Crésus Facturation

16.1Option - Prélèvement direct (CH-DD & LSV)

Le Debit Direct (DD) de PostFinance ou LSV+ pour les banques est un moyen, pour le fournisseur, d’obtenir le paiement d’une facture directement depuis le compte du client.

Les étapes

Depuis Crésus Facturation, vous pouvez générer un formulaire d’autorisation pour votre client. Avec son accord, il est possible d’envoyer une demande de recouvrement directement à l’établissement financier du client.

Pour la gestion des encaissements par prélèvement direct sur le compte du client, vous devez obligatoirement avoir un contrat vous permettant d’émettre des factures avec encaissement par BVR.

Les étapes sont les suivantes :

  • Établir un contrat avec PostFinance ou avec sa banque
  • Obtenir le numéro d’identifiant du donneur d’ordre
  • Transmettre la demande d’autorisation au client pour signature
  • Obtenir l’autorisation du client

16.1.1Les réglages

Les réglages de l’extension se font par Alt+8 ou l’icône 

Les réglages spécifiques se trouvent dans l’onglet Extension, Divers, puis le bouton

et dans l’onglet

Réglages Debit Direct (PostFinance)

Choisir 

Une boîte de dialogue apparaît alors :

Identifiant du donneur d’ordre Ce numéro correspond à votre contrat, il vous est communiqué par votre établissement financier.
Préfixe du nom du fichier Obligatoire, ne peut pas être modifié par l’utilisateur.
Choix du contrat BVR lié au DebitDirect Indiquer quelle définition de BVR sera utilisée avec ce contrat.

 Facture

Vos options : vous pouvez indiquer le nom du document que vous allez émettre, imprimer un second exemplaire et choisir le texte qui apparaîtra au bas des factures qui seront encaissées par DebitDirect.

Lien internet pour le transfert de fichier

Vous pouvez indiquer ici le lien indiqué par PostFinance pour transférer le fichier généré par Crésus Facturation, contenant les indications nécessaires au prélèvement direct.

Le programme vous demandera ensuite à quel endroit devront être placés les fichier DebitDirect générés.

Réglages LSV+ (banques)

Choisir 

La boîte de dialogue est similaire à celle du Debit Direct

Identifiant du donneur d’ordre Est le numéro correspondant à votre contrat, communiqué par votre institut financier.
IBAN du donneur d’ordre IBAN de votre compte, où les montants prélevés à vos clients vous seront crédités.
Préfixe du nom du fichier Est obligatoire et ne peut pas être modifié par l’utilisateur.

 

Mode de fonctionnement

Vous pouvez indiquer s’il s’agit d’un test ou si les prélèvements doivent réellement être exécutés. Dans un premier temps, la banque vous demandera de procéder à un test, avant de vous permettre de passer en production.

Choix du contrat BVR lié au LSV+

Indiquer quelle définition de BVR sera utilisée avec ce contrat.

Facture

Vous pouvez indiquer comment sera appelé le document que vous allez émettre, si vous souhaitez imprimer un second exemplaire et le texte qui apparaîtra en bas des factures qui seront encaissées par LSV+.

Lien internet pour transfert de fichier

Vous pouvez indiquer ici le lien indiqué par votre banque pour transférer le fichier généré par Crésus Facturation, contenant les indications nécessaires au prélèvement direct.

Le programme vous demandera ensuite à quel endroit devront être placés les fichiers LSV+ générés.

Une fois les réglages terminés, la récapitulation apparaîtra sur l’écran

Ne plus utiliser le Debit Direct ou LSV+

Une fois créée la définition des réglages pour le Debit Direct ou LSV+, vous avez la possibilité de renoncer à utiliser l’une ou l’autre fonctionnalité en cliquant sur le bouton

ou

 

16.1.2Utilisation

Les réglages du client

Dans la fiche client, ouvrez l’onglet Administration.

Cochez la case

et Crésus affiche alors les réglages correspondants :

Tant que Crésus ne connaît pas l’IBAN du client, il affiche Inconnu.

  • Un compte PostFinance sélectionnera Debit Direct.
  • Un compte bancaire autre sélectionnera LSV+.

Demandez l’autorisation du client d’exécuter des prélèvements directs en lui envoyant le formulaire prévu à cet effet. Vous pouvez imprimer ce formulaire par ce bouton :

La première page est une lettre d’accompagnement, la seconde est le formulaire d’autorisation.

Si vous voulez utiliser le Debit Direct (PostFinance) et que vous ne connaissez pas encore l’IBAN du client, vous pouvez saisir le début d’un IBAN postal : CH31 0900 0000 pour obtenir le formulaire destiné à un compte postal. Si vous laissez le champ vide, vous obtiendrez un formulaire pour un LSV+ bancaire.

Une fois le formulaire d’autorisation revenu, vous pouvez saisir l’IBAN de votre client. Vous pouvez le saisir indifféremment avec ou sans les espaces entre les groupes de caractères : CH31 0900 0000 3137 2882 2 ou CH3109000000313728822. De toute manière, à la fin de la saisie, les espaces seront supprimés.

Vous pouvez également saisir un petit texte dans le champ Note. Ce texte n’apparaîtra nulle part ailleurs.

Pour un prélèvement bancaire par LSV+, le client envoie le formulaire à la banque, qui le complète et vous le fait parvenir. Pour un prélèvement par Debit Direct, le client vous retourne directement le formulaire. Au moment de l’exécution du Debit Direct, PostFinance vous demandera une copie de l’autorisation du client, d’abord régulièrement. Lorsque la confiance se sera installée, cela se fera sur une base aléatoire, ou lorsqu’il s’agit d’un montant important.

Émettre une facture

La création d’une nouvelle facture se fait tout à fait normalement. Toutefois, au lieu de l’imprimer comme d’habitude, vous allez en plus créer un ordre de prélèvement. Vous ne devrez donc pas utiliser les boutons du volet de droite

Le texte Paiement à l’aide du bulletin joint exclusivement est remplacé par Sera encaissé par Debit Direct (ou LSV)

Il convient toutefois d’adapter le texte de délai de paiement.

En effet, le texte standard Paiement net à 30 jours (ou vos conditions habituelles) n’a plus de sens. Vous pourrez taper directement un texte plus adapté :

Créer un ordre de prélèvement

Pour créer un ordre de prélèvement, vous devrez cliquer dans le volet de droite, sur le bouton

Vous pouvez visualiser la facture ou produire directement un ordre de prélèvement (ici par Debit Direct) pour cette facture.

Vous fixez vous-même la date de prélèvement désirée, dans une fourchette de dates autorisées.

Si la date fixée est trop loin, un message d’avertissement vous en informe

Si la date de prélèvement est correcte, l’ordre de prélèvement est créé pour cette facture

Ordre de prélèvement créé par erreur

Si vous avez créé par erreur un ordre de prélèvement pour une facture, vous pouvez l’annuler en utilisant le bouton

Le programme vous demande confirmation

Envoyer un ordre de prélèvement

Vous ne pouvez envoyer qu’un seul fichier Debit Direct ou LSV par jour

La création du fichier de données se fait en cliquant dans le volet de droite, sur le bouton 

Vous pouvez choisir pour quel institut financier vous souhaitez établir un fichier de paiement (si les deux sont définis)

Lorsque vous confirmez la transmission en cliquant sur Oui, si le cheminement défini pour l’établissement financier est correct, l’ordre est immédiatement transmis.

Encaissement

L’encaissement se fait selon la même procédure que si vous aviez émis un BVR et que celui-ci ait été payé par le client.

Pour le détail des encaissements BVR, veuillez vous référer au manuel d’utilisation de base de Crésus Facturation.

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