Crésus Facturation

11eBill

Cette section décrit les fonctionnalités spécifiques liées à l’émission de factures électroniques (eBill, anciennement E-facture) par la plate-forme de PostFinance.

PostFinance vous assistera pour les aspects administratifs liés à la facture électronique (établissement d’un contrat, informations de configuration).

Prérequis

Pour pouvoir émettre des factures électroniques, vous devez disposer d’un contrat BVR ou QR actif et avoir déjà pratiqué avec Crésus Facturation l’envoi de factures avec BVR ou QR et utilisé le suivi des encaissements.

Établissez chez PostFinance un contrat d’émetteur de factures eBill. Vous recevrez alors les paramètres nécessaires à la configuration d’eBill dans Crésus.

Historiquement, il était nécessaire d’établir un contrat avec Paynet pour pouvoir adresser des e-factures aux clients bancaires et un contrat avec PostFinance pour adresser des e-factures aux clients du géant jaune. Depuis 2020, cela n’est plus utile. Un seul contrat avec PostFinance suffit.

Les prestataires PostFinance, Paynet, etc.

Crésus Facturation permet d’émettre des eBills via le réseau de PostFinance. Les eBills peuvent être envoyées à tous les clients bancaires, qu’ils soient clients chez PostFinance ou chez une autre banque suisse.

Installation

Les fonctionnalités liées à eBill sont directement disponibles dans le modèle d’application livré avec Crésus Facturation.

Configuration

La configuration d’eBill est accessible depuis les Réglages généraux, dans l’onglet Extensions, Divers, par le bouton eBill  / LSV+ / Debit Direct / … puis Utiliser les eBill :

Configurer le « Biller »

Pour pouvoir émettre une eBill, enregistre-vous au préalable en tant qu’émetteur de factures électroniques (biller).

PostFinance vous met à disposition les informations suivantes :

  • Un Biller ID qui prend la forme 41100000000nnnnnn (au total, 17 chiffres).
  • Un Utilisateur (typiquement yb0nnnnnn).
  • Un mot de passe pour l’accès au service web.

Les réglages se font directement au moyen du bouton Biller ID.

Le bouton Mot de passe permet de régler le mot de passe spécifique au service.

Le bouton Transaction permet de régler le numéro de départ des transactions. Ce numéro servira de base pour la numérotation unique de toutes les eBills que vous émettrez.

Ne changez plus le numéro de départ des transactions une fois que vous avez émis votre première eBill, sinon vous risquez de produire des doublons qui seront refusés par la plate-forme eBill.

Emplacement des fichiers

Une eBill se compose d’une part d’un fichier XML et d’autre part d’une pièce jointe PDF :

  • Le fichier XML décrit le contenu de l’eBill de manière compréhensible par un ordinateur. Il sert à l’échange effectif des données et contient notamment l’identité de l’émetteur de la facture, l’identité du destinataire, le montant dû et la TVA, la date d’échéance, le détail des lignes qui composent la facture ainsi que les informations utiles pour l’encaissement (numéro de référence BVR et QR IBAN).
  • Le fichier PDF représente l’image de la facture telle qu’elle sera présentée au client.
    Il est important que ce fichier reste de taille réduite pour éviter d’occasionner des frais supplémentaires ; évitez d’inclure des photos ou des logos à haute résolution dans vos factures électroniques.

Définissez encore l’emplacement où ces fichiers sont enregistrés par le bouton

Ces fichiers ne seront pas sauvegardés avec le reste du mandat quand vous utilisez la commande Fichier, Sauvegarder.

Réglage dans la fiche client

L’émission d’une eBill est possible pour tout client enregistré comme destinataire d’eBills :

Dans l’onglet Administration du client, il faut saisir l’ID eBill du client (il s’agit d’un numéro à 17 chiffres, commençant par 4110 pour les clients enregistrés auprès de PostFinance et commençant par 4101 pour les clients bancaires).

PostFinance livre les inscriptions de vos clients sous la forme d’e-mails. Copiez le numéro de payeur à 17 chiffres et collez-le dans la fiche client.

Le bouton Clients eBill permet de voir quels clients ont été enregistrés pour la réception de factures électroniques.

Création d’une eBill

Une eBill se prépare exactement comme une facture papier normale, munie d’un BVR pour le paiement par le client.

Au moment de l’impression d’une facture pour un client eBill, Crésus affiche le dialogue suivant :

En confirmant le traitement de la facture par eBill, Crésus produira les fichiers correspondants (XML et PDF), puis les transmettra immédiatement à PostFinance :

La facture électronique est vérifiée à ce moment :

  • Si le fichier XML contient des erreurs techniques, un message d’erreur s’affiche et Crésus interrompt son traitement.
  • Si le fichier XML est conforme, la facture est considérée comme traitée et elle pourra être comptabilisée comme une facture papier standard.

Le suivi des encaissements se déroule ensuite tout à fait normalement au travers des fonctions BVR habituelles.

Réception d’eBills

La réception d’eBills (en tant que payer) n’est pas supportée dans Crésus Facturation.

05 novembre 2020

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