Crésus Salaires

23Crésus Partout

Crésus Partout pour Crésus Salaires permet aux collaborateurs de modifier leurs données personnelles par Internet. Ce service est disponible dans toutes les versions de Crésus Salaires sous contrat : il suffit de faire une demande d’activation auprès d’Epsitec SA.

23.1Fonctions de Crésus Partout

La maintenance des données personnelles représente une tâche lourde pour le responsable des RH, sans parler de la difficulté d’obtenir les données nécessaires.

Crésus Partout permet d’envoyer les données personnelles des collaborateurs dans le cloud, où chacun peut accéder à sa fiche et y apporter des modifications. Le mécanisme de synchronisation de Crésus Salaires détecte l’existence de modifications dans la base distante et propose à l’administrateur du fichier de salaires d’examiner les différences, qu’il peut alors accepter ou refuser.

Avec Crésus Partout :

  • Vous avez accès de manière totalement sécurisée aux données de vos employés, directement depuis Internet, mandat par mandat.
  • Vous choisissez quel collaborateur peut accéder à ses données personnelles.
  • Vous pouvez réintégrer dans Crésus Salaires les saisies faites sur Internet. Mais avant cela, vous devrez valider chaque modification.
  • Vous restez totalement maître de vos données.

Les données sont cryptées et ne peuvent être vues que par l’employé correspondant ou par le responsable RH (la personne qui utilise Crésus Salaires). Les données ne sont jamais stockées en clair; même Epsitec SA ne dispose d’aucun moyen technique pour les décoder.

23.2S'inscrire au service Crésus Partout

Il n’y a pas besoin de s’inscrire au service Crésus Partout il suffit d’avoir un compte client Crésus.

Si vous n’en avez pas, vous pourrez le créer lors de l’activation du service décrit ci-après.

 

23.3Activer Crésus Partout

Dans Crésus Salaires, cliquez l’icône Crésus Partout représentée par un petit nuage :

Barre d’icônes de Crésus Salaires et nuage

Le dialogue vous demande de vous identifier. Complétez-le avec les données reçues en réponse à votre demande d’adhésion au service Crésus Partout :

Saisissez vos identifiants Crésus (les mêmes que ceux que vous utilisez pour vous connecter au site www.cresus.ch) puis cliquez sur Activer Crésus Partout.

Vous pouvez traiter plusieurs mandats avec le même identifiant.
Répétez l’opération pour chaque fichier.

23.4Configurer l’e-mail

Le mécanisme communique les codes d’accès de chaque collaborateur par e-mail. Il faut donc configurer les paramètres sous EntrepriseIdentitéEnvoi par mail :

  • Adresse mail de l’entreprise
    Adresse e-mail de l’émetteur du message, en général la personne responsable de l’établissement des salaires. Si le collaborateur répond à votre message, c’est à cette adresse que vous allez recevoir la réponse.
  • Serveur SMTP pour envoi de mail
    Serveur de courrier sortant. En cas de doute, utilisez le même serveur sortant que votre logiciel de messagerie, par exemple smtpauth.bluewin.ch.
  • Numéro du port
    Numéro du port utilisé pour la communication avec le serveur de courrier sortant. Pour les clients Bluewin par exemple, il faut en général spécifier le port 587. Si rien n’est spécifié, Crésus utilise par défaut le port 25.
  • Authentification: Login (adresse mail)
    Si votre serveur nécessite une authentification supplémentaire, saisir ici le login d’utilisateur. C’est en général votre adresse e-mail principale. Dans ce cas, le mot de passe vous sera demandé lors de l’envoi des mails.
  • Adresse e-mail pour copie carbone (BCC)
    Peut rester vide. Vous pouvez mettre votre adresse ou l’adresse de l’un de vos collaborateurs pour recevoir une copie de l’envoi; l’envoi se fait en copie carbone invisible et n’apparaît pas dans l’en-tête du mail.

    Ceci permet de garder une copie des mails envoyés, car ceux-ci ne se trouveront pas dans la boîte « Courrier envoyé » de votre messagerie.

23.5Considérations légales

L’usage de l’e-mail pour l’envoi de données sensibles ne devrait être fait qu’avec l’accord explicite du collaborateur, car il tombe sous le coup de la loi sur la protection des données (LPD).

Le collaborateur doit accepter tant la transmission par Internet que l’utilisation de l’adresse e-mail spécifiée pour l’envoi des codes d’accès au service Crésus Partout.

LPD Art. 4 al.5 Lorsque son consentement est requis pour justifier le traitement de données personnelles la concernant, la personne concernée ne consent valablement que si elle exprime sa volonté librement et après avoir été dûment informée. Lorsqu’il s’agit de données sensibles et de profils de la personnalité, son consentement doit être au surplus explicite.

Toutes les messageries ne garantissent pas une transmission sécurisée des données; selon la loi, c’est à l’employeur de s’assurer que le canal de communication utilisé est sûr.

LPD Art. 10a al.2Traitement de données par un tiers : Le mandant doit en particulier s’assurer que le tiers garantit la sécurité des données.

Les données gérées par Crésus Partout sont stockées et transmises de manière chiffrée et entièrement sécurisée ; seul le code d’accès destiné au collaborateur est envoyé par e-mail. Voir également les Conditions générales d’Epsitec SA.

23.6Inviter un nouveau collaborateur à saisir ses données

Lorsque vous engagez un nouveau collaborateur, vous pouvez l’inviter à saisir lui même ses propres données dans Crésus Salaires grâce à Crésus Partout. Il peut ainsi saisir lui même la majorité des informations relatives à sa personne, sa famille ou ses coordonnées bancaires. Naturellement il n’a pas accès à des données telles que le montant du salaire.

Cliquez sur l’icône Crésus Partout et utilisez la fonction Créer un nouvel employé:

Vous pouvez alors choisir son titre puis saisir son nom, prénom et adresse mail comme suit :

Votre mot de passe pour l’envoi de mail vous est alors demandé:

et un message vous confirme l’envoi correct du message

Votre nouveau collaborateur reçoit alors un mail qui comprend notamment un lien pour ouvrir le formulaire à compléter :

Pour accéder à ses données dans le nuage, le collaborateur doit suivre ce lien qui donne accès à la page d’accueil du formulaire sécurisé de Crésus Partout :

Le bouton Accéder à mes données ouvre la première page d’édition du formulaire sécurisé, qui comporte plusieurs écrans.

  • Si un champ est entouré d’un liseré rouge, c’est qu’il s’agit d’une donnée essentielle qui doit impérativement être renseignée.
  • Certains champs sont protégés et ne peuvent pas être modifiés par l’employé.

Si l’employé modifie une donnée (ici le N° d’assurance sociale), il doit cliquer sur le bouton Enregistrer pour valider la modification, respectivement Annuler pour l’invalider.

Pour quitter le formulaire sécurisé, il faut cliquer sur Menu et utiliser l’option Terminer :

L’accès par l’administrateur

Le responsable du fichier peut accéder aux données Crésus Partout en cliquant l’un des boutons dans l’onglet Divers de la fiche de l’employé :

  • L’URL pour Crésus Partout ouvre le formulaire sécurisé de l’employé en mode normal : certains champs ne peuvent pas être modifiés.
  • L’URL manager pour Crésus Partout ouvre le même formulaire en mode administrateur : tous les champs peuvent être modifiés, même ceux qui sont protégés en mode normal.
Langue

Si le collaborateur préfère remplir ces formulaires dans une autre langue que le français ou l’allemand qui sont les deux langues par défaut, il peut choisir sa langue de prédilection en cliquant sur l’icône . Les libellés des champs sont alors traduits automatiquement de façon basique.

Dans les données personnelles de chaque employé, il est également nécessaire d’introduire l’adresse e-mail à utiliser.

Étant donné que le lien donnant accès aux données dans le nuage sera communiqué par mail à cette adresse, il est important que l’employé fournisse une adresse mail qu’il est le seul à accéder.

23.7Préparer les données dans le nuage

Pour préparer les données la première fois, cliquez sur l’icône Crésus Partout et utilisez la fonction Synchroniser les données des employés pour envoyer les données personnelles des collaborateurs dans le nuage :

Les données sont chiffrées individuellement avec des clés différentes pour chaque collaborateur. Il est donc exclu qu’une personne puisse décoder les données d’une autre avec ses propres codes d’accès.

23.8Inviter les employés

Dans ce même dialogue, utilisez la fonction Inviter des employés à Crésus Partout. Cette opération ouvre un dialogue dans lequel vous pouvez préciser le sujet du mail, en composer le texte et choisir les destinataires.

Le texte peut faire appel à des calculs qui servent à insérer les éléments propres au collaborateur, comme du publipostage.

Les éléments substitués apparaissent entre accolades dans la zone de texte.

Pour ajouter un calcul, positionnez le curseur à l’emplacement voulu, puis cliquez le bouton Insère un calcul. Il suffit d’éditer la formule et de la valider, les accolades sont ajoutées automatiquement.

Pour modifier un élément calculé, positionnez le curseur dans l’élément entre accolades et cliquez Modifie le calcul.

Voici le calcul pour l’insertion de « Cher » ou « Chère » (« Sehr geehrter » ou « Sehr geehrte » en allemand) selon le sexe de l’employé :

L’éditeur de formules est décrit dans la section §31 L’éditeur de calculs.

Le texte en dehors des accolades peut être tapé directement dans la zone Texte du mail.

Le bouton Adresses mail permet également d’introduire une formule. Elle est évaluée pour chaque employé pour déterminer l’adresse mail à utiliser. Le calcul le plus utile étant simplement :

@Donnée:Adresse e-mail de l’employé

23.9Accéder aux données dans le nuage

L’accès par le collaborateur

Chaque collaborateur concerné reçoit un e-mail semblable à celui-ci :

 

23.10Synchroniser les données

Cliquez sur l’icône Crésus Partout et utilisez la commande Synchroniser les données des employés :

Crésus se connecte au nuage et vérifie l’état des données. Le cas échéant, le processus affiche une fenêtre présentant les employés concernés et les différences :

Il s’agit de sélectionner la valeur à imposer à Crésus en cliquant soit la Valeur reçue, soit la Valeur actuelle.

La valeur choisie s’affiche dans la colonne Valeur à utiliser :

Cliquez sur OK pour importer les valeurs choisies.

Le mécanisme modifie les données des employés dans Crésus Salaires, puis réexporte ces données dans le nuage.

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