En cette période intense de transmissions Swissdec annuelles et de bouclements de l’année 2023, Crésus Salaires tient à vous informer des défis actuels liés à l’envoi de ces données.
La norme Swissdec, gérée par l’association du même nom, a évolué en 2023 de la version ELM4 à la version 5.1. Cette transition exige que tous les éditeurs de logiciels ainsi que les destinataires de données salariales (administrations, caisses, assurances, etc.) effectuent les modifications nécessaires dans leur système d’ici la fin de l’année 2024. Et cette mise à niveau engendre quelques frictions…
La caisse d’allocations familiales refuse la transmission Swissdec
Lors de l’envoi mensuel de vos données à la CAF, celle-ci vous retourne parfois ce message d’erreur :
En effet, si votre CAF n’a pas encore fait la mise à jour ELM5, elle ne peut pas recevoir vos annonces d’entrées/sorties/mutations d’employés (E/S) via Swissdec.
Généralement, si votre CAF est à la même caisse que votre AVS, l’envoi de vos annonces E/S AVS suffit – la caisse en question transmettant ces données à l’interne.
Pour vous en assurer, nous vous recommandons de vérifier directement auprès de votre caisse (en ligne ou par téléphone) qu’elle a déjà reçu vos données AVS et qu’il n’est pas nécessaire de procéder à un deuxième envoi – à l’attention de la CAF.
Ce cas de figure représente la grande majorité des cas, et vous pouvez dès lors ignorer simplement l’erreur signalée.
Cependant, si votre CAF n’est pas dans la même caisse que votre AVS (ou si vous traitez auprès de plusieurs CAF), votre caisse vous demandera alors de lui transmettre vos données autrement que par Swissdec. Dans ce cas, vous pouvez les imprimer ou les exporter au format PDF depuis la présentation 3-10 : liste des entrées et sorties.
Erreur lors des transmissions annuelles à la CAF et à l’AVS
Si votre CAF est à la même caisse que votre AVS et que les deux transmissions Swissdec leur sont faites en même temps, il arrive que la caisse en question vous réponde, à tort, que vos données lui étaient déjà parvenues.
En général, les deux transmissions sont passées normalement et ce message d’erreur résulte d’un problème de synchronisation entre les données reçues par la CAF et celles reçues par l’AVS. Vous pouvez donc ignorer ce message.
Pour vous en assurer, nous vous recommandons de vérifier directement auprès de votre caisse (en ligne ou par téléphone) que vos données lui sont effectivement parvenues.
Libération des données
Certaines caisses ont décidé de modifier, voire d’abandonner, le processus de libération des données. Cette décision est indépendante de la volonté de Crésus. Pour obtenir une confirmation de votre assurance et recevoir la quittance souhaitée, contactez-la directement ou rendez-vous sur son site internet.
Les messages d’erreur Swissdec
Pour vous aider à résoudre les différents problèmes de transmission Swissdec, nous avons établi une liste des messages d’erreur susceptibles de survenir – accompagnés des solutions correspondantes.
Cette liste sera mise à jour régulièrement pour vous accompagner au mieux dans l’utilisation de Crésus Salaires.
07 février 2024