L’Ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes (Olico) spécifie que sont autorisés pour la conservation de documents principalement les supports d’information non modifiables, notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables.
Nous vous recommandons de générer des copies au format PDF/A de vos factures et de les graver sur un support non modifiable (CD-ROM / DVD-ROM).
Avec Crésus Facturation
Depuis 2017, la conservation des factures (débiteurs et créanciers) sous forme électronique est légalement admise.
Crésus Facturation permet de générer un fichier PDF au moment de l’impression ou de la réimpression des factures et des doubles de factures.
Consultez le paragraphe consacré aux Copies PDF du manuel d’utilisation de Crésus Facturation.
Vous pouvez utiliser la commande Fichier > Produire un fichier PDF pour imprimer plusieurs factures dans un même fichier. Il suffit donc d’extraire toutes les factures entre 2 dates et de lancer la production du PDF pour 1 mois / 1 trimestre …
Si vous scannez vos factures fournisseurs, vous pouvez les lier dans Crésus Facturation à la fiche de facture. Tant les factures débiteurs que créanciers sont alors également accessibles depuis Crésus Comptabilité. Pour plus d’informations, consultez ce document de notre site support.
Avec Crésus Salaires
Nous vous conseillons à produire une copie PDF mensuellement des bulletins de salaires de vos collaborateurs et de la pièce comptable et annuellement des certificats de salaires et l’ensemble des décomptes (AVS, LAA, IJM, …). Les contrats de travail sont à conserver sous forme originale.
Tous les documents dans Crésus Salaires peuvent générer un fichier PDF/A. Utilisez l’option Produire un fichier PDF dans le dialogue d’impression.
Pour plus d’informations, consultez le paragraphe Produire des documents PDF dans le manuel d’utilisation de Crésus Salaires.
Avec Crésus Comptabilité
Les impressions depuis Crésus Comptabilisation s’exécutent directement sur une imprimante physique. Il est possible d’ « imprimer » sur une imprimante virtuelle qui génère un fichier au format PDF/A. Après le bouclement de votre comptabilité, nous vous recommandons de produire et de conserver une copie PDF des éléments suivants :
- Bilan
- Compte de Résultat
- Journaux comptables
- Grand livre
- Balance de vérification
- Plan comptable
Notez également qu’un exemplaire des comptes annuels (composés du Bilan, du Compte de résultat et de l’Annexe) doivent être signés par le président de l’organe supérieur de direction ou d’administration et par la personne qui répond de l’établissement des comptes au sein de l’entreprise et conservés en forme originale durant 10 ans. De même le rapport d’audit doit être conservé sous forme originale durant 10 ans.
Suffit-il d’avoir un Crésus opérationnel et accès au fichier ?
En vous assurant de pouvoir exécuter Crésus Facturation, vous serez certes être aptes à reproduire des factures émises par Crésus, mais la réémission ou réimpression d’une facture depuis Crésus Facturation ne garantit pas qu’elle n’a pas été modifiée. De même, un Crésus Salaires ou un Crésus Comptabilité opérationnel permettra bien de réimprimer une pièce comptable, mais là aussi les chiffres pourraient être différents des chiffres originaux. Ce mode de faire ne répond donc pas à l’exigence des supports non modifiables de conservation de document et n’est – à notre compréhension – pas conforme à la loi . Il n’y a que le format papier ou le format PDF/A qui permettent de répondre aux exigences légales.
Par ailleurs, nous ne saurions garantir que les logiciels Crésus puissent être installés ou exécutés sous les systèmes d’exploitation qui seront disponibles dans 10 ans.
13 juin 2019