4.15Daten importieren
Über die allgemeine Tabelle können Sie mit dem Befehl Personal > Importieren die Daten eines oder mehrerer Angestellten aus einer reinen Textdatei in Ihre Lohnbuchhaltung-Datei importieren.
Standardmässig werden Ihnen mehrere Importvorlagen vorgeschlagen. Im Verwaltermodus können Sie Ihre eigene Importvorlage erstellen (durch Klicken auf Erstellen) oder bestehende Vorlagen anpassen (durch Klicken auf Duplizieren).
Um herauszufinden, welche Felder in welcher Importvorlage enthalten sind, wechseln Sie in den Verwaltermodus, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, klicken Sie auf Duplizieren und beachten Sie die Tabelle Verarbeitete Felder.
Ausgewählter Angestellter (Daten)
Mit dieser Vorlage können Sie die Daten eines Angestellten importieren, die zuvor über die entsprechende Exportvorlage im CSV-Format exportiert wurden (die Felder und die Struktur der Datei entsprechen nämlich der Exportvorlage Ausgewählter Angestellter (Daten)).
Import von Angestellten (Vorlage)
Mit dieser Vorlage können Sie die Daten eines oder mehrerer Angestellten aus einer externen Datenbank importieren, die in einer reinen Textdatei gespeichert ist, in der die Felder folgender Reihenfolge und folgendem Format entsprechen:
Das Feldtrennzeichen muss ein Strichpunkt sein.
Die erste importierte Zeile wird ignoriert. Sie kann den Namen der Felder enthalten, oder auch leer sein. In diesem Fall machen Sie einfach einen Zeilenumbruch, damit sich der erste Angestellte, dessen Daten importiert werden sollen, in der zweiten Zeile Ihrer Textdatei befindet.
Die unten dargestellte Reihenfolge der Felder muss eingehalten werden. Falls eine Information nicht vorhanden ist, kann das Feld leer gelassen werden, muss aber vorhanden sein (lassen Sie einfach die beiden Strichpunkte ohne Leerzeichen nebeneinander stehen):
- Nummer des Angestellten: eindeutige Ganzzahl – ist dieses Feld leer, vergibt Crésus automatisch eine Nummer.
- Geschlecht: 0 oder 1 (0 = Männlich; 1 = Weiblich) – ist dieses Feld leer, trägt Crésus «Männlich» ein.
- Titel (Anrede) – ist dieses Feld leer, trägt Crésus je nach importiertem Geschlecht «Herr» oder «Frau» ein.
- Name
- Vorname
- Strasse und Hausnummer
- Postleitzahl
- Ort
- Wohnkanton: gemäss Autokennzeichen, in Grossbuchstaben, zum Beispiel: «VD» («EX», falls im Ausland).
- Wohnsitzland: 2-stelliger ISO-Code, zum Beispiel «FR» für Frankreich – ist das Feld leer, trägt Crésus «CH – Suisse» ein.
- Art des Quellensteuerpflichtigen: Ganzzahl von 0 bis 2: 0 = Wohnt in der Schweiz; 1 = Kehrt täglich ins Ausland zurück; 2 = Verfügt während der Woche über eine Adresse in der Schweiz – ist das Feld leer, oder ist der Wohnkanton nicht «EX», trägt Crésus «Wohnt in der Schweiz» ein.
- Festnetztelefon
- Mobiltelefon
- E-Mail-Adresse
- Nationalität: 2-stelliger ISO-Code, zum Beispiel «FR» für Frankreich – ist das Feld leer, trägt Crésus «<zu bestimmen>» ein.
- Sprache des Angestellten: Ganzzahl von 0 bis 3: 0 = Französisch; 1 = Deutsch; 2 = Englisch; 3 = Italienisch.
- Zivilstand: Ganzzahl von 0 bis 8:
0 = Ledig
1 = Geschieden
2 = Verheiratet
3 = Verwitwet
4 = Getrennt
5 = In eingetragener Partnerschaft
6 = Partnerschaft gerichtlich aufgelöst
7 = Partnerschaft durch Tod aufgelöst
8 = Partnerschaft aufgelöst infolge Verschollenerklärung
(-2 = unbekannt) - Geburtsdatum: im Format tt.mm.jjjj, zum Beispiel «12.05.1990».
- AHV-Nr. (veraltet) – dieses Feld wird beim Import ignoriert.
- Sozialversicherungsnummer (neue AHV-Nummer)
- Eintrittsdatum: im Format tt.mm.jjjj, zum Beispiel «01.05.2013».
- Austrittsdatum: im Format tt.mm.jjjj, zum Beispiel «12.05.2025».
- IBAN-Konto
Wenn mehrere Angestellte zu importieren sind, machen Sie einfach einen Zeilenumbruch und geben Sie in derselben Reihenfolge die Daten des nächsten Angestellten ein usw.
Wenn Sie zum Beispiel zwei neue Angestellte aus einer .txt-Datei importieren möchten, sieht eine Beispieldatei folgendermassen aus:
Wählen Sie im Importdialog die entsprechende Vorlage aus (hier: Import von Angestellten (Vorlage)), wählen Sie die zu importierende Textdatei aus und klicken Sie auf Importieren.
Monatlicher Import (Daten)
Mit dieser Vorlage können Sie die Daten für die Berechnung der Monatslöhne aus einer externen Datenbank importieren, die in einer reinen Textdatei gespeichert ist, in der die Felder folgender Reihenfolge und folgendem Format entsprechen:
Das Feldtrennzeichen muss ein Strichpunkt sein.
Die erste importierte Zeile wird ignoriert. Sie kann den Namen der Felder enthalten, oder auch leer sein. In diesem Fall machen Sie einfach einen Zeilenumbruch, damit sich die ersten zu importierenden Felder in der zweiten Zeile Ihrer Textdatei befinden.
Die unten dargestellte Reihenfolge der Felder muss eingehalten werden. Falls eine Information nicht vorhanden ist, kann das Feld leer gelassen werden, muss aber vorhanden sein (lassen Sie einfach die beiden Strichpunkte ohne Leerzeichen nebeneinander stehen).
- Laufendes Jahr
- Nummer der Periode – Nummer des laufenden Monats, von 1 bis 12 (oder anders, falls eine oder mehrere Perioden hinzugefügt wurden).
- Erstellungsdatum des Lohns – indikatives Datum, das auf der Lohnabrechnung erscheint.
- Nummer des Angestellten – dieses Feld ist obligatorisch: Sie finden diese Nummer im Register Identität der Angestelltendaten.
- Arbeitsstunden
- Zusätzliche Stunden zu 100 %
- Überstunden A %
- Überstunden B %
- Nachtstunden
- Wochenendstunden
- Gearbeitete Tage – für einen Taglohn.
- Bezogene Ferientage
- Feiertage
- Weitere effektive Spesen – dem Mitarbeitenden zu erstattender Betrag in Franken.
- Meldung – Freitext, der in der Importzusammenfassung angezeigt wird.
Tipee-Import (Standard)
Mit dieser Vorlage können Sie Daten aus einer reinen Textdatei importieren, die über die Exportfunktion der HR-Plattform Tipee erzeugt wurde.
4.15.1Importmodell für Angestellte Die mit dem Modell mitgelieferte Maske «Angestelltenimport» erlaubt es, die Angestelltendaten aus einer beliebigen Datenbank zu übernehmen, deren Inhalt in eine Textdatei exportiert wurde, z. B. eine Excel-Tabelle, die im Textformat mit Tabulatoren abgespeichert wurde.
Als Trennzeichen für die Felder muss ein Tabulator verwendet werden.
Die erste importierte Zeile wird ignoriert. Sie kann den Feldnamen oder beliebige andere Angaben enthalten.
Die Reihenfolge der Felder, die nachfolgend beschrieben wird, muss eingehalten werden. Wenn eine Information fehlt, kann das Feld leer sein, aber es muss vorhanden sein:
- Arbeitnehmernummer: eindeutige ganze Zahl
Ist dieses Feld leer, vergibt Crésus automatisch eine Nummer
2. Geschlecht: 0 oder 1
0 = Mann
1 = Frau
Ist das Feld leer, setzt Crésus standardmässig Mann ein
3. Anrede:
Ist dieses Feld leer, verwendet Crésus Herr oder Frau je nach importiertem Geschlecht
4. Name
5. Vorname
6. Adresse
7. Postleitzahl
8. Ort
9. Wohnkanton: gemäss Autokennzeichen, in Grossbuchstaben
zum Beispiel VD
EX für einen Wohnsitz im Ausland
10. Wohnland: ISO-Code mit zwei Buchstaben
zum Beispiel FR für Frankreich
Ist das Feld leer, setzt Crésus standardmässig «CH – Schweiz» ein
11. Grenzgängertyp: ganze Zahl zwischen 0 und 2
0 = wohnt in der Schweiz
1 = kehrt jeden Tag ins Ausland zurück
2 = verfügt unter der Woche über eine Adresse in der CH
Ist dieses Feld leer oder der Wohnkanton nicht EX, verwendet Crésus standardmässig «wohnt in der Schweiz».
12. Festnetztelefon
13. Mobiltelefon
14. E-Mail-Adresse
15. Nationalität: ISO-Code mit zwei Buchstaben
zum Beispiel FR für Frankreich
Ist das Feld leer, verwendet Crésus <bitte auswählen>
16. Sprache des Arbeitnehmers: ganze Zahl zwischen 0 und 3
0 = Französisch
1 = Deutsch
2 = Englisch
3 = Italienisch
andere oder leer = Standard
17. Zivilstand: wie folgt, mit der exakt gleichen Schreibweise wie unten
Alleinstehend
Verheiratet
Geschieden
Verwitwet
Getrennt
In eingetragener Partnerschaft
In gerichtlich aufgelöster Partnerschaft
In durch Todesfall aufgelöster Partnerschaft
In durch Verschollenerklärung aufgelöster Partnerschaft
18. Geburtsdatum: im Format TT.MM.JJJJ
z. B. 12.05.1990
19. AHV-Nr.
20. Sozialversicherungsnummer (neue AHV-Nummer)
21. Eintrittsdatum: im Format TT.MM.JJJJ
z. B. 01.05.2013
22. Austrittsdatum: im Format TT.MM.JJJJ
z. B. 12.05.1990
23. IBAN
Am Ende des Importvorgangs zeigt Crésus eine Zusammenfassung der Fehler und der zu ergänzenden Felder an.
Verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Datenkontrolle, um eine Überprüfung der Daten zu erzwingen (§3.3 Datenkontrolle).
Die mit dem Modell mitgelieferte Maske «Angestelltenimport» erlaubt es, die Angestelltendaten aus einer beliebigen Datenbank zu übernehmen, deren Inhalt in eine Textdatei exportiert wurde, z. B. eine Excel-Tabelle, die im Textformat mit Tabulatoren abgespeichert wurde.
Als Trennzeichen für die Felder muss ein Tabulator verwendet werden.
Die erste importierte Zeile wird ignoriert. Sie kann den Feldnamen oder beliebige andere Angaben enthalten.
Die Reihenfolge der Felder, die nachfolgend beschrieben wird, muss eingehalten werden. Wenn eine Information fehlt, kann das Feld leer sein, aber es muss vorhanden sein:
- Arbeitnehmernummer: eindeutige ganze Zahl
Ist dieses Feld leer, vergibt Crésus automatisch eine Nummer
2. Geschlecht: 0 oder 1
0 = Mann
1 = Frau
Ist das Feld leer, setzt Crésus standardmässig Mann ein
3. Anrede:
Ist dieses Feld leer, verwendet Crésus Herr oder Frau je nach importiertem Geschlecht
4. Name
5. Vorname
6. Adresse
7. Postleitzahl
8. Ort
9. Wohnkanton: gemäss Autokennzeichen, in Grossbuchstaben
zum Beispiel VD
EX für einen Wohnsitz im Ausland
10. Wohnland: ISO-Code mit zwei Buchstaben
zum Beispiel FR für Frankreich
Ist das Feld leer, setzt Crésus standardmässig «CH – Schweiz» ein
11. Grenzgängertyp: ganze Zahl zwischen 0 und 2
0 = wohnt in der Schweiz
1 = kehrt jeden Tag ins Ausland zurück
2 = verfügt unter der Woche über eine Adresse in der CH
Ist dieses Feld leer oder der Wohnkanton nicht EX, verwendet Crésus standardmässig «wohnt in der Schweiz».
12. Festnetztelefon
13. Mobiltelefon
14. E-Mail-Adresse
15. Nationalität: ISO-Code mit zwei Buchstaben
zum Beispiel FR für Frankreich
Ist das Feld leer, verwendet Crésus <bitte auswählen>
16. Sprache des Arbeitnehmers: ganze Zahl zwischen 0 und 3
0 = Französisch
1 = Deutsch
2 = Englisch
3 = Italienisch
andere oder leer = Standard
17. Zivilstand: wie folgt, mit der exakt gleichen Schreibweise wie unten
Alleinstehend
Verheiratet
Geschieden
Verwitwet
Getrennt
In eingetragener Partnerschaft
In gerichtlich aufgelöster Partnerschaft
In durch Todesfall aufgelöster Partnerschaft
In durch Verschollenerklärung aufgelöster Partnerschaft
18. Geburtsdatum: im Format TT.MM.JJJJ
z. B. 12.05.1990
19. AHV-Nr.
20. Sozialversicherungsnummer (neue AHV-Nummer)
21. Eintrittsdatum: im Format TT.MM.JJJJ
z. B. 01.05.2013
22. Austrittsdatum: im Format TT.MM.JJJJ
z. B. 12.05.1990
23. IBAN
Am Ende des Importvorgangs zeigt Crésus eine Zusammenfassung der Fehler und der zu ergänzenden Felder an.
Verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Datenkontrolle, um eine Überprüfung der Daten zu erzwingen (§3.3 Datenkontrolle).
4.15.2Eine Importmaske erstellen Im Verwaltermodus ermöglicht Ihnen die Schaltfläche Erstellen neue Importvorlagen zu strukturieren und zu konfigurieren. Nachdem Sie diese Vorlage benannt haben, wird der Definitionsdialog angezeigt:
Der <Importmodus> ermöglicht es festzulegen, wie Crésus vorgehen soll, wenn der importierte Lohn bereits vorhanden ist:
- 0: Vervollständigen – erstellt nur die neuen Löhne; die Daten der bestehenden Löhne werden nicht geändert.
- 1: Zusammenführen – die Löhne, die nicht in der importierten Datei enthalten sind, bleiben erhalten; die Daten der darin enthaltenen Löhne überschreiben die entsprechenden bestehenden Daten, ohne die übrigen Daten zu löschen.
- 2: Ersetzen – die Löhne, die nicht in der importierten Datei enthalten sind, bleiben erhalten; die Daten der darin enthaltenen Löhne werden vor dem Import gelöscht und vollständig durch die Daten der importierten Datei ersetzt.
- 3: Löschen – die Löhne, die in der importierten Datei enthalten sind, werden gelöscht; die neuen Löhne werden nicht importiert.
- 4: Ignorieren – es wird nichts unternommen.
Die Arbeitnehmernummer ist obligatorisch: Sie ist das einzige Mittel, um die importierten Daten mit einem Angestellten der Datenbank zu verknüpfen.
- Die Felder Laufendes Jahr und Laufender Monat ermöglichen es sicherzustellen, dass die importierten Daten der zum Zeitpunkt des Imports ausgewählten Periode entsprechen.
Wählen Sie die Art der Felder aus, die Sie auswählen möchten (Referenzen, Kontextuell, Daten, Einkünfte, Abzüge usw.) und ordnen Sie sie im Feld Verarbeitete Felder an, auf dieselbe Weise wie bei der Erstellung einer Exportvorlage (§4.16.1 Eine Exportmaske erstellen).
Wenn eine der Spalten der importierten Datei ignoriert werden soll, auch wenn sie einen Wert enthält, verwenden Sie die Schaltfläche Spalte ignorieren.
Wenn Sie Determinanten oder Koeffizienten importieren, die bereits in den Daten Ihrer Datei erfasst sind, ersetzen die importierten Werte die gespeicherten Werte. Die importierten Elemente werden mit einem Sternchen markiert.
Wenn Sie einen Wert importieren, ist dieser massgebend, und die in Ihrer Datei gespeicherten Determinanten und Koeffizienten werden ignoriert.
Die Schaltflächen Vorlage exportieren / Vorlage importieren ermöglichen es, die erstellte Vorlage in einer Datei zu speichern (Format IESX), um sie in eine andere Lohnbuchhaltung-Datei importieren zu können.
Im Verwaltermodus ermöglicht Ihnen die Schaltfläche Erstellen neue Importvorlagen zu strukturieren und zu konfigurieren. Nachdem Sie diese Vorlage benannt haben, wird der Definitionsdialog angezeigt:
Der <Importmodus> ermöglicht es festzulegen, wie Crésus vorgehen soll, wenn der importierte Lohn bereits vorhanden ist:
- 0: Vervollständigen – erstellt nur die neuen Löhne; die Daten der bestehenden Löhne werden nicht geändert.
- 1: Zusammenführen – die Löhne, die nicht in der importierten Datei enthalten sind, bleiben erhalten; die Daten der darin enthaltenen Löhne überschreiben die entsprechenden bestehenden Daten, ohne die übrigen Daten zu löschen.
- 2: Ersetzen – die Löhne, die nicht in der importierten Datei enthalten sind, bleiben erhalten; die Daten der darin enthaltenen Löhne werden vor dem Import gelöscht und vollständig durch die Daten der importierten Datei ersetzt.
- 3: Löschen – die Löhne, die in der importierten Datei enthalten sind, werden gelöscht; die neuen Löhne werden nicht importiert.
- 4: Ignorieren – es wird nichts unternommen.
Die Arbeitnehmernummer ist obligatorisch: Sie ist das einzige Mittel, um die importierten Daten mit einem Angestellten der Datenbank zu verknüpfen.
- Die Felder Laufendes Jahr und Laufender Monat ermöglichen es sicherzustellen, dass die importierten Daten der zum Zeitpunkt des Imports ausgewählten Periode entsprechen.
Wählen Sie die Art der Felder aus, die Sie auswählen möchten (Referenzen, Kontextuell, Daten, Einkünfte, Abzüge usw.) und ordnen Sie sie im Feld Verarbeitete Felder an, auf dieselbe Weise wie bei der Erstellung einer Exportvorlage (§4.16.1 Eine Exportmaske erstellen).
Wenn eine der Spalten der importierten Datei ignoriert werden soll, auch wenn sie einen Wert enthält, verwenden Sie die Schaltfläche Spalte ignorieren.
Wenn Sie Determinanten oder Koeffizienten importieren, die bereits in den Daten Ihrer Datei erfasst sind, ersetzen die importierten Werte die gespeicherten Werte. Die importierten Elemente werden mit einem Sternchen markiert.
Wenn Sie einen Wert importieren, ist dieser massgebend, und die in Ihrer Datei gespeicherten Determinanten und Koeffizienten werden ignoriert.
Die Schaltflächen Vorlage exportieren / Vorlage importieren ermöglichen es, die erstellte Vorlage in einer Datei zu speichern (Format IESX), um sie in eine andere Lohnbuchhaltung-Datei importieren zu können.