Crésus Facturation

10E-Factures

Cette section décrit les fonctionnalités spécifiques liées à l’émission de factures électroniques (e-facture) par la plate-forme de PostFinance ou de Six Paynet.

Votre institut bancaire vous assistera pour les aspects administratifs liés à la facture électronique (établissement d’un contrat, informations de configuration).

Prérequis

Pour pouvoir émettre des factures électroniques, vous devez disposer d’un contrat BVR actif et avoir déjà pratiqué avec Crésus Facturation l’envoi de factures avec BVR et utilisé le suivi des encaissements.

Il vous faudra en outre établir un contrat pour l’émission d’e-factures avec PostFinance et/ou avec Paynet (si vous êtes un client bancaire).

Les prestataires PostFinance et Paynet

Avec Crésus Facturation, vous avez la possibilité de produire des e-factures tant pour le réseau de PostFinance que pour le réseau Paynet des banques. Les numéros qui vous identifient auprès de l’un ou l’autre des prestataires d’e-facture se distinguent par leur début :

  • 4110 = PostFinance
  • 4101 = Paynet

Si vous êtes inscrit auprès de PostFinance, par exemple, vous ne serez en mesure d’envoyer des e-factures aux clients du réseau Paynet que si vous en faites la demande explicite.

Il en va de même pour une inscription auprès de Paynet, pour l’envoi d’e-factures aux clients du réseau PostFinance.

Le transfert des e-factures d’un réseau à l’autre est soumis à une taxe ; renseignez-vous auprès de votre institut bancaire.

Si par contre vous êtes inscrit à la fois auprès de PostFinance et de Paynet, Crésus Facturation utilisera automatiquement le réseau adéquat pour l’envoi des e-factures : un client PostFinance sera atteint directement via le réseau PostFinance alors qu’un client bancaire sera atteint directement via le réseau Paynet.

Installation

Les fonctionnalités liées à l’e-facture sont directement disponibles dans le modèle d’application livré avec Crésus Facturation.

Crésus Tools

Un ensemble d’outils externes, nommé Crésus Tools, doit en outre être installé. Il peut être téléchargé depuis le site www.cresus.ch, sous Service et support, Télécharger, Divers.

Crésus Tools n’est actuellement disponible que pour Windows. Les utilisateurs qui exploitent Crésus Facturation sur un Mac ne peuvent dès lors pas envoyer d’e-factures.

Configuration

La configuration de l’e-facture est accessible depuis les Réglages généraux, dans l’onglet Extensions, Divers, par le bouton Régler l’e-facture :

Tester l’installation de Crésus Tools

Le bouton Tester l’installation de Crésus Tools permet de vérifier que les outils nécessaires à l’envoi d’e-factures sont bien installés correctement.

Un message indique si la version installée est compatible ou s’il faut procéder à une mise à jour (voir §1.2 Mettre à jour le logiciel).

Configurer le « Biller »

Pour pouvoir émettre une e-facture, vous devez au préalable vous enregistrer en tant qu’émetteur de factures électroniques (biller).

PostFinance vous met à disposition les informations suivantes :

  • Un Biller ID qui prend la forme 41100000000nnnnnn (au total, 17 chiffres).
  • Un utilisateur (typiquement yb0nnnnnn).
  • Un mot de passe pour l’accès au service web.

Paynet vous met à disposition des informations similaires :

  • Un Biller ID qui prend la forme 41010nnnnnnnnnnn (au total, 17 chiffres).
  • Un utilisateur (commençant en général par le nom de votre société).
  • Un mot de passe pour l’accès au service web.

Les réglages se font directement au moyen du bouton Biller ID qui permet de définir l’un ou l’autre des services d’e-facture (ou les deux).

Le bouton Mot de passe permet de régler le mot de passe spécifique au service concerné.

Le bouton Transaction permet de régler le numéro de départ des transactions. Ce numéro servira de base pour la numérotation unique de toutes les e-factures que vous émettrez.

Ne changez plus le numéro de départ des transactions une fois que vous avez émis votre première e-facture, sinon vous risquez de produire des doublons qui seront refusés par la plate-forme e-facture.

Emplacement des fichiers

Une e-facture se compose d’une part d’un fichier XML et d’autre part d’une pièce jointe PDF :

  • Le fichier XML décrit le contenu de l’e-facture de manière compréhensible par un ordinateur. Il sert à l’échange effectif des données et contient notamment l’identité de l’émetteur de la facture, l’identité du destinataire, le montant dû et la TVA, la date d’échéance, le détail des lignes qui composent la facture ainsi que les informations utiles pour l’encaissement (numéro de référence BVR et compte BVR).
  • Le fichier PDF représente l’image de la facture telle qu’elle sera présentée au client.
    Il est important que ce fichier reste de taille réduite pour éviter d’occasionner des frais supplémentaires ; il ne faut donc éviter d’inclure des photos dans les factures.

Vous devez définir l’emplacement où ces fichiers sont enregistrés par le bouton

Les prestataires (PostFinance ou Paynet) peuvent proposer l’archivage automatique et conforme TVA des e-factures transmises via leur plate-forme. Renseignez-vous directement auprès de votre institut financier pour en savoir plus.

Ces fichiers ne seront pas sauvegardés avec le reste du mandat quand vous utilisez la commande Fichier, Sauvegarder.

Réglage dans la fiche client

L’émission d’une e-facture est possible pour tout client enregistré comme destinataire d’e-factures :

Dans l’onglet Administration du client, il faut saisir l’ID e-facture du client (il s’agit d’un numéro à 17 chiffres, commençant par 4110 pour les clients enregistrés auprès de PostFinance et commençant par 4101 pour les clients bancaires).

Avec PostFinance, vous recevez les inscriptions de vos clients sous la forme d’e-mails, dont vous devez simplement reprendre le numéro de payeur à 17 chiffres pour le coller dans la fiche client.Avec Paynet, vous recevez les inscriptions de vos clients sous la forme d’e-mails. Vous devrez en outre valider (ou refuser) l’adhésion du client sur le portail https://portal.paynet.ch auquel vous vous connectez avec le même utilisateur que le service web, mais avec un mot de passe spécifique.

Le bouton Clients e-facture permet de voir quels clients ont été enregistrés pour la réception de factures électroniques.

Création d’une e-facture

Une e-facture se prépare exactement comme une facture papier normale, munie d’un BVR pour le paiement par le client.

Au moment de l’impression d’une facture pour un client e-facture, Crésus affiche le dialogue suivant :

En confirmant le traitement de la facture par e-facture, Crésus produira les fichiers correspondants (XML et PDF), puis les transmettra immédiatement au réseau configuré (PostFinance ou Paynet, selon les réglages) :

La facture électronique est vérifiée à ce moment :

  • Si le fichier XML contient des erreurs techniques, un message d’erreur s’affiche et Crésus interrompt son traitement.
  • Si le fichier XML est conforme, la facture est considérée comme traitée et elle pourra être comptabilisée comme une facture papier standard.

Le dialogue du transmetteur affiche le logo de PostFinance, même lors d’une transmission au réseau Paynet. Cela n’est donc pas une indication du réseau utilisé.

Le suivi des encaissements se déroule ensuite tout à fait normalement au travers des fonctions BVR habituelles.

Réception d’e-factures

La réception d’e-factures (en tant que payer) n’est pas encore supportée dans Crésus Facturation.

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