41.3.2Envoi des données depuis l'interface Swissdec
Une fois vos données vérifiées, vous pouvez procéder à la transmission de celles-ci.
Les données relatives à l’impôt à la source doivent être transmises chaque mois, et ce même si l’employé n’a pas touché de salaire, ou encore s’il travaille dans un Canton ne tenant compte que des totaux annuels. Et si l’employé devait ne plus être soumis à l’impôt à la source en cours d’année, il faudra tout de même poursuivre cette transmission mensuelle jusqu’à la fin de l’année en cours.
Les transmissions de données à l’OFS sont également à faire mensuellement. Le délai annoncé par l’OFS est généralement le 15 du mois suivant.
Toutes les autres transmissions se font à la fin de l’année (y compris les entrées et sorties – E/S ou E(M)A –, même si l’interface Swissdec vous propose de les envoyer en cours d’année).
Pour pouvoir transmettre les données du mois en cours (pour l’impôt à la source ou l’OFS), il faut cocher, au bas de la fenêtre, la case Tous les salaires jusqu’en [mois en cours] sont complets et définitifs :
Pour les transmissions annuelles (une fois tous les salaires enregistrés jusqu’en décembre), l’interface affiche, au lieu de la case ci-dessus, la case Tous les salaires de l’année sont complets et définitifs, qu’il vous faut cocher avant de pouvoir poursuivre.
Chaque ligne du tableau de l’interface présente, à gauche, un récapitulatif des données à transmettre et le destinataire concerné et, à droite, une icône Détails et une icône Envoyer :
Cliquez sur Détails pour afficher le PDF des données qui seront transmises.
Enfin, cliquez sur Envoyer pour transmettre les données au répartiteur Swissdec.