Crésus Lohnbuchhaltung

Crésus Lohnbuchhaltung bietet standardmässig die Möglichkeit, ein Dokument per E-Mail als Anhang an einen oder mehrere Empfänger zu senden.

Für jedes Dokument können der Betreff und der Inhalt des E-Mails definiert werden.

Der E-Mail-Empfänger kann der/die Angestellte oder ein beliebiger Empfänger mit einer gültigen E-Mail-Adresse sein.

Der E-Mail-Versand erfolgt direkt aus der Druckmaske heraus.

Die E-Mails werden direkt aus Crésus Lohnbuchhaltung versandt, ohne E-Mail-Programm. Die Nachrichten werden vor dem Versand nicht am Bildschirm angezeigt und auch nicht im E-Mail-Programm in den gesendeten Elementen aufgeführt.

Für den E-Mail-Versand müssen Sie die entsprechenden Einstellungen unter Unternehmen > Stammdaten > E-Mail-Versand vornehmen:

E-Mail der Firma: E-Mail-Adresse des Absenders der Nachricht, im Allgemeinen der Person, die für die Erstellung der Löhne zuständig ist.
Wenn die Mitarbeitenden auf Ihre Nachricht antworten, geht ihr E-Mail an diese Adresse.

SMTP-Server für E-Mail: Server für ausgehende E-Mails.
Verwenden Sie im Zweifelsfall denselben Ausgangsserver wie Ihr E-Mail-Programm, z. B. smptauths.bluewin.ch.

Die Schaltfläche Testen öffnet eine Maske, über die der E-Mail-Versand getestet werden kann (siehe folgenden Abschnitt).

Portnummer: Nummer des für die Kommunikation mit dem Server für ausgehende E-Mails verwendeten Ports.
Für Bluewin-Kunden ist im Allgemeinen der Port 587 anzugeben.
Wird kein Port eingegeben, verwendet Crésus standardmässig Port 25.

Benutzername für den SMTP-Server: Falls Ihr Server eine zusätzliche Authentifizierung erfordert, erfassen Sie hier das Benutzerlogin. In der Regel handelt es sich dabei um Ihre Haupt-E-Mail-Adresse.
In diesem Fall müssen Sie beim Mailversand Ihr Passwort eingeben.

E-Mail für Blindkopie (Bcc): kann leer bleiben.
Sie können Ihre E-Mail-Adresse oder diejenige einer Ihrer Mitarbeitenden angeben, damit Sie oder die betreffende Person eine Blindkopie der Nachricht erhalten. Diese E-Mail-Adresse erscheint nicht im Kopf des E-Mails.
Sie verfügen so über eine Kopie der versandten E-Mails in Ihrem Posteingang. Denn standardmässig werden die über Crésus versandten E-Mails nicht in den gesendeten Elementen Ihres E-Mail-Programms abgespeichert.

Mit dieser Maske kann der E-Mail-Versand getestet werden.

Sie finden auf dieser Maske die Angaben des vorhergehenden Abschnitts.

SMTP-Server: Server für ausgehende E-Mails.

Portnummer: Nummer des für die Kommunikation mit dem Server für ausgehende E-Mails verwendeten Ports.

Erlaubt das Verschicken von E-Mails ohne gültiges SSL/TLS-Zertifikat: Dieser Modus wird nicht empfohlen. Bitte aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen nur, wenn Ihr SMTP-Server nicht mit dem Serverzertifikat kompatibel ist.

E-Mail-Adresse (Login): Login für das E-Mail-Konto.

Passwort: Geben Sie hier das Passwort Ihres E-Mail-Kontos ein.

E-Mail-Adresse Empfänger: Das Test-E-Mail wird an diese Adresse geschickt.

Betreff und E-Mail-Text: Text, der für das Test-E-Mail verwendet wird.

Ergebnis: In diesem Kasten werden vom SMTP-Server ausgegebene Fehlermeldungen angezeigt.

Klicken Sie auf die Schaltfläche E-Mail versenden, um den E-Mail-Versand zu testen.

Um ein E-Mail an Mitarbeitende zu verschicken, muss in den Personalien der Angestellten eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein.

Da die an das E-Mail angehängten Daten sensibel sein können, ist es wichtig, dass eine E-Mail-Adresse angegeben wird, auf die nur der oder die betreffende Angestellte Zugriff hat.

Klicken Sie in der Druckmaske auf Mehr >>, wählen Sie das zu versendende Dokument aus und klicken Sie auf Einstellungen für E-Mail.

Es erscheint eine Maske, in der Sie den Betreff des E-Mails eingeben, den Text verfassen und die Empfänger auswählen können.

Im Text können Formeln verwendet werden, um individuelle Angaben der Angestellten einzufügen, etwa Serienbriefelemente.

Die ersetzten Elemente werden im Textfeld in geschweiften Klammern gesetzt.

Um eine Formel an einer bestimmten Stelle einzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Formel einfügen. Wenn Sie die Formel bearbeiten und bestätigen, werden die geschweiften Klammern automatisch hinzugefügt.

Um ein Element, das aus einer Formel stammt, zu ändern, positionieren Sie den Cursor im Element zwischen den geschweiften Klammern und klicken Sie auf Formel ändern.

Folgende Formel können Sie für die geschlechtsspezifische Anrede des/der Angestellten verwenden («Sehr geehrter» oder «Sehr geehrte»):

Weitere Details finden Sie unter §31 Der Formeleditor.

Der Text ausserhalb der geschweiften Klammern kann direkt in das Feld Inhalt geschrieben werden.

Auch die Schaltfläche E-Mail-Adressen erlaubt die Eingabe einer Formel. Sie wird für alle Angestellten ausgeführt, um die zu verwendende E-Mail-Adresse zu ermitteln. Eine sehr nützliche Formel ist in diesem Zusammenhang folgende:

@Daten:E-Mail des Arbeitnehmers

Wählen Sie in der Druckmaske das zu versendende Dokument aus.

Geben Sie an, ob das Dokument an den ausgewählten Angestellten, alle Angestellten oder eine Abteilung geschickt werden soll, und klicken Sie auf Per E-Mail verschicken.

In der folgenden Maske können Sie den E-Mail-Text sowie den Betreff anpassen. Wählen Sie in der Liste der Angestellten diejenigen aus, an die Sie das E-Mail verschicken wollen.

Bestätigen Sie diese Maske. Anschliessend müssen Sie das Passwort Ihres E-Mail-Kontos eingeben.