8.3Envoyer un document par e-mail
L’envoi de documents par e-mail se fait directement depuis le dialogue Choix de la présentation qui s’affiche après avoir utilisé la commande Fichier > Imprimer, l’icône 
ou le raccourci Ctrl + p.
Cliquez sur Plus >> pour faire apparaître le bouton Réglages mail : celui-ci permet de définir le texte qui composera le mail, selon le présentation transmise en pièce-jointe :
Le texte proposé ici peut bien sûr être modifié. Vous pouvez y insérer des variables de publipostage, comme celles proposées dans cet exemple ({Cher}, {Monsieur}, {Terieur}, etc.).
Ces variables apparaissent entre accolades dans la zone de texte.
Pour insérer une variable, positionnez le curseur à l’emplacement voulu et cliquez sur Insère un calcul. Dans l’éditeur de calcul qui s’ouvre, saisissez ou sélectionnez la variable souhaitée (par exemple : @Donnée:Mois courant), et validez avec OK : les accolades sont ajoutées automatiquement.
Vous pouvez également modifier une variable intégrée en cliquant simplement sur le terme en question puis sur le bouton Modifier le calcul.
Si vous souhaitez, comme dans l’exemple proposé, que le texte du mail affiche « Cher » si c’est un homme, « Chère » si c’est une femme, le calcul à saisir dans le dialogue d’édition est le suivant :
SI(@Donnée:Sexe de l’employé > 0 ; »Chère »; »Cher »)
Le champ inférieur de la page affiche tous les employés dont une adresse e-mail a été enregistrée (données de l’employé > Identité > Email).
Une fois le texte type saisi, validez-le avec OK.
Depuis le dialogue Choix de la présentation, il ne reste qu’à sélectionner la présentation, le ou les destinataires souhaités ainsi que la période concernée et à cliquer sur le bouton Envoyer par mail.
Le dialogue d’édition de l’e-mail s’ouvre automatiquement, vous permettant au besoin de modifier le corps du texte ou de décocher tel ou tel destinataire.
Enfin, cliquez sur OK pour que l’e-mail soit envoyé avec, en pièce jointe, la présentation sélectionnée.