Crésus Finanzbuchhaltung

Crésus Finanzbuchhaltung erlaubt den Import oder den Export von Daten.

Der Inhalt sämtlicher Ansichten kann zur Bearbeitung in einem anderen Programm exportiert werden.

Das Format der exportierten Daten hängt von der Ansicht ab. Für das Journal und den Kontenplan wird das Format in der Onlinehilfe des Programms beschrieben. Bei den anderen Ansichten ergibt jede Bildschirmzeile eine Zeile in der Datei.

Führen Sie den Befehl Datei – Exportieren aus, um die Daten je nach der gewählten Ansicht in eine Textdatei zu exportieren.

• Die Daten werden zeilenweise exportiert.
• Die Zeilen werden mit CR+LF (ASCII-Code 13 + ASCII-Code 10) getrennt.
• Die Elemente einer Zeile werden mit einem Tabulator voneinander getrennt (ASCII-Code 9).
• Wechseln Sie in die gewünschte Ansicht.
• Verwenden Sie allenfalls den Filter (§4.13 Der Filter).
• Führen Sie den Befehl Datei – Exportieren aus.
• Je nachdem fragt Crésus Finanzbuchhaltung sie, ob Sie die Striche, welche die Nullen in den Zahlen ersetzen, durch «0» ersetzen und die Apostrophe, die zur Tausendertrennung verwendet werden, löschen wollen. Denn viele Tabellenkalkulationsprogramme können Zahlen mit Bindestrichen und Apostrophen nicht übernehmen.
• Geben Sie anschliessend einen Namen für die zu exportierende Datei an und klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie die Funktion Exportieren in einem Kontoauszug verwenden, können Sie in der Maske angeben, ob nur das momentan angezeigte Konto oder – wie beim Drucken (§10.4 Kontoauszüge ausdrucken) – mehrere Konten ausgedruckt werden sollen.

Eine Datei, die auf diese Art exportierte Daten enthält, kann in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel geöffnet werden.

Der Befehl Bearb. – Ansicht kopieren funktioniert ähnlich wie der Befehl Datei – Exportieren, kopiert jedoch die Daten der aktuellen Ansicht in die Zwischenablage und nicht in eine Datei. Anschliessend können die kopierten Inhalte in ein Textverarbeitungsprogramm oder in ein Tabellenkalkulationsprogramm eingefügt werden.

Die so in die Zwischenablage kopierten Daten können in ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word oder ein Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel eingefügt werden.

Sie können einen Kontenplan, ein Budget oder Buchungen importieren, sofern die zu importierende Datei das in der Hilfe der Software beschriebene Format aufweist.

• Die Daten müssen in einer Textdatei gespeichert werden.
• Jeder Eintrag entspricht einer Zeile.
• Die Zeilen werden mit CR+LF (ASCII-Code 13 + ASCII-Code 10) voneinander getrennt.
• Die Elemente einer Zeile werden mit einem Tabulator voneinander abgegrenzt (ASCII-Code 9).

Format von Textdateien mit Buchungen

Eine Textdatei mit Buchungen darf nur eine Buchung pro Zeile aufweisen, wobei die einzelnen Felder durch voneinander getrennt sind.

Format einer Buchungsdatei:

1. Buchungsdatum (Format TT.MM.JJJJ)
2. Sollkonto
3. Habenkonto
4. Belegnummer (wenn dieses Feld leer ist, verwendet Crésus Finanzbuchhaltung automatisch
   die nächste Nummer beim Import gemäss den Importoptionen)
5. Buchungstext
6. Betrag

Die folgenden optionalen Felder werden vom Format erweiterter Text verwendet.

Sie enthalten grundlegende Angaben für Sammelbuchungen, Buchungen mit Mehrwertsteuer (MWST) und Buchungen in Fremdwährung.

Für den Export von Buchungen aus einer Buchhaltung und den Import in eine andere wählen Sie immer das erweiterte Format.

7. Betrag in Fremdwährung Wenn weder das Soll- noch das Habenkonto ein Fremdwährungskonto ist, weist dieses Feld den Wert 0 auf.
8. Wechselkurs für Fremdwährung Wenn weder das Soll- noch das Habenkonto ein Fremdwährungskonto ist, hat dieses Feld keine Bedeutung.
9. Nummer der Sammelbuchung Jede Sammelbuchung hat eine eigene Nummer und alle Zeilen einer Sammelbuchung haben die gleiche Nummer. Diese Nummer hat keine besondere Bedeutung, sie dient lediglich dazu, Sammelbuchungen zu unterscheiden. Bei normalen Buchungen weist dieses Feld den Wert 0 auf und hat keine Bedeutung. Der Inhalt dieses Feldes muss nummerisch sein.
10. brutto/netto Gibt an, ob der erfasste Buchungsbetrag netto, d. h. ohne MWST (0), oder brutto, d. h. inklusive MWST (1), ist. Für Buchungen ohne MWST
    weist dieses Feld den Wert 0 auf und hat keine Bedeutung. Der Inhalt dieses Feldes muss nummerisch sein.
11. Zeigt an, mit welcher MWST-Schaltfläche die Buchung erfasst wurde (1: Rechnung, 3: Retoure, 2: Verkauf/Zahlung, 5: Kauf/Zahlung). Wenn dieses Feld 2 oder 5 enthält, hat Feld 10 (brutto/netto) keine Bedeutung. Wenn Sie die MWST-Codes verwenden, weist dieses Feld den Wert 1 für Buchungen mit MWST, 2 für Verkauf/Zahlung, 5 für Kauf/Zahlung auf. Der Inhalt dieses Feldes muss nummerisch sein.
12. Nummer der Buchung mit MWST Jede Buchung mit MWST hat eine eigene Nummer und alle Zeilen einer Buchung mit MWST haben die gleiche Nummer. Diese Nummer hat keine besondere Bedeutung, sie dient lediglich dazu, Buchungen mit MWST zu unterscheiden. Dieses Feld weist den Wert 0 für Buchungen ohne MWST auf; in diesem Fall haben die Felder 10 und 11 keine Bedeutung. Der Inhalt dieses Feldes muss nummerisch sein.
13. MWST-Code
14. Ursprünglicher Buchungstext Dies ist der ursprüngliche Buchungstext, wie er bei der Eingabe der Buchung erfasst wurde.
15. Analytik-Code
16. Menge (nur Kostenrechnung)
17. Gruppe (siehe Kontrollassistent)
18. Ref. (siehe Kontrollassistent)
19. Kommentar zur Buchung

Wenn Sie Buchungen aus einer Datei importieren, die nicht im erweiterten Format vorliegt, sind die Buchungszahlen zwar korrekt, aber ein Teil der MWST-Angaben geht verloren und die Beträge in Fremdwährungen und die Wechselkurse sind auf null gesetzt.

Beispiel:

Die Felder 7, 8, 16, 17 und 18 werden nicht aufgeführt, um das Beispiel nicht zu überladen.

Die Zeilen 1 bis 3 entsprechen der folgenden erfassten Buchung:

Die Zeilen 4 bis 6 entsprechen der folgenden erfassten Buchung:

Die Zeilen 7 bis 10 entsprechen der folgenden erfassten Buchung:

Die Zeilen 11 und 12 entsprechen einfachen Buchungen ohne MWST und die optionalen Felder haben keine Bedeutung, abgesehen von Feld 12, das den Wert 0 aufweist. Die Zeilen 13 bis 20 entsprechen schliesslich einer Sammelbuchung, die Buchungen mit und ohne MWST umfasst. Zeile 13 betreffend die Löhne enthält keine MWST, Feld 12 hat daher den Wert 0. Die Zeilen 14 und 15 bilden eine Buchung mit MWST (Feld 12 = 11), ebenso die Zeilen 16 und 17 (Feld 12 = 12) sowie 18 und 19 (Feld 12 = 13). Zeile 20 ist die Gesamtsumme der Sammelbuchung und es gibt keine MWST, also Feld 12 = 0.

Konten oder einen Kontenplan importieren

Wählen Sie die Ansicht Kontenplan und dann im Menü Datei den Befehl «Kontenplan importieren». Crésus Finanzbuchhaltung fragt Sie dann nach dem Namen der Textdatei (*.txt), die die zu importierenden Konten oder den zu importierenden Kontenplan enthält. Diese Datei darf nur ein Konto pro Zeile aufweisen, wobei die einzelnen Felder durch Tabulatoren voneinander getrennt sind.

Je nach Typ können folgende Daten importiert werden:

In einer *.txt-Datei mit Konten oder einem Kontenplan steht jede Zeile für ein Konto. Die verschiedenen Bestandteile eines Kontos werden durch einen Tabulator abgegrenzt. Folgende Angaben sind für die Bezeichnung eines Kontos erforderlich:

1. Kontonummer
2. Kontotitel
3. Kategorie (Aktiva, Passiva, Aufwand, Ertrag oder Betrieb)
4. Typ (normal, Gruppe oder Titel)
5. Nummer des Sammelkontos (Gliederungskonto)
6. MWST-Code (neue Methode) oder Nummer des MWST-Kontos, gefolgt von einem
   @ und dem MWST-Satz, z. B. 1068@6.5 (alte Methode)
7. Wenn es sich beim Konto um Aktiva oder Passiva handelt, die Nummer des Kontos, das bei einer Neueröffnung zu verwenden ist.
   Wenn es sich beim Konto um ein Aufwand-, Ertrags- oder Betriebskonto handelt, die Nummer des
   bei einem Abschluss zu verwendenden Kontos
8. Laufnummer für den Abschluss oder die Neueröffnung
9. Währung
10. Analytik-Code
11. Analytik-Modus

Bevor Sie den Import durchführen, fragt Sie Crésus Finanzbuchhaltung über die Maske Importmodus, ob Sie die Leerzeichen am Anfang der Kontonummern beibehalten wollen.

Wenn bereits ein Kontenplan vorhanden ist, fragt Crésus Finanzbuchhaltung über die Maske «Kontenplan importieren», wie vorzugehen ist.

Budgets importieren

Wählen Sie die Ansicht «Budgets und Vorjahre» und dann im Menü Datei den Befehl «Budgets importieren». Crésus Finanzbuchhaltung fragt Sie dann nach dem Namen der Textdatei (*.txt), die die zu importierenden Budgets enthält. Diese Datei darf nur ein Konto pro Zeile aufweisen, wobei die einzelnen Felder durch Tabulatoren voneinander getrennt sind.

Format einer Budgetdatei:

1. Kontonummer
2. Kontotitel (wird beim Import ignoriert)
3. Saldo des Kontos (wird beim Import ignoriert)
4. Vorjahressaldo des Kontos
5. Budget des Kontos
6. Budget +1 des Kontos

Bevor Sie den Import durchführen, fragt Sie Crésus Finanzbuchhaltung über die Maske «Importmodus der Budgets», ob Sie die Budgets importieren wollen.