Crésus Salaires

9Exporter les décomptes par Swissdec

L’utilisation détaillée des fonctionnalités Swissdec est documentée dans la section §22 Swissdec.

9.1Le concept de Swissdec

La norme ELM permet d’envoyer les données par Internet au répartiteur Swissdec. Celui-ci distribue les données aux différentes caisses et assurances concernées, pour autant qu’elles soient membres du pool Swissdec. Vous trouverez la liste des assurances et caisses équipées pour ces transferts sur le site www.swissdec.ch, sous Destinataires des données salariales.

Pour que l’exportation soit possible, il est indispensable d’avoir complété les identifications de l’entreprise dans l’onglet Numéros de l’entreprise sous Entreprise > Identité (§19.1.1 Onglet Identité) ainsi que le numéro d’assureur, votre numéro de client et numéro de contrat pour chaque assurance (§19.3 Assurances).

Il faut activer l’option Utilise l’exportation Swissdec dans Options > Définitions, disponible en mode complet (§21.6 Mode complet, mode simplifié). On choisit également ici si on veut utiliser l’exportation Swissdec pour les décomptes d’impôts à la source et/ou pour répondre à l’enquête de l’OFS sur la structure des salaires.

Malheureusement, toutes les caisses d’assurances sociales et de LPP ne sont pas affiliées à Swissdec. Renseignez-vous directement auprès de vos caisses.

9.2Les dossiers Swissdec

Cliquez l’icône ou utilisez la commande Fenêtre > Interface avec Swissdec.

La transmission de données prépare des dossiers distincts pour chaque destinataire.

  • Impôts à la source : dossiers transmis tous les mois.
    • Pour pouvoir transmettre les données du mois en cours, il faut valider l’option Tous les salaires du mois sont complets et définitifs, ce qui bloque les salaires du mois.

Si un employé est soumis à l’impôt à la source, il faut générer le salaire de chaque mois, même s’il ne touche pas de salaire.
Même si vous n’avez plus d’employé soumis, il faut également continuer à transmettre tous les mois jusqu’à la fin de l’année.

  • AVS : les mutations (entrée ou sortie de collaborateur) sont usuellement envoyées lorsque le cas se présente. La réponse de la caisse AVS inclut une attestation d’assurance sous forme de document PDF à remettre aux collaborateurs.
  • La caisse de pension (LPP) : l’annonce des données des collaborateurs et la demande des cotisations doivent être transmises en fin d’année, pour l’année suivante.
    • On envoie d’abord la liste des collaborateurs.
    • La demande de cotisations se fait depuis le fichier de la nouvelle année.
  • Les assurances sociales : décomptes à envoyer uniquement en fin d’année.
    • Pour pouvoir transmettre les décomptes de fin d’année, il faut valider l’option Tous les salaires de l’année sont complets et définitifs, ce qui bloque les salaires.
  • OFS : les données statistiques pour l’enquête sur la structure des salaires sont transmises dans le courant du 1er trimestre : il faut ouvrir le fichier de l’année concernée.

Seules les entreprises qui ont été tirées au sort doivent répondre à cette enquête. N’envoyez pas les données si vous n’y avez pas été invités par l’OFS.

9.2.1Vérification des données

Lors de chaque opération Swissdec, Crésus procède à une vérification des données d’entreprise et des employés. Le cas échéant, il présente une liste des éléments à corriger. Certaines erreurs peuvent empêcher la génération du fichier Swissdec et seront répertoriées dans une section « obligatoire ».

La commande Entreprise > Contrôle des données permet de lancer cette vérification à tout moment.

9.2.2Préparation et transmission des dossiers

Crésus génère un fichier, puis le parcourt et signale les éventuelles erreurs techniques. Si les erreurs sont bloquantes, le fichier ne peut pas être transmis à Swissdec.

Si le fichier est considéré comme valide, le processus chiffre et signe numériquement les données et transmet le dossier au répartiteur, qui le fait suivre aux destinataires finaux.

Les dossiers transmis sont affichés dans l’historique du transmetteur.

9.2.3Libération des données

Pour les assurances, le processus nécessite de valider le dépôt des données sur le site du destinataire. Dans ce cas, le bouton Libérer vous connecte à la page de login du site de l’assureur. Il faut alors suivre la procédure pour voir et valider les données du dossier concerné. Cette procédure est propre à chaque caisse.

Si la libération est nécessaire, elle doit se faire sous 24 heures, faute de quoi l’envoi est supprimé.

Lorsque l’opération est complétée auprès du destinataire, si nécessaire, validez le dialogue J’ai libéré les données.

Les données sont libérées automatiquement lorsque le standard Swissdec le permet, par exemple lors de l’envoi des décomptes d’impôts à la source ou des certificats de salaire.

9.2.4Réception et intégration de la réponse

Dans certains cas le destinataire fournit une réponse qui doit être téléchargée.

Le processus complet nécessite alors d’intégrer la réponse dans Crésus.

9.2.5Transmission des données à l'OFS grâce à Swissdec

Tous les deux ans, l’OFS tire au sort un certain nombre d’entreprises qui doivent remplir et renvoyer le questionnaire sur la structure des salaires (ESS) de l’année précédente. Si votre entreprise a été retenue, vous devez livrer les données d’ici au 31 mars 2019. Avec Crésus Salaires et Swissdec, vous remplissez et renvoyez le questionnaire en seulement 3 clics.

Consultez le §22.9 Envoyez les informations à l’OFS pour des explications détaillées.

Pour de plus amples informations, nous vous laissons le soin de vous référer à l’article Participer à l’enquête de l’OFS sur la structure des salaires.

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