Crésus Facturation

6.5La base des créanciers (fournisseurs)

Cette section décrit la base des créanciers (fournisseurs).

6.5.1Onglet Créancier

L’onglet Créancier sert à saisir les coordonnées du fournisseur. Le comportement est semblable à celui décrit au §6.3.1 Onglet Client concernant les clients.

6.5.2Onglet Contact

Le bouton Choix du contact sert à rattacher un des contacts définis dans la fiche du créancier à cette facture, à titre informatif.

6.5.3Onglet Paiement

Cet onglet vous permet de définir le mode habituel de règlement, les coordonnées de paiements (numéro IBAN, numéro d’adhérent BVR, adresse de l’institut financier) ainsi que le compte émetteur proposés par défaut lorsque vous préparez un paiement ou une facture (§3.8 La base « Factures reçues »).

Mode de règlement habituel

En cliquant sur le bouton Modifier le moyen de paiement, vous pouvez sélectionner le type de paiement à utiliser. Voici les trois types de paiements que vous pouvez rencontrer.

IBAN en Suisse

Cette option permet de saisir le numéro IBAN du créancier. Sur cette base, Crésus Facturation peut retrouver les coordonnées bancaires du créancier et remplir automatiquement les données relatives à la banque du créancier :

Le bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR) …

Le bulletin de versement avec référence (BVR, aussi appelé BV orange) est un des moyens de paiement les plus couramment utilisés. Il permet d’automatiser toutes les opérations d’enregistrement d’un encaissement chez le créancier. Crésus Pay permet de scanner la ligne de codage du BVR (celle qui se trouve en bas à droite du BVR) ce qui facilite grandement la saisie des factures fournisseurs.

Lorsqu’un créancier remet un tel bulletin, il convient alors de sélectionner l’option Bulletin de versement orange avec numéro de référence (BVR) sous Modifier le moyen de paiement .

L’écran de saisie se présente alors comme suit :

Le Numéro d’adhérent figure sur le bulletin de versement usuellement en regard de Compte.

Le Numéro de référence figure également sur bulletin. Si le bulletin mentionne une adresse bancaire, saisissez les 6 premiers caractères et cochez la case Il y a une adresse bancaire sur le bulletin. Avec ces éléments, l’adresse de la banque est remplie automatiquement.

… et facture QR

Si votre fournisseur vous transmet une facture QR, déterminez d’abord de quel type de facture QR il s’agit.

Si la facture QR ne contient pas d’indication Référence avec un numéro de référence à 27 positions, il s’agit d’une facture QR avec IBAN seul.
Procédez alors comme décrit ci-dessus pour le paiement avec un IBAN en Suisse.

Si la facture QR contient l’indication Référence avec un numéro de référence à 27 positions, il s’agit d’une facture QR avec numéro de référence, saisissez le compte (section Compte / payable à) dans le champ IBAN QR :

La saisie d’une facture QR avec Crésus Pay complète les coordonnées de paiement dans la fiche du fournisseur.

On y trouve aussi les coordonnées  du titulaire du créancier. Si celle-ci sont différentes de l’adresse principale du créancier, il convient alors de cliquer sur le crayon à droite de l’adresse du titulaire.

S’il n’y a pas d’adresse bancaire sur le bulletin, il s’agit alors d’un compte auprès de PostFinance et alors aucune information n’est nécessaire.

Autre (Etranger, etc.)

Dans les autres cas, et donc principalement pour les paiements effectués à l’étranger. L’écran de saisie est alors le suivant :

Avec ce mode de paiement, vous pouvez effectuer un virement dans tous les pays et dans toutes les monnaies du monde (il faut qu’elles soient spécifiées dans le fichier). On peut alors librement spécifier un IBAN ou un compte pour les pays qui n’auraient pas d’IBAN (comme les Etats-Unis).

Vous devrez aussi déterminer :

  • La répartition des frais.
  • La monnaie du paiement.

6.5.4Onglet Administration

On spécifie ici le mode de facturation usuel de ce créancier : les positions de ses factures sont soit HT, soit TTC.

Dans la zone Comptabilité, il s’agit d’entrer le compte crédit. Ce compte est complété par défaut par le compte défini dans l’onglet Comptabilité des Réglages généraux , mais peut être spécifié individuellement pour chaque créancier.

Les comptes de débit servent à préparer la ventilation des factures reçues lorsqu’on passe une facture simple (§3.8.3 Enregistrer une facture créancier simple). Ces comptes sont repris dans chaque facture, mais peuvent être modifiés de cas en cas (§6.6.6 Préparer la comptabilisation).

Le compte par défaut est le compte de débit qui servira de balance lors de la préparation de la comptabilisation de la facture (§6.6.6 Préparer la comptabilisation).

Il est important de vérifier les codes de TVA affectés à chaque compte de ventilation, puisqu’il sera également repris pour la comptabilisation.

Vous pouvez définir ici un Délai de paiement usuel pour les factures de ce créancier, et encore un Rabais personnel global qu’il vous accorde sur ses factures.

6.5.5Les statistiques de la base des créanciers

Les statistiques sont lancées en cliquant les boutons Rapports et états dans le volet latéral.

Les statistiques dans la zone Base créanciers concernent l’ensemble des fiches de la base, celles de la zone Fiche courante concernent le créancier sélectionné.

Le rapport Postes ouverts traite uniquement les factures non acquittées à la date de fin de la période demandée.

Le rapport Toutes les créances ressemble aux postes ouverts, mais traite les factures acquittées ou non pour la période demandée.

L’Échéancier affiche les montants à recevoir en tenant compte de la date d’échéance. Les montants dus incluent les frais de rappel.

Le Comparatif annuel totalise mois par mois les factures émises cette année et compare les montants avec ceux de la même période les 2 années précédentes.

L’option Propres statistiques accède à la liste des statistiques développées par vos soins.

Ce manuel ne traite pas du paramétrage des statistiques personnalisées.

En fonction du rapport choisi, différentes options peuvent se présenter :

Si elle est lancée depuis la zone Base créanciers, la statistique peut être établie pour tous les créanciers ou les créanciers d’un accès sélectionné par avance.

Le résultat peut être présenté sous forme de liste ou de journal comptable :

L’option Liste des créanciers affiche l’état des factures dès le début de l’exercice jusqu’à la date de fin de la période à traiter :

L’option Présenter un solde à nouveau présente l’état des factures entre 2 dates, le montant ouvert à la date de début de la période demandée est affiché sous forme de solde à nouveau :

Les résultats peuvent être groupés par créancier ou par compte :

L’option Détailler les écritures montre chacune des factures :

Le bouton Soldes dus, totaux payés accède à 2 statistiques qui affichent le total des montants versés aux créanciers, respectivement les soldes dus aux créanciers, pour chacun des trimestres de l’année traitée, ainsi que le cumul à la fin de chacun des trimestres de l’année traitée.

Le bouton Rapports et états de la zone Fiche courante lance les mêmes statistiques que ci-dessus, mais le résultat est limité au créancier sélectionné.

6.5.6Le volet latéral de la base des créanciers

Dans la zone Base des créanciers

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié aux créanciers, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier racine (§ Crésus Facturation).

Le bouton Rapports et états accède aux statistiques liées à l’ensemble des créanciers et fournisseurs.

Le bouton Traiter les fiches cochées accède à la gestion des fiches marquées (§ Crésus Facturation).

Le bouton Afficher des documents ou l’icône d’impression  associée permettent d’afficher ou imprimer les documents à sélectionner dans la liste. Prenez garde à spécifier si l’impression concerne la fiche courante ou l’ensemble des fiches d’un accès particulier (§6.4.11 À propos de l’impression).

Dans la zone Fiche courante

Cliquez le bouton Créer un nouveau document pour créer une nouvelle fiche dans la base des créances pour le créancier sélectionné.

Le bouton Extraire les documents du créancier sélectionne tous les documents de la base des créances liés au créancier sélectionné.

Si vous avez choisi d’utiliser un dossier lié à chaque créancier, cliquez l’icône  pour ouvrir le dossier du créancier sélectionné (§ Crésus Facturation).

Le bouton Préparer un paiement propose ce dialogue de saisie décrit au §3.8.2 Enregistrer un paiement électronique direct :

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