15Comment passer d’une année à l’autre ?
Il est préférable d’avoir terminé les salaires de l’année en cours avant de créer la nouvelle année. Les modifications apportées ultérieurement dans l’année en cours ne sont pas reportées automatiquement dans la nouvelle année.
Pour ouvrir la nouvelle année :
- Utilisez la commande Fichier > Nouvelle année.
- Après avoir vérifié l’année, le nom et l’emplacement proposés, cliquez sur le bouton Créer. Les présentations personnelles sont reprises dans le nouveau fichier, ainsi que les noms et les données des employés.
- D’éventuels montants de 13ème salaire ou d’indemnités vacances non versés dans l’année en cours sont reportés dans les données de la nouvelle année. Le dialogue affiche les noms et montants concernés. Ces montants seront inclus dans le premier versement de 13ème ou d’indemnités vacances de la nouvelle année. S’il y a lieu, vous pourrez modifier ultérieurement le montant des reports dans l’onglet Paramètres des données de chaque employé (§20.1.3 Paramètres).
- La liste des employés qui ont quitté est affichée. Vous pouvez choisir de les conserver ou non.
- Utilisez la commande Entreprise > Contrôler les données et prenez note des éléments à compléter.
- Utilisez la commande Entreprise > Assurances, complétez les assurances, corrigez les taux.
- Utilisez la commande Entreprise > Coefficients et réglez les divers nouveaux taux pour l’AVS, l’AC, l’assurance maternité, etc. en fonction des besoins. Selon la version du logiciel que vous utilisez, certains coefficients sont automatiquement ajustés (notamment AVS, AC, assurance maternité), mais il vous incombe de les vérifier.
- Avant de calculer des salaires, assurez-vous que les réglages des rubriques sont corrects. Dans l’année source, imprimez le document modèle 1-1. Genres de salaires (rubriques utilisées uniquement) qui récapitule comment chaque élément de salaire est pris en compte pour les charges sociales. En cas de nécessité, modifiez les fanions des rubriques §19.7 Définition des rubriques.
Pour créer une nouvelle année, n’utilisez en aucun cas la commande Nouveau du menu Fichier. Cette commande sert uniquement à créer un nouveau fichier de salaires repartant à zéro, par exemple pour une nouvelle société.
15.1Reprendre d'un autre fichier Si vous modifiez les salaires ou que vous faites des transmissions Swissdec dans l’année d’origine après avoir créé la nouvelle année, il est possible de synchroniser les données.
Dans la nouvelle année :
- Passez en mode complet
- Utilisez la commande Entreprise > Reprendre d’un autre fichier.
- Utilisez le bouton Parcourir pour naviguer jusqu’au fichier source.
- Cochez les employés concernés.
- Sélectionnez l’opération voulue :
- Récupérer les données des périodes importe dans la nouvelle année les montants et valeurs de chaque période de paie de l’année précédente, ainsi que l’historique des transmissions Swissdec.
- Remettre l’état initial des employés corrige les reports de 13e et/ou d’indemnités vacances.
Cette commande s’utilise également pour créer la fiche d’un employé qui n’existe pas encore dans l’année courante, mais dont les données existent dans un autre fichier. Le mécanisme vérifie s’il existe un employé dans le fichier de destination avec le même numéro AVS. Si oui, les données importées remplacent les données existantes. Sinon, l’employé importé est ajouté au fichier de destination. Le fichier source ne doit pas nécessairement correspondre à la même société. Après avoir repris les données du nouvel employé, il est indispensable d’ouvrir sa fiche et d’y vérifier / compléter les données.
Astuce : vous pouvez utiliser la commande Entreprise > Reprendre d’un autre fichier pour réengager un ancien collaborateur qui ne serait plus présent dans le fichier de l’année en cours.
Si vous modifiez les salaires ou que vous faites des transmissions Swissdec dans l’année d’origine après avoir créé la nouvelle année, il est possible de synchroniser les données.
Dans la nouvelle année :
- Passez en mode complet
- Utilisez la commande Entreprise > Reprendre d’un autre fichier.
- Utilisez le bouton Parcourir pour naviguer jusqu’au fichier source.
- Cochez les employés concernés.
- Sélectionnez l’opération voulue :
- Récupérer les données des périodes importe dans la nouvelle année les montants et valeurs de chaque période de paie de l’année précédente, ainsi que l’historique des transmissions Swissdec.
- Remettre l’état initial des employés corrige les reports de 13e et/ou d’indemnités vacances.
Cette commande s’utilise également pour créer la fiche d’un employé qui n’existe pas encore dans l’année courante, mais dont les données existent dans un autre fichier. Le mécanisme vérifie s’il existe un employé dans le fichier de destination avec le même numéro AVS. Si oui, les données importées remplacent les données existantes. Sinon, l’employé importé est ajouté au fichier de destination. Le fichier source ne doit pas nécessairement correspondre à la même société. Après avoir repris les données du nouvel employé, il est indispensable d’ouvrir sa fiche et d’y vérifier / compléter les données.
Astuce : vous pouvez utiliser la commande Entreprise > Reprendre d’un autre fichier pour réengager un ancien collaborateur qui ne serait plus présent dans le fichier de l’année en cours.