Crésus Facturation

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  1. 0 - Table des matières
  2. 1 - Introduction
  3. 2 - Environnement de travail
  4. 3 - Création de votre fichier Facturation
  5. 4 - Trouver de l’aide
  6. 5 - Fonctionnement détaillé
  7. 6 - Les bases dans le détail
    1. 6.1 - Deux rubriques particulières
    2. 6.2 - La base des articles, produits et services
    3. 6.3 - La base des clients
    4. 6.4 - La base des factures émises
      1. 6.4.1 - Onglet Résumé
      2. 6.4.2 - Les codes affaires
      3. 6.4.3 - Onglet Détails
      4. 6.4.4 - Onglet Finances
      5. 6.4.5 - Les escomptes
      6. 6.4.6 - Onglet Contact, livraison, état
      7. 6.4.7 - Modifier une facture
      8. 6.4.8 - Impression des documents
      9. 6.4.9 - Visualiser ou imprimer le document
      10. 6.4.10 - Imprimer la facture
      11. 6.4.11 - À propos de l’impression
      12. 6.4.12 - Imprimer un rappel
      13. 6.4.13 - Enregistrer une copie PDF
      14. 6.4.14 - Les rappels
      15. 6.4.15 - Les frais de rappels
      16. 6.4.16 - Les encaissements par BVR
      17. 6.4.17 - Les encaissements par BVR
      18. 6.4.18 - Les encaissements excédentaires
      19. 6.4.19 - Les étapes comptables
      20. 6.4.20 - Imprimer une facture pro forma
      21. 6.4.21 - Les notes de crédit
      22. 6.4.22 - Les statistiques de la base des factures émises
      23. 6.4.23 - Le volet latéral de la base des factures émises
      24. 6.4.24 - La liste de gauche
      25. 6.4.25 - Les réglages de la base des factures émises
    5. 6.5 - La base des créanciers (fournisseurs)
    6. 6.6 - La base des factures reçues (créances)
  8. 7 - L’impression de factures avec QR
  9. 8 - Envoi de documents par e-mail
  10. 9 - Création de factures en série
  11. 10 - eBill
  12. 11 - Recouvrement de créances avec tilbago
  13. 12 - Les paiements électroniques
  14. 13 - Gestion de stock
  15. 14 - Les outils de recherche
  16. 15 - L’impression – quelques astuces
  17. 16 - La sécurité
  18. 17 - Crésus Facturation pour associations et clubs
  19. 18 - Options
  20. 19 - Annexes

6.4La base des factures émises

La base des factures émises réunit tous les documents liés aux livraisons et ventes aux clients : offres, confirmations de commandes, bulletins de livraison ou factures.

Dans son concept de base, Crésus ne conserve qu’un document qui passe d’un état à l’autre : une offre devient confirmation de commande, qui devient bulletin de livraison et enfin facture.

Il n’est pas nécessaire de passer par les 4 étapes, on peut directement créer un bulletin de livraison ou une facture.

Vous pouvez modifier le document à chaque étape, sauf après l’impression de la facture.

Crésus Facturation ne conserve pas l’historique des modifications. Si vous souhaitez conserver l’historique des différentes versions d’un document, il faut l’imprimer, ou l’enregistrer en format PDF dans le dossier du client.

6.4.1Onglet Résumé

  • Les 4 boutons permettent de transformer le document d’un état à l’autre.
  • Le bouton foncé signale l’état actuel du document.

L’état Facture affiche des champs qui sont cachés dans les 3 états précédents :

  • Les dates de prestation s’impriment sur les factures et permettent de déterminer la période à laquelle s’applique une facture.

  • Pour modifier la date prédéfinie, cliquez le bouton Date prestation.
  • Le bouton > insère automatiquement la date du jour ou la date prédéfinie dans le premier champ.

Cliquez l’icône  pour repérer l’adresse du client dans Google Maps.

L’icône  affiche quelques informations relatives au client du document courant.

Un clic de l’icône  en regard de l’adresse copie l’adresse du client dans le presse-papiers du système. Un clic sur l’icône en regard du téléphone copie l’adresse avec les numéros de téléphone, adresse mail et site Internet dans le presse-papiers.

Vous pouvez coller l’adresse dans toute application par Ctrl+V.

La Date de facture se complète automatiquement avec la date du jour lorsque vous imprimez le document.

Si la facture doit porter une autre date, vous pouvez forcer la date avant de l’imprimer.

Le bouton Document lié sert à établir un lien vers un document justificatif enregistré sur le disque. S’il y a un document lié, le bouton Ouvrir lance l’application nécessaire et ouvre le document.

Le dossier ouvert par défaut lors d’un clic sur le bouton est défini dans les Réglages des factures émises .

Cliquez Pièce comptable pour ouvrir le document dans son application.

Cliquez l’icône  pour effacer le lien vers le document. Le document n’est pas supprimé.

Si vous utilisez simultanément différents types de bulletins de versement, en bas d’écran figure le choix du compte de liquidité auquel le bulletin de versement de la facture courante se rapporte (§7.1.2 Le réglage des comptes).

On peut spécifier si le bulletin de versement imprimé doit comporter le montant de la facture ou non.

Le réglage des bulletins de versement doit être fait dans l’onglet BVR des Réglages généraux  (§6.5 La base des créanciers (fournisseurs)).

Crésus propose plusieurs mises en page pour les documents imprimés, en particulier des documents avec ou sans sous-totaux par section, ou encore la possibilité de personnaliser le corps des documents. Chaque fiche peut être imprimée selon l’une ou l’autre des méthodes (voir ci-dessous).

 

 

6.4.2Les codes affaires

Ce réglage vous permet de lier plusieurs factures d’un client à une même « affaire » (chantier, manifestation, etc.) afin de pouvoir aisément retrouver les factures relatives à l’affaire en question. Cette fonctionnalité ne concerne que les factures émises, pas les factures reçues.

Réglages

Dans les Réglages généraux,ouvrez, dans le volet latéral de droite, les réglages de la base Factures émises.

Sous l’onglet Réglage factures, sélectionnez comme suit (en bas à droit de la fenêtre) :

Utilisation
Créer un code affaire

Dans la base Clients, sélectionnez le client pour lequel vous souhaitez créer un code affaire, puis rendez-vous sous l’onglet Annexes. Cliquez sur le bouton :

Un dialogue s’ouvre, vous permettant de créer un nouveau code affaire. Saisissez le nom que vous souhaitez donner à ce code, puis validez en cliquant sur OK.

Si vous voulez gérer les codes existants, cliquez à nouveau sur le bouton Codes affaires. Vous avez alors différentes possibilités :

Si vous supprimez un code affaire, vous ne pourrez plus l’utiliser lors de l’émission de nouvelles factures. Cependant, les factures déjà émises utilisant ce code le conserveront.

Un code affaire ne peut être utilisé que pour les factures du client auquel ce code a été ajouté. Il ne peut pas être utilisé lors d’émissions de factures pour d’autres clients. Pour ce faire, il vous faudra saisir un même code chez tous les clients concernés.

Utiliser un code affaire dans une facture

Créez une facture standard à l’attention du client auquel vous avez ajouté un code affaire. Sous l’onglet Résumé, vous avez désormais le bouton :

En cliquant dessus, vous pouvez attribuer le code affaire à cette facture.

Le code affaire est alors indiqué sur la facture.

Vous pouvez modifier ou annuler cette opération en cliquant à nouveau sur le bouton Code affaire

Rassembler les factures avec un même code affaire

En raison du nombre de codes qui peuvent être créés, il n’existe pas de manière préprogrammée d’extraire les factures liées à un même code affaire.

Cependant, vous pouvez les sélectionner au moyen d’une extraction avec l’icône ou le raccourci clavier F4 depuis la base des Factures émises.

Une fois l’écran de saisie devenu jaune (indiquant par là que vous vous trouvez dans le mode Extraction), rendez-vous sous l’onglet Résumé de n’importe quelle facture émise, saisissez le code affaire souhaité dans le champ correspondant et validez votre sélection. Toutes les factures liées à ce code affaire apparaîtront alors dans la liste de gauche.

Pour des informations détaillées sur les extractions, consultez le chapitre §14.2 L’extraction.

6.4.3Onglet Détails

Les rabais

Crésus gère 2 notions de rabais :

  • le rabais par ligne.
  • le rabais global de la facture.

Le rabais par ligne peut être saisi lors de la création de la facture, dans la colonne Rabais du tableau détaillé de la facture.

Le rabais par ligne peut être saisi directement dans la fiche article. Dès que vous sélectionnez cet article, le rabais est automatiquement appliqué (§6.2.1 Onglet Article).

Le rabais global s’applique sur le total de la facture, et s’introduit dans la rubrique au bas du résumé sur toutes les lignes de votre facture.

Le rabais global s’applique sur le total calculé après les rabais de ligne.

Les frais

Dans les Réglages factures , le bouton Régler les frais sert à associer des frais de port et d’emballage standards associés aux boutons Normaux et Spéciaux des factures.

Vous pouvez également facturer manuellement des frais en les mentionnant soit hors taxes, soit TTC. Le montant se reportera automatiquement dans l’autre case.

Les frais de port et d’emballage ne sont pas inclus dans un éventuel rabais accordé. Si vous souhaitez leur appliquer également le rabais, vous devrez les porter dans le détail de votre facture.

Le total arrêté

Pour définir un montant à payer autre que le montant calculé par Crésus, cliquez le bouton Total arrêté et saisissez le montant souhaité.

Tous les éléments de la facture seront recalculés pour arriver à ce montant :

 

Si vous devez revenir d’un total arrêté au total calculé cliquez le bouton Recalculer le total, Crésus supprime le total arrêté et reprend le montant calculé.

Prix HT/TTC

Les boutons radio  vous permettent d’indiquer si les prix unitaires mentionnés dans cette facture sont des prix HT ou TTC, indépendamment des autres réglages de votre fichier.

Le prix unitaire ne change pas, seul le prix de la colonne Total TTC est adapté, et par conséquent le total de la facture.

Ligne des articles Normal / avec sous-totaux / personnalisés

Crésus propose différentes présentations pour le corps du document.

  • En mode Normal, votre facture se présentera de manière tout à fait ordinaire, les montants les uns sous les autres :

  • En mode Avec sous-totaux, vous pouvez subdiviser les différentes parties de votre facture :

Pour obtenir cette présentation, Crésus imprime automatiquement le total des lignes précédentes chaque fois qu’il rencontre le mot Total dans le libellé de la ligne.

  • En mode Avec codes, le code d’article vient se mettre en début de ligne :

Le réglage par défaut du mode d’impression se fait dans l’onglet Impression des Réglages des factures émises .

Le concept des présentations modèles dans Crésus vous permet de créer votre propre mise en page pour le corps de vos factures, en dupliquant la présentation partielle existante pour créer une présentation personnalisée avec le même nom, qui se substituera à la présentation modèle.

6.4.4Onglet Finances

La saisie des opérations financières dans cet onglet a été décrite dans les chapitres consacrés à la prise en main (§ Les encaissements, acquittements et escomptes).

Dans la partie droite de l’onglet, la section Comptabilisation donne des informations sur les sessions de comptabilisation :

  • Vous pouvez ainsi retrouver la date et le numéro de la session de comptabilisation de toutes les étapes de votre facture.
  • La première ligne (ici session 3) est la comptabilisation de la facture.
  • Les lignes suivantes enregistrent la comptabilisation des paiements reçus.

  • La coche Acquitté le et la date d’acquittement enregistrent que la facture a été acquittée.
  • Le commentaire pour la comptabilité vous permet de mémoriser une note en relation avec la comptabilisation.

Il est possible d’empêcher la comptabilisation d’une facture en activant le statut Ne comptabilise pas cette facture.

L’accès _Problème de compta accessible en mode complet (§2.2.1 Mode simplifié / mode complet) affiche les factures dont le statut a été tourné sur Ne comptabilise pas cette facture.

Les encaissements, acquittements et escomptes
Enregistrer une opération

Le traitement financier de la facture se fait dans l’onglet Finances de la fiche.

  • Sélectionnez une facture ouverte.
  • Passez dans l’onglet Finances.
  • Cliquez sur le bouton Enregistrer une opération.

Le cas échéant, le solde proposé inclut les frais de rappel.

S’il existe une note de crédit ouverte pour le débiteur concerné, Crésus permet de l’utiliser comme encaissement sur la facture courante. Pour plus de détails, consultez le §6.4.21 Les notes de crédit.
Si la facture a déjà été acquittée, Crésus propose d’enregistrer un encaissement supplémentaire. Pour plus de détails, consultez le §6.4.18 Les encaissements excédentaires.

Encaissement du solde dû

Par défaut, Crésus propose de traiter l’encaissement du solde dû :

  • Entrez la date du paiement dans le champ Date de l’opération.
  • Entrez le montant de l’encaissement.
  • L’identificateur est optionnel, il peut être utilisé pour chercher les paiements.
  • Vérifiez le compte de liquidité sous Compte à utiliser.
  • Cliquez sur OK.

L’encaissement s’ajoute dans le tableau des encaissements et la facture est acquittée (voir ci-dessous) :

Encaissement partiel
  • Sélectionnez l’option Enregistrer un encaissement.
  • Entrez la date du paiement dans le champ Date de l’opération.
  • Entrez le montant de l’encaissement.
  • L’identificateur est optionnel, il peut être utilisé pour chercher les paiements.
  • Vérifiez le compte de liquidité sous Compte à utiliser.
  • Cliquez sur OK.

L’encaissement s’ajoute dans le tableau des encaissements, mais la facture n’est pas acquittée (voir ci-dessous) :

Encaissement excédentaire

Si le montant à enregistrer est supérieur au solde dû, il faut alors traiter l’encaissement excédentaire. Consultez le §6.4.18 Les encaissements excédentaires.

Supprimer un encaissement
  • Cliquez sur le bouton Annuler la dernière opération.

Ce bouton n’est pas accessible si l’encaissement a été passé en comptabilité. Si nécessaire, il faut d’abord décomptabiliser les sessions concernées (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).

Acquitter une facture

Si l’opération que vous enregistrez constitue le traitement final de votre facture, le bouton Enregistrer une opération permet de marquer la facture comme acquittée. Vous avez trois possibilités :

1. Votre client paie exactement le solde dû
  • Sélectionnez l’option Enregistrer le solde de la facture.
  • Modifiez si nécessaire la Date de l’opération et le Compte à utiliser.

La facture est considérée comme payée :

2. Votre client paie un montant inférieur au solde dû
  • Sélectionnez l’option Enregistrer un encaissement.
  • Modifiez si nécessaire la Date de l’opération et le Compte à utiliser.
  • Saisissez le montant de l’encaissement.
  • Cochez également Escompter le solde.

Selon les réglages définis sous Escomptes et acquittements dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux de votre application (§ Crésus Facturation), l’escompte accordé est ventilé dans les comptes de produit de la facture courante au prorata des montants facturés ou enregistré dans le compte défini.

2a. Les escomptes sont ventilés dans les comptes de produits

Dans ce cas, Crésus affiche ceci dans la zone d’acquittement de la facture :

2b. Les escomptes sont regroupés dans un compte spécifique

Dans ce cas, vous pouvez cocher l’option Modifier le compte d’escompte et préciser un autre compte lors de la saisie de l’opération :

Crésus affiche ceci dans la zone d’acquittement :

Ce compte peut être changé, en cliquant sur le bouton Modifier le compte :

3. Votre client ne vous paie pas le solde dû, vous décidez de le passer en escompte
  • Sélectionnez l’option Solder par escompte.
  • Modifiez si nécessaire la Date de l’opération.

Selon les réglages définis sous Escomptes et acquittements dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux de votre application (§ Crésus Facturation), Crésus traite l’acquittement à la date du jour ou à la date du dernier versement.

Selon les réglages définis sous Escomptes et acquittements dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux de votre application (§ Crésus Facturation), l’escompte est ventilé dans les comptes de produit des articles ou passé dans un compte d’escompte, comme décrit au points 2a et 2b ci-dessus.

Annuler l’acquittement
  • Utilisez le bouton Annuler l’acquittement.

Ce bouton n’est pas accessible si l’acquittement de la facture a été passée en comptabilité. Si nécessaire, il faut d’abord décomptabiliser les sessions concernées (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures).

Crésus Facturation met à jour automatiquement les soldes dus par les clients : voir le Total facturé et le Total payé dans l’onglet Soldes et totaux de la fiche du client.

Enregistrement manuel d’une opération

Bien que la saisie manuelle soit possible, il est fortement recommandé d’utiliser les procédures décrites ci-dessus qui automatisent certaines opérations.

Dans certains cas, il peut être nécessaire d’enregistrer les paiements manuellement dans le tableau.

  • Passez en mode complet (§2.2.1 Mode simplifié / mode complet).
  • Saisissez une date de paiement dans la colonne Date.
  • Choisissez un compte dans la liste.
  • Introduisez le montant et validez la fiche  (F12).
  • Répétez l’opération pour chaque versement.

Les dates affichées sont déterminantes pour la comptabilisation. Si la facture n’est pas datée, vous pouvez tout de même enregistrer des paiements, qui seront comptabilisés à la date voulue.Les montants enregistrés dans le tableau des paiements passent en comptabilité, même si la facture n’a pas été imprimée.

6.4.5Les escomptes

Lorsque le paiement d’une facture ne correspond pas exactement au montant facturé (que le client ait payé trop ou pas assez) et que vous souhaitez considérer la facture comme payée en l’état, la différence sera passée en escompte.

Dans l’exemple qui suit, le montant de la facture est de 1’620.– et le client ne nous a payé que 1’600.–. Nous acceptons de considérer la facture comme payée et le montant manquant et passé en escompte.

Le mécanisme est le même si le client nous a payé un montant trop élevé.

Comptabilisation des escomptes[1]

Lorsque vous escomptez une facture, en fonction des réglages de base effectués, le montant escompté sera soit comptabilisé en totalité dans un compte global « Escomptes », soit ventilé entre les différents comptes de produits, diminuant ainsi le produit réalisé.

Régler les escomptes

Consultez le § Crésus Facturation pour le détail des réglages.

Escomptes ventilés dans les comptes de produits

Ici, nous avons effectué une vente de deux articles (dans une proportion un tiers / deux tiers), que nous comptabilisons dans deux comptes séparés :

Le client ne nous a payé que 1’600.– et nous escomptons le solde de 20.–.

Nous avons défini dans les réglages généraux que les escomptes doivent être ventilés :

Ici, l’escompte de 20.– a diminué les deux comptes de produit initiaux (3200 et 3600), au prorata du montant des ventes (⅓ – ⅔), corrigeant ainsi le montant des ventes.

Escomptes regroupés dans un compte Escomptes accordés

Si nous avons défini que les escomptes devaient être regroupés dans un compte d’escomptes accordés, nous obtenons les écritures suivantes :

L’escompte accordé est ainsi imputé globalement au compte spécifié, habituellement en diminution d’un compte de produit (3900).

Dans ce mode, lors de la saisie du montant, vous avez la possibilité de modifier le compte à imputer pour l’escompte.

Pour être tout-à-fait juste dans le cas d’un escompte, le code de TVA devrait être DIMCP. Le montant de l’escompte figure alors en diminution du montant soumis à TVA dans le décompte TVA. Assurez-vous d’avoir paramétré correctement les codes de TVA liés aux escomptes dans les réglages de base.

[1] Ne s’applique que lors d’une comptabilisation avec Crésus Comptabilité.

On définit ici pour les escomptes accordés ou obtenus, depuis les réglages généraux :

  • la date d’acquittement de la facture
    • date de traitement : date du jour où on fait l’opération (recommandé)
    • date du dernier encaissement ou paiement : date de la dernière opération enregistrée dans le tableau
  • le mode de comptabilisation de l’escompte
    • ventilés dans les comptes articles : l’escompte sera enregistré au prorata dans chacun des comptes de produit ou de charge de la facture
    • regroupés dans le compte xxxx : l’escompte est passé en totalité dans le compte défini dans les réglages des comptes
  • Code de TVA à appliquer : en cas de comptabilisation dans Crésus Comptabilité, le montant de l’escompte doit provoquer une diminution du montant soumis à la TVA due. Si on passe le code TVA (resp. TVARED ou TVAHEB), le chiffre d’affaire est diminué, sans la trace de l’escompte. Si on utilise un code DIMCP (resp. DIMCPRED ou DIMCPHEB), le chiffre d’affaires n’est pas impacté, mais on obtient un montant à déduire du chiffre d’affaires pour déterminer le montant soumis à l’impôt.

6.4.6Onglet Contact, livraison, état

L’adresse prioritaire de facturation ou de livraison saisie ici figure à la place de l’adresse principale enregistrée dans la fiche du client lors de l’impression d’une facture respectivement d’un bulletin de livraison.

Utilisez le bouton Choisir l’adresse de livraison pour sélectionner une adresse enregistrée dans l’onglet Livraison de la fiche client.

Chaque facture peut faire référence à une personne de contact de la fiche client, à titre informatif. Cliquez le bouton Choisir le contact pour montrer la liste des contacts et opérer un choix.

Sous Impressions figure l’état de l’impression des différentes étapes du document.

Les dates se complètent automatiquement à la date du jour de l’impression, le statut d’impression se met sur Déjà imprimé si l’on répond Oui à la question de savoir si c’est bien imprimé. Il est possible de saisir une date d’impression avant d’imprimer le document pour forcer la date du document.

Bien que cela soit possible, il est déconseillé de tourner les statuts d’impression manuellement, il est préférable d’imprimer réellement le document.

Les statuts d’impression changent d’état après la réponse Oui dans les cas suivants :

Le statut de est changé par l’impression du document
Devis Devis-Offre
Conf_Comm Confirmation de commande
Bulletin de livraison Bulletin de livraison
Facture Tous les documents facture, BV rouge, BVR
Rappel 1 Tous les documents Rappels 1
Rappel 2 Tous les documents Rappels 2
Rappel 3 Tous les documents Rappels 3

 

6.4.7Modifier une facture

Une facture peut être modifiée tant qu’elle n’a pas été imprimée. Dès que son impression a été validée, elle ne peut plus être modifiée, afin qu’elle corresponde à la facture en possession de votre client.

C’est pourquoi il est important de vérifier la facture avant de valider l’impression.

Dans certains cas, il peut être nécessaire de modifier la facture après son impression, puis de la renvoyer au client. Dans ce cas, vous devez cliquer le bouton Débloquer cette facture dans le volet latéral.

Si vous voulez la bloquer à nouveau, il suffit de l’imprimer à nouveau. Vous pouvez aussi aller dans l’onglet Contact, Livraison, État et modifier le statut de facture émise en Déjà imprimé.

Si la facture est comptabilisée, elle ne pourra pas être débloquée. Il faudra d’abord annuler la comptabilisation (§3.9.2 Décomptabiliser des écritures). Mais si la facture a fait l’objet de rappels, elle ne peut plus être débloquée.

6.4.8Impression des documents

Utilisez les boutons dans le volet latéral pour afficher ou imprimer le document sélectionné

ou les documents d’un accès particulier.

Par défaut, le mécanisme demande quelle imprimante utiliser à chaque impression. Il est possible de faire en sorte que les documents soient automatiquement dirigés vers une imprimante prédéfinie.

Si vous avez plusieurs bacs ou plusieurs imprimantes, les documents peuvent être acheminés vers le bac ou l’imprimante spécifique en fonction d’un réglage à faire.

Consultez le paragraphe §15.1 Imprimer sur une imprimante ou un bac spécifique de ce manuel.

6.4.9Visualiser ou imprimer le document

Tous les documents peuvent être imprimés avec diverses présentations. Les présentations par défaut pour chaque étape sont déterminées dans les Réglages des factures émises.

Chaque étape peut être visualisée à l’écran avant l’impression ou imprimée directement.

  • Cliquez sur le bouton Afficher ce document dans la zone Fiche courante du volet latéral.
  • Crésus affiche le résultat à l’écran.

Les zones hachurées représentent les logos qu’il est possible d’inclure dans les documents imprimés. Ces logos sont définis dans les Réglages généraux ou .

  • Fermez l’aperçu avant impression du devis.
  • Si une imprimante est installée sur votre ordinateur, imprimez votre devis, en cliquant sur le bouton  dans la zone Fiche courante du volet latéral.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus Facturation pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ?

Si vous répondez par un Oui, le logiciel marque la fiche comme étant imprimée. Elle n’est dès lors plus modifiable.

À moins d’en avoir spécifié une autre, la date du jour sera mémorisée dans le champ Date de devis (onglet État).

Dans la liste de gauche, la colonne État encode aussi le statut d’impression. Un document imprimé est suivi par « _ ». Une offre imprimée est donc représentée par « O_ ».

6.4.10Imprimer la facture

  • Visualisez la facture en cliquant sur le bouton de Afficher ce document dans la zone Fiche courante du volet latéral. Vous pouvez l’imprimer depuis l’aperçu avant impression, ou en cliquant sur l’icône dans le volet latéral. Attention, si vous avez configuré l’impression simultanée de copies PDF, vous ne pouvez pas imprimer depuis l’aperçu. Fermez l’aperçu et utilisez l’icône dans le volet latéral.

Par défaut, l’application exemple est réglée pour imprimer des factures avec BVR ou code QR, sur du papier A4 avec bulletin détachable en pied de page. Pour définir le type de facture par défaut, il faut modifier les réglages des factures émises ou . Si vous imprimez des factures avec BVR, le positionnement de la ligne de codage doit correspondre au gabarit fourni par PostFinance ou par votre banque. Utilisez la fonction Déplacer des objets dans le volet latéral des Réglages généraux ou pour ajuster ce positionnement. Pour les factures avec code QR, le positionnement n’a pas d’importance.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ? Si vous répondez par Oui, le logiciel marque la facture comme étant imprimée (§6.4.11 À propos de l’impression). À moins d’en avoir spécifié une autre, la date du jour sera mémorisée comme date de facture.

  • Pour visualiser un état du document autre que l’état actuel, cliquez sur le bouton Afficher une étape à choix dans la zone Fiche courante du volet latéral.
  • Le dialogue affiche le choix des étapes ainsi que la date d’impression enregistrée pour chaque étape :

  • Pour imprimer une étape immédiatement, sans passer par l’aperçu avant impression, cliquez sur l’icône  à côté dans le volet latéral.

Les dates d’impression des diverses étapes du document sont présentées dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche.

6.4.11À propos de l’impression

L’impression peut être lancée par le bouton correspondant dans le volet latéral de la facture comme décrit plus haut. Les autres commandes d’impression offrent des choix plus complets.

Vous pouvez aussi imprimer un document en cliquant sur l’icône  dans la barre d’icônes de la fenêtre (F10).

Pour afficher l’aperçu avant impression, cliquez sur l’icône .

Les commandes Fichier–Imprimer ou Fichier–Aperçu avant impression sont équivalentes.

Dans cet exemple, nous imprimons une facture, mais le processus s’applique à n’importe quel document.

  • Utilisez la commande Fichier–Imprimer.
  • Dans le dialogue qui suit, choisissez l’une des présentations Factures et cochez Seulement la fiche courante :

Seuls certains documents peuvent être imprimés par défaut. C’est intentionnel, car pour une utilisation correcte, il faut passer par le bouton Impression sans passer par l’aperçu dans le volet latéral.

  • L’impression ou la visualisation avant impression sont possibles avec ou sans double, il suffit de cocher ou décocher la case correspondante.
  • Cliquez sur OK et validez le choix de l’imprimante.

Pour les boutons du volet latéral, l’impression de doubles dépend des Réglages des factures émises ou .

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose à nouveau la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ?

  • Si vous répondez par Non, Crésus considère qu’il ne s’est rien passé.
  • Si vous répondez par Oui, à moins d’en avoir spécifié une autre, la date du jour est mémorisée comme date du document imprimé et l’opération est enregistrée. Les dates des diverses étapes du document sont présentées dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche.

Le fait d’imprimer une facture, puis de confirmer que l’impression s’est bien faite verrouille la facture. Il ne sera dès lors plus possible de modifier les prestations facturées ou le total arrêté. Il s’agit d’une sécurité pour éviter une modification accidentelle ; cela garantit que la facture dans Crésus correspond bien à celle que le client a reçue. Il reste néanmoins possible de déverrouiller la fiche en cliquant sur le bouton Débloquer cette facture dans le volet latéral (§6.4.7 Modifier une facture).

Il est possible d’imprimer en une seule fois toutes les factures à imprimer, ou tous les rappels, ou toute autre sélection de fiches. Il suffit de sélectionner l’option Selon l’accès dans le dialogue d’impression. La réponse donnée au dialogue de confirmation de l’impression s’applique à toutes les fiches imprimées.

Les boutons de visualisation ou d’impression du volet latéral sont associés à des documents par défaut qui peuvent être modifiés dans les Réglages des factures émises ou 

Au lieu d’envoyer les documents à l’imprimante, Crésus Facturation peut produire des fichiers PDF. La commande Fichier–Produire un PDF ouvre le dialogue décrit ci-dessus, puis propose d’enregistrer les fichiers à l’emplacement de votre choix.

Des copies PDF des documents imprimés peuvent être générés automatiquement, selon les réglages établis dans l’onglet Extensions, Divers des réglages de base (§6.4.13 Enregistrer une copie PDF) ou .

6.4.12Imprimer un rappel

Crésus se base sur la date d’impression de la facture et sur les Délais définis dans les onglets Rappel 1, Rappel 2 et Rappel 3 des Réglages des factures émises ou  pour déterminer s’il y a du retard dans les paiements des factures.

Il y a 3 niveaux de retards, dont l’émission peut donner naissance à des frais de rappel définis dans les Réglages des factures émises , onglet Rappel 1.

Vous pouvez afficher les factures en retard depuis l’écran d’accueil ou depuis le volet latéral des factures émises en utilisant les boutons Rappels 1, Rappels 2 ou Rappels 3. Sous Contentieux, vous trouverez toutes les factures pour lesquelles 3 rappels ont été envoyés et qui sont toujours impayées.

Pour visualiser ou imprimer le rappel d’une facture isolée, sélectionnez la facture et cliquez le bouton Afficher ce document ou l’icône  dans la zone Fiche courante du volet latéral.

Si c’est une facture échue, Crésus propose d’en imprimer le rappel. Il est également possible de réimprimer la facture ou un rappel déjà existant.

Après avoir envoyé le document à l’imprimante, Crésus pose la question Est-ce que toutes les fiches sont correctement imprimées ? Si vous répondez Oui, le logiciel marque la facture comme étant imprimée (§6.4.11 À propos de l’impression).

À moins que vous n’ayez forcé, dans l’onglet Contact, Livraison, État de la fiche, une date particulière dans la date de rappel, Crésus imprime le rappel à la date du jour. Lorsque vous validez l’impression, la date du jour sera mémorisée dans la date de rappel.

Pour imprimer tous les rappels

Pour visualiser ou imprimer tous les rappels, cliquez le bouton Afficher des documents ou l’icône  dans la zone Base des factures émises du volet latéral.

Les rappels sont imprimés selon le type de document défini dans l’onglet Impressions des Réglages des factures émises ou .

6.4.13Enregistrer une copie PDF

Crésus Facturation peut enregistrer une copie au format PDF du document dans la foulée de l’impression des offres, confirmations de commande, bulletins de livraison, factures émises et factures pro forma (base des factures émises), ainsi que des commandes aux fournisseurs (base des créances).

Dans l’onglet Extensions, Divers des Réglages de base , le bouton Produire des copies PDF affiche le dialogue de réglage.

Cochez l’option Activer la production automatique de copies PDF pour afficher l’ensemble des options.

Vous avez le choix de générer les PDF lors de l’impression des documents et/ou pour l’envoi de documents par e-mail.

L’option Ajouter le nom du destinataire inclut le nom du client ou du fournisseur dans le nom du fichier PDF produit.

Par défaut, le fichier PDF généré remplace un fichier PDF portant le même nom. Si l’option Ajouter un numéro de séquence est activée, le mécanisme conserve les différentes versions du fichier.

Le mécanisme peut également mettre à disposition la pièce comptable d’une facture originale et du rappel d’une facture. Ces pièces comptables sont accessibles depuis la comptabilité liée. Consultez cet article de la base de connaissances pour plus d’informations.

Scanner les factures reçues : dans un environnement Windows, le logiciel tiers CmdTwain peut être lancé directement depuis une facture reçue. Consultez cette page de notre base de connaissances pour plus d’informations.

Lorsque vous validez les options, le processus demande dans quel dossier il doit enregistrer les copies PDF automatiques des factures, puis le cas échéant dans quel dossier il doit enregistrer les pièces comptables et finalement dans quel dossier il doit enregistrer les documents PDF produits par les statistiques.

Le nom des copies PDF est composé comme suit :

X_N° document-N° destinataire_Destinataire.pdf

Où X prend les valeurs suivantes :

  • O : offre
  • C : confirmation de commande
  • L : bulletin de livraison
  • F : facture
  • P : facture pro forma
  • Z : commande fournisseur

Par exemple, la copie PDF du bulletin de livraison n° 10835 pour le client 2753 ABConsulting sera enregistrée dans le dossier de votre choix sous le nom:

 L_10835-2735_ABConsulting.pdf.

Le bouton  dans le volet latéral accède au dossier défini pour le stockage des copies PDF des documents selon le réglage effectué ci-dessus.

Le même bouton affiché dans l’onglet des statistiques ouvre le dossier d’enregistrement des copies PDF des statistiques.

La commande Fichier > Produire un PDF ouvre le dialogue de choix du document à générer et permet d’enregistrer le résultat PDF dans le dossier de votre choix indépendamment des réglages ci-dessus.

6.4.14Les rappels

L’accès Rappel 1 à imprimer vous permet d’extraire les factures pour lesquelles vous devez envoyer un premier rappel. Ce sont les fiches répondant à toutes ces conditions :

  • Il s’agit d’une facture.
  • Elle est imprimée.
  • Elle n’est pas acquittée.
  • Le délai de paiement de la facture additionné au nombre de jours avant l’envoi du premier rappel (défini dans les réglages généraux) est dépassé.

Le bouton R1 du volet latéral affiche le même accès.

Vous pouvez alors cliquer le bouton Afficher des documents ou l’icône  pour imprimer tous les rappels, ou le bouton Afficher ce document ou l’icône, pour imprimer les rappels les uns après les autres, ce qui permet d’examiner la situation de chaque débiteur.

Les dates d’impression des documents se trouvent dans l’onglet Contact, Livraison, État.

Si vous mettez une date dans le champ placé à la hauteur du premier rappel, cette date sera celle figurant sur votre document, même s’il est imprimé à une autre date.

La définition des textes de rappels se fait dans les Réglages factures .

La procédure est la même pour le deuxième et le troisième rappel qui obéissent aux mêmes conditions que le premier rappel, sauf que :

  • Le rappel précédent doit avoir été imprimé.
  • Le délai de paiement depuis le rappel précédent doit être écoulé.

Ces délais se règlent au même endroit que les textes des rappels .

6.4.15Les frais de rappels

Le réglage des frais de rappels est saisi dans les réglages des factures émises, onglet Rappel 1, en utilisant le bouton Régler le montant des frais de rappel :

Vous pouvez alors spécifier les frais de premier, second et troisième rappel :

Les frais de rappel étant soumis à la TVA, ils doivent être comptabilisés, suivant votre mode d’assujettissement. Ceci se définit dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux .

Ce réglage fait partie des réglages essentiels à faire dans un nouveau fichier avant de pouvoir l’utiliser réellement.

6.4.16Les encaissements par BVR

Si vous émettez des factures avec BVR, les versements de vos clients sont référencés, et votre établissement financier vous les fournit sous la forme d’un fichier informatique.

Notez que les factures QR émises par Crésus Facturation comprennent aussi un numéro de référence. Ce paragraphe concerne donc tant les anciennes factures avec BVR que les factures avec code QR introduites en 2020.

Certains prestataires livrent un logiciel de communication, d’autres demandent de passer par un portail d’e-banking. Le fichier reçu est enregistré sur votre disque, à l’emplacement prévu dans les réglages. Il suffit alors de lancer la procédure décrite ici pour que les encaissements soient automatiquement affectés aux factures.

Dans la base des factures émises, après avoir enregistré le fichier sur le disque, cliquez l’icône , ou utilisez la commande Fichier > Lecture du fichier BVR.

Si le logiciel trouve le fichier, il affiche son contenu sous cette forme :

Le système analyse les factures impactées et affiche le solde dû, le montant reçu et le ratio de l’encaissement.

Une ligne noire montre un encaissement normal, qui couvre en partie ou en totalité le solde dû. Le mécanisme propose automatiquement d’enregistrer l’encaissement dans la facture concernée.

Une ligne orange signale que le mécanisme a détecté 2 encaissements identiques dans le même lot. Le système ne propose pas de traitement automatique pour le doublon.

Une ligne rouge attire votre attention sur un cas spécial. Le logiciel ne propose pas de traitement automatique. Dans l’exemple ci-dessus, la dernière ligne contient un montant plus élevé que le montant dû.

Les cas les plus fréquemment rencontrés sont :

  • Une facture payée deux fois avec le même bulletin de versement.
  • Un montant trop élevé.
  • Un versement sur une facture inexistante (le client a « bricolé » le numéro de référence qui n’a dès lors plus de sens, ou utilisé un BVR émis par une autre application).

Si toutes les lignes sont rouges, c’est probablement dû au fait que vous êtes en train de traiter un fichier pour la 2ème fois.

Les coches déterminent ce qui se passe quand vous cliquez OK.

  • Une ligne non cochée ne sera pas traitée et sera à nouveau proposée lors du prochain lancement de l’opération.
  • Une coche dans Réglé indique que la facture sera considérée comme acquittée par cet encaissement, en fonction des conditions que vous avez définies dans les réglages.
  • Une coche dans Action indique que l’encaissement sera inscrit dans la facture correspondante.
  • Une coche dans Eliminer sert à ignorer l’encaissement et à le retirer de la liste. Un encaissement éliminé peut être remis en traitement : consultez le manuel Crésus Banking, en particulier ce chapitre.

Dans certains cas exceptionnels, il peut s’avérer nécessaire d’ignorer un encaissement. Il suffit alors de cocher ou de décocher à la main les lignes concernées avant de valider le dialogue.

L’Identificateur, que vous pouvez modifier selon vos besoins, est enregistré sur chaque ligne du tableau des encaissements dans les factures concernées et permettra de retrouver tous les encaissements d’un fichier BVR.

L’option Extrait les fiches selon l’identificateur crée automatiquement un accès qui présente l’ensemble des factures touchées par ces encaissements, dès que les indications ont été portées par le logiciel sur les fiches concernées.

La partie inférieure du dialogue présente diverses informations telles que le nombre de paiements, le nombre d’erreurs, le montant total encaissé et le montant des taxes postales qui seront débitées pour les montants reçus (notamment lorsque le client va payer au guichet).

Fonctionnement des boutons

Il est possible d’Exporter ce fichier pour le reprendre avec un autre logiciel, l’imprimer…
 Le bouton Copier reprend les mêmes informations dans le presse-papiers, pour pouvoir les coller dans un autre logiciel.
Si vous cliquez sur l’une des lignes puis sur le bouton Info, vous obtenez des informations détaillées sur le versement, utiles notamment si vous souhaitez effectuer des recherches auprès de PostFinance ou de votre banque.

 

6.4.17Les encaissements par BVR

Si vous émettez des factures avec BVR et code QR, les versements de vos clients sont référencés, et votre établissement financier vous les fournit sous la forme d’un fichier informatique au format V11 ou camt.054.

Certains prestataires livrent un logiciel de communication, d’autres demandent de passer par un portail d’e-banking. Le fichier reçu est enregistré sur votre disque, à l’emplacement prévu dans les réglages. Il vous suffit alors de lancer la procédure décrite ici pour que les encaissements soient automatiquement affectés aux factures.

Après avoir enregistré le fichier sur le disque, cliquez sur l’icône ou utilisez la commande Fichier−Lecture du fichier BVR.

Si le logiciel trouve le fichier, il affiche son contenu sous cette forme :

Souvent, il vous suffit de valider le dialogue pour que tous les versements soient enregistrés dans les fiches correspondant aux factures concernées. Les options à cocher vous permettent de déterminer quelles sont les opérations qui s’effectuent quand vous cliquez sur OK.

  • Si l’option Réglé est cochée, la facture sera considérée comme acquittée par le versement, conformément aux conditions que vous avez définies dans les réglages.
  • Si l’option Action est cochée, le versement sera inscrit dans la fiche facture correspondante.

Une ligne rouge attire votre attention sur un cas particulier : dans l’exemple ci-dessus, la 2ème ligne contient un montant plus élevé que le montant dû.

Les cas les plus fréquemment rencontrés sont :

  • Une facture payée deux fois avec le même bulletin de versement.
  • Un montant trop élevé.
  • Un versement qui ne correspond à aucune facture (le client a modifié le numéro de référence qui n’a dès lors plus de sens, ou utilisé un BVR émis par une autre application).

En double-cliquant sur la ligne rouge, vous pouvez modifier les options qui correspondent aux colonnes Réglé et Action, pour autant que le numéro de facture existe.

Si toutes les lignes sont rouges, c’est probablement parce que vous êtes en train de traiter un fichier pour la 2ème fois. Dans ce cas, le logiciel enlève automatiquement toutes les coches.

Dans certains cas exceptionnels, il peut s’avérer nécessaire d’ignorer un versement (par exemple lorsque le montant est nul). Il vous suffit alors de cocher ou de décocher à la main les lignes concernées avant de valider le dialogue.

En cochant Extrait les fiches selon l’identificateur, vous créez automatiquement un accès Extraction. Dès que les indications de paiement ont été intégrées dans les fiches concernées par le logiciel, Extraction présente l’ensemble des factures concernées par ces versements.

La partie inférieure du dialogue vous fournit diverses informations telles que le nombre de paiements, le nombre d’erreurs, le montant total encaissé et le montant des taxes postales qui seront débitées pour les montants reçus (notamment lorsque le client va payer au guichet).

Vous pouvez modifier l’Identificateur selon vos besoins. Il est enregistré pour chaque ligne de paiement dans les factures concernées et vous permet de retrouver tous les versements d’un fichier BVR.

Il vous est possible d’Exporter ce fichier pour l’utiliser dans un autre logiciel ou l’imprimer par exemple.

Le bouton Copier vous permet de copier des informations dans le presse-papier pour les coller ensuite dans un autre logiciel

Si vous cliquez sur l’une des lignes puis sur le bouton Info, vous obtenez des informations détaillées sur le versement, utiles notamment si vous souhaitez effectuer des recherches auprès de PostFinance ou de votre banque.

6.4.18Les encaissements excédentaires

Il arrive qu’un client paie un montant supérieur au montant de la facture, que ce soit exprès ou non. Il se peut également que son versement ait été fait sur la mauvaise facture en utilisant le BVR/code QR d’une autre facture.

Dans ces cas, vous pouvez :

  • Enregistrer l’opération et passer un escompte négatif comme décrit au § Les encaissements, acquittements et escomptes, ce qui acquitte la facture, puis traiter le remboursement en comptabilité.
  • Enregistrer l’opération et imputer l’escompte à un autre compte comme décrit au § Les encaissements, acquittements et escomptes, ce qui acquitte la facture.
  • Enregistrer l’opération et ne pas escompter le solde – la facture n’est pas acquittée – puis enregistrer une nouvelle opération lorsque le remboursement a été effectué, ce qui acquitte la facture.
  • Enregistrer l’opération et générer une note de crédit selon la méthode ci-dessous.

Cette méthode nécessite un compte de passage (habituellement le 9900 Ecritures de regroupement) et un compte du bilan (habituellement le compte d’actif 1105 Notes de crédit émises, parfois le compte de passif 2005 Notes de crédit émises).
Il faut également créer un article spécifique, libellé par exemple Note de crédit ou Remboursement, dont le compte de vente est le compte de passage ci-dessus. Il ne faut pas affecter de code TVA à cet article.

L’encaissement concerne une facture non acquittée
  1. Dans l’onglet Finances de la facture
  • Cliquez sur Enregistrer une opération
  • Utilisez l’option Enregistrer un encaissement, saisissez le montant, la date et le compte de liquidité concernés. Il ne faut pas encore acquitter la facture.

Un dialogue vous demande ce que vous voulez faire

 

Rembourser tout ou partie de l’excédent
  • Annulez. Vous reviendrez sur cette facture lorsque vous aurez remboursé le client.
  • Une fois le remboursement fait, revenez sur cette facture et cliquez à nouveau sur Enregistrer une opération.
  • Sélectionnez Rembourser tout ou partie de l’excédent.
  • Saisissez la date du remboursement, son montant avec le signe « – » et le compte à utiliser.
  • Si vous n’avez pas remboursé la totalité, vous pouvez cocher la case Conserver l’excédent. Le solde passera alors en escompte, selon les réglages définis.

 

Utiliser tout ou partie de l’excédent sur une facture ouverte du client

Crésus Facturation vous propose la liste des factures ouvertes de ce client.

Vous pouvez choisir la fiche sur laquelle l’excédent doit être porté.

Si le montant à rembourser est supérieur au montant dû sur une autre facture, cette dernière est acquittée, avec un message d’information :

Vous pourrez alors utiliser cet excédent sur une autre facture.

Si le montant restant est inférieur au solde dû d’une autre facture, vous pouvez tout de même l’utiliser :

 

Créer une note de crédit correspondant à l’excédent
  • Le montant de la facture doit être négatif, ce qui donnera une note de crédit.
  • La ligne avec l’article spécial ne doit pas avoir de code TVA.
  • Le compte à débiter de la note de crédit doit être le compte Notes de crédit émises ci-dessus

Cette note de crédit sera utilisée en règlement d’une facture comme expliqué au §6.4.21 Les notes de crédit ou pourra être remboursée au client.

L’encaissement concerne une facture acquittée

Lorsqu’un client effectue un versement sur une facture acquittée, vous pouvez utiliser le bouton Enregistrer un encaissement pour y enregistrer le mouvement, puis utiliser à nouveau le bouton Enregistrer un encaissement pour passer le remboursement au compte de liquidité ou l’imputer au compte de passage. Il faut saisir un montant négatif. Si nécessaire, créez une note de crédit comme ci-dessus.

Si le versement excédentaire du client a été fait en utilisant un BVR/code QR, le mécanisme signale le dépassement par une ligne rouge et par défaut ne propose pas de l’encaisser, mais vous pouvez forcer l’action comme décrit au §6.4.17 Les encaissements par BVR. L’encaissement est enregistré dans le tableau des mouvements de l’onglet Finances de la facture. L’excédent peut alors être traité manuellement selon que la facture a été acquittée ou non, comme décrit ci-dessus.

6.4.19Les étapes comptables

Deux méthodes de comptabilisation existent :

  • La comptabilisation selon les contre-prestations convenues.
  • La comptabilisation selon les contre-prestations reçues.

La méthode doit être définie dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux  avant de travailler réellement dans votre fichier (§ Crésus Facturation). Elle s’applique aussi bien aux factures émises qu’aux factures reçues.

La loi sur la TVA définit la contre-prestation comme étant « […] tout ce que le destinataire, ou un tiers à sa place, dépense en contrepartie de la livraison de biens ou de la prestation de services. La contre-prestation comprend également la couverture de tous les frais, même si ceux-ci sont facturés séparément. »

Contre-prestations convenues

Si vous travaillez selon les contre-prestations convenues, le montant total de la facture est comptabilisé à la date d’émission de la facture, dans le compte débiteur du client, et le détail des lignes de la facture est comptabilisé dans le compte de produit de chaque article ou prestation.

Chaque encaissement est passé en diminution du compte débiteur. Un escompte éventuel sera imputé à un compte général ou ventilé dans les comptes de produit, selon le réglage défini dans l’onglet Comptabilisation des Réglages généraux.

Contre-prestations reçues

Si vous travaillez selon les contre-prestations reçues, il n’y a ni notion de débiteur, ni d’escompte : seuls les encaissements effectifs sont imputés au compte de produit de chaque ligne de facture. Les montants reçus sont ventilés dans les comptes de produit au prorata du montant de chaque position de la facture et du total facturé.

 

6.4.20Imprimer une facture pro forma

Une facture pro forma n’est pas une facture véritable, mais un justificatif de la valeur de la marchandise transportée. C’est pourquoi la facture pro forma ne fait pas partie du processus complet allant de l’offre à la facture, et que l’impression n’est pas proposée dans l’icône de visualisation ou d’impression rapide.

Pour visualiser ou imprimer une facture pro forma, cliquez le bouton Afficher une étape à choix ou l’icône d’impression  dans la zone Fiche courante du volet latéral du document :

Sélectionnez l’option Facture pro forma.

À moins que vous n’ayez forcé une date dans l’onglet Contact, Livraison, État de la facture, la date du jour sera mémorisée comme date d’impression.

6.4.21Les notes de crédit

En cas de retour de marchandise, de modification d’un montant facturé après l’envoi d’une facture, ou encore si vous devez rendre un montant à votre client, il peut s’avérer nécessaire d’émettre une note de crédit.

Crésus considère qu’une facture dont le montant total est négatif est une note de crédit; il suffit donc de créer une facture négative.

Une note de crédit peut :

  • Réduire le montant dû par votre client.
  • Annuler complètement une facture non payée.

La comptabilisation des notes de crédit nécessite :
un compte du bilan pour les notes de crédit émises, qui peut être une compte d’actif utilisé en négatif, habituellement le 1105 Notes de crédit émises, ou un compte de passif.
un compte de passage, habituellement le 9900 Ecritures de regroupement. Ce compte de passage doit être défini dans l’onglet Comptes et TVA des réglages du fichier facturation

Réduire le montant dû par un client

Si vous voulez créer une note de crédit pour une partie seulement d’une facture ou un montant quelconque, cliquez sur Créer un nouveau document dans le volet latéral et créez une facture de la manière habituelle, en vous assurant que le total facturé soit négatif : il faut saisir les prestations ou les articles concernés avec des quantités négatives, de cette manière, les articles sont entrés dans le stock. Dès le moment où le total de votre document est négatif, il est considéré comme une note de crédit.

Il peut s’avérer utile d’avoir une fiche article spéciale imputée à un compte de produits pour créer les notes de crédit.

Annuler complètement une facture
  • Sélectionnez la facture à annuler.
  • Dans le volet latéral, cliquez le bouton Créer un nouveau document et sélectionnez l’option Note de crédit basée sur cette facture.

  • Le dialogue vous demande le motif et la date d’établissement de la note de crédit :

  • Validez le dialogue.
  • Crésus crée un nouveau document pour ce client, reprenant les mêmes articles que la facture originale, mais toutes les quantités sont négatives. Ainsi, pour la gestion du stock des articles, les quantités en stock seront également corrigées.
  • Dans l’onglet Finances de la note de crédit, prenez soin de préciser que le compte à débiter est le compte Notes de crédit émises  au bilan de votre plan comptable.

Dans l’onglet Résumé de la note de crédit, le Concerne signale qu’elle est liée à une facture :

Dans l’onglet Résumé de la facture liée, le Concerne mentionne le lien avec la note de crédit :

Vous pouvez passer d’un document à l’autre en cliquant le bouton Aller à. À ce stade, les deux documents conservent le statut impayé.

Si la note de crédit a été créée par erreur, vous ne pouvez pas la supprimer sans autre, car elle est liée à une facture.

Pour la supprimer, vous devrez d’abord rompre cette liaison, en cliquant l’icône . Ensuite seulement vous pourrez la supprimer.

Dans la facture qui a donné lieu à la création de la note de crédit, le texte de la rubrique Concerne restera « Annulé par la note de crédit N° x », alors que cette note de crédit n’existe plus ! Il faudra donc débloquer la facture pour supprimer ce texte (§6.4.7 Modifier une facture)

Utiliser une note de crédit pour régler une facture

Une note de crédit peut être utilisée comme moyen d’encaissement dans une facture émise :

  • Passez dans l’onglet Finances de la facture.
  • Cliquez le bouton Enregistrer une opération.

  • Sélectionnez l’option Utiliser une note de crédit, précisez la date de l’opération. Vérifiez que le compte débiteur à utiliser soit le même que celui spécifié plus haut (habituellement le 1105) et cliquez OK.

  • Le dialogue vous donne diverses indications et affiche la liste des notes de crédit encore ouvertes pour ce client. Dans notre exemple, il n’y en a qu’une.
  • Indiquez par quel compte débiteur passer ce règlement, puis cliquez OK Le mécanisme indique si la facture et/ou la note de crédit présente encore un solde ou a été acquittée :
  • Si le solde de la note de crédit est identique au solde de la facture, les 2 documents seront acquittés

  • Si le solde dû de la facture à acquitter est supérieur au solde de la note de crédit, la facture reste ouverte pour le solde dû, et la note de crédit est acquittée

  • Si le solde dû de la facture est inférieur au montant de la note de crédit, la facture est acquittée, et la note de crédit reste ouverte avec le solde disponible

Enregistrer un remboursement à un client

Si vous devez retourner un montant déjà encaissé, procédez comme expliqué aux paragraphes précédents pour créer une facture dont le total dû est négatif. Vous pouvez conserver cette note de crédit dans les factures ouvertes et l’utiliser plus tard comme paiement d’une nouvelle facture, selon la méthode décrite précédemment.

Si le montant de la note de crédit est effectivement remboursé au client, traitez le versement en utilisant le bouton Enregistrer une opération décrit au § Les encaissements, acquittements et escomptes.

Si vous utilisez l’icône Créer un nouveau document pour le client du volet latéral dans la base des clients, Crésus signale si le client a une note de crédit ouverte à son nom.

6.4.22Les statistiques de la base des factures émises

Dans le volet latéral, le bouton Rapports et états donne accès aux statistiques (les statistiques clients sont décrites au §6.3.7 Les statistiques de la base des clients).

Le rapport Suivi des encaissements sert à afficher l’ensemble des montants payés par les clients, que ce soit par BVR ou d’autres moyens. Il peut être établi entre 2 dates :

  • Les versements BVR reçus affiche uniquement les montants enregistrés avec un identificateur. Le classement est fait sur la base de l’identificateur.
  • Tous les versements reçus affiche tous les montants, qu’ils aient un identificateur ou non, classés par date.
  • Tous les versements reçus (par code BVR) affiche les mêmes montants, mais classés selon l’identificateur enregistré.

Le rapport Evolution des documents affiche un tableau montrant l’état actuel, les dates des diverses étapes et l’état du suivi financier de tous les documents de l’accès courant.

6.4.23Le volet latéral de la base des factures émises

Zone Base fact émises

L’icône  apparaît si vous avez défini un dossier pour les documents liés aux factures émises; l’icône ouvre alors le dossier correspondant (§6.4.25 Les réglages de la base des factures émises).

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques liées aux factures (§6.4.21 Les notes de crédit).

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§ Crésus Facturation).

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou d’imprimer les documents à imprimer, les rappels 1, 2 ou 3 et la liste des factures ouvertes.

Rappel : les accès montrent un sous-ensemble de fiches correspondant à un classement associé à un critère d’extraction.

Ces boutons activent rapidement les accès montrant les documents :

  • Par numéro de pièce (1..9).
  • Par ordre alphabétique des clients (A..Z).
  • Les factures ouvertes (Ouvert).
  • Les rappels 1, 2 ou 3 à imprimer (R1 à R3).
  • Les factures non acquittées malgré 3 rappels (R4).

Sous chaque bouton apparaît le nombre de factures concernées.

L’icône  propose un choix des accès les plus utiles de la base.

La zone Fiche courante

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour créer une nouvelle fiche pour le client sélectionné, ou un autre client.

Cliquez le bouton Extraire les documents du client pour afficher tous les documents du client de la fiche courante.

Cliquez l’icône  pour accéder directement à la fiche du client de la facture courante.

Le bouton Afficher ce document ou l’icône d’impression  associée lancent la visualisation ou l’impression du document dans son état actuel. Dans le cas d’une facture échue, ils proposent le rappel ou la facture originale.

Utilisez le bouton Afficher une étape à choix ou l’icône d’impression  associée pour visualiser ou imprimer n’importe quelle étape du document sélectionné. C’est également ces fonctions qu’il faut utiliser pour imprimer une facture pro forma (§6.4.20 Imprimer une facture pro forma).

Si vous avez acquis l’extension qui permet d’imprimer des mensualités, ces boutons impriment directement le nombre de bulletins de versement demandés.Si vous avez acquis l’extension qui permet de créer automatiquement des factures résumant des bulletins de livraison imprimés, ces boutons imprimeront la facture spéciale avec date et numéro de chaque bulletin sur la facture, avec ou sans BVR, selon votre réglage.

6.4.24La liste de gauche

La colonne Etat de la liste de gauche reflète l’état actuel des fiches :

Liste des abréviations :

  • 0 : Offre
  • Cc : Confirmation de commande
  • L : Bulletin de livraison
  • F : Facture
  • N : Note de crédit
  • _ : L’étape actuelle du document a été imprimée
  • r[n] : Le rappel 1, 2 ou 3 a été imprimé
  • X : Facture acquittée
  • c : La facture est partiellement comptabilisée (débiteur, encaissements)
  • C : la facture est entièrement comptabilisée (débiteur, encaissements, escompte éventuel)

Dans l’exemple ci-dessus :

  • l’offre 2001 n’a pas été imprimée, l’offre 2002 l’a été.
  • la confirmation de commande 2003 et le bulletin de livraison 2004 ont été imprimés
  • la facture 2005 n’a pas été imprimée, elle ne passera pas en comptabilité
  • la facture 2006 est partiellement comptabilisée
  • la facture 2007 est acquittée et comptabilisée en totalité
  • la note de crédit 2008 a été traitée en totalité
  • la facture 2009 a été imprimée, mais pas encore comptabilisée
  • les rappels 1, 2 et 3 ont été émis pour la facture 2010

 

6.4.25Les réglages de la base des factures émises

L’écran des Réglages des factures émises propose plusieurs onglets pour définir divers comportements par défaut.

Onglet Réglage factures

Vous pouvez remplacer le terme de Devis par Offre ou un autre terme de votre choix :

Définissez quel type de document Crésus doit créer lorsque vous cliquez le bouton Créer un nouveau document du volet latéral de la base des clients ou des factures émises :

Si le document créé est une facture, il est encore possible de préciser le genre de facture dont il s’agit :

Cette information viendra s’imprimer dans le titre des documents produits. Il est même possible de taper un texte qui n’apparaît pas dans cette liste.

Ce statut peut être changé soit lors de la création de la fiche, soit à n’importe quel moment, en utilisant la liste déroulante dans l’onglet Facture du document.

A la création d’une nouvelle facture, Crésus met un délai de paiement basé sur le Délai de paiement par défaut :

Vous avez le choix de mode d’arrondi appliqué par le calcul des montants de chaque ligne de facture, respectivement du total de la facture :

Si vous traitez des heures, il faut définir si vous les saisissez en 1/100e d’heure (1/2 heure est représentée par 0.50) ou en minutes (1/2 heure est représentée par 0.3 ou 0.30) :

Lorsque vous saisissez un encaissement directement dans le tableau des paiements de l’onglet Finances, Crésus propose le compte défini ici sous Encaissement manuel par défaut.

Le bouton Régler les frais sert à définir les montants des frais associés aux boutons Normaux et Spéciaux dans la saisie des factures.

Crésus offre la possibilité de saisir des notes de crédit liées aux factures. Utilisez le bouton Régler le compte pour définir le n° de compte d’attente (débiteur) où doit passer la note de crédit.

Le nom de l’accès courant peut être imprimé ou non dans l’en-tête des listes et documents produits :

Le Code affaire est un champ qu’on peut choisir d’utiliser ou non lors de la saisie des factures :

Il s’affiche dans l’onglet Résumé et peut être utilisé pour faire des recherches ou des extractions.

Le bouton Changer le prochain numéro de fiche créée sert à définir le numéro que portera la prochaine nouvelle facture client.

La fonction Créer un dossier pour documents liés… permet de définir un dossier auquel vous pouvez accéder depuis le volet latéral de la base des factures. Une fois le dossier défini, Crésus affiche ceci :

Dans la base des factures, cliquez sur l’icône  dans le volet latéral pour ouvrir le dossier.

Onglet Impressions

Les mécanismes d’impression depuis le volet latéral des factures se basent sur le nom des présentations définies ici pour produire automatiquement des documents sans poser la question du modèle à utiliser.

Les présentations du modèle sont présentées dans les listes déroulantes. Si vous avez créé des présentations personnelles, vous pouvez également les lier à l’impression, mais il faut entrer manuellement le nom de la présentation dans le champ adéquat.

Le Nombre de doc. permet de spécifier s’il doit y avoir un 2ème ou un 3ème document imprimé automatiquement avec le 1er.

Les présentations avec bulletins de versement, que ce soit avec BVR ou avec BV rouges, sont prévues pour des papiers de grandeur A4 standard comprenant le BVR ou BV rouge imprimé sur le bas de la facture. C’est le document le plus pratique qui est adapté à tous les genres d’imprimantes.

Les papiers BVR vierges sont fournis par les instituts financiers, ou peuvent se trouver dans les imprimeries.

Il y a 2 formulaires BVR. Nous vous recommandons le type 609, avec des petits carrés pour indiquer chaque chiffre du montant. Il est adapté aux BVR avec ou sans montant pré-imprimé, tandis que l’autre, qui ne contient que 2 rectangles pour y indiquer les montants, n’est adapté qu’au BVR avec montants pré-imprimé.

L’application propose 3 formes différentes pour l’impression du corps des documents :

En mode Normal, votre facture se présentera de manière tout à fait ordinaire, les montants le uns sous les autres :

En mode Avec sous-totaux, vous pouvez subdiviser les différentes parties de votre facture :

Pour obtenir cette présentation, Crésus imprime automatiquement le total des lignes précédentes chaque fois qu’il rencontre le mot Total dans le libellé de la ligne.

En mode Avec codes, le code d’article vient se mettre en début de ligne :

En modifiant le choix des Lignes autour des articles, vous pouvez agir sur l’aspect des documents :

Par exemple, obtenir des factures dont le corps n’a pas de cadres :

Le concept des présentations modèles dans Crésus vous permet de créer votre propre mise en page pour le corps de vos factures, en dupliquant la présentation partielle Impression Tableau Perso existante pour créer une présentation personnalisée avec le même nom, qui se substituera à la présentation modèle. Les outils pour la création et la modification des présentations ne sont pas décrits dans ce manuel. Pour tout renseignement, veuillez contacter notre assistance technique.

Chacun des boutons de personnalisation des textes donne l’information concernant le texte qui sera modifié :

Le code TVA peut figurer sur chaque ligne des factures, et le pied de facture peut mentionner les sous-totaux par taux de TVA.

Cliquez le bouton pour afficher ce dialogue et faites votre choix :

Sélectionnez la présentation et le nombre de doubles pour chacun des types de documents :

Vous avez la possibilité de créer vos propres présentations, mais elles n’apparaîtront pas dans les listes déroulantes. Il faut donc taper leur nom dans les champs concernés, en respectant scrupuleusement l’orthographe.

Il reste à spécifier sur quel papier il faut imprimer les rappels :

…ainsi que le comportement des dates automatiques pour respecter les week-ends :

Onglets Rappel 1, 2 et 3

Le montant des frais de rappel standards est déterminé en cliquant le bouton Régler le montant des frais de rappel :

Les montants entrés ne sont pas cumulatifs, ils constituent le montant total de frais de rappel dus. Au 2ème rappel, le total des frais de rappel se monte ici à 20.– et au 3ème rappel à 50.–

Avant de pouvoir travailler en mode définitif, vous devez définir le mode de comptabilisation des frais de rappel dans les réglages généraux essentiels (§ Crésus Facturation).

Le délai d’attente avant chaque rappel est défini séparément pour les 3 rappels.

Il s’agit du nombre de jours entre l’étape courante et la suivante, soit le nombre de jours entre l’échéance de la facture et l’envoi du 1er rappel, le nombre de jours entre l’envoi du 1er rappel et l’envoi du 2ème rappel, etc.

L’aspect des rappels imprimés est défini par les présentations fournies avec le modèle. Vous pouvez toutefois modifier les textes de ces rappels. Le bouton Régler les titres et les noms des rappels ouvre un dialogue pour définir le libellé du document et la formulation de l’adresse au client pour chaque rappel :

Chaque formulaire de rappel comporte 3 zones de texte dont vous pouvez définir le contenu, grâce au mécanisme de substitution qui intègre dans le texte imprimé des éléments lus dans la facture, à la manière d’un publipostage.

Par exemple, pour imprimer la phrase…

Notre facture 14217 du 15.02.2013 est impayée.

…il faut paramétrer le texte de la façon suivante :

Notre facture %NUMERO% du %DATEFACTURE% est impayée.

A l’impression, Crésus remplace %NUMERO% par le numéro de la facture, et %DATEFACTURE% par la date de la facture.

Les codes de substitution à disposition sont affichés dans l’onglet Rappel 1, 2 ou 3.

Onglet Textes

Définissez ici les éléments de texte propres à chaque type de document.

La signature figure au bas des rappels et relevés de comptes :

Pour les devis, vous pouvez régler la mention de la durée de validité de l’offre, ainsi que le contenu des salutations en bas de page :

Dans ce texte, la substitution peut se faire sur %DUREE%.

Pour les confirmations de commande et les bulletins de livraison, c’est le texte de pied de page qui est paramétrable :

En ce qui concerne les factures, le paramétrage des salutations et des conditions de paiement est évident :

Le pied de facture inclut la mention du total avant frais de port et TVA.

En modifiant le champ Complément de ‘Total’, vous pouvez agir sur le libellé qui figure dans la facture. Le contenu inséré ici vient s’ajouter au mot Total (par exemple Total net HT).

Le Texte du bas figure au pied du document. Il peut être séparé du reste par une ligne.

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