Crésus Faktura

In Kapitel § 3 wird Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie eine Datei anlegen und im Alltag damit arbeiten. Bevor Sie damit beginnen, nehmen Sie sich in diesem Kapitel etwas Zeit, um sich mit den Grundbegriffen von Crésus Faktura und den in diesem Handbuch verwendeten Konventionen vertraut zu machen.

Die Unterschiede zwischen der Windows- und der Mac-Version sind minim, weshalb alle in diesem Handbuch abgebildeten Bildschirmkopien unter Windows erstellt wurden.

Das Hauptfenster von Crésus Faktura enthält je nach Arbeitsweise und persönlichen Einstellungen der Anwendung folgende Elemente:

Titelleiste

Menüleiste

Symbolleiste

Registerkarte

Zusammenfassung (alle Datensätze)

Aktuelle Vorlage
(Details eines Datensatzes)

Eingabefeld

Statusleiste

In Kapitel § 3 wird Ihnen Schritt für Schritt erklärt, wie Sie eine Datei anlegen und im Alltag damit arbeiten. Bevor Sie damit beginnen, nehmen Sie sich in diesem Kapitel etwas Zeit, um sich mit den Grundbegriffen von Crésus Faktura und den in diesem Handbuch verwendeten Konventionen vertraut zu machen.

Die Symbolleisten enthalten die Befehle für Daten, Zugriffe und Datensätze sowie die am häufigsten verwendeten Menüfunktionen.

Die sichtbaren Symbole hängen von den Einstellungen der Anwendung ab.

Ein Datum kann mit der Tastatur oder unter Verwendung des Kalenders eingegeben werden:

• Klicken Sie auf das jeweilige Datumfeld, um den Kalender zu öffnen.
• Mit einem Klick auf den Monat gelangen Sie in den Modus Monatsauswahl.
• In diesem Modus gelangen Sie mit einem Klick auf das Jahr in den Modus Jahresauswahl.
• Mit einem Doppelklick wählen Sie das gewünschte Datum aus.

In diesem Handbuch erscheinen die Tastenkombinationen wie folgt:

Taste 1+Taste 2

Das +-Zeichen bedeutet, dass man die erste Taste gedrückt halten, dann die zweite Taste drücken und schliesslich beiden Tasten loslassen soll.

So bedeutet Alt+Tab, dass man die Alt -Taste gedrückt halten, dann die Tab-Taste drücken und schliesslich beide Tasten loslassen soll.

Gewisse Tasten auf der Tastatur sind nicht angeschrieben, sondern weisen nur symbolische Angaben auf:

Crésus Faktura ist für gebräuchliche Bildschirme mit einer Auflösung von 1280×800 Punkten im Vollbildmodus optimiert. Ist Ihr Bildschirm gross genug, können Sie die Fenstergrösse wie gewohnt verändern, um den Arbeitsbereich anzupassen.

Zur Verbesserung der Lesbarkeit können Sie die Anzeige mit dem Zoom vergrössern oder verkleinern. Verwenden Sie dafür die Tastenkombination Ctrl+Plus (vergrössern) oder Ctrl+Minus (verkleinern) und für die Rückkehr zur Standardeinstellung Ctrl+Null.

Verwenden Sie die Tasten + und – im Ziffernblock Ihrer Tastatur. Besitzt Ihre Tastatur keinen Ziffernblock, verwenden Sie die entsprechenden Befehle des Menüs Optionen.

Die mit Crésus Faktura bearbeitete Datei enthält eine Reihe von Datenbanken.

• Datenbank der Artikel
• Datenbank der Kunden
• Datenbank der Rechnungen
• Datenbank der Lieferanten (gegebenenfalls)
• Datenbank der Bestellungen (gegebenenfalls)

Die Daten werden in jeder Datenbank in Form von Datensätzen gespeichert, wobei jeder Datensatz in Felder unterteilt ist.

In den folgenden Erklärungen werden die Bezeichnungen der Felder kursiv dargestellt: Rechnungsdatum.

Die Datensätze können untereinander verbunden sein. Um solche Verbindungen zu ermöglichen, besitzt jeder Datensatz eine eigene Identifikationsnummer. Diese obligatorische und einmalige Nummer liegt zwischen 1 und 1’999’999’999. Gestützt auf diese einmalige Nummer können in einer anderen Datenbank zwei Datensätze miteinander verbunden werden, wodurch der Zugriff zu allen Informationen des referenzierten Datensatzes ermöglicht wird, ohne dass die Daten kopiert werden müssen.

In allen Datenbanken ist der Bildschirm zweigeteilt. Die Zusammenfassung links gibt einen Überblick über die Datensätze der Datenbank und rechts wird die Eingabemaske mit Einzelheiten zum ausgewählten Datensatz angezeigt.

Die Zusammenfassung kann mit einem Zugriff auch auf einen Teil der verfügbaren Datensätze beschränkt werden (§ 2.12). Zum Beispiel ist es sinnvoll, nur die offenen Rechnungen anzeigen zu lassen, wenn man eben eingegangene Zahlungen erfassen will.

Hier zur Illustration die Zusammenfassung und teilweise die Eingabemaske der Datenbank der Kunden:

Die Trennlinie zwischen der Zusammenfassung und der Eingabemaske kann verschoben werden, um mehr vom einen oder anderen Teil anzeigen zu lassen.

• Wenn Sie die Maus über die Trennlinie bewegen, verwandelt sich der Mauszeiger in einen Doppelpfeil:

• Drücken Sie die linke Maustaste und bewegen Sie die Maus nach links oder rechts.
• Lassen Sie die Maustaste los.

Da sich aus Platzgründen nicht alle Elemente eines Datensatzes auf dem Bildschirm anzeigen lassen, sind sie in verschiedene Registerkarten unterteilt.

Um von einer Registerkarte zur anderen zu gelangen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche:

Beim Wechsel zu einer anderen Registerkarte bleiben Sie im gleichen Datensatz, erhalten aber Zugang zu anderen Informationen. Sie können auch die Tastaturkürzel Alt+1, Alt+2 … verwenden, um von einer Registerkarte zur anderen zu wechseln.

Die helle Schaltfläche zeigt die jeweils aktive Registerkarte an.

Die in der Zusammenfassung angezeigten Datensätze werden in der Reihenfolge sortiert, die im aktuellen Zugriff vorbestimmt ist. In der Datenbank der Kunden beispielsweise sortiert der Zugriff Nach Nummer die Datensätze in aufsteigender Reihenfolge der Referenznummern, Nach Name Referenz in alphabetischer Reihenfolge usw.

Die Zugriffe können die Daten auch nach einem Auszugskriterium filtern. In der Datenbank der Rechnungen beispielsweise zeigt der Zugriff Rechn. OFFEN nur die unbezahlten Rechnungen an, sortiert in umgekehrter Reihenfolge der Rechnungsdaten (vom neusten zum ältesten).

Der Zähler unten im Fenster zeigt an, in welchem Rang sich der ausgewählte Datensatz im aktuellen Zugriff befindet, wie viele Datensätze sich im aktuellen Zugriff und wie viele Datensätze sich insgesamt in der Datenbank befinden. In diesem Beispiel ist der ausgewählte Datensatz der 5. von 9 Datensätzen des Zugriffs in der Datenbank, die 45 Datensätze enthält.

Jeder Zugriff ist einer Zusammenfassung zugeordnet. Gewisse Zugriffe sind nur im Verwaltermodus verfügbar (§ 2.16), wie etwa der Zugriff _Archiv, der die Anzeige der archivierten Datensätze ermöglicht:

In jeder Datenbank besteht die Möglichkeit, einen temporären Zugriff zu erstellen, indem verschiedene Datensätze, die kein leicht definierbares gemeinsames Suchkriterium aufweisen, zusammengelegt werden. Die gewünschten Datensätze werden markiert, um einen Auszug nur mit den markierten Datensätzen zu erstellen.

Klicken Sie auf das Symbol oben links im Datensatz, um den aktuellen Datensatz zu markieren oder die Markierung des aktuellen Datensatzes zu entfernen. Die Schaltfläche Markierte Datensätze behandeln in der Klappe bietet verschiedene Handlungen in Verbindung mit den markierten Datensätzen an (§ 7.2.4).

Wenn Sie die Maus gegen den rechten Rand des Fensters bewegen, wird die Klappe angezeigt, die den Zugriff zu verschiedenen Zusatzfunktionen ermöglicht:

Wenn Sie die Maus in das Arbeitsfenster zurückbewegen, verschwindet die Klappe wieder. Hat es genügend Platz im Fenster, wird die Klappe ständig angezeigt.

Die Klappe weist mehrere Bereiche auf.

Der allgemeine Bereich enthält Funktionen in Verbindung mit der Gesamtanwendung.

Mit diesem Symbol kann jederzeit zum Startbildschirm zurückgekehrt werden.

Mit diesem Symbol wird der Taschenrechner geöffnet.

Dieses Symbol gibt Zugriff zu den Allgemeinen Einstellungen und zu den Einstellungen der 5 Datenbanken.

Der Suchbereich gibt Zugriff zu den spezifischen Suchwerkzeugen.

Mithilfe dieser Symbole kann ein Kunde oder Lieferant nach Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer oder E-Mail gesucht werden.

Mit diesem Symbol kann ein Dokument nach seiner Nummer gesucht werden.

Dieses Symbol öffnet den Ordner, der die von Crésus Faktura erzeugten Doppel der PDF-Dokumente enthält.

Der Bereich Datenbank enthält die Befehle in Verbindung mit der aktuellen Datenbank: Erstellung von Statistiken, Ausdruck von Listen und Dokumenten mehrerer Datensätze.

Der Bereich aktueller Datensatz gibt Zugriff zu den Funktionen, die ausschliesslich den aktiven (in der Zusammenfassung ausgewählten) Datensatz betreffen: Erstellung eines neuen Dokuments, Ausdruck des Datensatzes usw.

Die für die einzelnen Datenbanken geltenden Funktionen der Klappe werden später beschrieben.

Der Eröffnungsbildschirm zeigt verschiedene wichtige Mitteilungen zu den obligatorischen Einstellungen an.

Dieser Bildschirm erscheint solange, als Sie die Basiseinstellungen noch nicht bestätigt haben oder die Datei noch Beispiel-Datensätze enthält.

Sobald Sie in den definitiven Arbeitsmodus wechseln, wird Bildschirm nicht mehr angezeigt.

Dieser Bildschirm dient als allgemeine Übersicht. Er ermöglicht den Wechsel von einer Datenbank zur anderen und bietet mehrere allgemeine Verwaltungstools an: Zugriff auf die Einstellungen, Informationen über den Zustand der Datenbanken, Gesamtstatistiken, Verbuchungstool usw.

Mit einem Klick auf die Dreiecke in der Klappe können Sie jederzeit zum Startbildschirm zurückkehren (§ 2.13).

Dieser Bildschirm wird erst dann wie oben angezeigt, wenn Sie den Firmennamen in den Allgemeinen Einstellungen geändert haben. Solange dies nicht erfolgt ist, bleiben mehrere Schaltflächen (unter anderem der Zugriff zu den Datenbanken) unsichtbar.

Die Software bietet zwei Arbeitsmodi an:

• Der Benutzermodus ist der Modus für die normale Benutzung. Viele Elemente sind dabei unsichtbar oder geschützt, um unbeabsichtigte Änderungen zu verhindern.
• Der Verwaltermodus gibt Zugriff zu verschiedenen Einstellungen, zu Veränderungen und zur Erstellung von Eingabemasken, auszudruckenden Dokumenten usw.

Man mag zwar versucht sein, ständig im Verwaltermodus zu arbeiten, bei der täglichen Arbeit wird aber unbedingt davon abgeraten, denn gewisse nützliche Schutzeinrichtungen werden dadurch aufgehoben. Deshalb ist die Arbeit im Benutzermodus vorzuziehen.

Um in den Verwaltermodus zu gelangen, verwenden Sie das Menü Optionen − Verwaltermodus.

Das Passwort (epsitec, wenn Sie es nicht verändert oder deaktiviert haben), wird pro Arbeitssitzung nur einmal verlangt.

Erscheint im Menü Optionen der Befehl Benutzermodus, befinden Sie sich bereits im Verwaltermodus.

Der standardmässige Arbeitsmodus kann in der Registerkarte Erweiterungen, Sonstiges der Allgemeinen Einstellungen vorgegeben werden (§ 4.1.4).

Mit dem Befehl Datei – Speichern speichern Sie Ihre Änderungen auf der Festplatte Ihres Computers (siehe auch § 2.17). Die Datei wird an dem bei ihrer Erstellung angegebenen Ort gespeichert (§ 3.1).

Speichern Sie Ihre Datei regelmässig mit einem Klick auf das Symbol oder mit Ctrl+S. Andernfalls verlieren Sie die Daten bei einer ungewollten Unterbrechung, zum Beispiel wegen Stromausfall oder einer Panne. Siehe auch § 13.