Crésus Banking

4Traiter les paiements avec Crésus Banking

Le paiement des factures fournisseurs se fait (dès la version 13 de Crésus Facturation) à partir de Crésus Banking. Cela induit quelques changements de pratique et permet de suivre encore mieux la norme ISO 20022.

4.1Migrer les informations de paiement de Crésus Facturation dans Crésus Banking

Lorsque vous ouvrez un fichier de facturation existant avec une version 13 ou plus récente de Crésus Facturation, il vous signale que des adaptations ont dû être apportées pour satisfaire à la norme ISO-20022 et en particulier au standard de paiement suisse (SPS).

Vous êtes ensuite dirigés vers la page de notre site décrivant ces standards.

Si vous avez déjà paramétré les paiements électroniques dans Crésus Facturation, vous êtes amené à reporter les données dans Crésus Banking.

Un bandeau rouge apparaîtra en dessous de la barre d’outils vous indiquant quel compte il vous reste à intégrer dans Crésus Banking.

Vous êtes ainsi invité à Configurer Crésus Banking en cliquant sur le lien.

S’ouvre alors la fenêtre :

Vous permettant de reprendre la définition du compte que vous aviez déjà configuré dans Crésus Facturation. En cliquant sur Oui, puis sur Importer

Vous pouvez importer dans Crésus Banking les informations disponibles de Crésus Facturation.

Si souhaité, vous pouvez compléter les informations de base du compte bancaire.

Puis, pour répondre aux exigences de la norme ISO 20022, saisir les coordonnées du titulaire du compte :

Une fois ces données saisies, Crésus Banking vous confirme la création du compte :

En cliquant sur Terminer, l’écran suivant apparaît. Il présente le numéro du compte, sa monnaie, son titulaire, l’adresse de la banque.

Le symbole montre qu’il y a encore des réglages du compte bancaire à réaliser.

En cliquant sur la ligne Réglages du compte bancaire, apparaît la fenêtre suivante. Celle-ci montre que les Chemins et liens sont incomplets.

En cliquant sur la ligne Chemins et liens, une fenêtre similaire à celle ci-dessous apparaît :

Dans cet exemple, nuovo est le nom du mandat Crésus. C’est le nom de votre mandat Crésus Facturation qui apparaîtra ici par défaut.

Les explications sur ces Chemins et liens se trouvent ici: §3.1.1 Chemins et liens

Il faut faire ces mêmes réglages pour tous vos comptes bancaires.

Si vous souhaitez supprimer un ancien compte de paiement, accédez aux réglages de Crésus Facturation (Alt+8), puis passez dans l’onglet Paiements électroniques et utilisez le bouton Supprimer une définition DTA inutilisée.

Finalement, si vous avez défini plusieurs comptes bancaires, il faut déterminer quel est le compte de paiement par défaut, c’est-à-dire celui à partir duquel vous effectuez usuellement vos paiements.

Crésus Facturation vous le mentionne par le bandeau jaune.

En cliquant sur Configurer le compte par défaut, vous pouvez le sélectionner sur cet écran :

Il s’agit du compte de paiement par défaut. Pour mémoire, il est possible de définir dans Crésus Facturation, par créancier, un compte de paiement par défaut.

Les paiements en attente (anciennement préparés pour DTA/OPAE) sont ensuite annulés et vous devrez les remettre en attente. Pour les retrouver facilement, les factures impactées sont extraites dans la liste de gauche et une liste des factures concernées est exportée dans le dossier à côté de votre fichier de facturation au format PDF.

Vous ne pourrez effectuer aucun paiement ni scan avec Crésus Pay tant que toutes les définitions DTA auront été traitées et que le compte de paiement par défaut n’est pas défini.

4.2Créer un ordre de paiement en bref

Dans Crésus Facturation
  • Saisissez un nouveau paiement ou complétez l’onglet Paiements d’une facture reçue
  • Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter à la liste des paiements, le paiement préparé est automatiquement transmis à Crésus Banking
Dans Crésus Banking
  • Affichez les Paiements en attente

  • Vérifiez les paiements et apportez-y les modifications nécessaires, par exemple modifier la Date d’exécution ou le Compte bancaire.
  • Sélectionnez les paiements à inclure dans l’ordre de paiement
  • Cliquez sur le bouton  Transmettre
  • Vous avez alors un résumé des paiements qui se trouveront dans cet ordre

  • Cliquez sur le bouton Enregistrer le fichier pour générer l’ordre de paiement au format xml (pain.001)
  • Le statut des paiements de l’ordre changent et passent à Exécuté
  • Vous devez alors transmettre le fichier d’ordre de paiement à votre institut financier
  • Dans Crésus Facturation un bandeau bleu apparaît pour demander de mettre à jour les données les paiements
  • Les statuts des paiements concernés sont automatiquement mis à jour

Pour transmettre automatiquement vos ordres de paiement à votre institut financier et récupérer les statuts de paiements transmis, ajoutez un canal de transmission dans les réglages de votre compte IBAN §3.3 Ajouter un canal de communication.

4.3Mise en oeuvre des paiements bancaires pas-à-pas

Si vous avez déjà généré des ordres de paiement depuis votre facturation avant la migration à la version 13, Crésus Facturation affiche des avertissements concernant la nécessité d’enregistrer les comptes de paiement dans Crésus Banking. Consultez le §4.1 Migrer les informations de paiement de Crésus Facturation dans Crésus Banking.

Si vous n’avez jamais émis d’ordres de paiement, suivez les indications ci-dessous :

  • Cliquez sur l’icône ou utilisez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking
  • Ajoutez un compte bancaire et paramétrez-le comme décrit au §3 Ajouter un compte bancaire.
    Les paiements peuvent être exécutés depuis plusieurs comptes bancaires. Chaque compte doit être ajouté et configuré individuellement.

  • Chemins et liens : emplacements dans vote arborescence pour les fichiers téléchargés et transmis
  • Comptes à imputer : définition comptable pour les écritures des mouvements traités
  • Fichiers de paiement : type d’avis et de relevés

4.4Utiliser Crésus Banking pour les paiements

Création d’un nouveau paiement

La création d’un nouveau paiement ne change pas. Elle s’effectue comme d’habitude dans Crésus Facturation. Si la facture est avec un BVR ou avec un code QR, on utilise Crésus Pay. Dans le cas contraire, on sélectionne Créer un nouveau paiement, puis on saisi le montant, la date de la facture et la date prévue pour le paiement.

Une fois ces éléments saisis, on peut l’Ajouter à la liste des paiements

Le bas de cet écran change par rapport à l’habitude. En effet, il montre le statut du paiement. L’ordre de paiement n’ayant pas encore été transmis à la banque, le statut est « paiement en attente » avec le nom de la banque.

Crésus Facturation présume que le paiement va avoir lieu et indique le solde présumé dû sur la facture après ce paiement, mais à ce stade du processus, le solde de la facture est toujours dû.

Dans Crésus Facturation, on peut visualiser que l’ordre de paiement a été transmis à Crésus Banking par le F>BA

Traitement des paiements dans Crésus Banking

En cliquant sur l’icône Crésus Banking   ou via Fichier > Ouvrir Crésus Banking, on accède à Crésus Banking et on dispose directement de la liste des paiements à transmettre à la banque :

Dans cet écran, il est possible de cocher les paiements que l’on désire transmettre. Le compte bancaire par défaut peut être modifié ligne par ligne si souhaité grâce à un menu déroulant.

Les ordres de paiements sont transmis pour une banque donnée et pour une monnaie donnée. On ne peut donc pas transmettre ensemble les ordres de paiements à deux banques distinctes, ni pour une banque donnée des ordres de paiement en monnaies différentes.

Par le menu supérieur, il est possible de filtrer les paiements à faire par compte bancaire et / ou par devise afin de ne cocher que ceux qui correspondent à une banque et une monnaie donnée.

 

Pour supprimer un paiement de la liste, il faut le cocher et cliquer sur Supprimer.

Une fois les paiements à exécuter cochés, on peut les Transmettre.

Un récapitulatif présentant les paiements à transmettre apparaît

Il est possible de donner un descriptif particulier à la liste des paiements. Crésus Banking donne par ailleurs un numéro d’ordre et une date.

Pour chaque paiement il y a la date de paiement définie par Crésus Facturation. Il est possible de forcer une date, par exemple au 1er juin, en cochant la case et en indiquant la date de paiement souhaitée.

Enregistrer le fichier – Transmettre l’ordre

En cliquant sur Transmettre l’ordre, si on a défini un canal de communication EBICS ou une API, l’ordre de paiement peut être directement transmis à la banque après avoir saisis ses identifiants bancaires.

Si tel n’est pas le cas, en cliquant sur Transmettre l’ordre, Crésus Banking enregistre le fichier d’ordre de paiement et

Permet de copier le chemin dans le presse-papier.

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