14.7Datenanonymisierung
Im Laufe der Zeit kann es sein, dass Sie eine gewisse Menge an Daten zu Ihren Kunden oder Lieferanten angesammelt haben. Das nDSG verlangt, dass Sie nur jene Personendaten aufbewahren, für die Sie einen konkreten Nutzen der Aufbewahrung begründen können.
Um die Daten nicht löschen zu müssen, aber trotzdem eine beispielsweise für Statistiken nutzbare Spur der Verkäufe und Einkäufe zu behalten, können Sie bestimmte Daten in Facturation anonymisieren.
Serienanonymisierung
Die Serienanonymisierung kann entweder in der Debitoren- oder in der Kreditorendatenbank durchgeführt werden. In den folgenden Erläuterungen wird aus Gründen der Übersichtlichkeit nur der Fall der Debitoren behandelt.
In der Klappe der allgemeinen Einstellungen finden Sie die Schaltfläche für die Serienanonymisierung.
Das Prinzip besteht darin, dass Crésus anhand eines Datums die Datenbank der ausgestellten Rechnungen durchsucht: Wenn bei einem Debitor alle seine Dokumente vor dem angegebenen Datum liegen, werden der Debitor und seine zugehörigen Datensätze anonymisiert. Damit Datensätze als davorliegend gelten, müssen bei allen Dokumenten mit dem Druckstatus «bereits gedruckt» die entsprechenden Druckdaten vor dem beim Start des Vorgangs angegebenen Datum liegen.
Beispiel: Wenn Sie ein Angebot haben, das am 15. Juni 2015 gedruckt wurde, und Sie als zu verarbeitendes Datum den 30. Juni 2015 angeben, können das Dokument und der zugehörige Debitor unter Umständen anonymisiert werden. Hat sich dieses Angebot in eine Rechnung verwandelt und wurde diese Rechnung am 28. August 2015 gedruckt, werden in diesem Fall dieser Datensatz und der zugehörige Debitor nicht anonymisiert.
Nur wenn alle Datensätze eines Debitors als davorliegend gelten, werden die Datensätze und der Debitor anonymisiert und archiviert.
Ein anonymisierter Datensatz
Die Anonymisierung eines Debitors besteht zunächst darin, alle Felder des Datensatzes zu leeren, die eine Identifizierung einer Person ermöglichen würden. Das betrifft somit praktisch alle Felder, die dabei geleert werden. Nur die Firma wird durch eine zufällige, eindeutige Kennung ersetzt. Die zugehörigen Datensätze in der Datenbank der ausgestellten Rechnungen werden anschliessend aktualisiert, um die bis dahin verwendeten Adressen zu entfernen.
Spezifische Anonymisierung
Sie haben auch die Möglichkeit, die einem bestimmten Debitor (oder Kreditor) zugeordneten Datensätze zu anonymisieren. Die Schaltfläche Diesen Kunden und seine Datensätze anonymisieren befindet sich in der Klappe der betreffenden Datenbank. Bei dieser Vorgehensweise wird kein Datum berücksichtigt; lediglich offene Rechnungen verhindern die Anonymisierung.
Unumkehrbarer Vorgang
Diese Anonymisierungsvorgänge sind in der betreffenden Datei unumkehrbar. Speichern Sie die Datei, bevor Sie Vorgänge im Zusammenhang mit der Anonymisierung durchführen. So können Sie bei Bedarf zur vorherigen Version der Datei zurückkehren, falls ein Fehler aufgetreten sein sollte.