Die Software kann gleichzeitig mit dem Ausdruck von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen, ausgestellten oder Pro-forma-Rechnungen (Datenbank der Rechnungen) und Bestellungen an Lieferanten (Datenbank der Lieferanten) eine Kopie des Dokuments im PDF-Format speichern.
In der Registerkarte Erweiterungen, Sonstiges der Basiseinstellungen wird mit der Schaltfläche PDF Kopien erstellen folgender Dialog angezeigt:
Mit der Option Dem Dateinamen den Namen des Empfängers hinzufügen wird der Name des Kunden oder Lieferanten in den Namen der erstellten PDF-Datei aufgenommen. Wenn Sie die Optionen bestätigen, wird gefragt, in welchem Ordner die automatischen PDF-Kopien der Rechnungen zu speichern sind, und anschliessend, in welchem Ordner die von den Statistiken erstellten PDF-Dokumente zu speichern sind.
Der Name der PDF-Kopien setzt sich wie folgt zusammen:
X_Dokumentnummer-Empfängernummer_Empfänger.pdf
Dabei nimmt X folgende Werte an:
- O: Angebot (Offerte)
- C: Auftragsbestätigung
- L: Lieferschein
- F: Rechnung
- P: Pro-forma-Rechnung
- Z: Bestellung Lieferant
Die PDF-Kopie des Lieferscheins Nr. 10835 für den Kunden 2753 ABConsulting beispielsweise wird im Ordner Ihrer Wahl unter dem Namen
L_10835-2735_ABConsulting.pdf gespeichert.
Mit dem Befehl Datei − PDF-Datei erstellen wird der ausgewählte Dialog des zu generierenden Dokuments geöffnet und kann das PDF-Ergebnis im Ordner Ihrer Wahl gespeichert werden.
Mit dieser Schaltfläche in der Klappe gelangen Sie zum Ordner, den Sie nach den oben stehenden Einstellungen für die Speicherung der PDF-Kopien vorgesehen haben.
Mit derselben Schaltfläche wird in der Registerkarte der Statistiken der Ordner angezeigt, der für die Speicherung der PDF-Kopien der Statistiken definiert wurde.
06 November 2017