Crésus Comptabilité

9Aide au pointage

Dans un extrait de compte (§8.1 Extraits de comptes), l’aide au pointage sert à rapprocher les écritures d’un même groupe et d’évaluer la balance de ce groupe. Cette fonctionnalité permet de contrôler une comptabilité, par exemple en identifiant des factures ouvertes ou en cachant des factures équilibrées (lettrage comptable automatique). Le mécanisme se base sur un code saisi avec l’écriture dans 2 données supplémentaires nommées Groupe et Réf. Un code est composé de chiffres ou de lettres (maximum 24 caractères). L’aide à la saisie affiche la liste des codes existants.

Il faut, pour cela, attribuer un groupe aux écritures liées. Cela peut se faire :

  • automatiquement par la comptabilisation d’écritures en provenance de Crésus Facturation.
  • manuellement au moment de la saisie dans le journal des écritures,
  • manuellement sur des écritures existantes depuis un extrait de compte ou le journal des écritures.

Dans les extraits de compte, il est alors possible de faire apparaître toutes les écritures d’un même groupe ensemble, indépendamment de la date. Dans un tel extrait de compte, on peut également voir le solde de chaque groupe. Les outils permettent de choisir d’afficher les écritures groupées, non groupées, etc. (§9.3 Traitement des écritures groupées).

Les explications qui suivent concernant le champ Groupe s’appliquent de manière identique pour le champ Réf.

9.1Saisie manuelle dans le journal

Par défaut, les colonnes Groupe et Réf ne sont pas affichées dans le journal. Pour les afficher il faut utiliser la commande Options – Définitions, passer dans l’onglet Affichage et cocher l’option Affiche les colonnes pour l’aide au pointage.

L’aide à la saisie affiche la liste des codes existants.

9.2Saisie manuelle dans un extrait de compte

Pour accéder à l’aide au pointage dans un extrait de compte, il faut cocher l’option :

  • Cliquez sur l’icône  ou exécutez la commande Présentation – Extrait de compte.
  • Cochez l’option Aide au pointage :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTMLb1908e.PNG

  • Vous pouvez encore choisir d’afficher la colonne Groupe, la colonne Réf ou les 2 colonnes.

Dans l’extrait de compte, utilisez l’outil tampon  (§5.3.1 Le bouton de gauche et les outils) pour affecter un code de groupe.

  • Sélectionnez les écritures à traiter.
  • Tapez le code voulu dans le champ Groupe.
  • Cliquez sur le bouton Assigner.

  • Les écritures s’affichent avec leur groupe.

À gauche de l’écran, vous trouvez des informations supplémentaires à propos du groupe dans le champ de saisie du groupe (sous la colonne Groupe) :

  • Le nombre d’écritures affectées au groupe dans l’extrait de compte actuellement visible.
  • Le nombre d’écritures affectées au groupe dans d’autres comptes.
    S’il y en a, le texte présent dans d’autres comptes : n fois s’affiche en bleu. Cliquez sur le texte pour retrouver les écritures avec ce groupe dans les autres comptes. Une fois la ou les écritures trouvées vous pouvez revenir dans l’extrait de compte de départ en utilisant les fonctions de navigation (§5.3.2 Le clic droite et les menus).

La barre de statut en bas à droite de la fenêtre indique le nombre d’écritures marquées :

Un clic sur l’icône  permet de supprimer toutes les marques. En cliquant sur cette icône en maintenant la touche Shift pressée, les marques sont supprimées sans qu’aucune question ne soit posée.

Les boutons suivants s’affichent dans la fenêtre de l’extrait de compte si la fonction Aide au pointage est active.

  • Assigner : Assigne le groupe saisi à toutes les écritures marquées, puis supprime les marques.
  • Effacer : Efface le groupe de toutes les écritures marquées, puis supprime les marques.
  • > : Cherche l’écriture précédente appartenant au groupe saisi.
  • < : Cherche l’écriture suivante appartenant au groupe saisi.
  • Rafraîchir : Après avoir assigné un groupe à une écriture, cette dernière pourrait ne plus être affichée ou devrait être affichée dans un autre groupe en fonction du filtrage actuel (§9.3.2 Filtrer les écritures), pourtant elle reste à l’écran. En cliquant sur ce bouton, l’extrait de compte est réaffiché en fonction du filtrage. Par exemple : le filtrage actuel affiche les écritures non groupées. Vous assignez un groupe à une écriture : cette dernière continue à être affichée. En cliquant sur le bouton Rafraîchir, elle disparaît de l’affichage.

Les champs sous les colonnes Débit, Crédit et Solde affichent les totaux pour toutes les écritures marquées :

Avertissements pour prévenir des erreurs de saisie

Lorsque des écritures marquées appartiennent à des groupes différents, un avertissement est affiché en bas à gauche de la fenêtre :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML12cd05e.PNG

  • Si on tente quand même d’assigner le groupe, Crésus Comptabilité demande une confirmation.
9.3.1Rassembler les écritures d’un groupe

Pour rapprocher toutes les écritures d’un même groupe dans l’extrait de compte, il faut avoir activé l’option Aide au pointage (§8.6 États financiers / tableaux annexes).

  • Cochez l’option Rassembler pour que les écritures portant le même code soient rapprochées les unes des autres :

  • Crésus affiche alors les écritures du groupe et la colonne solde propose la balance du groupe. Dans cet exemple, les groupes F117 et F118 sont équilibrés, les groupes 106 et B001 ne le sont pas.
9.3.2Filtrer les écritures

Vous pouvez décider quelles écritures doivent être affichées :

  • Cliquez sur la liste sous Montre pour afficher des options d’affichage :

C:\Users\David\AppData\Local\Temp\SNAGHTML134c6cd.PNG

  • Les écritures groupées : seules les écritures avec un code dans la colonne groupe sont affichées.
  • Les écritures des groupes équilibrés : seules les écritures appartenant à un groupe dont la balance est nulle sont affichées.
  • Les écritures des groupes non équilibrés : seules les écritures appartenant à un groupe dont la balance est différente de zéro sont affichées.
  • Les écritures non groupées : Crésus ne montre que les écritures qui n’appartiennent à aucun groupe.
  • Toutes les écritures : toutes les écritures sont affichées, qu’elles appartiennent ou non à un groupe.
  • Toutes les écritures sauf les groupes équilibrés : l’extrait présente toutes les écritures, groupées ou non, sauf les écritures qui font partie d’un groupe équilibré.

9.4Soldes à nouveau détaillés

Lorsqu’il y a des factures ouvertes en fin d’année, il est souhaitable de ventiler le solde à nouveau des comptes débiteurs et créanciers pour obtenir le détail des factures ouvertes. Sans cela, le détail des factures serait perdu et il serait impossible de contrôler les factures impayées dans la comptabilité de l’année suivante.

À la réouverture d’une nouvelle année (§11.2 La réouverture), Crésus peut ventiler automatiquement les soldes à nouveau, on retrouve alors une écriture de solde à nouveau par groupe.

Il faut cependant au préalable identifier les comptes concernés dans le plan comptable comme étant des comptes débiteurs ou créanciers.

Dans le plan comptable, il faut activer l’option dans la catégorie des comptes à ventiler (§4.2 Adapter le plan comptable). Lors de la création ou de la modification d’un compte, affichez l’aide à la saisie (touche F2 ) dans la colonne Catégorie, puis cochez compte débiteur (pour un compte d’actif) ou compte créancier (pour un compte de passif) :

Dans cet extrait de plan comptable, le compte 1100 est défini comme compte débiteur :

La catégorie du compte affiche ActifDC.

Les comptes du passif paramétrés pour ventiler le solde à nouveau des écritures groupées sont marquées PassifDC.

Exemple

  • Le compte présente un solde de 765.00
  • Le groupe 106 présente un solde de 140.00
  • Le groupe B001 présente un solde de 150.00
  • Les groupes F117 et F118 sont équilibrés.
  • Il y a 475.00 de solde non affecté à un groupe.

Sans l’option DC, la réouverture de cette comptabilité produit le journal suivant :

Avec l’option DC, la réouverture de cette comptabilité produit les écritures suivantes pour le compte 1100 :

  • La 1ère écriture est l’écriture de solde à nouveau classique.
  • La 2ème écriture (avec le libellé Solde à nouveau Débiteurs extourne pour écritures groupées) extourne le solde à nouveau (765.00)
  • Les écritures suivantes ventilent le solde à nouveau pour les écritures non groupées (475.00), puis les groupes 106 et B001 non équilibrés dans l’exercice précédent (140.00 et 150.00).

L’extrait du compte 1100 donne alors :

Et l’extrait de compte 1100 rassemblé par Groupe :

On retrouve les 2 montants des factures ouvertes de 140.00 (groupe 106) et de 150.00 (groupe B001). En revanche il n’y a plus de trace des groupes F1117 et F118 puisqu’ils ont été soldés l’année précédente.

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