5.3Die überschüssigen Zahlungseingänge
Es kann vorkommen, dass ein Kunde einen höheren Betrag bezahlt als den geschuldeten Saldo einer ausgestellten Rechnung. Handelt es sich um eine QR-Rechnung und gehen Sie über eine Camt.054-Datei vor, erscheint die Zeile dieser Zahlung in Rot: Aktivieren Sie das Kästchen Handlung, damit diese überschüssige Zahlung in der Tabelle der Zahlungseingänge (Registerkarte Finanzen) der betreffenden Karte erscheint (ohne die Rechnung zu begleichen). Sie müssen dann wählen, wie Sie diesen Überschuss behandeln möchten.
Ebenso, wenn Sie einen überschüssigen Zahlungseingang manuell erfassen (über die Schaltfläche Vorgang manuell ausführen), wird Crésus Sie fragen, wie Sie diesen Überschuss behandeln möchten.
In beiden Fällen erscheint dann der folgende Dialog :
Überschuss ganz oder teilweise zurückerstatten
Wenn Sie diese Option aktivieren, öffnet sich ein Dialog, in dem Ihnen Crésus automatisch den zurückerstatteten Betrag (negativ), das Datum der Verarbeitung und das in Crésus Finanzbuchhaltung zu belastende Konto vorschlägt. Nach der Bestätigung gilt die Rechnung als beglichen.
Sie können dem Kunden auch nur einen Teil des Überschusses zurückerstatten. Ändern Sie dazu einfach den im Dialog vorgeschlagenen Betrag (weiterhin negativ). Es erscheint dann ein Kästchen, das Ihnen vorschlägt, den Überschuss zu behalten (die Differenz zwischen dem vom Kunden bezahlten Überschuss und dem zurückerstatteten Betrag). Wenn Sie ihn behalten, wird er negativ als gewährter Skonto verbucht, und die Rechnung gilt als beglichen. Wenn Sie ihn nicht behalten, wird die Rechnung nicht beglichen, und dieser neue Überschuss muss ebenfalls gemäss Ihrer Wahl behandelt werden.
Überschuss ganz oder teilweise auf eine offene Rechnung des Kunden übertragen
Wenn Sie diese Option aktivieren, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die Rechnung des Kunden auswählen können (sofern vorhanden), auf die dieser Übertrag erfolgen soll, sowie das Datum der Verarbeitung und das in Crésus Finanzbuchhaltung zu belastende Konto. Nach der Bestätigung zeigt Ihnen ein neuer Dialog an, ob durch diese Übertragung des Überschusses die eine oder die andere der beiden betroffenen Rechnungen beglichen werden konnte. Dieser Vorgang erscheint in der Tabelle der Zahlungseingänge (Registerkarte Finanzen) beider Rechnungen.
Gutschrift für den Überschuss erstellen
Wenn Sie diese Option aktivieren, wechselt Crésus automatisch in die Eingabemaske der Datenbank der ausgestellten Rechnungen und schlägt Ihnen einen vorausgefüllten Datensatz vor, dessen Gesamtbetrag dem negativen Überschuss entspricht. Die Artikelzeile (Registerkarte Details) darf keinen MWST-Code enthalten, und das vorgeschlagene Debitkonto (Registerkarte Finanzen) ist in der Regel das Konto 1105 Ausgestellte Gutschriften. Die Artikelbezeichnung wird von Crésus in der Form „Gutschrift für überschüssigen Zahlungseingang – Bezug auf Rechnung Nr. XXXX“ erzeugt. Diese Bezeichnung kann selbstverständlich manuell geändert werden.
Wenn Sie für diesen Kunden eine neue Rechnung erstellen, weist Crésus Sie darauf hin, dass eine oder mehrere Gutschriften auf seinen Namen offen sind. Wenn Sie auf Vorgang manuell ausführen (Registerkarte Finanzen) klicken, wird Ihnen die Option Gutschrift verwenden angeboten. Wenn Sie diese Option auswählen, fragt Sie der folgende Dialog, welche Gutschrift Sie verwenden möchten (sofern mehrere vorhanden sind) :
Der folgende Dialog zeigt Ihnen an, ob die Gutschrift vollständig verwendet wurde (und somit als beglichen gilt – NX in der Spalte Status) oder ob sie die Begleichung der betreffenden Rechnung ermöglicht hat, aber weiterhin einen Saldo aufweist. Dieser Vorgang erscheint in der Tabelle der Zahlungseingänge (Registerkarte Finanzen) beider betroffenen Karten.
Überschuss als Ertrag verbuchen
SKONTO: Den Vorgang erfassen und ein negatives Skonto verbuchen, wie unter link im Aufbau beschrieben, wodurch die Rechnung beglichen wird; anschliessend die Rückerstattung in der Buchhaltung verarbeiten.
SKONTO: Den Vorgang erfassen und das Skonto einem anderen Konto belasten, wie unter link im Aufbau beschrieben, wodurch die Rechnung beglichen wird.
Der Zahlungseingang betrifft eine beglichene Rechnung
Wenn ein Kunde eine Zahlung auf eine bereits beglichene Rechnung leistet, können Sie über die Schaltfläche Vorgang manuell ausführen die Bewegung erfassen und anschliessend erneut über die Schaltfläche Vorgang manuell ausführen die Rückerstattung dem Liquiditätskonto belasten oder dem Durchlaufkonto zuweisen. Dabei ist ein negativer Betrag einzugeben. Erstellen Sie bei Bedarf eine Gutschrift wie oben beschrieben.
Wurde die überschüssige Zahlung des Kunden mit einem ESR/QR-Code geleistet, zeigt der Mechanismus die Überschreitung mit einer roten Zeile an und schlägt standardmässig nicht vor, sie einzukassieren; Sie können die Aktion jedoch erzwingen, wie unter link im Aufbau beschrieben. Der Zahlungseingang wird in der Tabelle der Bewegungen der Registerkarte Finanzen der Rechnung erfasst. Der Überschuss kann dann, je nachdem ob die Rechnung beglichen wurde oder nicht, manuell behandelt werden, wie oben beschrieben.
Wenn für den betreffenden Debitor eine offene Gutschrift besteht, ermöglicht Crésus, diese als Zahlungseingang auf die aktuelle Rechnung zu verwenden. Weitere Einzelheiten finden Sie unter §5.4 Gutschriften.
Wenn die Rechnung bereits beglichen ist, schlägt Crésus vor, einen zusätzlichen Zahlungseingang zu erfassen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter §5.3 Die überschüssigen Zahlungseingänge.