5Exporter des données
La commande Employés > Exporter vous permet d’exporter les données souhaitées d’un ou plusieurs employés en fichier texte seul (ou de les copier dans le presse-papier afin de les traiter dans un tableur ou un éditeur de texte externe).
Plusieurs modèles d’exportations vous sont proposés par défaut. En mode complet, il vous est possible de créer votre propre modèle d’exportation (en cliquant sur Créer) ou de personnaliser les modèles existants (en cliquant sur Dupliquer).
Le modèle Employé sélectionné (données), par exemple, permet d’exporter au format CSV toutes les données de l’employé sélectionné dans le tableau général. Cette exportation vous permettra de réintégrer ultérieurement (ou dans un autre fichier Salaires) toutes les informations de cet employé.
Le modèle Employés (liste) permet d’exporter au format CSV un certain nombre de données de tous vos employés, cela afin de les transmettre, par exemple, à la plateforme RH Tipee.
Pour savoir quelles rubriques sont intégrées dans tel ou tel modèle d’exportation, passez en mode complet, sélectionnez le modèle souhaité, cliquez sur Dupliquer et référez-vous au tableau Rubriques prises en compte.
5.1Créer un modèle d’exportation En mode complet, le bouton Créer vous permet de structurer et de paramétrer de nouveaux modèles d’exportation. Après avoir nommé ce modèle, le dialogue de définition s’affiche :
En bas à gauche du dialogue, vous pouvez définir le format dans lequel les rubriques souhaitées s’afficheront dans le fichier d’exportation (présentation en lignes ou en colonnes, type de séparateur par défaut – point-virgule, tabulateur, etc. –, affichage du nom des rubriques, etc.).
Toutes les rubriques sont accessibles dans la liste Rubriques existantes, et les rubriques sélectionnées s’affichent dans le champ Rubriques prises en compte (ou en double-cliquant dessus, ou en cliquant sur le bouton Met >>).
Pour chercher un élément dans cette liste, vous pouvez saisir une partie de son libellé dans la champ contient :
Les rubriques apparaissent dans un « bloc » : celui-ci peut être paramétré dans la section Bloc (en bas à droite du dialogue) qui apparaît lorsque vous sélectionnez la ligne BLOC.
Par exemple, si vous souhaitez exporter les noms, prénoms et dates de naissance de tous vos employés, incluez ces trois rubriques à l’intérieur du bloc proposé, et sélectionnez pour celui-ci l’option répété pour chaque employé :
Voici le rendu de ce modèle ouvert sur Excel (avec l’option Tab sélectionnée comme séparateur de champ) :
Pour que le nom et le prénom de l’employé apparaissent dans la même case, il vous faut alors cliquez sur le bouton Ajoute un Calcul et saisir les données souhaitées :
L’ajout du segment + » « + permet d’inclure un espace entre le nom et le prénom. Voici le rendu de ce modèle ouvert sur Excel (avec l’option Tab sélectionnée comme séparateur de champ) :
Pour supprimer une rubrique (ou un bloc) du champ Rubriques prises en compte, utilisez le bouton << Enlève. Pour les ordonner différemment, sélectionnez la rubrique à déplacer à utiliser les boutons Monte et Descend. Vous pouvez bien sûr ajouter d’autres blocs, comprenant des rubriques et des réglages différents, en cliquant sur Ajoute un bloc.
Le séparateur entre les différentes rubriques sera celui défini dans la liste déroulante Séparateur de champ, mais il peut également être spécifique à chaque rubrique ou bloc selon ce qui est sélectionné dans le champ Séparateur fin (\t = tabulateur ; \n = retour à la ligne).
Les boutons Exporter / Importer le modèle permet d’enregistrer le modèle créé dans un fichier (format IESX) afin de pouvoir l’importer dans un autre fichier Salaires.
En mode complet, le bouton Créer vous permet de structurer et de paramétrer de nouveaux modèles d’exportation. Après avoir nommé ce modèle, le dialogue de définition s’affiche :
En bas à gauche du dialogue, vous pouvez définir le format dans lequel les rubriques souhaitées s’afficheront dans le fichier d’exportation (présentation en lignes ou en colonnes, type de séparateur par défaut – point-virgule, tabulateur, etc. –, affichage du nom des rubriques, etc.).
Toutes les rubriques sont accessibles dans la liste Rubriques existantes, et les rubriques sélectionnées s’affichent dans le champ Rubriques prises en compte (ou en double-cliquant dessus, ou en cliquant sur le bouton Met >>).
Pour chercher un élément dans cette liste, vous pouvez saisir une partie de son libellé dans la champ contient :
Les rubriques apparaissent dans un « bloc » : celui-ci peut être paramétré dans la section Bloc (en bas à droite du dialogue) qui apparaît lorsque vous sélectionnez la ligne BLOC.
Par exemple, si vous souhaitez exporter les noms, prénoms et dates de naissance de tous vos employés, incluez ces trois rubriques à l’intérieur du bloc proposé, et sélectionnez pour celui-ci l’option répété pour chaque employé :
Voici le rendu de ce modèle ouvert sur Excel (avec l’option Tab sélectionnée comme séparateur de champ) :
Pour que le nom et le prénom de l’employé apparaissent dans la même case, il vous faut alors cliquez sur le bouton Ajoute un Calcul et saisir les données souhaitées :
L’ajout du segment + » « + permet d’inclure un espace entre le nom et le prénom. Voici le rendu de ce modèle ouvert sur Excel (avec l’option Tab sélectionnée comme séparateur de champ) :
Pour supprimer une rubrique (ou un bloc) du champ Rubriques prises en compte, utilisez le bouton << Enlève. Pour les ordonner différemment, sélectionnez la rubrique à déplacer à utiliser les boutons Monte et Descend. Vous pouvez bien sûr ajouter d’autres blocs, comprenant des rubriques et des réglages différents, en cliquant sur Ajoute un bloc.
Le séparateur entre les différentes rubriques sera celui défini dans la liste déroulante Séparateur de champ, mais il peut également être spécifique à chaque rubrique ou bloc selon ce qui est sélectionné dans le champ Séparateur fin (\t = tabulateur ; \n = retour à la ligne).
Les boutons Exporter / Importer le modèle permet d’enregistrer le modèle créé dans un fichier (format IESX) afin de pouvoir l’importer dans un autre fichier Salaires.