3.3.8Eine Rechnung per E-Mail senden
Wenn der PDF-Versand per E-Mail aktiviert und konfiguriert wurde, ist die Schaltfläche Per E-Mail senden im rechten Seitenbereich sichtbar. Klicken Sie einfach darauf, um ein PDF des aktuellen Datensatzes (Rechnung, Angebot usw.) an den betreffenden Kunden zu senden.
Wenn Sie sich im Modus SMTP befinden, öffnet sich ein Dialog, der Sie auffordert, die E-Mail-Adresse des Empfängers zu bestätigen oder einzugeben (die hier so erscheint, wie sie im Feld E-Mail für Rechnungen des Kundendatensatzes eingegeben wurde), sowie den Text der E-Mail (der so erscheint, wie er unter Allgemeine Einstellungen > Registerkarte Optionen, Diverses > E-Mails und PDF-Versand einstellen > der betreffenden Registerkarte definiert wurde).
Im Modus MAPI wird Ihnen nicht angeboten, den Text der E-Mail zu ändern, da Sie alle diese Änderungen direkt in Ihrem E-Mail-Programm vornehmen können.
Wenn Sie die E-Mail an mehrere Empfänger senden möchten, geben Sie die Adressen durch Semikolons getrennt ein.
Nach Bestätigung dieses Dialogs erscheint die Rechnung so, wie sie übermittelt wird. Klicken Sie auf die Schaltfläche Schliessen, Crésus bittet Sie daraufhin um eine letzte Bestätigung vor dem Versand der E-Mail:
Klicken Sie auf Oui, um das Dokument zu senden.
Im Modus MAPI kann es vorkommen, dass eine Fehlermeldung zu einer Datei namens „pdfmail.ytbatch“ angezeigt wird, die nicht geöffnet werden konnte. Das bedeutet, dass die Datei nicht mit der richtigen Software verknüpft ist. Diese Datei befindet sich im Ordner, in dem sich Ihre Facturation-Datei befindet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die betreffende Datei > Eigenschaften > Ändern und wählen Sie standardmässig Batch Tool aus.
Die Erstellung von E-Mails erfolgt anschliessend normal.
Sobald die E-Mail versendet wurde, wird die Rechnung automatisch als Bereits gedruckt unter der Registerkarte Kontakt / Lieferadresse vermerkt und kann nicht mehr geändert werden. Wenn Sie Korrekturen daran vornehmen möchten, müssen Sie den Ausdruck zuvor rückgängig machen, indem Sie ihren Status manuell wieder auf Zu drucken setzen.