Crésus Facturation

6Fonctionnement détaillé

Cette section présente le fonctionnement de Crésus Facturation de façon détaillée.

6.1L’organisation générale

Crésus Facturation permet de facilement créer de nouvelles fiches, modifier ou supprimer des éléments, changer leur mise en page, les imprimer sous toutes les formes, classer, trier, extraire l’information, effectuer des calculs dans une fiche, entre les fiches, passer des données d’une fiche dans l’autre, …

La richesse du programme Crésus Facturation est telle qu’il est difficile de trouver un ordre logique pour décrire toutes les fonctions. Nous prendrons donc les fonctions dans un ordre thématique.

6.2Vocabulaire

Crésus Facturation est un logiciel qui utilise et gère des bases de données.

Il tient une cartothèque (en fait, plusieurs cartothèques liées).

  • Un fichier est constitué de plusieurs bases.
  • Une base de données est constituée de fiches.
  • Une fiche est constituée de rubriques.
  • Une rubrique contient une valeur.

 

6.3Les bases

Le fichier traité par Crésus Facturation comprend un ensemble de plusieurs bases de données.

  • Base des produits et services.
  • Base des clients.
  • Base des factures émises,
  • Base des créanciers (le cas échéant).
  • Base des factures reçues (le cas échéant) .
6.3.1Une base

Une base regroupe un ensemble de fiches qui concernent un secteur particulier, comme l’ensemble des produits et services, ou l’ensemble des clients.

Ces fiches peuvent être triées dans n’importe quel ordre, il est possible d’extraire celles qui correspondent à un critère donné, etc.

6.3.2Les fiches

Une base est constituée de fiches. Chaque fiche contient tous les renseignements concernant un élément, c’est-à-dire les données concernant un seul client ou un seul article. Crésus permet de gérer 30’000 fiches par base dans sa version de base (plus avec des extensions).

6.3.3Les rubriques

Chaque fiche contient une série d’informations, comme le nom de la personne, son prénom, sa date de naissance. Pour organiser les données, chaque élément est enregistré dans une rubrique. Afin de permettre un contrôle sur la saisie des données, on spécifie le type de contenu de chaque rubrique. Certaines rubriques ne pourront contenir que des dates, d’autres que des nombres, etc.

6.3.4Les variables

Dans une gestion de base de données, on a souvent besoin de données générales, comme le nom de l’entreprise, ou l’année à traiter dans les statistiques. Des rubriques sont créées pour stocker ces données, mais elles ne sont pas liées à une fiche particulière. Elles sont utilisables partout. Ces rubriques s’appellent des variables.

6.4Les présentations

Pour utiliser ces données, il faut pouvoir les saisir, les voir, les imprimer. Pour cela nous utilisons des présentations qui peuvent être de deux types principaux :

  • Les présentations pour l’écran servent à saisir les informations au clavier, à visualiser, chercher, extraire.
  • Les présentations pour l’imprimante sont utilisées pour tout document imprimé, comme une facture, une liste de clients, des étiquettes.

Les présentations peuvent faire appel à des présentations partielles. Ce sont des présentations définies une fois, réutilisables à plusieurs endroits, comme l’en-tête des documents papier.

Une partie de la puissance de Crésus Facturation tient au fait que toutes les présentations, aussi bien pour l’écran que pour l’imprimante, sont définissables par l’utilisateur. Un module de dessin permet d’adapter les présentations existantes et d’en dessiner de nouvelles.

6.5Les outils

Il est possible de traiter ces fiches avec des outils tels que :

  • Recherches et extractions.
  • Statistiques.
  • Création de fiches en série.
  • Opérations à travers toute une base.
  • Exportation et importation des fiches partielles ou complètes.
  • Préparation des écritures comptables dans Crésus Comptabilité.
  • Création des fichiers d’ordre de versement DTA/OPAE.
  • Utilisation des BVR.
  • Simplification du travail par boutons « action » qui peuvent reprendre une grande partie des éléments des menus.

Crésus Facturation peut très bien être employé tel que livré, en utilisant le fichier standard, mais il peut aussi être adapté, voire complètement remanié.

6.6Exportation / Importation de données

Il est possible d’exporter des données issues de Crésus Facturation dans un fichier de type texte, dont le séparateur est un tabulateur (fichier .txt) ou un point-virgule (fichier .csv).

Les fichiers produits peuvent facilement être consultés ou modifiés avec un tableur comme Excel.

Des masques d’exportation sont fournis en standard dans chacune des bases.

Masques d’exportation

La commande Fichier > Exporter des données permet d’accéder aux masques d’exportation (raccourci dans la barre d’icônes).

Ces masques définissent d’une part les rubriques exportées, d’autre part l’accès à utiliser :

En sélectionnant un masque, il est possible de modifier l’accès associé, ce qui détermine quelles fiches seront exportées.

  • Exporter demande l’emplacement et le nom du fichier à générer.

En mode complet, il est possible de créer ou modifier de nouveaux masques :

  • Créer crée un nouveau masque vide
  • Dupliquer permet de créer un nouveau masque identique à celui sélectionné dans la liste
  • Définition permet de modifier le masque d’exportation sélectionné.

NB : les masques modèles ne peuvent pas être modifiés, ils ne peuvent qu’être dupliqués.

Masques d’importation

De la même manière que pour les exportations, il est possible de définir des importations de données. La liste des masques d’importation n’est disponible qu’en mode complet. Utilisez pour cela Fichier > Importer des données ou l’icône  de la barre d’outils.

Les masques d’importation sont identiques aux masques d’exportation. Cela permet par exemple d’exporter des données, de les modifier dans un autre logiciel, puis de les réimporter.

Afin de préparer les données à importer dans le format correspondant, commencez par exporter des données selon le modèle choisi pour en comprendre la structure (les colonnes nécessaires) et disposer ainsi d’un fichier d’exemple.

Si le masque d’importation inclut le numéro de la fiche, le mécanisme vérifie si la fiche existe déjà.

Si la fiche n’existe pas, elle est créée à la volée.

Si la fiche existe, le mécanisme d’importation affiche un message signalant le cas. On peut alors choisir entre :

  • Fusionner avec la fiche existante : les champs de la fiche existante sont remplacés par les champs de la fiche importée
  • Ignorer la ligne entière : la fiche existante n’est pas modifiée.

Ces comportements peuvent être prédéfinis dans le masque d’importation.

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