Crésus Faktura

Die Datenbank der Rechnungen enthält alle an die Lieferungen und Verkäufe an den Kunden gebundenen Dokumente: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen.

Von ihrem Grundkonzept her bewahrt die Software nur ein Dokument auf, das von einem Status zum anderen wechselt: Ein Angebot wird zur Auftragsbestätigung, die wiederum zum Lieferschein und schliesslich zur Rechnung wird.

Es ist nicht nötig, alle vier Etappen zu durchlaufen, man kann auch direkt einen Lieferschein oder eine Rechnung ausstellen.

Sie können das Dokument in jeder Etappe ausser nach dem Ausdruck der Rechnung ändern.

Crésus Faktura speichert den Änderungsverlauf nicht. Wollen Sie den Änderungsverlauf der verschiedenen Versionen eines Dokuments verfolgen, muss man es ausdrucken oder im PDF-Format im Ordner des Kunden speichern.

Diese Registerkarte zeigt eine Zusammenfassung der Rechnung.

Klicken Sie auf dieses Symbol, um in Google Maps die Adresse des Lieferanten anzuzeigen.

Dieses Symbol zeigt einige Informationen über den Lieferanten/Kreditor des aktuellen Dokuments an.

Mit einem Klick auf das Symbol neben der Adresse wird die Adresse des Kunden in die Zwischenablage des Systems kopiert.

Anschliessend können Sie die Adresse in eine andere Anwendung einfügen.

Mit der Schaltfläche Angebundene Datei erstellen Sie eine Verbindung zu einem auf der Festplatte gespeicherten Beleg. Ist eine angebundene Datei vorhanden, wird mit der Schaltfläche Öffnen die nötige Anwendung gestartet und das Dokument geöffnet.

Der bei einem Klick auf die Schaltfläche standardmässig geöffnete Ordner wird in den Einstellungen für die Rechnungen definiert.

Mit der Schaltfläche Rechnungsbetrag eingeben können sie den gesamten Rechnungsbetrag eingeben oder ändern.

Wenn sie Bestellungen und Warenlieferungen bearbeiten oder detaillierte Rechnungen eingeben, müssen die verschiedenen Rechnungspositionen sowie die Versandkosten hier eingegeben werden.

Mit der Schaltfläche Rechnungsbetrag eingeben können Sie den effektiven Rechnungsbetrag erfassen, wenn er nicht mit dem berechneten Total übereinstimmt. Haben Sie selbst ein Total eingegeben, erscheint neben dem Betrag der Vermerk «(festgesetzt)». Klicken Sie nochmals auf die Schaltfläche, um zum berechneten Total zurückzukehren.

Diese Registerkarte wird in § 7.8.6 dieses Handbuchs beschrieben.

Entspricht die Zahlung einer Rechnung nicht genau dem in Rechnung gestellten Betrag (weil der Kunde zu viel oder zu wenig gezahlt hat) und möchten Sie die Rechnung dennoch als bezahlt betrachten, wird die Differenz als Skonto betrachtet.

Im folgenden Beispiel beläuft sich der Rechnungsbetrag auf 1’620.– und der Kunde hat uns nur 1’600.– bezahlt. Wir sind bereit, die Rechnung als bezahlt zu betrachten, weshalb der Fehlbetrag als Skonto verbucht wird.

Der Mechanismus ist derselbe, wenn uns der Kunde zu viel bezahlt hat.

Verteilung des Skontos^[1]

Wenn Sie eine Rechnung ausbuchen, wird der ausgebuchte Betrag je nach den vorgenommenen Basiseinstellungen entweder auf einem allgemeinen Konto «Skonti» verbucht oder auf die verschiedenen Ertragskonten verteilt, um sie mit dem gewährten Skonto zu korrigieren.

Hier haben wir zwei Artikel verkauft (im Verhältnis ein Drittel / zwei Drittel), die wir auf zwei separaten Konten verbuchen:

Der Kunde hat uns nur 1’600.– bezahlt und wir buchen den Saldo von 20.– aus.

In den Allgemeinen Einstellungen haben wir vorbestimmt, dass die Skonti verteilt werden sollen:

Wir sehen hier, dass der Skonto von 20.– den beiden ursprünglichen Ertragskonten (3200 und 3600) im Verhältnis zum Verkaufspreis belastet (⅓– ⅔) und der Verkaufspreis entsprechend korrigiert wurde.

Wenn wir vorbestimmt haben, dass die Skonti auf einem Konto für gewährte Skonti zusammenfasst werden sollen, erhalten wir folgende Buchungen:

Der gewährte Skonto wird so insgesamt dem entsprechenden Sollkonto (3900) belastet.

1. Gilt nur bei einer Verbuchung mit der Crésus Finanzbuchhaltung. ↑

Die hier erfasste vorrangige Fakturierungs- oder Lieferadresse erscheint anstelle der im Kundendatensatz einer Rechnung bzw. eines Lieferscheins gespeicherten Hauptadresse.

Mit der Schaltfläche Lieferadresse auswählen kann eine der in der Registerkarte Lieferung des Kundendatensatzes gespeicherten Adressen ausgewählt werden.

In jeder Rechnung kann zur Information auf eine Kontaktperson des Kundendatensatzes verwiesen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kontaktperson auswählen, um die Liste der Kontakte anzuzeigen und eine Auswahl zu treffen.

Unter Ausdruck erscheint eine Übersicht über den Ausdruck der verschiedenen Etappen des Dokuments.

Die Daten werden automatisch mit dem Druckdatum ergänzt und der Druckstatus wird auf Gedruckt gestellt, wenn man die Frage, ob alle Datensätze korrekt ausgedruckt wurden, mit Ja beantwortet. Vor dem Ausdruck des Dokuments kann ein Druckdatum eingegeben werden, um das Dokumentdatum vorzuschreiben.

Die Umstellung des Druckstatus von Hand ist zwar möglich, wird aber nicht empfohlen. Es ist vorzuziehen, das Dokument wirklich auszudrucken.

Der Druckstatus ändert sich in folgenden Fällen, wenn man Ja geantwortet hat:

Der Status ändert sich mit dem Ausdruck des Dokuments in

Voranschlag Voranschlag – Angebot

Bestätig. Auftragsbestätigung

Lieferschein Lieferschein 

Rechnung  Alle Rechnungsdokumente, roter ES, ESR

Mahnung 1 Alle Dokumente Mahnungen 1

Mahnung 2 Alle Dokumente Mahnungen 2

Mahnung 3 Alle Dokumente Mahnungen 3

Eine erhaltene Rechnung kann geändert werden, solange sie weder beglichen noch verbucht wurde.

Verwenden Sie wenn nötig die oben beschriebenen Funktionen Begleichung stornieren oder Verbuchung stornieren.

Alle Dokumente können mit verschiedenen Vorlagen ausgedruckt werden. Die Standardvorlagen für jeden Schritt werden in den Einstellungen für die Rechnungen vorgegeben.

Jeder Schritt kann vor dem Ausdruck am Bildschirm angezeigt oder direkt ausgedruckt werden.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau für dieses Dokument im Bereich Aktueller Datensatz in der Klappe.
• Crésus zeigt das Ergebnis am Bildschirm an.

Die schraffierten Bereiche stellen die Logos dar, die in die gedruckten Dokumente eingefügt werden können. Diese Logos werden in den Allgemeinen Einstellungen oder über definiert.

• Schliessen Sie die Druckvorschau des Angebots.
• Ist auf Ihrem Computer ein Drucker eingerichtet, drucken Sie das Angebot über die Schaltfläche  im Bereich Aktueller Datensatz in der Klappe aus.

Nachdem Sie den Druckauftrag an den Drucker geschickt haben, zeigt Crésus Faktura folgende Frage an: Wurden alle Datensätze korrekt ausgedruckt?

Wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, markiert das Programm den Datensatz als gedruckt. Er kann nun nicht mehr geändert werden.

Wenn Sie kein anderes Datum angegeben haben, wird das aktuelle Datum im Feld Angebot (Registerkarte Kontakt/Lieferadresse) eingesetzt.

In der Liste links zeigt die Spalte Status den Druckstatus ebenfalls an. Bei einem ausgedruckten Dokument wird an den Status «_» angehängt. Ein ausgedrucktes Angebot wird entsprechend mit «O_» dargestellt.

• Zeigen Sie die Rechnung an, indem Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau für dieses Dokument im Bereich Aktueller Datensatz in der Klappe klicken. Sie können sie aus der Druckvorschau heraus oder über das Symbol in der Klappe ausdrucken. Achtung: Wenn Sie eingestellt haben, dass gleichzeitig PDF-Kopien ausgedruckt werden sollen, können Sie den Druckauftrag nicht aus der Druckvorschau auslösen. Schliessen Sie die Druckvorschau und verwenden Sie das Symbol in der Klappe.

Standardmässig ist die Beispielanwendung so eingestellt, dass ESR- oder QR-Rechnungen auf A4-Papier mit abtrennbarem Zahlteil am Seitenende ausgedruckt werden. Die standardmässige Rechnungsart kann in den Einstellungen für die Rechnungen oder über vorgegeben werden. Wenn Sie Rechnungen mit ESR ausdrucken, muss die Positionierung der Codierzeile der von PostFinance oder Ihrer Bank bereitgestellten Vorlage entsprechen. Verwenden Sie in den Allgemeinen Einstellungen die Funktion Objekte verschieben in der Klappe oder das Symbol , um die Position anzupassen. Bei QR-Rechnungen ist die Positionierung nicht wichtig.

Nachdem Sie den Druckauftrag an den Drucker geschickt haben, zeigt Crésus Faktura folgende Frage an: Wurden alle Datensätze korrekt ausgedruckt? Wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, markiert das Programm die Rechnung als gedruckt (§5.4.9 Zum Ausdruck). Wenn Sie kein anderes Datum angegeben haben, wird das aktuelle Datum als Rechnungsdatum übernommen.

• Um einen anderen Status des Dokuments anzuzeigen, klicken Sie im Bereich Aktueller Datensatz in der Klappe auf die Schaltfläche Druckvorschau Schritt für Schritt.
• In der Maske werden die verschiedenen Schritte sowie das für jeden Schritt gespeicherte Druckdatum angezeigt:

• Um einen Schritt ohne Druckvorschau direkt auszudrucken, klicken Sie in der Klappe auf das Symbol neben der Schaltfläche.

Die Druckdaten der verschiedenen Dokumentschritte werden in der Registerkarte Kontakt/Lieferadresse des Datensatzes angezeigt.

Wie bereits erwähnt, kann der Ausdruck über die entsprechende Schaltfläche in der Klappe der betreffenden Rechnung ausgelöst werden. Die anderen Druckbefehle bieten weitere Optionen.

Sie können ein Dokument auch per Klick auf das Symbol in der Menüleiste des Fensters ausdrucken (F10).

Über das Symbol können Sie die Druckvorschau anzeigen.

Die Befehle Datei > Drucken oder Datei > Druckvorschau sind gleichwertig.

In diesem Beispiel drucken wir eine Rechnung aus, aber das beschriebene Vorgehen gilt für alle Dokumente.

• Rufen Sie den Befehl Datei > Drucken auf.
• Wählen Sie in der Maske eine Druckvorlage für Rechnungen aus und aktivieren Sie die Option Nur der aktuelle Datensatz:

• Das Dokument kann mit oder ohne Doppel ausgedruckt oder in der Druckvorschau angezeigt werden. Das entsprechende Kontrollkästchen kann bei Bedarf aktiviert oder deaktiviert werden.
• Klicken Sie auf OK und bestätigen Sie die Wahl des Druckers.

Bei den Schaltflächen in der Klappe werden Doppel je nach den Einstellungen für die Rechnungen oder gemäss ausgedruckt.

Nachdem Sie den Druckauftrag an den Drucker geschickt haben, zeigt Crésus Faktura erneut folgende Frage an: Wurden alle Datensätze korrekt ausgedruckt?

• Bei einem Nein geht Crésus davon aus, dass nichts unternommen wurde.
• Bestätigen Sie mit Ja und haben Sie kein anderes Datum angegeben, wird das aktuelle Datum als Druckdatum eingesetzt und gespeichert. Die Druckdaten der verschiedenen Dokumentschritte werden in der Registerkarte Kontakt/Lieferadresse des Datensatzes angezeigt.

Nachdem eine Rechnung ausgedruckt und deren korrekter Ausdruck bestätigt worden ist, wird die Rechnung gesperrt. Die fakturierten Leistungen oder der Rechnungsbetrag können nun nicht mehr geändert werden. Dabei handelt es sich um einen Schutz vor unbeabsichtigten Änderungen. Damit wird sichergestellt, dass die Rechnung in Crésus der Rechnung entspricht, die der Kunde erhalten hat. Der Datensatz kann jedoch mit der Schaltfläche Datensatz entsperren in der Klappe weiterhin freigegeben werden (§5.4.6 Eine Rechnung ändern).

Alle auszudruckenden Rechnungen – oder alle Mahnungen oder eine andere Auswahl von Datensätzen – können in einem Vorgang ausgedruckt werden. Wählen Sie dazu in der Druckmaske die Option Datensätze gemäss Zugriff aus. Die Angaben in der Bestätigungsmaske für den Ausdruck gelten für alle ausgedruckten Datensätze.

Die Schaltflächen für die Druckvorschau oder für den Ausdruck, die sich in der Klappe befinden, beziehen sich auf die Standarddokumente, die in den Einstellungen für die Rechnungen oder über geändert werden können.

Statt die Dokumente an den Drucker zu schicken, kann Crésus Faktura auch PDF-Dateien erzeugen. Der Befehl Datei > PDF-Datei erstellen öffnet die oben beschriebene Maske, mit der die Dateien an einem von Ihnen gewählten Speicherort abgespeichert werden können.

PDF-Kopien der ausgedruckten Dokumente können je nach Einstellungen in der Registerkarte Erweiterungen, Sonstiges in den Allgemeinen Einstellungen (link im Aufbau) oder über automatisch erzeugt werden.

Crésus stützt sich auf das Druckdatum der Rechnung und auf die in den Registerkarten Mahnung 1, Mahnung 2 und Mahnung 3 in den Einstellungen für die Rechnungen oder vorgegebenen Mahnfristen, um einen allfälligen Verzug bei der Bezahlung der Rechnungen festzustellen.

Es gibt drei Mahnstufen, die gegebenenfalls die in der Registerkarte Mahnung 1 der Einstellungen für die Rechnungen vorgegebenen Mahnspesen zur Folge haben.

Sie können die überfälligen Rechnungen vom Startbildschirm oder von der Klappe der Rechnungen aus mit den Schaltflächen M1, M2 oder M3 anzeigen lassen. Unter M4 finden Sie alle Rechnungen, für die bereits drei Mahnungen verschickt wurden und deren Bezahlung noch immer ausstehend ist.

Um die Mahnung einer einzelnen Rechnung anzuzeigen oder auszudrucken, wählen Sie die Rechnung aus und Klicken Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau für dieses Dokument oder auf das Symbol  im Bereich Aktueller Datensatz in der Klappe.

Ist die Rechnung fällig, schlägt Crésus vor, eine Mahnung auszudrucken. Sie können die Rechnung oder eine bereits vorhandene Mahnung auch nochmals ausdrucken lassen.

Nachdem Sie den Druckauftrag an den Drucker geschickt haben, zeigt Crésus Faktura folgende Frage an: Wurden alle Datensätze korrekt ausgedruckt? Wenn Sie diese Meldung mit Ja bestätigen, markiert das Programm die Rechnung als gedruckt (§5.4.9 Zum Ausdruck).

Crésus druckt die Mahnung mit dem aktuellen Datum aus, sofern Sie in der Registerkarte Kontakt/Lieferadresse des Datensatzes kein spezifisches Datum für die Mahnung eingegeben haben. Wenn Sie den korrekten Ausdruck bestätigen, wird das aktuelle Datum als Mahndatum gespeichert.

Alle Mahnungen ausdrucken

Um alle Mahnungen anzuzeigen oder auszudrucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau Dokumente oder das Symbol im Bereich Rechnungen in der Klappe.

Die Mahnungen werden nach der in der Registerkarte Ausdruck der Einstellungen für die Rechnungen oder vorgegebenen Dokumentart ausgedruckt.

Mit dem Zugriff Mahnung 1 nicht gedruckt können Sie die Auswahl auf diejenigen Rechnungen beschränken, für die sie eine erste Mahnung verschicken müssen. Die entsprechenden Datensätze erfüllen folgende Bedingungen:

• Es handelt sich um eine Rechnung.
• Sie wurde ausgedruckt.
• Sie ist nicht beglichen.
• Die Zahlungsfrist der Rechnung zuzüglich Anzahl Tage vor dem Versand der ersten Mahnung (gemäss allgemeinen Einstellungen) ist überschritten.

Mit der Schaltfläche M1 der Klappe werden dieselben Zugriffe angezeigt.

Nun können Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau Dokumente oder auf das Symbol für den Ausdruck aller Mahnungen bzw. auf die Schaltfläche Druckvorschau für dieses Dokument oder auf das Symbol klicken, um die Mahnungen der Reihe nach auszudrucken, was die Überprüfung der Situation jedes Schuldners ermöglicht.

Die Druckdaten der Dokumente findet man in der Registerkarte Kontakt / Lieferadresse.

Wenn Sie im Feld neben der ersten Mahnung ein Datum eingeben, erscheint dieses in Ihrem Dokument, auch wenn es in einem anderen Zeitpunkt ausgedruckt wird.

Die Mahnungstexte werden in den Einstellungen für die Rechnungen vorgegeben.

Bei der zweiten und dritten Mahnung wird gleich vorgegangen; sie unterliegen denselben Bedingungen wie die erste Mahnung, ausser:

• Die vorhergehende Mahnung muss ausgedruckt worden sein.
• Die Zahlungsfrist seit der vorhergehenden Mahnung muss abgelaufen sein.

Diese Fristen werden am gleichen Ort eingestellt wie die Mahnungstexte.

Die Einstellung der Mahnspesen erfolgt in den Einstellungen für die Rechnungen, Registerkarte Mahnung 1, mit der Schaltfläche Mahnspesen einstellen:

Hier können Sie die Mahnspesen der ersten, zweiten und dritten Mahnung angeben:

Da die Mahnspesen der MWST unterstellt sind, müssen sie entsprechend der Art Ihrer Unterstellung verbucht werden. Sie wird in der Registerkarte Verbuchung der Allgemeinen Einstellungen definiert.

Diese Einstellung erfolgt ausgehend von den unerlässlichen Einstellungen, die in einer neuen Datei vorzunehmen sind, bevor sie wirklich verwendet werden kann.

Die Software bietet die Möglichkeit, Rechnungen mit orangem Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) auszudrucken.

Um diese Möglichkeit nutzen zu können, müssen Sie bei Ihrem Finanzinstitut eine ESR-Teilnehmernummer beantragen.

Wenn Sie für dieses System angemeldet sind und Ihr Kunde eine Rechnung bezahlt, wird die Referenznummer des Einzahlungsscheins von der Bank oder von PostFinance registriert. Die Zahlungen können so automatisiert verarbeitet werden: Sofern die ESR von Ihrer Fakturierungsdatei korrekt erstellt wurden, brauchen Sie nur die von Ihrem Finanzinstitut gelieferte Datei herunterzuladen, um die eingegangenen Zahlungen in die betreffenden Rechnungen importieren zu können.

Zur Beispielanwendung gehört eine Datei, mit der Sie das Verfahren testen können:

• Verwenden Sie in der Datenbank der Rechnungen den Befehl Datei – ESR-Datei einlesen oder klicken Sie auf das Symbol.

Sind mehrere Dateien zu bearbeiten, wird die entsprechende Liste geöffnet.

Angezeigt werden die in der Datei registrierten Zahlungen:

• Eine schwarze Zeile steht für eine Zahlung ohne Probleme.
• Eine rote Zeile steht für eine Zahlung mit einem Problem, das zu lösen ist.
• Ein Häkchen in der Spalte Handlung bedeutet, dass die Buchung in die Rechnung übertragen wird.
• Ein Häkchen in der Spalte Beglichen bedeutet, dass die Rechnung mit diesem Vorgang beglichen wird. Dieses Häkchen erscheint automatisch, wenn die Voraussetzungen dafür gegeben sind.

Mit der Erweiterung Crésus E-transfert wird der Datenverkehr und die Verarbeitung der bei Ihrem Finanzinstitut hängigen Dateien automatisiert. Die Erweiterung kann auf www.cresus.ch bestellt werden.

Die Vorgaben für die Codierzeile der ESR werden in der Registerkarte ESR der Allgemeinen Einstellungen gemacht (§ 7.7).

Wenn Sie Rechnungen mit ESR und QR-Code erstellen, werden die Einzahlungen Ihrer Kunden entsprechend referenziert, und Ihr Finanzinstitut liefert Ihnen die Daten in Form einer Datei im Format V11 oder camt.054.

Einige Anbieter stellen eine Kommunikationsschnittstelle bereit, andere verlangen die Nutzung eines E-Banking-Portals. Die eingegangene Datei wird am Speicherort gespeichert, der in den Einstellungen angegeben wurde. Sie können also mit dem folgenden Vorgehen dafür sorgen, dass Ihre Einzahlungen den Rechnungen automatisch zugeordnet werden.

Nachdem Sie Ihre Datei abgespeichert haben, klicken Sie auf das Symbol oder verwenden Sie den Befehl Datei > ESR-Datei einlesen.

Wenn Crésus die Datei findet, zeigt er den Inhalt wie folgt an:

In der Regel können Sie die Maske bestätigen, und alle Einzahlungen werden in den Datensätzen der verschiedenen Rechnungen abgespeichert. Anhand der Optionen können Sie festlegen, was passieren soll, wenn Sie auf OK klicken.

• Wenn bei der Option Beglichen ein Häkchen steht, wird die Rechnung als per Einzahlung beglichen betrachtet, gemäss den Bedingungen, die Sie in den Einstellungen festgelegt haben.
• Ist die Option Handlung aktiv, wird die Einzahlung in den Eintrag der betreffenden Rechnung übernommen.

Ist eine rote Zeile vorhanden, wird auf einen besonderen Fall hingewiesen: Im obigen Beispiel enthält die zweite Zeile einen Betrag, der höher ist als der Rechnungsbetrag.

Die häufigsten Fälle sind:

• Eine Rechnung, die mit demselben Einzahlungsschein zweimal beglichen wurde.
• Ein zu hoher Betrag.
• Eine Einzahlung, die keiner Rechnung entspricht (der Kunde hat die Referenznummer geändert oder einen ESR aus einer anderen Anwendung verwendet).

Wenn Sie auf die rote Zeile klicken, können Sie die Optionen zu den Spalten Beglichen und Handlung anpassen, sofern die Rechnungsnummer existiert.

Sind alle Zeilen rot, versuchen Sie vielleicht, eine Datei zum zweiten Mal einzulesen. In diesem Fall entfernt das Programm automatisch alle Häkchen.

In einigen Ausnahmefällen kann es notwendig sein, eine Einzahlung zu ignorieren (etwa bei einem Nullbetrag). Sie können dann manuell die betreffenden Zeilen deaktivieren, bevor Sie die Maske bestätigen.

Wenn Sie die Option Auszug der Daten nach Kennnummer aktivieren, erstellen Sie automatisch einen Auszug. Sobald die Zahlungsdaten von Crésus in die betreffenden Datensätze übernommen wurden, können über Auszug sämtliche Rechnungen dieser Einzahlungen angezeigt werden.

Im unteren Teil der Maske finden Sie diverse Angaben, wie die Anzahl Zahlungen, die Anzahl Fehler, den Gesamtbetrag der Zahlungseingänge sowie den Betrag der Postgebühren, die für die Zahlungseingänge erhoben werden (wenn der Kunde die Einzahlung am Schalter vornimmt).

Sie können die Kennnummer gemäss Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie wird für jede Zahlungszeile in den betreffenden Rechnungen gespeichert und erlaubt es Ihnen, alle Einzahlungen einer ESR-Datei zu identifizieren.

Sie können diese Datei exportieren, um sie in einem anderen Programm zu verwenden oder sie beispielsweise auszudrucken.

Mit der Schaltfläche Kopieren können Sie Angaben in die Zwischenablage kopieren und sie anschliessend in einem anderen Programm einfügen.

Wenn Sie auf eine der Zeilen und anschliessend auf die Schaltfläche Info klicken, werden detaillierte Angaben zum Zahlungseingang angezeigt. Diese sind vor allem nützlich, wenn Sie Nachforschungen bei PostFinance oder bei Ihrer Bank anstellen wollen.

Es kann passieren, dass ein Kunde – absichtlich oder unabsichtlich – einen höheren Betrag als den Rechnungsbetrag einzahlt. Auch kann seine Zahlung mit einem ESR einer anderen Rechnung erfolgen.

In diesem Fall können Sie wie folgt vorgehen:

• Sie führen den Vorgang aus und erstellen ein negatives Skonto, wie unter §3.6.12 Zahlungen, Zahlungseingänge und Skonto beschrieben. Damit wird die Rechnung beglichen. Anschliessend können Sie die Gutschrift in der Buchhaltung verarbeiten.
• Sie führen den Vorgang aus und verbuchen das Skonto auf einem anderen Konto, wie unter §3.6.12 Zahlungen, Zahlungseingänge und Skonto beschrieben. Die Rechnung wird beglichen.
• Sie führen den Vorgang aus und betrachten den ausstehenden Restbetrag nicht also Skonto. Die Rechnung wird nicht beglichen. Nach der Erstellung der Rückerstattung führen Sie einen neuen Vorgang durch, womit die Rechnung beglichen wird.
• Sie führen den Vorgang aus und erzeugen gemäss dem folgenden Vorgehen eine Gutschrift.

Für dieses Vorgehen braucht es ein Durchlaufkonto (in der Regel das Konto 9900 Sammelbuchungen) und ein Bilanzkonto (normalerweise das Aktivkonto 1105 Ausgestellte Gutschriften, manchmal das Passivkonto 2005 Erhaltene Gutschriften).
Ausserdem ist ein spezifischer Artikel, z. B. mit der Bezeichnung Gutschrift oder Rückerstattung zu erstellen, für das als Verkaufskonto das obige Durchlaufkonto verwendet wird. Diesem Artikel ist kein MWST-Code zuzuweisen.

Der Zahlungseingang betrifft eine nicht beglichene Rechnung

1. Wechseln Sie in die Registerkarte Finanzen der betreffenden Rechnung.

• Klicken Sie auf Vorgang ausführen
• Verwenden Sie die Option Anzahlung oder Teilzahlung einkassieren und erfassen Sie Betrag, Datum und Konto. Sie müssen die Rechnung noch nicht begleichen.

Eine Maske erscheint, auf der Sie den gewünschten Vorgang angeben können:

Den Überschuss ganz oder teilweise zurückerstatten

• Brechen Sie den Vorgang ab. Sie werden zu dieser Rechnung zurückkommen, wenn Sie die Rückerstattung für den Kunden durchgeführt haben.
• Nachdem die Rückerstattung erfolgt ist, kehren Sie zu dieser Rechnung zurück und klicken Sie erneut auf Vorgang ausführen.
• Wählen Sie Überschuss ganz oder teilweise zurückerstatten
• Erfassen Sie das Datum der Rückerstattung, den Betrag mit dem Zeichen «-» sowie das zu verwendende Konto.
• Wenn Sie nicht den gesamten Betrag zurückerstattet haben, können Sie das Kästchen Überschuss als Ertrag verbuchen aktivieren. Der Restbetrag wird dann gemäss den definierten Einstellungen als Skonto gewährt.

Überschuss ganz oder teilweise auf eine offene Rechnung des Kunden übertragen

Crésus Faktura zeigt eine Liste der offenen Rechnungen dieses Kunden an.

Sie können wählen, auf welche Rechnung der Überschuss übertragen werden soll.

Ist der Rückerstattungsbetrag höher als der Betrag einer anderen Rechnung, wird diese beglichen. Folgende Meldung wird angezeigt:

Sie können diesen Überschuss wiederum auf eine andere Rechnung übertragen.

Ist der Restbetrag kleiner als der offene Rechnungsbetrag einer anderen Rechnung, können Sie den Überschuss trotzdem verwenden:

• Der Rechnungsbetrag muss negativ sein, was zu einer Gutschrift führt.
• Die Zeile mit dem Spezialartikel darf keinen MWST-Code aufweisen.
• Das Lastkonto für die Gutschrift muss das oben erwähnte Konto Ausgestellte Gutschriften sein.

3. Diese Gutschrift wird für die Begleichung einer Rechnung verwendet, wie unter §5.4.18 Gutschriften beschrieben, oder kann dem Kunden erstattet werden.

Der Zahlungseingang betrifft eine beglichene Rechnung

Wenn ein Kunde eine beglichene Rechnung erneut bezahlt, können Sie die Schaltfläche Anzahlung oder Teilzahlung einkassieren verwenden, um die Bewegung zu erfassen. Anschliessend können Sie die Schaltfläche Anzahlung oder Teilzahlung einkassieren erneut verwenden, um die Rückerstattung im Konto für den Zahlungseingang oder im Durchlaufkonto zu verbuchen. Es ist ein negativer Betrag zu erfassen. Erstellen Sie bei Bedarf eine Gutschrift, wie oben beschrieben.

Wenn die überschüssige Zahlung des Kunden per ESR eingegangen ist, wird die Überschreitung mit einer roten Linie angezeigt. Standardmässig schlägt Crésus vor, den Zahlungseingang nicht zu verbuchen, aber Sie können den Vorgang, wie unter §5.4.14 ESR-Zahlungseingänge beschrieben, erzwingen. Der Zahlungseingang wird in Registerkarte Finanzen in der Tabelle mit den Bewegungen im Datensatz der Rechnung verzeichnet. Der Überschuss kann nun, wie oben beschrieben, manuell verarbeitet werden, je nachdem ob die Rechnung beglichen wurde oder nicht.

Es gibt zwei Verbuchungsmethoden:

• Die Verbuchung nach vereinbarten Entgelten.
• Die Verbuchung nach vereinnahmten Entgelten.

Bevor Sie mit Ihrer Datei effektiv arbeiten können, muss die Methode in der Registerkarte Verbuchung in den Allgemeinen Einstellungen festgelegt werden (link im Aufbau). Sie gilt sowohl für die ausgestellten als auch für die erhaltenen Rechnungen.

Das Mehrwertsteuergesetz definiert Entgelt als «alles, was der Empfänger oder an seiner Stelle ein Dritter als Gegenleistung für die steuerbare Leistung aufwendet. Die Gegenleistung umfasst auch den Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden.»

Vereinbarte Entgelte

Wenn Sie nach vereinbarten Entgelten arbeiten, wird der Totalbetrag im Zeitpunkt der Rechnungsstellung auf dem Debitorenkonto des Lieferanten verbucht und die Rechnungszeilen werden im Ertragskonto jedes Artikels oder jeder Dienstleistung verbucht.

Jede Zahlung wird vom Debitorenkonto abgezogen. Ein allfälliger Skonto wird gemäss Einstellungen in der Registerkarte Verbuchung der Allgemeinen Einstellungen auf ein allgemeines Konto verbucht oder auf die Ertragskonten verteilt.

Vereinnahmte Entgelte

Wenn Sie nach vereinnahmten Entgelten arbeiten, treten weder Debitor noch Skonto in Erscheinung: Nur die tatsächlich erfolgten Zahlungen werden in den Ertragskonten jeder Rechnungszeile verbucht. Die Beträge werden im Verhältnis zum Betrag der einzelnen Rechnungsposition und des in Rechnung gestellten Gesamtbetrags auf die Ertragskonten verteilt.

Eine Proforma-Rechnung ist keine echte Rechnung, sondern ein Beleg für den Wert der spedierten Ware. Deshalb ist die Proforma-Rechnung nicht in den vollständigen Prozess vom Angebot bis zur Rechnung eingebunden und wird der Ausdruck mit den Symbolen für die Druckvorschau oder den Schnelldruck nicht vorgeschlagen.

Um eine Proforma-Rechnung anzuzeigen oder auszudrucken, Klicken Sie auf die Schaltfläche Druckvorschau Schritt für Schritt oder das Drucksymbol im Bereich Aktueller Datensatz der Klappe:

Wählen Sie die Option Proforma-Rechnung.

Ausser, wenn Sie in der Registerkarte Kontakt / Lieferadresse der Rechnung ein Datum vorgegeben haben, wird das aktuelle Datum als Druckdatum eingesetzt.

Bei Warenrücksendungen, bei der Änderung eines in Rechnung gestellten Betrages nach dem Versand der Rechnung oder bei der Rückzahlung eines Betrages an Ihren Kunden kann es notwendig sein, eine Gutschrift zu erstellen.

Die Software betrachtet eine Rechnung mit negativem Gesamtbetrag als Gutschrift; Sie brauchen somit nur eine negative Rechnung zu erstellen.

Eine Gutschrift kann:

• eine unbezahlte Rechnung vollständig widerrufen;
• den von Ihrem Kunden auf einer offenen Rechnung geschuldeten Betrag reduzieren;
• die Rückzahlung eines Betrags an einen Kunden registrieren.

Eine unbezahlte Rechnung vollständig widerrufen

• Wählen Sie die zu widerrufende Rechnung.
• Klicken Sie in der Klappe auf die Schaltfläche Neues Dokument erstellen und wählen Sie die Option Auf dieser Rechnung basierende Gutschrift.
• Der Dialog fragt Sie nach dem Grund und dem Datum der Gutschrift.

• Bestätigen Sie den Dialog.
• Die Software erstellt für diesen Kunden ein neues Dokument, in das dieselben Artikel wie in der Originalrechnung, aber mit ausschliesslich negativen Mengen aufgenommen werden. Dabei werden die Lagermengen in der Lagerverwaltung ebenfalls korrigiert.

In der Registerkarte Zusammenfassung wird unter Betrifft der Gutschrift angegeben, dass sie mit einer Rechnung verbunden ist:

In der Registerkarte Zusammenfassung der verbundenen Rechnung ist unter Betrifft die Verbindung mit der Gutschrift angegeben:

Mit einem Klick auf die Schaltfläche Zeigen können Sie von einem Dokument zum anderen wechseln. In diesem Stadium gilt für beide Dokumente weiterhin der Status unbezahlt.

Um die Rechnung und ihre Gutschrift als beglichen zu betrachten:

• Öffnen Sie die Registerkarte Finanzen der Rechnung.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorgang ausführen.

• Wählen Sie die Option Gutschrift benutzen, geben Sie das Datum des Vorgangs an und klicken Sie auf OK.

• Im Dialog erhalten Sie verschiedene Angaben und die Liste der für diesen Kunden noch offenen Gutschriften. In unserem Beispiel hat es nur eine, deren Höhe dem Rechnungsbetrag entspricht.
• Geben Sie an, welches Debitorenkonto für diese Zahlung verwendet werden soll und klicken Sie auf OK:

• Die Zahlung der Rechnung wird bestätigt.

Das standardmässige Debitorenkonto für Gutschriften wird in den Allgemeinen Einstellungen festgelegt.

Wurde die Gutschrift fälschlicherweise vorgenommen, können Sie diese nicht ohne weiteres löschen, denn sie ist mit einer Rechnung verbunden.

Um sie zu löschen, müssen Sie mit einem Klick auf dieses Symbol zuerst diese Verbindung auflösen. Erst danach können Sie die Gutschrift löschen.

In der Rechnung, die zur Erstellung der Gutschrift geführt hat, bleibt der Text des Feldes Betrifft «Durch Gutschrift Nr. x storniert», solange diese Gutschrift nicht mehr besteht. Um diesen Text zu löschen, muss man demzufolge die Rechnung entsperren (§ 7.6.7).

Den von einem Kunden auf einer offenen Rechnung geschuldeten Betrag reduzieren

Wenn Sie nur für einen Teil einer Rechnung eine Gutschrift erstellen wollen, erstellen Sie auf gewohnte Art eine Rechnung. Man muss die betroffenen Leistungen oder Artikel mit negativen Mengen erfassen. Auf diese Weise werden die Artikel in das Lager aufgenommen. Sobald der Gesamtbetrag Ihres Dokuments negativ ist, wird er als Gutschrift betrachtet.

Die Verwendung dieser Gutschrift zur Verrechnung mit einer anderen Rechnung erfolgt ebenfalls wie oben beschrieben.

Übersteigt der zu bezahlende Rechnungsbetrag die Höhe der Gutschrift, bleibt die Rechnung für den geschuldeten Restbetrag offen und die Gutschrift wird aufgehoben.

Liegt der Rechnungsbetrag unter dem Betrag der Gutschrift, wird die Rechnung beglichen und die Gutschrift bleibt mit dem verfügbaren Restbetrag bestehen.

Eine Rückerstattung an einen Kunden registrieren

Müssen Sie einen bereits bezahlten Betrag zurückerstatten, gehen Sie wie oben erklärt vor, um eine Rechnung mit negativem Gesamtbetrag zu erstellen. Sie können diese Gutschrift bei den offenen Rechnungen aufbewahren und sie später nach der oben beschriebenen Methode als Zahlung einer neuen Rechnung verwenden.

Wird der Betrag der Gutschrift tatsächlich an den Kunden zurückerstattet, behandeln Sie die Zahlung unter Verwendung der in § 3.6.12 beschriebenen Schaltfläche Vorgang ausführen.

Wenn Sie das Symbol Neues Dokument erstellen der Klappe (Datenbank der Kunden) verwenden, meldet die Software, ob eine offene Gutschrift auf den Namen des Kunden besteht.

Die Schaltfläche Berichte in der Klappe gibt Zugriff auf die Statistiken (die Statistiken für die Kunden sind in § 7.5.7 beschrieben).

Der Bericht Inkassoliste dient der Anzeige aller von den Kunden mit ESR oder anderen Mitteln bezahlten Beträge. Er kann zwischen zwei Daten erstellt werden:

• ESR-Zahlungen zeigt nur mit einer Kennnummer gespeicherte Beträge an. Die Sortierung erfolgt nach der Kennnummer.
• Alle Zahlungen zeigt alle Beträge mit und ohne Kennnummer nach ihrem Datum sortiert an.
• Alle Zahlungen (sortiert nach ESR-Code) zeigt dieselben Beträge an, jedoch nach der gespeicherten Kennnummer sortiert.

Der Bericht Entwicklung der Dokumente zeigt eine Tabelle mit dem aktuellen Status, den Daten der verschiedenen Etappen und dem Zahlungsverlauf aller Dokumente des aktuellen Zugriffs an.

Bereich Rechnungen

Dieses Symbol erscheint, wenn Sie einen Ordner für die mit den Rechnungen verbundenen Dokumente bestimmt haben; mit einem Klick auf Symbol wird der entsprechende Ordner geöffnet (§ 7.6.15).

Mit der Schaltfläche Berichte gelangen Sie zu den Statistiken der Kunden (§ 7.6.13).

Mit der Schaltfläche Markierte Datensätze behandeln gelangen Sie zur Verwaltung der markierten Datensätze (§ 7.2.4).

Mit der Schaltfläche Druckvorschau Dokumente oder dem Druckersymbol daneben können die auszudruckenden Dokumente, die Mahnungen 1, 2 und 3 sowie die Liste der offenen Rechnungen angezeigt oder ausgedruckt werden.

Zur Erinnerung: Die Zugriffe zeigen eine nach einem Auszugskriterium sortierte Untergruppe von Datensätzen an.

Mit einem Klick auf diese Schaltflächen rufen Sie die Zugriffe für folgende Dokumente auf:

• Nach Nummer (1 … 9).
• Alphabetisch nach Kunde (A … Z).
• Offene Rechnungen (Offen).
• Auszudruckende Mahnungen 1, 2 oder 3 (M1 bis M3).
• Nach drei Mahnungen immer noch unbezahlte Rechnungen (M4).

Unter jeder Schaltfläche erscheint die Anzahl betroffener Rechnungen.

Dieses Symbol öffnet eine Auswahl der nützlichsten Zugriffe des Datensatzes.

Bereich Aktueller Datensatz

Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument erstellen, um einen neuen Datensatz für den ausgewählten oder einen anderen Kunden zu erstellen.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Auszug Dokumente des Kunden, um alle Dokumente des Kunden des aktuellen Datensatzes anzuzeigen.

Mit einem Klick auf dieses Symbol gelangen Sie direkt zum Datensatz des Kunden der aktuellen Rechnung.

Mit der Schaltfläche Druckvorschau für dieses Dokument oder dem Druckersymbol daneben starten Sie die Vorschau oder den Ausdruck des Dokuments in seinem aktuellen Zustand. Im Falle einer fälligen Rechnung wird die Mahnung oder die Originalrechnung vorgeschlagen.

Verwenden Sie die Schaltfläche Druckvorschau Schritt für Schritt oder das Druckersymbol daneben, um irgendeinen Schritt des ausgewählten Dokuments anzuzeigen oder auszudrucken. Diese Funktionen sind auch zu verwenden, um eine Proforma-Rechnung auszudrucken (§ 7.6.11).

Wenn Sie die Erweiterung Ratenzahlungen erworben haben, wird mit diesen Schaltflächen direkt die gewünschte Anzahl Einzahlungsscheine ausgedruckt.Wenn Sie die Erweiterung Zusammengefasste Rechnungen erworben haben, mit der Sie für mehrere Lieferungen eine einzige Rechnung stellen können, verwenden Sie diese Schaltflächen für den Ausdruck der Spezialrechnung mit Datum und Nummer jedes Einzahlungsscheins auf der Rechnung, und zwar mit oder ohne ESR (je nach Einstellung).