Crésus Faktura

Einen Datensatz erstellen

In jeder der fünf Datenbanken können Sie einen neuen Datensatz erstellen, indem Sie auf das Symbol klicken, den Befehl Datensatz > Neuer Datensatz ausführen oder die Tastenkombination Ctrl+N oder F11 verwenden.

Jeder Datensatz erhält automatisch eine eindeutige Nummer (oben rechts im Erfassungsbildschirm), die Sie bei Bedarf ändern können.

Sobald die verschiedenen Felder ausgefüllt sind, bestätigen Sie den Datensatz, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Taste F12 drücken: Der Datensatz erscheint dann in der Liste auf der linken Seite.

Um neue Datensätze Erhaltene oder Ausgestellte Rechnungen zu erstellen, ist es vorzuziehen, direkt von den Datenbanken Kreditoren beziehungsweise Kunden aus vorzugehen. Für eine erhaltene Rechnung können Sie zudem, wie weiter unten beschrieben, sehr einfach das Originaldokument scannen.

Einen Datensatz ändern

Um einen Datensatz zu ändern, wählen Sie ihn in der linken Liste aus (der Erfassungsbildschirm bleibt grau), geben Sie die gewünschten Änderungen in den Feldern ein und bestätigen Sie diese, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Taste F12 drücken.

Im Falle eines Fehlers können Sie die Änderung rückgängig machen, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Taste Esc drücken.

Ein Datensatz Ausgestellte Rechnung kann nach dem Ausdrucken oder dem Versand per E-Mail nicht mehr geändert werden: Wenn Sie Korrekturen vornehmen möchten, müssen Sie zuerst im rechten Seitenbereich auf Datensatz entsperren klicken oder dessen Druckstatus (von Bereits gedruckt auf Zu drucken) in der Registerkarte Kontakt, Lieferung, Status ändern.

Einen Datensatz löschen

Um einen Datensatz zu löschen, wählen Sie ihn in der linken Liste aus und klicken Sie dann auf das Symbol , oder führen Sie den Befehl Datensatz > Datensatz löschen aus.

Einen Datensatz archivieren

Sie können einen Datensatz auch archivieren, damit er standardmässig nicht mehr in der linken Liste erscheint, ohne jedoch aus Ihrer Datei gelöscht zu werden. Aktivieren Sie dazu einfach das Kontrollkästchen Archiv im Erfassungsbildschirm. Bestätigen Sie, indem Sie auf das Symbol klicken oder die Taste F12 drücken. Um die archivierten Datensätze einer Datenbank anzuzeigen, wählen Sie _Archives in der Zugriffsliste aus. Selbstverständlich können Sie einen Datensatz auch wieder entarchivieren, indem Sie einfach das Kontrollkästchen Archiv deaktivieren.

Es ist nicht möglich, einen Datensatz zu löschen, der in einer anderen Datenbank referenziert wird. Würde man beispielsweise einen Artikel löschen, der in Rechnungen verwendet wird, würde dies alle Statistikberechnungen verfälschen. Einen Datensatz zu archivieren ist daher die beste Möglichkeit, ihn nicht mehr anzeigen zu lassen, ohne ihn dennoch zu löschen.