Crésus Faktura

Wir haben zuvor gesehen, wie ausgestellte Rechnungen in der entsprechenden Datenbank erfasst werden. Sobald diese Ausgestellte Rechnungen-Karten erfasst sind, finden Sie sie in der Liste auf der linken Seite. Wir werden nun sehen, wie der Zahlungseingang dieser verschiedenen Rechnungen bearbeitet wird.

Der folgende Dialog erscheint :

Einkassieren des Restbetrags

Wenn der gesamte Saldo der Rechnung eingegangen ist :

• wählen Sie das entsprechende Feld aus (standardmässig aktiviert);
• geben Sie das Datum des Zahlungseingangs in das Feld Datum des Vorgangs ein (standardmässig das heutige Datum);
• wenn Sie Crésus Finanzbuchhaltung verwenden, ändern Sie bei Bedarf das zu belastende Liquiditätskonto;
• klicken Sie auf OK.

Der Vorgang erscheint in der Tabelle Zahlungseingänge und Mahnungen (Registerkarte Finanzen) und die Rechnung gilt als beglichen : In der Spalte Status der Liste auf der linken Seite erscheint ein X neben dem F.

Teilweiser Zahlungseingang

Wenn der eingegangene Betrag den gesamten Saldo nicht abdeckt :

• wählen Sie das Feld Vorgang manuell ausführen;
• geben Sie das Datum des Zahlungseingangs in das Feld Datum des Vorgangs ein (standardmässig das heutige Datum);
• geben Sie den eingegangenen Betrag ein;
• wenn Sie Crésus Finanzbuchhaltung verwenden, ändern Sie bei Bedarf das zu belastende Liquiditätskonto;
• klicken Sie auf OK.

Der Vorgang erscheint in der Tabelle Zahlungseingänge und Mahnungen (Registerkarte Finanzen), aber die Rechnung gilt nicht als beglichen.

Skontierung des Saldos

Sie können den geschuldeten Saldo auch skontieren, entweder indem Sie direkt das Feld Durch Skonto begleichen aktivieren, oder, falls ein teilweiser Zahlungseingang zu erfassen ist, indem Sie das Feld Ausstehenden Restbetrag als Skonto betrachten aktivieren (das unten im Dialog erscheint) :

Wenn Sie Crésus Finanzbuchhaltung verwenden, wird für die Verbuchung der gewährten Skonti standardmässig das Konto vorgeschlagen, das in den Allgemeinen Einstellungen > Verbuchung > Skonti regeln festgelegt ist.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, die Skonti auf die Artikelkonten zu verteilen, wird der gewährte Skonto nach Bestätigung des Dialogs wie folgt angezeigt (weiterhin unter der Registerkarte Finanzen) :

In diesem Fall verringert sich der Skonto anteilig bei jedem Ertragskonto der Rechnung.

Wenn Sie sich dafür entschieden haben, die Skonti in einem bestimmten Konto zusammenzufassen (in der Regel Konto 3800), können Sie dieses Konto ändern, indem Sie das entsprechende Feld aktivieren. Nach Bestätigung des Dialogs wird der gewährte Skonto anschliessend wie folgt angezeigt (weiterhin unter der Registerkarte Finanzen) :

Sobald der Saldo skontiert wurde, gilt die Rechnung als beglichen : In der Spalte Status der Liste auf der linken Seite erscheint ein X neben dem F.

Einen Zahlungseingang löschen oder die Begleichung stornieren

Unter der Registerkarte Finanzen ermöglichen Ihnen die Schaltflächen Letzten Vorgang stornieren und Begleichung stornieren, entweder den zuletzt erfassten Zahlungseingang zu löschen oder die Begleichung der Rechnung zu stornieren (ohne die erfassten Zahlungseingänge zu ändern).

Wenn Sie Crésus Finanzbuchhaltung verwenden, sind diese Schaltflächen nur zugänglich, wenn die Zahlungseingänge noch nicht verbucht wurden. Ist dies bereits der Fall, müssen Sie zuerst die betreffenden Buchungen stornieren.

Die Gesamtbeträge der in Rechnung gestellten und der bezahlten Beträge finden Sie unter der Registerkarte Forderungen / Summen der Kundenkarte (klicken Sie bei Bedarf unter demselben Register auf Salden und Summen neu berechnen).

Diese Funktion betrifft nur mit QR-Code ausgestellte Rechnungen.

Wenn Sie Rechnungen mit QR-Code ausstellen, stellt Ihnen Ihr Finanzinstitut (je nach Institut manchmal erst auf Anfrage) camt.054-Dateien zur Verfügung, in denen alle Zahlungseingänge zu diesen Rechnungen erfasst sind.

Crésus Faktura kann dann automatisch die Verbindung zwischen einer ausgestellten Rechnung und ihrem (vollständigen oder teilweisen) Zahlungseingang herstellen, sodass Sie Ihre Rechnungen nicht mehr manuell begleichen müssen.

In der Regel müssen diese camt.054-Dateien über das E-Banking-Portal des Finanzinstituts heruntergeladen werden. Danach werden die betreffenden Dateien automatisch auf Ihrem Computer gespeichert, und zwar am Ort, der in Crésus Banking festgelegt ist (Einstellungen des Bankkontos > Pfade und Verknüpfungen > Ordner für die übrigen importierten Dateien).

Standardmässig werden Ihre camt.054-Dateien in dem Ordner gespeichert, in dem sich Ihre Fakturierungsdatei befindet (in einem neuen Ordner mit dem Namen [MeineFakturierung]-ISO-Camt.

Sobald die camt.054 -Datei auf Ihrer Festplatte gespeichert ist, wechseln Sie in die Datenbank der erhaltenen Rechnungen und klicken Sie auf das Symbol (oder verwenden Sie den Befehl Datei > ESR-Datei einlesen). Crésus Faktura zeigt dann den Inhalt der zu bearbeitenden camt.054-Datei(en) an :

Diese Liste zeigt die betroffenen Rechnungen sowie die eingegangenen Beträge, die geschuldeten Salden und das Verhältnis (Ratio) jedes Zahlungseingangs an.

Sie können für jede Rechnung die Spalten Beglichen, Handlung und Annullieren ein- oder ausschalten :

• ein Häkchen in der Spalte Beglichen zeigt an, dass diese Rechnung nach der Bestätigung als beglichen gilt (in der Spalte Status der Liste auf der linken Seite wird ein X hinzugefügt) : dieses Häkchen erscheint standardmässig bei allen Rechnungen, deren Zahlung dem Saldo entspricht;
• ein Häkchen in der Spalte Handlung zeigt an, dass der Zahlungseingang in der entsprechenden Karte Ausgestellte Rechnung eingetragen wird : dieses Häkchen erscheint standardmässig bei allen Rechnungen, deren Verarbeitung keine Unstimmigkeit ergeben hat.
• ein Häkchen in der Spalte Annullieren zeigt an, dass der Zahlungseingang aus der Liste der bearbeiteten Zahlungen entfernt und von Crésus Faktura ignoriert wird : dieses Häkchen erscheint standardmässig bei keiner Rechnung.

Etwaige Unstimmigkeiten werden durch orange oder rote Zeilen angezeigt.

Eine orange Zeile zeigt an, dass Crésus mehrere identische Zahlungseingänge in der Liste der bearbeiteten Rechnungen festgestellt hat.

Eine rote Zeile zeigt an, dass Crésus bei der Verarbeitung der betreffenden Rechnung eine Besonderheit festgestellt hat. Die häufigsten Fälle sind :

• eine Rechnung, die zweimal mit demselben Einzahlungsschein bezahlt wurde;
• eine Zahlung, die höher ist als der geschuldete Saldo;
• eine Zahlung mit einer unbekannten Rechnungsreferenznummer.

Sie können die betreffenden Zeilen selbstverständlich trotzdem bearbeiten (indem Sie die entsprechende Spalte ankreuzen) und diese Unstimmigkeiten anschliessend manuell klären.

Wenn Sie auf die gewünschte Zeile doppelklicken (oder sie auswählen und auf die Schaltfläche Info klicken), erhalten Sie detaillierte Informationen zur betreffenden Zahlung. In diesem Dialog entsprechen die Optionen Rechnung endgültig regeln und Rechnung gemäss Zahlung saldieren jeweils dem Ankreuzen der Spalte Beglichen bzw. Handlung.

Unten im Dialog können Sie die Kennnummer ändern, die in der Tabelle der Zahlungseingänge (Registerkarte Finanzen) der betreffenden Rechnungskarten erscheint.

Darunter erstellt das Feld Auszug der Datensätze nach Kennnummer automatisch einen Zugriff, der in der Liste auf der linken Seite alle von diesen Zahlungseingängen betroffenen Rechnungen anzeigt.

Es kann vorkommen, dass ein Kunde einen höheren Betrag bezahlt als den geschuldeten Saldo einer ausgestellten Rechnung. Handelt es sich um eine QR-Rechnung und gehen Sie über eine Camt.054-Datei vor, erscheint die Zeile dieser Zahlung in Rot: Aktivieren Sie das Kästchen Handlung, damit diese überschüssige Zahlung in der Tabelle der Zahlungseingänge (Registerkarte Finanzen) der betreffenden Karte erscheint (ohne die Rechnung zu begleichen). Sie müssen dann wählen, wie Sie diesen Überschuss behandeln möchten.

Ebenso, wenn Sie einen überschüssigen Zahlungseingang manuell erfassen (über die Schaltfläche Vorgang manuell ausführen), wird Crésus Sie fragen, wie Sie diesen Überschuss behandeln möchten.

In beiden Fällen erscheint dann der folgende Dialog :

Überschuss ganz oder teilweise zurückerstatten

Wenn Sie diese Option aktivieren, öffnet sich ein Dialog, in dem Ihnen Crésus automatisch den zurückerstatteten Betrag (negativ), das Datum der Verarbeitung und das in Crésus Finanzbuchhaltung zu belastende Konto vorschlägt. Nach der Bestätigung gilt die Rechnung als beglichen.

Sie können dem Kunden auch nur einen Teil des Überschusses zurückerstatten. Ändern Sie dazu einfach den im Dialog vorgeschlagenen Betrag (weiterhin negativ). Es erscheint dann ein Kästchen, das Ihnen vorschlägt, den Überschuss zu behalten (die Differenz zwischen dem vom Kunden bezahlten Überschuss und dem zurückerstatteten Betrag). Wenn Sie ihn behalten, wird er negativ als gewährter Skonto verbucht, und die Rechnung gilt als beglichen. Wenn Sie ihn nicht behalten, wird die Rechnung nicht beglichen, und dieser neue Überschuss muss ebenfalls gemäss Ihrer Wahl behandelt werden.

Überschuss ganz oder teilweise auf eine offene Rechnung des Kunden übertragen

Wenn Sie diese Option aktivieren, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Rechnung des Kunden auswählen können (sofern vorhanden), auf die dieser Übertrag erfolgen soll, sowie das Datum der Verarbeitung und das in Crésus Finanzbuchhaltung zu belastende Konto. Nach der Bestätigung zeigt Ihnen ein neuer Dialog an, ob durch diese Übertragung des Überschusses die eine oder die andere der beiden betroffenen Rechnungen beglichen werden konnte. Dieser Vorgang erscheint in der Tabelle der Zahlungseingänge (Registerkarte Finanzen) beider Rechnungen.

Gutschrift für den Überschuss erstellen

Wenn Sie diese Option aktivieren, wechselt Crésus automatisch in die Eingabemaske der Datenbank der ausgestellten Rechnungen und schlägt Ihnen einen vorausgefüllten Datensatz vor, dessen Gesamtbetrag dem negativen Überschuss entspricht. Die Artikelzeile (Registerkarte Details) darf keinen MWST-Code enthalten, und das vorgeschlagene Debitkonto (Registerkarte Finanzen) ist in der Regel das Konto 1105 Ausgestellte Gutschriften. Die Artikelbezeichnung wird von Crésus in der Form „Gutschrift für überschüssigen Zahlungseingang – Bezug auf Rechnung Nr. XXXX“ erzeugt. Diese Bezeichnung kann selbstverständlich manuell geändert werden.

Wenn Sie für diesen Kunden eine neue Rechnung erstellen, weist Crésus Sie darauf hin, dass eine oder mehrere Gutschriften auf seinen Namen offen sind. Wenn Sie auf Vorgang manuell ausführen (Registerkarte Finanzen) klicken, wird Ihnen die Option Gutschrift verwenden angeboten. Wenn Sie diese Option auswählen, fragt Sie der folgende Dialog, welche Gutschrift Sie verwenden möchten (sofern mehrere vorhanden sind) :

Der folgende Dialog zeigt Ihnen an, ob die Gutschrift vollständig verwendet wurde (und somit als beglichen gilt – NX in der Spalte Status) oder ob sie die Begleichung der betreffenden Rechnung ermöglicht hat, aber weiterhin einen Saldo aufweist. Dieser Vorgang erscheint in der Tabelle der Zahlungseingänge (Registerkarte Finanzen) beider betroffenen Karten.

Überschuss als Ertrag verbuchen

SKONTO: Den Vorgang erfassen und ein negatives Skonto verbuchen, wie unter link im Aufbau beschrieben, wodurch die Rechnung beglichen wird; anschliessend die Rückerstattung in der Buchhaltung verarbeiten.

SKONTO: Den Vorgang erfassen und das Skonto einem anderen Konto belasten, wie unter link im Aufbau beschrieben, wodurch die Rechnung beglichen wird.

Der Zahlungseingang betrifft eine beglichene Rechnung

Wenn ein Kunde eine Zahlung auf eine bereits beglichene Rechnung leistet, können Sie über die Schaltfläche Vorgang manuell ausführen die Bewegung erfassen und anschliessend erneut über die Schaltfläche Vorgang manuell ausführen die Rückerstattung dem Liquiditätskonto belasten oder dem Durchlaufkonto zuweisen. Dabei ist ein negativer Betrag einzugeben. Erstellen Sie bei Bedarf eine Gutschrift wie oben beschrieben.

Wurde die überschüssige Zahlung des Kunden mit einem ESR/QR-Code geleistet, zeigt der Mechanismus die Überschreitung mit einer roten Zeile an und schlägt standardmässig nicht vor, sie einzukassieren; Sie können die Aktion jedoch erzwingen, wie unter link im Aufbau beschrieben. Der Zahlungseingang wird in der Tabelle der Bewegungen der Registerkarte Finanzen der Rechnung erfasst. Der Überschuss kann dann, je nachdem ob die Rechnung beglichen wurde oder nicht, manuell behandelt werden, wie oben beschrieben.

Wenn für den betreffenden Debitor eine offene Gutschrift besteht, ermöglicht Crésus, diese als Zahlungseingang auf die aktuelle Rechnung zu verwenden. Weitere Einzelheiten finden Sie unter §5.4 Gutschriften.
Wenn die Rechnung bereits beglichen ist, schlägt Crésus vor, einen zusätzlichen Zahlungseingang zu erfassen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter §5.3 Die überschüssigen Zahlungseingänge.

Bei einer Warenrücksendung, einer Änderung eines in Rechnung gestellten Betrags nach dem Versand einer Rechnung oder wenn Sie einen Betrag an Ihren Kunden zurückerstatten müssen, kann es notwendig sein, eine Gutschrift auszustellen.

Crésus betrachtet eine Rechnung mit negativem Gesamtbetrag als Gutschrift; es reicht daher aus, eine negative Rechnung zu erstellen.

Eine Gutschrift kann :

• Den von Ihrem Kunden geschuldeten Betrag reduzieren.
• Eine unbezahlte Rechnung vollständig annullieren.

Die Verbuchung der Gutschriften erfordert :
ein Bilanzkonto für die ausgestellten Gutschriften, das ein negativ verwendetes Aktivkonto sein kann, in der Regel das 1105 Ausgestellte Gutschriften, oder ein Passivkonto.
ein Durchlaufkonto, in der Regel das 9900 Sammelbuchungen. Dieses Durchlaufkonto muss in der Registerkarte Konten und MWST der Einstellungen der Fakturierungsdatei festgelegt werden

Den von einem Kunden geschuldeten Betrag reduzieren

Wenn Sie eine Gutschrift nur für einen Teil einer Rechnung oder einen beliebigen Betrag erstellen möchten, klicken Sie in der Klappe auf Neues Dokument erstellen und erstellen Sie eine Rechnung auf die gewohnte Weise, wobei Sie darauf achten, dass der in Rechnung gestellte Gesamtbetrag negativ ist : die betreffenden Leistungen oder Artikel müssen mit negativen Mengen erfasst werden; auf diese Weise werden die Artikel dem Lager zugeführt. Sobald der Gesamtbetrag Ihres Dokuments negativ ist, wird es als Gutschrift betrachtet.

Es kann sich als nützlich erweisen, für die Erstellung von Gutschriften über einen speziellen Artikeldatensatz zu verfügen, der einem Ertragskonto zugewiesen ist.

Eine Rechnung vollständig annullieren

• Wählen Sie die zu annullierende Rechnung aus.
• Klicken Sie in der Klappe auf die Schaltfläche Neues Dokument erstellen und wählen Sie die Option Auf dieser Rechnung basierende Gutschrift.

• Der Dialog fragt Sie nach dem Grund und dem Ausstellungsdatum der Gutschrift :

• Bestätigen Sie den Dialog.
• Crésus erstellt für diesen Kunden ein neues Dokument, das dieselben Artikel wie die Originalrechnung übernimmt, wobei jedoch alle Mengen negativ sind. Auf diese Weise werden bei der Lagerverwaltung der Artikel auch die Lagermengen entsprechend korrigiert.
• Achten Sie in der Registerkarte Finanzen der Gutschrift darauf, dass als zu belastendes Konto das Konto Ausgestellte Gutschriften Ihres Kontenplans angegeben wird.

In der Registerkarte Zusammenfassung der Gutschrift zeigt das Feld Betrifft an, dass sie mit einer Rechnung verknüpft ist :

In der Registerkarte Zusammenfassung der verknüpften Rechnung erwähnt das Feld Betrifft die Verbindung mit der Gutschrift :

Sie können mit der Schaltfläche Gehe zu von einem Dokument zum anderen wechseln. In diesem Stadium behalten beide Dokumente weiterhin den Status unbezahlt.

Wurde die Gutschrift versehentlich erstellt, können Sie sie nicht ohne weiteres löschen, da sie mit einer Rechnung verknüpft ist.

Um sie zu löschen, müssen Sie zunächst diese Verknüpfung auflösen, indem Sie auf das Symbol klicken. Erst danach können Sie sie löschen.

In der Rechnung, die zur Erstellung der Gutschrift geführt hat, bleibt der Text der Rubrik Betrifft «Annulliert durch Gutschrift Nr. x», obwohl diese Gutschrift nicht mehr existiert! Sie müssen daher die Rechnung entsperren, um diesen Text zu löschen (link im Aufbau)

Eine Gutschrift zur Begleichung einer Rechnung verwenden

Eine Gutschrift kann als Zahlungsmittel bei einer ausgestellten Rechnung verwendet werden :

• Wechseln Sie in die Registerkarte Finanzen der Rechnung.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorgang manuell ausführen.

• Wählen Sie die Option Gutschrift verwenden aus und geben Sie das Datum des Vorgangs an. Prüfen Sie, ob das zu verwendende Debitorenkonto dasselbe ist wie das weiter oben angegebene (in der Regel das Konto 1105), und klicken Sie auf OK.

• Der Dialog liefert Ihnen verschiedene Angaben und zeigt die Liste der für diesen Kunden noch offenen Gutschriften an. In unserem Beispiel gibt es nur eine.
• Geben Sie an, über welches Debitorenkonto diese Zahlung verbucht werden soll, und klicken Sie auf OK. Das System zeigt an, ob die Rechnung und/oder die Gutschrift noch einen Saldo aufweist oder beglichen wurde :
• Ist der Saldo der Gutschrift identisch mit dem Saldo der Rechnung, werden beide Dokumente beglichen

• Ist der geschuldete Saldo der zu begleichenden Rechnung höher als der Saldo der Gutschrift, bleibt die Rechnung für den geschuldeten Restbetrag offen, und die Gutschrift ist beglichen

• Ist der geschuldete Saldo der Rechnung niedriger als der Betrag der Gutschrift, wird die Rechnung beglichen, und die Gutschrift bleibt mit dem verfügbaren Saldo offen

Eine Rückerstattung an einen Kunden erfassen

Wenn Sie einen bereits eingegangenen Betrag zurückerstatten müssen, gehen Sie wie in den vorherigen Abschnitten beschrieben vor, um eine Rechnung mit negativem Gesamtbetrag zu erstellen. Sie können diese Gutschrift bei den offenen Rechnungen aufbewahren und sie später, gemäss der zuvor beschriebenen Methode, als Zahlung für eine neue Rechnung verwenden.

Wird der Betrag der Gutschrift tatsächlich an den Kunden zurückerstattet, verarbeiten Sie die Zahlung mit der unter link im Aufbau beschriebenen Schaltfläche Vorgang manuell ausführen.

Wenn Sie in der Klappe der Kundendatenbank das Symbol Neues Dokument für den Kunden erstellen verwenden, weist Crésus darauf hin, wenn für den Kunden eine offene Gutschrift besteht.

Mit dem Zugriff Mahnung 1 nicht gedruckt können Sie die Rechnungen extrahieren, für die Sie eine erste Mahnung versenden müssen. Es handelt sich um die Datensätze, die alle folgenden Bedingungen erfüllen :

• Es handelt sich um eine Rechnung.
• Sie ist ausgedruckt.
• Sie ist nicht beglichen.
• Die Zahlungsfrist der Rechnung, zuzüglich der Anzahl Tage vor dem Versand der ersten Mahnung (festgelegt in den allgemeinen Einstellungen), ist überschritten.

Die Schaltfläche M1 in der Klappe zeigt denselben Zugriff an.

Sie können nun auf die Schaltfläche Druckvorschau Dokumente oder das Symbol klicken, um alle Mahnungen auszudrucken, oder auf die Schaltfläche Druckvorschau für dieses Dokument oder das Symbol, um die Mahnungen nacheinander auszudrucken, was die Überprüfung der Situation jedes Schuldners ermöglicht.

Die Druckdaten der Dokumente finden Sie in der Registerkarte Kontakt, Lieferung, Status.

Wenn Sie im Feld auf Höhe der ersten Mahnung ein Datum eingeben, wird dieses Datum auf Ihrem Dokument angezeigt, auch wenn es an einem anderen Datum ausgedruckt wird.

Die Definition der Mahnungstexte erfolgt in den Einstellungen für die Rechnungen .

Für die zweite und dritte Mahnung gilt dasselbe Verfahren; sie unterliegen denselben Bedingungen wie die erste Mahnung, ausser dass :

• Die vorherige Mahnung muss ausgedruckt worden sein.
• Die Zahlungsfrist seit der vorherigen Mahnung muss abgelaufen sein.

Diese Fristen werden am selben Ort eingestellt wie die Mahnungstexte .

Die Einstellung der Mahnspesen erfolgt in den Einstellungen für die Rechnungen, Registerkarte Mahnung 1, mit der Schaltfläche Mahnspesen einstellen :

Hier können Sie die Mahnspesen der ersten, zweiten und dritten Mahnung angeben :

Da die Mahnspesen der MWST unterstellt sind, müssen sie entsprechend Ihrer Art der Unterstellung verbucht werden. Dies wird in der Registerkarte Verbuchung der Allgemeinen Einstellungen definiert.

Diese Einstellung gehört zu den unerlässlichen Einstellungen, die in einer neuen Datei vorgenommen werden müssen, bevor diese wirklich verwendet werden kann.

Crésus stützt sich auf das Druckdatum der Rechnung und auf die in den Registerkarten Mahnung 1, Mahnung 2 und Mahnung 3 in den Einstellungen für die Rechnungen oder vorgegebenen Mahnfristen, um einen allfälligen Verzug bei der Bezahlung der Rechnungen festzustellen.

Es gibt drei Mahnstufen, die gegebenenfalls die in der Registerkarte Mahnung 1 der Einstellungen für die Rechnungen vorgegebenen Mahnspesen zur Folge haben.

Sie können die überfälligen Rechnungen vom Startbildschirm oder von der Klappe der Rechnungen aus mit den Schaltflächen M1, M2 oder M3 anzeigen lassen. Unter M4 finden Sie alle Rechnungen, für die bereits drei Mahnungen verschickt wurden und deren Bezahlung noch immer ausstehend ist.

Um die Mahnung einer einzelnen Rechnung anzuzeigen oder auszudrucken, wählen Sie die Rechnung aus und Klicken Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau für dieses Dokument oder auf das Symbol  im Bereich Aktueller Datensatz in der Klappe.

Ist die Rechnung fällig, schlägt Crésus vor, eine Mahnung auszudrucken. Sie können die Rechnung oder eine bereits vorhandene Mahnung auch nochmals ausdrucken lassen.

Nachdem Sie den Druckauftrag an den Drucker geschickt haben, zeigt Crésus Faktura folgende Frage an: Wurden alle Datensätze korrekt ausgedruckt? Wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, markiert das Programm die Rechnung als gedruckt (link im Aufbau).

Crésus druckt die Mahnung mit dem aktuellen Datum aus, sofern Sie in der Registerkarte Kontakt/Lieferadresse des Datensatzes kein spezifisches Datum für die Mahnung eingegeben haben. Wenn Sie den korrekten Ausdruck bestätigen, wird das aktuelle Datum als Mahndatum gespeichert.

Alle Mahnungen ausdrucken

Um alle Mahnungen anzuzeigen oder auszudrucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau Dokumente oder das Symbol im Bereich Rechnungen in der Klappe.

Die Mahnungen werden nach der in der Registerkarte Ausdruck der Einstellungen für die Rechnungen oder vorgegebenen Dokumentart ausgedruckt.

In der Klappe gibt die Schaltfläche Berichte Zugriff auf die Statistiken (die Statistiken für die Kunden sind unter §7.3.2 Statistiken der Datenbank der Kunden beschrieben).

Der Bericht Inkassoliste dient der Anzeige aller von den Kunden bezahlten Beträge, unabhängig davon, ob dies per ESR oder auf andere Weise erfolgt ist. Er kann für einen Zeitraum zwischen zwei Daten erstellt werden :

• ESR-Zahlungen zeigt nur die mit einer Kennnummer erfassten Beträge an. Die Sortierung erfolgt anhand der Kennnummer.
• Alle Zahlungen zeigt alle Beträge an, unabhängig davon, ob sie eine Kennnummer haben oder nicht, sortiert nach Datum.
• Alle Zahlungen (sortiert nach ESR-Code) zeigt dieselben Beträge an, jedoch nach der erfassten Kennnummer sortiert.

Der Bericht Entwicklung der Dokumente zeigt eine Tabelle mit dem aktuellen Status, den Daten der verschiedenen Etappen und dem Stand der Zahlungsverfolgung aller Dokumente des aktuellen Zugriffs an.

Eines der wesentlichen Ziele der Crésus-Software ist es, Ihnen Zeit zu sparen und dabei die Vorgänge bestmöglich abzusichern. Die automatische Verbuchung bereitet alle Buchungssätze für Crésus Finanzbuchhaltung vor. Sie ersetzt die doppelte Erfassung der Beträge, was den Prozess beschleunigt und Fehlerrisiken ausschliesst.

Um mögliche Differenzen zwischen der Finanzbuchhaltung und der Fakturierung zu vermeiden, werden die von den erzeugten Buchungssätzen betroffenen Elemente in den Rechnungen gesperrt. So ist es nicht möglich, bereits verbuchte Zahlungseingänge zu ändern. Aber selbst wenn Sie die Verbuchung nicht mit Crésus Finanzbuchhaltung bearbeiten, bleibt es vorteilhaft, die Buchungssätze zu erzeugen.

Sie haben die Wahl zwischen der Verbuchung nach vereinbarten oder nach erhaltenen Gegenleistungen (§5.9.1 Verbuchungsschritte und §5.9.2 Verbuchungsschritte)

Die Mahngebühren können bei der Ausstellung der Mahnung oder erst bei der Begleichung der Rechnung verbucht werden.

Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen (oder der Kaufvertrag) bestimmen, ob Ihre Mahngebühren von Ihren Kunden verbindlich geschuldet werden oder nicht. Sind sie nicht verbindlich geschuldet, empfiehlt sich eine Verbuchung erst bei der Begleichung der Rechnung, um zu vermeiden, dass unbezahlte Gebühren verbucht werden.

Die Verbuchung erzeugt auch die für die MWST-Verwaltung nötigen Buchungssätze. Crésus unterstützt die normale MWST, aber auch die Pauschalsteuersatz-MWST oder die Methode des sogenannten Nettosteuersatzes (NSS). Die Wahl der MWST-Methode erfolgt im Einvernehmen mit der ESTV.

Alle diese Punkte werden in den Allgemeinen Einstellungen oder festgelegt.

Es ist wichtig, Ihre Wahl getroffen zu haben, bevor Sie in Ihrer definitiven Datei arbeiten, da es nicht möglich ist, die Methode während der Arbeit zu ändern.

• Die Konten werden aus jedem Artikel für die Bewegungsdetails, aus den Kundendaten für die Belastung und aus der Tabelle der Registerkarte Finanzen für Zahlungseingänge und Begleichungen übernommen.
• Es ist nicht nötig, jede Rechnung einzeln zu verbuchen. Wir empfehlen Ihnen im Gegenteil, periodisch vorzugehen (z. B. am Ende des Tages, jede Woche oder jeden Monat) und die Verbuchungen durchzuführen.
• Die von Crésus Faktura erzeugten Buchungssätze werden dann einer Verbuchungssitzung zugeordnet. Wenn Sie einmal pro Monat verbuchen, hat jeder Monat seine eigene Verbuchungssitzung. Bei einem Erfassungsfehler zum Beispiel können Sie die Buchungssätze einer ganzen Sitzung entbuchen und anschliessend erneut verbuchen, indem Sie die Verbuchung wiederholen (§5.9.5 Verbuchung widerrufen).
• Der Verbuchungsprozess setzt voraus, dass eine Verknüpfung zwischen Ihrer Fakturierung und den entsprechenden Buchhaltungsdateien besteht.
• Diese Verknüpfung wird durch Crésus Synchro definiert (§1 Einleitung).

Wenn Crésus auf einen Buchungssatz stösst, dessen Datum nicht mit den bekannten Buchhaltungsdateien kompatibel ist, wird derselbe Dialog angezeigt, um auf die Buchhaltung zu verweisen, die dem Zeitraum des zu erzeugenden Buchungssatzes entspricht.

Die MWST-Codes sind mit den Sätzen verknüpft, die in der Registerkarte MWST-Codes dieses Dialogs definiert sind :

Für jeden Satz finden Sie dort den alten, den aktuellen und den zukünftigen Satz, die automatisch aus der verknüpften Buchhaltung übernommen werden. Es handelt sich um die Sätze, die in der Registerkarte Parameter der ausgestellten und erhaltenen Rechnungen übernommen werden. Während Buchhaltungsperioden, in denen 2 MWST-Sätze angewendet werden können (abhängig vom Datum der erbrachten Leistung), ist es möglich, die aktuellen, zukünftigen oder alten Sätze auf eine bestimmte Rechnung anzuwenden (link im Aufbau).

Um endgültig zu den neuen Sätzen zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltfläche : Die aktuellen Sätze werden in die Felder der alten Sätze übertragen, und die zukünftigen Sätze werden in die Felder der aktuellen Sätze übertragen.

Es gibt zwei Verbuchungsmethoden:

• Die Verbuchung nach vereinbarten Entgelten.
• Die Verbuchung nach vereinnahmten Entgelten.

Bevor Sie mit Ihrer Datei effektiv arbeiten können, muss die Methode in der Registerkarte Verbuchung in den Allgemeinen Einstellungen festgelegt werden (link im Aufbau). Sie gilt sowohl für die ausgestellten als auch für die erhaltenen Rechnungen.

Das Mehrwertsteuergesetz definiert Entgelt als «alles, was der Empfänger oder an seiner Stelle ein Dritter als Gegenleistung für die steuerbare Leistung aufwendet. Die Gegenleistung umfasst auch den Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden.»

Vereinbarte Entgelte

Wenn Sie nach vereinbarten Entgelten arbeiten, wird der Totalbetrag im Zeitpunkt der Rechnungsstellung auf dem Debitorenkonto des Kunden verbucht und die Rechnungszeilen werden im Ertragskonto jedes Artikels oder jeder Dienstleistung verbucht.

Jede Zahlung wird vom Debitorenkonto abgezogen. Ein allfälliger Skonto wird gemäss Einstellungen in der Registerkarte Verbuchung der Allgemeinen Einstellungen auf ein allgemeines Konto verbucht oder auf die Ertragskonten verteilt.

Vereinnahmte Entgelte

Wenn Sie nach vereinnahmten Entgelten arbeiten, treten weder Debitor noch Skonto in Erscheinung: Nur die tatsächlich erfolgten Zahlungen werden in den Ertragskonten jeder Rechnungszeile verbucht. Die Beträge werden im Verhältnis zum Betrag der einzelnen Rechnungsposition und des in Rechnung gestellten Gesamtbetrags auf die Ertragskonten verteilt.

Wie bei der Kundenverwaltung (§5.9.1 Verbuchungsschritte) gibt es zwei Verbuchungsmethoden:

• Die Verbuchung nach vereinbarten Entgelten.
• Die Verbuchung nach vereinnahmten Entgelten.

Bevor Sie mit Ihrer Datei effektiv arbeiten können, muss die Methode in der Registerkarte Verbuchung der Allgemeinen Einstellungen oder festgelegt werden (link im Aufbau). Sie gilt sowohl für die ausgestellten als auch für die erhaltenen Rechnungen.

Der Aufwand einer erhaltenen Rechnung kann entsprechend den Angaben in den Rechnungszeilen im Aufwandkonto der einzelnen Artikel oder Leistungen verbucht werden, oder auf die für den Kreditor vorgegebenen oder mit der Rechnung erfassten Aufwandkonten verteilt werden.

Wenn Sie im Modus vereinbarte Entgelte arbeiten, wird der Totalbetrag im Zeitpunkt der Rechnungsstellung auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten verbucht und der Aufwand wird wie oben beschrieben verbucht. Jede Zahlung wird vom Kreditorenkonto abgezogen. Ein allfälliger Skonto wird gemäss Einstellungen in der Registerkarte Verbuchung der Allgemeinen Einstellungen einem allgemeinen Konto angerechnet oder auf die Aufwandkonten verteilt.

Wenn Sie die vereinnahmten Entgelte bearbeiten, treten weder Kreditor noch Skonto in Erscheinung: Nur die tatsächlich erfolgten Zahlungen werden gemäss der oben stehenden Beschreibung den Aufwandkonten belastet. Die Beträge werden im Verhältnis zum Betrag der einzelnen Rechnungsposition und des in Rechnung gestellten Gesamtbetrags auf die Aufwandkonten verteilt.

Verbuchung der ausgestellten Rechnungen

Die von einer ausgestellten Rechnung betroffenen Konten sind diejenigen, die in der Kundenkarte sowie in der Karte jeder in Rechnung gestellten Position definiert sind. Die Geld- und Skontokonten befinden sich in den Feldern der Registerkarte Finanzen jeder Rechnung.

Verbuchung der erhaltenen Rechnungen

Die Registerkarte Buchhaltung jeder erhaltenen Rechnung zeigt die Aufwand-, Kredit- und Geldkonten, die bei der Verbuchung der Rechnung betroffen sind.

Die Registerkarte Finanzen jeder Rechnung zeigt die Konten, die bei der Verbuchung betroffen sind:

Aufwandkonten

Wenn Sie in der Registerkarte Details der Rechnung Rechnungszeilen erfasst haben, werden die Aufwandkonten belastet, die in den Artikeln selbst definiert sind.

Wenn Sie eine Rechnung ohne Details erfasst haben, werden die Aufwandkonten aus der Registerkarte Verwaltung der Kreditordaten übernommen (link im Aufbau).

Sie können den Aufwand der erhaltenen Rechnung verteilen. Das in der Lieferantenkarte definierte Standardkonto wird automatisch in der Zeile Saldo (1) übernommen. Sie können das Konto für diese Rechnung an derselben Stelle ändern. Nur wenn Sie den Aufwand verteilen möchten, verwenden Sie für die zusätzlichen Konten den Bereich Sollkonten (2).

• Wählen Sie das Sollkonto (oder Saldo).
• Wählen Sie den korrekten MWST-Code.
• Geben Sie den Betrag inkl. MWST unter inkl. MWST oder den Betrag ohne MWST unter exkl. MWST ein.
• Crésus zeigt den entsprechenden Betrag inkl. oder exkl. MWST an. Dieses Feld wird bei der Bestätigung der Karte automatisch ergänzt.
• Falls beide Spalten ausgefüllt wurden und die Beträge nicht übereinstimmen, weist Crésus bei der Bestätigung der Karte darauf hin:

• Das Konto für den Saldo wird ebenfalls aus den Kreditordaten übernommen, kann aber geändert werden.
• Der Betrag für den Saldo wird auf dem Gesamtbetrag der Rechnung berechnet, von dem Crésus die verteilten Beträge abzieht.

Habenkonto

Je nach den Einstellungen in der Registerkarte Verbuchung der Allgemeinen Einstellungen wird das Habenkonto standardmässig festgelegt, Sie können es aber bei Bedarf ändern.

Im Modus nach vereinnahmten Entgelten ist dieses Konto verborgen, da die erhaltene Rechnung nicht als Forderung in die Buchhaltung übertragen wird.

Geldkonten

Sie wurden bei der Erfassung jeder Bewegung eingegeben.

Konto für Skonto

Je nach den Einstellungen in der Registerkarte Verbuchung der Allgemeinen Einstellungen können die erhaltenen Skonti auf die Aufwandkonten verteilt oder vollständig einem einzigen Konto zugewiesen werden:

Werden die Skonti in einem einzigen Konto zusammengefasst, ermöglicht der Dialog bei der Erfassung einer Teilzahlung mit Skonto oder eines Gesamtskontos (§4.5 Den Saldo einer erhaltenen Rechnung skontieren) die Auswahl des Skontokontos.

Es ist weiterhin möglich, dieses Konto für jede Rechnung zu ändern:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Konto für Skonto einstellen.

• Wählen Sie die Option Konto für Skonto ersetzen und wählen Sie das Konto aus der Dropdown-Liste.

Verschiedenes

Im Feld Kommentar kann ein Text eingegeben werden, der bei der Übertragung in die Crésus Finanzbuchhaltung in den Buchungstext übernommen wird:

Die Option Diese Rechnung verbuchen / Diese Rechnung nicht verbuchen bestimmt, ob Crésus die Buchungen für die Übertragung in die Crésus Finanzbuchhaltung generieren soll.

Der Zugriff _Problem Verbuchung zeigt alle Rechnungen an, deren Status Diese Rechnung nicht verbuchen ist. (§2.6.1 Die Zugriffe der Liste auf der linken Seite)

• Klicken Sie auf das Symbol zur Verbuchung oder verwenden Sie den Befehl Datei – Verbuchen:

• Wenn Sie ausgestellte und erhaltene Rechnungen bearbeiten, können Sie wählen, nur einen Teil der Buchungen vorzubereiten.
• Geben Sie das Enddatum der vorzubereitenden Buchungen ein.
• Klicken Sie auf Ausführen.

Wenn Sie im Beispiel arbeiten, ist Crésus Faktura die Zielbuchhaltung bereits bekannt. Ist dies nicht der Fall, müssen Sie festlegen, welche Buchhaltungsdatei die generierten Buchungen erhalten soll.

Der folgende Dialog ermöglicht unter anderem, die generierten Buchungen anzuzeigen, bevor sie in die Buchhaltung übertragen werden:

Der Befehl Verbuchen stellt die Buchungen der Crésus Finanzbuchhaltung zur Verfügung. Um sie dort zu integrieren, müssen Sie die Buchhaltung öffnen und den Befehl Datei – Verbuchen verwenden.

Der Verbuchungsprozess läuft also sitzungsweise ab, wobei jede Verbuchungssitzung zahlreiche Buchungen umfassen kann. Crésus speichert das Datum und die Sitzungsnummer in der Registerkarte Finanzen der Rechnungen, was unter anderem die Widerrufung der Verbuchung erleichtert (§5.9.5 Verbuchung widerrufen).

Da die verbuchten Elemente in der Fakturierung gesperrt sind, müssen die Buchungen bei Fehlern (Buchungsdatum, Konto, Verteilung) widerrufen werden.

Um Differenzen zwischen der Fakturierung und der Finanzbuchhaltung zu verhindern, ist es auch nicht möglich, Buchungen aus der Fakturierung in der Crésus Finanzbuchhaltung zu ändern. Man muss die Buchungen an ihrem Ursprung in der Fakturierung korrigieren.

• Klicken Sie auf das Symbol zur Verbuchung .
• Wählen Sie Letzte Verbuchung widerrufen.

• Klicken Sie auf Ausführen.
• Bestimmen Sie im folgenden Dialog die zu widerrufende(n) Buchungssitzung(en).

• Klicken Sie auf OK. Die entsprechenden Felder werden in den Rechnungen entsperrt.

Man kann nicht eine beliebige Sitzung aus den bestehenden Sitzungen widerrufen, sondern muss immer die betroffene und alle folgenden Sitzungen widerrufen.

In gewissen Situationen kann es nötig sein, die Software zur Wiederholung der ganzen Verbuchung zu zwingen. Zum Beispiel, wenn der Standort der Dateien oder ihr Name geändert wurde.

• Klicken Sie auf das Symbol zur Verbuchung.
• Wählen Sie die Option Verbuchung von neuem.
• Bestimmen Sie das Anfangs- und Enddatum des zu wiederholenden Zeitraums. Wenn Sie kein Enddatum angeben, bearbeitet Crésus alle Rechnungen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen.

Das weitere Vorgehen ist wie unter §5.9 Die Verbuchung beschrieben.

Archivierte Rechnungen werden automatisch verbucht. Wenn Sie möchten, dass eine ausgestellte oder erhaltene Rechnung nicht verbucht wird, wählen Sie die Option Diese Rechnung nicht verbuchen in der Registerkarte Finanzen der Karte.

Um die Kontrolle zwischen der Fakturierung und der Buchhaltung zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen, in der Crésus Finanzbuchhaltung mit dem Kontrollassistenten zu arbeiten.

In den Kontoauszügen erlaubt das Tool die Gruppierung der Buchungen nach den Spalten Gruppe und Ref., sodass die ausgeglichenen oder unausgeglichenen Gruppierungen hervorgehoben werden. Die Abgleichung erfolgt dann mit den Statistiken Debitoren oder Kreditoren, die vom Startbildschirm der Fakturierung aus gestartet werden.

Standardmässig verwendet Crésus Faktura die Belegnummer für die Gruppe und den Namen des Debitors oder Kreditors für die Referenz. So erhält man im Kontoauszug der Buchhaltung durch Gruppierung nach Gruppe den Rechnungsstatus und durch Gruppierung nach Ref den Status des Debitors oder Kreditors.

Sie haben die Möglichkeit, zu bestimmen, welches Feld für die Kontrollhilfe verwendet wird.

Die verwendete Referenz kann aus der folgenden Liste gewählt werden

und über Präfixe einstellen. Diese Präfixe sind standardmässig auf C und D eingestellt. Wir empfehlen Ihnen, diese Bezeichnung zu behalten, um die Verbindung mit Crésus Banking zu gewährleisten.

Für die Verbuchung können Sie zudem über die Einstellungen für die Verbuchung festlegen, welche Elemente im Buchungstext angezeigt werden sollen.

Die wichtigsten Berichte werden vom Startbildschirm aus gestartet , sei es der Status der Debitoren oder Kreditoren, oder die Verfolgung der Verkäufe und Einkäufe von Produkten und Dienstleistungen.

Die verschiedenen Statistiken werden für die Gesamtheit der Kreditoren, Kunden oder Artikel angeboten:

In den verschiedenen Datenbanken bietet das Seitenpanel im Bereich Aktuelle Datenbank eine Schaltfläche Berichte, die eine Auswahl an Statistiken anzeigt, die für die Gesamtheit der Kunden, Kreditoren oder Artikel oder für den aktuell ausgewählten Kunden, Kreditor oder Artikel gestartet werden können.

Die Statistik der Flüssigen Mittel kann nur vom Startbildschirm aus abgerufen werden. Sie zeigt eine Tabelle mit den zu leistenden Zahlungen als negative Werte und den erwarteten Zahlungseingängen als positive Werte, aufgeteilt nach Halbmonaten.

Der Berichtsstarter bietet zudem die Option Benutzerdefinierte Statistiken, um auf die persönlichen Statistiken zuzugreifen, die Sie selbst definieren können. Die Definition einer benutzerdefinierten Statistik wird in diesem Handbuch nicht beschrieben. Bei Bedarf können wir Sie dabei unterstützen.

Das Ergebnis der Statistiken kann im Modus Anzeigen, exportieren, im Modus Druckvorschau, im Modus Drucken oder im Modus PDF-Datei erstellen angezeigt werden:

• Im Modus Anzeigen, exportieren wechselt Crésus zur Schnellansicht der Statistik. Im angezeigten Dialog dient die Schaltfläche Exportieren dazu, eine Datei auf der Festplatte mit dem am Bildschirm angezeigten Inhalt zu erzeugen.
• Im Modus Druckvorschau zeigt Crésus das druckfertige Ergebnis der Statistik an.
• Im Modus Drucken wird das Ergebnis direkt an den Drucker gesendet.
• Im Modus PDF-Datei erstellen ermöglicht der angezeigte Dialog, das Dokument im PDF-Format zu speichern.
• Diese Modi werden mit Standardeinstellungen angeboten, wie sie mit der gelieferten Vorlage parametriert sind, oder mit Persönlichen Einstellungen, die Crésus speichert. Lesen Sie §5.9.9 Berichte (oder Statistiken) für weitere Informationen zu den Modi mit persönlichen Einstellungen.

Standardmässig werden die Beträge in CHF angezeigt. Wenn Sie die Multiwährungs-Erweiterung verwenden, werden die Beträge in der Währung der Rechnung und in CHF angezeigt, was an der Spaltenüberschrift erkennbar ist.

Die Spalte N/C (nicht zu verwechseln mit Gutschrift) verzeichnet die Beträge der Rechnungen, die als diese Rechnung nicht verbuchen markiert sind.

Wenn die Statistik ein Enddatum der zu bearbeitenden Periode verwendet, werden die nach diesem Datum getätigten Bewegungen standardmässig nicht angezeigt, können aber in einer Spalte nach Periode angezeigt werden (§5.9.9 Berichte (oder Statistiken)).

Das Symbol öffnet den für die Speicherung der Statistiken im PDF-Format definierten Ordner (link im Aufbau)

Im Modus Anzeigen, exportieren können die zu verarbeitenden Spalten ausgewählt werden. Aktivieren oder deaktivieren Sie einfach die betroffenen Spalten und klicken Sie auf Auffrischen. Die Statistik wird damit neu berechnet, um nur die aktiven Spalten zu berücksichtigen.

So ist beispielsweise vorzugehen, um die Bewegungen nach Ablauf der zu verarbeitenden Periode anzuzeigen.

Die Sortierung erfolgt immer nach den Elementen der 1. Spalte, dann nach denjenigen der 2. Spalte, usw.

Steht die Überschrift einer Spalte in Klammern, wird diese Spalte nicht ausgedruckt. Sie wird dann nur für die Sortierung verwendet. Steht vor einer Überschrift einer Spalte ein Stern *, wird nach der Gruppierung in dieser Spalte ein Teiltotal berechnet.

In diesem Modus können Sie das Ergebnis der Statistik in eine Textdatei mit Tabulatoren exportieren, die mit einem Tabellenkalkulationsprogramm weiterbearbeitet werden kann.

Wenn Sie die Schnellansicht verlassen, schlägt Crésus vor, die persönlichen Einstellungen zu speichern:

• Um die Statistik nochmals entsprechend den aktivierten Spalten anzuzeigen, verwenden Sie die Option Anzeigen, exportieren oder Druckvorschau der persönlichen Einstellungen.
• Um die Statistik mit den Standardspalten zu erstellen, verwenden Sie die Option Anzeigen, exportieren oder Druckvorschau der Standardeinstellungen.

Der Berichtsstarter bietet zudem die Option Benutzerdefinierte Statistiken, um auf die persönlichen Statistiken zuzugreifen, die Sie selbst definieren können. Die Definition einer benutzerdefinierten Statistik wird in diesem Handbuch nicht beschrieben. Bei Bedarf können wir Sie dabei unterstützen.

Crésus Horizon zeigt die Finanzdaten aus Crésus Faktura anschaulich auf. Es präsentiert Ihnen das Wesentliche auf einen Blick.

Einen Überblick über Crésus Horizon finden Sie auf unserer Website.

Weitere Informationen finden Sie im Handbuch Crésus Horizon.