Crésus Finanzbuchhaltung

Um sie zu aktivieren, führen Sie den Befehl Optionen – Definitionen aus und wechseln Sie in die Registerkarte Kostenrechnung. Aktivieren Sie das Kästchen Benutzt die Kostenrechnung:

Mit einem Analytik-Center können Aufwände und/oder Erträge verschiedener Konten gruppiert und z. B. die Kosten verschiedener Projekte verwaltet werden.

Ein Aufwand oder ein Ertrag kann direkt auf ein Analytik-Center verbucht werden oder mithilfe eines Verteilungsschlüssels (§20.2 Verteilungsschlüssel erstellen) indirekt auf mehrere Analytik-Center.

• Öffnen Sie die Datei Analyse1.cre im Ordner Beispiele.
• Führen Sie den Befehl Optionen – Analytik-Codes aus:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um einen neuen Code P3000 für das Projekt C in der Liste zu erstellen (dieser Code wird später nicht mehr verwendet):

• Ein Analytik-Center wird durch seine Nummer bestimmt. Die Nummer kann eine beliebig lange Folge von Zahlen und Buchstaben sein. Wir empfehlen Ihnen jedoch, sich aus Platzgründen bei der Anzeige und beim Ausdrucken auf zehn Zeichen zu beschränken.
• Geben Sie beim Titel eine aussagekräftigere Beschreibung als beim Code ein.
• Erfassen Sie auf Wunsch anschliessend noch einen Kommentar.
• Die Bedeutung der zwei Felder Kumulierte Vorjahreszahlen wird unter §20.5.8 Kumulierte Vorjahreszahlen erläutert.
• Die drei Arten von Analytik-Centern Aufwand, Ertrag oder Neutral haben keinen Einfluss auf das Verhalten, sondern erlauben eine Filterung in der Ansicht Kostenrechnung (§20.5.7 Die Anzeigeoptionen).
• Klicken Sie auf OK,, um die Eingabe zu bestätigen./li>

Kann ein Betrag nicht direkt auf ein Projekt verbucht werden, wie etwa eine Telefonrechnung, spricht man von indirektem Aufwand oder indirektem Ertrag. Diese Beträge können dank Verteilungsschlüsseln auf verschiedene Projekte aufgeteilt werden.

Ein Verteilungsschlüssel ähnelt einem Analytik-Center, erlaubt es aber, den Betrag gemäss einem von Ihnen definierten Schlüssel auf verschiedene Analytik-Center aufzuteilen. Dieser Schlüssel legt die Anteile für die Aufteilung des Betrags auf die verschiedenen Analytik-Center fest.

Der Anteil kann in Teilen oder in Prozent ausgedrückt werden. Bei der Angabe in Prozent müssen die Anteile zusammen 100 ergeben.

• Führen Sie den Befehl Optionen – Analytik-Codes aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
• Geben Sie die Nummer und den Titel des neuen Codes an.
• Aktivieren Sie die Option Verteilungsschlüssel:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
• Wählen Sie das erste Analytik-Center aus.
• Geben Sie den Anteil an (50).

• Klicken Sie auf OK.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für das zweite Analytik-Center und legen Sie den Anteil auf 100 fest.
• Der Code ist wie folgt definiert:

Beispiel (Datei Analyse2)

Der Aufwand ist auf unsere zwei Analytik-Center P1000 und P2000 aufzuteilen, und zwar zu 50 Teilen auf das Projekt P1000 und zu 100 Teilen auf das Projekt P2000.

In der Datei Analyse2 haben wir einen Verteilungsschlüssel allg Kost definiert, der diese Verteilung vornimmt.

Die Buchung einer Telefonrechnung von 30.00 sieht wie folgt aus:

Die 30 Franken werden gemäss dem Verteilungsschlüssel aufgeteilt, d. h. 50 Teile werden auf das Projekt P1000 verbucht und 100 Teile auf P2000:

• Auf P1000 verbuchter Anteil: (30.00 × 50.00) ÷ 150.00 = 10.00
• Auf P2000 verbuchter Anteil: (30.00 × 100.00) ÷ 150.00 = 20.00

Die Berechnung der Saldi der Analytik-Center wird wie folgt ausgeführt:

Unter Berücksichtigung der Verteilung der indirekten Kosten weist das Projekt P1000 einen Gewinn von 120.00 auf, während das Projekt P2000 ein Minus von 30.00 aufweist.

Die Verteilung ist nicht definitiv. Falls Sie einen Verteilungsschlüssel anpassen, werden die Beträge der bestehenden Buchungen, die diesen Schlüssel benutzen, nach dem neuen Schlüssel verteilt.

Im Journal werden die drei Spalten A-Code, Menge und Periode verwendet, um Analytik-Buchungen zu definieren.

Der Analytik-Code, der einer Buchung zuzuweisen ist, wird in der Spalte A-Code erfasst.

Klicken Sie auf das Symbol oder drücken Sie die Taste F2, um den Assistenten mit der Liste der bestehenden Codes anzuzeigen. Auf dieser Maske kann auch ein neuer Code erstellt oder eine manuelle Verteilung vorgenommen werden (§20.3 Analytik-Codes im Journal).

Beispiel (Datei Analyse1)

Mit den zwei oben definierten Analytik-Centern P1000 und P2000 wurden im Journal folgende Buchungen eingegeben:

Ohne die Angaben der Spalte A-Code wäre nicht einfach ermittelbar, wie viel jedes der beiden Projekte gekostet und eingebracht hat. Auch wenn spezifische Konten für jedes Projekt angelegt worden wären, könnten die Totalbeträge für jedes Projekt nicht automatisch ermittelt werden.

Crésus Finanzbuchhaltung berechnet die Totale wie folgt:

Das Projekt P1000 weist einen Gewinn von 130.00 auf, während das Projekt P2000 ein Minus von 10.00 aufweist.

Crésus Finanzbuchhaltung erlaubt es, die Analytik-Ergebnisse auf unterschiedliche Weise darzustellen (§20.5 Die Kostenrechnung).

Bei der Eingabe einer Buchung (im Journal) können Sie den Betrag direkt auf verschiedene Analytik-Center verteilen, ohne einen Verteilungsschlüssel zu erstellen.

Wenn sich der Cursor im Feld A-Code befindet, drücken Sie die Taste F2 oder klicken Sie auf das Symbol . Klicken Sie in der angezeigten Maske – statt einen Verteilungsschlüssel auszuwählen – auf die Schaltfläche Manuell und erstellen Sie eine Verteilung wie unter §20.2 Verteilungsschlüssel erstellen.

Der Vermerk (Manuell, n) in der Spalte A-Code zeigt an, dass es sich um eine manuelle Aufteilung handelt. Dabei steht n für die Anzahl betroffener Analytik-Center.

Um die manuelle Verteilung einer bestehenden Buchung zu ändern, wählen Sie die Buchung aus, positionieren Sie den Cursor im Feld A-Code, drücken Sie die Taste F2 und gehen Sie wie oben beschrieben vor.

Setzen Sie manuelle Verteilungen möglichst sparsam ein, damit Sie nicht den Überblick verlieren.

Der Befehl Ansicht – Kostenrechnung, der auch über das Symbol  aufgerufen werden kann, stellt die Saldi der Analytik-Center und die Listen der Analytik-Buchungen auf verschiedene Arten dar.

Geben Sie auf dieser Maske an, wie die Kostenrechnung angezeigt werden soll.

Mit den obigen Einstellungen wird eine Tabelle mit Aufwand und Ertrag aller Analytik-Center, den Verteilungsschlüsseln und den manuellen Verteilungen angezeigt. Dieses Beispiel zeigt das Ergebnis für die Datei Analyse2 und die vorgeschlagenen Analytik-Codes:

Wenn die Option Zeigt Aufwand und Ertrag im Detail an deaktiviert ist, wird die Darstellung einfacher, weil der Ertrag positiv und der Aufwand negativ dargestellt wird:

Mit der Option Zeigt die Zusammensetzung kann für jeden Analytik-Code die Liste der betroffenen Konten mit den Totalbeträgen angezeigt werden:

Wenn die Option Zeigt die Buchungen an aktiviert ist, wird für jeden Analytik-Code die Liste der Buchungen angezeigt:

Beachten Sie, dass die Buchung mit der Belegnummer 9 in der Tabelle dreimal vorhanden ist:

• unter P1000 mit einem Betrag von −10.00 (50 Teile von 150)
• unter P2000 mit einem Betrag von –20.00 (100 Teile von 150)
• unter allg Kost mit einem Betrag von −30.00

In dieser Ansicht können Sie mit der rechten Maustaste auf eine Buchung klicken, um sie im Journal oder im Kontoauszug anzeigen zu lassen.

Statt einen Überblick pro Analytik-Code zu haben, können Sie das Ergebnis pro Konto anzeigen. Ist die Option Nach Konten aktiviert, die Optionen Zeigt die Buchungen an oder Zeigt die Zusammensetzung an jedoch nicht, zeigt das Ergebnis die Kontosaldi an und berücksichtigt nur die Buchungen mit Analytik-Code.

Wird die Option Zeigt die Zusammensetzung an aktiviert, wird eine Liste angezeigt, die für jedes Konto die Verteilung des Saldos auf die verschiedenen Analytik-Center darstellt.

Ist die Option Zeigt die Buchungen an aktiviert, wird die Liste der Buchungen angezeigt, die auf die verschiedenen Analytik-Center für jedes der Konten verbucht wurden.

Die Optionen in der Rubrik Sortieren nach bestimmen die Reihenfolge für die Anzeige der Analytik-Center:

• Nummer sortiert nach Nummer des Analytik-Codes
• Titel sortiert nach Titel des Analytik-Codes
• Betrag sortiert nach angezeigtem Betrag. Die Aufwandbeträge werden als negativ und die Beträge der Erträge als positiv betrachtet.
• Ertrag/Aufwand getrennt:
  Ist diese Option aktiviert, zeigt Crésus Finanzbuchhaltung zuerst den Aufwand (Center mit negativem Saldo), unabhängig von der gewählten Sortierung.

Ist die Option Aufteilung der Verteilungsschlüssel angekreuzt, verteilt Crésus Finanzbuchhaltung die Beträge gemäss den Verteilungsschlüsseln auf die Analytik-Center. Dann berücksichtigt die Kostenrechnung den direkten und indirekten Aufwand und Ertrag.

Ist die Option nicht aktiviert, werden die Beträge von Buchungen, die mit einem Verteilungsschlüssel eingegeben wurden, nicht auf die Analytik-Center verteilt. In dem Fall werden nur die direkt einem Analytik-Center zugewiesenen Buchungen berücksichtigt.

In unserer Beispieldatei Analyse2.cre werden dann die Ergebnisse der Projekte angezeigt, ohne den indirekten Aufwand zu berücksichtigen.

Die Option Prozent-Vergleich kann nur ausgewählt werden, wenn die Option Zeigt Aufwand und Ertrag im Detail aktiviert ist. Sie erlaubt es, für jeden Saldo den Prozentsatz im Vergleich zum Gesamtaufwand oder zum Gesamtertrag darzustellen.

In unserer Beispieldatei Analyse2.cre entfallen 31 % des Gesamtaufwands auf das Projekt P1000 und 69 % auf das Projekt P2000.

Die Optionen der Rubrik Anzeige bestimmen, welche Analytik-Codes angezeigt werden sollen. Die Werte der angezeigten Center werden im Total kumuliert. So können mehrere Center gruppiert werden, um ein Sammelergebnis anzuzeigen.

• Zeigt die Aufwand-Center, die Ertrags-Center oder neutrale Center  wählt die Codes nach dem bei der Erstellung festgelegten Typ aus (§20.1 Analytik-Center erstellen).
• Berücksichtigt nur folgende Codes: Wenn diese Option aktiviert ist, können Sie die Codes auswählen, die in der Tabelle dargestellt werden sollen. Mit dem Feld Filter kann die Anzeige der Codes auf diejenigen begrenzt werden, die dem Filter entsprechen, was sehr nützlich sein kann, wenn viele verschiedene Codes existieren.
  Nehmen wir an, dass es fünf Analytik-Center gibt: P1, P2, P3, P4 und P5. Die Projekte P1 und P2 gehören zum Sektor Europa, die Center P3 und P5 zum Sektor Asien und das Center P4 wurde dem Sektor Ozeanien zugewiesen. Sie können nun nur die Codes P1 und P2 anzeigen, um das Ergebnis «Europa» zu erhalten. Verwenden Sie die Favoriten (§6 Favoriten), um diese Code-Kombination zu speichern.
• Zeigt auch nicht benutzte Codes an: In der Regel werden die nicht verwendeten Codes nicht angezeigt. Ist diese Option aktiviert, werden sie in der Tabelle dargestellt.
• Berücksichtigt auch Buchungen ohne Analytik-Code: Wenn diese Option angekreuzt ist, werden die Buchungen ohne Analytik-Code ebenfalls unter dem Code «(ohne Code)» aufgeführt.

Bei einer Neueröffnung der Buchhaltung mit dem Befehl Buchhaltung – Neueröffnung (§11.2.1 Neueröffnung einer Buchhaltung) enthält die neue Buchhaltung keine Buchungen in den Aufwand- und Ertragskonten, die Saldi der Analytik-Center betragen also null.

Für jeden Analytik-Code können ein kumulierter Aufwandsaldo und ein kumulierter Ertragssaldo festgelegt werden. Es handelt sich hierbei sozusagen um die aufgeteilten Saldovorträge der Analytik-Center. So ist es möglich, ein Projekt über mehrere Buchungsperioden hinweg zu verfolgen. Diese beiden Felder können in der Maske Neuer Analytik-Code / Analytik-Code ändern (§20.1 Analytik-Center erstellen) angepasst werden.

Bei der Neueröffnung einer Buchungsperiode werden diese beiden Saldi in die neue Buchhaltung mit den aktuellen Saldi übertragen.

Ebenso aktualisiert der Befehl Buchhaltung – Eröffnungsbilanz aktualisieren (§11.3 Eröffnungsbilanz aktualisieren) die kumulierten Saldi der Analytik-Center anhand der Saldi der Analytik-Center der Vorjahresbuchhaltung.

Kreuzen Sie die Option Berücksichtigt ebenfalls die kumulierten Vorjahreszahlen, damit die Werte der Kostenrechnung die kumulierten Saldi berücksichtigen. Sonst werden nur die Buchungen der aktuellen Buchungsperiode in die Berechnung der Saldi der Analytik-Center einbezogen.

Die Analytik-Codes können auch in der Gewinn- und Verlustrechnung verwendet werden :

• Führen Sie den Befehl Ansicht – Gewinn- und Verlustrechnung aus (§8.3 Gewinn- und Verlustrechnung).
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Analytik-Center.
• Wählen Sie die zu berücksichtigen Center aus.
• Klicken Sie auf OK.
• Die dargestellte GV berücksichtigt nur die Buchungen, die den ausgewählten Analytik-Centern zugewiesen sind.

Wählen Sie in unserer Beispieldatei Analyse2.cre nur das Center P2000 aus:

Folgende Tabelle wird dargestellt:

Die Differenz (Verlust) von 30.00 entspricht dem Total von −30.00 des Codes P2000 in der Kostenrechnung.

Wenn Sie die Analytik-Codes aktiviert haben, werden im Kontenplan rechts zwei weitere Spalten angezeigt:

• Die Spalte A-Code definiert für jedes Konto einen Standard-Analytik-Code, der automatisch vorgeschlagen wird, wenn Sie im Journal eine Buchung auf dieses Konto verbuchen.
• Die Spalte A-Modus gibt allfällige Beschränkungen für den Analytik-Code und die Mengen für das Konto an:
  O: Für Buchungen auf dieses Konto ist zwingend ein Analytik-Code anzugeben.
  F: Der Standard-Analytik-Code für dieses Konto ist für Buchungen auf dieses Konto zu verwenden. Crésus Finanzbuchhaltung lässt keine anderen Codes zu.
  Q: Für Buchungen auf dieses Konto ist zwingend eine Menge anzugeben (link im Aufbau).
  N: Für Buchungen auf dieses Konto darf keine Menge angegeben werden (link im Aufbau).

Verwenden Sie die Taste F2 oder klicken Sie auf das Symbol , um die Erfassungshilfe anzuzeigen: Auf der aufgerufenen Maske können Sie die Arten auswählen.