droite sur l’écriture à passer en écriture de régularisation
• Sélectionnez commande Génère écriture de régularisation:

• Cliquez sur OK.
• Crésus remplit tous les champs de l’écriture à créer, et ajoute l’état R dans la colonne de droite.
• Il ne reste qu’à la valider.

L’écriture pourra être extournée automatiquement lors de l’ouverture de la nouvelle année (§11.2.1 Rouvrir une comptabilité)