Crésus Lohnbuchhaltung

Um den Anforderungen des harmonisierten Rechnungsmodells HRM2 zu entsprechen, ist es notwendig, die Löhne unter Berücksichtigung der Funktion, der der Mitarbeiter zugeordnet ist (0220 Allgemeine Dienste oder 8300 Jagd und Fischerei, zum Beispiel), der Art – oder Sachgruppe – der Lohnkosten (Lohn, Prämie oder Spesenrückerstattung, zum Beispiel) und des Postfixes (02 für die Primarschule, zum Beispiel) zu verbuchen.

Zuordnung der Lohnkosten zu einer einzigen Funktion

In den meisten Fällen sind die Kosten eines Mitarbeiters vollständig einer einzigen Funktion zurechenbar.

Zum Beispiel wird der Lohn eines Gemeindeangestellten, der im Strassenunterhalt arbeitet, dem Konto 6150.3010.00 zugeordnet:

• 6150 = Funktion: Gemeindestrassen
• 3010 = Sachgruppe: Besoldungen des Betriebspersonals
• 00 = Postfix

Aufteilung der Lohnkosten auf mehrere Funktionen

Man kann die Kosten auch auf mehrere Funktionen aufteilen. Zum Beispiel könnte man die Lohnkosten eines Hauswarts auf die Funktionen Schulliegenschaften (2170), Sport (3410) und Freizeit (3420) aufteilen wollen, da dieser zu 50 % im Hausdienst der Schulliegenschaften, zu 30 % im Unterhalt der Sporthalle und zu 20 % im Unterhalt des Gemeindesaals arbeiten würde.

In diesem Fall müssen 50% des Lohns dem Konto 2170.3010.02, 30% des Lohns dem Konto 3410.3010.02 und 20% des Lohns dem Konto 3420.3010.02 zugeordnet werden.

Crésus Salaires bietet eine Option Verwendet den Modus HRM2, die Sie unter Unternehmen > Koeffizienten > Einstellungen 2 aktivieren können:

Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, erscheint das Register MCH2 in der Lohnerfassungsmaske.

Dieses Register stellt Rubriken zur Verfügung, mit denen bis zu 5 Funktionen und Postfixe pro Lohn für jeden Mitarbeiter behandelt werden können.

Falls der Lohn des Mitarbeiters auf mehrere Funktionen / Postfixe aufgeteilt werden muss, gibt man den Anteil des Lohns an, der jeder Funktion / jedem Postfix zuzuordnen ist.

Wir greifen hier das Beispiel des in der Einleitung genannten Gemeindeangestellten wieder auf.

Erfassung ohne Aufteilung

Wenn der Angestellte ausschliesslich im Strassenunterhalt arbeitet, müssen folgende Angaben erfasst werden:

Hinweis: Es ist nicht notwendig, den Anteil anzugeben, wenn keine Aufteilung vorzunehmen ist.

Erfassung mit Aufteilung

Falls der Angestellte zu 50 % im Hausdienst der Schulliegenschaften, zu 30 % im Unterhalt der Sporthalle und zu 20 % im Unterhalt des Gemeindesaals arbeitet, müssen folgende Angaben erfasst werden:

So wird bei der Verbuchung dieses Lohns jeder Betrag gemäss der angegebenen Sachgruppe aufgeteilt.

Der Postfix ist nicht obligatorisch, sein Feld kann leer gelassen werden, sofern in der Zielbuchhaltung ein Konto ohne Postfix existiert.

Die Personaldaten konfigurieren

In den obigen Beispielen haben wir die Funktionen / Postfixe bei der Lohnerfassung eingegeben.

Da ein Mitarbeiter jedoch in der Regel stets denselben Funktionen / Postfixen zugeordnet ist, kann es sinnvoller sein, diese verschiedenen Angaben direkt in den Daten des betreffenden Mitarbeiters zu erfassen.

Öffnen Sie die Personaldaten > Register HRM2-Funktionen (das ebenfalls angezeigt wird, sobald das Kästchen Verwendet den Modus HRM2 aktiviert ist).

Dieses Register präsentiert sich auf die gleiche Weise wie das Register MCH2 der Lohnerfassungsmaske: Es genügt, dort dieselben Angaben wie im obigen Beispiel einzutragen, und diese Werte werden bei der Erfassung der nächsten Löhne des Mitarbeiters automatisch vorgeschlagen.

Die Unternehmensdaten konfigurieren

Man kann die verschiedenen Angaben zur Lohnverbuchung im HRM2-Modus auch im Register MCH2 der Unternehmensdaten festlegen. Die hier erfassten Informationen werden in die Daten jedes Mitarbeiters und somit in die Erfassung jedes Lohns übernommen. Dieser Dialog ermöglicht es auch, die verschiedenen Sachgruppen sowie die Bilanzkonten Ihrer Buchhaltung zu konfigurieren.

Den HRM2-Kontenplan aktivieren

Standardmässig ist Crésus Lohnbuchhaltung so konfiguriert, dass die Löhne gemäss dem Vereinfachten Kontenplan für KMU von Crésus Finanzbuchhaltung verbucht werden. Um den HRM2-Kontenplan zu verwenden, müssen Sie ihn über den Dialog Verbuchung der Rubriken importieren (Verwaltermodus > Unternehmen > Verbuchung):

• wählen Sie alle Rubriken des aktuellen Kontenplans aus und klicken Sie auf Alle Definitionen leeren;
• klicken Sie auf Importieren und wählen Sie die Datei Verbuchung MCH2.txt aus (dieser Vorgang kann einige Minuten dauern).

Sobald die Datei importiert ist, verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Koeffizienten > MCH2 und konfigurieren Sie die verschiedenen Rubriken gemäss Ihrem Kontenplan:

• Eine Sachgruppe kann leer sein, dies führt jedoch zu einem Verbuchungsfehler, wenn eine mit dieser Sachgruppe verknüpfte Rubrik in einem Lohn verwendet wird.
• Wenn die Sachgruppe ohne Postfix angegeben ist (zum Beispiel, Sachgruppe Lohn: 3010 oben), ergänzt die Verbuchung das Konto mit dem bei der Lohnerfassung angegebenen Postfix.
• Wenn die Sachgruppe mit Postfix angegeben ist (zum Beispiel, Sachgruppe Verpflegungsentschädigungen: 3042.00 oben), verwendet die Verbuchung diesen Postfix und nicht den bei der Lohnerfassung angegebenen.
• Am Anfang oder Ende des Sachgruppenkontos darf kein Punkt eingegeben werden, dieser Punkt wird von der Verbuchung hinzugefügt.

Legen Sie anschliessend im selben Register die Bilanzkonten fest:

Bestätigen Sie mit OK.