Crésus Comptabilité

Pour activer ces fonctionnalités, exécutez la commande Options – Définitions, passez dans l’onglet Analytique et cochez la case Utilise la comptabilité analytique:

Un centre d’analyse permet de regrouper des charges et/ou des produits en provenance de comptes différents. Il permet par exemple de gérer les coûts de différents projets. Il est également possible de saisir des axes d’analyse permettant de grouper différents centres d’analyse. Cela permet d’appliquer des codes d’axes différents à une écriture.

Il est possible d’imputer une charge ou un produit directement dans un centre d’analyse ou indirectement dans plusieurs centres d’analyse à l’aide d’un code de répartition (§20.2 Création des codes de répartition).

• Ouvrez le fichier Analyse1.cre trouvé dans le dossier Exemples
• Exécutez la commande Options – Codes analytiques :

• Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer un nouveau code P3000 pour le projet C dans la liste (ce code ne sera pas utilisé plus loin) :

• Un centre d’analyse est défini par son Numéro. Celui-ci peut être une suite de lettres et de chiffres de longueur quelconque. Pour des raisons de place lors de l’affichage et de l’impression nous vous conseillons de vous limiter à 10 caractères.
• Dans le titre, saisissez une description plus parlante que le code.
• Finalement, tapez un commentaire si vous le souhaitez.
• La signification des 2 champs Soldes accumulés est donnée au §20.6.8 Soldes accumulés des années précédentes.
• Les 3 modes de centre d’analyse de charge, de produit ou neutre ne modifient pas leur comportement, mais permettront de filtrer dans la vue analytique (§20.6.7 Options d’Affichage).
• Cliquez sur OK pour valider l’entrée.

Si un montant ne peut pas être imputé directement à l’un ou l’autre des projets, comme par exemple une facture de téléphone, on parle de charges indirectes ou de produits indirects. Ces montants peuvent être répartis entre les différents projets grâce aux codes de répartition.

Un code de répartition est semblable à un centre d’analyse, sauf qu’il permet de répartir le montant dans plusieurs centres d’analyse selon la clé de répartition que vous définissez. Cette clé détermine les proportions de la répartition du montant dans les différents centres d’analyse.

La proportion peut être exprimée en parts ou en pourcents; dans le dernier cas le total des parts doit obligatoirement être égal à 100.

• Exécutez la commande Options – Codes analytiques.
• Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Complétez le numéro et le titre du nouveau code.
• Activez l’option Code de répartition :

• Cliquez sur le bouton Ajouter.
• Sélectionnez le premier centre d’analyse.
• Complétez la part (50).

• Cliquez sur OK.
• Répétez les opérations pour le 2^ème centre d’analyse, en fixant la part à 100.
• Le code est défini ainsi :

Exemple (fichier Analyse2)

Les frais généraux doivent être répartis entre nos 2 centres d’analyse P1000 et P2000, à raison de 50 parts au projet P1000 et 100 parts au projet P2000.

Dans le fichier Analyse2, nous avons défini un code de répartition FGEN qui fait cette répartition.

Voici l’écriture pour une facture téléphonique de 30.00 :

Les 30 francs seront répartis selon la clé, soit 50 parts imputées à P1000 et 100 parts imputées à P2000 :

• Fraction imputée à P1000 : (30.00 × 50.00) ÷ 150.00 = 10.00
• Fraction imputée à P2000 : (30.00 × 100.00) ÷ 150.00 = 20.00

Le calcul des totaux des centres d’analyse est fait de la manière suivante :

En tenant compte de la répartition des frais indirects le projet P1000 présente un bénéfice de 120.00 alors que le projet P2000 est déficitaire de 30.00.

La répartition n’est pas définitive. Si vous modifiez la clé de répartition d’un code de répartition, les montants des écritures existantes qui utilisent ce code seront répartis selon la nouvelle clé.

Dans le journal des écritures les 3 colonnes Analyt., Quantité et Période seront utilisées pour définir les écritures analytiques.

On saisit le code analytique à attribuer à l’écriture dans la colonne Analyt.

Cliquez sur l’icône , ou appuyez sur la touche F2 pour afficher l’assistant avec la liste des codes existants. Le dialogue vous permet aussi de créer un nouveau code, ou encore de passer une répartition manuelle (§20.4 Codes d’analyse dans le journal).

Exemple (fichier Analyse1)

En utilisant les 2 centres d’analyse P1000 et P2000 définis comme ci-dessus, on a créé les écritures suivantes dans le journal :

Sans l’information dans la colonne Analyt., il ne serait pas aisé de déterminer combien chacun des 2 projets a coûté et combien chacun a rapporté. Même en créant des comptes spécifiques pour chaque projet, il n’y aurait pas moyen de déterminer automatiquement les totaux pour chaque projet.

Crésus Comptabilité calcule les totaux de la façon suivante :

Le projet P1000 présente un bénéfice de 130.00 alors que le projet P2000 est déficitaire de 10.00.

Crésus Comptabilité permet d’afficher les résultats analytiques de multiples façons (§20.6 Le Tableau analytique).

Lors de la saisie d’une écriture (dans le journal des écritures), vous pouvez directement répartir le montant sur plusieurs centres d’analyse sans passer par la création d’un code de répartition.

Lorsque le curseur se trouve dans le champ Analyt. pressez sur la touche F2 ou l’icône . Dans le dialogue qui s’affiche, au lieu de choisir un code de répartition, cliquez sur le bouton Manuel puis créez une répartition exactement de la même façon qu’au §20.2 Création des codes de répartition.

La mention (Manuel,n) dans la colonne Analyt. indique qu’il s’agit d’une répartition manuelle, où n est le nombre de centres d’analyse touchés.

Pour changer la répartition manuelle d’une écriture existante, sélectionnez l’écriture, positionnez le curseur dans le champ Analyt., pressez sur la touche F2 et procédez comme ci-dessus.

N’abusez pas des répartitions manuelles, sinon vous risquez de perdre rapidement la vue d’ensemble.

La commande Présentation – Tableau analytique accessible aussi par l’icône  sert à présenter les soldes des centres d’analyse et des listes d’écritures analytiques de diverses façons.

Utilisez ce dialogue pour choisir comment afficher les informations analytiques.

Le réglage ci-dessus propose un tableau avec la charge et le produit de tous les centres d’analyse, des codes de répartition et répartitions manuelles. Cet exemple vous montre le résultat pour le fichier Analyse2 et les codes analytiques proposés :

En désactivant l’option Affiche le détail charges/produits vous obtenez une représentation plus simple dans laquelle les produits sont positifs et les charges négatives :

L’option Montre la composition permet d’afficher pour chaque code analytique la liste des comptes impliqués, avec les totaux :

En activant l’option Montre les écritures vous obtenez pour chaque code analytique la liste des écritures :

Notez que l’écriture avec le numéro de pièce 9 figure 3 fois dans le tableau :

• sous P1000 avec un montant de −10.00 (50 parts sur 150)
• sous P2000 avec un montant de −20.00 (100 parts sur 150)
• sous FGEN avec un montant de −30.00.

Dans cette présentation vous pouvez cliquer sur une écriture avec le bouton de droite afin de la retrouver dans le journal ou dans l’extrait de compte.

Au lieu d’avoir une vision par code analytique, vous pouvez afficher le résultat par compte. En activant l’option Par comptes mais pas les options Montre les écritures, ni Montre la composition, le résultat propose le solde des comptes, en ne tenant compte que des écritures qui ont un code d’analyse.

En activant l’option Montre la composition vous obtenez une liste qui montre pour chacun des comptes la répartition du solde entre les différents centres d’analyse.

En activant l’option Montre les écritures vous obtenez la liste des écritures imputées aux divers centres d’analyse dans chacun des comptes.

Les options dans le rectangle Tri par déterminent l’ordre dans lequel les centres d’analyse sont affichés :

• Numéro trie par le numéro de code analytique
• Titre trie par le libellé du code analytique
• Montant trie par le montant affiché. Les montants des charges sont considérés comme négatifs et les montants de produits comme positifs.
• Produits/charges séparés :
  Lorsque cette option est cochée, Crésus Comptabilité affiche d’abord les charges (centres ayant un solde négatif) indépendamment du type de tri choisi.

Si l’option Répartit les codes de répartition et les répartitions manuelles est cochée, Crésus Comptabilité répartit les montants dans les centres d’analyse selon les codes de répartition. Dans ce cas, l’analyse tient compte des charges et produits directs et indirects.

Si l’option n’est pas cochée, les montants des écritures qui ont été passées avec un code de répartition ne sont pas répartis dans les centres d’analyse. Dans ce cas, seules les écritures imputées directement à un centre d’analyse sont prises en compte.

Dans notre exemple Analyse2.cre ceci permet d’obtenir les résultats des projets sans tenir compte des charges indirectes.

L’option Montre le pourcentage n’est utilisable que lorsque l’option Affiche le détail charges/produits est activée. Elle permet de montrer pour chaque solde le pourcentage par rapport au total des charges ou des produits.

Dans notre exemple Analyse2.cre, le projet P1000 représente le 31% des charges totales et le projet P2000 représente le 69% des charges totales.

Les options regroupées dans le rectangle Affichage déterminent quels types de codes analytiques doivent être affichés. Les valeurs des centres affichés sont cumulées dans le total. Il est ainsi possible de grouper plusieurs centres pour fournir un résultat centralisé.

• Affiche les centres de charges, de produits ou neutres sélectionne les codes d’après le type déterminé lors de la création (§20.1 Création des centres d’analyse).
• Affiche seulement les codes suivants : si l’option est activée, vous pouvez sélectionner les codes à inclure dans le tableau. Le champ Filtre permet alors de restreindre l’affichage des codes correspondant au filtre, ce qui peut être très utile lorsqu’il existe beaucoup de codes.
  Imaginons 5 centres d’analyse P1, P2, P3, P4 et P5. Le secteur Europe regroupe les projets P1 et P2, le secteur Asie regroupe les centres P3 et P5, le centre P4 étant rattaché au secteur Océanie. Affichez seulement les codes P1 et P2 pour obtenir le résultat « Europe ». Utilisez les favoris (§6 Favoris) pour conserver cette combinaison de codes.
• Affiche les codes non utilisés : Normalement les codes non utilisés ne sont pas affichés. En activant l’option, ils figureront dans le tableau.
• Tient également compte des écritures sans code analytique : si l’option est activée, les écritures sans code analytique apparaissent également sous le code spécial « (pas de code) ».

Lorsqu’on fait une réouverture de la comptabilité avec la commande Compta – Rouvrir (§11.2.1 Rouvrir une comptabilité), la nouvelle compta ne contient aucune écriture sur les comptes de charges et de produits, les soldes des centres analytiques sont donc à zéro.

Il est possible de renseigner pour chaque code analytique un solde de charges accumulé et un solde de produits accumulé. Ce sont en quelque sorte les soldes à nouveau ventilés des centres analytiques. Ils permettent de suivre un projet sur plusieurs périodes comptables. Ces 2 champs sont éditables dans le dialogue de création/modification d’un code analytique (§20.1 Création des centres d’analyse).

La réouverture d’un exercice comptable complète ces 2 soldes dans la nouvelle comptabilité avec les soldes actuels.

De même, la commande Compta – Remettre bilan initial (§11.3 Remettre le bilan initial) met à jour les soldes accumulés des centres analytiques en fonction des soldes des centres analytiques de la comptabilité précédente.

Cochez l’option Tient compte des soldes accumulés des années précédentes, pour que les valeurs présentées dans les tableaux analytiques incluent les soldes accumulés, sinon seules les écritures de la période comptable actuelle entrent dans le calcul des soldes de codes analytiques.

Il est un cas particulier, mais toutefois logique, auquel il faut prêter attention.

Partant du code de répartition suivant :

et de l’écriture suivante, sur laquelle nous appliquons ce code :

Il paraît clair qu’en affichant le tableau analytique, celui-ci présentera un total qui ne représente pas le 100 % du montant de l’écriture :

1000 / 3 = 333.33...

Les totaux des tableaux analytiques peuvent donc différer de ce que vous trouvez dans d’autres présentations de votre comptabilité.

Les codes analytiques peuvent également être exploités dans le tableau des pertes et profits :

• Exécutez la commande Présentation – Pertes et profits (§8.3 Le tableau des pertes et profits)
• Cliquez sur le bouton Centres d’analyse.
• Sélectionnez les centres à considérer.
• Cliquez sur OK.
• Le PP présenté ne tient compte que des écritures affectées aux centres d’analyse sélectionnés.

Dans notre exemple Analyse2.cre, sélectionnez uniquement le centre P2000 :

Ce qui produit le tableau suivant :

La Différence (perte) de 30.00 correspond au total de −30.00 du code P2000 dans une vue analytique.

Si vous avez activé les codes analytiques, 2 colonnes supplémentaires s’affichent à droite dans le plan comptable :

• La colonne Analyt. définit pour chaque compte un code analytique par défaut qui sera proposé automatiquement lorsque vous imputez une écriture à ce compte dans le journal des écritures.
• La colonne Mode Analyt. indique la contrainte du code analytique et des quantités pour le compte :
  O Il faut obligatoirement donner un code analytique pour les écritures sur ce compte.
  F Il faut utiliser le code analytique par défaut du compte pour les écritures sur ce compte. Crésus Comptabilité refusera d’autres codes.
  Q Il faut obligatoirement donner une quantité pour les écritures sur ce compte (§23 Quantités).
  N Il est interdit de donner une quantité pour les écritures sur ce compte (§23 Quantités).

Utilisez la touche F2 ou cliquez sur l’icône  pour afficher l’aide à remplir le champ : le dialogue qui suivra permet de choisir les modes.