Crésus Salaires

25Produire des documents PDF

Crésus Salaires permet en standard de produire des documents au format PDF/A. Tous les documents qui peuvent être imprimés peuvent aussi être enregistrés comme PDF.

Le format PDF/A est reconnu légalement pour la conservation des données selon l’Olico. Consultez cet article pour plus d’informations.

Les fichiers PDF générés sont enregistrés avec un nom configurable ou demandé au moment de leur production, dans un répertoire défini d’avance ou sélectionné à chaque production.

Pour produire un PDF, sélectionnez le document dans le dialogue d’impression puis cliquez sur le bouton Produire un fichier PDF:

Régler les paramètres pour la production des PDF

Dans le dialogue d’impression, cliquez sur le bouton Plus >> puis cliquez sur le bouton Réglages PDF…

La partie Pour toutes les présentations du dialogue propose des réglages globaux liés au fichier.

Si vous traitez plusieurs fichiers Crésus Salaires sur la même machine, l’option tous les fichiers salaires utilisent les mêmes réglages par défaut force Crésus à enregistrer les PDF générés par chaque fichier *.salx dans un même dossier défini plus bas. Il est probablement préférable de séparer les fichiers des divers mandats.

Si l’option Ouvrir le dialogue pour enregistrer le fichier est décochée, le fichier PDF sera créé selon les réglages ci-dessous. Si l’option est activée le mécanisme affiche le dialogue dans lequel on saisit le nom du fichier à générer, en proposant le nom et l’emplacement selon les réglages ci-dessous.

Le dossier par défaut est l’emplacement où seront enregistrés tous les documents PDF dont l’emplacement n’a pas été spécifié au point suivant.

La liste déroulante propose d’utiliser les dossiers tels qu’ils ont été définis dans l’onglet Réglages 2 de la commande Entreprise > Coefficients décrit au §19.6.1 Onglets Réglages 1 et 2.

Si vous préférez utiliser un dossier spécifique, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le dossier souhaité.

La seconde partie du dialogue détermine le comportement pour le document sélectionné.

Le document peut être enregistré dans le dossier par défaut défini ci-dessus, ou dans un emplacement spécifique :

La liste déroulante propose d’utiliser les dossiers tels qu’ils ont été définis dans l’onglet Réglages 2 de la commande Entreprise > Coefficients décrit au §19.6.1 Onglets Réglages 1 et 2.

Si vous préférez utiliser un dossier spécifique, cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le dossier souhaité.

Le dossier associé à l’employé est défini dans l’onglet Identité des données de l’employé. Si le dossier n’a pas été spécifié, le mécanisme enregistre le document dans le dossier courant du fichier.

Le nom du fichier PDF peut être défini directement ou obtenu par calcul.

Si le fichier généré doit toujours porter le même nom, entrez le nom directement dans la ligne éditable :

Dans l’exemple ci-dessus, le document s’appellera toujours Attestation AVS.pdf.

Le nom du fichier peut inclure des symboles qui seront remplacés lors de la génération du fichier PDF :

Dans l’exemple ci-dessus, le nom du fichier serait
BKG – AVS – Attestation de salaires_20181231_222337.pdf
et il serait enregistré dans le dossier C:\Documents Crésus\BKG.

Les chaînes de substitution à disposition sont :

  • %DATE%

    Remplacé par la date d’impression (format aaaammjj ou année, mois, jour)

  • %FIRM%

    Remplacé par le nom de l’entreprise

  • %FULLNAME%

    Remplacé par le nom complet de l’employé (NOM Prénom)

  • %GROUP%

    Remplacé par le nom du groupe d’employés

  • %NUM%

    Remplacé par le numéro de l’employé (sur 3 chiffres)

  • %PRES%

    Remplacé par le nom de la présentation d’impression

  • %TIME%

    Remplacé par l’heure d’impression (format hhmmss ou heure, minute, seconde)

L’utilisation du caractère \ dans le nom du fichier permet de spécifier le nom d’un dossier.
Vous pouvez ainsi écrire :

%FIRM%\%NUM%.%FULLNAME%.%DATE%

pour que les fichiers de chaque entreprise soient enregistrés dans un dossier au nom de l’entreprise, avec un fichier par employé. Exemple:

001.DUPONT Jean.20150120.pdf
002.MEIER Dora.20150120.pdf

Le nom du fichier généré peut être le résultat d’un calcul. Cliquez sur le bouton Calcul et éditez la formule :

Dans cet exemple, le nom du PDF produit pour les bulletins de salaires est de la forme
2019-01_BSal-Dupont.pdf

Si le calcul inclut le nom de l’employé (ou n’importe quel élément propre à l’employé), Crésus génère un fichier PDF par employé. Si le nom du fichier n’inclut aucun élément propre à l’employé, il génère un seul document PDF de plusieurs pages.

Vous pouvez copier la formule ci-dessous et la coller dans l’éditeur pour obtenir un fichier
aaaa-mm_Bulletin-de-salaire_Nom-prénom_Numéro de l’employé.pdf

CHAINE(@Donnée:Année courante (à traiter)) +"-"+ DROITE("0"+CHAINE(NOMBRE(@Donnée:Mois sélectionné)) ; 2)
+"_Bulletin-de-salaire_"
+ @Donnée:Nom de l'employé + "-" + @Donnée:Prénom de l'employé
+ "_" + CHAINE(@Donnée:Numéro d'employé) + ".pdf"

L’éditeur de formules est décrit sur ce site au §31 L’éditeur de calculs.

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