Crésus Lohnbuchhaltung

Wir bemühen uns, dieses Online-Handbuch stets auf dem neuesten Stand zu halten, damit es jede Weiterentwicklung von Crésus Lohnbuchhaltung berücksichtigt – einer Software, die wir kontinuierlich weiterentwickeln. Es ist jedoch möglich, dass gewisse Elemente des Handbuchs (insbesondere die Bildschirmfotos) von dem Modul abweichen, das Sie verwenden.

Alle Informationen zur Installation und zu den Updates von Crésus Lohnbuchhaltung finden Sie im Handbuch Installation.

Zur Erinnerung: Ein Crésus+ Abonnement ist erforderlich, um Zugang zu den Updates Ihres Moduls sowie zu einer Vielzahl seiner Optionen und Funktionen zu erhalten.

Beim Start von Crésus können Sie auf der Startseite unter dem Reiter ausprobieren eine Beispieldatei öffnen (« Simply SA Salaires »), die bereits konfiguriert ist und es Ihnen ermöglicht, sich mit der Benutzeroberfläche von Crésus Lohnbuchhaltung vertraut zu machen und einige Funktionen auszuprobieren.

In diesem Kapitel werden die wichtigsten Bildschirmanzeigen für die Arbeit mit Crésus Lohnbuchhaltung vorgestellt.

Da sich die Darstellung von Crésus Lohnbuchhaltung unter Windows, macOS und Linux nur geringfügig unterscheidet, wurden alle in diesem Handbuch gezeigten Bildschirmfotos – sofern nicht anders angegeben – unter Windows aufgenommen.

Der Startbildschirm ist der Einstiegspunkt Ihrer Anwendung und ermöglicht Ihnen den direkten Zugriff auf verschiedene Ansichten und Funktionen von Crésus Lohnbuchhaltung.

Um von der Startseite (oder von jeder anderen Ansicht aus) zur Jahresübersicht zu wechseln, klicken Sie auf das Symbol oder drücken Sie die Taste F5.

Um zum Startbildschirm zurückzukehren, klicken Sie auf das Symbol oder drücken Sie die Taste F4.

Über die Schaltfläche Bearbeiten im Bereich Unternehmen gelangen Sie zu den Daten Ihres Unternehmens.

Die Zugriffsliste rechts auf dem Startbildschirm ermöglicht es Ihnen, festzulegen, was in der Jahresübersicht angezeigt werden soll (entweder durch Doppelklick auf den gewünschten Zugriff oder durch Auswahl und anschliessenden Klick auf Zugriff).

Sie können einen Angestellten anhand seines Namens oder Vornamens suchen, indem Sie einen Teil davon in das Feld Angestellte eingeben.

Doppelklicken Sie auf den gewünschten Angestellten, um die Maske zur Erfassung seiner persönlichen Daten zu öffnen.

Die Schaltfläche Filter zeigt den oder die Angestellten der Liste in der Jahresübersicht an.

Sie können den gewünschten Angestellten auch mit den Pfeiltasten ↑ oder ↓ auswählen und anschliessend die Taste Enter drücken, um ihn allein in der Jahresübersicht anzuzeigen.

Die Schaltfläche Neuer Angestellter öffnet die Maske zur Erfassung der Daten eines neuen Angestellten.

Der Startbildschirm bietet Ihnen ausserdem verschiedene Kurzwahlmöglichkeiten (oberhalb der Zugriffsliste) für die Bearbeitung besonderer Situationen (Umzug, Änderung der familiären Situation usw.): Wählen Sie den betreffenden Angestellten aus und klicken Sie auf die gewünschte Schaltfläche, um die entsprechende Maske zu öffnen.

Mit der Schaltfläche Datei speichern und Software sperren können Sie die Datei vorübergehend sperren, ohne sie schliessen zu müssen (zum Beispiel, wenn Sie sich für ein paar Minuten entfernen müssen). Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie zuvor ein Passwort festgelegt haben (§15.6 Ein Passwort hinzufügen).

Standardmässig zeigt Crésus Lohnbuchhaltung bei jedem Öffnen Ihrer Datei den Startbildschirm an. Sie können diese Einstellung jedoch ändern, indem Sie einen anderen Zugriff aus der Auswahlliste unten auf dem Startbildschirm wählen.

Die Menüleiste enthält alle verfügbaren Befehle. Diese variieren je nachdem, ob Sie im vereinfachten Modus oder im Verwaltermodus arbeiten.

Um die Jahresübersicht zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol oder drücken Sie die Taste F5:

In der Jahresübersicht zeigt die Liste links die Namen der erfassten Angestellten in alphabetischer Reihenfolge an.

Die Tabelle zeigt für jeden Angestellten eine Zusammenfassung der bereits berechneten Löhne, Periode für Periode (in der Regel Monat für Monat).

Sie können ein Feld der Tabelle auswählen, indem Sie einfach darauf klicken oder sich dorthin bewegen, indem Sie die Taste Ctrl gedrückt halten und die Pfeiltasten verwenden.

Das Symbol neben einem Betrag bedeutet, dass dieser Lohn gesperrt ist.

Das Symbol neben einem Betrag bedeutet, dass dieser Lohn verbucht wurde.

Die Berechnung jedes Lohnes ergibt sich aus der Kombination von zwei Hauptfaktoren:

• Den Daten und Koeffizienten Ihres Unternehmens.
• Den persönlichen Daten des Angestellten.

Bestimmte punktuelle Daten müssen jeden Monat für jeden betroffenen Lohn erfasst werden, während andere allgemein sind und bereits vorgängig eingestellt wurden.

Um auf die Daten und Koeffizienten Ihres Unternehmens zuzugreifen, verwenden Sie die Befehle im Menü Unternehmen. Diese Befehle variieren je nachdem, ob Sie im vereinfachten Modus oder im Verwaltermodus arbeiten.

Um die Daten eines Angestellten zu bearbeiten, doppelklicken Sie in der Liste links auf seinen Namen oder wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf das Symbol (oder drücken Sie die Tasten Ctrl+m).

Um einen Lohn zu bearbeiten, doppelklicken Sie auf das Feld der Jahresübersicht, das dem betreffenden Angestellten und der betreffenden Periode (in der Regel dem Monat) entspricht, oder wählen Sie es aus und klicken Sie auf das Symbol (oder drücken Sie die Taste Enter).

Die verschiedenen Eingabemasken können in der Grösse verändert werden, wodurch – sofern Ihr Bildschirm gross genug ist – mehr Zeilen angezeigt oder zusätzliche Spalten sichtbar gemacht werden können. Links in der Eingabemaske erscheint eine Bildlaufleiste, sobald die Anzahl der Rubriken dies erfordert.

Die verschiedenen Registerkarten ermöglichen den Wechsel von einer Gruppe von Rubriken zu einer anderen (Sie können die Registerkarte auch mit den Pfeiltasten ← und → wechseln). Sie können den Inhalt dieser Registerkarten ändern oder neue hinzufügen, indem Sie in den Verwaltermodus > Konfigurieren wechseln (Schaltfläche, die unten in der jeweiligen Eingabemaske erscheint).

Wenn Sie einen Namen, einen Betrag, ein Datum, eine Anzahl usw. in ein Feld eingegeben haben, kennzeichnet Crésus dies, indem vor der Angabe ein Sternchen erscheint. Steht vor einem Wert kein Sternchen, bedeutet dies also, dass er direkt von Crésus generiert wurde (zum Beispiel, weil es sich um einen Standardwert, einen vom Vormonat übernommenen Wert oder das Ergebnis einer Berechnung handelt).

Sie können eine von Crésus generierte Angabe manuell ändern: Ein Sternchen erscheint dann vor dem neuen Wert. Um zum Standardwert zurückzukehren, klicken Sie einfach auf das Sternchen.

Wenn Sie den Inhalt eines Feldes manuell ändern, hat dieser neue Wert Vorrang vor den von Crésus ermittelten oder berechneten Werten.

In bestimmten Eingabemasken kann dem Titel der Spalten der Buchstabe A vorangestellt sein (A.Wert, A.Koeff, usw.), was bedeutet, dass die hier einzugebenden Angaben diejenigen des Arbeitgebers betreffen. Zum Beispiel gibt in der Eingabemaske für die Löhne, unter der Registerkarte Abzüge, die Spalte A.Wert den Anteil des Arbeitgebers an, während die Spalte Wert den Angestellten betrifft:

In diesen verschiedenen Eingabemasken erscheinen gewisse Rubriken in Blau. Wenn Sie auf diese Zeilen klicken, können Sie die Werte der Rubrik für die vorangegangenen Monate einsehen und diejenigen der kommenden Monate ändern.

Die verschiedenen Felder der Eingabemasken zeigen manchmal kleine Symbole auf der linken Seite an. Neben den Sternchen (die, wie wir gesehen haben, anzeigen, dass der Wert manuell erfasst wurde), finden Sie « i » auf blauem Hintergrund, die eine Sprechblase mit Informationen anzeigen, wenn Sie den Mauszeiger darüberbewegen, oder Ausrufezeichen auf rosa Hintergrund (die Ihnen empfehlen, das Feld auszufüllen oder die Eingabe zu ändern) oder auf rotem Hintergrund (die Ihnen anzeigen, dass dieses Feld zwingend ausgefüllt werden muss).

Der Befehl Unternehmen > Datenkontrolle zeigt die verschiedenen Fehler oder Auffälligkeiten an, die unter allen erfassten Daten festgestellt wurden, und gibt an, welche geändert werden müssen (Obligatorisch) und welche lediglich eine Besonderheit aufweisen (Fakultativ).

Dieses Handbuch geht generell davon aus, dass Sie über ein Abonnement von Crésus + verfügen. Ist dies nicht der Fall, sind einige der beschriebenen Optionen und Funktionen nicht verfügbar.

• Klicken Sie auf dem Crésus-Startbildschirm auf das Symbol Crésus Lohnbuchhaltung.
• Klicken Sie auf Ohne Datei öffnen.
• Verwenden Sie den Befehl Datei > Neu.
• Geben Sie Ihrer Datei einen Namen (wir empfehlen Ihnen, das betreffende Jahr darin aufzunehmen).
• Über die Auswahlliste bestimmen Sie die Anzahl der Lohnperioden im Jahr: 12 Monate für eine monatliche Lohnzahlung (mit optionaler Gratifikation oder 13. Monatslohn im Dezember), 13 Monate, um den 13. Monatslohn auf einer eigenen Lohnabrechnung auszuweisen, 15 Tage für eine zweimal monatliche Auszahlung, 10 Tage für 3 Löhne pro Monat, oder 1 Woche, wenn die Löhne alle 7 Tage ausbezahlt werden.
• Wählen Sie den Ordner, in dem die Datei gespeichert werden soll.

Cloud-Speicher- und Dateifreigabedienste wie Dropbox, OneDrive, Google Drive, iCloud, ownCloud usw. sind in der Regel nicht mit der Synchronisation von Crésus-Datenbanken kompatibel. Wir raten daher davon ab, Ihre Datei in einem mit einem dieser Dienste verknüpften Ordner zu speichern. Wenn Sie von mehreren Computern oder von einem entfernten Standort aus auf Ihre Daten zugreifen möchten, empfehlen wir Ihnen die Verwendung von Crésus Cloud, das speziell zu diesem Zweck entwickelt wurde.

• Klicken Sie auf OK.
• Wir empfehlen Ihnen dringend, die drei im Dialog zu den Swissdec-Übermittlungen vorgeschlagenen Optionen zu akzeptieren:

Sollten Sie diese Funktionen letztlich nie nutzen, können Sie diese Einstellungen jederzeit später ändern.

• Der Startbildschirm wird angezeigt.

Beginnen Sie mit der Eingabe der Daten Ihres Unternehmens. Wenn die Eingabemaske Unternehmensstammdaten nicht automatisch angezeigt wird, verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Stammdaten. Der folgende Dialog wird geöffnet:

Geben Sie die Angaben in den verschiedenen Feldern ein. Ein Teil dieser Daten wird in den verschiedenen Vorlagen für den Ausdruck von Dokumenten verwendet.

Auf dieser Registerkarte können Sie die Kontaktdaten des allfälligen Vertreters bzw. der allfälligen Vertreterin eingeben, der bzw. die für die Lohnverwaltung des Unternehmens zuständig ist.

Wenn Sie keine Vertretung haben, können Sie diese Registerkarte ignorieren.

Die E-Mails werden direkt aus Crésus Lohnbuchhaltung versandt, ohne dass Ihr E-Mail-Programm verwendet wird.

Die eingegebene E-Mail des Absenders ist die Adresse des Absenders der versendeten Nachricht (in der Regel die Person, die für die Lohnerstellung zuständig ist). Antwortet der Empfänger auf die erhaltene E-Mail, geht die Antwort an diese Adresse.

Die Kontaktperson ist die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter, die bzw. den eine externe Behörde (BFS, kantonale Steuerverwaltung usw.) bei Fragen kontaktieren kann.

E-Mail für Blindkopie (Bcc): Dieses Feld kann leer bleiben. Hier können Sie eine E-Mail-Adresse eingeben, an die alle übermittelten Dokumente automatisch als Blindkopie (Bcc) gesendet werden. So verfügen Sie über eine Kopie der versandten E-Mails, da diese sonst nicht bei den gesendeten Elementen Ihres E-Mail-Programms zu finden wären.

Nachdem Sie diese Angaben gemacht haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellen:

Einstellung des E-Mail-Versands

Informationen zum SMTP-Server, zur Portnummer und zu den Spezialparametern finden Sie in diesem Artikel unserer Wissensdatenbank.

SMTP Server: Diese Angabe betrifft die E-Mailadresse Absender: Jeder E-Mail-Anbieter (Protonmail, Infomaniak, Bluewin usw.) hat einen eigenen SMTP-Servernamen.

Port: Wie beim SMTP Server variiert die Portnummer je nach Anbieter.

Benutzername: Häufig dient die E-Mail-Adresse als Benutzername, manche E-Mail-Anbieter verwenden jedoch einen eigenen Namen.

Passwort: Geben Sie das Passwort Ihres E-Mail-Kontos ein.

Nachdem Sie diese Angaben gemacht haben, klicken Sie auf Verbindungstest, um sicherzustellen, dass diese Daten korrekt sind. Ist dies der Fall, wird ein Bestätigungsdialog angezeigt:

Test des E-Mail-Versands

Um zu prüfen, ob alles korrekt funktioniert, geben Sie eine E-Mailadresse Empfänger ein und klicken Sie auf Test E-Mail versenden. Die Bestätigung des Versands dieser E-Mail erscheint im Bereich Ergebnis und Informationen unten im Dialog.

Klicken Sie schliesslich auf OK, um diese Angaben zu speichern.

Sie können den Zugriff auf per E-Mail versendete PDF-Dateien absichern, indem Sie ein Passwort hinzufügen, das beim Öffnen des Anhangs vom Empfänger verlangt wird (Daten der Mitarbeitenden > Identität > Passwort für PDF per E-Mail).

Crésus Lohnbuchhaltung ermöglicht die Definition von zwei Banken (A und B), von denen aus die Lohnzahlungen vorgenommen werden können. Sie können insbesondere festlegen, welche Währung eine bestimmte Bank standardmässig verwendet (CHF, EUR usw.).

Unternehmens-Identifikationsnummer (UID-BFS): Diese Nummer beginnt mit CHE (Beispiel: CHE-999.999.996) und ist für die Nutzung der Swissdec-Übermittlungen unerlässlich. Sie finden Ihre eigene Nummer auf der Seite des UID-Registers.

BUR-Nummer: Dabei handelt es sich um die Nummer des Betriebs- und Unternehmensregisters, die vom Bundesamt für Statistik (BFS) vergeben wird und für statistische Erhebungen verwendet wird. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Seite der Website des BFS oder wenden Sie sich direkt an:

Bundesamt für Statistik

Espace de l’Europe 10

2010 Neuchâtel

032 713 60 11

infobur@bfs.admin.ch.

Mit dem Befehl Unternehmen > Arbeitsorte können Sie durch Klicken auf das Zeichen « + » einen oder mehrere Arbeitsorte zusätzlich zum Hauptsitz Ihres Unternehmens hinzufügen (der im Dialog Firma erfasst ist).

Hinweis: Es kann vorkommen, dass verschiedene Arbeitsorte unterschiedliche BUR-Nummern haben.

In diesem Dialog müssen Sie auch die Vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit angeben: Dies ist die Anzahl Stunden, die gemäss den vertraglichen Bedingungen einem Pensum von 100 % entspricht (zum Beispiel: 45).

Mit dem Befehl Unternehmen > Versicherungen können Sie die verschiedenen Versicherer definieren, denen Ihr Unternehmen angeschlossen ist.

Der Verwaltermodus (Ctrl+y) zeigt in den unten aufgeführten Eingabemasken eine Schaltfläche Löschen an, mit der Sie im Fehlerfall eine erstellte Kasse löschen können.

Unter den Registerkarten AHV/ALV (Alters- und Hinterlassenenversicherung / Arbeitslosenversicherung) und FAK (Familienausgleichskasse) klicken Sie zunächst auf Über die Nummern:

Auf der sich öffnenden Seite finden Sie die Swissdec -Nummer des betreffenden Versicherers (in der linken Spalte). Tragen Sie diese Nummer in das Feld Swissdec-Nummer des Versicherers ein und geben Sie anschliessend den Namen und die Adresse des Versicherers ein. Erfassen Sie zum Schluss Ihre Mitgliedsnummer bei Ihrer Versicherung.

Die Übermittlungsart betrifft die Swissdec-Übermittlungen, die in Kapitel §11 Übermittlungen über Swissdec behandelt werden. Standardmässig empfehlen wir Ihnen, die Einstellung auf Swissdec online (PIV) verwenden zu belassen.

Wenn Sie mehrere AHV-Kassen haben, klicken Sie auf Neue Versicherung und gehen Sie gleich vor.

Normalerweise sind die AHV-Kasse und die FAK dieselbe Kasse. Wenn diese beiden Kassen dieselbe Swissdec-Nummer tragen, verknüpft Crésus sie automatisch. Solange die entsprechende Kasse noch nicht erstellt wurde, weist eine Meldung darauf hin:

Handelt es sich um zwei unterschiedliche Kassen, können Sie diese Meldung ignorieren.

AHV/ALV-Einstellungen

Sobald die AHV/ALV-Kasse erstellt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen, geben Sie den Namen der Personengruppe ein, für welche die betreffende Kasse zuständig ist (zum Beispiel: «Alles», wenn die Kasse alle Angestellten betrifft), und geben Sie in Prozent die Verwaltungskosten des Arbeitgebers an:

Ihren Verwaltungskostensatz teilt Ihnen Ihre Kasse mit.

Dieser Satz gilt für die gesamte AHV-pflichtige Lohnsumme (Total der deklarierten Löhne). Es kann sein, dass Ihnen Ihre Kasse einen Satz bezogen auf die AHV-Beiträge mitgeteilt hat; in diesem Fall müssen Sie folgende Berechnung durchführen: Verwaltungskosten Arbeitgeber = (mitgeteilter Satz × AHV-Beitragssatz) ÷ 100

Beispiel: Wenn Ihre Verwaltungskosten auf den Beiträgen 1,8 % betragen und der AHV-Beitragssatz 10,6 % beträgt (was dem paritätischen Satz von 5,3 % zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber entspricht, gültig im Jahr 2025), müssen Sie folgende Berechnung durchführen: (1,8 x 10,6) ÷ 100 = 0,1908

Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.

FAK-Gruppe

Sobald die FAK-Kasse erstellt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Gruppe. Geben Sie unter Kanton das amtliche Kantonskürzel (zwei Buchstaben, zum Beispiel: «VD») sowie den Namen der Personengruppe ein, für welche die betreffende Kasse zuständig ist (zum Beispiel: «Alles», wenn die Kasse alle Angestellten betrifft).

Wenn die Familienzulagen (FZ) direkt von der FAK an den Angestellten ausbezahlt werden (ohne über den Arbeitgeber zu laufen), aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

Ebenso aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen, wenn die Quellensteuer (QS) direkt von der FAK erhoben wird:

Klicken Sie anschliessend auf Zulagen:

In den meisten Kantonen wird der Betrag der Familienzulagen nur angepasst, wenn ein Kind das Alter für die höhere Sekundarstufe (Ausbildung) erreicht. Es wird Ihnen jedoch eine dritte Alterskategorie angeboten, insbesondere für den Kanton Solothurn.

Das Kind wird automatisch der richtigen Kategorie zugeordnet, basierend auf dem Geburtsdatum, das Sie unter der Registerkarte Zulagen bei der Erfassung der Angestelltendaten eingeben. Ebenso können Sie bei dieser Datenerfassung angeben, ob es sich um anteilige Zulagen handelt (im Verhältnis zum Beschäftigungsgrad).

Mehrere Kantone sehen eine zusätzliche Zulage für kinderreiche Familien vor. Im obigen Beispiel wird ab dem dritten Kind ein Zuschlag von CHF 80 ausbezahlt.

Der Beitrag an die FAK geht in der Regel ausschliesslich zulasten des Arbeitgebers. Es kann jedoch vorkommen (insbesondere im Kanton Wallis), dass ein Teil dieses Beitrags dem Angestellten belastet wird. In diesem Fall wird der Arbeitnehmerbeitrag auf dem AHV-Lohn gemäss dem hier eingegebenen Satz berechnet.

Bei den Arbeitgeberbeiträgen ist der Beitrag an den Berufsbildungsfonds (BBF) in der Regel im FAK-Beitrag enthalten: In diesem Fall können Sie das Feld BBF-Satz leer lassen. Der FAK-Satz (Familienzulagen) entspricht dem Prozentsatz, der in der von Ihrer Kasse übermittelten Dokumentation angegeben ist.

Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK.

Für die Unfallversicherung (UVG) geben Sie, wie bei der AHV und der FAK, zunächst den Namen Ihres Versicherers, dessen Swissdec -Nummer und seine Kontaktdaten ein.

Geben Sie anschliessend Ihre Kundennummer sowie Ihre Vertragsnummer ein: Dies sind Ihre Identifikationsnummern bei der betreffenden Kasse. Wenn Sie nur eine Nummer haben, tragen Sie diese sowohl als Kundennummer als auch als Vertragsnummer ein.

Klicken Sie anschliessend auf Gruppe : Crésus erzeugt automatisch die folgenden vier Kategorien (BUV = Berufsunfallversicherung; NBUV = Nichtberufsunfallversicherung):

• 0 – Nicht UVG-versichert (der Angestellte untersteht nicht der Unfallversicherung)
• 1 – BUV- und NBUV-versichert, mit NBUV-Abzug (der nichtberufliche Anteil wird vom Lohn des Angestellten abgezogen)
• 2 – BUV- und NBUV-versichert, ohne NBUV-Abzug (der nichtberufliche Anteil wird nicht vom Lohn des Angestellten abgezogen)
• 3 – Nur BUV-versichert, deshalb kein NBUV-Abzug (es gibt keinen nichtberuflichen Anteil)

Geben Sie im Feld Code den Buchstaben (oder die Zahl) ein – zum Beispiel «A» –, der dem Betriebssektor oder der Risikoklasse Ihres Unfallversicherungsvertrags entspricht (in der Regel auf Ihrem Vertrag angegeben – falls nicht, fragen Sie Ihren Versicherer nach Ihrem ELM-Profil). Dieser Code wird dann vor der Nummer jeder der vier vorstehenden Kategorien angezeigt (in diesem Fall: A0; A1; A2; A3).

Füllen Sie auch das Feld Gruppenname entsprechend den betroffenen Mitarbeitenden aus (zum Beispiel: «Alles», «Verwaltung», «Chauffeure» usw.)

Ergänzen Sie anschliessend die übrigen Felder gemäss den Angaben und Bedingungen Ihres Vertrags:

Hinweis: Das Feld Satz NBUV Arbeitgeber betrifft nur die obige Kategorie 1. Wenn Sie diese Kategorie nicht verwenden, tragen Sie «0» in dieses Feld ein und erfassen Sie Ihren NBUV-Prämiensatz im Feld Satz NBUV Arbeitnehmer.

Es kann sein, dass Ihnen die verschiedenen Sätze in Promille (‰) mitgeteilt wurden – zum Beispiel: 4,7 ‰ und 18,77 ‰. In diesem Fall müssen Sie diese Sätze in Prozent umrechnen:

Wenn Ihr Vertrag mehrere unterschiedliche Gruppen (mit einem anderen Code) enthält, klicken Sie auf Neue Gruppe, geben Sie den Buchstaben der neuen Gruppe – weiterhin im Feld Code – ein und ergänzen Sie die übrigen Felder.

Die Ergänzende Unfallversicherung (UVGZ) und die Krankentaggeldversicherung (KTG) sind freiwillig. Wenn Sie keine davon abgeschlossen haben, können Sie diese beiden Registerkarten ignorieren.

Wie zuvor geben Sie zunächst den Namen Ihres Versicherers, dessen Swissdec -Nummer und seine Kontaktdaten ein.

Geben Sie anschliessend Ihre Kundennummer sowie Ihre Vertragsnummer ein: Dies sind Ihre Identifikationsnummern bei der betreffenden Kasse. Wenn Sie nur eine Nummer haben, tragen Sie diese sowohl als Kundennummer als auch als Vertragsnummer ein.

Klicken Sie anschliessend auf Gruppe und geben Sie, wie bei der UVG, im Feld Code den Buchstaben oder die Zahl ein, der bzw. die dem Betriebssektor oder der Risikoklasse Ihres Vertrags für die ergänzende Unfallversicherung entspricht.

Füllen Sie zum Schluss das Feld Gruppenname aus.

Es gibt vier Prämienkategorien der UVGZ:

• Kat. 0: Nicht versichert oder feste Prämien.
• Kat. 1: Prämien, berechnet auf dem Lohnanteil zwischen CHF 0 und dem UVG-Höchstbetrag (zum Beispiel: CHF 148’200 im Jahr 2025).
• Kat. 2: Prämien der Überobligatorischen Versicherung, in der Regel berechnet zwischen dem UVG-Höchstbetrag und dem von Ihnen gewählten Höchstbetrag (falls Sie keinen Höchstbetrag wünschen, geben Sie «0» ein).
• Kat. 3: Prämien, berechnet auf der Basis des AHV-Lohns, in der Regel zwischen CHF 0 und einem festgelegten Höchstbetrag.

Beim Erstellen einer Gruppe ordnet Crésus diese automatisch der Kategorie 0 zu. Wenn die betreffenden Angestellten tatsächlich keine Beiträge an eine Zusatzunfallversicherung entrichten, können Sie die Definition dieser Versicherung so belassen: Die Angestellten erscheinen dann in dieser Gruppe, jedoch in der Kategorie « nicht unterstellt ».

Es ist natürlich möglich, innerhalb derselben Gruppe eine oder mehrere Kategorien hinzuzufügen. Klicken Sie dazu auf Neuer Code:

Geben Sie zunächst den Code (einen Buchstaben oder eine Zahl) dieser Untergruppe ein.

Wählen Sie anschliessend in der Dropdown-Liste die Kategorie aus, die Sie konfigurieren möchten, und füllen Sie die verschiedenen Felder gemäss den Angaben und Bedingungen Ihres Vertrags aus.

Wenn Ihr Vertrag mehrere unterschiedliche Gruppen (mit einem anderen Code) enthält, klicken Sie auf Neue Gruppe, geben Sie den Buchstaben der neuen Gruppe – weiterhin im Feld Code – ein und ergänzen Sie die übrigen Felder (bei den Sätzen kann es sein, dass Ihnen Ihr Versicherer einen Gesamtwert mitgeteilt hat, den Sie in zwei gleiche Teile aufteilen müssen: einen für den Satz Arbeitnehmer und einen für den Satz Arbeitgeber).

Bestätigen Sie mit einem Klick auf OK und verfahren Sie ebenso unter der Registerkarte KTG.

Unter der Registerkarte BVG (Bundesgesetz über die berufliche Vorsorge – oder «2. Säule») geben Sie, wie zuvor, zunächst den Namen Ihres Versicherers, dessen Swissdec -Nummer und seine Kontaktdaten ein.

Auch hier geben Sie anschliessend Ihre Kundennummer sowie Ihre Vertragsnummer ein: Dies sind Ihre Identifikationsnummern bei der betreffenden Kasse. Wenn Sie nur eine Nummer haben, tragen Sie diese sowohl als Kundennummer als auch als Vertragsnummer ein.

Klicken Sie anschliessend auf Altersklasse 1 und geben Sie das Alter ein, ab dem die BVG-Prämie bei Ihren Mitarbeitenden erhoben wird (üblicherweise «18») sowie die Sätze, die jeweils dem Anteil des Arbeitnehmers und dem des Arbeitgebers entsprechen (der vom Arbeitgeber getragene Prämienanteil muss mindestens gleich hoch sein wie derjenige des Arbeitnehmers).

Um eine oder mehrere Altersklassen hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf Neue Altersklasse und geben Sie das Alter ein, ab dem ein Mitarbeitender in diese neue Altersklasse eintritt (zum Beispiel: «25»; dann «35» in einer neuen Altersklasse; dann «45 »; und schliesslich «55 »). Der Angestellte wird zu Beginn des Jahres automatisch der entsprechenden Altersklasse zugeordnet.

Da die 2. Säule dazu bestimmt ist, die im Ruhestand bezogene AHV-Rente zu ergänzen, wird sie nicht auf der Basis des AHV-Lohns berechnet, sondern auf einem Betrag, der allgemein als koordinierter Lohn bezeichnet wird.

Im Allgemeinen teilt Ihnen Ihre Kasse die Beitragssätze mit. Es müssen dann die Beträge festgelegt werden, die es Crésus ermöglichen, diesen koordinierten Lohn zu berechnen.

Klicken Sie dazu auf Neuer Code (die untenstehenden Werte sind Beispiele):

Geben Sie den von Ihrem Versicherer übermittelten Code ein und vergeben Sie einen Namen für die betreffende Personengruppe.

Geben Sie anschliessend in den entsprechenden Feldern die verschiedenen erforderlichen Angaben ein. Diese finden Sie auch in Ihrem Versicherungsvertrag.

Wenn Ihre Kasse Ihnen diese Werte nicht mitteilt, sondern Ihnen nur den zu erhebenden Prämienbetrag mitteilt (berechnet auf der Basis eines ungefähren Jahreslohns), können Sie die obigen Angaben ignorieren. Der betreffende Betrag ist dann direkt bei der Erfassung der Angestelltendaten anzugeben.

Die Versicherung FT (Behandlungskosten) ist eine freiwillige Versicherung, die hauptsächlich für temporäre oder saisonale Angestellte verwendet wird. Sie ermöglicht es, bestimmte medizinische Kosten oder Behandlungskosten ergänzend zur obligatorischen privaten Krankenversicherung zu decken.

Der Arbeitgeber kann gegebenenfalls einen spezifischen Beitrag vom Lohn des betreffenden Angestellten abziehen.

Wenn Ihr Unternehmen keine solche Zusatzdeckung vorsieht, können Sie die Registerkarte FT ignorieren.

Mit der Registerkarte Speziell können Sie Versicherungsdefinitionen aus einer anderen Crésus Salaires-Datei übernehmen sowie die in Ihrer Datei definierten Versicherungen «im Block» auf Ihre Angestellten verteilen (diese zweite Operation setzt natürlich voraus, dass bereits Angestellte erfasst wurden).

Versicherungsdefinitionen importieren

Markieren Sie die Versicherungen, die Sie in die aktuelle Lohndatei importieren möchten (es können nur Versicherungen markiert werden, die in der aktuellen Datei noch nicht definiert sind):

Klicken Sie anschliessend auf Importieren, um die Lohndatei auszuwählen, aus der Sie diese fehlenden Versicherungsdefinitionen übernehmen möchten.

Die Versicherungen den Angestellten zuweisen

Um mehreren Angestellten in einem einzigen Vorgang eine Versicherungskategorie zuzuweisen, genügt es, für die betreffende Versicherung die gewünschte Kategorie auszuwählen und anschliessend auf Zuweisen zu klicken. Beispiel:

Markieren Sie im sich öffnenden Dialog die Angestellten, denen Sie diese Versicherung zuweisen möchten, und bestätigen Sie mit OK.

Diese Änderung gilt ab dem nächsten berechneten Lohn und hat keine rückwirkende Wirkung.

Mit dem Befehl Unternehmen > Koeffizienten können Sie eine Reihe von Daten festlegen, die für die Lohnberechnung erforderlich sind.

Informationen zur Dateneingabe finden Sie im Kapitel §2.6 Dateneingabe.

• Anzahl Tage pro Monat: Standardmässig rechnet Crésus mit Monaten zu 30 Tagen und Jahren zu 365 Tagen. Falls das in Ihrem Unternehmen verwendete Pensum davon abweicht, passen Sie diese Werte entsprechend an.
• Anzahl Arbeitsstunden pro Tag : Mit dieser Angabe werden die Tage für Unfall-, Krankheits- und Mutterschaftsentschädigungen sowie Feiertage und Ferientage in Stunden umgerechnet. Um diesen Wert zu berechnen, teilen Sie einfach die Anzahl Wochenstunden (zum Beispiel: 43) durch die Anzahl Arbeitstage pro Woche (zum Beispiel: 5) und tragen Sie das Ergebnis in das Feld ein (in diesem Fall: 8,6).
• Durchschnittliche Anzahl Arbeitstage pro Monat : Mit dieser Angabe (in der Regel: 21,7) wird der Wert eines unbezahlten Ferientags bestimmt.

• Maximaler Korrekturbetrag : Es kann vorkommen, dass ein Lohn aufgrund von kumulierten Rundungen von einem Monat zum anderen um einige Rappen abweicht. Crésus bietet Ihnen hier die Möglichkeit, diese Differenzen auszugleichen. Geben Sie in diesem Feld die maximale auszugleichende Abweichung ein. Wird dieser Betrag überschritten, wird der Lohn mit Abweichung ausbezahlt. Sie können hier selbstverständlich auch « 0 » eingeben, wenn Sie dies wünschen.
• Speichert die Datei immer : Wenn Sie diese Option aktivieren, speichert Crésus Lohnbuchhaltung Ihre Datei bei jedem Schliessen des Moduls automatisch, ohne eine Bestätigung anzufordern.
• Lohnausweis mit rückwirkender QSt-Tabelle : Die Berechnung der Quellensteuer (QSt) bringt häufig rückwirkende Korrekturen mit sich. Mit dieser Option können Sie auf den betroffenen Lohnausweisen eine zusammenfassende Tabelle der Abzüge und Korrekturen einfügen.
• Wählen Sie den in Ihrem Unternehmen geltenden Lohntarifvertrag aus:
  • • Gesamtarbeitsvertrag von Verbänden : wenn die Löhne gemäss einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) festgelegt sind, der von einem Arbeitgeberverband abgeschlossen wurde.
    • Gesamtarbeitsvertrag des Unternehmens oder der öffentlichen Verwaltung : wenn die Löhne gemäss einem unternehmens- oder verwaltungseigenen GAV festgelegt sind.
    • Kollektive Lohnvereinbarung ausserhalb eines Gesamtarbeitsvertrags : wenn die Löhne durch eine unternehmensinterne Kollektivvereinbarung festgelegt sind, ohne dass ein offizieller GAV vorliegt (zum Beispiel mit einer Personalkommission oder einer Gewerkschaft).
    • Einzelarbeitsvertrag : wenn die Löhne ausschliesslich auf der Grundlage individueller Arbeitsverträge (privat- oder öffentlich-rechtlich) festgelegt sind.
• Allgemeiner Kommentar : Der hier eingegebene Text erscheint am unteren Rand aller Lohnausweise.

Die Koeffizienten für die AHV und die Arbeitslosenversicherung (ALV) sind unter derselben Registerkarte zusammengefasst.

Die verschiedenen vorerfassten Daten werden durch die geltenden eidgenössischen Normen bestimmt. Diese Normen können sich von einem Jahr zum anderen ändern; in diesem Fall passt Crésus diese Angaben an, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.

Der AHV-Abzug für Rentner (AHV-Freibetrag) entspricht dem Betrag, der vom AHV-Lohn eines Angestellten, der das Rentenalter erreicht hat, abgezogen wird. Seit 2024 und der Reform AHV 21 kann auf die Anwendung dieses Freibetrags verzichtet werden: Diese Option kann bei der Erfassung der Angestelltendaten gewählt werden.

Liegt der Jahreslohn eines Angestellten unter der AHV-Freigrenze (2025, ausser in Sonderfällen: CHF 2500), bietet Crésus drei Optionen an (die bei der Erfassung der Angestelltendaten individuell festgelegt werden können):

• Beiträge werden auch dann abgezogen, wenn die Grenze nicht erreicht wird : Crésus zieht den Beitrag jeden Monat ohne Einschränkung ab.
• Beiträge werden abgezogen, aber zurückerstattet, wenn die Grenze nicht erreicht wird : Crésus zieht den Beitrag jeden Monat ab und erstattet diese Beträge den betroffenen Angestellten bei Austritt oder am Jahresende zurück.
• Beiträge werden erst abgezogen, nachdem die Grenze erreicht wurde : Crésus zieht die Beiträge erst ab, wenn der Lohn des Angestellten die Grenze überschreitet. Der Beitragsabzug erfolgt dann rückwirkend auf den gesamten massgebenden Betrag. Diese Nachholung kann für das Unternehmen eine erhebliche finanzielle Belastung darstellen.

Indem Sie eine oder mehrere der drei letzten Kontrollkästchen zur Förderung der frühkindlichen Bildung und Betreuung (FBBE) bzw. familienergänzenden Kinderbetreuung, zur Mutterschaftsversicherung und zu den Familienzulagen-Ergänzungsleistungen (LPCFam) aktivieren, legen Sie fest, was Crésus Ihnen bei der Erfassung der Angestelltendaten standardmässig vorschlägt. Diese Optionen können selbstverständlich für jeden Einzelfall aktiviert oder deaktiviert werden.

Der Satz Mutterschaftsversicherung betrifft nur Genfer Unternehmen; und der Beitragssatz LPCFam nur Waadtländer Unternehmen.

Unter dieser Registerkarte sind die Daten zu Ihrer UVG- und Ihrer BVG-Versicherung vorerfasst. Sie müssen lediglich die jeweiligen UID-Nummern sowie das Datum eingeben, ab welchem diese Versicherungen gültig sind.

Auf der Website http://www.uid.admin.ch/ finden Sie diese UID-Nummern (Format: CHE-123.456.789).

Falls Sie mehrere Versicherungen haben, geben Sie hier die Angaben zur wichtigsten davon ein.

Die vier Kontrollkästchen zu den zu ergänzenden Lohndaten betreffen die Swissdec-Übermittlungen und werden im Abschnitt §11.4 Ergänzungen zu den jährlichen Meldungen für UVG, UVGZ, KTG und BVG behandelt.

Erfassen Sie unter dieser Registerkarte die allfälligen zusätzlichen Abzüge im Zusammenhang mit den Verwaltungskosten (oder «Administrativkosten») Ihres BVG-Versicherungsvertrags; mit dem Berufsbeitrag (in Prozent oder als Fixbetrag), zum Beispiel bei einem Gewerkschaftsbeitrag; und mit der Frühpensionierung (bei Risikoberufen usw.).

Ist Ihr Unternehmen einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) unterstellt, verweisen wir auf das Kapitel §18.4 Berufsbeiträge im Zusammenhang mit GAV.

Auch hier gilt: Die hinzugefügten Angaben und ausgewählten Kontrollkästchen werden bei der Erfassung der Angestelltendaten standardmässig übernommen, können jedoch für jeden Einzelfall manuell geändert werden.

Die Registerkarte KAE-Entschädigungen (Kurzarbeitsentschädigung) erfordert von Ihnen keine Einstellungen.

Unter dieser Registerkarte erfassen Sie die Werte, anhand derer Crésus die Entschädigungen Ihrer Angestellten bei Krankheit, Unfall usw. berechnet. Diese Angaben werden bei der Erfassung der Angestelltendaten standardmässig vorgeschlagen, können jedoch von Fall zu Fall geändert oder angepasst werden.

Da Ihre Grundversicherung nicht den gesamten Lohn deckt, entscheiden sich manche Unternehmen dafür, einen zusätzlichen Lohnanteil auszurichten oder eine Zusatzversicherung abzuschliessen, um den nicht gedeckten Anteil ganz oder teilweise abzudecken.

• Berechnet die Krankheits- und Unfallentschädigungen und die Lohnkorrekturen auf 365 Tage : Sind diese Kästchen aktiviert, ermittelt Crésus den Entschädigungsbetrag, indem der Jahreslohn durch 365 geteilt wird; andernfalls erfolgt die Teilung durch 360.
• Anzahl Unfall-Wartetage : Anzahl Tage zu Lasten des Arbeitgebers, bevor die Versicherung die Entschädigungen ausrichtet (zum Beispiel: 3). Man spricht auch von «Karenztagen».
• Lohnsatz Unfall Wartetage (%) : Geben Sie in Prozent den Lohnanteil ein, den der Arbeitgeber dem Angestellten während der oben genannten Wartetage ausrichtet. Hat der Angestellte Anspruch auf seinen vollen Tageslohn, geben Sie «100%» ein.
• Maximale Anzahl Unfall-Wartetage pro Jahr : Geben Sie die maximale Anzahl kumulierter Unfall-Wartetage pro Jahr ein. Ist keine Grenze festgelegt, lassen Sie das Feld leer.
• Satz Unfallentschädigung Folgetage % : Geben Sie in Prozent den von Ihrer Versicherung entschädigten Lohnanteil ein.
• Maximale Anzahl Unfall-Folgetage pro Jahr : Geben Sie die maximale Anzahl der von Ihrer Versicherung bezahlten Tage ein: Nach Ablauf dieser Periode wird keine Entschädigung mehr berechnet. Ist keine Grenze festgelegt, lassen Sie das Feld leer.
• Satz Zusatz-Unfallentschädigung : Falls Sie eine Zusatzunfallversicherung (UVGZ) abgeschlossen haben, geben Sie in Prozent den von dieser Versicherung entschädigten Lohnanteil ein (wenn zum Beispiel Ihre Grundversicherung 80% des Lohns deckt und Ihre Zusatzversicherung 10% davon, geben Sie 10 in das Feld ein).
• Lohnsatz Zusatzunfall % : Geben Sie in Prozent den allfälligen vom Arbeitgeber übernommenen Lohnanteil ein (wenn zum Beispiel Ihre Grundversicherung 80% des Lohns deckt, Ihre Zusatzversicherung 10% davon und der Arbeitgeber 5% übernimmt, geben Sie 5 in das Feld ein).
• Deckungssatz Lohnausfall (Unfall) % : Dieser Satz entspricht dem Anteil, den der Arbeitgeber an der Differenz zwischen dem Lohn und den von der Grundversicherung sowie gegebenenfalls der Zusatzversicherung ausgerichteten Entschädigungen zu übernehmen gedenkt. Deckt zum Beispiel die Grundversicherung 80%, die Zusatzversicherung 10% und möchten Sie, dass der Arbeitgeber die verbleibenden 10% übernimmt, geben Sie 100 ein (da er 100% des Lohnausfalls übernimmt). Dieser Satz wird Ihnen bei der Erfassung der Angestelltendaten als Kontrollkästchen vorgeschlagen.
• Bezieht den Anspruch auf den 13. Monatslohn / auf Ferien in die Bemessungsgrundlage des Krankenlohns der ersten Tage mit ein : Mit diesen beiden Optionen können Sie den Anteil des 13. Monatslohns bzw. der Ferienentschädigung in den Betrag einbeziehen, auf dessen Grundlage der vom Angestellten während der Unfall-Wartetage bezogene Lohnanteil berechnet wird. In der Regel ist dies nicht der Fall.
• Bezieht den Anspruch auf den 13. Monatslohn / auf Ferien in die Bemessungsgrundlage der Krankenentschädigungen der Folgetage mit ein : Mit diesen beiden Optionen können Sie den Anteil des 13. Monatslohns bzw. der Ferienentschädigung in den Betrag einbeziehen, auf dessen Grundlage der vom Angestellten während der Folgetage bezogene Entschädigungsanteil berechnet wird. In der Regel ist dies der Fall.
• Mutterschaftsentschädigung, maximale Anzahl Tage : Anzahl Tage, während derer bei Mutterschaft Entschädigungen ausgerichtet werden. In der Regel beträgt diese Anzahl Tage 98 (also 14 Wochen).
• Mutterschaftsentschädigung, maximales Taggeld : Der Betrag des Taggelds bei Mutterschaft wird in den Daten der Angestellten eingegeben. Übersteigt der von Ihnen eingegebene Betrag die hier angegebene Obergrenze, weist Crésus Sie darauf hin. 2024 liegt diese Obergrenze gemäss eidgenössischen Normen bei CHF 220. Sollte sich dieser Betrag ändern, korrigiert Crésus ihn und schlägt Ihnen den neuen offiziellen Betrag vor.
• Zusätzliche Mutterschaftsentschädigung, Entschädigung pro Tag : Geben Sie hier den Betrag der allfälligen pauschalen Auszahlung einer Zusatzentschädigung bei Mutterschaft ein. In der Regel wird diese Entschädigung bei der Erfassung der Angestelltendaten eingegeben.

Erfassen Sie abschliessend auf die gleiche Weise wie oben die Angaben zum Militärdienst.

Die verschiedenen Optionen dieser Registerkarte können von Fall zu Fall bei der Erstellung jedes einzelnen Lohnausweises ausgewählt werden. Wir empfehlen Ihnen, sie hier nicht zu bearbeiten, es sei denn, Sie möchten, dass sie beim Ausfüllen dieser Lohnausweise standardmässig vorgeschlagen werden.

Zum Beispiel entspricht die unter dieser Registerkarte vorerfasste Kontaktperson derjenigen, die im Befehl Identität erfasst wurde, und dieser Name wird standardmässig am unteren Rand jedes Lohnausweises gedruckt. Möchten Sie den Namen eines anderen Mitarbeiters angeben (zum Beispiel: HR-Verantwortlicher), können Sie diesen hier in der entsprechenden Rubrik eingeben.

Sie können ausserdem das Kontrollkästchen Genehmigtes Spesenreglement aktivieren, wenn Ihr Unternehmen über ein von der kantonalen Steuerverwaltung genehmigtes Spesenreglement verfügt.

Auch unter dieser Registerkarte finden sich Angaben, die bei der Erfassung der Daten jedes Angestellten standardmässig vorgeschlagen werden können. Wir empfehlen Ihnen, sie hier nicht zu bearbeiten.

Standardmässig wird diese Registerkarte nicht angezeigt.

Ist Ihr Unternehmen der Kasse MEROBA angeschlossen, wechseln Sie in den Verwaltermodus, verwenden Sie den Befehl Optionen > Definitionen, und aktivieren Sie die Option Benutzt den MEROBA-Modus.

Die in dieser Registerkarte einzugebenden Werte sind spezifisch für diese Kasse, und die MEROBA-Dokumente müssen an die jeweilige Situation angepasst werden. Kontaktieren Sie bei Bedarf unseren technischen Support.

Mit dem Befehl Unternehmen > Quellensteuer werden Ihnen die verschiedenen Angaben angezeigt, die Crésus für die Berechnung der Quellensteuer verwendet. Crésus passt diese Tarife bei jedem Jahreswechsel automatisch an.

Der Bezugskanton ist immer der Wohnsitzkanton des/der Angestellten.

Ist der/die Angestellte nicht in der Schweiz wohnhaft, entspricht der Bezugskanton dem Sitzkanton des Unternehmens.

Erfassen Sie in diesem Dialog einfach Ihre Steuernummer (DPI) (zum Beispiel: 123.456).

Um die verschiedenen Angaben zu einem/einer Angestellten zu erfassen, verwenden Sie den Befehl Angestellte > Neuer Angestellter oder drücken Sie die Tasten Ctrl+n.

Auf dieser Registerkarte finden Sie alle persönlichen Angaben zum/zur Angestellten.

Die Felder Datum der Änderung des Arbeitsorts und Datum der Adressänderung sind bei der Erstellung einer neuen Angestelltenkarte nicht zu berücksichtigen: Sie dienen dazu, eine solche Änderung in den Daten eines bereits erfassten Angestellten anzugeben.

Adresse: Ist der/die Angestellte im Ausland wohnhaft, muss im Dialog zur Adresseingabe « EX » als Wohnsitzkanton angegeben werden:

Passwort für PDF per E-Mail: Hier können Sie ein Passwort eingeben, das Ihrem/Ihrer Angestellten beim Öffnen der PDF-Dateien, die Sie ihm/ihr zusenden, abverlangt wird. Diese Option ist fakultativ.

Mit dem/der Angestellten verknüpfter Ordner: Verwenden Sie die Schaltfläche Durchsuchen, um, falls vorhanden, den Ordner auszuwählen, in dem die verschiedenen Dokumente zu diesem/dieser Angestellten gespeichert sind.

Sozialversicherungsnummer (AHV) unbekannt: Wenn Ihnen die AHV-Nummer des/der Angestellten nicht bekannt ist, muss dieses Kästchen zwingend aktiviert werden, damit die Eingabe der Daten bestätigt werden kann.

Eintrittsdatum: Geben Sie das Datum ein, an dem der/die Angestellte eingestellt wurde.

Das Eintrittsdatum kann nicht mehr geändert werden, sobald ein Lohn berechnet wurde. Um diese Angabe nachträglich zu ändern, müssen zunächst alle betroffenen Löhne gelöscht und anschliessend neu berechnet werden.

Personalnummer: Crésus verwendet eine eindeutige Nummer, um jeden Angestellten/jede Angestellte zu identifizieren. Diese Nummer wird für jede neu erstellte Angestelltenkarte automatisch generiert, und es besteht in der Regel kein Anlass, sie zu ändern. Sie können jedoch eine andere Nummer wählen (zum Beispiel: 1000), und jede nachfolgende Karte erhält standardmässig die nächste Nummer (in diesem Fall: 1001).

Funktion: Dieses fakultative Feld enthält keinen vorformulierten Text; es dient dazu, die Funktion des/der Angestellten im Unternehmen manuell anzugeben. Diese Angabe kann auf dem Lohnausweis des/der Angestellten erscheinen, wenn der Befehl Unternehmen > Koeffizienten > Einstellungen 2 > Druckt die Funktion auf dem Lohnausweis verwendet wird.

Gruppe: Jede/r Angestellte kann einer Gruppe zugeordnet werden. Damit können Sie später alle Angestellten einer bestimmten Gruppe anzeigen oder gezielte Vorgänge durchführen. Dieser Punkt wird in Kapitel §5 Abteilungen der Angestellten behandelt.

Diese Registerkarte wird nicht angezeigt, wenn Sie als Zivilstand des/der Angestellten Ledig ausgewählt haben.

Diese Registerkarte betrifft die Angaben zum Ehepartner bzw. zur Ehepartnerin des/der betreffenden Angestellten. Diese Angaben sind für Angestellte, die der Quellensteuer unterstellt sind, obligatorisch: Bei der Swissdec-Übermittlung werden diese Daten von der kantonalen Steuerverwaltung geprüft, und falls sie fehlen oder fehlerhaft sind, kann die Übermittlung abgelehnt werden.

Auf dieser Registerkarte finden Sie die wichtigsten Angaben für die Berechnung des Lohns des/der betreffenden Angestellten.

• Wenn Lohn unter der AHV-Freigrenze liegt: Diese Rubrik übernimmt die Standardeinstellung, die bei der Erfassung der Koeffizienten des Unternehmens definiert wurde. Sie können diese Auswahl hier von Fall zu Fall anpassen.

• Hat der/die Angestellte einen unregelmässigen Beschäftigungsgrad, lassen Sie das Feld Vertraglicher Beschäftigungsgrad leer und geben Sie den Vollzeitlohn bei variablem Monatslohn ein (oder einfach den Basisstundenlohn, wenn der/die Angestellte im Stundenlohn bezahlt wird).

Achten Sie darauf, nur eine Lohnart einzugeben. Geben Sie beispielsweise nicht einen Monatslohn und einen Stundenlohn ein.

• Extrastunden 100 %, Überstunden 125 % / 150 % (diese Prozentsätze werden gegebenenfalls über den Befehl Unternehmen > Koeffizienten > Standardangestellter > Satz für Überstunden A und B definiert): Der für Überstunden zu zahlende Betrag wird ausgehend vom Basisstundenlohn oder vom festen Monatslohn berechnet.

• Übertrag 13. Monatslohn vom Vorjahr: Wurde der 13. Monatslohn des Vorjahres dem/der Angestellten nicht vollständig ausbezahlt, geben Sie hier den geschuldeten Restbetrag an. Dieser Betrag wird zum nächsten berechneten 13. Monatslohn hinzugerechnet. Am Jahresende überträgt die Software einen allfälligen nicht ausbezahlten Restbetrag automatisch auf das folgende Jahr.

• Ferien tageweise bezahlen: Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie jeden Ferientag anhand eines Prozentsatzes des Tageslohns bezahlen möchten.

• Prozentsatz Feriengeld: In der Schweiz wird die Ferienentschädigung in der Regel anhand eines Prozentsatzes des Bruttolohns berechnet. Bei 4 Wochen Ferien beträgt der Satz 8,33 % des Bruttolohns, bei 5 Wochen 10,64 % und bei 6 Wochen 13,04 %.

• Feriengeld jeden Monat bezahlen: Aktivieren Sie dieses Kästchen, damit der Betrag der Ferienentschädigung dem/der Angestellten jeden Monat zusammen mit dem Monatslohn ausbezahlt wird. Andernfalls wird dieser Betrag zurückgestellt und kann dem/der Angestellten freigegeben werden, wenn er/sie seine/ihre Ferien bezieht.

• Übertrag Feriengeld vom Vorjahr: siehe Übertrag 13. Monatslohn vom Vorjahr oben.

• Feiertagsentschädigungssatz und Feiertage tageweise bezahlen: Werden wie die oben beschriebenen Rubriken Ferienentschädigung verwendet.

• Arbeitnehmer ist AHV-/ALV-pflichtig: Diese Kästchen dürfen nur in sehr seltenen Fällen deaktiviert werden, in denen tatsächlich keine Beiträge vom Lohn des/der Angestellten abgezogen werden.

• Arbeitnehmer bezahlt Mutterschaftsversicherung (betrifft nur Angestellte eines Genfer Unternehmens): Hier wird bestimmt, ob der Beitrag zur Mutterschaftsversicherung, dessen Satz in den Koeffizienten des Unternehmens angegeben ist, abgezogen werden muss.

• LPCFam-pflichtiger Arbeitnehmer (betrifft nur Angestellte eines Waadtländer Unternehmens): Hier wird bestimmt, ob der LPCFam-Beitrag, dessen Satz in den Koeffizienten des Unternehmens angegeben ist, abgezogen werden muss.

• Arbeitnehmer unterliegt ausländischen Sozialversicherungsbeiträgen: In gewissen Situationen bezahlt der/die Angestellte die Sozialversicherungsbeiträge nicht in der Schweiz, sondern ist den Bedingungen seines/ihres Wohnsitzlandes unterstellt. Die dabei vorzunehmenden Schritte werden in Kapitel §18.6 Die ausländischen Sozialversicherungsbeiträge beschrieben.

  Angaben zu den Voraussetzungen für die Unterstellung unter ausländische Sozialversicherungsbeiträge und deren Verarbeitung finden Sie in diesem Artikel unserer Wissensdatenbank.

Wenn Sie bei der Erfassung der Unternehmensdaten zwei Konten hinterlegt haben, wählen Sie auf dieser Registerkarte zunächst dasjenige aus, von dem aus die Löhne an diesen/diese Angestellte/n ausbezahlt werden.

Erfassen Sie anschliessend die Bankverbindung des/der Angestellten.

Sie können ausserdem die Währung festlegen, in der dieser/diese Angestellte standardmässig bezahlt wird (CHF, EUR usw.).

Ist der/die Angestellte der Quellensteuer (QSt) unterstellt, aktivieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen.

Möchten Sie, dass dieser/diese Angestellte nicht in den Swissdec-Abrechnungen zur QSt erscheint, diese Angaben aber manuell übermittelt werden, zum Beispiel über das Portal der Steuerverwaltung, aktivieren Sie das Kästchen Arbeitnehmer für Swissdec ignorieren. Geben Sie in diesem Fall auch den Steuersatz im Feld QSt-Satz ausserhalb Swissdec ein.

Füllen Sie anschliessend die verschiedenen angezeigten Rubriken aus. Nachfolgend finden Sie Erläuterungen zu einigen davon:

• Schweizer Ehepartner / Ehepartner mit C-Bewilligung: Ist der Ehepartner des/der Angestellten Schweizer oder im Besitz einer C-Bewilligung, ist der/die Angestellte nicht der Quellensteuer unterstellt.
• Flüchtling: Hat der/die Angestellte den Status eines Flüchtlings, ist er/sie nicht der Quellensteuer unterstellt.
• Steuer-/Wohnsitzgemeinde: Hierbei handelt es sich um die Steuergemeinde, die nicht mit dem Ort zu verwechseln ist.

Die Steuernummer der Gemeinde ist nicht die Postleitzahl (PLZ), sondern eine von der ESTV festgelegte eindeutige Nummer.

• Vertraglicher Beschäftigungsgrad (%): Übt der/die Angestellte nur eine einzige Erwerbstätigkeit aus (kein anderer Arbeitgeber), wird der Beschäftigungsgrad nicht berücksichtigt, und die QSt wird anhand des effektiven Lohns berechnet. Bezieht der/die Angestellte einen festen Lohn, ist der vertragliche Beschäftigungsgrad anzugeben. Wird der/die Angestellte im Stunden- oder Tageslohn bezahlt, wird der Beschäftigungsgrad jeden Monat anhand der geleisteten Stunden oder Tage berechnet.
• Beschäftigungsgrad bei anderen Arbeitgebern: Arbeitet ein/e Angestellte/r für mehrere Arbeitgeber, wird der Steuersatz anhand des gesamten Beschäftigungsgrads bei allen Arbeitgebern berechnet.
• Anteil Homeoffice (%) (diese Rubrik wird nur angezeigt, wenn der/die Angestellte in Frankreich wohnhaft ist): Geben Sie den Homeoffice-Anteil des/der Angestellten in Prozent an.
• Quellensteuercode: Wählen Sie den Steuertarif aus. Dieser Code ist gesamtschweizerisch einheitlich; es obliegt dem Bezugskanton, die Berechnungsmethode und den Steuersatz zu bestimmen. Crésus schlägt keinen Tarifcode vor, es liegt an Ihnen, den korrekten Code anzuwenden. Wenden Sie sich im Zweifelsfall an die Steuerverwaltung des betreffenden Kantons. Angaben zur Wahl des Steuertarifs finden Sie in diesem Artikel unserer Wissensdatenbank.
• Spezialcode nach Absprache mit der kant. Steuerverwaltung: In gewissen Situationen kann die kantonale Steuerverwaltung einem/einer Angestellten einen besonderen Steuercode zuteilen. Dies ist zum Beispiel der Fall bei einer alleinstehenden Person, die nicht mit ihren Kindern zusammenlebt, aber für deren Unterhalt aufkommt, oder bei einem/einer Angestellten, der/die dem Tarif C untersteht und dessen/deren Satz angepasst werden muss (Kanton Genf).
• QSt: Konfession: Umfasst der Tarifcode die Kirchensteuer (Code endet auf Y), ist die betreffende Konfession anzugeben.
• QSt: Alleinerziehend (Konkubinat): Bei einem/einer alleinstehenden Angestellten mit Kind ist anzugeben, ob er/sie im Konkubinat lebt.

Crésus führt verschiedene Überprüfungen durch und zeigt manchmal eine Meldung an. So kann zum Beispiel eine Kategorie der Aufenthaltsbewilligung verlangt werden, wenn der/die Angestellte eine ausländische Staatsangehörigkeit hat und diese Angabe hier noch nicht erfasst wurde. Es kann auch vorschlagen, die Option Der/die Angestellte ist der Quellensteuer unterstellt zu aktivieren, sofern zutreffend. Diese Meldungen stellen jedoch in der Regel nur Warnungen dar und hindern Sie nicht daran, die Daten des/der Angestellten so zu speichern, wie sie erfasst wurden. Massgebend sind die gespeicherten Daten. Es ist dennoch wichtig, dass die erfassten Daten der tatsächlichen Situation des/der Angestellten entsprechen.

Ein/e Mitarbeiter/in mit Schweizer Staatsangehörigkeit, der/die im Ausland wohnhaft ist, kann ebenfalls der Quellensteuer unterstellt sein. In diesem Fall lautet die Kategorie der Aufenthaltsbewilligung «Schweiz».

Verknüpfen Sie den Angestellten in dieser Registerkarte mit den verschiedenen Versicherungen, die bei der Erfassung der Unternehmensdaten definiert wurden.

Bezahlt der Angestellte für eine dieser Versicherungen keine Beiträge, sollte er der entsprechenden Kat. 0 zugeordnet werden.

• BVG Festbetrag und BVG-Zusatzversicherung Festbetrag: Hat Ihre Vorsorgeeinrichtung Ihnen nicht die Sätze, sondern die Prämienbeträge mitgeteilt, erfassen Sie hier den monatlich abzuziehenden Beitrag. Geben Sie in der ersten Spalte den Anteil des Angestellten ein, in der Spalte A.Wert denjenigen des Arbeitgebers.

Wenn Sie einen Festbetrag eingegeben haben, wird dieser Beitrag anteilsmässig für die betreffende Lohnperiode berechnet (tritt der Angestellte also während des Monats ein oder aus, wird der Beitrag entsprechend angepasst).

Dieser Punkt wird zu einem späteren Zeitpunkt behandelt.

Bei Abwesenheit setzt sich der an den Angestellten ausbezahlte Lohn in der Regel aus einem vom Arbeitgeber und einem von einer Versicherung ausbezahlten Teil zusammen. Die Berechnung dieser Beträge hängt von der Funktionsweise des Unternehmens und der betreffenden Versicherung ab.

Die in dieser Registerkarte angezeigten Werte beziehen sich auf diejenigen, die bei den Unternehmensdaten unter Koeffizienten > Taggelder erfasst wurden.

Basis für Tageslohn-Korrekturen: Der hier vorgeschlagene Wert ergibt sich aus der Division des Jahreslohns des Angestellten durch die Anzahl Tage im Jahr (in der Regel 365, ausser bei anderslautender Angabe bei der Erfassung der Koeffizienten > Einstellungen 1).

Taggelder Krankheit u. Unfall pro Stunde eingeben: Mit dieser Option können die Taggelder des Angestellten in Anzahl Stunden statt in Tagen erfasst werden. Sie betrifft somit Angestellte mit Stundenlohn.

Vorrangige Referenz Krankheit / Unfall pro Tag oder pro Stunde: Lassen Sie dieses Feld leer, stützt sich Crésus auf die Basis für Tageslohn-Korrekturen. Mit dieser Rubrik können Sie einen abweichenden Betrag erzwingen; dieser ist dann für die Berechnung der Taggelder massgebend.

Anhand dieses Referenzbetrags berechnet Crésus die in den folgenden Rubriken vorgeschlagenen Unfall- und Krankentaggelder.

• Lohneinbusse gedeckt (Unfall) bzw. Krankheit: Aktivieren Sie dieses Kästchen, damit der unter Koeffizienten > Taggelder > Deckungssatz Lohneinbusse Unfall / Krankheit erfasste Satz angewendet wird. So wird der von der Versicherung (und einer allfälligen Zusatzversicherung) nicht gedeckte Anteil gemäss dem angegebenen Prozentsatz vom Arbeitgeber übernommen.

Im Abschnitt zu den Mutterschaftszulagen können Sie einen festen Tagesbetrag erzwingen. Lassen Sie diese Felder leer, stützt sich Crésus auf die verschiedenen erfassten Koeffizienten, um den Betrag dieser Zulagen zu bestimmen.

Der Anspruch auf Familienzulagen (FamZ) besteht von Amtes wegen ab dem Monat der Geburt des Kindes bis zu dessen 16. Geburtstag. Dieser Anspruch kann jedoch verlängert werden (diese Angabe muss bei der Erfassung der Unternehmensdaten > Versicherungen > FAK > Zulagen festgelegt worden sein). Haben Sie festgelegt, dass der Anspruch auf FamZ z. B. bis zum 25. Altersjahr gilt, müssen Sie das Datum Ende des Anspruchs FamZ entsprechend anpassen.

Die Rubrik Zulage für [Name des Kindes] schlägt standardmässig den Betrag vor, der sich aus den bei der Definition der Versicherung erfassten Angaben ergibt (gemäss den angegebenen Altersgruppen und dem entsprechenden Betrag).

Sind mehrere Kinder zu erfassen, geben Sie zuerst die Daten von Kind 1 ein, damit die Rubriken für Kind 2 angezeigt werden usw.

Erfassen Sie in dieser Registerkarte die allfälligen zusätzlichen Abzüge für diesen Angestellten (Wohnung, Verpflegungskosten, verschiedene Beiträge usw.).

Diese Registerkarte übernimmt die Angaben, die bei der Erfassung der Unternehmensdaten > Koeffizienten > Lohnausweis gemacht wurden. Haben Sie, wie von uns empfohlen, bei diesen Einstellungen keine Werte erfasst (da diese oft von Angestellten zu Angestellten variieren), müssen Sie hier die verschiedenen Angaben zum betreffenden Angestellten machen.

Hinweise zum Geschäftswagen (die nachstehenden Rubriken werden angezeigt, wenn Sie das Kästchen Der Angestellte verfügt über einen Geschäftswagen aktivieren):

Wert des Geschäftswagens: Kaufpreis, inklusive Sonderausstattung (exkl. MWST).

Satz Privatanteil Geschäftswagen (%): Seit dem 1. Januar 2022 beläuft sich der Privatanteil des Fahrzeugs monatlich auf 0,9 % des Kaufpreises des Fahrzeugs, was 10,8 % pro Jahr entspricht. Damit sind die Fahrtkosten zwischen Wohnort und Arbeitsort bereits in der Pauschale für die private Nutzung des Fahrzeugs enthalten, und der Arbeitgeber muss den Anteil Aussendiensttätigkeit nicht mehr separat auf dem Lohnausweis des Angestellten deklarieren.

Arbeitgeberanteil Geschäftswagen (%): Akzeptiert die Steuerbehörde dies, kann ein in % des Fahrzeugwerts berechneter Anteil zulasten des Arbeitgebers gehen, wodurch sich der beim Angestellten den Sozialabgaben unterstellte Betrag entsprechend verringert.

Abzug für Beteiligung Geschäftswagen (%): In dieser Rubrik können Sie angeben, ob der Angestellte einen monatlichen Beitrag an den Arbeitgeber für die private Nutzung des Fahrzeugs leistet.

Beträchtlicher Kostenanteil zulasten des Angestellten: Trägt der Angestellte einen grossen Teil der Kosten, kann mit dieser Option unter Ziffer 15 des Lohnausweises ein entsprechender Vermerk angezeigt werden, anstelle der Abzüge im Zusammenhang mit dem Geschäftswagen.

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des Bundes, insbesondere in der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises oder in den FAQ zu diesem Thema.

Gewisse Kantone, insbesondere Genf, passen diese Berechnungen bei Fahrzeugen an, deren Wert exklusive MWST CHF 100’000 übersteigt (« Luxusfahrzeuge »). Der über diesem Schwellenwert liegende Anteil wird während der ersten 5 Jahre zusätzlich berechnet. Weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel unserer Wissensdatenbank.

Die in diesem Register erfassten Angaben werden für die Übermittlung Ihrer Daten an das Bundesamt für Statistik über Swissdec benötigt (weitere Informationen finden Sie in diesem Artikel unserer Wissensdatenbank).

Wir empfehlen Ihnen, diese verschiedenen Felder auszufüllen, auch wenn Sie noch nicht vom BFS kontaktiert wurden.

Ausgeübter Beruf: Die genaue Bezeichnung des im Unternehmen ausgeübten Berufs muss manuell (Freitext) erfasst werden. Der ausgeübte Beruf kann sich von der ursprünglichen Ausbildung oder der vorherigen Tätigkeit (vor dem Eintritt ins Unternehmen) unterscheiden. Es sind die genauen Berufsbezeichnungen einzugeben, ohne Zahlen oder interne Codes.

Beispiele:

• Büroangestellte/r (nicht Angestellte/r)
• Metallschleifer/in (nicht Schleifer/in)
• Gerichtsschreiber/in (nicht Lizentiat/in der Rechtswissenschaften)
• Primarlehrer/in (nicht Lehrer/in)
• Kunstmaler/in (nicht Maler/in)
• Finanzdirektorin (nicht Direktorin)

Als Hilfe für die korrekte Erfassung des ausgeübten Berufs stellt das BFS die Schweizer Berufsnomenklatur CH-ISCO-19 zur Verfügung.

Jährlicher Ferienanspruch: Das BFS interessiert sich für den Anspruch bei einer Vollzeitstelle (100%). Auch wenn der/die Angestellte eine Teilzeitstelle oder eine unregelmässige Arbeit hat, ist die Anzahl Tage für eine Vollzeitstelle einzugeben.

Die in diesem Register erfassten Angaben werden für den Export der Daten nach Logib benötigt, einem vom Bund bereitgestellten Analysetool für die Lohngleichheit (siehe diesen Artikel unserer Wissensdatenbank).

Verschiedenes1, Verschiedenes2, Verschiedenes3 und Bemerkungen: Mit diesen Feldern können Sie einen Freitext erfassen, der auf verschiedenen Dokumenten erscheinen oder in die unterschiedlichen Lohnberechnungen übernommen werden kann.

• Verbuchung: In diesem Feld können Sie für diesen Angestellten besondere Kontonummern eingeben.

Die verschiedenen Kontonummern müssen durch je ein einziges Leerzeichen getrennt sein.

• Analytisch: Mit diesem Feld können für diesen Angestellten besondere Analytik-Codes angegeben werden (für die Verbuchung mit Crésus Finanzbuchhaltung). Die Buchungen werden mit diesen besonderen Analytik-Codes erstellt, die Vorrang vor den für die Mitarbeitergruppe definierten Codes haben.
• Jährlicher Ferienanspruch für das BFS: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie die Option Verwendet Swissdec-Export für das Bundesamt für Statistik (BFS) aktiviert haben (Verwaltermodus > Optionen > Definitionen). In diesem Fall müssen Sie die Anzahl Ferientage angeben, auf die der/die Angestellte pro Jahr Anspruch hat.
• Ferientage pro Jahr für die Verarbeitung der bezogenen Ferientage: Bei der Lohnerfassung können Sie die Anzahl der in der bearbeiteten Periode bezogenen Ferientage angeben, wodurch unten auf der Lohnabrechnung eine zusammenfassende Übersicht angezeigt wird.

Crésus Lohnbuchhaltung verwaltet die Ferientage nicht selbst, diese Angabe dient nur zu Informationszwecken. Wenn Sie auf den Lohnabrechnungen Ihrer Angestellten die zusammenfassende Übersicht der bezogenen oder noch zu beziehenden Ferientage anzeigen möchten, aktivieren Sie das Kästchen Verwendet Ferienabrechnung, wählen Sie anschliessend im Dialog der Druckvorschau die Vorlage 2-1: Lohnabrechnung (+ Ferien) aus und aktivieren Sie in diesem selben Dialog das Kästchen Mit Ferienabrechnung.

• Saldo Ferientage zu Jahresbeginn: Wenn Sie die Ferienabrechnung verwenden, füllt Crésus dieses Feld beim Übergang zu einem neuen Jahr automatisch aus. Sie können diesen Wert selbstverständlich manuell korrigieren.

In diesem Register werden die Felder, die nur eine Basis aufweisen (wie die Pauschalspesen Telefon), in jeden Lohn des/der Angestellten übertragen und als Pauschalbeträge betrachtet.

Der Betrag der Felder, bei denen eine Basis und ein Koeffizient zum Einsatz kommen (wie die Mahlzeitenspesen), ergibt sich aus einer Formel, in der Regel der Multiplikation der Basis mit dem Koeffizienten. Die Basen und Koeffizienten können individuell in den Daten jedes Angestellten oder in den Daten jeder Mitarbeitergruppe erfasst werden. Es ist auch möglich, sie manuell bei der Erfassung jedes Lohns einzugeben.

Die Felder dieses Registers sind nach demselben Prinzip auszufüllen wie im Register Spezialeinkünfte.

Daten eines Angestellten ändern

Um die Daten eines Angestellten zu ändern (oder zu «bearbeiten»), doppelklicken Sie einfach auf dessen/deren Namen im Startbildschirm oder in der allgemeinen Tabelle. Sie können ihn/sie auch auswählen und das Symbol verwenden, oder die Tastenkombination Ctrl+ m.

Die vorgenommenen Änderungen wirken sich selbstverständlich nicht auf bereits berechnete Löhne aus, sondern nur auf die folgenden.

Einen Angestellten löschen

Ein Angestellter kann nicht gelöscht werden, wenn für ihn/sie bereits ein oder mehrere Löhne berechnet wurden (in diesem Fall müssen die betreffenden Löhne zuerst freigegeben und gelöscht werden).

Verlässt ein Angestellter das Unternehmen, muss sein/ihr Datensatz bis zum Ende des Geschäftsjahres in der Datenbank der erfassten Angestellten bleiben (u. a. aus Gründen der AHV-Abrechnung und anderer zusammenfassender Dokumente). Er/sie kann beim Übergang zum neuen Jahr gelöscht werden.

Um einen oder mehrere Angestellte zu löschen, wechseln Sie in den Verwaltermodus und verwenden Sie den Befehl Angestellte > Ausgewählten Angestellten löschen oder Angestellte > Angestellte löschen.

Verlässt ein Angestellter das Unternehmen, genügt es, in den Daten des Angestellten > Identität > Austrittsdatum das entsprechende Datum einzutragen.

Wird dieser Angestellte im Laufe des Geschäftsjahres wiedereingestellt, wählen Sie den betreffenden Angestellten aus und verwenden Sie den Befehl Angestellte > Angestellten wiedereinstellen. Der Dialog Wiedereinstellung wird angezeigt und übernimmt bestimmte, bereits in den Daten des Angestellten erfasste Angaben. Es genügt, dort bei der Rubrik Eintrittsdatum das Datum der Wiedereinstellung einzugeben.

Der Befehl Unternehmen > Datenkontrolle erstellt eine Zusammenfassung der möglichen Fehler und der zu überprüfenden Punkte unter den bereits erfassten Angaben.

Crésus unterscheidet zwischen obligatorischen Punkten – die vor jedem Ausdruck oder jeder Übermittlung eines Dokuments unbedingt korrigiert oder ergänzt werden müssen – und fakultativen Punkten – die dennoch nach Möglichkeit korrigiert oder ergänzt werden sollten.

Sie können jeden Angestellten einer Abteilung zuordnen, die Sie vorher eingerichtet haben. Wählen Sie dazu in den Personaldaten > Registerkarte Identität > Abteilung die gewünschte Abteilung aus: Die für diese Abteilung festgelegten Angaben werden dann automatisch in die Daten des betreffenden Angestellten übernommen.

Ein Angestellter kann nur einer einzigen Abteilung angehören.

Um eine Abteilung zu erstellen, wechseln Sie in den Verwaltermodus und verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Abteilungen.

Das Dialogfeld zeigt zunächst nur eine einzige Registerkarte, diejenige der Abteilung « (nicht gruppiert) », welche der Abteilung entspricht, der Crésus jeden Angestellten standardmässig zuordnet.

Um eine neue Abteilung zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellen und dann auf das Zeichen + (mit dem Zeichen – können Sie eine erstellte Abteilung löschen). Geben Sie dieser Abteilung zunächst einen Namen und wählen Sie anschliessend die Rubriken aus, die bei den Einstellungen dieser Abteilung erscheinen sollen.

Angenommen, Sie möchten eine Abteilung für die Fahrer Ihres Unternehmens erstellen, die über ein Geschäftsfahrzeug verfügen:

• nennen Sie diese neue Abteilung « Fahrer »;
• aktivieren Sie das Kontrollkästchen Arbeitnehmer verfügt über einen Geschäftswagen;
• bestätigen Sie mit Speichern.

Das Kontrollkästchen Arbeitnehmer verfügt über einen Geschäftswagen wird nun in den Registerkarten der verschiedenen Abteilungen angezeigt.

Es muss dann in der Registerkarte der Abteilung Fahrer aktiviert werden:

In den Personaldaten > Registerkarte Identität, ganz unten im Eingabedialog, wird Ihnen dann die erstellte Abteilung vorgeschlagen:

Wählen Sie die Abteilung Fahrer, so öffnet sich ein Dialogfeld, das Ihnen die Änderungen anzeigt, die dieser Abteilungswechsel in den Daten des Angestellten bewirkt hat:

Bestätigen Sie mit OK.

In der Registerkarte Lohnausweis des Angestellten ist das Kontrollkästchen Arbeitnehmer verfügt über einen Geschäftswagen nun standardmässig aktiviert.

Im vereinfachten Modus ermöglicht Ihnen der Befehl Optionen die Grösse der verschiedenen Ansichten des Moduls zu ändern (Vergrössern / Verkleinern), die Sprache zu ändern (Français / Deutsch), die Hintergrundfarbe oder die Schriftart der allgemeinen Tabelle, sowie den Modus zu wechseln (vereinfachter Modus / Verwaltermodus).

Im Verwaltermodus ermöglicht Ihnen dieser Befehl insbesondere den Arbeitsordner festzulegen, in dem Ihre Lohndateien oder deren Sicherungen standardmässig gespeichert werden sollen.

Er ermöglicht Ihnen ausserdem, den Dialog der allgemeinen Definitionen zu öffnen (> Definitionen):

Neben der Aktivierung der Swissdec-Übermittlungen zeigt diese Tabelle eine Reihe von Optionen, die Sie bei Bedarf aktivieren oder deaktivieren können:

• Benutzt den MEROBA-Modus
• ALV-Basis und AHV-Basis sind identisch (standardmässig aktiviert)
• GAV-Basis und AHV-Basis sind identisch (standardmässig aktiviert)
• Zeigt die Symbole „gesperrt“ und „verbucht“ in der Jahresübersicht (standardmässig aktiviert)
• Die Lohndatei immer ohne Bestätigung speichern
• Erlaubt das Verschicken von E-Mails ohne gültiges SSL/TLS-Zertifikat
• Ordner für „ISO“ auswählen – ermöglicht es, den Ordner festzulegen, in dem die Dateien für elektronische Zahlungen („pain.001“) standardmässig gespeichert werden.

Um den Monatslohn eines Angestellten zu berechnen, doppelklicken Sie auf das entsprechende Feld in der Gesamtübersicht. Sie können das Feld auch auswählen und auf Enter oder auf das Symbol klicken, oder den Befehl Angestellte > Lohn des Monats verwenden.

Im Dialog zur Lohnerfassung werden standardmässig mehrere Registerkarten angeboten. Sie können diese natürlich an Ihre Bedürfnisse anpassen, indem Sie beispielsweise die nicht benötigten ausblenden. Wechseln Sie dazu in den Verwaltermodus und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Einstellungen , die nun unten links im Erfassungsdialog angezeigt wird:

Diese Daten entsprechen der Beschäftigung des Angestellten während der betreffenden Periode.

• Erstellungsdatum des Lohns: Standardmässig wird hier das Datum des jeweiligen Tages vorgeschlagen, das Sie natürlich ändern können. Dieses Datum erscheint auf gewissen Dokumenten, unter anderem auf der Lohnabrechnung, ist jedoch für keine Berechnung massgebend.
• Stunden für BFS: Dieser Wert wird von Crésus anhand der verschiedenen erfassten Daten berechnet.
• Dieser Lohn ist (vielleicht) der letzte des Jahres: Aktivieren Sie dieses Kästchen, wenn es sich beim bearbeiteten Lohn normalerweise um den letzten handelt, den der Angestellte dieses Jahr erhält. Diese Angabe wirkt sich auf die Berechnung bestimmter Werte aus, z. B. auf den 13.^en Monatslohn oder das Feriengeld. Das Kästchen wird automatisch aktiviert, wenn die Periode der letzten vor dem angekündigten Austrittsdatum des Angestellten entspricht, oder wenn es sich um den Dezemberlohn handelt.
• Gearbeitete Tage: Geben Sie bei tageweise bezahlten Angestellten die Anzahl der zu bezahlenden Tage ein.
• Gearbeitete Stunden: Diese Rubrik erscheint nur, wenn in den Daten des Angestellten ein Basisstundenlohn eingegeben wurde. Geben Sie die Anzahl der in diesem Monat geleisteten Arbeitsstunden ein. Die Spalte Basis schlägt den in den Daten des Angestellten erfassten Stundenlohn vor.
• Überstunden: Der Einheitswert wird auf dem Stunden- oder Monatslohn gemäss dem in den Unternehmensdaten definierten Satz berechnet (Koeffizienten > Angestellter standardmässig).
• Ferientage / Bezogene Ferienstunden: Geben Sie hier die Anzahl der vom Angestellten während des Monats bezogenen Ferientage ein. Bei Angestellten, deren Feriengeld pro Tag entrichtet wird, bestimmt dieser Wert das entsprechende Feriengeld. Bei Angestellten im Monatslohn oder bei Angestellten, die das Feriengeld in Prozent beziehen, dient diese Angabe nur zur Information und löst keine Berechnung von Feriengeld aus. Diese Anzahl Tage kann zur Information auf den Lohnabrechnungen gedruckt werden, sofern die Anzahl Ferientage pro Jahr in den Daten des Angestellten erfasst wurde.
• Anzahl Feiertage: Geben Sie hier die Anzahl Feiertage des betreffenden Monats ein. Kapitel §15.5 Feiertage erklärt Ihnen, wie Sie spezifische Feiertage hinzufügen und sie in diesem Dialog als Kontrollkästchen anzeigen lassen können.
• Anfang der Periode, Ende der Periode: Die hier vorgeschlagenen Daten ergeben sich, sofern Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, aus den im Dialog Unternehmen > Perioden definierten Perioden (Kapitel §15.4 Definition der Anzahl Perioden). Sie werden selbstverständlich an allfällige Ein- oder Austrittsdaten des Angestellten sowie an das Enddatum des vorangegangenen Lohnes angepasst. Die Anzahl Tage in der Spalte Koeffizient wird auf der Grundlage eines Jahres von 360 Tagen berechnet.

In der vorgeschlagenen Zusammenstellung werden folgende Schritte unterschieden, die zum auszuzahlenden Betrag führen.

• Total brutto: Summe aus Monats- und Stundenlohn, Zulagen und übrigen kumulierten Entschädigungen.
• Total Abzüge: Summe der als Abzüge einbehaltenen Beträge.
• Verschiedene Rückerstattungen ausserhalb des Lohns: ermöglicht das Hinzufügen eines beliebigen Betrags zur Überweisung des Monats. Standardmässig unterliegt dieses Feld weder den Sozialabgaben noch der Quellensteuer.
• Nettolohn: Betrag, der dem Angestellten vor Berücksichtigung der rückerstatteten oder pauschalen Spesen, der Lohnvorschüsse/-abzüge und der verschiedenen Rückerstattungen ausbezahlt werden soll.
• Gesamtnetto: Nettolohn + rückerstattete oder pauschale Spesen.
• Auszuzahlender Betrag: dem Angestellten letztlich ausbezahlte Summe (Gesamtnetto +/- Lohnvorschuss/-abzug und verschiedene Rückerstattungen): Dieser Betrag wird beim elektronischen Zahlungsverkehr verarbeitet.

Die Gesamtübersicht zeigt standardmässig das Gesamtnetto an. Ändern Sie die Zugriffe über die Startseite, um beispielsweise den Bruttolohn oder den auszuzahlenden Betrag anzuzeigen (siehe Kapitel §15.3 Zugriffe definieren).

Die in dieser Registerkarte vorgeschlagenen Werte stammen im Allgemeinen entweder aus einer Berechnung oder aus festen Beträgen, die in den Daten des Angestellten erfasst wurden.

• Monatslohn: Beträgt die Dauer der Periode nicht 30 Tage, schlägt Crésus eine Basis entsprechend dem Taglohn vor, d. h. den Monatslohn geteilt durch 30, sowie einen Koeffizienten entsprechend der Anzahl Tage der Periode.
• Feriengeld (%) diesen Monat bezahlen: Ist dieses Kästchen aktiviert, werden die geschuldeten Entschädigungen zusammen mit dem Lohn des Monats ausbezahlt.
• Bezahlung nicht bezogener Ferien: Bezieht der Angestellte nicht sämtliche ihm zustehenden Ferien, können ihm die geschuldeten Tage ausbezahlt werden. Der Koeffizient für die Bezahlung dieser Tage muss in Stunden erfasst werden.

Diese Registerkarte wird später bearbeitet.

Wie bei den Einkünften stammen die in den Registerkarten Prämien und Spesen vorgeschlagenen Werte entweder aus einer Berechnung oder aus festen Beträgen, die in den Daten des Angestellten oder in den vorangehenden Registerkarten erfasst wurden.

Taggelder ausserhalb der Periode von Krankheit oder Unfall ausbezahlt: In der Regel müssen Sie das Anfangs- und das Enddatum der Arbeitsunfähigkeit angeben. In diesem Fall berechnet Crésus automatisch die verschiedenen Taggelder anhand der Dauer der Abwesenheit. Wenn Sie die Fälle lieber ohne automatische Berechnung bearbeiten möchten, aktivieren Sie dieses Kästchen; Sie können dann die gewünschten Taggeldbeträge direkt eingeben, ohne die entsprechenden Daten anzugeben.

Lohnkorrektur: Bei Angestellten im Monatslohn wird dieser Betrag von Crésus anhand der Anzahl Abwesenheitstage des Angestellten und seines Erwerbsunfähigkeitsgrads berechnet. Die Berechnungsgrundlage von Crésus entspricht dabei stets einem Arbeitstag des Angestellten (Monatslohn x 12 ÷ Anzahl Tage im Jahr). Verdient der Angestellte beispielsweise CHF 150 pro Tag und war er gemäss Angabe 4 Tage abwesend, schlägt Crésus einen Abzug von CHF 600 vor.

Selbstverständlich können Sie diesen Wert manuell ändern (zum Beispiel, wenn Sie den Betrag des Nettolohns nach Abzügen erzwingen möchten).

Korrektur für Leistungen Dritter: Standardmässig verbucht Crésus den Betrag der erhaltenen Taggelder in der Rubrik Lohnkorrektur. Es ist jedoch möglich, den Anteil dieses Betrags anzugeben, der von einem Dritten (Versicherung) ausbezahlt wird. Der in dieser Rubrik erfasste Betrag wird automatisch vom Wert Lohnkorrektur abgezogen.

Anfangsdatum Unfall: Geben Sie hier den ersten Tag der Arbeitsunfähigkeit des Angestellten an. Sobald dieses Datum erfasst ist, werden weitere Rubriken angezeigt, in denen Sie zusätzliche Angaben machen können. Hinweis: Dieses Anfangsdatum kann in einer früheren Periode als der laufende Monat liegen.

Enddatum Unfall: Erfassen Sie den letzten Tag der Arbeitsunfähigkeit. Sie können dieses Feld leer lassen, falls sich die Abwesenheit über den laufenden Monat hinaus fortsetzt. Hinweis: Dieses Enddatum kann in einer späteren Periode als der laufende Monat liegen. In diesem Fall erscheint die für den Folgemonat gemeldete Anzahl Tage bei der Erfassung des nächsten Lohns im Feld Anzahl Unfalltage schon bearbeitet.

Erwerbsunfähigkeit in Prozent: Ist die Arbeitsunterbrechung teilweise, geben Sie hier den entsprechenden Prozentsatz an.

Neuer Unfallfall: Ist für den Angestellten ein weiterer Unfallfall oder eine Änderung des Erwerbsunfähigkeitsgrads zu berücksichtigen, erfassen Sie die entsprechenden Angaben in den folgenden Rubriken.

Ändert sich der Erwerbsunfähigkeitsgrad innerhalb desselben Unfallfalls (zum Beispiel, wenn der Angestellte während der ersten zwei Tage zu 100 % und während der folgenden drei Tage zu 50 % arbeitsunfähig war), entspricht dies zwei getrennten Unfallfällen. Dabei darf jedoch nicht das Enddatum Unfall des ersten Falls manuell erfasst werden, sondern nur das Anfangsdatum/Folgedatum Unfall des neuen Falls.

Hatte der Angestellte also einen Unfall und konnte am 1. und 2. Dezember überhaupt nicht arbeiten, bevor er die Arbeit vom 3. bis 5. Dezember zu 50 % wieder aufnahm, erfassen Sie diese Angaben wie folgt:

Beachten Sie, dass das Feld Enddatum Unfall keinen Stern aufweist: Dieser Wert wurde also automatisch von Crésus berechnet.

Erleidet ein Angestellter selbstverständlich zwei getrennte Unfälle im selben Monat und ist er beispielsweise vom 1. bis 5. sowie vom 20. bis 25. abwesend, muss in diesem Fall das Enddatum des ersten Falls manuell erfasst werden.

Gehen Sie in den entsprechenden Rubriken auf dieselbe Weise vor bei Abwesenheit wegen Krankheit, Militär, Mutterschaft, Entschädigung anderer Elternteil/Adoption, übrige EO usw.

Seit 2024 verwendet die schweizerische Gesetzgebung den Begriff «anderer Elternteil» anstelle von «Vaterschaft», um sämtliche Familienkonstellationen einzuschliessen.

Die in dieser Registerkarte vorgeschlagenen Werte ergeben sich aus den Sätzen, die bei der Erfassung der Versicherungsdefinitionen eingetragen wurden (Befehl Unternehmen > Versicherungen > FAK), sowie aus den in den Daten des Angestellten erfassten Angaben (Registerkarte Familienzulagen (FAK)).

Die verschiedenen in dieser Registerkarte angezeigten Beträge ergeben sich aus den Angaben, die bei der Definition der verschiedenen Versicherungen (Menü Unternehmen > Versicherungen) sowie in den Daten des Angestellten erfasst wurden. Die Spalte Wert zeigt an, was vom Bruttolohn des Angestellten abgezogen wird.

Die Spalte A.Wert, die Sie auch in der Registerkarte Abzüge Arbeitgeber finden, gibt die zulasten des Arbeitgebers gehenden Beträge an.

Wurden bei der Erfassung der Daten des Angestellten (Registerkarte Versicherungen) bestimmte feste Beitragsbeträge eingegeben, werden diese Beträge ebenfalls hier angezeigt.

Rubriken Korrektur: Wenn Sie rückwirkend einen Abzug vornehmen müssen, empfehlen wir Ihnen, diese Rubriken zu verwenden, statt den Betrag des ordentlichen Beitrags zu ändern. So wird auf der Lohnabrechnung der Vorgang im Detail ausgewiesen.

Bemerkung zum Monat: In diesem Feld können Sie einen Text erfassen, der auf der Lohnabrechnung oder einem anderen Dokument erscheint.

Gewisse Vorteile können in Form einer Leistung und nicht eines Betrags gewährt werden, wie etwa die Gratiswohnung oder freie Verpflegung. Der Wert dieser Leistungen kann den Sozialabgaben oder Steuern unterliegen.

Nebst einigen besonderen Rubriken zeigen diese beiden Registerkarten bestimmte Einkünfte und Abzüge an, die gegebenenfalls bei der Definition der Rubriken hinzugefügt wurden (siehe Kapitel §15.1 Felder definieren).

Diese Registerkarte zeigt die Zusammenstellung der verschiedenen Werte, die anhand der in den Unternehmensdaten erfassten Angaben (insbesondere in den Versicherungsdefinitionen), in den Daten des Angestellten sowie in den für die Bearbeitung des Lohns des Monats spezifischen Angaben berechnet oder übernommen werden.

Standardmässig sperrt die Erstellung eines neuen Lohnes automatisch alle früheren Löhne des Angestellten. Sie können einen Lohn auch manuell sperren, indem Sie den Befehl Angestellte > Löhne sperren verwenden und den oder die betreffenden Löhne auswählen. Gesperrte Löhne werden mit dem Symbol eines geschlossenen Vorhängeschlosses gekennzeichnet: .

Wenn Sie einen oder mehrere Löhne freigeben möchten, um Änderungen daran vorzunehmen, wechseln Sie in den Verwaltermodus und verwenden Sie den Befehl Angestellte > Löhne freigeben, dann wählen Sie den oder die betreffenden Löhne aus.

Mit diesem Befehl werden nur Löhne freigegeben, die noch nicht verbucht wurden. Wenn Sie einen verbuchten Lohn freigeben möchten, müssen Sie zuerst dessen Verbuchung widerrufen (siehe Kapitel §10.5 Verbuchung der Löhne widerrufen).

Mit dem Befehl Angestellte > Alle Löhne des Monats erstellen können Sie mit einem Klick den Monatslohn aller erfassten Angestellten oder einer bestimmten Gruppe von Angestellten berechnen:

Diese Methode berücksichtigt selbstverständlich nur die in den Unternehmensdaten und in den Daten der einzelnen Angestellten erfassten Standardeinstellungen. Müssen bei bestimmten Angestellten spezifische Angaben von Hand ergänzt werden (zum Beispiel die Anzahl geleisteter Arbeitsstunden), muss die entsprechende Lohnberechnung individuell vorgenommen werden.

Jeder Lohn wird automatisch gesperrt (Vorhängeschloss-Symbol), sobald für denselben Angestellten ein späterer Lohn berechnet wird. Sie können Löhne auch manuell sperren, indem Sie das Feld des betreffenden Lohnes auswählen und den Befehl Angestellte > Löhne sperren verwenden (mit diesem Befehl können Sie entweder nur den ausgewählten Lohn oder alle Löhne des ganzen Monats sperren).

Ist der Lohn nicht gesperrt, können Sie ihn löschen, indem Sie das Feld des betreffenden Lohnes auswählen und den Befehl Angestellte > Ausgewählten Lohn löschen verwenden (oder Strg + Entf).

Ist der Lohn gesperrt, müssen Sie in den Verwaltermodus wechseln und gleich vorgehen: Ein Bestätigungsdialog wird dann angezeigt, in dem Sie die Löschung des ausgewählten Lohnes einfach bestätigen.

Im Verwaltermodus können Sie auch mehrere Löhne mit einem Klick löschen (zum Beispiel alle Löhne des Monats), indem Sie den Befehl Angestellte > Löhne löschen verwenden. Sind die betreffenden Löhne in diesem Fall gesperrt, müssen Sie im angezeigten Bestätigungsdialog das Kästchen Löscht auch gesperrte Löhne aktivieren.

In diesem Bestätigungsdialog ermöglicht das Kästchen Leert auch die vorerfassten Daten das Löschen der von Hand in den verschiedenen Rubriken der betreffenden Lohndaten erfassten Informationen.

Das Löschen verbuchter Löhne erfordert seinerseits, dass diese zuvor entbucht werden (siehe Kapitel §10.5 Verbuchung der Löhne widerrufen).

Löhne mit Quellensteuer, die bereits über Swissdec übermittelt wurden, können nicht gelöscht werden.

Wenn bestimmte Daten des Unternehmens oder des Angestellten im Laufe des Geschäftsjahres geändert werden und Sie einen Lohn neu berechnen möchten, wird ein Dialog angezeigt, der die verschiedenen von diesen Änderungen betroffenen Rubriken darstellt. Die Rubriken, die sich auf den Betrag des berechneten Lohnes auswirken, erscheinen fett:

Um ein Dokument so anzuzeigen, wie es ausgedruckt (oder per E-Mail versendet) werden könnte, verwendet Crésus Druckvorlagen : Es handelt sich dabei um Masken, die die Anordnung der verschiedenen Rubriken im Dokument festlegen.

Um auf die verschiedenen verfügbaren Druckvorlagen zuzugreifen, verwenden Sie den Befehl Datei > Druckvorschau oder klicken Sie auf das Symbol .

Die Druckvorlagen sind in vier Listen unterteilt :

• Favoriten : Auswahl von Druckvorlagen entsprechend Ihren wichtigsten Bedürfnissen;

Um Druckvorlagen in der Registerkarte Favoriten hinzuzufügen oder zu entfernen, wechseln Sie in den Verwaltermodus, verwenden Sie den Befehl Fenster > Liste der Druckvorlagen (oder klicken Sie auf das Symbol ) und aktivieren oder deaktivieren Sie die betreffenden Druckvorlagen.

• Persönlich : persönliche Druckvorlagen, die durch Kopieren einer Modellvorlage erstellt wurden;
• Swissdec : Druckvorlagen, die dem Swissdec-Standard entsprechen und weder verändert noch kopiert werden können :
  • 1-1 : Lohnart
  • 1-2 : Unternehmensdatei
  • 1-3 : Personaldatei
  • 1-5 : AHV-Versicherungsnachweis
  • 2-2 : Rekap. Lohnarten pro Lohnperiode
  • 3-10 : Liste der Ein- und Austritte
  • 3-1 : Lohnausweis
  • 3-2 : AHV – Lohnbescheinigung
  • 3-3 : AHV – Nicht beitragspflichtige Personen
  • 3-4 : UVG – Jahresabrechnung
  • 3-5 : UVGZ – Jahresabrechnung
  • 3-6 : KTG – Jahresabrechnung
  • 3-8 : FAK – Jahresabrechnung
  • 4-1 : Persönliches Lohnkonto Jan-Dez
  • 4-1a : Persönliches Lohnkonto Jan-Dez (mit Arbeitgeberbeiträgen)
  • 4-2 : Gesamtlohnkonto Jan-Dez
  • 4-2a : Gesamtlohnkonto Jan-Dez (mit Arbeitgeberbeiträgen)
  • Lohnmeldung BVG (Anfang des Jahres)

• Vorlagen : generische Druckvorlagen, die in Standardfällen verwendet werden können (nicht abschliessende Liste) :
  • 0 : Persönliche Daten
  • 1-1 : Lohnarten
  • 2-1 : Lohnabrechnung (+ Ferien)
  • 2-3 : Gutschriftsauftrag
  • 2-4 : Lohnjournal
  • 2-6 : Nettolohnjournal
  • 2-7 : AHV – Monatsabrechnung
  • 2-8 : AHV – Quartalsabrechnung
  • 2-9 : Liste der AHV-Nummern
  • 3-0 : Bestandteile des Lohnausweises
  • 3-7 : BVG – Jahresabrechnung
  • 3-9 : Namensliste der im Ausland wohnhaften Angestellten
  • 4-0 : Jährliche Lohnabrechnung – Personal
  • 4-5 : Tabelle Bruttolöhne
  • 4-6 : Tabelle Nettolöhne
  • 4-7 : Tabelle ausbezahlte Löhne
  • 4-8 : Tabelle Lohnvorschüsse
  • 4-9 : Tabelle Familienzulagen
  • 5-0 : Definition Verbuchung
  • 5-1 : Buchhaltungsjournal
  • 5-2 : Monatlicher Buchhaltungsbeleg
  • 5-3 : Jährlicher Buchhaltungsbeleg
  • 5-4 : ALFA – Abrechnung
  • 6-0 : Liste der Aufenthaltsbewilligungen
  • 6-1 : Liste der quellensteuerpflichtigen Angestellten
  • 6-2 : Quellensteuer (alle) – Persönliche Abrechnung
  • 6-3 : Quellensteuer (Kanton nach Wahl) – QST-Abrechnung mit Korrekturen
  • 6-4 : Quellensteuer (Kanton nach Wahl) – Rekap.-Liste
  • 6-5 : Quellensteuer (Kanton nach Wahl) – Rekap.-Total
  • 6-8 : Liste der quellensteuerpflichtigen Rubriken
  • 6-9 : Detail der Swissdec-Meldungen
  • 7-1 : BVG – Persönliches Konto Jan-13^e
  • 7-2 : BVG – Gesamtkonto Jan-13^e
  • 7-3 : Quartalsabrechnung STATEM – eBESTA
  • 8-1 : Geleistete Arbeitsstunden
  • FAK : Liste der quellensteuerpflichtigen Angestellten
  • Stichdaten für die Familienzulagen
  • Besondere Daten des Monats
  • GAV-Abrechnung
  • Swissdec-Schnittstelle
  • BFS ESS
  • Odys : Liste Angestellte
  • KA : persönliche Abrechnung Jan-Dez
  • KA : Liste für SECO-Abrechnung
  • Statistik Männer / Frauen
  • spezial : MEROBA
  • tipee : Liste der Meldungen
  • Startbildschirm

Um beispielsweise eine Lohnabrechnung anzuzeigen, wählen Sie den gewünschten Lohn in der allgemeinen Tabelle aus, öffnen Sie die Druckvorschau > Favoriten > Lohnabrechnung (+ Ferien) (Vorlage) > Vorschau :

Selbstverständlich können Sie in diesem Abschnitt des Dialogs angeben, was Sie anzeigen / ausdrucken möchten (zum Beispiel die Lohnabrechnungen aller Angestellten für einen bestimmten Monat) :

Um das oder die betreffenden Dokumente tatsächlich auszudrucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken im Fenster der Druckvorschau.

Sie können auch den Befehl Datei > Drucken, das Symbol oder die Tastenkombination Ctrl + p verwenden, um auf denselben Dialog (Wahl der Druckvorlage) zuzugreifen und das gewünschte Dokument direkt auszudrucken, ohne den Umweg über die Druckvorschau zu nehmen.

Wenn Sie diesen Befehl verwenden (Datei > Drucken), bietet Ihnen der Dialog zusätzlich die Möglichkeit, eine PDF- oder CSV-Datei der gewählten Druckvorlage zu erzeugen oder das Dokument direkt per E-Mail zu versenden.

Öffnen Sie im Dialog Wahl der Druckvorlage, der nach Verwendung des Befehls Datei > Drucken, des Symbols oder der Tastenkombination Ctrl + p erscheint, zunächst den Dialog Einstellungen für PDF-Dateien – klicken Sie dazu zuerst auf die Schaltfläche Mehr >> :

Der Dialog für die PDF-Einstellungen ermöglicht es Ihnen, verschiedene Optionen festzulegen, die bei der Erzeugung von PDF-Dateien aus Crésus Lohnbuchhaltung standardmässig übernommen werden :

Benutzt dieselben Standardeinstellungen für alle Lohndateien auf diesem Computer : Wenn Sie mehrere Crésus Lohnbuchhaltung-Dateien auf Ihrem Computer verwenden, empfehlen wir Ihnen, diese Option nicht zu aktivieren. Andernfalls würden nämlich alle aus Ihren verschiedenen Dateien erzeugten PDF-Dateien im selben Ordner abgelegt, was in der Regel nicht erwünscht ist.

Zeigt den Dialog „Speichern“ : Ist dieses Kästchen aktiviert, öffnet sich dieser Dialog für die PDF-Einstellungen automatisch bei der Erzeugung jeder neuen PDF-Datei, sodass Sie die verschiedenen Optionen von Fall zu Fall anpassen können. Ist es nicht aktiviert, werden automatisch die standardmässig definierten Einstellungen übernommen.

Standardordner, in dem die erzeugte PDF-Datei gespeichert werden soll : Wählen Sie den Ordner aus, in dem die verschiedenen erzeugten PDF-Dateien standardmässig gespeichert werden – die Dropdown-Liste bietet Ihnen alle Ordner an, die bereits unter Unternehmen > Koeffizienten > Registerkarte Einstellungen 2 angegeben wurden.

Der folgende Abschnitt des Dialogs betrifft speziell die ausgewählte Druckvorlage (zum Beispiel « 2-1 : Lohnabrechnung (+ Ferien) ») :

Für PDF-Dateien, die aus der betreffenden Druckvorlage erzeugt werden, hat der hier ausgewählte Ordner Vorrang vor dem oben angegebenen.

Name der zu erzeugenden Datei : Wenn Sie einen bestimmten Dateinamen eingeben, wird derselbe Name automatisch für alle künftigen PDF-Dateien übernommen, die aus dieser Druckvorlage erzeugt werden. Sie müssten ihn dann manuell ändern, damit nicht jede erzeugte PDF-Datei die vorherige überschreibt und ersetzt.

Deshalb empfehlen wir Ihnen, diesen Dateinamen mittels Berechnung zu definieren, zum Beispiel mit dem standardmässig vorgeschlagenen Namensmodell : %FIRM% – %PRES%_%DATE%_%TIME%.pdf

In diesem Beispiel würde die erzeugte PDF-Datei folgendermassen heissen :

Dupont SA – Bulletin de salaire_20250924_105035.pdf

Die hier verfügbaren Platzhalter sind die folgenden :

• %DATE%

  Wird durch das Druckdatum ersetzt (Format jjjjmmtt)

• %FIRM%

  Wird durch den Namen des Unternehmens ersetzt

• %FULLNAME%

  Wird durch den vollständigen Namen des Angestellten ersetzt (NAME Vorname)

• %GROUP%

  Wird durch den Namen der Angestelltengruppe ersetzt

• %NUM%

  Wird durch die Nummer des Angestellten ersetzt (3-stellig)

• %PRES%

  Wird durch den Namen der Druckvorlage ersetzt

• %TIME%

  Wird durch die Druckzeit ersetzt (Format hhmmss)

Sie können nach einem Platzhalter das Zeichen hinzufügen : dies erzeugt automatisch einen Unterordner mit dem Namen der vorangehenden Elemente, zum Beispiel :

%FIRM%%NUM%_%FULLNAME%_%DATE%.pdf

Dieses Namensmodell erzeugt im zuvor ausgewählten Ordner einen Unterordner mit dem Namen des Unternehmens, in dem die gespeicherte Datei folgende Form hat :

Sie können die PDF-Datei auch benennen, indem Sie die gewünschte Formel im Berechnungseditor eingeben (klicken Sie auf die Schaltfläche Berechnung neben dem Feld).

Wenn Sie beispielsweise möchten, dass die erzeugten PDF-Dateien folgende Form haben :
jjjj-mm_Lohnabrechnung_Name-Vorname_Nummer des Angestellten.pdf

kopieren Sie die folgende Formel in den Berechnungseditor :

CHAINE(@Donnée:Année courante (à traiter)) +"-"+ DROITE("0"+CHAINE(NOMBRE(@Donnée:Mois sélectionné)) ; 2)
+"_Bulletin-de-salaire_"
+ @Donnée:Nom de l'employé + "-" + @Donnée:Prénom de l'employé
+ "_" + CHAINE(@Donnée:Numéro d'employé) + ".pdf"

Bestätigen Sie diese Einstellungen anschliessend mit OK.

Im Dialog Wahl der Druckvorlage müssen Sie nur noch die gewünschte Druckvorlage auswählen und auf die Schaltfläche PDF-Datei erzeugen klicken.

Neben dem PDF-Format ermöglicht Crésus Lohnbuchhaltung auch den Export der gewählten Druckvorlage im CSV-Format, zum Beispiel um die Datei direkt in Excel zu öffnen.

Öffnen Sie im Dialog Wahl der Druckvorlage, der nach Verwendung des Befehls Datei > Drucken, des Symbols oder der Tastenkombination Ctrl + p erscheint, zunächst den Dialog Einstellungen für CSV-Dateien – klicken Sie dazu zuerst auf die Schaltfläche Mehr >>.

Mit Ausnahme der Rubrik Kodierung ist der Dialog Einstellungen für CSV-Dateien identisch mit demjenigen der Einstellungen für PDF-Dateien : Bitte beziehen Sie sich daher auf das vorherige Kapitel, um die Details der verschiedenen Optionen zu erfahren.

Die Rubrik Kodierung bestimmt, wie die Zeichen (Buchstaben, Akzente, Symbole) in der CSV-Datei gespeichert werden. Eine falsche Wahl kann beim Öffnen der Datei zu fehlerhaften Zeichen führen (zum Beispiel „é“ statt „é“). Es stehen drei Optionen zur Verfügung :

• UTF-8 + BOM : empfohlen, wenn Sie die Datei mit Excel unter Windows öffnen. Das BOM (Byte Order Mark) am Anfang der Datei ermöglicht es Excel , akzentuierte Zeichen korrekt zu erkennen.

• UTF-8 : geeignet für die meisten aktuellen Programme wie LibreOffice Calc, Google Sheets oder Excel unter macOS.

• ANSI (CP1252) : nur zu verwenden, wenn Sie die CSV-Datei in ein Programm importieren müssen, das UTF-8 nicht unterstützt (zum Beispiel bestimmte ältere Buchhaltungsprogramme oder vor mehreren Jahren entwickelte interne Anwendungen).

Um eine optimale Kompatibilität mit Excel zu gewährleisten, empfehlen wir Ihnen in der Regel, UTF-8 + BOM zu wählen, wenn Sie unter Windows arbeiten, und UTF-8, wenn Sie unter macOS arbeiten.

Bestätigen Sie diese Einstellungen anschliessend mit OK.

Im Dialog Wahl der Druckvorlage müssen Sie nur noch die gewünschte Druckvorlage auswählen und auf die Schaltfläche Als CSV exportieren klicken.

Der Versand von Dokumenten per E-Mail erfolgt direkt aus dem Dialog Wahl der Druckvorlage, der nach Verwendung des Befehls Datei > Drucken, des Symbols oder der Tastenkombination Ctrl + p erscheint.

Klicken Sie auf Mehr >>, damit die Schaltfläche E-Mail Einstellungen erscheint : Diese ermöglicht es, den Text festzulegen, aus dem die E-Mail besteht, je nach der als Anhang übermittelten Druckvorlage :

Der hier vorgeschlagene Text kann selbstverständlich angepasst werden. Sie können darin Serienbrief-Variablen einfügen, wie die in diesem Beispiel vorgeschlagenen ({Sehr geehrter}, {Herr}, {Terieur}, usw.).

Diese Variablen erscheinen im Textfeld in geschweiften Klammern.

Um eine Variable einzufügen, positionieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle und klicken Sie auf Formel einfügen. Geben Sie im sich öffnenden Berechnungseditor die gewünschte Variable ein oder wählen Sie sie aus (zum Beispiel: @Donnée:Mois courant), und bestätigen Sie mit OK : Die geschweiften Klammern werden automatisch hinzugefügt.

Sie können eine bereits eingefügte Variable auch ändern, indem Sie einfach auf den betreffenden Begriff und anschliessend auf die Schaltfläche Berechnung ändern klicken.

Wenn Sie möchten, dass der E-Mail-Text, wie im vorgeschlagenen Beispiel, « Sehr geehrte Frau » anzeigt, wenn es sich um eine Frau handelt, und « Sehr geehrter Herr » wenn es sich um einen Mann handelt, lautet die im Bearbeitungsdialog einzugebende Berechnung wie folgt :

SI(@Donnée:Sexe de l'employé > 0 ;« Sehr geehrte Frau »;« Sehr geehrter Herr »)

Das untere Feld der Seite zeigt alle Angestellten an, für die eine E-Mail-Adresse erfasst wurde (Angestelltendaten > Identität > E-Mail).

Nachdem Sie den Standardtext eingegeben haben, bestätigen Sie ihn mit OK.

Im Dialog Wahl der Druckvorlage müssen Sie nur noch die Druckvorlage, den oder die gewünschten Empfänger sowie die betreffende Periode auswählen und auf die Schaltfläche Per E-Mail verschicken klicken.

Der Bearbeitungsdialog für die E-Mail öffnet sich automatisch, sodass Sie bei Bedarf den Textkörper anpassen oder einzelne Empfänger abwählen können.

Klicken Sie abschliessend auf OK , damit die E-Mail mit der gewählten Druckvorlage als Anhang versendet wird.

Der Lohnausweis ist ein offizielles Dokument, dessen Inhalt als Grundlage für die Steuererklärung dient. Die von Crésus vorgeschlagene Basisvorlage entspricht den von Swissdec übermittelten Standards und muss grundsätzlich nicht angepasst werden.

Jede Wertposition im Lohnausweis wird durch Buchstaben oder Zahlen referenziert. Mehrere dieser Werte sind das Ergebnis kumulierter Beträge, und es ist manchmal schwierig zu erkennen, welche Rubriken dabei berücksichtigt werden. Die Modellvorlage 3-0: Bestandteile des Lohnausweises ermöglicht es Ihnen, das Detail dieser Berechnungen anzuzeigen.

Wenn Sie die Berücksichtigung einer Rubrik (Modell- oder benutzerdefinierte Rubrik) bei der Berechnung der verschiedenen Werte des Lohnausweises ändern möchten, wechseln Sie in den Verwaltermodus, verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Felder definieren, wählen Sie die betreffende Rubrik aus und ändern Sie das Feld Diese Entschädigung/Abzug muss beim folgenden Punkt des Lohnausweises kumuliert werden.

Die Stelle, an der jeder Wert im Lohnausweis berücksichtigt wird, erscheint neben dem Namen der Rubrik in der linken Liste (Spalte Steuer) :

Für die Definition der verschiedenen Rubriken siehe §15.1 Felder definieren.

Sobald die Bankverbindung in den Unternehmensdaten (Unternehmen > Identität > Banken) und in denjenigen der Angestellten (Personaldaten > Bank) erfasst ist, kann Crésus elektronische Zahlungsaufträge erzeugen. Diese Zahlungsaufträge werden gemäss der Norm ISO 20022 in Form von pain.001-Dateien (Kurzform für payment initiation) erstellt.

Um einen Zahlungsauftrag zu erzeugen, verwenden Sie den Befehl Datei > ISO-Zahlung oder klicken Sie auf das Symbol :

Dieser erste Dialog erlaubt es Ihnen, die Zahlungsart (Löhne zahlen oder Lohnvorschüsse bezahlen – im Kapitel §9.1 Zahlungsaufträge: eine neue Zahlungsart erstellen sehen wir, wie weitere Zahlungsarten hinzugefügt werden können), das Konto, ab dem die Zahlungen erfolgen (falls Sie zwei Konten in den Unternehmensdaten erfasst haben), die betroffene Periode sowie gegebenenfalls eine bestimmte Mitarbeitergruppe auszuwählen. Das hier angegebene Zahlungsdatum ist das Datum, an dem die Zahlungen ausgeführt werden.

Wenn Zahlungsaufträge für bereits verarbeitete Löhne erneut ausgestellt werden müssen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Bereits erstellte Zahlungen erneut erstellen. Crésus schlägt Ihnen dann die Liste der erfassten Angestellten vor, und Sie müssen in der Spalte Handlung lediglich diejenigen ankreuzen, für die der Zahlungsauftrag erneut erstellt werden soll.

Bestätigen Sie mit OK :

Dieser zweite Dialog zeigt die Liste der betroffenen Angestellten sowie bestimmte Angaben zu jeder Zahlung an (Konto, Betrag, Mitteilung, usw.).

Mit einem Klick auf OK erzeugt Crésus die pain.001-Datei (.xml) und schlägt Ihnen einen Speicherort auf Ihrem Rechner vor. Standardmässig wird der Ordner vorgeschlagen, in dem Ihre Lohndatei gespeichert ist; Sie können diese Einstellung jedoch im Verwaltermodus über den Befehl Optionen > Definitionen > Wahl des ISO-Ordners ändern.

Sobald die Datei gespeichert ist, zeigt Crésus einen zusammenfassenden Dialog an :

Die Option Dateipfad in die Zwischenablage kopieren ist nützlich, wenn Sie den erzeugten Zahlungsauftrag sofort an Ihre Bank (über Ihr E-Banking-Portal) oder an PostFinance (über E-Finance) übermitteln möchten. Es genügt, den Inhalt der Zwischenablage in das Feld für die zu importierende Datei einzufügen.

Im Verwaltermodus ist es möglich, weitere Zahlungsarten zu konfigurieren als die standardmässig angebotenen (Löhne zahlen und Lohnvorschüsse bezahlen).

Verwenden Sie dazu den Befehl Datei > ISO-Zahlungen oder klicken Sie auf das Symbol , und klicken Sie anschliessend auf die Schaltfläche Einstellungen :

Selbstverständlich können auch die Einstellungen der standardmässig konfigurierten Zahlungsarten geändert werden. Duplizieren Sie dazu die vorgeschlagene Vorlage, passen Sie die Einstellungen an und speichern Sie die Kopie (zum Beispiel « Löhne zahlen (Kopie) »).

Im folgenden Beispiel erstellen wir eine Vorlage für die Zahlung von Abzügen, die von einem Betreibungsamt (BA) verlangt werden.

Wählen Sie im sich öffnenden Dialog eine der beiden vorgeschlagenen Zahlungsarten aus (zum Beispiel : Löhne zahlen (Vorlage)) und klicken Sie auf Duplizieren :

Der Dialog Einstellungen für elektronische Zahlungen öffnet sich :

Benennen Sie zunächst diese neue Zahlungsart um (Feld Bezeichnung) in « Zahlung der Betreibungsamt-Abzüge ».

Da diese Vorlage eine Kopie des ISO-Auftrags für die Lohnzahlung ist, müssen die Angaben zum Auftraggeber im Allgemeinen nicht geändert werden, da es sich um dasselbe Unternehmen handelt.

Erfassen Sie in diesem Abschnitt die verschiedenen Kontaktangaben des Zahlungsempfängers.

Wenn alle Zahlungen an dasselbe Betreibungsamt gehen, können Sie im Formeleditor für den Namen des Empfängers einfach diese Angabe in Anführungszeichen eingeben :

Für die übrigen Felder (Adresse, usw. ///)

Gibt es hingegen mehrere mögliche Empfänger (mehrere Betreibungsämter), müssen Sie die entsprechenden Felder erstellen (Verwaltermodus > Unternehmen > Felder). Diese Felder sind vom Typ Daten und Alphanumerisch.

In unserem Beispiel müssen also die Felder « Betreibung – Name des Amtes », « Betreibung – Name der Bank », « Betreibung – Bankkonto », usw. erstellt werden.

Zeigen Sie sie anschliessend in den Daten Ihrer Angestellten an (Verwaltermodus > Personaldaten > Konfigurieren).

Wählen Sie nun im Formeleditor das Feld aus, das der gewünschten Information entspricht :

Usw. usw.

Über die Schaltfläche Mitteilung können Sie beispielsweise eine Fallnummer einfügen :

Über die Schaltfläche Wert legen Sie den zu zahlenden Betrag fest. Verwenden Sie in unserem Beispiel das Feld vom Typ Abzug « 5089. Retenue Office des poursuite » :

Über die Schaltfläche Endwährung legen Sie die Währung fest, in der diese Zahlungsart standardmässig ausgeführt wird.

Enthält ein Zahlungsauftrag mehrere Beträge für denselben Empfänger, erlaubt die Option Für gleiche Empfänger gruppieren, diese zu einem einzigen Betrag zusammenzufassen.

Ist die Option Als Lohnzahlung markieren aktiviert, wird in der pain.001-Datei die Kennzeichnung « SALA » hinzugefügt, und die Bank behandelt diese Zahlungen prioritär und vertraulich, wie wenn es sich um Löhne handeln würde. Bei einer Zahlung an ein Betreibungsamt kann dieses Kontrollkästchen deaktiviert werden.

Wenn Sie das Kontrollkästchen Erweiterte Einstellungen aktivieren, erscheint eine Liste von Optionen, mit denen Sie die Verarbeitung der betreffenden Zahlungsart genauer festlegen können :

• Batch booking
• Details
• ISO 20022 Variante
• ISO Version

Diese vier Optionen erlauben es, die an Ihre Bank übermittelte .xml-Datei zu konfigurieren.

• Kosten getragen von : erlaubt es, die Kosten für Zahlungen ins Ausland aufzuteilen.
• Lohnzahlung : siehe oben, Option Als Lohnzahlung markieren.

Der Dateiname der durch diese Zahlungsart erzeugten pain.001-Datei kann über eine Formel festgelegt werden, zum Beispiel um die betreffende Periode in den Dateinamen zu integrieren :

Über die Schaltfläche Filter geben Sie eine Formel ein, die bestimmte Angestellte von dieser Zahlungsart ausschliesst. Damit ein Angestellter nicht in der Liste der Empfänger dieses Zahlungsauftrags erscheint, muss das Ergebnis der eingegebenen Formel gleich 0 sein.

Der Marker dient dazu, anzuzeigen, ob eine Zahlung bereits erfolgt ist. Crésus stützt sich auf dieses Kennzeichen, um zu vermeiden, dass derselbe Betrag zweimal bezahlt wird. Zum Beispiel :

• • wenn die Position 0 des Markers aktiviert ist, weiss Crésus , dass der Nettolohn bezahlt wurde;

  • wenn die Position 1 aktiviert ist, weiss Crésus , dass der Lohnvorschuss bezahlt wurde.

Für unser Beispiel der BA-Abzüge kann die Position 8 verwendet werden :

Sobald also ein BA-Abzug in einen Zahlungsauftrag für den laufenden Monat aufgenommen wurde, wird der betreffende Angestellte bei der nächsten Erzeugung der pain.001-Datei nicht mehr vorgeschlagen (ausser Sie verwenden die Option Bereits erstellte Zahlungen erneut erstellen).

Die Positionen 0 bis 7 des Markers sind der Standardvorlage vorbehalten. Sie können die Positionen 8 bis 31 frei für die Erstellung neuer Zahlungsarten verwenden.

Sobald Ihre neue Zahlungsart eingerichtet ist, bestätigen Sie mit OK. Sie können die Einstellungen später natürlich noch ändern, indem Sie die betreffende Zahlungsart auswählen und auf Verändern klicken :

Ob Sie mit Crésus Finanzbuchhaltung arbeiten oder nicht: Hier finden Sie das Vorgehen, um Buchungen aus Ihrer Lohndatei zu erstellen und zu exportieren.

Wenn Sie Crésus Finanzbuchhaltung verwenden, ermöglicht Ihnen Crésus Lohnbuchhaltung, alle erfassten Zahlungen direkt darin zu integrieren.

Wechseln Sie in den Verwaltermodus und verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Verbuchung, um den Dialog Verbuchung für die Finanzbuchhaltung zu öffnen:

In diesem Dialog können Sie für jedes Feld die Konten festlegen, die in Ihrer Buchhaltungsdatei belastet werden sollen.

Die angezeigte Liste enthält alle monetären Felder, die in Ihrer Lohndatei erfasst sind. Diese werden standardmässig in aufsteigender Reihenfolge ihrer LA (Nummer der Lohnart bzw. Identifikationsnummer) sortiert, Sie können sie jedoch z. B. auch nach Namen sortieren, indem Sie auf die Überschrift der gewünschten Spalte klicken.

Um die zu belastenden Konten für Crésus Finanzbuchhaltung festzulegen, wählen Sie ein Feld aus und geben Sie die Kontonummer in den Feldern Sollkonto und Habenkonto ein:

Es ist möglich, einen MWST-Code sowie einen Analytik-Code anzugeben, die in die erzeugte Buchung übernommen werden.

Selbstverständlich müssen die in diesem Dialog eingegebenen Konten und Codes im Kontenplan der Ziel-Buchhaltungsdatei vorhanden sein.

Sie können auch eine Formel verwenden, um das zu belastende Konto zu bestimmen, insbesondere wenn die Verbuchung je nach Bedingung auf ein anderes Konto erfolgen soll (zum Beispiel, wenn der Angestellte einen 13. Monatslohn, Ferienentschädigungen, Unfall- oder Krankengeld, Zulagen usw. erhält).

Der Bereich Buchungen für bietet drei Optionen:

Total aller Angestellten: erstellt nur eine Buchung für alle Angestellten.

Nach Abteilung: erstellt eine Buchung pro Abteilung.

Jeden Angestellten einzeln: erstellt eine Buchung pro Angestellten.

Die Schaltfläche Für alle überträgt die gewählte Option auf alle Felder.

Buchungstext: Standardmässig wird der Name des Feldes als Buchungstext für die Buchung verwendet, Sie können in diesem Feld aber auch einen anderen Text eingeben.

Achten Sie darauf, dass die Option Abgesicherte Verbuchung aktiviert ist: Diese Option sichert und vereinfacht die Übermittlung der Buchungen an Crésus Finanzbuchhaltung erheblich.

Verwenden Sie in Crésus Finanzbuchhaltung den Befehl Optionen > Definitionen > Allgemein, um sicherzustellen, dass die Option Abgesicherte Verbuchung für Crésus Lohnbuchhaltung und Crésus Rechnungsstellung ebenfalls aktiviert ist.

Mit der Schaltfläche Alle Einstellungen leeren können Sie alle gespeicherten Einstellungen (oder einen Teil davon: Sollkonten, Habenkonten, MWST-Codes usw.) mit einem Klick löschen.

Mit den Schaltflächen Exportieren / Importieren können Sie die vorgenommenen Einstellungen in einer Textdatei (.txt) speichern, um sie in einer anderen Crésus Lohnbuchhaltung-Datei wiederzuverwenden.

Die standardmässig vorgeschlagenen Einstellungen entsprechen dem Kontenplan, vereinfacht, für KMU von Crésus Finanzbuchhaltung. Über die Schaltfläche Importieren öffnet sich Ihr Installationsordner von Crésus Lohnbuchhaltung, in dem Sie im Format .txt weitere vordefinierte Kontenpläne finden. Diese neu importierten Einstellungen ersetzen automatisch diejenigen des vorherigen Kontenplans.

Wir empfehlen, vor dem Import eines neuen Kontenplans alle Einstellungen zu leeren, damit nicht versehentlich ein Feld übernommen wird, das im neuen Plan nicht vorhanden ist.

Substitutionsmechanismus

Das für ein bestimmtes Feld zu belastende Konto in der Buchhaltungsdatei ist in der Regel für alle Angestellten dasselbe, sodass es genügt, die entsprechende Kontonummer in den betreffenden Feldern anzugeben.

Es kann jedoch vorkommen, dass dieses Konto von Angestelltem zu Angestelltem (oder von Abteilung zu Abteilung) variiert. In diesem Fall ist eine Substitutionszeichenkette zu verwenden, die für den jeweiligen Angestellten oder die jeweilige Abteilung angibt, welches Konto zu belasten ist.

Diese Substitutionszeichenketten werden in der Form <1>, <2>, <3> usw. eingegeben und entsprechen der ersten, zweiten, dritten usw. Kontonummer, die in den Daten des Angestellten oder der Abteilung erfasst wurde (Registerkarte Verschiedenes > Verbuchung) – dasselbe gilt für die Analytik-Codes (Registerkarte Verschiedenes > Analytik). Crésus ersetzt somit <1>, <2> usw. durch das entsprechende Element des betreffenden Feldes.

Wenn Sie zum Beispiel diese Angaben in den Daten eines Angestellten erfasst haben:

Können Sie die Substitutionszeichenkette <1> in den Einstellungen des betreffenden Feldes eingeben, damit das oder die zu belastenden Konten entsprechend angepasst werden:

Selbstverständlich muss auch bei allen anderen Angestellten eine zu belastende Kontonummer in den Daten erfasst sein.

Dazu empfiehlt sich, den Befehl Unternehmen > Koeffizienten > Standardangestellter zu verwenden und eine oder mehrere Kontonummern im Feld Verbuchung einzugeben (die Felder Verbuchung und Analytik dieser Registerkarte sind unter Umständen ausgeblendet; wechseln Sie in diesem Fall in den Verwaltermodus und klicken Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren, die unten links in der betreffenden Registerkarte erscheint, wählen Sie diese beiden Felder aus und bestätigen Sie mit Merken).

Die hier eingegebene(n) Nummer(n) (sowie der/die Analytik-Code(s)) erscheinen fortan in den Daten jedes Angestellten.

Sobald die verschiedenen Einstellungen vorgenommen wurden, können Sie die Zahlungen verbuchen, indem Sie den Befehl Datei > Verbuchen verwenden oder auf das Symbol klicken, um die Buchungen zu erzeugen:

Dieser erste Dialog ermöglicht es, den zu verbuchenden Zeitraum festzulegen (hier: September), gegebenenfalls eine bestimmte Abteilung auszuwählen und das gewünschte Buchungsdatum einzugeben. Standardmässig schlägt Crésus als Belegnummer die Kennung S- gefolgt von der Nummer der verbuchten Periode vor (hier: 9). Bestätigen Sie mit OK.

Bei der ersten Verbuchung fragt Sie Crésus Lohnbuchhaltung nach der Ziel-Buchhaltungsdatei. Wird diese im Laufe des Geschäftsjahres umbenannt oder verschoben, muss sie erneut ausgewählt werden.

Der folgende Dialog wird angezeigt:

• Verbuchen: bereitet die an Crésus Finanzbuchhaltung zu übermittelnden Buchungen vor.
• Einstellungen: ermöglicht es, vor der Verbuchung Gruppierungen von Buchungen zu erstellen.
• Vorschau: zeigt die zu verbuchenden Buchungen an.

Wenn Sie auf Einstellungen klicken, öffnet sich der Dialog Gruppierung der Buchungen (Sie gelangen auch dorthin, indem Sie auf Vorschau > Gruppierungen klicken):

In diesem Beispiel möchten wir, dass die Buchungen «Arbeitgeber: AHV-Beitrag» und «Arbeitgeber: AHV-Verwaltungskosten» unter derselben Buchung erscheinen:

Geben Sie im Dialog zur Gruppierung der Buchungen die Nummern des Sollkontos (5270) und des Habenkontos (2271) ein, geben Sie an, dass der Buchungstext den Begriff «AHV» enthält (zwischen Sternchen anzugeben), und benennen Sie den Buchungstext dieser neuen Buchung «Arbeitgeber: AHV-Beitrag + Verwaltungskosten»:

Wenn Sie auf die Schaltfläche OK, Vorschau… klicken, sehen Sie die neue Buchung, die die beiden vorherigen zusammenfasst:

Sie können auch nur die Nummern des Soll- und des Habenkontos festlegen, damit jede Buchung, die diesen beiden Konten zugeordnet ist, zu einer einzigen Buchung (mit demselben Buchungstext) zusammengefasst wird, zum Beispiel:

Wenn Sie nur eine Kontonummer eingeben (zum Beispiel das Habenkonto 2273) und diese «Beitrag» nennen:

fasst Crésus die Buchungen zusammen, die ebenfalls ein ähnliches Sollkonto aufweisen:

Die Schaltfläche Sortierungskriterien… ermöglicht es, festzulegen, in welcher Reihenfolge die Buchungen verbucht werden: unsortiert (Reihenfolge, in der sie von Crésus Lohnbuchhaltung erzeugt wurden), nach Datum, nach Soll, nach Haben usw.

Bei Gleichheit können Sie ein zweites und dann ein drittes Sortierkriterium festlegen.

Nachdem Sie auf Verbuchen geklickt haben, erscheint ein Bestätigungsdialog, und die Buchungen sind automatisch aus Ihrer Finanzbuchhaltungs-Datei zugänglich (in der Sie den Befehl Datei > Verbuchen verwenden müssen, oder einfach auf Verbuchen klicken, wenn Sie Crésus Synchro verwenden).

Sobald die Buchungen an Crésus Finanzbuchhaltung übermittelt wurden, erscheint das Symbol in der allgemeinen Tabelle von Crésus Lohnbuchhaltung neben den betreffenden Löhnen.

Auch das Symbol erscheint, was bedeutet, dass die Löhne nun gesperrt sind und nicht mehr geändert werden können – ausser durch Widerrufen der Verbuchung.

Wenn Sie Crésus Finanzbuchhaltung nicht verwenden, aber dennoch die Buchungen und die zu belastenden Kontonummern in eine externe Datei (z. B. Excel oder .txt) exportieren möchten:

• deaktivieren Sie die Option Abgesicherte Verbuchung;
• wählen Sie beim Feld Buchhaltungsordner den Speicherort aus, an dem die erzeugte Datei bei der Verbuchung gespeichert wird.

Die Festlegung der zu belastenden Konten erfolgt auf dieselbe Weise wie für Benutzer von Crésus Finanzbuchhaltung (§10.1 Einstellungen für die Verbuchung mit Crésus Finanzbuchhaltung).

Wenn Sie Crésus Finanzbuchhaltung nicht verwenden (und somit im nicht abgesicherten Modus arbeiten – zur Kontrolle: wechseln Sie in den Verwaltermodus > Unternehmen > Verbuchung > Option Abgesicherte Verbuchung deaktiviert), verwenden Sie einfach den Befehl Datei > Verbuchen oder klicken Sie auf das Symbol .

Legen Sie die gewünschte Buchungsperiode sowie gegebenenfalls die betreffende Abteilung fest und bestätigen Sie mit OK.

Die erzeugte Datei mit den Buchungen wird automatisch in dem Ordner gespeichert, der bei den Einstellungen für die Verbuchung angegeben wurde.

Wenn Sie mit Crésus Finanzbuchhaltung arbeiten (und somit im abgesicherten Modus arbeiten – zur Kontrolle: wechseln Sie in den Verwaltermodus > Unternehmen > Verbuchung > Option Abgesicherte Verbuchung aktiviert) und einen bereits verbuchten Lohn ändern oder löschen möchten, können Sie nicht einfach in den Verwaltermodus wechseln und den Befehl Angestellte > Löhne entsperren verwenden. Sie müssen zuerst die Verbuchung widerrufen.

Wechseln Sie dazu in den Verwaltermodus und verwenden Sie den Befehl Datei > Verbuchung widerrufen:

Bestätigen Sie den Vorgang mit OK. Anschliessend können Sie den Befehl Angestellte > Löhne entsperren verwenden.

Hinweis: Das Widerrufen der Verbuchung in Crésus Lohnbuchhaltung löscht die betreffenden Buchungen in Crésus Finanzbuchhaltung nicht sofort. Um den Vorgang abzuschliessen, müssen Sie in der Ziel-Buchhaltungsdatei erneut den Befehl Datei > Verbuchen verwenden.

Wenn Sie nicht mit Crésus Finanzbuchhaltung arbeiten (nicht abgesicherter Modus), wechseln Sie einfach in den Verwaltermodus und verwenden Sie den Befehl Angestellte > Löhne entsperren: Dadurch wird die Verbuchung automatisch widerrufen.

Wenn Sie die mit Ihrer Lohndatei verknüpfte Crésus Finanzbuchhaltung-Datei wechseln möchten, gibt es zwei Vorgehensweisen (je nachdem, ob Sie mit oder ohne Crésus Synchro arbeiten).

Buchhaltung mit Crésus Synchro wechseln

Wenn Ihre Buchhaltungs- und Lohndatei demselben Synchro-Mandat zugeordnet sind, wechseln Sie die Buchhaltung wie folgt:

• lösen Sie die Lohndatei vom Synchro-Mandat, das mit Ihrer aktuellen Buchhaltung verknüpft ist (Datei > Crésus Synchro > Vom Mandat lösen);
• erstellen Sie ein neues Synchro-Mandat ausgehend von Ihrer neuen Buchhaltung (Datei > Crésus Synchro > An Mandat anhängen > usw.);
• hängen Sie Ihre Lohndatei an dieses neue Mandat an (aus der betreffenden Datei heraus: Datei > Crésus Synchro > An Mandat anhängen > usw.).

Buchhaltung von Crésus Lohnbuchhaltung aus ohne Crésus Synchro wechseln

Wenn Ihre Lohndatei keinem Synchro-Mandat zugeordnet ist und Sie die Ziel-Buchhaltung wechseln möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie den Ordner, in dem sich die betreffende Lohndatei befindet (Datei > Eigenschaften > Ordner öffnen):

• Blenden Sie in Ihrem Datei-Explorer vorübergehend die ausgeblendeten Elemente und die Dateinamenerweiterungen ein:

• Löschen Sie alle .ecs-Dateien mit demselben Namen wie die betreffende Lohndatei:

• Bei der nächsten Verbuchung aus Ihrer Lohndatei fragt Sie Crésus nach der neuen Ziel-Buchhaltungsdatei (wie bei einer ersten Verbuchung):

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die Übermittlungen über Swissdec.

Dank dem Kanal Swissdec können Ihre Lohndaten über eine gesicherte Austauschplattform übermittelt, automatisiert und vereinheitlicht werden. Die Plattform umfasst folgende Partner:

• viele Versicherungen (eine vollständige Liste finden Sie in der Spalte Datenempfänger auf dieser Seite: https://www.swissdec.ch/data-receiver);
• die kantonalen Steuerverwaltungen;
• das Bundesamt für Statistik (BFS);
• verschiedene Lohnbuchhaltungssoftwareanbieter.

Swissdec ist zudem ein Qualitätslabel für Lohnbuchhaltungssysteme, und Crésus Lohnbuchhaltung war die erste Westschweizer Unternehmenssoftware, die nach dem Lohnstandard-CH, dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren (ELM), zertifiziert wurde.

Crésus Lohnbuchhaltung erzeugt eine XML-Datei, die von einem Syntaxprüfer überprüft und anschliessend verschlüsselt wird. Danach wird eine sichere Verbindung zur Swissdec-Plattform aufgebaut: Die Daten werden auf die Plattform übertragen und Swissdec kümmert sich um die Verteilung der Daten an die verschiedenen Empfänger.

Die Übermittlung Ihrer Daten über Swissdec bietet insbesondere folgende Vorteile:

• Die Swissdec-Zertifizierung garantiert, dass die Löhne nach den geltenden Normen berechnet werden;
• Die Daten werden elektronisch und sicher übermittelt;
• Der administrative Aufwand wird deutlich verringert, da die Daten automatisch verteilt werden, ohne weitere manuelle Eingaben.

Wenn Sie die Übermittlung via Swissdec bei der Erstellung Ihrer Lohnbuchhaltungsdatei nicht angegeben haben, müssen Sie sie aktivieren. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

• Wechseln Sie in den Verwaltermodus (Ctrl+y);
• Führen Sie den Befehl Optionen > Definitionen aus;
• Aktivieren Sie die ersten drei Kontrollkästchen in der Maske und bestätigen Sie die Eingabe mit OK:

Auch wenn die Erhebungen des BFS Sie nicht betreffen oder Sie oder Ihre Angestellten nicht der Quellensteuer unterstehen, empfehlen wir Ihnen dringend, das zweite und dritte Kästchen auf dieser Maske zu aktivieren. Zudem raten wir Ihnen, Ihre Lohndaten jeden Monat an das BFS zu übermitteln, und zwar auch dann, wenn Ihr Unternehmen noch nicht für eine Erhebung ausgewählt wurde. Beachten Sie dazu den Artikel Erhebungen des BFS.

Sofern Sie die Datenübermittlung an das BFS oder die kantonalen Steuerbehörden nicht manuell vornehmen müssen, aktivieren Sie das vierte Kästchen nicht. Diese Option wird unter §11.6 XML-Datei abspeichern behandelt.

Die Übermittlungsart ist in den Einstellungen der einzelnen Versicherungen individuell zu definieren (Befehl Unternehmen > Versicherungen). Wählen Sie den Modus Swissdec-Benutzung mit PIV, falls Sie diese Einstellung noch nicht vorgenommen haben:

Anschliessend muss – wie bereits erwähnt – das erste Kästchen auf der folgenden Maske aktiviert sein (Verwaltermodus > Optionen > Definitionen):

Um die Lohnausweise oder die Grenzgängerlisten an die betreffende kantonale Verwaltung zu übermitteln, reicht es, wenn das erste Kästchen der folgenden Maske aktiviert ist (Verwaltermodus > Optionen > Definitionen):

Um Ihre Daten an das Bundesamt für Statistik zu übermitteln, müssen Sie zusätzlich zum ersten auch das zweite Kästchen auf der Maske aktivieren (Verwaltermodus > Optionen > Definitionen):

Genauere Informationen zur Übermittlung der Daten an das BFS finden Sie auch im Artikel Erhebungen des BFS.

Damit Ihre Lohndaten, die für die Quellensteuer relevant sind, an die betreffende kantonale Verwaltung übermittelt werden können, müssen Sie Ihre Steuernummer erfasst haben, und zwar unter Unternehmen > Quellensteuer:

Anschliessend muss neben dem ersten Kästchen auch das dritte Kästchen auf der Maske aktiviert sein (Verwaltermodus > Optionen > Definitionen):

Öffnen Sie die Swissdec-Übermittlungsschnittstelle über das entsprechende Symbol (oder über F9):

Nach dem Öffnen der Swissdec-Schnittstelle klicken Sie auf das Symbol Aktivieren, wenn der Transmitter pausiert ist:

Bei jeder Verwendung der Swissdec-Online-Tools prüft Crésus Lohnbuchhaltung, ob Ihre Internetverbindung korrekt funktioniert.

Crésus Lohnbuchhaltung überprüft zudem die Daten des Unternehmens und der betreffenden Angestellten. Gegebenenfalls wird eine Liste mit den Elementen angezeigt, die zu ergänzen oder zu korrigieren sind, bevor mit dem nächsten Schritt weitergefahren werden kann:

Hinweis: Mit dem Befehl Unternehmen > Datenkontrolle können Sie eine solche Kontrolle ebenfalls jederzeit durchführen.

Hinweis: Wenn Sie den Crésus-Partout-Server nutzen, erscheint nach Vornahme der Korrekturen ein blaues Banner, das Sie auffordert, die geänderten Daten jetzt zu synchronisieren. Dieser Schritt ist erforderlich, damit die Änderungen in der Übermittlungsschnittstelle von Swissdec berücksichtigt werden.

Die Swissdec-Schnittstelle verfügt über zwei Modi: den Produktionsmodus und den Testmodus:

Damit bei der Übermittlung Ihrer Daten nicht überraschend ein Fehler auftritt, der von Crésus Lohnbuchhaltung nicht erkannt werden konnte (z. B. eine falsche AHV-Nummer), empfehlen wir Ihnen, den Versand zuerst im Testmodus vorzunehmen. Ihre Empfänger verarbeiten Ihre Daten dann nicht, aber die Daten werden automatisch und umgehend überprüft, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist.

Nach der Überprüfung Ihrer Daten können Sie mit der Übermittlung fortfahren.

Die Daten für die Quellensteuer müssen jeden Monat übermittelt werden, auch wenn die oder der Angestellte keinen Lohn bezogen hat oder in einem Kanton arbeitet, der sich nur auf die jährlichen Gesamtbeträge stützt. Wenn die oder der Angestellte im Laufe des Jahres nicht mehr quellensteuerpflichtig sein sollte, hat diese monatliche Übermittlung trotzdem bis zum Ende des laufenden Jahres zu erfolgen.

Die Datenübermittlungen an das BFS sind ebenfalls monatlich vorzunehmen. Das BFS gibt als Frist für die Datenübermittlung normalerweise den 15. des Folgemonats an.

Alle anderen Übermittlungen erfolgen zum Jahresende (einschliesslich der Ein- und Austritte – E/A oder E(M)A –, auch wenn die Swissdec-Schnittstelle Ihnen anbietet, diese im Laufe des Jahres zu übermitteln).

Um die Daten des laufenden Monats übermitteln zu können (für die Quellensteuer oder das BFS), müssen Sie unten im Fenster das Kontrollkästchen Alle Löhne bis [aktueller Monat] sind komplett und definitiv aktivieren:

Für die jährlichen Übermittlungen (sobald alle Löhne bis Dezember gespeichert wurden) zeigt die Schnittstelle anstelle des erwähnten Kontrollkästchens das Kästchen Alle Löhne des Jahres sind komplett und definitiv an, das Sie aktivieren müssen, um fortfahren zu können.

Auf jeder Tabellenzeile der Schnittstelle werden auf der linken Seite eine Zusammenfassung der zu übermittelnden Daten und der jeweilige Empfänger und auf der rechten Seite ein Symbol Details und ein Symbol Übermitteln angezeigt:

Klicken Sie auf das Symbol Details, um die Daten, die übermittelt werden, im PDF-Format anzuzeigen.

Klicken Sie danach auf Übermitteln, um die Daten an den Swissdec-Distributor zu übermitteln.

Sobald die Daten eingereicht wurden, erscheint in der betreffenden Zeile ein Symbol, das den Übermittlungsstatus anzeigt:

Das Symbol Abgeschlossen zeigt an, dass die Daten korrekt übermittelt wurden und dass ihr Endempfänger keine weiteren Ergänzungen oder Bestätigungen benötigt.

Das Symbol Freigeben zeigt an, dass der Endempfänger zusätzliche Informationen oder eine Versandbestätigung verlangt: Klicken Sie auf das Symbol, um automatisch zu einem Formular weitergeleitet zu werden (je nachdem zu einem in Crésus Lohnbuchhaltung integrierten Formular oder zu einem Onlineformular auf dem Portal Ihres Empfängers). Die «Freigabe» Ihrer Daten muss innert 24 Stunden erfolgen, ansonsten wird der Versand annulliert.

Das Symbol Ergänzen zeigt an, dass der Endempfänger zusätzliche Informationen verlangt: Klicken Sie auf das Symbol, um automatisch zur Crésus-Startseite weitergeleitet zu werden. Dort informiert Sie eine Benachrichtigung darüber, dass ein integriertes Formular (DialogMessage) verfügbar ist, das Sie ergänzen müssen, damit diese fehlenden Daten an den betreffenden Empfänger übermittelt werden können (zum Beispiel: BFS – STATEM-, BVG-Erhebungen –, Mutation eines Mitarbeiters, Anzahl offener Stellen, Personalrekrutierung, Personalkategorien, voraussichtliche Entwicklung der Beschäftigtenzahl usw.).

Dieses Symbol wird angezeigt, wenn erforderliche Informationen in keiner der Rubriken von Crésus Lohnbuchhaltung vorhanden sind. Wenn Sie auf Ergänzen klicken, öffnet sich entweder automatisch das integrierte Formular, oder es erscheint der Crésus-Startbildschirm mit einer Benachrichtigung (oben rechts), die Ihnen einen Link zum betreffenden Formular anbietet. Sie müssen nur noch die verschiedenen Felder ausfüllen und auf Bestätigen klicken.

Das Symbol Integrieren zeigt an, dass der Endempfänger Anomalien in den übermittelten Daten festgestellt hat und Sie darüber umgehend informieren möchte: Klicken Sie auf das Symbol, um eine Maske zu öffnen, in der Ihnen die problematischen Daten angezeigt werden:

• • • In der ersten Spalte erscheinen diese Daten, wie sie momentan in Ihrer Lohnbuchhaltungsdatei gespeichert sind (also so, wie sie übermittelt wurden);
    • In der zweiten Spalte wird angegeben, wie sie bei Ihrem Empfänger gespeichert sind;
    • Wählen Sie jeweils das Element aus, das Sie in Ihrer Datei beibehalten möchten: Dieses wird dann in der dritten Spalte angezeigt. Wenn Sie alle Dateien bearbeitet haben, bei denen ein Konflikt vorliegt, bestätigen Sie die Eingabe: Allfällige Änderungen werden dann in Ihre Lohnbuchhaltungsdatei übernommen.
• 

Bei Daten zur Quellensteuer kann es vorkommen, dass einige kantonale Verwaltungen (z. B. Waadt und Genf) eine mehrtägige Frist vor der Validierung verlangen. In diesem Fall wird dieses Symbol zusammen mit einer von Crésus geschätzten Frist angezeigt.

Über die Symbole Achtung und Information können Sie sich das Ergebnis der Übermittlung und die übermittelten Daten anzeigen lassen.

Das Symbol Fehler zeigt an, dass bei der Übermittlung ein Problem aufgetreten ist: Klicken Sie auf das Symbol, um die aufgetretenen Probleme anzuzeigen.

Meldung der Daten zu den Mitarbeitenden:

Sie können die Ein- und Austritte des Personals in der Datei des laufenden Jahres oder direkt in derjenigen des neuen Jahres melden.

Anfrage der zu erhebenden Prämien:

Die Anfrage der BVG-Beiträge ermöglicht es Ihnen, im Gegenzug die verschiedenen monatlich abzuziehenden Beträge zu erhalten.

Sie muss von der Datei des neuen Jahres aus erfolgen.

Wenn bei der Vorbereitung Ihrer jährlichen Übermittlungen über Swissdec bestimmte Elemente für UVG, UVGZ, KTG oder BVG unvollständig sind, können Sie unter Unternehmen > Koeffizienten > Versicherer > Lohndaten können für die jährliche Übermittlung an die [Name der Kasse] von Hand ergänzt werden das betreffende Kästchen aktivieren und damit ein Zusatzformular beantragen.

Bei der Übermittlung der Daten am Ende des Jahres wird Ihnen das betreffende Formular von der Kasse übermittelt, wenn sie diese Funktionalität unterstützt. Ansonsten teilen Sie die erforderlichen Informationen bitte direkt der betreffenden Kasse mit.

Die Aktivierung dieser Funktionalität ermöglicht es je nach Versicherung, bei der Swissdec-Übermittlung über eine Datenfreigabe gegebenenfalls eine PDF-Bestätigung der Übertragung herunterzuladen.

Um Sie bei der Lösung der verschiedenen Probleme bei der Übermittlung über Swissdec zu unterstützen, haben wir eine Liste der Fehlermeldungen, die auftreten können, aber auch die entsprechenden Lösungen zusammengestellt.

Diese Liste wird regelmässig nachgeführt.

Wenn Sie die XML-Datei mit Ihren Daten, die an eine bestimmte Versicherung übermittelt werden sollen, herunterladen möchten, können Sie die Daten von der Swissdec-Schnittstelle aus vorbereiten und auf Ihrem Gerät speichern.

In diesem Fall müssen Sie als Übermittlungsart Swissdec-Benutzung mit EIV mit Verschlüsselung auswählen, und zwar in den Einstellungen für jede betreffende Versicherung (Befehl Unternehmen > Versicherungen):

Über die Option Swissdec-Benutzung mit EIV ohne Verschlüsselung können Sie die XML-Datei anzeigen lassen, um sie z. B. nach einer Anomalie zu durchsuchen, die bei der Datenübermittlung nicht erkannt wurde.

Wechseln Sie anschliessend in die Swissdec-Übermittlungsschnittstelle, indem Sie auf das entsprechende Symbol klicken (oder F9 drücken):

Das Vorgehen ist dasselbe wie weiter oben beschrieben, aber anstelle des Symbols Übermitteln wird das Symbol Speichern angezeigt: .

Per Klick auf dieses Symbol öffnet sich eine Maske, in der Sie den Speicherort für die (verschlüsselte oder unverschlüsselte) XML-Datei mit den zu übermittelnden Daten auswählen.

Um die XML-Datei mit den Daten für die Quellensteuer oder das BFS (monatliche Übermittlung) oder für Lohnausweise oder die Grenzgängerliste (zuhanden der kantonalen Steuerverwaltung) abzuspeichern, müssen Sie das vierte Kästchen (Benutzt den EIV-Modus für die Lohnausweise und für das BFS) in der Maske aktivieren, die bei der Aktivierung von Swissdec angezeigt wurde (Verwaltermodus > Optionen > Definitionen).

Wir empfehlen Ihnen, zuerst die Lohnbuchhaltung für das Vorjahr abzuschliessen und die Abrechnungen zu versenden, bevor Sie die Lohnbuchhaltung für das neue Jahr eröffnen.

Die offiziellen Dokumente übermitteln

Übermitteln Sie Ihre Abrechnungen über Swissdec. Wechseln Sie dazu ins Menü Fenster > Swissedec-Interface und aktivieren Sie das Kästchen Alle Löhne für das Jahr sind komplett und definitiv.

Falls Sie, Ihre Kasse, oder die Verwaltung Ihres Kantons Swissdec nicht verwenden, übermitteln Sie Ihre Abrechnungen per Post oder E-Mail. Die verschiedenen Abrechnungen stehen in der Registerkarte Standard (oder Swissdec) im Druckdialog zur Verfügung.

Das neue Jahr eröffnen

Verwenden Sie den Befehl Datei > Neues Jahr eröffnen, um die Datei für das neue Jahr zu erstellen.

Nachdem Sie den Namen und den Speicherort Ihrer neuen Datei überprüft haben, klicken Sie auf Erstellen. Die persönlichen Ansichten und die Daten der Angestellten werden in die neue Datei übernommen.

Wenn der 13. Monatslohn oder das Feriengeld im laufenden Jahr nicht vollumfänglich ausgezahlt wurde, wird der Saldo automatisch in die Daten des neuen Jahres übertragen. In einem Dialog werden die Namen und die betreffenden Beträge angezeigt, die Sie in der Registerkarte Stammdaten der einzelnen Angestellten in den Feldern Übertrag 13. Monatslohn oder Übertrag Feriengeld finden. Sofern Sie keine Änderungen vornehmen, wird der Betrag dieser Überträge mit der nächsten Auszahlung des 13. Monatslohns oder des Feriengelds ausbezahlt.

Die Anzahl noch zu beziehender Ferientage wird ebenfalls in das entsprechende Feld der Registerkarte Sonstiges in den Daten der/des Angestellten übertragen.

Im Dialog zur Übernahme der Angestellten werden die Angestellten aufgeführt, die das Unternehmen verlassen haben. Sie können wählen, ob ihre Daten in der neuen Datei beibehalten werden, indem Sie das entsprechende Kästchen vor den jeweiligen Namen aktivieren.

Verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Datenkontrolle, um festzustellen, welche Angaben ergänzt werden müssen.

Über den Befehl Unternehmen > Versicherungen können Sie bei Bedarf folgende Änderungen vornehmen:

• Registerkarte AHV/ALV: Überprüfen Sie den Prozentsatz der Verwaltungskosten;
• Registerkarte FAK: Passen Sie bei Bedarf den Betrag der Familienzulagen sowie die verschiedenen Beitragssätze an (mehr Informationen finden Sie auf der Website des Bundes);

– Die Beitragssätze für die Familienzulagen sind unter FAK-Satz (Zulagen > Arbeitnehmerbeitrag und Arbeitgeberbeitrag) zu erfassen;
– Der Beitrag für die Berufsbildung wird auf der Lohnmasse erhoben und im Feld BBF-Satz angegeben (Zulagen > Arbeitgeberbeitrag);

• Registerkarten UVG, UVGZ und KTG: Überprüfen Sie die Sätze anhand Ihrer Verträge. Wenn die Beiträge (oder «Abzüge») fix sind und nicht je nach Satz variieren, sind sie manuell in den Daten des/der Angestellten auf der Registerkarte Versicherungen zu erfassen;
• Registerkarte BVG: Überprüfen Sie die Beitragssätze und -beträge in den Verträgen Ihrer Vorsorgepläne oder anhand der Mindestvorgaben des Bundes. Wenn die Beiträge (oder «Abzüge») fix sind und nicht je nach Satz variieren, sind sie manuell in den Daten des/der Angestellten auf der Registerkarte Versicherungen zu erfassen.

Mit dem Befehl Unternehmen > Koeffizienten stellen Sie allfällige neue Sätze für AHV, ALV, Mutterschaftsversicherung usw. ein. Einige dieser Koeffizienten werden automatisch angepasst, aber wir raten Ihnen, sie dennoch zu überprüfen.

Daten aus einer alten Datei übernehmen

Sollten Sie das laufende Jahr bei der Eröffnung des neuen Jahres noch nicht abgeschlossen haben (z. B. wenn die Swissdec-Übermittlungen vom Dezember noch nicht gemacht wurden), ist es wichtig, den Übermittlungsverlauf und die Eröffnungsdaten zurückzusetzen, und zwar anhand der folgenden Anleitung: §14.3 Vom Vorjahr übernehmen.

Änderungen speichern

Das Speichern der Änderungen an Ihrer Crésus Lohnbuchhaltung -Datei erfolgt auf die übliche Weise: entweder durch Bestätigen des Speicherdialogs beim Schliessen des Moduls, oder während der Arbeit mit dem Symbol , dem Befehl Datei > Speichern, oder der Tastenkombination Ctrl+s.

Im Verwaltermodus bietet Ihnen der Befehl Optionen > Definitionen die Option Lohndatei immer ohne Rückfrage speichern.

Ihre Lohndatei sichern

Generell besteht Ihre Crésus Lohnbuchhaltung-Umgebung aus mehreren Dateien. Es genügt daher nicht, nur Ihre .salx-Datei manuell zu sichern, zum Beispiel auf einer Festplatte.

Die sicherste und einfachste Methode für eine vollständige Sicherung Ihrer Lohndatei (und der damit verknüpften Dateien) ist die Verwendung des Befehls Datei > Sichern:

Die generierte .sk1-Datei enthält zusätzlich zur Lohndatei die verschiedenen damit verknüpften Dateien (klicken Sie auf Details, um diese einzusehen).

Wenn Sie von dieser Datei aus Swissdec -Übermittlungen vorgenommen haben, wird eine Checkbox angezeigt, die Ihnen anbietet, auch die entsprechenden Dossiers zu sichern:

Das Feld Kommentar zur Sicherung erlaubt die Eingabe eines Textes, der bei der Wiederherstellung der Datei angezeigt wird.

Wählen Sie den gewünschten Speicherort (oder die Option Per E-Mail versenden) und bestätigen Sie mit OK.

Wiederherstellen

Um eine gesicherte Lohndatei wiederherzustellen, können Sie einfach die .sk1-Datei vom Speicherort, an dem sie abgelegt ist, öffnen, oder in Crésus Lohnbuchhaltung den Befehl Datei > Wiederherstellen verwenden und die betreffende .sk1-Datei auswählen.

Notöffnung und automatische Sicherungen

Falls das Öffnen Ihrer Lohndatei nicht möglich ist (zum Beispiel bei einer beschädigten Datei), startet Crésus automatisch die Notöffnung. Der Dialog Öffnen bei Problemen wird angezeigt und bietet Ihnen verschiedene frühere Versionen Ihrer Datei an, darunter die der letzten automatischen Sicherung .

Crésus führt nämlich regelmässig automatische und provisorische Sicherungen Ihrer Lohndatei durch. Diese Sicherungsdateien heissen Autosave und sind von 0 bis n nummeriert, wobei Autosave0 die aktuellste ist.

Sie werden im versteckten Ordner *.sav gespeichert (der sich am selben Speicherort wie Ihre Lohndatei befindet):

Die folgenden Kapitel zeigen die verschiedenen Möglichkeiten, die in einer Crésus Lohnbuchhaltung-Datei gespeicherten Daten zu exportieren oder zu importieren.

Mit dem Befehl Personal > Exportieren können Sie die gewünschten Daten eines oder mehrerer Angestellten in eine reine Textdatei exportieren (oder sie in die Zwischenablage kopieren, um sie in einem Tabellenkalkulationsprogramm oder einem externen Texteditor weiterzuverarbeiten).

Standardmässig werden Ihnen mehrere Exportvorlagen vorgeschlagen. Im Verwaltermodus können Sie Ihre eigene Exportvorlage erstellen (durch Klicken auf Erstellen) oder bestehende Vorlagen anpassen (durch Klicken auf Duplizieren).

Die Vorlage Ausgewählter Angestellter (Daten) zum Beispiel ermöglicht es, alle Daten des in der allgemeinen Tabelle ausgewählten Angestellten im CSV-Format zu exportieren. Mit diesem Export können Sie später alle Informationen dieses Angestellten wieder einlesen (oder in eine andere Lohnbuchhaltung-Datei übernehmen).

Die Vorlage Angestellte (Liste) ermöglicht es, eine bestimmte Anzahl Daten aller Ihrer Angestellten im CSV-Format zu exportieren, um sie zum Beispiel an die HR-Plattform Tipee zu übermitteln.

Um herauszufinden, welche Rubriken in welcher Exportvorlage enthalten sind, wechseln Sie in den Verwaltermodus, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, klicken Sie auf Duplizieren und beachten Sie die Tabelle Verarbeitete Felder.

Im Verwaltermodus ermöglicht Ihnen die Schaltfläche Erstellen neue Exportvorlagen zu strukturieren und zu konfigurieren. Nachdem Sie diese Vorlage benannt haben, wird der Definitionsdialog angezeigt:

Unten links im Dialog können Sie das Format festlegen, in dem die gewünschten Felder in der Exportdatei angezeigt werden (Darstellung zeilenweise oder spaltenweise, Art des Standardtrennzeichens – Strichpunkt, Tabulator usw. –, Anzeige des Feldnamens usw.).

Alle Felder sind in der Liste Zur Verfügung stehende Felder zugänglich, und die ausgewählten Felder werden im Feld Verarbeitete Felder angezeigt (entweder durch Doppelklick darauf oder durch Klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen >>).

Um ein Element in dieser Liste zu suchen, können Sie einen Teil seines Wortlauts in das Feld enthält eingeben:

Die Felder erscheinen in einem „Block“: Dieser kann im Bereich Block (unten rechts im Dialog) konfiguriert werden, der angezeigt wird, wenn Sie die Zeile BLOCK auswählen.

Wenn Sie zum Beispiel Name, Vorname und Geburtsdatum aller Ihrer Angestellten exportieren möchten, fügen Sie diese drei Felder in den vorgeschlagenen Block ein und wählen Sie für diesen die Option für jeden Angestellten durchgeführt:

Hier sehen Sie das Ergebnis dieser Vorlage, geöffnet in Excel (mit der Option Tab als Feldtrennzeichen ausgewählt):

Damit Name und Vorname des Angestellten in derselben Zelle erscheinen, klicken Sie auf die Schaltfläche Formel einfügen und geben Sie die gewünschten Daten ein:

Das Hinzufügen des Segments +“ „+ ermöglicht es, ein Leerzeichen zwischen Name und Vorname einzufügen. Hier sehen Sie das Ergebnis dieser Vorlage, geöffnet in Excel (mit der Option Tab als Feldtrennzeichen ausgewählt):

Um ein Feld (oder einen Block) aus dem Feld Verarbeitete Felder zu entfernen, verwenden Sie die Schaltfläche << Entfernen. Um sie anders anzuordnen, wählen Sie das zu verschiebende Feld aus und verwenden Sie die Schaltflächen Nach oben und Nach unten. Sie können natürlich weitere Blöcke mit anderen Feldern und Einstellungen hinzufügen, indem Sie auf Block einfügen klicken.

Das Trennzeichen zwischen den verschiedenen Feldern ist das in der Drop-down-Liste Feldertrennzeichen definierte Zeichen, es kann aber auch für jedes Feld oder jeden Block spezifisch festgelegt werden, je nachdem, was im Feld Schlusszeichen ausgewählt ist (t = Tabulator; n = Zeilenumbruch).

Die Schaltflächen Vorlage exportieren / Vorlage importieren ermöglichen es, die erstellte Vorlage in einer Datei zu speichern (Format IESX), um sie in eine andere Lohnbuchhaltung-Datei importieren zu können.

Über die allgemeine Tabelle können Sie mit dem Befehl Personal > Importieren die Daten eines oder mehrerer Angestellten aus einer reinen Textdatei in Ihre Lohnbuchhaltung-Datei importieren.

Standardmässig werden Ihnen mehrere Importvorlagen vorgeschlagen. Im Verwaltermodus können Sie Ihre eigene Importvorlage erstellen (durch Klicken auf Erstellen) oder bestehende Vorlagen anpassen (durch Klicken auf Duplizieren).

Um herauszufinden, welche Felder in welcher Importvorlage enthalten sind, wechseln Sie in den Verwaltermodus, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus, klicken Sie auf Duplizieren und beachten Sie die Tabelle Verarbeitete Felder.

Ausgewählter Angestellter (Daten)

Mit dieser Vorlage können Sie die Daten eines Angestellten importieren, die zuvor über die entsprechende Exportvorlage im CSV-Format exportiert wurden (die Felder und die Struktur der Datei entsprechen nämlich der Exportvorlage Ausgewählter Angestellter (Daten)).

Das Feldtrennzeichen muss ein Strichpunkt sein.

Die erste importierte Zeile wird ignoriert. Sie kann den Namen der Felder enthalten, oder auch leer sein. In diesem Fall machen Sie einfach einen Zeilenumbruch, damit sich der erste Angestellte, dessen Daten importiert werden sollen, in der zweiten Zeile Ihrer Textdatei befindet.

Die unten dargestellte Reihenfolge der Felder muss eingehalten werden. Falls eine Information nicht vorhanden ist, kann das Feld leer gelassen werden, muss aber vorhanden sein (lassen Sie einfach die beiden Strichpunkte ohne Leerzeichen nebeneinander stehen):

1. Nummer des Angestellten: eindeutige Ganzzahl – ist dieses Feld leer, vergibt Crésus automatisch eine Nummer.
2. Geschlecht: 0 oder 1 (0 = Männlich; 1 = Weiblich) – ist dieses Feld leer, trägt Crésus «Männlich» ein.
3. Titel (Anrede) – ist dieses Feld leer, trägt Crésus je nach importiertem Geschlecht «Herr» oder «Frau» ein.
4. Name
5. Vorname
6. Strasse und Hausnummer
7. Postleitzahl
8. Ort
9. Wohnkanton: gemäss Autokennzeichen, in Grossbuchstaben, zum Beispiel: «VD» («EX», falls im Ausland).
10. Wohnsitzland: 2-stelliger ISO-Code, zum Beispiel «FR» für Frankreich – ist das Feld leer, trägt Crésus «CH – Suisse» ein.
11. Art des Quellensteuerpflichtigen: Ganzzahl von 0 bis 2: 0 = Wohnt in der Schweiz; 1 = Kehrt täglich ins Ausland zurück; 2 = Verfügt während der Woche über eine Adresse in der Schweiz – ist das Feld leer, oder ist der Wohnkanton nicht «EX», trägt Crésus «Wohnt in der Schweiz» ein.
12. Festnetztelefon
13. Mobiltelefon
14. E-Mail-Adresse
15. Nationalität: 2-stelliger ISO-Code, zum Beispiel «FR» für Frankreich – ist das Feld leer, trägt Crésus «<zu bestimmen>» ein.
16. Sprache des Angestellten: Ganzzahl von 0 bis 3: 0 = Französisch; 1 = Deutsch; 2 = Englisch; 3 = Italienisch.
17. Zivilstand: Ganzzahl von 0 bis 8:
    0 = Ledig
    1 = Geschieden
    2 = Verheiratet
    3 = Verwitwet
    4 = Getrennt
    5 = In eingetragener Partnerschaft
    6 = Partnerschaft gerichtlich aufgelöst
    7 = Partnerschaft durch Tod aufgelöst
    8 = Partnerschaft aufgelöst infolge Verschollenerklärung
    (-2 = unbekannt)
18. Geburtsdatum: im Format tt.mm.jjjj, zum Beispiel «12.05.1990».
19. AHV-Nr. (veraltet) – dieses Feld wird beim Import ignoriert.
20. Sozialversicherungsnummer (neue AHV-Nummer)
21. Eintrittsdatum: im Format tt.mm.jjjj, zum Beispiel «01.05.2013».
22. Austrittsdatum: im Format tt.mm.jjjj, zum Beispiel «12.05.2025».
23. IBAN-Konto

Wenn mehrere Angestellte zu importieren sind, machen Sie einfach einen Zeilenumbruch und geben Sie in derselben Reihenfolge die Daten des nächsten Angestellten ein usw.

Wenn Sie zum Beispiel zwei neue Angestellte aus einer .txt-Datei importieren möchten, sieht eine Beispieldatei folgendermassen aus:

Monatlicher Import (Daten)

Mit dieser Vorlage können Sie die Daten für die Berechnung der Monatslöhne aus einer externen Datenbank importieren, die in einer reinen Textdatei gespeichert ist, in der die Felder folgender Reihenfolge und folgendem Format entsprechen:

Das Feldtrennzeichen muss ein Strichpunkt sein.

Die erste importierte Zeile wird ignoriert. Sie kann den Namen der Felder enthalten, oder auch leer sein. In diesem Fall machen Sie einfach einen Zeilenumbruch, damit sich die ersten zu importierenden Felder in der zweiten Zeile Ihrer Textdatei befinden.

Die unten dargestellte Reihenfolge der Felder muss eingehalten werden. Falls eine Information nicht vorhanden ist, kann das Feld leer gelassen werden, muss aber vorhanden sein (lassen Sie einfach die beiden Strichpunkte ohne Leerzeichen nebeneinander stehen).

1. Laufendes Jahr
2. Nummer der Periode – Nummer des laufenden Monats, von 1 bis 12 (oder anders, falls eine oder mehrere Perioden hinzugefügt wurden).
3. Erstellungsdatum des Lohns – indikatives Datum, das auf der Lohnabrechnung erscheint.
4. Nummer des Angestellten – dieses Feld ist obligatorisch: Sie finden diese Nummer im Register Identität der Angestelltendaten.
5. Arbeitsstunden
6. Zusätzliche Stunden zu 100 %
7. Überstunden A %
8. Überstunden B %
9. Nachtstunden
10. Wochenendstunden
11. Gearbeitete Tage – für einen Taglohn.
12. Bezogene Ferientage
13. Feiertage
14. Weitere effektive Spesen – dem Mitarbeitenden zu erstattender Betrag in Franken.
15. Meldung – Freitext, der in der Importzusammenfassung angezeigt wird.

Tipee-Import (Standard)

Mit dieser Vorlage können Sie Daten aus einer reinen Textdatei importieren, die über die Exportfunktion der HR-Plattform Tipee erzeugt wurde.

Im Verwaltermodus ermöglicht Ihnen die Schaltfläche Erstellen neue Importvorlagen zu strukturieren und zu konfigurieren. Nachdem Sie diese Vorlage benannt haben, wird der Definitionsdialog angezeigt:

Der <Importmodus> ermöglicht es festzulegen, wie Crésus vorgehen soll, wenn der importierte Lohn bereits vorhanden ist:

• 0: Vervollständigen – erstellt nur die neuen Löhne; die Daten der bestehenden Löhne werden nicht geändert.
• 1: Zusammenführen – die Löhne, die nicht in der importierten Datei enthalten sind, bleiben erhalten; die Daten der darin enthaltenen Löhne überschreiben die entsprechenden bestehenden Daten, ohne die übrigen Daten zu löschen.
• 2: Ersetzen – die Löhne, die nicht in der importierten Datei enthalten sind, bleiben erhalten; die Daten der darin enthaltenen Löhne werden vor dem Import gelöscht und vollständig durch die Daten der importierten Datei ersetzt.
• 3: Löschen – die Löhne, die in der importierten Datei enthalten sind, werden gelöscht; die neuen Löhne werden nicht importiert.
• 4: Ignorieren – es wird nichts unternommen.

Die Arbeitnehmernummer ist obligatorisch: Sie ist das einzige Mittel, um die importierten Daten mit einem Angestellten der Datenbank zu verknüpfen.

• Die Felder Laufendes Jahr und Laufender Monat ermöglichen es sicherzustellen, dass die importierten Daten der zum Zeitpunkt des Imports ausgewählten Periode entsprechen.

Wählen Sie die Art der Felder aus, die Sie auswählen möchten (Referenzen, Kontextuell, Daten, Einkünfte, Abzüge usw.) und ordnen Sie sie im Feld Verarbeitete Felder an, auf dieselbe Weise wie bei der Erstellung einer Exportvorlage (§14.1.1 Eine Exportmaske erstellen).

Wenn eine der Spalten der importierten Datei ignoriert werden soll, auch wenn sie einen Wert enthält, verwenden Sie die Schaltfläche Spalte ignorieren.

Wenn Sie Determinanten oder Koeffizienten importieren, die bereits in den Daten Ihrer Datei erfasst sind, ersetzen die importierten Werte die gespeicherten Werte. Die importierten Elemente werden mit einem Sternchen markiert.

Wenn Sie einen Wert importieren, ist dieser massgebend, und die in Ihrer Datei gespeicherten Determinanten und Koeffizienten werden ignoriert.

Die Schaltflächen Vorlage exportieren / Vorlage importieren ermöglichen es, die erstellte Vorlage in einer Datei zu speichern (Format IESX), um sie in eine andere Lohnbuchhaltung-Datei importieren zu können.

Im Verwaltermodus ermöglicht der Befehl Unternehmen > Vom Vorjahr übernehmen die Daten eines oder mehrerer Angestellten aus einer anderen Crésus Lohnbuchhaltung-Datei zu übernehmen.

Im Gegensatz zum Befehl Personal > Importieren §14.2 Daten importieren bietet diese Methode insbesondere die Möglichkeit, zusätzlich zu den verschiedenen erfassten Daten auch die berechneten Löhne (sofern die betreffenden Perioden in beiden Dateien vorhanden sind) sowie den Verlauf der Swissdec-Übermittlungen zu übernehmen:

Damit können Sie zum Beispiel Daten synchronisieren, wenn Sie in einer Datei Löhne geändert oder Swissdec-Übermittlungen vorgenommen haben, nachdem Sie bereits die Datei des folgenden Jahres erstellt haben.

Gehen Sie dazu in der Datei des neuen Jahres wie folgt vor:

• wechseln Sie in den Verwaltermodus;
• verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Vom Vorjahr übernehmen;
• klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie die Datei aus, die die zu importierenden Elemente enthält;
• klicken Sie auf OK;
• wählen Sie im angezeigten Dialog den oder die betreffenden Angestellten aus;
• aktivieren Sie das Kontrollkästchen Den Verlauf der Perioden und der Übermittlungen vom Vorjahr übernehmen;
• aktivieren Sie das Kontrollkästchen Angestellte auf Ausgangslage zurücksetzen (Ferienrestbetrag und 13. Monatslohn), damit der Saldo des 13. Monatslohns und/oder der Ferienentschädigung aus der vorherigen Datei nicht für das neue Jahr übernommen wird;
• bestätigen Sie mit OK.

Für jeden ausgewählten Angestellten prüft Crésus, ob in der Zieldatei bereits ein Angestellter mit derselben AHV-Nummer existiert. Ist dies der Fall, ersetzen die importierten Daten die bestehenden Daten. Andernfalls wird der importierte Angestellte der Zieldatei hinzugefügt. Mit diesem Befehl können Sie also auch die Karteikarte eines ehemaligen Angestellten anlegen, der in der Datei des laufenden Jahres nicht existiert.

Ihre Crésus Lohnbuchhaltung-Datei kann individuell angepasst werden, damit sie Ihren Bedürfnissen optimal entspricht (Auswahl der Register in den Eingabemasken, Auswahl der angezeigten Rubriken, Erstellen neuer Rubriken usw.).

Die folgenden Kapitel stellen diese verschiedenen Vorgänge vor.

Im Verwaltermodus öffnet der Befehl Unternehmen > Felder eine Maske, in der Sie die verschiedenen Felder definieren können, die in den unterschiedlichen Eingabedialogen angezeigt werden:

Felder, denen eine Identifikationsnummer (oder « Lohnartnummer ») vorangestellt ist, können umbenannt, verschoben oder in ihren Bestimmungsmerkmalen geändert werden.

Gewisse Felder gelten als « Modellfelder » und können nicht (oder nur teilweise) bearbeitet werden.

Es ist möglich, neue Felder zu erstellen und sie nach eigenen Bedürfnissen zu konfigurieren.

Es werden vier Feldarten angeboten: Daten, Einkünfte, Abzüge und Basen.

Mit der Schaltfläche Filter können Sie das gewünschte Feld in der Liste suchen.

Mit der Schaltfläche Erstellen fügen Sie ein neues Feld nach dem ausgewählten Feld hinzu.

Mit der Schaltfläche Duplizieren fügen Sie ein neues Feld auf der Grundlage des ausgewählten Feldes hinzu.

Mit der Schaltfläche Löschen löschen Sie ein persönliches Feld (dieser Vorgang ist nicht möglich, wenn das betreffende Feld bereits einen Betrag enthält).

Mit den Schaltflächen Nach oben / Nach unten verschieben Sie das ausgewählte Feld. Die hier festgelegte Reihenfolge der Felder entspricht derjenigen, in der sie in den Eingabedialogen sowie auf gewissen gedruckten Dokumenten erscheinen.

Mit der Schaltfläche Trennung können Sie zwei Felder voneinander abheben, indem Sie unterhalb des ausgewählten Feldes eine Zeile einfügen: Diese Zeile kann Text, Zwischenergebnisse usw. enthalten.

Mit der Schaltfläche Exportieren speichern Sie alle Felder in einer .srb-Datei: Sämtliche Merkmale werden gespeichert (Namen, Positionen, Verbuchung usw.).

Mit der Schaltfläche Importieren übernehmen Sie eine zuvor gespeicherte .srb-Datei.

Kommt es bei einem Import zu einem Konflikt zwischen zwei Feldern, zeigt Crésus die Bestandteile des zu importierenden und des bereits bestehenden Feldes an. Sie müssen nur dasjenige ankreuzen, das Sie in die aktuelle Lohnbuchhaltung-Datei übernehmen möchten.

Die Lohnartnummer « LA » ist die Identifikationsnummer des Feldes:

Diese eindeutige und obligatorische Nummer findet sich in den verschiedenen Eingabedialogen sowie auf den gedruckten Dokumenten wieder.

Wenn Sie ein neues Feld erstellen, müssen Sie ihm eine Lohnartnummer zuweisen. Auch wenn die Wahl dieser Nummer keiner strikten Vorgabe unterliegt, empfehlen wir Ihnen dringend, sich an die Richtlinien im Kapitel 4.2.1 Genres de salaire types des von Swissdec herausgegebenen Dokuments Directives pour le traitement des données salariales zu halten.

Wurde ein Feld bereits verwendet, kann seine Lohnartnummer nicht mehr geändert werden.

Felder mit derselben Lohnartnummer-Wurzel sind miteinander verknüpft, zum Beispiel:

Wesentliche Änderungen, die an einem dieser Felder vorgenommen werden (Kumulierung im Lohnausweis, massgebend für […], statistischer Code usw.), werden auf die anderen übertragen:

Diese Felder finden sich, wenn Sie die Befehle Unternehmen > Identität, Unternehmen > Koeffizienten oder auch Angestellte > Angestellten bearbeiten verwenden.

Registerkarte Definition

Numerisch : gibt an, dass das Feld einen Wert (Betrag oder Menge) enthält.

Ganzzahl : gibt an, dass der Wert des Feldes positiv oder negativ, aber niemals gebrochen sein kann.

Alphanumerisch : gibt an, dass das Feld Text enthält – wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, können Sie festlegen, ob der Text in Grossbuchstaben geschrieben werden muss und ob er eine Maximale Länge haben soll (0 = beliebige Länge).

Adresse : gibt an, dass das Feld eine Adresse ist.

Datum : gibt an, dass das Feld ein Datum enthält.

Liste : gibt an, dass das Feld eine Liste von Auswahlwerten enthält (Dropdown-Liste) – wenn Sie dieses Kästchen ankreuzen, wird die Schaltfläche Liste… angezeigt, mit der Sie zum Formel-Editor gelangen (verwenden Sie in diesem Dialog die Funktion LISTEDEF(Zahl ; Text)). Um beispielsweise eine neue Liste « Tätigkeitsart » zu erstellen, öffnen Sie den Formel-Editor und geben Sie die gewünschten Elemente in dieser Form ein:

Ja/Nein : gibt an, dass das Feld ein Kontrollkästchen ist.

% : gibt an, dass das Feld einen Satz darstellt.

Angabe für die Angestellten : gibt an, dass es für jeden Angestellten nur einen Wert gibt oder dass sich das Feld auf die Berechnung der zulasten der Angestellten gehenden Abzüge bezieht.

Angabe für den Arbeitgeber : gibt an, dass es für das gesamte Unternehmen nur einen Wert gibt oder dass sich das Feld auf die Berechnung des Arbeitgeberanteils bezieht.

Registerkarten Berechnungen und Modi

Die Schaltfläche Berechnung… öffnet den Formel-Editor, mit dem Sie einen Standardwert für das Feld festlegen können. Dieser Wert kann manuell geändert werden.

Die folgenden drei Optionen bestimmen, in welche Art von Eingabedialog dieses Feld eingebunden werden kann:

• Daten des betreffenden Angestellten
• Daten der Gruppe des betreffenden Angestellten
• Globale Daten des Unternehmens

Übertrag von Monat zu Monat : gibt an, dass Änderungen an Werten (Determinante, Koeffizient, Wert), die bei der Lohnerfassung eines Monats vorgenommen werden, im folgenden Monat beibehalten werden.

Nur globaler Wert : gibt an, dass dieses Feld einen Wert hat, der das ganze Jahr über gleich bleibt.

Temporäre Berechnung : gibt an, dass das Berechnungsergebnis nicht gespeichert wird und der Wert bei jeder erneuten Verwendung dieses Feldes neu berechnet wird.

In der Registerkarte Modi können Sie unter anderem festlegen, unter welchen Bedingungen das Feld im entsprechenden Eingabedialog angezeigt werden soll (mit der Option Angezeigt unter Bedingung wird das Feld nur angezeigt, wenn das Ergebnis der eingegebenen Berechnung gleich oder grösser als 1 ist).

Registerkarte Einkunft

Übertrag von Monat zu Monat : gibt an, dass Änderungen an Werten (Determinante, Koeffizient, Wert), die bei der Lohnerfassung eines Monats vorgenommen werden, im folgenden Monat beibehalten werden.

Determinante übertragen : gibt an, dass nur die bei der Lohnerfassung eines Monats angegebene Determinante in den folgenden Lohn übertragen wird.

Negativ : gibt an, dass eine negative Einkunft die Basen, denen sie zugeordnet ist, verringert (siehe unten).

Diese Einkunft muss unter folgendem Punkt des Lohnausweises kumuliert werden: : die hier gewählte Option gibt an, unter welchem Punkt des Lohnausweises diese Einkunft erscheinen muss.

QSt Detail : bei der Datenübermittlung über Swissdec werden die Einkünfte im Zusammenhang mit der Quellensteuer durch einen Code referenziert, der sich aus ihrer Position im Lohnausweis ergibt. Beispielsweise erhalten die Felder, die unter Punkt 1. Lohn aufgeführt sind, den Code A: Lohn QSt.

Diese Einkunft ist massgebend für: : die Basen summieren die Beträge für die Berechnung der Abzüge und Einbehalte. Die Kontrollkästchen bestimmen, ob das Feld zu der einen oder anderen Basis hinzugefügt werden soll. Wenn beispielsweise das Kästchen 9010 AHV-Basis angekreuzt ist, wird der Wert des Feldes zum Gesamtbetrag hinzugerechnet, der dem AHV-Abzug unterliegt.

Die Zuordnung zu einer Basis, deren Name fett dargestellt ist, kann nicht mehr geändert werden, wenn das Feld bereits verwendet wurde.

Mit dem Befehl Datei > Druckvorschau > Registerkarte Swissdec > 1-1 Lohnart können Sie im angezeigten Dokument die Zuordnung der Felder zu den verschiedenen Basen überprüfen.

Die drei Kennzeichen 5000, 6500 und 6600 sind miteinander verknüpft und betreffen alle Beträge, die tatsächlich zusammen mit dem Lohn ausbezahlt werden:

• 5000 Bruttolohn : bezeichnet die eigentlichen Lohnbestandteile (Lohn, 13. Monatslohn, Ferienentschädigung usw.).
• 6500 Nettobetrag : bezeichnet die Bestandteile, die mit der Funktion des Angestellten im Unternehmen zusammenhängen, aber kein Lohn sind (Prämien, erstattete oder pauschale Spesen usw.).
• 6600 Auszuzahlender Betrag : bezeichnet die Bestandteile, die weder Lohn noch mit der Funktion des Angestellten im Unternehmen verbunden sind, aber dennoch zusammen mit dem Lohn ausbezahlt werden (Kinderzulagen – sofern sie nicht direkt von der Familienausgleichskasse ausbezahlt werden –, verschiedene Rückerstattungen usw.).

Ist das Kennzeichen 6600 nicht aktiviert, so ist der erhaltene Betrag lediglich indikativ und fliesst nicht in die Berechnung des auszuzahlenden Betrags ein, kann aber auf gewissen Dokumenten erscheinen.

Standardmässig sind die ALV-Basis und die Basis für Berufsbeitrag identisch mit der AHV-Basis. Wenn Sie diese voneinander trennen möchten, verwenden Sie, ebenfalls im Verwaltermodus, den Befehl Optionen > Definitionen und deaktivieren Sie das oder die entsprechenden Kästchen.

• BVG: voraussichtliches Feld : ist dieses Kästchen angekreuzt, wird das Feld bei der jährlichen Lohnmeldung an die BVG-Einrichtung als Monatslohn betrachtet (Feld multipliziert mit 12 oder mit 13, je nachdem, ob es massgebend für die Basis für 13. Monatslohn ist). Ist es nicht angekreuzt, wird das Feld als Stundenlohn betrachtet.
• BVG: einmaliger Jahresbetrag : ist dieses Kästchen angekreuzt, wird der Wert des Feldes als aussergewöhnliche Prämie betrachtet und nur einmal zum Jahresbetrag hinzugerechnet.
• Basis für pauschale Spesen AHV : in gewissen Fällen unterliegt ein Teil der pauschalen Spesen nicht der AHV. Ist dieses Kästchen angekreuzt, zieht Crésus von der AHV-Basis einen Prozentsatz für pauschale Spesen ab, gemäss dem in den Angaben des Angestellten festgelegten Satz (um dieses Feld anzuzeigen: Verwaltermodus > Angaben des Angestellten > Verschiedenes > Konfigurieren > Satz für pauschale Spesen AHV > Speichern).

Statistikcode für Swissdec : im Rahmen der Swissdec-Übermittlungen an das Bundesamt für Statistik (BFS) müssen die verschiedenen Felder einem der angebotenen Codes zugeordnet werden.

Registerkarte Berechnungen und Modi

Determinante : Basiswert, Einheitswert.

Koeffizient : Satz, Multiplikator, Divisor.

Wert (Betrag) : Wert der Einkunft oder des Abzugs nach der Berechnung.

Durch Berechnung gegeben : mit dieser Option können Sie eine Formel eingeben, mit der der betreffende Wert berechnet wird. Ist dieses Kästchen nicht angekreuzt, muss der Wert manuell eingegeben werden.

Änderbar : mit dieser Option kann der berechnete Wert manuell geändert werden.

Determinante / Koeffizient : es ist möglich, für ein Feld eine besondere Bezeichnung anzuzeigen. Beispielsweise heisst der Koeffizient des Feldes AHV/IV/EO-Beitrag Satz AHV:

In der Registerkarte Modi können Sie unter anderem festlegen, unter welchen Bedingungen das Feld im entsprechenden Eingabedialog oder beim Drucken von Dokumenten angezeigt werden soll (mit der Option Angezeigt / Gedruckt unter Bedingung wird das Feld nur angezeigt, wenn das Ergebnis der eingegebenen Berechnung gleich oder grösser als 1 ist).

Registerkarten Abzüge, Berechnungen, Arbeitgeber und Modi

Die in diesen vier Registerkarten zu wählenden Elemente folgen denselben Grundsätzen wie jene der Felder vom Typ Einkünfte (siehe vorheriger Abschnitt).

In der Registerkarte Arbeitgeber wird die Determinante nicht abgefragt, da sie mit derjenigen des Anteils des Angestellten identisch ist (definiert in der Registerkarte Berechnungen).

Die Felder vom Typ Basen betreffen die Kumulierung der Beträge, die den verschiedenen Abgaben und Abzügen unterliegen, zum Beispiel die AHV-Basis.

Standardmässig für neue Einkünfte verwendet : gibt an, dass jedes neu erstellte Feld vom Typ Einkünfte automatisch dieser Basis zugeordnet wird.

Die Schaltflächen Duplizieren und Erstellen sind ausgegraut, wenn das Kästchen Filter angekreuzt ist.

Da die Registerkarten der Eingabedialoge konfigurierbar sind, kann es sein, dass das gewünschte Feld bereits existiert, aber schlicht nicht angezeigt wird. Lesen Sie das Kapitel §15.1.7 Ein verstecktes Feld anzeigen, bevor Sie ein neues Feld erstellen.

Die Schaltfläche Duplizieren erstellt eine Kopie des ausgewählten Feldes (nur der Name wird nicht dupliziert). Diese Kopie wird direkt nach dem Ausgangsfeld eingefügt und in denselben Registerkarten der Eingabedialoge angezeigt. Die LA (Identifikationsnummer) des neuen Feldes hängt mit derjenigen des Ausgangsfeldes zusammen (das Duplizieren des Feldes 1000 erstellt das Feld 1000.1).

Die Schaltfläche Erstellen fügt ein neues Feld nach dem ausgewählten Feld hinzu. Die LA des neuen Feldes wird automatisch erstellt, Sie können sie bei Bedarf natürlich ändern.

Erstellung eines Feldes vom Typ Einkünfte oder Abzüge

Beim Erstellen eines Feldes vom Typ Einkünfte oder Abzüge wird ein Dialog angezeigt, mit dem Sie die häufigsten Fälle rasch einstellen können:

Handelt es sich um ein Feld vom Typ Abzüge, können Sie in diesem Dialog auch angeben, ob es einen Arbeitgeberanteil umfasst.

Eine Einkunft oder ein Abzug weist in der Regel einen Wert auf, der dem Betrag entspricht, der zum Lohn hinzugefügt oder davon abgezogen wird. Dieser Wert kann manuell in den Daten des Lohns des Monats eingegeben werden, oder er kann sich aus einer Berechnung ergeben, bei der eine Basis und ein Koeffizient zum Einsatz kommen (in der Regel durch Multiplikation dieser beiden Elemente). Die Basis wird meist in den Daten des Unternehmens oder des Angestellten erfasst, während der Koeffizient bei der Erfassung der Lohndaten angegeben wird.

Wenn Sie die Kästchen Benutzt eine Basis und Benutzt einen Koeffizienten ankreuzen, berechnet Crésus standardmässig den Wert, indem diese beiden Elemente miteinander multipliziert werden. Sie können diese Berechnungsmethode bei Bedarf selbstverständlich ändern.

Entspricht Ihr Feld einem Satz, kreuzen Sie das Kästchen % an und wählen Sie in der eingeblendeten Dropdown-Liste die für diesen Prozentsatz massgebende Basis aus.

Ist das erstellte Feld vom Typ Einkünfte oder Abzüge, erscheinen die Felder Basis und Koeffizient standardmässig in der Registerkarte Spezialeinkünfte oder Spezialabzüge der Daten des Angestellten sowie des Eingabedialogs für die Löhne (in diesem zweiten Dialog zusätzlich mit dem Feld Wert).

Ergibt sich der Wert nicht aus einer Berechnung, sondern muss manuell eingegeben werden, deaktivieren Sie die Kästchen Benutzt eine Basis und Benutzt einen Koeffizienten. In diesem Fall erscheint das Feld nicht in den Daten des Angestellten, sondern nur in der entsprechenden Registerkarte des Eingabedialogs für die Löhne.

Ist der Wert eine Konstante, beispielsweise pauschale Spesen, kreuzen Sie nur das Kästchen Benutzt eine Basis an. Es genügt dann, diese Basis einzugeben (das Feld wird in der entsprechenden Registerkarte der Daten des Angestellten angezeigt), und der Wert wird bei der Erfassung des Lohns automatisch übernommen.

Erstellung eines Feldes vom Typ Daten oder Basen

Standardmässig werden neue Felder vom Typ Daten oder Basen nicht in den Eingabedialogen angezeigt, Sie müssen sie manuell hinzufügen.

Für Felder vom Typ Daten:

• wechseln Sie in den Verwaltermodus;
• öffnen Sie die Daten eines Angestellten (ganz gleich welchen, diese Einstellungen gelten für alle);
• gehen Sie zu der Registerkarte, in der das Feld erscheinen soll;
• klicken Sie auf die Schaltfläche Konfigurieren;
• wählen Sie das betreffende Feld aus;
• bestätigen Sie mit Speichern.

Gehen Sie bei Feldern vom Typ Basen gleich vor, jedoch in der Registerkarte Massgebende Bruttolöhne des Eingabedialogs für die Löhne.

Bevor Sie ein neues Feld erstellen, empfehlen wir Ihnen, das Werkzeug Felderbrowser (§16 Ein Feld suchen) zu verwenden, um sich zu vergewissern, dass das gewünschte Feld nicht bereits unter den versteckten Feldern Ihrer Datei vorhanden ist.

Die Anzeige der Felder in den verschiedenen Registerkarten der Eingabedialoge ist nämlich auf die am häufigsten verwendeten Daten beschränkt. Es stehen Ihnen jedoch zahlreiche weitere Felder zur Verfügung. Um ein verstecktes Feld zu verwenden, genügt es, es in der Eingabe-Registerkarte zugänglich zu machen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Wechseln Sie in den Verwaltermodus (Menü Optionen).
2. Öffnen Sie den betreffenden Eingabedialog (Daten des Unternehmens, Daten des Angestellten, Dialog zur Lohnberechnung).
3. Öffnen Sie die Registerkarte, in der das Feld erscheinen soll.
4. Klicken Sie unten links auf die Schaltfläche Konfigurieren.
5. Suchen Sie das anzuzeigende Feld:
   • Geben Sie bei Bedarf einen Teil des Feldnamens in das Feld Extraktion ein und starten Sie die Suche, indem Sie Enter drücken.
6. Kreuzen Sie das Kästchen neben dem gewünschten Feld an.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern, um die Änderung zu bestätigen.

Diese Änderung gilt für alle Angestellten dieser Lohndatei.

In derselben Registerkarte können keine Felder unterschiedlichen Typs angezeigt werden.

Im Verwaltermodus zeigen die verschiedenen Eingabemasken (Firmendaten, Mitarbeiterdaten, Lohnerfassung) unten links die Schaltfläche Einstellen an.

Mit dieser Schaltfläche legen Sie fest, welche Rubriken in der aktuellen Registerkarte angezeigt werden, können im Erfassungsdialog neue Registerkarten hinzufügen, deren Reihenfolge ändern, sie löschen usw.:

Das Löschen einer Rubrik oder einer Registerkarte im Konfigurationsdialog macht diese natürlich nur unsichtbar: Die erfassten Daten werden nicht aus der Datei gelöscht.

Die standardmässig angebotenen Registerkarten (hier: die Registerkarte Personalien) können nicht umbenannt werden. Sie können jedoch mit den Schaltflächen << und >> verschoben oder mit der Schaltfläche – gelöscht werden.

Mit der Schaltfläche Bedingung bearbeiten Sie eine Formel, deren Ergebnis bestimmt, ob die Registerkarte angezeigt wird oder nicht (die Registerkarte Ehepartner wird beispielsweise nicht angezeigt, wenn der Mitarbeiter ledig ist).

Mit den Schaltflächen Öffnen und Schliessen bearbeiten Sie eine Formel, die bei jedem Öffnen bzw. Schliessen der betreffenden Registerkarte ausgeführt wird.

Bei bestimmten Registerkarten können die beiden folgenden Optionen aktiviert werden:

Zeigt Total und Zwischensummen an: Diese Option fügt unten im Dialog eine Zeile mit den Summen der Werte der verschiedenen Spalten hinzu.

Neue Felder werden hier eingefügt: Diese Option fügt automatisch alle neu erstellten Rubriken vom Typ Entschädigungen oder Abzüge in diese Registerkarte ein.

Die Schaltfläche + erstellt eine neue Registerkarte, die Sie benennen und für die Sie die anzuzeigenden Rubriken auswählen müssen.

Der zweite Teil des Konfigurationsdialogs zeigt alle verfügbaren Rubriken an. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Kontrollkästchen derjenigen, die in der betreffenden Registerkarte angezeigt bzw. nicht angezeigt werden sollen.

Je nach Registerkarte werden nur Rubriken vom Typ Daten, Entschädigungen, Abzüge oder Basen angeboten.

Um eine bestimmte Rubrik zu finden, geben Sie ihren Namen in das Feld Suchen ein und drücken Sie Enter.

Eine hinzugefügte oder gelöschte Rubrik bzw. Registerkarte wird in allen ähnlichen Eingabemasken übernommen (wird beispielsweise eine Rubrik in der Eingabemaske der Daten eines Mitarbeiters gelöscht, so wird sie auch in den Eingabemasken der Daten aller anderen Mitarbeiter gelöscht).

Bestätigen Sie Ihre Einstellungen, indem Sie auf Speichern klicken.

Im Verwaltermodus ermöglicht Ihnen der Befehl Unternehmen > Zugriffe definieren, die im Startbildschirm angebotene Liste der Zugriffe anzupassen, um die von Ihnen gewünschten Informationen in der allgemeinen Tabelle anzuzeigen.

Die Liste links zeigt die verschiedenen bestehenden Zugriffe.

Rechts im Dialog finden Sie den Namen des Zugriffs (den Sie selbstverständlich ändern können) sowie vier angebotene Optionen:

• Name gemäss Formel: Ist diese Option aktiviert, ergibt die Definition des Zugriffs je nach eingegebener Formel mehrere Auswahlmöglichkeiten in der Drop-down-Liste (dies ermöglicht beispielsweise, dass jeder in den Daten der Angestellten erfasste Arbeits- oder Wohnkanton seinen eigenen Zugriff erhält, oder auch jede Mitarbeitergruppe usw.).
• Auswahl/Sortierung berechnen: Mit dieser Option können Sie, je nach eingegebener Formel, die Angestellten filtern, die in der allgemeinen Tabelle erscheinen.
• Anzeige in der Jahresübersicht: Mit dieser Option legen Sie fest, was als Betrag (oder als Text) in den Feldern der allgemeinen Tabelle angezeigt wird.
• Zeigt das Jahrestotal in der letzten Spalte der Jahresübersicht

Mit den Schaltflächen Erstellen, Duplizieren und Löschen können Sie neue Zugriffe hinzufügen oder bestehende entfernen.

Wenn Sie beispielsweise einen Zugriff « AHV-Nr. unbekannt » erstellen möchten, der in der allgemeinen Tabelle nur die Angestellten anzeigt, deren AHV-Nummer nicht übermittelt wurde, erstellen Sie den entsprechenden Zugriff, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auswahl/Sortierung berechnen und geben Sie folgende Formel ein:

Wenn Sie umgekehrt möchten, dass nur die Angestellten angezeigt werden, deren AHV-Nummer bekannt ist, verwenden Sie dieselbe Rubrik, geben aber diesmal = 0 ein: So erscheinen in der allgemeinen Tabelle nur die Angestellten, bei denen das Kontrollkästchen Sozialversicherungsnummer (AHV) unbekannt nicht aktiviert ist:

Ein weiteres Beispiel: Wenn Sie möchten, dass nur die im Unternehmen noch aktiven Angestellten angezeigt werden, geben Sie die Formel VIDE(@Daten:Austrittsdatum des Angestellten) ein.

Wenn Sie umgekehrt nur die Angestellten sehen möchten, die das Unternehmen verlassen haben, geben Sie NON(VIDE(@Daten:Austrittsdatum des Angestellten)) ein.

Um weitere Arten von Zugriffen zu erstellen, konsultieren Sie das Kapitel § Crésus Lohnbuchhaltung.

Standardmässig schlägt Crésus 12 Zahlperioden vor, die den zwölf Monaten des Jahres entsprechen. Sie können diese Einstellung jedoch ändern. Wechseln Sie dazu in den Verwaltermodus und verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Perioden.

Die Drop-down-Liste Init bietet mehrere vorkonfigurierte Optionen an:

Sie können das Jahr auch anders aufteilen, indem Sie manuell neue Perioden hinzufügen und benennen. Die Schaltfläche Hinzufügen erstellt eine Periode im Anschluss an die in der Liste ausgewählte. Wenn Sie beispielsweise eine neue Periode für die Auszahlung eines « Bonus September » erstellen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

Spaltenüberschrift: Dieser Text wird oben in der betreffenden Spalte der Jahresübersicht angezeigt.

Beginn der Periode: Datum des Beginns der ausgewählten Periode (Sie können beispielsweise festlegen, dass ein Arbeitsmonat am 25. des Vormonats beginnt und am 24. des laufenden Monats endet).

Es wird dringend davon abgeraten, Perioden zu erstellen, die zwei Jahre überlappen.

Ende der Periode: Dieses Datum wird automatisch vorgeschlagen und entspricht dem Beginn der folgenden Periode minus einen Tag.

Dauer: Anzahl der Tage, die bei der Verarbeitung der ausgewählten Periode berücksichtigt werden. Da Crésus mit 12 Monaten zu 30 Tagen arbeitet (offizielles Jahr zu 360 Tagen), entspricht die Dauer nicht zwingend der genauen Anzahl Tage der Periode.

Wenn Sie eine neue Periode hinzufügen, weist diese eine Dauer von 0 Tagen auf, da die 360 Tage des Jahres bereits auf die bestehenden Perioden verteilt sind.

Ferien bezahlen: Der Lohn der Perioden, für die dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, umfasst standardmässig die zuvor kumulierten Ferienentschädigungen.

13. bezahlen: Standardmässig schlägt Crésus die Auszahlung des 13. Monatslohns im Dezember vor, er kann aber auch in anderen Perioden ausbezahlt werden.

Kumuliert für den Monat: Da sich die meisten Druckvorlagen auf Monate, Quartale oder Halbjahre beziehen, muss angegeben werden, welchem Monat eine hinzugefügte Periode zugerechnet werden soll. Beim Druck einer Vorlage mit den zusammengefassten Löhnen für Januar werden beispielsweise alle Perioden berücksichtigt, bei denen unter dieser Rubrik Januar ausgewählt ist.

Im Verwaltermodus ermöglicht Ihnen der Befehl Unternehmen > Feiertage, die Liste der Feiertage des laufenden Jahres manuell festzulegen.

Diese Tage erscheinen als Kontrollkästchen in der Registerkarte Periode, bei der Lohnerfassung des betreffenden Monats:

Sie können ein Passwort hinzufügen, um den Zugriff auf Ihre Lohndatei zu schützen. Dieses Passwort wird bei jedem Öffnen Ihrer Datei abgefragt.

Verwenden Sie im Verwaltermodus den Befehl Unternehmen > Passwörter. Es werden drei Passwörter abgefragt (alle drei Felder müssen ausgefüllt werden):

• ein Passwort, mit dem Sie Ihre Datei schreibgeschützt (ohne Änderungsmöglichkeit) öffnen können;
• ein Passwort, mit dem Sie die Datei im Standardmodus öffnen können;
• ein Passwort, mit dem Sie die Datei im Verwaltermodus öffnen können (oder vom vereinfachten Modus aus in den Verwaltermodus wechseln können).

Wenn Sie diese Passwörter nicht mehr verwenden möchten, löschen Sie sie und lassen Sie die drei Felder leer.

Unter Punkt 15 des Lohnausweises können eine oder mehrere Bemerkungen zuhanden der Steuerbehörde aufgeführt werden (Beschäftigungsgrad, Beschäftigungsort, besondere Ereignisse usw.).

Mehrere Rubriken von Crésus Lohnbuchhaltung sind so konfiguriert, dass sie standardmässig unter diesem Punkt erscheinen. Sie können einzelne davon entfernen oder neue hinzufügen: Wechseln Sie dazu in den Verwaltermodus, verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Felder und (de)aktivieren Sie Punkt 15 im Feld Dieser Abzug/diese Indemnität erscheint kumuliert unter folgendem Punkt des Lohnausweises:

Sie können auch einen festen Text eingeben, der im Lohnausweis erscheint:

• für alle Angestellten, mit dem Befehl Unternehmen > Koeffizienten > Registerkarte Lohnausweis > Lohnausweis 15. Allgemeine Bemerkung;
• für einen bestimmten Angestellten, indem Sie die Daten des Angestellten öffnen > Registerkarte Lohnausweis > Lohnausweis 15. Bemerkungen.

Je nach den Eigenschaften Ihres Computers kann es vorkommen, dass der Vorlageneditor verkleinert angezeigt wird, was die Bedienung erschwert. In diesem Fall müssen Sie die Bildschirmauflösung manuell verringern (über Ihre Systemeinstellungen) und anschliessend Ihr Modul Löhne schliessen und wieder öffnen.

Mit dem Vorlageneditor (§19.2 Der Vorlageneditor) können Sie unter anderem ein Logo auf den Dokumenten Ihrer Wahl einfügen.

Zahlreiche Vorlagen, die von Crésus angeboten werden (Lohnabrechnung, monatlicher Buchungsbeleg, GAV-Abrechnung usw.), enthalten gemeinsame Elemente, die mehreren Dokumenten gemein sind und im Voraus festgelegt werden können, bevor sie auf die betreffenden Vorlagen übertragen werden.

Öffnen Sie im Verwaltermodus den Vorlageneditor mit dem Befehl Fenster > Liste der Vorlagen oder durch Klicken auf das Symbol .

Die Teilvorlage _Kopfzeile Unternehmen A4 (Vorlage)

Wählen Sie in der Registerkarte Vorlagen eine der angebotenen Vorlagen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zeichnen , um anzuzeigen, wie das Dokument aufgebaut ist. Wenn Sie zum Beispiel die Vorlage Lohnabrechnung (+ Ferien) öffnen, sehen Sie, dass der obere Teil des Dokuments aus einer Sektion _Kopfzeile Unternehmen A4 (Vorlage) besteht:

Diese Sektion _Kopfzeile Unternehmen A4 (Vorlage) gehört zu den von Crésus angebotenen Teilvorlagen, und genau in ihr muss das Logo Ihres Unternehmens eingefügt werden, damit es in der Kopfzeile aller Dokumente erscheint, die diese Sektion enthalten.

Wenn Sie diese Sektion zu einer bestimmten Vorlage hinzufügen oder daraus entfernen möchten, müssen Sie diese zunächst duplizieren, auf die Schaltfläche Zeichnen und anschliessend auf den roten Bleistift klicken und die betreffende Sektion entfernen (Entf) oder hinzufügen (mit dem Symbol Teilvorlagen der Symbolleiste und Auswahl von _Kopfzeile Unternehmen A4 (Vorlage) in der Drop-down-Liste):

Speichern Sie Ihre Kopie, indem Sie auf das Symbol oben rechts im Fenster klicken.

Ein Logo in die Teilvorlage einfügen

Wenn Sie ein Logo in die Teilvorlage _Kopfzeile Unternehmen A4 (Vorlage) einfügen, erscheint dieses auf allen Dokumenten, die diese Sektion verwenden.

Öffnen Sie dazu den Vorlageneditor (Verwaltermodus > Fenster > Liste der Vorlagen) und wählen Sie in der Registerkarte Vorlagen die betreffende Teilvorlage aus:

Diese Teilvorlage kann nicht direkt geändert werden, Sie müssen zunächst eine Kopie davon erstellen, die die vorherige ersetzt. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• klicken Sie auf Duplizieren;
• die Vorlage erscheint automatisch in der Registerkarte Persönlich, benennen Sie sie nicht um: behalten Sie den Namen _Kopfzeile Unternehmen A4 bei: Diese Version der Vorlage wird künftig in den Dokumenten verwendet, die diese Sektion enthalten;
• klicken Sie auf die Schaltfläche Zeichnen;
• klicken Sie auf den roten Bleistift ;
• klicken Sie auf das Symbol Bild in der Werkzeugpalette, grenzen Sie den Bereich ab, in dem Ihr Logo angezeigt werden soll, und wählen Sie das Bild auf Ihrem Computer aus (Format BMP) mit dem Suchwerkzeug Bild auswählen:

• platzieren und passen Sie das Bild nach Ihren Bedürfnissen an:

• bestätigen Sie diese Änderungen, indem Sie auf das Symbol oben rechts im Fenster klicken.

Ab sofort erscheint Ihr Logo auf allen Vorlagen, die die Sektion _Kopfzeile Unternehmen A4 (Vorlage) enthalten. Sie können das Ergebnis anzeigen, indem Sie den Dialog Druckvorschau öffnen, eine der betreffenden Vorlagen auswählen (zum Beispiel Lohnabrechnung (+ Ferien)) und auf die Schaltfläche Vorschau klicken:

Im Verwaltermodus können Sie mit dem Befehl Unternehmen > Felderbrowser ein Feld in den verschiedenen Eingabedialogen wiederfinden. Öffnen Sie das Register Suchen und geben Sie im Feld Filter einen Teil des gewünschten Feldnamens ein (Sie können die Suche auch eingrenzen, indem Sie das oder die Kontrollkästchen für den betreffenden Feldtyp aktivieren):

Klicken Sie im Feld Gefunden auf das gewünschte Feld.

Crésus zeigt daraufhin den Ort des Feldes an (hier: Personaldaten > Lohnausweis, und Befehl Unternehmen > Koeffizienten > Lohnausweis) sowie die verschiedenen Stellen, an denen es verwendet wird:

Ist das gesuchte Feld ausgeblendet (§15.1.7 Ein verstecktes Feld anzeigen), nimmt Crésus es zwar ins Feld Gefunden auf, lässt aber das Feld Feld benutzt von: leer.

Crésus Partout ist ein Dienst, mit dem registrierte Angestellte ihre persönlichen Daten selbst in Crésus Lohnbuchhaltung erfassen oder ändern können.

Dieser Dienst ist im Crésus+ Abonnement enthalten.

Klicken Sie in Crésus Lohnbuchhaltung auf das Symbol Crésus Partout, das wie eine kleine Wolke aussieht:

Geben Sie im sich öffnenden Dialog Ihre Crésus-Zugangsdaten ein und klicken Sie auf Crésus Partout aktivieren:

Sobald Crésus Partout aktiviert ist, erscheint der folgende Dialog (Sie können ihn auch jederzeit anzeigen, indem Sie auf das Symbol Crésus Partout klicken):

Klicken Sie auf Daten der Angestellten synchronisieren, damit alle in Ihrer Lohndatei erfassten Daten auf den Crésus Partout Server übertragen werden.

Wenn Sie Daten in Ihrer Datei ändern, erscheint oben in Ihrem Bildschirm ein blaues Band, das Ihnen vorschlägt, diese zu synchronisieren:

Klicken Sie auf Jetzt synchronisieren, um diese neuen Informationen in Crésus Partout zu übernehmen.

Klicken Sie auf das Symbol Crésus Partout.

Im sich öffnenden Dialog dient die Option Angestellte zu Crésus Partout einladen dazu, einem oder mehreren in der Lohndatei registrierten Angestellten den Zugriff auf ihre persönlichen Daten zu übermitteln.

Es öffnet sich der Dialog Einladungen per E-Mail mit einem vorausgefüllten Text (der sich dem Geschlecht jedes Empfängers anpasst – die ersetzten Elemente erscheinen im Textfeld in geschweiften Klammern), den Sie selbstverständlich nach Belieben anpassen können.

Im unteren Teil finden Sie die Liste der in der aktuellen Lohndatei registrierten Angestellten (nur diejenigen, für die eine E-Mail-Adresse erfasst wurde):

Wählen Sie den oder die Angestellten aus, denen Sie den Zugriff auf ihre Daten zusenden möchten, und bestätigen Sie mit OK.

Klicken Sie auf das Symbol Crésus Partout.

Im sich öffnenden Dialog ermöglicht die Option Einen neuen Angestellten erstellen einem noch nicht in der Lohndatei registrierten Angestellten, den Grossteil seiner persönlichen Daten selbst zu erfassen.

Im Dialog Einladung eines neuen Angestellten müssen Sie die Anrede auswählen (Frau oder Herr) sowie Name, Vorname und E-Mail-Adresse eingeben.

Im unteren Teil des Dialogs wird Ihnen ein vorausgefüllter Text vorgeschlagen (der sich dem Geschlecht jedes Empfängers anpasst – die ersetzten Elemente erscheinen im Textfeld in geschweiften Klammern), den Sie selbstverständlich nach Belieben anpassen können.

Bestätigen Sie den Versand der E-Mail. Ihr Angestellter erhält daraufhin diesen Text mit einem zusätzlichen Link, um das auszufüllende Formular zu öffnen.

Ob es sich um einen bereits in der Lohndatei registrierten Angestellten oder um einen neuen Angestellten handelt, der Zugriff auf die Erfassung / Änderung seiner persönlichen Daten erfolgt auf dieselbe Weise.

In der erhaltenen E-Mail gibt ihm ein Link Zugriff auf das abgesicherte Formular mit seinen Informationen; er muss nur darauf klicken. Die folgende Seite öffnet sich:

Mit einem Klick auf Zu meinen Daten öffnet er das entsprechende Formular und kann die angezeigten Daten erfassen oder ändern. Dieses Formular ist in sechs Registerkarten unterteilt (Hauptangaben 1; Hauptangaben 2; Bankverbindung; Quellensteuer; Familienzulagen; BFS).

Sobald seine Daten erfasst / geändert sind, genügt ein Klick auf Speichern, damit diese neuen Informationen auf dem Server von Crésus Partout zur Verfügung stehen.

Um das Formular zu schliessen, muss er oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche Menü > Beenden klicken.

Ein und derselbe Link kann mehrmals verwendet werden.

Um die von Ihren Angestellten erfassten / geänderten Daten in die Lohndatei zu übernehmen, klicken Sie auf das Symbol Crésus Partout > Daten der Angestellten synchronisieren.

Ein Dialog mit einer Tabelle mit vier Spalten öffnet sich:

Die erste Spalte enthält den Namen des betreffenden Angestellten sowie die Bezeichnung der jeweils geänderten Rubriken.

Die zweite zeigt den aktuellen Wert der betreffenden Rubrik in der Lohndatei an.

Die dritte zeigt an, welchen Wert der Angestellte im Formular für die betreffende Rubrik eingegeben hat.

Die vierte zeigt an, welcher Wert in der Lohndatei beibehalten werden soll (so können Sie jede vom Angestellten neu erfasste Angabe vor der Bestätigung prüfen).

Um eine neue Angabe zu bestätigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der betreffenden Zeile: Damit wird der geänderte Wert übernommen und in Ihrer Lohndatei integriert.

Wenn Sie den bisher in Ihrer Datei gespeicherten Wert beibehalten möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben der betreffenden Zeile.

Bestätigen Sie mit OK, sobald Sie dies für alle betreffenden Zeilen getan haben.

Die folgenden Kapitel stellen einige besondere Fallkonstellationen sowie deren Behandlung vor.

In der Schweiz hat jeder Angestellte unabhängig von seinem Beschäftigungsgrad Anspruch auf mindestens vier Wochen Ferien (fünf Wochen bis zum 20. Altersjahr).

Es ist für den Arbeitgeber jedoch auch möglich, seinen Angestellten Feriengeld auszuzahlen, das anteilig zu den betreffenden Lohnbestandteilen berechnet wird.

Diese Option kann insbesondere bei Angestellten mit unregelmässigem Monatseinkommen nützlich sein.

Der Satz dieses Feriengelds entspricht dem Verhältnis zwischen der Anzahl gewährter Ferientage und der Anzahl pro Jahr geleisteter Arbeitstage (zum Beispiel: 4 Wochen = 8,333 %; 5 Wochen = 10,64 %).

Dieser Prozentsatz Feriengeld (%) ist in den Personaldaten > Register Einstellungen zu erfassen:

Crésus bietet 3 Auszahlungsmethoden für dieses Feriengeld:

1. Die manuelle Erfassung des auszuzahlenden Betrags
2. Die Auszahlung des gesamten aufgelaufenen Feriengelds zusammen mit dem Lohn des laufenden Monats
3. Die automatische Auszahlung des Feriengelds jeden Monat

Die manuelle Erfassung des auszuzahlenden Betrags

Erfassen Sie im Erfassungsdialog eines Lohns, im Register Entschädigungen, in der Spalte Wert der Rubrik Feriengeld % manuell den Betrag, den Sie diesen Monat auszahlen möchten (zum Beispiel, im nachstehenden Ausschnitt, CHF 50):

Dieser Betrag wird dem im Monat ausbezahlten Lohn hinzugefügt.

Die Auszahlung des gesamten aufgelaufenen Feriengelds zusammen mit dem Lohn des laufenden Monats

Damit das gesamte geschuldete Feriengeld zusammen mit dem Lohn des laufenden Monats ausbezahlt wird, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feriengeld diesen Monat bezahlen. Crésus berechnet dann automatisch den geschuldeten Saldo und zeigt ihn in der Rubrik Feriengeld diesen Monat bezahlen an:

Diese Methode wird in der Regel während der Periode verwendet, in der der Angestellte tatsächlich seine Ferien bezieht, um den Lohn auszugleichen, den er nicht erhalten wird.

Die automatische Auszahlung des Feriengelds jeden Monat

Damit das Feriengeld jeden Monat zusätzlich zum Lohn ausbezahlt wird, öffnen Sie die Personaldaten > Einstellungen und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feriengeld jeden Monat bezahlen :

Im Erfassungsdialog des Lohns > Register Entschädigungen ist das Kontrollkästchen Feriengeld diesen Monat bezahlen dann standardmässig aktiviert, und Crésus berechnet automatisch den auszuzahlenden Betrag gemäss dem angegebenen Satz und dem Bruttolohn der laufenden Periode.

Die tageweise bezahlten Ferien

Es ist auch möglich, Feriengeld tageweise auszuzahlen.

Öffnen Sie dazu die Personaldaten > Register Einstellungen und aktivieren Sie die Option Ferien tageweise bezahlen.

Erfassen Sie in der Rubrik Prozentsatz Feriengeld (%) (100% = voller Tag) „100%“, damit die Berechnung der Entschädigung auf der Basis eines vollen Tages erfolgt (oder passen Sie den Satz bei Bedarf an):

Bei einem Angestellten, der stundenweise bezahlt wird, berechnet sich der Wert eines Tages, indem der Basis-Stundenlohn mit der Massgebende Stundenzahl pro Tag multipliziert wird, wie im selben Register erfasst.

Erfassen Sie im Register Periode der Lohnerfassungsmaske die Anzahl bezogener Ferientage in der Rubrik Ferientage.

Crésus berechnet dann den Betrag des geschuldeten Feriengelds und zeigt ihn im Register Entschädigungen, Rubrik Feriengeld (tageweise) an.

Die Feiertagsentschädigungen

Die Feiertagsentschädigungen funktionieren auf die gleiche Weise wie das Feriengeld.

Die Einstellungen erfolgen ebenfalls im Register Einstellungen der Personaldaten: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Feriengeld jeden Monat bezahlen , damit die Feiertagsentschädigungen jeden Monat zusätzlich zum Lohn ausbezahlt werden, oder Feiertage tageweise bezahlen, wenn Sie diese tageweise behandeln möchten.

Der Prozentsatz Feiertagsentschädigung (%) entspricht dem Verhältnis zwischen der Anzahl Feiertage und der Anzahl pro Jahr geleisteter Arbeitstage.

Um den Anforderungen des harmonisierten Rechnungsmodells HRM2 zu entsprechen, ist es notwendig, die Löhne unter Berücksichtigung der Funktion, der der Mitarbeiter zugeordnet ist (0220 Allgemeine Dienste oder 8300 Jagd und Fischerei, zum Beispiel), der Art – oder Sachgruppe – der Lohnkosten (Lohn, Prämie oder Spesenrückerstattung, zum Beispiel) und des Postfixes (02 für die Primarschule, zum Beispiel) zu verbuchen.

Zuordnung der Lohnkosten zu einer einzigen Funktion

In den meisten Fällen sind die Kosten eines Mitarbeiters vollständig einer einzigen Funktion zurechenbar.

Zum Beispiel wird der Lohn eines Gemeindeangestellten, der im Strassenunterhalt arbeitet, dem Konto 6150.3010.00 zugeordnet:

• 6150 = Funktion: Gemeindestrassen
• 3010 = Sachgruppe: Besoldungen des Betriebspersonals
• 00 = Postfix

Aufteilung der Lohnkosten auf mehrere Funktionen

Man kann die Kosten auch auf mehrere Funktionen aufteilen. Zum Beispiel könnte man die Lohnkosten eines Hauswarts auf die Funktionen Schulliegenschaften (2170), Sport (3410) und Freizeit (3420) aufteilen wollen, da dieser zu 50 % im Hausdienst der Schulliegenschaften, zu 30 % im Unterhalt der Sporthalle und zu 20 % im Unterhalt des Gemeindesaals arbeiten würde.

In diesem Fall müssen 50% des Lohns dem Konto 2170.3010.02, 30% des Lohns dem Konto 3410.3010.02 und 20% des Lohns dem Konto 3420.3010.02 zugeordnet werden.

Crésus Salaires bietet eine Option Verwendet den Modus HRM2, die Sie unter Unternehmen > Koeffizienten > Einstellungen 2 aktivieren können:

Wenn dieses Kästchen aktiviert ist, erscheint das Register MCH2 in der Lohnerfassungsmaske.

Dieses Register stellt Rubriken zur Verfügung, mit denen bis zu 5 Funktionen und Postfixe pro Lohn für jeden Mitarbeiter behandelt werden können.

Falls der Lohn des Mitarbeiters auf mehrere Funktionen / Postfixe aufgeteilt werden muss, gibt man den Anteil des Lohns an, der jeder Funktion / jedem Postfix zuzuordnen ist.

Wir greifen hier das Beispiel des in der Einleitung genannten Gemeindeangestellten wieder auf.

Erfassung ohne Aufteilung

Wenn der Angestellte ausschliesslich im Strassenunterhalt arbeitet, müssen folgende Angaben erfasst werden:

Hinweis: Es ist nicht notwendig, den Anteil anzugeben, wenn keine Aufteilung vorzunehmen ist.

Erfassung mit Aufteilung

Falls der Angestellte zu 50 % im Hausdienst der Schulliegenschaften, zu 30 % im Unterhalt der Sporthalle und zu 20 % im Unterhalt des Gemeindesaals arbeitet, müssen folgende Angaben erfasst werden:

So wird bei der Verbuchung dieses Lohns jeder Betrag gemäss der angegebenen Sachgruppe aufgeteilt.

Der Postfix ist nicht obligatorisch, sein Feld kann leer gelassen werden, sofern in der Zielbuchhaltung ein Konto ohne Postfix existiert.

Die Personaldaten konfigurieren

In den obigen Beispielen haben wir die Funktionen / Postfixe bei der Lohnerfassung eingegeben.

Da ein Mitarbeiter jedoch in der Regel stets denselben Funktionen / Postfixen zugeordnet ist, kann es sinnvoller sein, diese verschiedenen Angaben direkt in den Daten des betreffenden Mitarbeiters zu erfassen.

Öffnen Sie die Personaldaten > Register HRM2-Funktionen (das ebenfalls angezeigt wird, sobald das Kästchen Verwendet den Modus HRM2 aktiviert ist).

Dieses Register präsentiert sich auf die gleiche Weise wie das Register MCH2 der Lohnerfassungsmaske: Es genügt, dort dieselben Angaben wie im obigen Beispiel einzutragen, und diese Werte werden bei der Erfassung der nächsten Löhne des Mitarbeiters automatisch vorgeschlagen.

Die Unternehmensdaten konfigurieren

Man kann die verschiedenen Angaben zur Lohnverbuchung im HRM2-Modus auch im Register MCH2 der Unternehmensdaten festlegen. Die hier erfassten Informationen werden in die Daten jedes Mitarbeiters und somit in die Erfassung jedes Lohns übernommen. Dieser Dialog ermöglicht es auch, die verschiedenen Sachgruppen sowie die Bilanzkonten Ihrer Buchhaltung zu konfigurieren.

Den HRM2-Kontenplan aktivieren

Standardmässig ist Crésus Lohnbuchhaltung so konfiguriert, dass die Löhne gemäss dem Vereinfachten Kontenplan für KMU von Crésus Finanzbuchhaltung verbucht werden. Um den HRM2-Kontenplan zu verwenden, müssen Sie ihn über den Dialog Verbuchung der Rubriken importieren (Verwaltermodus > Unternehmen > Verbuchung):

• wählen Sie alle Rubriken des aktuellen Kontenplans aus und klicken Sie auf Alle Definitionen leeren;
• klicken Sie auf Importieren und wählen Sie die Datei Verbuchung MCH2.txt aus (dieser Vorgang kann einige Minuten dauern).

Sobald die Datei importiert ist, verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Koeffizienten > MCH2 und konfigurieren Sie die verschiedenen Rubriken gemäss Ihrem Kontenplan:

• Eine Sachgruppe kann leer sein, dies führt jedoch zu einem Verbuchungsfehler, wenn eine mit dieser Sachgruppe verknüpfte Rubrik in einem Lohn verwendet wird.
• Wenn die Sachgruppe ohne Postfix angegeben ist (zum Beispiel, Sachgruppe Lohn: 3010 oben), ergänzt die Verbuchung das Konto mit dem bei der Lohnerfassung angegebenen Postfix.
• Wenn die Sachgruppe mit Postfix angegeben ist (zum Beispiel, Sachgruppe Verpflegungsentschädigungen: 3042.00 oben), verwendet die Verbuchung diesen Postfix und nicht den bei der Lohnerfassung angegebenen.
• Am Anfang oder Ende des Sachgruppenkontos darf kein Punkt eingegeben werden, dieser Punkt wird von der Verbuchung hinzugefügt.

Legen Sie anschliessend im selben Register die Bilanzkonten fest:

Bestätigen Sie mit OK.

Es kann vorkommen, dass der Lohn eines Angestellten nach seinem Austritt aus dem Unternehmen noch berichtigt werden muss.

Klicken Sie dazu in der Gesamttabelle einfach auf das Feld des betreffenden Angestellten für den laufenden Monat, so wie Sie es auch für die Berechnung eines normalen Lohns tun würden.

Ein Dialog wird angezeigt:

Zwei Optionen stehen Ihnen zur Verfügung (diese Wahl ist massgebend für den Quellensteuersatz):

• Eine Lohnkorrektur vornehmen: Der Betrag wird dem letzten Lohn vor dem Austritt zugerechnet und erhöht somit den Steuersatz.

Wählen Sie diese Option, um Beträge zu behandeln, die während der Anstellungsdauer erworben wurden, zum Beispiel um nicht bezogene Ferientage auszubezahlen.

• Bonus oder Prämie auszahlen: Der Betrag wird unabhängig vom letzten Lohn vor dem Austritt behandelt.

Wählen Sie diese Option, um Beträge zu behandeln, die nach dem Austritt des Angestellten erworben wurden, zum Beispiel eine Gewinnbeteiligung.

Stellen Sie im sich öffnenden Erfassungsdialog sicher, dass das Kästchen Korrektur des letzten Lohns je nach gewählter Option korrekt aktiviert oder deaktiviert ist (es muss deaktiviert sein, wenn es sich um einen Bonus oder eine Prämie handelt):

Beachten Sie, dass im Erfassungsdialog das Anfangs- und Enddatum der Periode der gesamten Anstellungsdauer im Unternehmen entsprechen, die Anzahl Tage jedoch null beträgt.

Wenn zum Beispiel der Angestellte das Unternehmen am 1. November verlassen hat (und am 1. Januar angestellt worden war) und Sie ihm am Jahresende eine Prämie auszahlen möchten, erstellen Sie ihm einen Lohn für die Periode, in der Sie diese Prämie auszahlen möchten (zum Beispiel: Dezember): Die Lohnperiode wird dann wie folgt angezeigt:

Stellen Sie sicher, dass das Anfangs- und Enddatum der Periode tatsächlich der vollständigen Anstellungsdauer des Angestellten entsprechen.

Da er nicht mehr im Unternehmen tätig ist, wird der Lohn auf der Basis von 0 Arbeitstagen berechnet. Sie müssen also die verschiedenen für diesen Angestellten erfassten Daten nicht ändern: Crésus berechnet seinen Lohn (Tages- oder Stundenlohn) anhand der gespeicherten Bestimmungsgrössen, jedoch mit einem Koeffizienten von 0.

Es bleibt Ihnen nur noch, im Register Prämien den gewünschten Betrag in der entsprechenden Rubrik zu erfassen.

Bestimmte Gesamtarbeitsverträge (GAV) schreiben Arbeitgebern und/oder Arbeitnehmern Berufsbeiträge vor.

Crésus stellt spezifische Rubriken zur Verfügung, mit denen diese Abzüge und Beiträge verwaltet werden können. Verwenden Sie für diese Einstellungen den Befehl Unternehmen > Koeffizienten > Register Abzüge.

Drei Optionen stehen zur Verfügung:

• Prozentsatz Berufsbeitrag (%)

Ermöglicht den Abzug gemäss einem Prozentsatz der Basis Berufsbeitrag.

Standardmässig ist diese Basis an die AHV-Basis gekoppelt. Um diese beiden Basen voneinander zu trennen, wechseln Sie in den Verwaltermodus, verwenden Sie den Befehl Optionen > Definitionen und deaktivieren Sie das Kästchen Basis Berufsbeitrag identisch mit AHV-Basis.

• Fixbetrag Berufsbeitrag

Ermöglicht die Erfassung eines fixen monatlichen Betrags als Beitrag, unabhängig vom Lohn.

• Monatsbeitrag GAV-Anwendung

Vorgesehen für GAV, die einen jährlichen Beitrag verlangen, der auf die Monatslöhne aufzuteilen ist.

Der monatliche Referenzbetrag entspricht dem Jahresbeitrag geteilt durch 12.

Jeden Monat prüft Crésus den Beschäftigungsgrad und die Anstellungsdauer des Angestellten.

Abhängig von diesem Grad und der Anstellungsdauer wendet Crésus folgende Regel an:

• • • wenn der Beschäftigungsgrad unter 50 % liegt oder
    • wenn der Angestellte weniger als 6 Monate im Jahr gearbeitet hat:
      sind nur 50 % des Beitrags geschuldet.

Jeden Monat passt Crésus den Abzug an, um je nach kumulierter Situation nachzuholen oder zurückzuerstatten.

Am Jahresende oder beim Austritt des Angestellten vergleicht die Software die Summe der vorgenommenen Abzüge mit dem korrekten Jahresbetrag und korrigiert die Differenz (Rückerstattung oder zusätzlicher Abzug).

Aktivieren Sie anschliessend das Kästchen Angestellte(r) Berufsbeitrag pflichtig , damit dieser Beitrag standardmässig vom Lohn aller Angestellten abgezogen wird. Sie können dieses Kästchen selbstverständlich manuell und von Fall zu Fall in den Daten jedes Angestellten deaktivieren (Register Abzüge).

Wenn der UVG-Beitragssatz nach Jahresbeginn geändert wird, ermöglicht Crésus keine automatische rückwirkende Anpassung. Es ist daher notwendig, die Beträge für jeden betroffenen Angestellten manuell zu korrigieren.

1. Versicherungssätze ändern

• Verwenden Sie den Befehl Unternehmen > Versicherungen > UVG
• Aktualisieren Sie die UVG-Sätze gemäss den neuen, von der Versicherung mitgeteilten Werten.

2. Den nächsten Lohn berechnen

• Berechnen Sie den nächsten Lohn, Crésus wendet automatisch die neu erfassten Sätze an.

3. Die vorzunehmende Korrektur ermitteln

Für jeden betroffenen Angestellten:

• Vergleichen Sie den bisher erhobenen Betrag mit dem Betrag, der gemäss dem neuen Satz hätte erhoben werden müssen.
• Die Differenz entspricht dem nachzuholenden Betrag (oder gegebenenfalls dem zu erstattenden Betrag).

4. Die Nachholung im Lohn erfassen

• Öffnen Sie die betreffende Lohnabrechnung.
• Öffnen Sie das Register Abzüge.
• Erfassen Sie in der Rubrik Nachholung UVG den anzupassenden Betrag (zum Beispiel: „150.00“, um einen zu niedrigen Betrag nachzuholen; „-150.00“, um einen zu hohen Betrag zurückzuerstatten).

Zu den Voraussetzungen der Beitragspflicht für ausländische Sozialversicherungsbeiträge und deren Behandlung verweisen wir auf diesen Artikel unserer Wissensdatenbank.

Wenn ein Angestellter nicht den obligatorischen schweizerischen Sozialabgaben (AHV, ALV, Mutterschaftsversicherung, LPCFam VD) unterstellt ist, sondern denjenigen seines Wohnsitzlandes, öffnen Sie die Daten des betreffenden Angestellten > Register Einstellungen und aktivieren Sie die Option Angestellte(r) ausländischen Sozialversicherungsbeiträgen unterstellt.

Die Optionen Angestellte(r) AHV-pflichtig / ALV / Mutterschaftsversicherung und LPCFam werden automatisch deaktiviert.

Falls sie noch nicht existieren, erstellt Crésus dann Versicherungen mit dem Code EX, die Sie unter Unternehmen > Versicherungen finden:

Der betreffende Angestellte wird dort automatisch zugeordnet (Register Versicherungen der Personaldaten).

Crésus Lohnbuchhaltung ermöglicht es Ihnen nun, in der Lohnerfassungsmaske > Register Beiträge in FW, die Sozialversicherungsbeiträge in Fremdwährung anzugeben und in der Spalte Koeffizient den verwendeten Wechselkurs anzugeben (dieser kann in den Personaldaten > Register Beiträge in FW vorerfasst werden):

Wir stellen 4 Rubriken zur Verfügung, in denen Sie für jeden Lohn manuell Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbeiträge erfassen und in Schweizer Franken umrechnen können. Die zulasten des Angestellten gehenden Anteile werden dann in Schweizer Franken vom Lohn abgezogen.

So verfügen Sie über alle Lohninformationen und können sowohl die Auszahlung der Löhne als auch deren Verbuchung problemlos sicherstellen. Beachten Sie auch, dass diese Sozialabzüge unter Ziffer 9 des Lohnausweises aufgeführt werden.

Wenn Angestellte zum Beispiel während einer Krankheitsperiode einen AHV-pflichtigen Lohnvorschuss erhalten haben und die (nicht AHV-pflichtigen) Krankentaggelder anschliessend an den Arbeitgeber ausbezahlt werden, kann dies zu einem negativen AHV-Betrag führen, den Sie dann vor der Übermittlung über Swissdec aufteilen müssen.

In diesem Fall erscheint in den Daten der/des Angestellten der Reiter negative AHV. Sie müssen dann:

• den Betrag auf die betreffenden Jahre verteilen:
  Wenn der negative Betrag aus früheren Perioden stammt, verteilen Sie den Betrag korrekt auf die beiden vorangegangenen Jahre, je nachdem, welche Taggelder und Perioden betroffen sind.
• bei Bedarf ein Datum für die zukünftige Verteilung angeben:
  Wenn die Verteilung nicht umgehend erfolgt, können Sie ein Datum angeben, an dem die AHV-Kasse über die Verteilung informiert wird.

Crésus Lohnbuchhaltung ermöglicht es dem Benutzer, selbst gewisse erweiterte Funktionen durchzuführen (insbesondere das Bearbeiten komplexer Berechnungen oder das Erstellen neuer Präsentationen).

Die Angaben in den folgenden Kapiteln (zum Beispiel die Funktionen des Rechnungseditors) sind nicht erschöpfend und dienen vor allem als Unterstützung für erfahrene Benutzer.

• Die Zahlen werden manuell eingegeben, wobei die Dezimalstellen durch einen Punkt (kein Komma) getrennt werden: 2000 * 0.08 berechnet 8 % von 2000.

• Die Textzeichenketten (Wörter oder Sätze) müssen in Anführungszeichen eingegeben werden: "Bonjour" oder "à verser".

• Die Rubriken müssen genau so eingefügt werden, wie sie in der Liste erscheinen (z. B. @Ind:Salaire mensuel), wir raten daher davon ab, sie manuell einzugeben.

• Die Leerzeichen werden bei der Berechnung nicht berücksichtigt, machen die Lesbarkeit aber klarer (2000+300 = 2000 + 300). Wenn Sie ein Leerzeichen in das Ergebnis der Berechnung einfügen möchten (zum Beispiel zwischen Vorname und Name des Arbeitnehmers), müssen Sie im Formelfeld ein Leerzeichen zwischen Anführungszeichen eingeben: " ".

• Die Zeilenumbrüche ändern die Berechnung nicht, ermöglichen aber, lange Formeln übersichtlicher zu gestalten. Wenn Sie einen Zeilenumbruch in das Ergebnis der Berechnung einfügen möchten (zum Beispiel zwischen einem Namen und einer Adresse), müssen Sie im Formelfeld die Funktion FINLIGNE() oder "n" eingeben.

Die arithmetischen Operatoren:

Im Formeleditor dienen die folgenden Operatoren für numerische Berechnungen:

• + addiert zwei Werte. Beispiel: der Grundlohn + eine Prämie.

• – subtrahiert einen Wert. Beispiel: der Bruttolohn – ein Abzug.

• * multipliziert zwei Werte. Beispiel: Anzahl Stunden * Stundenansatz.

• / dividiert einen Wert durch einen anderen. Beispiel: Betrag / Anzahl Tage.

Die mathematischen und statistischen Funktionen:

Diese Funktionen ermöglichen es, numerische Berechnungen zu verfeinern oder zu kontrollieren. Sie sind zum Beispiel nützlich, um ein Ergebnis zu runden, mehrere Beträge zu vergleichen oder Zwischenwerte zu bearbeiten.

• MIN(valeur1 ; valeur2): gibt den kleineren der beiden Werte zurück.

Beispiel: MIN(1000 ; 1200) ergibt «1200».

• MAX(valeur1 ; valeur2): gibt den grösseren der beiden Werte zurück.

Beispiel: MAX(1000 ; 1200) ergibt «1200».

• SOMME(valeur1 ; valeur 2 ; ...): gibt die Summe einer Liste von Zahlen zurück.

Beispiel: SOMME(12;45;-3;28) ergibt «82».

• MOYENNE(valeur1 ; valeur2 ; …): berechnet den Mittelwert der angegebenen Werte.

Beispiel: MOYENNE(100 ; 200 ; 300) ergibt «200».

Die Totalisatoren:

Die Totalisierungsfunktionen ermöglichen es, Werte über mehrere Dimensionen zu kumulieren: alle Arbeitnehmer, einen bestimmten Zeitraum (Jahr, Quartal, Vormonat) oder auch nach besonderen Kriterien. Sie liefern also nicht nur den Wert einer Rubrik für einen bestimmten Arbeitnehmer und Monat, sondern berechnen globale Summen.

• TOTEMPLOYES()
  Addiert die Werte einer Rubrik für alle Arbeitnehmer.
  Beispiel: die Summe der im Unternehmen ausbezahlten Bruttolöhne ermitteln.

• TOTANNEE()
  Berechnet die Summe seit Jahresbeginn bis zum laufenden Monat, wobei nur die Perioden berücksichtigt werden, für die ein Lohn berechnet wurde.
  Beispiel: Summe der ALV-Beiträge für das laufende Jahr.

• TOUTANNEE()
  Wie TOTANNEE, berücksichtigt aber auch die Monate ohne Lohn. So kann man den leeren Perioden einen Standardwert hinzufügen.

• TOTTRIMESTRE()
  Kumuliert die Werte über das Quartal, in dem der ausgewählte Monat liegt.
  Beispiel: Summe der Kilometerentschädigungen für das Quartal.

• PRECEDENT()
  Gibt den Wert einer Rubrik für die vorangehende Periode an (einschliesslich derjenigen des Vorjahres, falls es sich um Januar handelt).
  Beispiel: Betrag des im Vormonat ausbezahlten Lohns.

• TOTPRECEDENT()
  Addiert alle Werte der vergangenen Perioden.

Die Funktion CUMUL():

Diese Funktion addiert alle Entschädigungen entsprechend ihrer Unterstellung unter einen massgebenden Bruttolohn oder entsprechend ihrer Zuordnung im Lohnausweis.

Zum Beispiel:

• CUMUL("AVS") ergibt die Summe, die der AHV unterliegt.

• CUMUL("2.1") ergibt die Summe der in Ziffer 2.1 des Lohnausweises ausgewiesenen Beträge.

Die verwendbaren Kriterien sind zahlreich (BRUT, NET, VERSE, AVS, AC, LAA, LPP usw.).
Man kann mehrere Kriterien mit UND (&) oder ODER (|) kombinieren oder ein Kriterium mit ! ausschliessen (z. B. !AVS für die nicht der AHV unterliegenden Entschädigungen).

Die Funktion SI():

Die Funktion SI() ermöglicht es, ein unterschiedliches Ergebnis festzulegen, je nachdem, ob eine Bedingung wahr oder falsch ist. Sie wird folgendermassen geschrieben:

SI(condition ; valeur si vrai ; valeur si faux)

• condition: ein Vergleich oder eine Kombination von Vergleichen (z. B. Salaire > 0).

• valeur si vrai: das Ergebnis, das angezeigt wird, wenn die Bedingung wahr ist.

• valeur si faux: das Ergebnis, das angezeigt wird, wenn die Bedingung falsch ist.

Beispiel 1 (Text je nach Lohn):

SI(@Ind:Salaire mensuel > 0 ; "à verser" ; "à retenir")

Ergebnis: zeigt «à verser» an, wenn der Lohn positiv ist, sonst «à retenir».

Beispiel 2 (Mindestbetrag):

SI(@Ind:Salaire mensuel < 2000 ; 2000 ; @Ind:Salaire mensuel)

Ergebnis: ist der Lohn kleiner als 2000, wird 2000 zurückgegeben, andernfalls der tatsächliche Lohn.

Beispiel 3 (kombinierte Bedingung):

SI((@Ind:Salaire mensuel > 0) ET (@Ind:Taux AVS <> 0) ; "cotisation due" ; "aucune cotisation")

Ergebnis: zeigt «cotisation due» an, wenn der Lohn positiv ist und der AHV-Satz von null verschieden ist.

Die Vergleichsoperatoren:

Diese Operatoren ermöglichen es, eine Bedingung zu testen:

• = bedeutet «gleich». Beispiel: prüfen, ob eine Rubrik gleich 0 ist.

• <> bedeutet «ungleich».

• < bedeutet «kleiner als». Beispiel: einen Satz mit einem Mindestschwellenwert vergleichen.

• <= bedeutet «kleiner oder gleich».

• > bedeutet «grösser als». Beispiel: prüfen, ob die Anzahl Stunden grösser als 40 ist.

• >= bedeutet «grösser oder gleich».

Die logischen Operatoren:

Ein Vergleich liefert immer einen logischen Wert: wahr oder falsch.

Es ist möglich, mehrere Bedingungen mithilfe der logischen Operatoren zu verknüpfen:

• ET prüft, ob zwei Bedingungen gleichzeitig wahr sind.

• OU prüft, ob mindestens eine der Bedingungen wahr ist.

• NON kehrt das Ergebnis einer Bedingung um (wahr wird falsch, und umgekehrt).

Zum Beispiel:

(@Ind:Salaire mensuel > 0) ET (@Ind:Taux AVS <> 0)

Ergebnis: diese Bedingung ergibt VRAI, wenn der Lohn positiv ist und wenn der AHV-Satz von null verschieden ist.

• ARRONDI(valeur ; décimales): rundet einen Wert auf die gewünschte Anzahl Dezimalstellen.

Beispiel: ARRONDI(123.456 ; 2) ergibt «123.46».

• INT(valeur): gibt nur den ganzzahligen Teil einer Zahl zurück.

Beispiel: INT(123.456) ergibt «123».

• FRAC(valeur): gibt nur die Dezimalstellen einer Zahl zurück.

Beispiel: FRAC(12.775) ergibt «0.775».

Die Funktionen DEFAUT() und VIDE():

• DEFAUT(rubrique ; valeur de substitution) : ist die angegebene Rubrik leer, wird sie durch den angegebenen Ersatzwert ersetzt.

Beispiel: DEFAUT(@Ind:Salaire mensuel ; 100) gibt den Lohnbetrag zurück, sofern vorhanden, sonst «100».

• VIDE(): gibt ein Leerfeld (leer) anstelle eines Werts zurück.

Beispiel: SI(@Coef:Jours travaillés>0 ; @Coef:Jours travaillés ; VIDE()) zeigt nichts an anstelle von «0».

• SI(VIDE(rubrique);valeur si vrai; valeur si faux) : gibt den Wert 1 (wahr) zurück, wenn die Rubrik leer ist, sonst den Wert 0 (falsch).

Beispiel: SI(VIDE(@Ind:Salaire mensuel); "à l’heure"; "au mois") gibt «à l’heure» zurück, wenn der Monatslohn leer ist, sonst «au mois».

Die Funktionen CHAINE():

Um eine Rubrik in einen Text einzufügen, müssen zwei Fälle unterschieden werden:

Ist die Rubrik bereits Text (Name, Vorname, Adresse), muss sie nicht umgewandelt werden:

"Employé : " + @Donnée:Nom de l'employé

Ergebnis: «Employé : Dupont».

Ist die Rubrik eine Zahl oder ein Datum (Lohn, Satz, Eintrittsdatum), muss der Wert mit der Funktion CHAINE() in Text (bzw. eine Zeichenkette) umgewandelt werden. Diese Funktion wird folgendermassen geschrieben:

CHAINE(valeur ; décimales)

• valeur: das, was in Text umgewandelt werden soll (z. B. ein Lohn, ein Datum, ein Prozentsatz).

• décimales: die Anzahl der nach dem Komma anzuzeigenden Ziffern.

Zum Beispiel:

"Montant : " + CHAINE(@Ind:Salaire mensuel ; 2)

Ergebnis: «Montant : 4500.00»

CHAINEMOIS(mois ; langue)

Gibt den Namen des Monats (von 1 bis 12) zurück und, gegebenenfalls (der zweite Parameter ist optional), in der angegebenen Sprache (0 = Französisch, 1 = Deutsch, 2 = Englisch, 3 = Italienisch). Standardmässig gibt die Funktion den Namen in der Sprache des Dokuments zurück.

Zum Beispiel:

CHAINEMOIS(2)

Ergebnis: «Februar»

CHAINEMOIS(7 ; 1)

Ergebnis: «Juli»

CHAINEJDLS(jour ; langue)

Gibt den Namen des Wochentags (von 1 bis 7) zurück und, gegebenenfalls (der zweite Parameter ist optional), in der angegebenen Sprache (0 = Französisch, 1 = Deutsch, 2 = Englisch, 3 = Italienisch). Standardmässig gibt die Funktion den Namen in der Sprache des Dokuments zurück.

Zum Beispiel:

CHAINEJDLS(2)

Ergebnis: «Dienstag»

CHAINEJDLS(1;2)

Ergebnis: «Monday»

C%(montant ; taux): Berechnet den Prozentsatz eines Betrags.

Beispiel: C%(20 ; 7) ergibt «1.4» (= 7 % von 20)

A%(montant ; taux): Addiert einen Prozentsatz zu einem Betrag.

Beispiele: A%(20 ; 7) ergibt «21.4»; A%(20 ; -7) ergibt «18.6»

S%(montant ; taux): Berechnet den Wert, den ein Betrag hatte, bevor ihm ein Prozentsatz hinzugefügt wurde.

Beispiel: S%(21.4 ; 7) ergibt «20»

M%(montant ; taux): Berechnet den Mehrwert, der einem um einen Prozentsatz erhöhten Betrag hinzugefügt wurde.

Beispiel: M%(21.4 ; 7) ergibt «1.4»

T%(montant 1 ; montant 2): Berechnet den Prozentsatz zwischen zwei Beträgen.

Beispiel: T%(21.4 ; 20) ergibt «7»

Diese Funktionen ermöglichen es, mit Daten zu arbeiten: einen Teil daraus extrahieren (Tag, Monat, Jahr), eine Dauer berechnen oder ein Datum formatieren.

• AUJOURDHUI(): gibt das heutige Datum zurück (Systemdatum).

• DATE(jour ; mois ; année): gibt ein angegebenes Datum im Format tt.mm.jjjj zurück.

Beispiel: DATE(25;12;18) ergibt «25.12.2018».

• JOUR(date): gibt den Tag des Monats zurück (1 bis 31).

Beispiel: JOUR(@Donnée:Date d’entrée) ergibt «15», wenn das Datum der 15. ist.

• MOIS(date): gibt den Monat zurück (1 bis 12).

Beispiel: MOIS(@Donnée:Date d’entrée) ergibt «3», wenn das Datum im März liegt.

• ANNEE(date): gibt das Jahr vierstellig zurück.

Beispiel: ANNEE(@Donnée:Date d’entrée) ergibt «2025».

• JDSL(date): gibt den Wochentag zurück (1 = Montag bis 7 = Sonntag) des angegebenen Datums.

Beispiel: JDSL(DATE(28;3;14)) ergibt «5» (Freitag).

• SEMAINE(date): wandelt ein Datum in eine Wochennummer um (0 bis 53). Die Dezimalstellen entsprechen der Anzahl Tage in Hundertsteln seit Beginn der Woche (Montag = 0; Dienstag = 0.14; usw. bis Sonntag = 0.86). Sie können selbstverständlich die Funktion INT verwenden, um die Dezimalstellen zu entfernen.

Beispiel: SEMAINE(DATE(28;3;14)) ergibt «13.57» (Freitag der 13. Woche).

• ADDMOIS(date ; nombre): fügt einem angegebenen Datum einen oder mehrere Monate hinzu.

Beispiel: ADDMOIS(DATE(15;5;25);2) ergibt «15.04.2025».

• DEBUTMOIS(date): gibt das Datum des ersten Tages des Monats zurück.

Beispiel: DEBUTMOIS(DATE(3;2;25)) ergibt «01.02.2025».

• • FINMOIS(date): gibt das Datum des letzten Tages des Monats zurück.

Diese Funktionen ermöglichen es, Text zu bearbeiten: eine Zeichenkette umwandeln, einen Teil daraus extrahieren oder sie formatieren.

• MAJUSCULE(texte): zeigt einen Text in Grossbuchstaben an.

Beispiel: MAJUSCULE("Dupont") ergibt DUPONT.

• MINUSCULE(texte): zeigt einen Text in Kleinbuchstaben an.

Beispiel: MINUSCULE("Dupont") ergibt dupont.

• NOMPROPRE(texte): setzt den ersten Buchstaben jedes Worts der Zeichenkette in Grossbuchstaben und alle übrigen Buchstaben in Kleinbuchstaben.

• GAUCHE(texte ; nombre): extrahiert die gewünschte Anzahl Zeichen von links her.

Beispiel: GAUCHE("Bonjour";3) ergibt «Bon».

• DROITE(texte ; nombre): extrahiert die gewünschte Anzahl Zeichen von rechts her.

• MILIEU(texte ; position ; nombre): extrahiert die gewünschte Anzahl Zeichen ab der angegebenen Position (erster Buchstabe des Texts = 0).

• LONGUEUR(texte): zeigt die Anzahl Zeichen (Leerzeichen inbegriffen) eines Texts an.

Beispiel: LONGUEUR("Jean") ergibt 4.

• TROUVE(texte ; critère): gibt an, an welcher Position (beginnend bei 0) sich das gesuchte Kriterium im Text (bzw. in der Zeichenkette) befindet.

Beispiel: TROUVE("Bonjour";"jou") ergibt «3».

• REMPLACE(texte ; critère ; texte de substitution): ersetzt den Parameter critère durch einen Ersatztext.

Um mehrere Texte aneinanderzufügen, genügt es, das Zeichen + zu verwenden:

Beispiel:

"Employé : " + @Donnée:Prénom + " " + MAJUSCULE(@Donnée:Nom)

• "Employé : " = fester Text.

• @Donnée:Prénom = die Rubrik mit dem Vornamen (z. B. Jean).

• " " = ein manuell eingefügtes Leerzeichen zur Trennung von Vor- und Nachname.

• @Donnée:Nom = die Rubrik mit dem Nachnamen (z. B. Dupond).

• MAJUSCULE(@Donnée:Nom) = DUPOND

Ergebnis: «Employé : Jean DUPOND»

Beim Export ermöglichen es die Totalisatoren TOTEMPLOYESCSV() und TOTANNEECSV(), die Werte der Zeilen zu kumulieren, deren festgelegtes Kriterium identisch ist.

TOTEMPLOYESCSV(critère ; colonne 1 ; colonne 2 ; … ; colonne n)

Ist das Kriterium eine leere Zeichenkette oder eine Zahl kleiner als 1, wird der aktuelle Arbeitnehmer ignoriert.

Zum Beispiel:

TOTEMPLOYESCSV(@Brut:Montant versé>2500

; @Ind:Salaire mensuel

; @Ind:Salaire horaire)

ergibt, in zwei getrennten Spalten, die Summe des Monatslohns und die Summe des Stundenlohns, die allen Arbeitnehmern ausbezahlt wurden, bei denen der ausbezahlte Betrag diesen Monat CHF 2500 übersteigt.

Die optionalen Modi «+» und «−» ermöglichen es Ihnen, eine Tabelle in mehreren Schritten zu erstellen:

• Das «+» erzeugt den Inhalt im Speicher, indem es die Zeilen mit identischem Kriterium kumuliert.
• Das «−» erzeugt aus dem Inhalt des Speichers eine Tabelle, indem es die Zeilen nach dem Kriterium ordnet.

TOTEMPLOYESCSV(„+“ ; @Donnée:Nom du groupe ; @Ind:Salaire mensuel)

TOTEMPLOYESCSV(„-„)

• Der 1. Durchgang erzeugt die Zeilen im Speicher, indem er den Monatslohn der Arbeitnehmer jeder Gruppe kumuliert.
• Der 2. Durchgang erzeugt die Tabelle, indem er sie nach dem Namen der Gruppen ordnet.
• Die Tabelle wird in aufsteigender Reihenfolge der Kriterien geordnet.

Sie können das Trennzeichen für Spalten und Zeilen wählen:

TOTEMPLOYESCSV(„-“ ; „t“ ; „rn“)

erzeugt die Tabelle, wobei die Spalten durch einen Tabulator und die Zeilen durch einen «Return» getrennt werden.

Beispiel:

In einer Schleife «wiederholt für jede Entschädigung», unter Verwendung der speziellen Aufrufe COMPTA() und SPECIALOP():

TOTEMPLOYESCSV(„+“ ; COMPTA(;1)+“/“+COMPTA(;2)+“/“+COMPTA(;3)

; COMPTA(;1) ; COMPTA(;2) ; COMPTA(3) ; SPECIALOP(91))

TOTEMPLOYESCSV(„-„)

erzeugt eine Tabelle mit 4 Spalten, Sollkonto ; Habenkonto ; Bezeichnung ; Betrag mit 1 Zeile pro Entschädigung, wobei die Spalten durch ein Semikolon getrennt werden. Zeilen, bei denen Sollkonto, Habenkonto und Bezeichnung identisch sind, werden kumuliert.

Wenn Sie die Funktion in einem Export verwenden, wird das Zeichen FINLIGNE() gefiltert. Ersetzen Sie es durch ein CODECAR(1), damit das Endergebnis einen Zeilenumbruch enthält. Der 2. Durchgang wird somit zu TOTEMPLOYESCSV(„-“ ; „;“ ; CODECAR(1))

Um einen tabulierten Export zu erhalten:

TOTEMPLOYESCSV(„-“ ; „t“ ; CODECAR(1))

Dieselben Erklärungen gelten für den Totalisator TOTANNEECSV():

TOTANNEECSV(„1“ ; @Déd:Cotisation AC ; @Déd:Cotisation LPP)

ergibt, in 2 getrennten Spalten, die Jahressumme der ALV- und BVG-Beiträge des aktuellen Arbeitnehmers.

TOTEMPLOYES(TOTANNEECSV(„1“ ; @Déd:Cotisation AC ; @Déd:Cotisation LPP))

ergibt, in 2 getrennten Spalten, die Jahressumme der ALV- und BVG-Beiträge aller Arbeitnehmer.

TOTEMPLOYES(TOTANNEECSV(@Donnée :Nom de l’employé

; @Déd:Cotisation AC

; @Déd:Cotisation LPP

)

)

erzeugt eine Tabelle mit 2 getrennten Spalten, der Jahressumme der ALV- und BVG-Beiträge jedes Arbeitnehmers, alphabetisch nach Namen geordnet.

Falls Arbeitnehmer denselben Nachnamen haben, werden sie kumuliert. In diesem Fall ist es vorzuziehen, auch die Personalnummer des Arbeitnehmers zu berücksichtigen.

Im Verwaltermodus ist es möglich, Vorlagen für Dokumente zu ändern oder neu zu erstellen (im Hinblick auf deren Speicherung, Ausdruck, Versand per E-Mail usw.).

Verwenden Sie den Befehl Fenster > Liste der Vorlagen oder klicken Sie auf das Symbol um den Dialog für die Auswahl der Vorlagen zu öffnen:

Sie finden hier dieselben Vorlagen (Persönlich, Swissdec, Vorlagen) wieder, wie sie auch im Druckdialog angeboten werden.

Die Vorlagen Swissdec und Vorlagen können weder geändert noch gelöscht werden. Sie können jedoch eine Vorlagen-Vorlage duplizieren, um eine Kopie davon zu erstellen, die Sie nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.

Um eine neue Vorlage zu erstellen, empfehlen wir Ihnen, die Funktion Duplizieren zu verwenden, anstatt von einer leeren Vorlage auszugehen (Schaltfläche Erstellen).

Zeichnen der Vorlagen

Sobald Ihre neue Vorlage erstellt (entweder durch Duplizieren oder durch Neuerstellung) und umbenannt wurde, öffnet die Schaltfläche Zeichnen den Vorlageneditor, mit dem Sie die Vorlage nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.

• Klicken Sie auf den Bleistift um in den Zeichenmodus zu wechseln (oder verwenden Sie den Befehl Bearbeiten > Zeichnen der Vorlage).

Je nach den Eigenschaften Ihres Computers kann es vorkommen, dass der Editor verkleinert angezeigt wird, was die Bedienung erschwert. In diesem Fall müssen Sie die Bildschirmauflösung manuell verringern (über Ihre Systemeinstellungen) und anschliessend Ihr Modul Löhne schliessen und wieder öffnen.

• Um den Zeichenmodus zu verlassen und die an der Vorlage vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf das Symbol bestätigen oben rechts in der Symbolleiste (F12).

Die Werkzeugpalette

Im Dialog Auswahl der Vorlage (Verwaltermodus > Fenster > Liste der Vorlagen) ermöglicht Ihnen die Schaltfläche Druckmodus, die Druckparameter für die ausgewählte Vorlage festzulegen: