Crésus Salaires

L’utilisation détaillée des fonctionnalités Swissdec est documentée dans la section §22 Swissdec.

La norme ELM vous permet d’envoyer des données par Internet au répartiteur Swissdec. Celui-ci distribue les données aux différentes caisses et assurances concernées, pour autant qu’elles soient membres du pool Swissdec. Vous trouverez la liste des assurances et caisses équipées pour ces transferts sur le site Swissdec (sous « Destinataires des données salariales »).

Pour que l’exportation soit possible, indiquez les coordonnées de l’entreprise dans l’onglet Numéros de l’entreprise, sous Entreprise > Identité (§19.1.1 Onglet Identité), et, pour chaque assurance (§19.3 Assurances), le numéro d’assureur, votre numéro de client et le numéro de contrat.

Activez l’option Utilise l’exportation Swissdec dans Options > Définitions, disponible en mode complet (§21.6 Mode complet, mode simplifié). Utilisez aussi cette option pour choisir si l’exportation Swissdec est destinée aux décomptes d’impôts à la source et/ou aux différentes enquêtes de l’OFS.

Toutes les caisses d’assurances sociales et de prévoyance professionnelle ne sont pas affiliées à Swissdec. Renseignez-vous directement auprès de vos caisses.

Cliquez sur l’icône ou utilisez la commande Fenêtre > Interface avec Swissdec.

La transmission de données prépare des dossiers distincts pour chaque destinataire.

• Impôts à la source : dossiers transmis tous les mois.
  • Pour pouvoir transmettre les données du mois en cours, il faut valider l’option Tous les salaires du mois sont complets et définitifs, ce qui bloque les salaires du mois.

Si un employé est soumis à l’impôt à la source, il faut générer le salaire de chaque mois, même s’il ne touche pas de salaire.
Même si vous n’avez plus d’employé soumis, il faut également continuer à transmettre tous les mois jusqu’à la fin de l’année.

• AVS : les mutations (entrée ou sortie de collaborateur) sont usuellement envoyées en fin d’année. Vérifiez avec votre caisse les périodes de l’année où les annonces sont acceptées. La réponse de la caisse AVS inclut une attestation d’assurance sous forme de document PDF à remettre aux collaborateurs. En fin d’année, une fois que tous les salaires sont complets et définitifs, il est aussi possible de transmettre la déclaration annuelle à la caisse.
• La caisse de pension (LPP) : l’annonce des données des collaborateurs et la demande des cotisations doivent être transmises en fin d’année, pour l’année suivante.
  • On envoie d’abord la liste des collaborateurs.
  • La demande de cotisations se fait depuis le fichier de la nouvelle année.
• Les assurances sociales : décomptes à envoyer uniquement en fin d’année.
  • Pour pouvoir transmettre les décomptes de fin d’année, il faut valider l’option Tous les salaires de l’année sont complets et définitifs, ce qui bloque les salaires.
• OFS : les données statistiques sont à transmettre mensuellement. Le délai annoncé par l’Office fédéral de la statistique est le milieu du mois suivant (par exemple avant le 15 mars pour les statistique du mois février).

Seules les entreprises qui ont été tirées au sort doivent répondre à cette enquête. N’envoyez pas les données si vous n’y avez pas été invités par l’OFS.

Lors de chaque opération Swissdec, Crésus procède à une vérification des données d’entreprise et des employés. Le cas échéant, il présente une liste des éléments à corriger. Certaines erreurs peuvent empêcher la génération du fichier Swissdec et seront répertoriées dans une section « obligatoire ».

La commande Entreprise > Contrôle des données permet de lancer cette vérification à tout moment.

Crésus génère un fichier, puis le parcourt et signale les éventuelles erreurs techniques. Si les erreurs sont bloquantes, le fichier ne peut pas être transmis à Swissdec.

Si le fichier est considéré comme valide, le processus chiffre et signe numériquement les données et transmet le dossier au répartiteur, qui le fait suivre aux destinataires finaux.

Les dossiers transmis sont affichés dans l’historique du transmetteur.

Pour les assurances, le processus nécessite de valider le dépôt des données sur le site du destinataire. Dans ce cas, le bouton Libérer vous connecte à la page de login du site de l’assureur. Il faut alors suivre la procédure pour voir et valider les données du dossier concerné. Cette procédure est propre à chaque caisse.

Si la libération est nécessaire, elle doit se faire sous 24 heures, faute de quoi l’envoi est supprimé.

Lorsque l’opération est complétée auprès du destinataire, si nécessaire, validez le dialogue J’ai libéré les données.

Les données sont libérées automatiquement lorsque le standard Swissdec le permet, par exemple lors de l’envoi des décomptes d’impôts à la source ou des certificats de salaire.

Dans certains cas le destinataire fournit une réponse qui doit être téléchargée.

Le processus complet nécessite alors d’intégrer la réponse dans Crésus.

L’OFS (Office fédéral de la statistique) tire au sort un certain nombre d’entreprises qui doivent remplir et renvoyer leurs données pour différentes enquêtes;

• Enquête suisse sur la structure des salaires (ESS)
• Indice suisse des salaires (ISS)
• Statistique de l’emploi (STATEM)
• Profiling
• Enquête de mise à jour du Registre des entreprises et des établissements (entreprises multi-établissements) – Profiling Ligh

Avec le module Salaires et son interface Swissdec, vous pouvez transmettre mensuellement en quelques clics l’ensemble de ces données.

Consultez le §22.9 Envoyez les informations à l’OFS pour des explications détaillées, ou l’article dédié de notre base de connaissances Participer à l’enquête de l’OFS sur la structure des salaires.