Crésus Facturation

6La comptabilisation

Un des objectifs essentiels des logiciels Crésus est de vous permettre de gagner du temps tout en sécurisant au mieux les opérations. La comptabilisation automatique prépare toutes les écritures pour Crésus Comptabilité. Elle remplace la double saisie des montants, ce qui accélère le processus tout en écartant les risques d’erreur.

Afin d’éviter d’éventuelles différences entre la comptabilité financière et la facturation, les éléments concernés par les écritures générées sont bloqués dans les factures. Il ne sera ainsi pas possible de modifier les encaissements déjà passés en comptabilité. Mais même si vous ne traitez pas la comptabilisation avec Crésus Comptabilité, il reste avantageux de générer les écritures de comptabilisation.

Vous avez le choix entre la comptabilisation selon les contre-prestations convenues ou reçues (§5.20 Les étapes comptables et §6.1 Les étapes comptables)

Les frais de rappel peuvent être comptabilisés lors de l’émission du rappel, ou uniquement lors de l’acquittement de la facture.

Ce sont les conditions générales de votre entreprise (ou le contrat de vente) qui déterminent si vos frais de rappels sont obligatoirement dus par vos clients, ou non. S’ils ne sont pas obligatoirement dus, préférez une comptabilisation lors de l’acquittement de la facture, ce qui évite d’escompter des frais non payés.

La comptabilisation génère également les écritures nécessaires à la gestion de la TVA. Crésus supporte la TVA normale, mais aussi la TVA au forfait ou selon la méthode dite du taux de dette fiscale nette (TDFN). Le choix du mode de TVA se fait d’entente avec l’AFC.

Tous ces points sont définis dans les Réglages généraux ou .

Il est essentiel d’avoir arrêté votre choix avant de travailler dans votre fichier définitif, puisqu’il n’est pas possible de changer de méthode en cours de travail.

  • Les comptes sont pris dans chaque article pour le détail du mouvement, dans les données du client pour le débit, dans le tableau de l’onglet Finances pour les encaissements et l’acquittement.
  • Il n’est pas nécessaire de comptabiliser chaque facture individuellement. Nous vous proposons au contraire de procéder périodiquement (par ex. en fin de journée, chaque semaine ou chaque mois) à des comptabilisations.
  • Les écritures comptables produites par Crésus Facturation sont alors rattachées à une session de comptabilisation. Si vous comptabilisez une fois par mois, chaque mois aura sa propre session de comptabilisation. En cas d’erreur de saisie par exemple, il vous sera possible de décomptabiliser puis de recomptabiliser les écritures d’une session complète en refaisant la comptabilisation (§6.4 Décomptabiliser des écritures).
  • Le processus de comptabilisation implique qu’il y a un lien entre votre facturation et les fichiers comptables correspondants.
  • Ce lien est défini par Crésus Synchro (§1 Introduction).

Si Crésus rencontre une écriture dont la date n’est pas compatible avec les fichiers de comptabilité qu’il connaît, ce même dialogue s’affichera pour pointer vers la comptabilité correspondant à la période de l’écriture à générer..

 

 

Les codes de TVA sont liés aux taux définis dans l’onglet Codes TVA de ce dialogue :

Pour chaque taux, on y trouve l’ancien, l’actuel et le futur taux, repris automatiquement de la comptabilité liée. Ce sont les taux repris dans l’onglet Paramètres des factures émises et reçues. Pendant les périodes comptables où 2 taux de TVA peuvent être appliqués (en fonction de la date de la prestation fournie), il est possible d’appliquer les taux actuels, futurs ou anciens à une facture particulière (§ Crésus Facturation).

Pour passer définitivement aux nouveaux taux, cliquez le bouton  : les taux actuels seront reportés dans les champs des anciens taux et les taux futurs seront reportés dans les champs des taux actuels.

6.1Les étapes comptables

Comme pour la gestion des clients (§5.20 Les étapes comptables), les deux méthodes de comptabilisation existent :

  • La comptabilisation selon les contre-prestations convenues.
  • La comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

La méthode doit être définie dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux ou  avant de travailler réellement dans votre fichier (§ Crésus Facturation). Elle s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

La charge d’une facture reçue peut être imputée selon le détail des lignes de la facture et comptabilisée dans le compte de charge de chaque article ou prestation, ou ventilée dans des comptes de charge définis pour le créancier ou saisis avec la facture.

Si vous travaillez en mode contre-prestations convenues, le montant total est comptabilisé à la date d’émission de la facture, dans le compte créancier du fournisseur, et la charge est imputée comme décrit ci-dessus. Chaque versement est passé en diminution du compte créancier. Un escompte éventuel sera imputé à un compte général ou ventilé dans les comptes de charge, selon le réglage défini dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Si vous traitez les contre-prestations reçues, il n’y a ni notion de créancier, ni d’escompte; seuls les versements effectifs seront imputés aux comptes de charge selon la description ci-dessus. Les montants sont ventilés dans les comptes de charge au prorata du montant de chaque position de la facture et du total facturé.

6.2Préparer la comptabilisation

Comptabilisation des factures émises

Les comptes impactés par une facture émise sont ceux définis dans la fiche du client et ceux définis dans la fiche de chaque position facturée. Les comptes de liquidité et d’escompte figurent dans les champs de l’onglet Finances de chaque facture.

Comptabilisation des factures reçues 

L’onglet Comptabilité de chaque facture reçue présente les comptes de charge, de crédit et les comptes de liquidités qui seront impactés lors de la comptabilisation de la facture.

L’onglet Finances de chaque facture présente les comptes qui seront impactés lors de la comptabilisation :

Comptes de charge

Si vous avez saisi des lignes de facture dans l’onglet Détails de la facture, les comptes de charge affectés seront ceux définis dans les articles eux-mêmes.

Si vous avez saisi une facture sans détails, les comptes de charge sont repris de l’onglet Administration des données du créancier (§ Crésus Facturation).

Vous pouvez ventiler la charge selon la facture reçue. Le compte par défaut défini dans la fiche du fournisseur est automatiquement repris dans la ligne Balance (1). Vous pouvez modifier le compte pour cette facture, au même endroit. Ce n’est que si vous souhaitez ventiler la charge que vous allez utiliser, pour les comptes supplémentaires, la partie Comptes débit (2).

  • Sélectionnez le Compte débit (ou Balance).
  • Choisissez le code TVA correct.
  • Entrez le montant TVA incluse dans Détails TTC ou le montant hors TVA dans Détails HT.
  • Crésus affiche le montant TTC ou HT correspondant. Ce champ sera complété automatiquement lors de la validation de la fiche.
  • Au cas où les 2 colonnes ont été complétées et que les montants ne correspondent pas, Crésus le signale lors de la validation de la fiche :

  • Le compte pour balance est lui aussi pris dans les données du créancier, mais peut être modifié.
  • Le montant pour balance est calculé sur le total de la facture duquel Crésus déduit les montants ventilés.

Compte crédit

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , le compte au crédit est défini par défaut, mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez.

En mode contre-prestations reçues, ce compte est caché, puisque la facture reçue ne passe pas en comptabilité sous forme de créance.

Comptes de liquidité

Ils ont été saisis lors de l’enregistrement de chaque mouvement.

Compte d’escompte

Selon les réglages effectués dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux , les escomptes obtenus peuvent être ventilés dans les comptes de charge ou affectés en totalité à un compte unique :

 

Si les escomptes sont regroupés dans un seul compte, lors de la saisie d’un acompte avec escompte ou la saisie d’un escompte total (§4.5 Escompter le solde d’une facture reçue), le dialogue permet de choisir le compte d’escompte.

Il est encore possible de modifier ce compte pour chaque facture :

  • Cliquez le bouton Modifier le compte.

  • Sélectionnez l’option Remplacer le compte … et choisissez le compte dans la liste déroulante.

Divers

Le champ Commentaire permet de saisir un texte qui sera intégré au libellé de l’écriture lors du passage dans la comptabilité Crésus :

L’option Comptabilise / Ne comptabilise pas cette facture détermine si Crésus doit générer les écritures comptables pour le passage dans la comptabilité Crésus.

L’accès _Problème de compta affiche toutes les factures dont le statut est Ne comptabilise pas cette facture. (§2.6.1 Les accès de la liste de gauche)

6.3Comptabiliser des factures

  • Cliquez l’icône de comptabilisation ou utilisez la commande Fichier–Comptabiliser :

  • Si vous traitez des factures débiteurs et créanciers, vous pouvez choisir de ne préparer qu’une partie des écritures.
  • Entrez la date limite des écritures à préparer.
  • Cliquez Exécuter.

Si vous travaillez dans l’exemple, Crésus Facturation connaît déjà la comptabilité cible. Si ce n’est pas le cas, vous devrez définir quel fichier de comptabilité doit recevoir les écritures générées.

Le dialogue suivant permet, entre autres, de visualiser les écritures générées avant de les passer à la comptabilité :

La commande Comptabiliser met les écritures à disposition de Crésus Comptabilité. Pour les y intégrer, il faut ouvrir la comptabilité et utiliser la commande Fichier–Comptabiliser.

Le processus de comptabilisation se déroule donc par sessions, chaque session de comptabilisation pouvant comporter de nombreuses écritures. Crésus enregistre la date et le numéro de session dans l’onglet Finances des factures, ce qui facilite entre autres la décomptabilisation (§6.4 Décomptabiliser des écritures).

6.4Décomptabiliser des écritures

Comme les éléments comptabilisés sont verrouillés dans la facturation, s’il y a des erreurs (date d’écriture, compte, ventilation), il faut annuler les écritures comptables.

De même, pour éviter des différences entre la facturation et la comptabilité générale, il n’est pas possible de modifier des écritures provenant de la facturation dans Crésus Comptabilité. Il faut corriger les écritures à l’origine, dans la facturation.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation .
  • Choisissez Annuler la dernière comptabilisation.

.

  • Cliquez Exécuter.
  • Dans le dialogue suivant, déterminez la session, ou les sessions d’écritures à décomptabiliser.

  • Cliquez OK. Les champs concernés sont débloqués dans les factures.

On ne peut pas décomptabiliser une session à choix parmi les sessions existantes, il faut toujours annuler la session concernée et toutes celles qui suivent.

6.5Refaire la comptabilisation

Dans certaines situations, il peut être nécessaire de forcer Crésus à refaire toute la comptabilisation. Par exemple dans le cas où l’emplacement des fichiers, ou leur nom, a été modifié.

  • Cliquez l’icône de comptabilisation.
  • Sélectionnez l’option Refaire la comptabilisation.
  • Déterminez la date de début et de fin de la période à refaire. Si vous ne spécifiez pas de date de fin, Crésus traite toutes les factures.

  • Cliquez le bouton Exécuter.

La suite du processus est comme décrit au §6 La comptabilisation.

6.6Ne pas comptabiliser une facture

Les factures archivées sont automatiquement comptabilisées. Si vous voulez qu’une facture émise ou reçue ne soit pas comptabilisée, sélectionnez l’option Ne comptabilise pas cette facture sous l’onglet Finances de la fiche.

6.7Outils de contrôle comptable

Pour faciliter le contrôle entre la facturation et la comptabilité, nous recommandons de travailler avec l’aide au pointage dans Crésus Comptabilité.

Dans les extraits de comptes, l’outil permet de regrouper les écritures selon les colonnes Groupe et Réf. mettant ainsi en évidence les regroupements équilibrés ou non. La correspondance se fait alors avec les statistiques Débiteurs ou Créanciers qu’on lance depuis l’accueil de la facturation.

Par défaut, Crésus Facturation utilise le n° de pièce pour le Groupe et le nom du débiteur ou du créancier pour la Référence. Ainsi, dans l’extrait de compte dans la comptabilité, en regroupant sur Groupe, on obtient l’état des factures et en regroupant par Réf, on obtient l’état du débiteur ou du créancier.

Vous avez la possibilité de déterminer quel champ utiliser pour l’aide au pointage.

La Référence utilisée peut être choisie selon la liste suivante

et Régler les préfixes.  Ces préfixes sont préréglés avec C et D. Nous vous conseillons, pour assurer le lien avec Crésus Banking, de conserver cette nomenclature.

Pour la comptabilisation, vous pouvez également définir par les Réglages pour la comptabilisation les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans le libellé comptable.

 

6.8Les rapports et états (ou statistiques)

Les principaux rapports sont lancés depuis l’écran d’accueil , qu’il s’agisse de l’état des débiteurs ou des créanciers, ou du suivi des ventes et achats de produits et services.

Les diverses statistiques sont proposées pour l’ensemble des créanciers, clients ou articles :

Dans les diverses bases, le volet latéral propose dans la zone de la Base courante un bouton Rapports et états qui affiche une sélection de statistiques à lancer pour l’ensemble des clients, créanciers ou articles, ou pour le client, créancier ou article actuellement sélectionné.

La statistique des Liquidités ne peut être obtenue que depuis l’écran d’accueil. Elle présente un tableau avec les paiements à faire en négatif et les encaissements prévus en positif, répartis par quinzaine.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

Le résultat des statistiques peut être obtenu en mode Montrer, exporter, en mode Visualiser avant impression, en mode Imprimer ou en mode Produire un PDF :

  • En mode Montrer, exporter, Crésus passe à l’aperçu rapide de la statistique. Dans le dialogue proposé, le bouton Exporter sert à générer un fichier sur le disque avec le contenu affiché à l’écran.
  • En mode Visualiser avant impression, Crésus affiche le résultat imprimable de la statistique.
  • En mode Imprimer, le résultat est envoyé directement à l’imprimante.
  • En mode Produire un PDF, le dialogue qui s’affiche permet d’enregistrer le document au format PDF.
  • Ces modes sont proposés avec des Réglages standards tels qu’ils sont paramétrés avec le modèle livré, ou avec des Réglages personnels que Crésus mémorise. Lisez le §6.8 Les rapports et états (ou statistiques) pour obtenir des informations sur les modes avec réglages personnels.

Par défaut, les montants sont affichés en CHF. Si vous utilisez l’extension multi-monnaie, les montants sont affichés dans la monnaie de la facture et en CHF, ce qui se reconnaît d’après l’en-tête de la colonne.

La colonne N/C (à ne pas confondre avec note de crédit) répertorie les montants des factures marquées ne comptabilise pas cette facture.

Lorsque la statistique fait appel à une date de fin de période à traiter, les mouvements effectués après cette date ne sont pas affichés par défaut, mais peuvent l’être dans une colonne après période (§6.8 Les rapports et états (ou statistiques)).

L’icône  ouvre le dossier défini pour l’enregistrement des statistiques en PDF (§5.14 Enregistrer une copie PDF)

6.9Les réglages avancés des statistiques

En mode Montrer, exporter il est possible de sélectionner les colonnes à traiter. Il suffit de cocher ou décocher les colonnes concernées, puis de cliquer Rafraîchir. La statistique est recalculée pour tenir compte des colonnes actives uniquement.

C’est par exemple ainsi qu’il faut procéder pour afficher les mouvements intervenus après la date de fin de période à traiter.

Le classement est toujours fait selon les éléments de la 1ère colonne, puis ceux de la 2ème, etc.

Lorsque l’en-tête d’une colonne est entre parenthèses, cela signifie que cette colonne n’est pas imprimée. Elle ne sert qu’au classement.Lorsque l’en-tête d’une colonne est précédé d’un astérisque *, cela signifie qu’un sous-total est calculé selon le groupement dans cette colonne.

Dans ce mode, vous pouvez exporter le résultat de la statistique dans un fichier de type texte tabulé, qui peut être repris dans un tableur.

Lorsque vous quittez l’aperçu rapide, Crésus propose de conserver les réglages personnalisés :

  • Pour réafficher la statistique selon les coches sélectionnées, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages personnels.
  • Pour établir la statistique avec les colonnes standards, utilisez l’option Montrer, exporter ou Visualiser avant impression des réglages standards.

Le lanceur de rapports propose également un choix Statistiques personnelles pour accéder aux statistiques personnelles que vous pouvez définir vous-même. La définition d’une statistique personnelle n’est pas décrite dans ce manuel. En cas de besoin, nous pouvons vous assister.

6.10Crésus Horizon

Crésus Horizon affiche de manière parlante les données financières issues de Crésus Facturation. Il vous présente l’essentiel en un coup d’œil.

Vous trouverez un aperçu de Crésus Horizon sur notre site.

Consultez le manuel Crésus Horizon pour plus d’informations.

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