Crésus Banking

4Traiter les paiements avec Crésus Banking

Le paiement des factures fournisseurs se fait (dès la version 13 de Crésus Facturation) à partir de Crésus Banking. Cela induit quelques changements de pratique et permet de suivre encore mieux la norme ISO 20022.

4.1Migrer les informations de paiement de Crésus Facturation dans Crésus Banking

Lorsque vous ouvrez un fichier de facturation existant avec une version 13 ou plus récente de Crésus Facturation, il vous signale que des adaptations ont dû être apportées pour satisfaire à la norme ISO-20022 et en particulier au standard de paiement suisse (SPS).

Vous êtes ensuite dirigés vers la page de notre site décrivant ces standards.

Si vous avez déjà paramétré les paiements électroniques dans Crésus Facturation, vous êtes amené à reporter les données dans Crésus Banking.

Un bandeau rouge apparaîtra en dessous de la barre d’outils vous indiquant quel compte il vous reste à intégrer dans Crésus Banking.

Vous êtes ainsi invité à Configurer Crésus Banking en cliquant sur le lien.

S’ouvre alors la fenêtre :

Vous permettant de reprendre la définition du compte que vous aviez déjà configuré dans Crésus Facturation. En cliquant sur Oui, puis sur Importer

Vous pouvez importer dans Crésus Banking les informations disponibles de Crésus Facturation.

Si souhaité, vous pouvez compléter les informations de base du compte bancaire.

Puis, pour répondre aux exigences de la norme ISO 20022, saisir les coordonnées du titulaire du compte :

Une fois ces données saisies, Crésus Banking vous confirme la création du compte :

En cliquant sur Terminer, l’écran suivant apparaît. Il présente le numéro du compte, sa monnaie, son titulaire, l’adresse de la banque.

Le symbole montre qu’il y a encore des réglages du compte bancaire à réaliser.

En cliquant sur la ligne Réglages du compte bancaire, apparaît la fenêtre suivante. Celle-ci montre que les Chemins et liens sont incomplets.

En cliquant sur la ligne Chemins et liens, une fenêtre similaire à celle ci-dessous apparaît :

Dans cet exemple, nuovo est le nom du mandat Crésus. C’est le nom de votre mandat Crésus Facturation qui apparaîtra ici par défaut.

Les explications sur ces Chemins et liens se trouvent ici: §3.1.1 Chemins et liens

Il faut faire ces mêmes réglages pour tous vos comptes bancaires.

Si vous souhaitez supprimer un ancien compte de paiement, accédez aux réglages de Crésus Facturation (Alt+8), puis passez dans l’onglet Paiements électroniques et utilisez le bouton Supprimer une définition DTA inutilisée.

Finalement, si vous avez défini plusieurs comptes bancaires, il faut déterminer quel est le compte de paiement par défaut, c’est-à-dire celui à partir duquel vous effectuez usuellement vos paiements.

Crésus Facturation vous le mentionne par le bandeau jaune.

En cliquant sur Configurer le compte par défaut, vous pouvez le sélectionner sur cet écran :

Il s’agit du compte de paiement par défaut. Pour mémoire, il est possible de définir dans Crésus Facturation, par créancier, un compte de paiement par défaut.

Les paiements en attente (anciennement préparés pour DTA/OPAE) sont ensuite annulés et vous devrez les remettre en attente. Pour les retrouver facilement, les factures impactées sont extraites dans la liste de gauche et une liste des factures concernées est exportée dans le dossier à côté de votre fichier de facturation au format PDF.

Vous ne pourrez effectuer aucun paiement ni scan avec Crésus Pay tant que toutes les définitions DTA auront été traitées et que le compte de paiement par défaut n’est pas défini.

4.2Créer un ordre de paiement en bref

Dans Crésus Facturation
  • Saisissez un nouveau paiement ou complétez l’onglet Paiements d’une facture reçue
  • Lorsque vous cliquez sur le bouton Ajouter à la liste des paiements, le paiement préparé est automatiquement transmis à Crésus Banking
Dans Crésus Banking
  • Affichez les Paiements en attente

  • Vérifiez les paiements et apportez-y les modifications nécessaires, par exemple modifier la Date d’exécution ou le Compte bancaire.
  • Sélectionnez les paiements à inclure dans l’ordre de paiement
  • Cliquez sur le bouton  Transmettre
  • Vous avez alors un résumé des paiements qui se trouveront dans cet ordre

  • Cliquez sur le bouton Enregistrer le fichier pour générer l’ordre de paiement au format xml (pain.001)
  • Le statut des paiements de l’ordre change et passe à Exécuté
  • Vous devez alors transmettre le fichier d’ordre de paiement à votre institut financier
  • Dans Crésus Facturation un bandeau bleu apparaît pour demander de mettre à jour les données les paiements
  • Les statuts des paiements concernés sont automatiquement mis à jour

Pour transmettre automatiquement vos ordres de paiement à votre institut financier et récupérer les statuts de paiements transmis, ajoutez un canal de transmission dans les réglages de votre compte IBAN §3.3 Ajouter un canal de communication.

4.3Mise en oeuvre des paiements bancaires pas-à-pas

Si vous avez déjà généré des ordres de paiement depuis votre facturation avant la migration à la version 13, Crésus Facturation affiche des avertissements concernant la nécessité d’enregistrer les comptes de paiement dans Crésus Banking. Consultez le §4.1 Migrer les informations de paiement de Crésus Facturation dans Crésus Banking.

Si vous n’avez jamais émis d’ordres de paiement, suivez les indications ci-dessous :

  • Cliquez sur l’icône ou utilisez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking
  • Ajoutez un compte bancaire et paramétrez-le comme décrit au §3 Ajouter un compte bancaire.
    Les paiements peuvent être exécutés depuis plusieurs comptes bancaires. Chaque compte doit être ajouté et configuré individuellement.

  • Chemins et liens : emplacements dans vote arborescence pour les fichiers téléchargés et transmis
  • Comptes à imputer : définition comptable pour les écritures des mouvements traités
  • Fichiers de paiement : type d’avis et de relevés

4.4Utiliser Crésus Banking pour les paiements

Création d’un nouveau paiement

La création d’un nouveau paiement ne change pas. Elle s’effectue comme d’habitude dans Crésus Facturation. Que la facture comporte un BVR ou une section de paiement avec code QR, privilégiez l’utilisation de l’application Crésus Pay. Dans les autres cas, sélectionnez Créer un nouveau paiement, saisissez le montant, la date de la facture et la date prévue pour le paiement :

Une fois ces éléments saisis, on peut l’Ajouter à la liste des paiements

Le bas de cet écran montre le statut du paiement.

Dans l’exemple ci-dessous, l’ordre de paiement n’a pas encore été transmis à la banque. Son statut est identifié par le texte Paiement en attente (PostFinance) qui contient le nom de la banque qui sera utilisée pour exécuter le paiement.

Crésus Facturation présume que le paiement sera exécuté. Il indique le solde présumé dû sur la facture après ce paiement. Techniquement, à ce stade du processus, le solde de la facture est cependant toujours dû (le créancier n’a pas encore été payé).

L’ordre de paiement transmis à Crésus Banking est identifié dans Crésus Facturation pour l’état F>BA dans la liste de gauche.

 

Pour un paiement, les statuts possibles sont les suivants :

B : paiement envoyé à Crésus Banking
A : paiement en attente
T : paiement transmis
E : paiement exécuté
R : paiement refusé

Ces statuts peuvent se combiner du fait qu’une facture peut avoir plusieurs paiements, chacun avec un statut différent.

Traitement des paiements dans Crésus Banking

Cliquez sur l’icône Crésus Banking   ou utilisez la commande Fichier > Ouvrir Crésus Banking pour accéder à Crésus Banking.

Le logiciel affiche directement la liste des paiements à transmettre à la banque :

Dans cet écran, vous pouvez cocher les paiements à transmettre. Le compte bancaire par défaut peut être modifié individuellement, paiement par paiement, directement au moyen du menu déroulant.

Un ordre de paiement regroupe les paiements exécutés à partir d’un compte bancaire donné. De plus, tous les paiements d’un ordre doivent utiliser la même devise.

Les paiements via deux compte bancaires distinctes ou avec des devises différentes devront donc être traités séparément, au moyen d’ordres de paiement distincts.

Le menu supérieur permet de filtrer les paiements par compte bancaire et/ou par devise, ce qui simplifie la préparation des ordres :

Pour supprimer un paiement de la liste, cochez le paiement et cliquez sur Supprimer.

Une fois les paiements à exécuter cochés, vous pouvez les Transmettre :

Crésus affiche un récapitulatif présentant les paiements à transmettre :

Vous pouvez donner un descriptif particulier à la liste des paiements. Crésus Banking assigne automatiquement un numéro d’ordre et une date à chaque ordre de paiement.

Pour forcer une même date de paiement pour tous les paiements de l’ordre (par exemple au 1er juin), cochez la case correspondante et indiquez la date de paiement souhaitée :

Une fois le ou les paiements transmis, un bandeau s’affiche dans Crésus Facturation indiquant qu’il faut Mettre à jour les paiements.

 

 

En cliquant sur le lien, on met à jour le statut du paiement dans Crésus Facturation.

Avant la mise à jour, le statut du paiement est « Paiement en attente » avec le nom de la banque.

Après la mise à jour, le statut du paiement est « Paiement exécuté »

Mettre des ordres en attente

Pour diverses raisons, on peut souhaiter ne pas transmettre immédiatement l’ordre de paiement à la banque. On peut alors Mettre l’ordre en attente.

L’ordre apparaît alors dans les Ordres en attente.

De même une ordre de paiement qui devait être transmis à la banque, mais qui ne l’aurait pas été, peut être remis dans les ordres en attente. Il faut alors cocher l’ordre à transmettre à nouveau et cliquer sur Remettre en attente. Cela ne peut se faire qu’en mode complet.

Avant de remettre en attente, Crésus Banking demande la confirmation que c’est bien ce que l’on souhaite faire.

Une fois dans les Ordres en attente, l’ordre peut à nouveau être transmis.

Archiver les ordres de paiements

Après une certaine activité, on se retrouve avec de nombreux ordres de paiements dans les paiements transmis. Il est alors possible d’archiver ces ordres de paiements. Il faut sélectionner le ou les ordres que l’on souhaite archiver et cliquer sur Archiver.

Annulation d’un paiement

Il peut arriver qu’un ordre passé à la banque ne soit finalement pas souhaité et supprimé dans le e-banking / e-finance. Il faut alors également le supprimer dans Crésus Banking pour assurer la cohérence des données. En Mode complet, il faut afficher les détails de l’ordre qui contient le paiement à supprimer

Puis sélectionner le paiement à supprimer en le cochant.

Puis en changer le statut

Et indiquer manuellement qu’il a été refusé

Au moment de la Mise à jour des paiements dans Crésus Facturation, une écriture d’extourne est générée automatiquement annulant le paiement de la facture en question.

Enregistrer le fichier – Transmettre l’ordre

Si un canal de communication automatisé a été configuré, un clic sur Transmettre l’ordre transmet l’ordre à la banque. La saisie des identifiants bancaires peut être nécessaire, en fonction des réglages et du canal utilisé pour communiquer avec la banque :

Si aucun canal de communication n’a été configuré, Crésus Banking enregistre un fichier contenant l’ordre de paiement et affiche un message qui permet de copier le chemin dans le presse-papier ou d’ouvrir le dossier où le fichier a été enregistré :

Vous devez alors transmettre manuellement via votre e-banking l’ordre de paiement à votre banque.

 

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